Virtual Office merupakan ruang kerja virtual di dunia internet dimana seseorang dapat melakukan tugas bisnis tanpa memiliki lokasi usaha fisik. Kantor maya memungkinkan koordinasi antar pegawai yang berada di berbagai lokasi dengan biaya relatif murah.

1. VIRTUAL OFFICE
( KANTORMAYA )
Informasi adalahsalahsatudari limajenisutamasumberdayayangdapatdipakai olehmanajer.
Semuasumberdayatermasukinformasi dapatdikelola.Pengelolaaninformasi semakinpenting
seiringdenganrumitnyakegiatanbisnis yangsetiapsaatmembutuhkaninformasi yangakurat
dandemi pelayananyangmemuskanpadaparapelanggan.Pengelolaaninformasi jugalebih
menantangsejalandenganperkembangankemampuankomputer saatini.
Outputkomputerdigunakanolehberbagaipihakuntuk bahanpengambilankeputusan,terutama
seorangmanajerdalamsuatuperusahaan.Saatparamanajermelakukanfungsi danperannya,
memerlukandukunganinformasi yangakurat,cepatdantepatagar dapatmelakukantugasnya
secaraefektif.Hal ini akanterwujudapabilamanajermemiliki keahliandalambidang komunikasi dan
pemecahanmasalahdenganpengetahuantentangcomputer daninformasi.Selanjutnya
pengelolaaninformasi akanmerupakansebuah sistem,yangsalingtergantungsekaligusbersinergi
antar berbagai komponenyangmembentuksistemtersebut.Sistemini dikenal dengansistem
informasi. Karenadigunakanuntukmembantumanajerdalammengambil kebijakan makadisebut
dengansisteminformasimanajemen.
Akibatperkembanganlembagayangdikelolanyamanajertidakhanyamengelolasumberdayafisik
saja,tetapi jugasumberdaya konseptual.Sumberdayakonseptual sangatabstraksehinggasulit
untukdikelola.Carapengelolaannyaadalahdenganmengubahmenjadi simbol-simbolyangmemiliki
value (nilai),sehinggadapatdikalkulasi.Carapengelolaansumberdayakoseptual ini yangpaling
tepatadalahdenganmenggunakanbantuanmesin,dalamhal ini komputer.Dengandemikiansistem
informasi manajemen akanlebihefektif apabiladikelolaatauberbasiskomputer.Sistem
informasi berbasis komputertersebutlebihdikenal sebagai(computer-basedinformation system)
atau CBIS.
I. PENDAHULUAN
Jikaorganisasi memilikisebuahtimyangbagusuntuksebuahproyek,namun merekaberadadi
tempatyang berjauhan,adayangberadadi Indonesiabagian timur,adayangberadadi Indonesia
bagianbarat, ada yang sedangberadadalam perjalanan,dansementaraitu,seorangmanajerharus
mengendalikankelompok telekomuterdanparapegawai yangberjumlahsedikitnamunseringkali
harus berdinasluar.Kondisitersebutmustahiluntukmelakukankoordinasidalamrangka mencapai
tujuanorganisasi,apabilaakandijangkausecarafisik.Namundengan kemajuanInformation
Tekhnology(IT) koordinasi tersebutmenjadi sangtmungkin untukdilakukan.Denganhanyaakses
Internetpadasitusyangsama, makasemua orang tersebutdapatmelakukankomunikasisecara
langsungsebagai bentukdari koordinasi dalamduniamaya(virtual word),dengankatalaintelah
terjadi koordinasi dalam"kantorelektronik"di Website.Alternatiflainyangmenawarkansolusi
dalammelakukankoordinasi melalui ITadalahdenganmembuatkantormaya(virtual office) di Web.

