Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty Quang Hà.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
1
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU QUANG HÀ
1.1 Giới thiệu chung về công ty
Công ty TNHH Thương Mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Quang Hà là công ty có
hoạt động hạch toán độc lập, tự chủ về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân và hoạt
động theo quy định hiện hành của Nhà nước được chính thức thành lập ngày
02/04/2010 theo giấy phép kinh doanh số 0312953752 do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành
phố Hồ Chí Minh cấp với số vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng.
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ XUẤT
NHẬP KHẨU QUANG HÀ.
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Hoàng Hà.
- Trụ sở chính: 141/61/11A Đường số 13, Phường 4, Quận 8.
- Mã số thuế: 0312953752.
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên ngoài
quốc doanh.
- Điện thoại: 0918 621 518.
- Email: nguyenhoangha1988@gmail.com.
1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Quang Hà
Ra đời và phát triển hòa theo xu hướng mở cửa hội nhập với các quốc gia trên thế
giới, công ty TNHH Quang Hà đã gặp không ít thuận lợi và khó khăn để phát triển
hoạt động kinh doanh của mình trong một thị trường rộng lớn và đa dạng. Với tinh
thần học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, công ty TNHH Quang Hà đã dần tạo được sự tín
nhiệm của khách hàng thông qua sự trách nhiệm và chất lượng dịch vụ ngày càng
được nâng cao do doanh nghiệp cung cấp.
Nhân tố góp phần không nhỏ cho sự thành công của công ty là yếu tố con người.
Đội ngũ nhân viên nhiều kinh nghiệm trong các hoạt động xuất nhập khẩu, giao
nhận vận tải đã được tuyển chọn và đào tạo, luôn nhiệt tình, tận tâm và có trách nhiệm
khi tư vấn cho khách hàng, đối tác trong việc chọn lựa được những phương án vận
chuyển, kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, với chi phí tiết kiệm nhất cũng như giảm
thiểu đến tối đa những rủi ro cho khách hàng.

2
Với phương châm “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lượng”
đội ngũ nhân viên trẻ luôn nỗ lực không ngừng nghỉ để tạo ra những dịch vụ ngày
càng tốt hơn. Đồng thời, cũng tăng cường mở rộng mạng lưới hoạt động, thiết lập mối
quan hệ bền chặt, lâu dài với các đối tác.
Các giá trị cốt lõi của công ty:
- Con người: mỗi một nhân sự của công ty được coi là một tài sản quý giá. Giá
trị mà mỗi nhân sự làm việc là tận tâm, trách nhiệm và uy tín. ƒ
- Chất lượng: luôn quan tâm và không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ,
chất lượng về phương tiện vận chuyển và sự tiện ích nhằm mang tới cho Quý
khách hàng có nhiều sự lựa chọn hoàn hảo nhất. ƒ
- Tính chuyên nghiệp: công ty TNHH Quang Hà luôn luôn xem sự hài lòng
của khách hàng làm thước đo giá trị dịch vụ của công ty. Vì vậy công ty luôn xây
dựng tính chuyên nghiệp từ khâu thủ tục đến cách thức làm việc nhằm mang đến
cho khách hàng sự hài lòng nhất. ƒ
- Cam kết: thực hiện có trách nhiệm những gì công ty đã nói và làm tất cả
những gì công ty đã cam kết với Quý khách hàng.
1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Quang Hà
Công ty cung cấp tất cả các dịch vụ vận chuyển giao nhận trong và ngoài nước
với các dịch vụ đa dạng và liên kết chặt chẽ với nhau:
- Vận chuyển đường biển:
+ Hàng lẻ.
+ Hàng nguyên container.
+ Dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa.
+ Dịch vụ vận chuyển container hàng nhập theo các phương thức giao hàng
khác nhau như nhận hàng tại cảng (CY-CY), nhận hàng tại xưởng (DOOR–CY)
và giao hàng đến tận tay người nhận (DOOR-DOOR).
- Vận chuyển hàng không:
+ Đưa hàng từ kho đến sân bay (door to airport).
+ Giao hàng từ sân bay về kho (airport to door).
+ Nhận hàng từ kho đưa đến kho khác (door to door).
- Dịch vụ khai thuê hải quan:
+ Lên tờ khai hải quan theo chứng từ chủ hàng gửi.
+ Nộp hồ sơ, nộp thuế và làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
+ Thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm
nhập tái xuất, tạm xuất - tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu,

