2014 stod Unionen inför ett beslut rörande både lokaler och framtida arbetssätt. Efter många vändor och funderingar fattades beslutet att sitta kvar och bygga om lokalerna på Olof Palmes gata 17 för att stötta ett och aktivitetsbaserat arbetssätt. Efter beslutet så startade resan för att förbereda förändringen. Under föreläsningen hör vi varför unionen valde att ta steget till ett aktivitetsbaserat artbetssätt samt vilka insatser som genomförts för att förbereda förändringen. Med Anna Österberg och Katarina Björk

1. Arbetslivsdagarna
Presenterar
Anna Österberg &
Katarina Björk
Unionen

2. 2
Katarina Björk
Anna Österberg

3. Resan till en
aktivitetsbaserad arbetsplats
- det handlar om människor
3

4. Det här är Unionen
• Sveriges största fackförbund för
privatanställda tjänstemän
• Drygt 640 000 medlemmar
• 1000 anställda – cirka 700 i Stockholm
4

5. Varför fanns behov av nytt arbetssätt?
• Ständig ombyggnation
• Öka samarbetet mellan olika verksamheter
• Processorienterat arbetsätt
• Låg beläggning vid arbetsplatsen
• Kulturbyggande
5

6. Valde mellan
• Sitta kvar i city eller flytta till helt nya lokaler
• Kontorslandskap - Aktivitetsbaserat
6

7. Underlag för beslut
• Intervjuer med samtliga chefer och arbetsmiljöombud
• Beläggningsmätning
• Aktivitetsmätning
7

8. Vision
Vi vill skapa en utvecklande,
professionell och omtänksam
arbetsmiljö som ger oss kraft att
göra skillnad för våra medlemmar.
8

9. 9
Dec 2014:
Beslut om
aktivitetsbaserat
Feb 2016:
Flytt till
Sundbyberg
2016-2017:
Byggnation
2016-2017:
Utbildning,
samverkan, APT
Vt 2017:
Flyttförberedelser
Aug 2017:
Inflytt
Ht 2017:
Uppföljning,
justering,
vidareutveckling,
utvärdering

10. Utgångsläge hos medarbetarna
10

11. Frågor som cirkulerade
• Hur hittar vi varandra?
• Vad händer med teamkänslan?
• Hur ska vi hantera konfidentiell information?
• Kommer det finnas plats för alla?
• Hur kan vi skapa gemenskap om vi inte sitter
bredvid varandra?
• Hur ska jag kunna leda mina medarbetare på
ett bra sätt?
• Smittorisken
• Kommer tekniken att funka?
• Hur och var ska vi förvara material?
11

12. Aktivitetsbaserad arbetssätt
Individen väljer
arbetsplats medvetet
utefter aktivitet och
behov
”Vi behöver tydliga mål och
självledarskap i en kultur byggd
på tillit och ansvarstagande”
12

13. • Tillit – ömsesidigt förtroende
• Tydliga mål
• Självledarskap
• Eget ansvar för att använda de olika miljöerna och ytorna
• Inkluderande
• Utmana sig själv i gamla vanor och arbetssätt
‒ Vad ska jag göra idag?
‒ Med vem ska jag gör det?
‒ Var ska jag göra det?
Områden vi jobbat med

14. Aktiviteter - Chefer
WORKSHOP 1 & 2, OKT 2016 och DECEMBER 2016
Att vara ledare i aktivitetsbaserat arbetssätt
CHEFSLABB, MAJ 2017
Case
CHEFSMÖTE SEPTEMBER 2017
Frågor på bordet
CHEFSLABB, NOVEMBER 2017
Hur går det då?
Kontinuerliga nyhetsbrev
14
InnaninflyttEfterinflytt

15. Aktiviteter medarbetare
WORKSHOP, HÖSTEN 2016
Att arbeta aktivitetsbaserat
DIALOGÖVNINGAR I VARJE ARBETSGRUPP, VÅREN 2017
Arbetsgruppens gemensamma arbetssätt och spelregler
HÖST 2016 OCH VÅR 2017
Vernissage och visningar
INDIVIDUELL ÖVNING, HÖST 2017
Skapa nya vanor
GRUPPÖVNING, NOV 2017
Hur funkar det?
KONTINUERLIGT:
Uppgifter på arbetsplatsträffar
Nyhetsbrev
15
InnaninflyttEfterinflytt

16. Utbildningar digitala verktyg och
ergonomi
• Föreläsningar och e-kurser:
‒ Skype
‒ OneNote
‒ Digital dokumenthantering
‒ Ergonomi
16

17. Samverkan – möjlighet att påverka
• Centralt – löpande samverkansmöten mellan arbetsgivare
och klubb
• Lokalt – kontaktombud och arbetsmiljöombud på enhet
• Arbetsplatsträffar
17

18. KOMMUNIKATION!!!
• Dialogövningar
• Intranät
• Nyhetsbrev medarbetare
• Nyhetsbrev chefer
18

19. Vi flyttar in!
• Inflyttningsvecka
• Välj din egen
inflyttningstid
19

20. 20

21. Uppföljning
• Beläggningsmätning
• Frågor i medarbetarundersökning
• Enkät – Service
• Löpande justeringar vid behov
21

22. Framgångsfaktorer
• Kontinuerliga övningar och
workshops
• Samverkan – möjlighet att
påverka
• Möta verksamheters behov
• Tydlig och kontinuerlig
information
• Inflytten
• Flytta till ganska trista lokaler
utanför stan under byggtiden
22

23. Arbetet fortsätter
• Många nya mötesplatser
• Många nya mötesformer
• Vårat gemensamma ansvar
• Facility Management = Service
• Feedback, till vem, när, hur
23

24. TACK!
24

25. Arbetslivsdagarna
Presenterar
Panel