2. Biayanyarelatif murahdanbahkansemuaorang dengankoneksi Internet dapatmenjadibagian
darinya.
Virtual Office merupakan Sebuah“ruangkerja”yangberlokasi di duniainternetdengankatalain
tidakmempunyai kantorreal,dimanaseorangindividudapatmenyelesaikantugas –tugas yang
diperlukanuntukmelaksanakanbisnistanpamemilikilokasiusaha. Virtual Office merupakan
lompatandari teknologi informasi.Kalauditinjau lebihmendalam,virtual office berangkatdari
kebutuhankepraktisandanefisiensi di bidangkomunikasi data.Untukmenciptakankeunggulan
kompetitif,organisasimutlakharusmenguasai informasi lebihawal,akurat,dankomprehensif.Hal
ini akan terwujudapabilapertukaraninformasi dapatdilakukandenganbaik.
Berbagai penyempurnaanperalatandilakukandalammelaksanakanpertukaraninformasi, mulaidari
yang sifatnyamanual dankasatmata menjadi serbaotomatisdantidak kasatmata (virtual).
Otomatisasi sebenarnyadimulai di pabrikdanpadaakhirnya menyebarke kantordalambentuk
otomatisasi kantor(officeautomation),ataulebih dikenal denganistilahOA.Padaawalnya,OA
dimaksudkanuntukmembantu pekerjaanyangbersifatadminsitratif (clerical),tetapi karena
kemampuanOA untukmemudahkankomunikasi formal daninformal denganorang-orangdi dalam
dan di luar perusahaanmenarikparamanajerdanprofesional sebagai pemakai,maka selanjutnya
semuapemakai ini menggunakanOA untukmeningkatkanproduktivitas kerjanya.
Penyempurnaansistemdanmediadalamkomunikasi data,memungkinkan pegawaitertentuuntuk
melakukansebagianatauseluruhpekerjaannyadi manasaja, termasukdi rumah masing-masing.
Semakinbanyakpegawai yangbekerjadi rumah danberkomunikasi dengankantormerekamelalui
mediakomunikasi,seperti surat elektronik(e-mail) dantransmisifaksimil (fax),makatidaklagi
diperlukankantoryangsecarafisikmemerlukanspace yangluasdansarana yangkomplit.
Apabilasuatuperusahaanmelaksanakanpekerjaankantornyadengancaraini,tempatkerjanya
disebutsebagai kantormaya.
Teknologi yangmemungkinkanadanyakantormayaadalahOA. OA dapat diterapkandi berbagai
bidang,di mana sebagianmemerlukanpenggunaankomputer, namunadabagianlainyangtidak
memerlukankomputer.Namun,semuanyadapat menyediakaninformasiuntukpemecahanmasalah
bagi pegawai di semuatingkat, termasukparamanajer.Seorangmanajerdapatmengkombinasikan
OA dengan perlengkapankomputerdanOA tanpamenggunakankomputer,hal ini dipengaruhi oleh
jenisorganisasi,pilihanpribadi manajeryangbersangkutan,dansumberdaya OA yang tersedia.OA
sangat menarik,karenatidakhanyamelengkapi mediakomunikasi interpersonal tradisional mereka,
tetapi jugamenawarkankemampuan komunikasi modelbaru.Tulisanini mencobamenguraikan
mengenai latarbelakang OA sebagai awal mulakantormayasampai bagaimanamemilihmodel
kantormaya yang potensial untukdikembangkan.
II.OTOMATISASIKANTOR
Asal mulaotomatisasi dapatditelesuri kembali ke awal 1960-an, ketikaIBMmenciptakanistilah
wordprocessinguntukmengungkapkankonsepbahwakegiatan kantorberpusatpadapengolahan
kata-kata.Bukti nyatadari konsepbaruini dating pada tahun1964, ketikaIBMmulai memasarkan
mesinyangdisebutElectricTypewriter(ET).ET merupakanmesintikIBMyang menampilkanelemen