3
hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan…Tùy thuộc vào từng loại hình thông quan
khác nhau, công ty đảm bảo các giai đoạn được thực hiện một cách an toàn và nhanh
nhất (từ khâu mở hợp đồng gia công đến khi thanh khoản hợp đồng gia công, từ
khâu lập danh mục máy móc thiết bị nhập khẩu, lập danh mục nguyên phụ liệu nhập
khẩu, lập bộ hồ sơ tờ khai nhập khẩu, lập định mức, lập bộ hồ sơ tờ khai xuất khẩu).
+ Tư vấn cho khách hàng về loại hình khai hải quan phù hợp, tính thuế, áp mã,
hoàn thuế nhập khẩu và các chính sách thuế khác có liên quan.
Giúp khách hàng tránh các phát sinh sau thông quan.
+ Tư vấn giấy phép nhập khẩu, mã số thuế nhập khẩu.
Vận tải nội địa:
+ Vận chuyển bằng xe tải thùng các loại
+ Vận chuyển nội địa chuyên tuyến
+ Kinh doanh vận tải bằng đường bộ và đường thủy nội địa
+ Buôn bán nông lâm sản, lương thực, thực phẩm.
1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty
1.4.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty
Công ty TNHH Quang Hà phân bổ cơ cấu nhân sự liên kết chặt chẽ với nhau theo
mô hình trực tuyến, theo nguyên tắc tinh gọn, hiệu quả, phù hợp với thực tế hoạt động
của công ty. Tổng số nhân viên là 28 người đều có trình độ từ Cao đẳng đến Thạc sỹ,
chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và ngoại ngữ tốt.
PHÒNG
KINH DOANH
GIÁM ĐỐC
PHÒNG
XUẤT NHẬP KHẨU
PHÒNG
KẾ TOÁN
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN

4
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Quang Hà
(Nguồn nội bộ 2017).
Ưu điểm: Cơ cấu của công ty giúp Giám đốc dễ quản lý, tập trung, thống nhất
mệnh lệnh vì đội ngũ nhân sự được phân chia hoạt động rõ ràng và phù hợp với quy
mô công ty. Điều đó làm cho tổ chức xử lý mọi việc nhanh nhạy, linh hoạt với sự thay
đổi của môi trường và giảm chi phí quản lý doang nghiệp.
Nhược điểm: Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về
từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất
cả các bộ phận quản lý chuyên môn nên những quyết định đưa ra có sự rủi ro cao vì
khả năng con người có hạn.
1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và điều hành hoạt động của công ty
trên mọi phương diện. Và là người quyết định các vấn đề về chính sách, chế độ đối
với cán bộ, công nhân viên trong công ty.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ cũng như trách nhiệm để lập kế hoạch tài chính,
định mức, vốn lưu động cần thiết để đảm bảo cho quá trình kinh doanh của công ty.
Hoạch toán việc thu - chi và quyết toán kinh doanh. Giải quyết việc thu hồi công nợ,
Quản lý các nghiệp vụ kế toán sổ sách, chứng từ kế toán của công ty …
Phòng kinh doanh: Tìm kiếm khách hàng mới, chăm sóc khách hàng, soạn thảo
hợp đồng, báo giá, giới thiệu dịch vụ, báo cáo kết quả hoạt động mỗi tuần, tham gia đề
xuất đóng góp ý tưởng cho công ty những phương án thích hợp để nâng cao chất
lượng dịch vụ.
Phòng xuất nhập khẩu:
- Bộ phận giao nhận: có nhiệm vụ thực hiện các thủ tục giao nhận hàng hóa,
thủ tục hải quan tại cảng, kho, sân bay… và các thủ tục liên quan từ khi nhận chi
tiết hàng từ khách hàng hoặc cho tới khi giao hàng xong cho khách hàng
- Bộ phận chứng từ: tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng xuất
nhập khẩu như kiểm tra, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo hàng đến, phát
hành lệnh giao hàng, phát hành vận đơn và các chứng từ mà khách hàng yêu cầu
như bảng kê chi tiết, hoá đơn thương mại... Ngoài ra còn liên lạc thường xuyên với
các hãng tàu, đại lý vận tải để nắm được tình hình vận chuyển các lô hàng để
thông báo cho người gửi và nhận hàng.