3. pengetikan berbentukbolayangberputar.ETmerupakanmesintikelectricyangditempel unit pita
magnetic.Saatjuru ketikmengetiksuatuhuruf,informasi itutersimpanpadapita.Huruf tersebut
kemudiandapatdiketikberulangkalidari pita.Jurutikhanyamengetiknamadanalamatpenerima
surat. Padasaat dicetaksurat tersebuttampak seperti diketikasli secarakeseluruhan.Carakerja
seperti ini apabiladilakukandengan komputermenggunakanprogramwordprocessing,saatini
dikenal dengannamamail merge.
Sejakpermulaanpengolahandata(wordprocessing),teknologi-teknologi lain telahditerapkanuntuk
pekerjaankantor,dansemuanyadikenalsebagai OA.OA mencakupsemuasistemelektronikformal
dan informal yangterutamaberkaitan dengankomunikasi informasi ke dandari orang-orangdi
dalammaupundi luar perusahaan.BeberapasistemOA direncanakansecaraformal,dandapat
mungkindidokumentasikandengansuatuprosedurtertulis.Sistemformalini diterapkandi seluruh
perusahaanuntukmemenuhikebutuhanorganisasi,miripdenganSistem Informasi Manajemen
(SIM).
Namun,sebagianbesarsistemOA tidakdirencanakansecaraformal atau diuraikansecaratertulis.
Sistem-sistemOA informal ini diterapkanmiripdengan DecisionSuportSystem(DSS) yaitusistem
yang akandilakukanpadasaat diperlakukanolehperoranganuntukmemenuhikeperluannya
sendiri.Katakunci yang membedakanOA dari subsistemComputerBase InformationSystem(CBIS)
lainadalahkomunikasi.OA dimaksudkanuntukmemudahkansegalajeniskomunikasi, baiklisan
maupuntertulis.SistemOA masakini memudahkankomunikasi tidakhanya di antaraorang-orangdi
dalamperusahaan,tetapi jugadenganoranglain di lingkunganperusahaan.
III.KANTORMAYA
KemampuanOA untukmenghubungkanorangsecaraelektroniktelahmembukacarabaru
melakukanpekerjaankantor.BahkanOA membuatpekerjaan kantortidakperludikerjakandi
kantor.Sebaliknya,pekerjaantersebutdapatdilakukandi manapunsaatitupegawai berada.Istilah
yang diberikanuntuk kemampuanini adalahkantormaya,yangberarti bahwapekerjaankantor
dapat dilakukandi lokasi geografismanapunselamatempatkerjatersebutterhubung denganlokasi
tetapperusahaanmelalui komunikasi elektronik.
Kantormaya mulai muncul padatahun 1970-an pada saat komputermikrodan peralatankomunikasi
mulai terjangkausecarapersonal sehinggamemungkinkan seseorangbekerjadi rumah.Padasaatitu
istilahteleprocessing digunakanuntuk menjelaskankomunikasi data,selanjutnya
istilahtelecomuttingdiperkenalkan karenakelihatannyahal itumerupakancarayang tepatuntuk
menggambarkan bagaimanapegawai dapat“ulang-alik”(comutte) ke tempatkerjasecara
elektronik. Telecommuterpertamaantaralainadalahilmuwankomputerseperti progamer sistem,
yang menyadari bahwamerekadapatmenciptakanperangkatlunakdi rumah samaseperti di
kantor.
KeuntunganKantorMaya

4. Kantormaya mengatasi kendalafisikdari tempatkerjasehinggamenghasilkan beberapa
keuntungan,sebagai berikut:
1. Penguranganbiayafasilitas,perusahaantidakharusmemiliki kapasitaskantor yangbesar,karena
sebagianpegawai bekerjadi tempatlain,sehinggamengurangibiayasewadanperluasankantor.
2. Penguranganbiayaperalatan,daripadamenyediakanperalatankantorbagi tiap pegawai,dengan
telecommuterdapatberbagi peralatanseperti halnyapara pesertadalamsuatauLAN salingberbagi
sumberdaya.
3. Jaringankomunikasi formal,karenatelecommuterharusterusterinformasidan mendapat
perintahspesifik,jaringankomunikasimendapatlebihbanyakperhatian daripadabiasanya.Dalam
pengaturankantortradisional,sebagianbesarinformasi dikomunikasikanmelalui percakapandan
pengamatan.Meningkatnyaperhatian padakebutuhantelecommuterberpotensimenghasilkan
komunikasi yanglebih baikdaripadajikasemuapegawaibekerjadi lokasi tetap.
4. Penguranganpenghentiankerja,apabilaterjadi gangguanalamseperti:banjir, anginrebut, dan
sejenisnyayangmembuatpegawai tidakmungkinpergike tempatkerja,kegiatanperusahaandapat
terhenti.Namun,dengankantormaya, sebagianbesarpekerjaandapatdilanjutkan,asalkanjaringan
suprastukturnyatidakmengalamigangguan.Dalamhal ini listriktidakpadam, danpenyedia
jasa komunikasi jugatidakmengalami kemacetan.
5. Kontribusi sosial,kantormayamemungkinkanperusahaanmemperkerjakan pegawaiyangtadinya
tidakmemilikipeluanguntukbekerja.Orangcacat,lanjut usiadan orangtua dengananak-anakkecil
dapat bekerjadi rumah.Olehkarena itukantormayalebihmemungkinkanperusahaan
menunjukkantanggungjawab sosialnya.Keuntungankontribusisosial dapatdibagikanke pegawai
yang tadinyatidakmungkinmemperolehpekerjaan,sebelumkantormaya.
KerugianKantorMaya
Jikaperusahaanberkomitmenpadastrategi kantormaya,perusahaanitu melakukannyadengan
menyadari bahwasebagianterdapatdampaknegatifnya, antaralain:
1. Rasa tidakmemiliki,jikapegawaitidakkontaklangsungdenganrekannyasetiaphari,mereka
kehilanganperasaanmenjadi bagianpentingdari suatuorganisasi.
2. Takut kehilanganpekerjaan,karenapekerjaanpegawai dilakukanterlepasdari operasi
perusahaan,pegawai mudahmenganggapbahwamerekadapatdibuang sewaktu-waktu.Mereka
dapat berkesimpulanbahwatiaporangdengancomputer danmodemdapatmelakukanpekerjaan
itudan bahwamerekamungkinmenjadi korban“pemecatanelektronik”.
3. Semangatkerjayang rendah,sjumlahfakordapatmenyebabkanrendahnyasemangatkerja
pegawai.Fakorpertamaadalahtidakadanyaumpanbalikpositif yangberasal dari interaksi langsung
denganatasandan rekankerja.Faktor lain adalahkenyataanbahwagaji telecommutercenderung
lebihrendahdaripadayang dibayarkanpadapegawai di tempatkantortetap.
4. Ketegangankeluarga,apabilaadaketegangandi rumahtelecommutertidakdapat melarikandiri
untukbeberapajam.Keteganganjugadapatmeningkatkarena pasangandapatmenganggap
pekerjaanituhanyalahcarauntukmenghindari tanggungjawabrumahtangga.
Semuakerugianini uniknyaadalahkerugianbagi pegawai.Perusahaan mungkintidakmenyadari
dampaknegatif tersebutkecualimerekamemantau perasaanpegawaisecaracermat.Olehkarena

5. itusupayakantor maya berhasil, perusahaanharusmelakukanupayakhususuntukmemastikan
bahwapegawai tidak menderita.
Strategi KantorMaya yangDisarankan
LindaT. Risse,konsultanmanajemenpadaSynergyPlanningIncorporated, mengidentifikasi
beberapakebijakanyangharusdiikuti perusahaanagarmencapai keuntunganmaksimumsetelah
memilihkantormaya,sebagai berikut:
1. Sediakansumberdayakomputer,apabilapegawaitidakdapatmenyediakan seindiriperangkat
kerasdan perangkatlunak,perusahaanharusmenyediakannya.
2. Sediakanakseske sumberdayainformasi, apabilarisetmerupakanbagiandari tanggungjawab
telecommuter,perusahaanharusmenyediakansumberdaya informasi yangdiperlukanseperti
database komersial dari internet.
3. Sediakanperlengkapannonkomputer,walaupunkantormayadidasarkanatas data elektronik,
kepadapegawai harusdiberikanperlengkapannon-komputeryangmerekaperlukanuntukbekerja
seperti:kalkulator,stapler,amplopsurat, daftartelepon,manual prosedur,dansebagainya.
4. Mengatur penerusanpanggilantelepon,seseorangdi situskantortetapharusmemilikitanggung
jawabuntukmeneruskanpanggilanteleponke telecommuter.Juga,perusahaanharusmembuat
penggunaansuarapesantelecommuterssistemdapatmengaksesdari rumahmereka.
5. Gunakan konferensitelepon,konferensi teleponmemungkinkanduaorangataulebih
berpartisipasi dalampembicaraanteleponpadasaatyang sama.Atasan harusmenjadwalkan
konferensiteleponsecarateratursehinggatelecommuter berkesempatanterlibatdalaminteraksi
langsungduaarah.
6. Jadwalkanpertemuan rutin,perusahaanharusmenjadwalkanpertemuanyang perludihadiri
semuaorang.Pertemuantersebutdimaksudkanuntukmemperkuat rasakebersamaandi antara
pegawai danharus dijadwalkanseseringmungkin agartujuantersebuttercapai.
7. Lakukan rutinitaskerja,telecommuterharusberkomitmenuntukbekerjasekian jamsehari,
idealnyadi suaturuanganyangjauh dari gangguan.Temandan saudara harusmemahami bahwa
telecommuteritusedangbekerjawalauiaada di rumah.
Strategi yangterakhirharusditerapkan olehpegawai,yanglainadalahtanggungjawabperusahaan.
Karenaituagar berhasil kantormayamenuntutkerja samabaikdari perusahaanmaupunpegawai.
Mungkinsaja,kantor mayamenuntut dedikasi yanglebihbesardari pegawai daripadayangdituntut
kantortetap.Kantor maya bukanlahuntuksemuaorang.Jikapegawai tidakdapatmendisiplinkan
dirinyauntukmelakukanpekerjaantanpapengawasandanmotivasi,pekerjaanitutidak dapat
dilaksanakan.Untukpegawai yangmemilihbekerjasendiri,kantormaya merupakan pengaturan
ideal.
IV.ORGANISASIMAYA