5
1.4.3 Tình hình nhân sự công ty
Công ty TNHH Quang Hà chính thức hoạt động từ tháng 10/2014 nên tình hình
nhân sự đã có nhiều sự chuyển biến hơn trong những năm về sau để cải tiến cũng như
đồng bộ chất lượng nhân sự tốt hơn, nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như tên
tuổi công ty ngày càng phát triển và có thương hiệu chỗ đứng trên thị trường giao
nhận Việt Nam.
Ta có bảng cơ cấu lao động của công ty TNHH Quang Hà qua những tiêu chí
đánh giá cụ thể như giới tính, trình độ (sau Đại học, Đại học, Cao đẳng), kinh nghiệm
thực tiễn từ những năm tích lũy trong công việc và sự học hỏi tìm tòi qua các năm,
cách phân bổ nhân sự hợp lý cho từng phòng ban trong công ty nhằm nâng cao chất
lượng tối đa và phát huy hết những năng lực cũng như tài năng của nhân viên trong
công việc qua bảng cơ cấu lao động sau đây:
Bảng 1.1 Bảng cơ cấu lao động của công ty TNHH Quang Hà
Tiêu chí Phân loại Số lượng Tỷ lệ
Giới tính Nữ 11 39%
Nam 17 61%
Trình độ Sau đại học 1 4%
Đại học 18 64%
Cao đẳng 9 32%
Kinh nghiệm Dưới 3 năm 9 32%
Từ 3-5 năm 11 39%
Trên 5 năm 8 29%
Phòng ban Giám đốc 1 4%
Phòng kinh doanh 15 54%
Phòng xuất nhập khẩu 19 36%
Phòng kế toán 2 6%
(Nguồn: Nội bộ 2017)
Qua hình 1.1 tỷ lệ nhân viên nam chiếm 54% nhiều hơn tỷ lệ nhân viên nữ là
45%. Có sự chênh lệch là do tính chất công việc đòi hỏi nhân viên sự cẩn thận, tỉ mỉ
cao tránh sai sót trong công việc kế toán và làm chứng từ. Ngược lại, phòng kinh
doanh và phòng giao nhận thì nhân viên nam là chủ yếu, do tính chất đặc thù của công
việc cần sự linh hoạt, thường xuyên ra ngoài để gặp khách hàng hay làm thủ tục xuất

6
nhập khẩu hàng hóa, ngoài ra còn cần sức khỏe tốt để hoàn thành công việc vì phải di
chuyển nhiều.
Về trình độ học vấn, đa số nhân viên có bằng Đại học chiếm tỷ lệ cao nhất 55%,
kế đến là trình độ Cao đẳng chiếm 40% và chỉ Giám đốc có trình độ sau Đại học. Nhìn
vào tổng thể nguồn nhân lực thì nhân viên có trình độ cao còn có kinh nghiệm làm
việc ở vị trí tương đương nên đây là lợi thế của công ty nhằm đảm bảo chất lượng dịch
vụ và đạt được hiệu suất cao trong công việc với các đối tác, bên cạnh đó còn thể hiện
được sự nghiêm túc đối với sự phát triển của công ty khi lựa chọn nhân sự có nền tảng
chuyên môn.
Về kinh nghiệm làm việc thì dưới 3 năm chiếm 32%, từ 3-5 năm chiếm 39% và
trên 5 năm chiếm 29%. Hiện nay nhân viên công ty đa phần đều có kinh nghiệm làm
việc từ 3 – 5 năm trở lên, kể từ khi công ty bắt đầu thành lập cho đến nay. Chính vì
điều này đã giúp cho công ty ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trong thị
trường giao nhận tại Việt Nam.
Công tác tổ chức nhân viên trong phòng ban của công ty hợp lý. Phòng kinh
doanh luôn có số lượng nhân viên nhiều nhất vì đây là nơi công ty tập trung nguồn lực
tìm kiếm các đối tác mới, chăm sóc khách hàng cũ nhờ đó tăng doanh thu, duy trì hoạt
động kinh doanh của công ty; phòng xuất nhập khẩu cũng có nhiều nhân lực để đảm
đương các nhiệm vụ khai tờ khai hải quan, làm các chứng từ cần thiết… Các phòng
ban đều có kỹ năng tốt hỗ trợ lẫn nhau và hoàn thành tốt công việc được giao, giúp
giảm áp lực, vấn đề phát sinh cho Giám đốc người duy nhất điều hành công ty.
1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Quang Hà từ năm
2015 đến năm 2017
1.5.1 Cơ cấu dịch vụ của công ty TNHH Quang Hà
Hoạt động của công ty gồm thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu nhưng do sự
giới hạn của đề tài nên tập trung phân tích chủ yếu các số liệu kinh doanh từ năm 2015
đến năm 2017 trong mảng dịch vụ: giao nhận đường biển, giao nhận đường hàng
không, vận tải nội địa và khai thuê hải quan. Đây là các dịch vụ chính và đem lại
nguồn thu lớn cho công ty, đưa doanh thu tăng trưởng không ngừng và chứng minh
cho sự chất lượng dịch vụ của công ty trong từng đơn hàng.