6. Denganbanyaknyainovasi di industri komputer,apayangdahulumulai sebagai suatupenerapan
dalamskalakecil akhirnyadikenal sebagai suatustrategi yangperludiikuti dalamskalabesar.
Gagasan kantor mayadapat dikembangkan untukditerapkanpadaperusahaansecarakeseluruhan
atau pada organisasi, sehinggalebihdikenal denganistilahorganisasimaya.Dalamorganisasi
maya, operasi di seluruhperusahaandirancangsehinggatidakterikatpadalokasi fisik. Sebenarnya
hal ini dapat menjadi strategi yangbaikuntukdiikutiolehberbagaijenis perusahaan,dalam
meningkatkanefisiensi keseluruhanperusahaantersebut.
Dampak Sosial dari Organisasi Maya
Walaupunkantormaya dan organisasi mayaterutamadimaksudkansebagai strategi bisnis,konsep
tersebutmungkinakhirnyajugaberdampakdramatispada masyarakat.Industri yangpalingtertarik
pada konsepkantormayadan organisasi mayaadalahindustri yangmemberi nilaitambahdalam
bentukinformasi,ide,dan kecerdasan(intelligence).Contohnyaadalahpendidikan,perawatan
kesehatan, hiburan,wisata,olahraga,dankonsultasi.Dengansemakinbanyaknyaindustri ini yang
tertarikpada kantormaya,gerakan tersebutdapatmempengaruhi carahidup dankerjahampir
setiaporang.Dampakini akan sangat jelasdalampenampilanfisik danfungsi kotasebagai sentral
seluruhkegiatan.Kantormayadanorganisasi maya akanmengurangi permintaanatasgedung-
gedungpencakarlangitdanpenglaju(commuters),sehinggakota-kotametropolitanmaupun
megapolitanakanlebih tenangdanlebihnyamansebagai tempattinggal untukdidiami.
Agar dampakmenguntungkantersebutdapatterjadi,makasetiaporangharus berperansertasecara
aktif.Para pekerjadi semuatingkatanharusmemiliki pengetahuandankeahlianyangdiperluakan
untukberhasil dalamkantormayadan organisasi maya.Untukmemperolehtingkatkemampuan
yang tinggi itu,peranan lembagapendidikansangatpentingpadasemuatingkatan,danpemerintah
harus mendorongperubahantersebut.
V.MODEL OA

7. Dalamgambar model OA di atas tidakterjadi alirandata tetapi hanyaada alirankomunikasi dan
informasi.Pengertiandatasendiri adalahpenggambarandari segalasesuatudari sebuahkenyataan
maupunkejadian.Melaluiprosespengolahandata,sebuah datamenjadi lebihbermanfaatbagi
penggunanyadandisebutsebagai informasi.Pengertiankomunikasiadalahadanyasalingtukar
menukarinformasi antaraduaobyekataulebih.
Untuk lebihmenekankanpemahamantentangmodel OA,akandibagi dalamduakomponen utama
yaitukomponendatabase dalamOA dankomponenAplikasi dalamOA.
v Komponendatabase dalamOA
Dalamgambar model di atas database adalahkumpulandatayangterintegrasi dari seluruhsumber
daya dalamperusahaan,baiksumberdayamasukan,proses maupunoutput.Datayangsudah
terprosesmenjadi informasidalamdatabase jugadidapatkandari lingkungansistemperusahaan
sertadata-data hasil olahandari para managersebagai problemsolver.Untukdapatmengumpulkan
data dalamdatabase harus melalui prosespengolahandatamenggunakankomputer.Pengolahan
data meliputi :
Mendapatkandata, yaitudengan:
Mendokumentasikansetiaptransaksi
Kejadiannyaapa?
Kapanterjadinya?
Berapabanyak danberapa nilainya?
Keterangantentangtransaksi
Memanipulasi data, yaitudengan:

8. Mengklasifikasikan(dengandiberi kode)
Diurutkan
Dihitung
Ditotal
MenyimpanData
Menggambarkansetiaptransaksi
Dalambentukdatabase
Menyiapkandokumen
Terbentukdalamkategori :
Berdasarkanjeniskejadiannya
Berdasarkanwaktukejadiannya
Untuk melihatsebuahdatabase dapatdibedakandari duasudutpandang,yangpertamadari sudut
pandangpemakai database dandari sudutpandang perancangdatabase.Dari sudutpandang
pemakai database dilihatdalambentukfile denganstrukturdatadanrecordyang siapdipakai untuk
diisi,dikoreksi,dikurangi ataumengolahnyamenjadi laporan.
Dari sudutperancangdibedakanlagi padatingkatphisikdanlogik.Padatingkatphisikseorang
perancangdatabase harusmenentukanjenisdankapasitaspenyimpanserta mediacadangan
(backup) yangdigunakan.Padatingkatlogikseorangperancangdatabase harusmenentukanentitas
data apa saja yangterlibatdalamsistem, relasi antarentitasdanketergantungannya,atributdari
setiapentitassertaatributdari relasi yang terbentuk.Padasudutpandanglogikini akanterbentuk
file-file atautabel-tabelyangsalingberkaitansatusamalaindan membentuksatukesatuan.
Contohtabel dalamsuatudatabase dapat dilihatdalamcontohmenggunakanMicrosoftExcell
berikutini :
Gambar Tabel Barang

9. Tabel tersebut,dapatjugadikaitkandengantabel lain, dapatdiolahlagi menjadiinformasi lainyang
diperlukanolehpenggunaataupemecahmasalah.Misalnyauntukmenjawabberapanilai penjualan
JenisSupraX,tabel Barang dikaitkan dengantabel Hargauntukjenisyangsamaakan didapatkan
nilai penjualan.
Gambar Tabel Penjualan,hasil hubunganTabel BarangdanTabel Harga
v KomponenAplikasi dalamOA
Aplikasi dalamOA dibedakanmenjadi duamacamyaituaplikasi perkantoranmenggunakan
peralatanelektroniknonkomputerdanaplikasi perkantoranmenggunakankomputer.Dalambanyak
hal fungsi dari keduajenisaplikasidi atasadalahsama hanyaperalatannyasajayangberbeda.
Aplikasi-aplikasi dalamOA adalah:
o Word processing
o Electronicandvoice mail
o Computercalendaring
o Audioconferencing
o Videoconferencing
o Computerconferencing

10. o FAX
o Videotex
o Imaging
o Desktoppublishing
· WordProcessing
Penggunaanperangkatkomputeryangmenghasilkanberbagaitugaspengetikandanpencetakan
dokumensecaraotomatis.
Gambar SistemWordProcessor
Sekretarisataumanajermelakukanpengetikanmelalui terminal,dari sini sebuahdokumen yang
disiapkan(diketik) dapatdilakukanpengeditanterlebihdahulu,sebelumdisimpanke dalam
komputer.Dokumenjugadapatdiambil ataudisimpandalammediapenyimpananluar.Jika
diperlukandapatdibuat hardcopy dalamcetakanprinter.Hasil cetakanini dapatdiberikankepada
manajersebagai bahanpersiapanagarkomunikasi dapatberjalanlebihefektif.Dalamperkantoran
moderndokumentidakmesti harusdicetak,namundapatdi attach dari komputerlainyang
terhubungdalamsatujaringankomputer.
· Electronicandvoice mail

11. Voice mail,adalahsaranayangdisediakanolehpenyedialayanantelponkepadapelangganuntuk
dapat meninggalkanpesandalamsebuah mail-box apabilatelponyangditujutidakdapat
dihubungi. Mail-box yangberisipesan-pesanini dapatdipanggil olehpemiliktelponuntuk
mendengarkanpesan-pesanyangditerimadantelahtersimpandi dalamnya.
Electronicmail atauseringdisingkate-mail,konsepnyasamadenganvoice mail,hanyasajaterjadi
antar penggunakomputeryangterhubung dalamsatujaringankomputer.Seorangpenggunae-mail
mempunyai mail-boxataufolderdisebuah mail-serveryangterhubung24jam dalamjaringan
komputer.Penggunalaindapatmengirimkanpesanke dalam mail-box denganmenyebutkanalamat
e-mail yangditujuwalaupunsi pemilikmail-box tidaksedangterhubungdalamjaringankomputer.
Untuk membacapesan-pesanyangditerima,seorangpenggunaharusmembuka mail-boxnya.
Gambar SystemVoice Mail

12. Gambar SistemElectronicMail
· Computercalendaring
Apabilaandapernahmenandai kalenderdi rumahuntuksuatuagendakegiatan,computer
calendaringpunyaanalogi seperti itu.Jadwal kegiatanmaupunperjanjiandengankolegadapat
disimpandalamkomputer,padasaatatau sebelumkegiatankomputer akanmengingatkanmanajer
tentangperjanjianmaupunkegiatantersebutmelaluipenanda(alarm).
Sebuahperjanjiandapatdikirimkanataudiaksesolehpihaklainyangterhubungdalamjaringan
komputer,penandaankegiatanakandiberikanke semuakomputeryang mencatatkegiatan
tersebut.