7
Bảng 1.2 Cơ cấu dịch vụ trong doanh thu của công ty giai đoạn 2015-2017
(Đơn vị tính: triệu đồng )
(Nguồn: Phòng Kế toán 2017)
Dựa vào bảng 1.2, năm 2015 dịch vụ giao nhận đường biển chiếm tỷ trọng cao
nhất 32,46% và thấp nhất là vận tải nội địa chiếm 20,15%. Nhờ vào các hoạt động
dịch vụ giao nhận đường biển và hàng không nên dịch vụ khai thuê hải quan cũng
được tăng theo; với đa số khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường
biển do khối lượng hàng có tải trọng lớn, do thói quen, do mặt hàng … nên tỷ trọng
dịch vụ giao nhận luôn cao, có nhiều đơn hàng, luôn làm việc hết công sức để đúng
giờ, đúng hẹn hoàn tất thủ tục nhận và giao hàng cho khách hàng.
Đến năm 2016 dịch vụ giao nhận đường biển vẫn tăng lên 31,55% và dự đoán vẫn
tăng dần do vận chuyển quốc tế đường biển có cước vận tải rẻ, hơn so với vận chuyển
bằng đường hàng không. Dịch vụ giao nhận hàng không tăng nhẹ 27,22% kế tiếp dịch
vụ khai thuê hải quan có tỷ trọng 23,18% và thấp nhất vận tải nội địa chiếm 18,04%.
Nhìn chung, sự tăng trưởng tỷ trọng các loại hình dịch vụ của công ty cho thấy công
ty đã nỗ lực tìm kiếm, mở rộng thị trường, cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
Năm 2017 cũng là một năm đầy khởi sắc trong hoạt động dịch vụ giao nhận của
công ty tuy chỉ có biến động giảm ở khai thuê hải quan và vận tải nội địa nhưng nhìn
chung giao nhận đường biển và hàng không đã tăng trưởng tốt với tỷ trọng lần lượt là
38,21% và 26,07%. Công ty dần có chỗ đứng trong thị trường nhờ có lợi thế cạnh
tranh như mối quan hệ tốt với hãng tàu, giá cả ổn định và nhân viên nhiều kinh
nghiệm, nhiệt tình cống hiến cho công ty. Lãnh đạo công ty có tầm nhìn dài hạn và đề
ra các chiến lược đúng đắn giúp cho hoạt động kinh doanh tốt hơn.
Năm
Dịch vụ
2015 2016 2017
Doanh
số
Tỷ
trọng
Doanh
số
Tỷ
trọng
Doanh
số
Tỷ
trọng
Dịch vụ
giao nhận
Đường
biển
110,8 32,45% 140,6 31,55% 200,8 38,21%
Đường
hàng
không
85,4 25,01% 121,3 27,22% 140,4 26,07%
Vận tải
nội địa
68,8 20,15% 80,4 18,04% 95,6 17,75%
Khai thuê
Hải Quan
76,4 22,37% 101,3 23,18% 101,7 18,88%
Tổng cộng 341,4 100% 445,6 100% 538,5 100%