13. Gambar SistemElectronicCalendaring
· Audioconferencing
Bilaanda anggotaORARI atau organisasi sejenis,secaratidaksadaranda pernahmelakukanaudio
conferencing.AudioConferencingadalahpemanfaatanperalatankomunikasi suarauntuk
menghubungkanorang-orangpadatempatyangterpisahuntukdapatmelakukanpembicaraanpada
suatutopiktertentu.

14. Gambar SistemAudioConferencing
Peralatanaudiopadaakhirdekade ini,perannyadapatdiganti menggunakankomputeryang
mempunyai kemampuanaudio.Audiochanneldigantikanolehkomputeryangdilengkapi
denganChatServer.
· Peralatantelponsaatini jugamempunyai kemampuanuntukmelakukankonferensiatau
digunakansecara“tri partit”.Kemampuantelponsemacamini bisadalamkomunitaslokal
menggunakanPABX,ataulayananyangdiberikanpenyediajasatelpon(TELKOM).
· Videoconferencing
VideoConferencingadalahpenggunaantelevisi sertaperalatanaudiovisual untukmenghubung
partisipankonferensiyanglokasinyasalingterpisah.
Gambar SistemVideoConferencing
Pelaksanaannyadapatdengancara:
o One-wayvideodantwo-wayaudio

15. o One-wayvideodanaudio
o Two-wayvideodanaudio
Kegiatanseperti ini jugasudahdapat digantikanmenggunakanperalatankomputeryangmempunyai
kemampuanaudiovisual.
· Computerconferencing
Seperti telahditerangkansebelumnya,computeryangterhubungdalamsatujaringandapatsaling
berkomunikasi,baiktext,audiomaupunaudio-visual.Pemanfaatanjaringaninternetsemakin
memudahkanpenggunakomputeruntukmelakukanhal ini.Tersediabanyakruangdiskusi
berupaboard services maupunchatchannel yangdisediakanolehportal dalaminternet. Board
Sevice adalahlayananuntuksaling berkirimpesanataupendapatpadasatutopiktertentuyangtidak
interaktif. Chatchannel adalahsaranabertukarpesansecarainteraktif.
· FAX
Fax adalah alatyang mempunyai kemampuanmembacadokumenpadasatusisi laindari saluran
komunikasi danmembuatsalinannyapadasatusisi lainnya.Kemampuaninijugasudahdiadaptasi
olehkomputer.Untukkeperluanini komputerharusdiberi kemampuanmembacadokumen,yaitu
denganditambahkanperalatan Scanner,selainharusterhubungke jaringantelpon
menggunakanModem.Hasil penerimaanfax padakomputerdapatdilakukandenganhanya
menampilkannyadi layarmonitorataudicetakke printer.
· Videotex,ImagingdanDesktoppublishing
Ketigahal ini sudahbukanmerupakanhal baru dalampemanfaatanteknologi komputersaatini.
o Videotex adalahkemampuanmemindahkandanmenyimpannarasi textdangambargrafikke
dalamlayar monitor.
o Imagingadalahkemampuanmemindahkan,menyimpandanmenampilkan
kembali image ataucitrakedalamformatdigital dalamkomputer.
o DekstopPublishingadalahkemampuankomputeruntukmenghasilkankeluaranyangsangat
halusmendekati kemampuan typesetter(dalamlayoutcetakan).
Aplikasi OA microfilmtelahmengalami perubahanteknologibesar-besaranyangdinamakan
pencitraan.Pencintraan(imaging),seperti yangdigunakan sekarang,merupakanpenggunaan
pengenal karakteroptis(optical chacaracter recognition)untukmengubahcatatan-catatankertas
atau microformmenjadi format digitaluntukdisimpandi dalamalatpenyimpanansekunder.Setelah
disimpan,citratersebutdapatdiambil untukditampilkanataudicetak.
VI.PERSPEKTIFKANTORMAYA