8
1.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2015 – 2017
Công ty tuy chỉ có quy mô hoạt động vừa và nhỏ, còn nhiều khó khăn hạn chế về
tiềm lực kinh tế nhưng nhờ vào sự lãnh đạo, chiến lược kinh doanh thích hợp của
Giám đốc, sự tận tình, chăm chỉ của nhân viên ở tất cả phòng ban mà gặt hái được
nhiều thành công, có được thành quả xứng đáng sau nhiều năm tích cực làm việc. Sau
đây là bảng phân tích các số liệu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty từ năm
2015 đến năm 2017 để thấy được triển vọng của công ty trong ngành như thế nào.
Bảng 1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2015 – 2017
(Đơn vị tính: triệu đồng )
Năm
Chỉ tiêu
2015 2016 2017
So sánh
2016-2015
So sánh
2017-2016
Tổng doanh
thu
341,4 445,6 538,5 104,2 92,9
Tổng chi phí 257,2 326,7 383,4 69,5 264,5
Lợi nhuận sau
thuế
84,2 118,9 155,1 34,7 36,2
Tỷ suất lợi
nhuận
32,74% 36,39% 40,45% 3,65% 4,06%
(Nguồn: Phòng kế toán 2017)
- Về doanh thu:
Qua bảng số liệu 1.3, doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng
tăng trưởng cụ thể: Tỷ suất lợi nhuận của năm 2015 chỉ có 32,74% ít hơn so với năm
2016 là 36,39% vì tình hình xuất nhập khẩu 2015 không mấy khả quan do nhiều yếu
tố tác động như nhu cầu nhập khẩu hàng của các nước giảm trong khi nguồn cung của
các nước xuất khẩu lại dồi dào, những đối thủ cạnh tranh của Việt Nam như Braxin,
Ấn Độ, Indonesia,… đều hạ giá đồng nội tệ để thúc đẩy xuất khẩu tạo sức ép và gây
khó khăn cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam. Đến hơn giữa năm 2015 nền kinh tế
dần khả quan hơn do Việt Nam đã ký kết và kết thúc đàm phát một loạt hiệp định
thương mại tự do, trong đó có những hiệp định rất quan trọng như Hiệp định Thương
mại tự do giữa Việt Nam với EU, Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương
(TPP). Nhờ đó, đến năm 2016 doanh thu của công ty tăng do nền kinh tế ổn định, đối
tác đã có cơ hội phát triển hoạt động xuất nhập khẩu hơn. Chuyển bước qua năm 2017
thì tỷ suất lợi nhuận tăng lên 40.45% so với năm 2016 là 36,39%. Công ty TNHH
Quang Hà đã nỗ lực tìm kiếm, mở rộng thị trường và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho
khách hàng. Đây là thành quả của những nỗ lực chung của toàn thể lãnh đạo, nhân
viên công ty trong suốt thời gian qua.
- Về chi phí:

9
Tổng chi phí hoạt động kinh doanh tăng dần qua các năm cụ thể: Chi phí năm
2016 tăng 69,5 triệu đồng so với năm 2015 và chi phí năm 2017 tăng 154,7 triệu đồng
so với năm 2016. Tuy nhiên so với mức tăng trưởng về doanh thu của công ty thì chi
phí vẫn thấp hơn, chứng tỏ khả năng và năng lực của nhân viên luôn hoàn thành công
việc với hiệu suất cao nên giảm bớt chi phí trong các hoạt động kinh doanh của công
ty. Ngoài ra, chi phí tăng là do vào các năm 2016-2017 thì công ty dần đi vào hoạt
động ổn định hơn, cần mở rộng quy mô kinh doanh nên nhu cầu thuê nhân viên, nâng
cấp trang thiết bị, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí phát sinh trong quá trình làm
dịch vụ. Những điều đó để giúp cho việc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng và
hiệu quả cao, tăng uy tín công ty trong quá trình hoạt động.
- Về lợi nhuận
Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng lên theo từng năm cụ thể là năm 2016 tăng
20,79 triệu đồng so với năm 2015 và năm 2017 tăng chỉ 12 triệu đồng so với năm
2016. Nhìn chung, đối với công ty Quang Hà có quy mô nhỏ thì mức lợi nhuận rất
cao, chứng tỏ tầm nhìn và chiến lược đúng đắn do Giám đốc đặt ra đã được thực thi
hiệu quả. Bên cạnh đó là nỗ lực không ngừng nghỉ của từng cá nhân mỗi người đã góp
phần cho thành công của công ty ngày hôm nay. Công ty cần tiếp tục duy trì những
thế mạnh cũng như hạn chế những điểm yếu để tiếp tục tăng doanh thu, giảm thiểu
các chi phí để lợi nhuận của công ty ngày một tăng nhanh hơn nữa.
Trên đây là phần giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất
nhập khẩu Quang Hà. Qua phần này, Chương 1 cho thấy Công ty TNHH Thương mại
Dịch vụ Xuất nhập khẩu Quang Hà đang từng bước phát triển, trong đó lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là trọng tâm. Để hiểu rõ thực tế, nội dung Chương 2 sẽ
mô tả quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container ( LCL) đường
biển của lô hàng hợp đồng số EX036/VIN-FOL/2018 đã được thực hiện tại Công ty
TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Quang Hà.