16. Aplikasi otomatisasi kantormembuatinformasi tersediabagi pemecahmasalah dalambentuk
salinankertas,tampilanlayar,audiodanvideo.Informasi inidapat menghubungkanmanajerdengan
orang lainyangberlokasi di manapun,pada tingkathierarki organisasi yanglebihtinggi(atasan),
pada tingkatyanglebihrendah (bawahan),padatingkatyangsama (sejawat),danpadalingkungan.
Orang laintersebutdapatberadadi ruang kantormaya atau tetap.
Aplikasi OA,yangdilakukanbaikdi lingkungankantortetapmaupunkantor maya,berfokuspadainti
pemecahanmasalahbisnis-komunikasi interpersonal.Dari semuainformasi yang digunakandalam
memecahkansuatumasalah,komunikasi interpersonalmerupakanbagianterbesardanpaling
dihargai.Manajerdan spesialis informasi perlumemandangOA menawarkanpeluangkomunikasi
yang lebihbaik daripadamenggunakanmediatradisional.
VII. PENUTUP
Kemajuanjamanditandai dengankemajuandi bidangilmupengetahuandan teknologi,termasukdi
dalamnyakemajuandi bidangInformationTekhnology(IT). DengankemajuanITkoordinasi yang
dilakukanpimpinanorganisasiataumanajer tidakharusbertemusecaralangsungdengan
bawahannya.Melalui aksesInternet padasitusyangsama,makasemuaorang yang beradadibawah
kendali pimpinan ataumanajerorganisasi dapatmelakukankomunikasi secaralangsung
sebagai bentukdari koordinasi dalamduniamaya(virtual word),dengankatalaintelah terjadi
koordinasi dalam"kantorelektronik"di Website.Koordinasi melalui ITbahkan dapatditingkatkan
denganmembuatkantormaya(virtual office) di Webdengan biayayangrelatif murah.
Virtual Office merupakanlompatanteknologi informasi.Kalauditinjaulebih mendalam,virtual office
berangkatdari kebutuhankepraktisandanefisiensi di bidang komunikasidata.Untukmenciptakan
keunggulankompetitif,organisasi mutlakharus menguasai informasilebihawal,akurat,dan
komprehensif.Hal ini akanterwujud apabilapertukaraninformasidapatdilakukandenganbaik.
Berbagai penyempurnaan peralatandilakukandalammelaksanakanpertukaraninformasi,mulaidari
yang sifatnyamanual dankasatmata menjadi serbaotomatisdantidakkasat
mata (virtual). Penyempurnaansistemdanmediadalamkomunikasi data,memungkinkan pegawai
tertentuuntukmelakukansebagianatauseluruhpekerjaannyadi manasaja, termasukdi rumah
masing-masing.Semakinbanyakpegawai yangbekerjadi rumah danberkomunikasi dengankantor
merekamelalui mediakomunikasi,seperti surat elektronik(e-mail)dantransmisi faksimil(fax),maka
tidaklagi diperlukankantoryangsecarafisikmemerlukanspace yangluasdansarana yangkomplit.
Apabilasuatuperusahaanmelaksanakanpekerjaankantornyadengancaraini,tempat
kerjanyadisebutsebagaikantormaya.
Teknologi yangmemungkinkanadanyakantormayaadalahOA. OA dapat diterapkandi berbagai
bidang,di mana sebagianmemerlukanpenggunaankomputer, namunadabagian lainyangtidak
memerlukankomputer.Namun,semuanyadapat menyediakaninformasiuntukpemecahanmasalah
bagi pegawai di semuatingkat, termasukparamanajer.Seorangmanajerdapatmengkombinasikan
OA dengan perlengkapankomputerdanOA tanpamenggunakan komputer,hal ini dipengaruhi oleh
jenisorganisasi,pilihanpribadi manajeryangbersangkutan,dansumberdaya OA yang tersedia.OA

17. sangat menarik,karenatidakhanyamelengkapi media komunikasi interpersonaltradisional mereka,
tetapi jugamenawarkankemampuankomunikasi modelbaru.
DAFTARPUSTAKA
(anonim) http://lilianinandasasmita.blogspot.co.id/2015/05/makalah-virtual-office-kantor-
maya.html (26 september2017)
RaymondMcLeod,Jr. dan George Schell.2004. SistemInformasi
Manajemen (terjemahan) Jakarta: PT Indeks