10
CHƯƠNG 2
QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN
HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER( LCL)
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU QUANG HÀ
2.1 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container( LCL)
đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Hà.
Hình 2.1 là quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng cotainer( LCL)
đường biển về lô hàng thuốc lá điếu PRESIDENT giữa công ty xuất khẩu là Công Ty
Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá và công ty nhập khẩu là Công Ty Faith On Limited. Còn
công ty Quang Hà là công ty thực hiện dịch vụ giao nhận cho lô hàng này. Quy trình
giao nhận của lô hàng này được thực hiện gồm có ( 08) bước như sau:
- Bước 1: Thỏa thuận dịch vụ với khách hàng
- Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
- Bước 3: Nhận Booking từ đại lý hãng tàu
- Bước 4: Khai Hải Quan điện tử
- Bước 5: Thủ tục Hải Quan tại cảng
- Bước 6: Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ
- Bước 7: Kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh
- Bước 8: Quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ với khách hàng
Mỗi bước trong quy trình này do một bộ phận khác nhau đảm nhận vì vậy cần có
sự kết hợp giữa các bộ phận với nhau.

11
Hình 2.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng
container( LCL) đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu Quang Hà.
Thỏa thuận dịch vụ
với khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận Booking từ đại lý hãng tàu
Khai Hải Quan điện tử
Thủ tục Hải Quan tại cảng
Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ
và kiểm dịch thực vật
Kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh
Quyết toán phí dịch vụ và
bàn giao hồ sơ
với khách hàng
Hợp đồng ngoại thương
Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói
Nộp hồ sơ để làm thủ tục
Thanh lý Hải Quan bãi
Vào sổ tàu
Kiểm tra vận đơn
Kiểm tra
giấy chứng nhận xuất xứ
Kiểm tra
Giấy chứng nhận kiểm dịch
thực vật

12
2.1.1 Thỏa thuận dịch vụ giao nhận với khách hàng
Công ty Quang Hà ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng là Công Ty
Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá. Sau khi đã thỏa thuận với nhau về những điều khoản
trong hợp đồng, đại diện công ty ký kết hợp đồng. Vì hai bên đã hợp tác với nhau
nhiều lần, giao dịch nhiều lô hàng thành công, an toàn và hiệu quả nên hai công ty lựa
chọn thỏa thuận và ký kết thông qua email và điện thoại để tối ưu hóa tốc độ giải
quyết công việc và tiết kiệm thời gian.
Trên tinh thần tin cậy lẫn nhau, hai bên đã thỏa thuận một lô hàng mới. Công Ty
Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá là bên thuê dịch vụ. Công ty Quang Hà đảm nhận thực
hiện dịch vụ và hưởng phí dịch vụ.
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng cung, cấp nhân viên kinh doanh Công
Ty Quang Hà liên hệ với hãng tàu để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp vì mỗi
hàng tàu có lịch trình tàu chạy, chuyến chạy tàu khác nhau cũng như có thế mạnh
riêng trên các tuyến đường. Nhân viên kinh doanh Công Ty Quang Hà tính toán chi
phí và tiến hành chào giá cho khách hàng. Các giao dịch liên quan đến giá cả và lịch
trình tàu đều được Công Ty Quang Hà lưu lại để đối chứng khi cần thiết. Sau khi thỏa
thuận và chào giá hoàn tất bằng chữ ký thỏa thuận của hai bên thì mới đảm bảo cho
việc thực hiện các quy trình còn lại của quy trình giao nhận được tiến hành.
Về giá cả, Công Ty Quang Hà và Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá đã thỏa
thuận thực hiện lô hàng này là nằm trong khoảng ba đến năm triệu đồng.
Trách nhiệm của mỗi bên:
- Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Quang Hà: có trách
nhiệm cung cấp dịch vụ cho bên thuê đầy đủ và hoàn tất cả các thủ tục Hải Quan tại
cảng cũng như quá trình chuyên chở hàng hóa từ kho ra đến cảng trong thời gian quy
định. Bên cung cấp chịu mọi trách nhiệm về dịch vụ của mình khi đã thỏa thuận với
bên thuê và có trách nhiệm thông báo cho bên thuê sớm nhất khi có trường hợp xấu để
bên thuê kịp thời điều chỉnh cho phù hợp.
- Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá: có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin
bộ chứng từ cho bên dịch vụ, đảm bảo trách nhiệm trả tiền cho bên cung cấp khi lô
hàng đã hoàn tất trong thời gian qui định.
2.1.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ hàng xuất khẩu:
Sau khi thỏa thuận về phí dịch vụ, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá gởi cho
Công Ty Quang Hà gồm những chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thương- Sales Contract: (01) bản sao
- Phiếu đóng gói- Packing List: (01) bản sao
- Hóa đơn thương mại- Commercial Invoice: (01) bản sao.
2.1.2.1 Kiểm tra hợp đồng ngoại thương:
Hợp đồng ngoại thương giữa Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá và Công Ty
Faith On Limited gồm những thông tin sau:

13
- Số hợp đồng ngoại thương: EX036/VIN-FOL/2018
- Ngày ký hợp đồng: 16/01/2018
- Bên xuất khẩu: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
+ Địa chỉ: 41 Lê Qúy Đôn, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
+ Số điện thoại: (+84) 8 3932 2330/ 3932 2332
+ Fax: (+84) 8 3932 2331
+ Email: biz@vitl.com.vn
+ Người đại diện: Phó Giám Đốc- Bà Nguyễn Bá Tiên
- Bên nhập khẩu: Faith On Limited
+ Địa chỉ: 7F, Hong Kong Trade Centre, 161-167 Des Voeux Road, Centrai,
Hong Kong
+Email: makhijanikishore@yahoo.com
+ Người đại diện: Giám Đốc- Ông Kisiiore Makhijani
Cả hai bên đồng ý ký kết hợp đồng này dựa trên những điều kiện và điều khoản
sau đây:
- Điều khoản 1: Tên hàng- Số lượng- Đơn giá- Trị giá:
Bảng 2.1 Mô tả hàng hóa theo hợp đồng
Tên hàng Số lượng
( thùng)
Đơn giá
( USD/thùng)
Trị giá( USD)
Thuốc lá điếu PRESIDENT
( 20’s Full Flavor)
1.050 69 72.450
Tổng giá trị( FOB Hochiminh City Port) 72.450
(Trích: Hợp đồng ngoại thương số EX036/VIN-FOL/2018)
Tổng số tiền bằng chữ: Bảy mươi hai nghìn bốn trăm năm mươi đồng Đô La Mỹ.
- Điều khoản 2: Đóng gói
Theo tiêu chuẩn xuất khẩu đường biển trong container 40ft HC
- Điều khoản 3: Giao hàng
+ Ngày giao hàng chậm nhất: 31/03/2018
+ Từ cảng Thành phố Hồ Chí Minh đến cảng Thành phố Belize
+ Chuyển tải: cho phép
+ Giao hàng một phần: cho phép
- Điều khoản 5: Chứng từ
+ Hóa đơn thương mại đã ký: (03) bản gốc
+ Trọn bộ vận đơn đường biển
+ Danh sách đóng gói: (03) bản gốc
+ Giấy chứng nhận xuất xứ: (01) bản gốc, (02) bản sao
+ Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: ( 03) bản gốc
+ Giấy chứng nhận giám định và biên bản giám định: ( 01) bản gốc cho mỗi
bên
+ Giấy thông báo chất hàng: ( 01) bản gốc

14
2.1.2.2 Kiểm tra hóa đơn thương mại:
Hóa đơn thương mại của lô hàng thuốc lá điếu PRESIDENT giữa Công Ty Xuất
Nhập Khẩu Thuốc Lá và Công Ty Faith On Limited có những thông tin sau:
- Số hóa đơn: EXP137/2018
- Ngày hóa đơn: 02/04/2018
- Người bán: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
- Người mua: Công Ty Faith On Limited
- Người nhận hàng: Baba’s International Ltd.,
- Mặt hàng: Thuốc lá điếu, 20’s, gói cứng, hộp cứng.
- Số hợp đồng: EX036/VIN-FOL/2018
- Điều kiện thanh toán: TTR( chuyển tiền bằng điện) trước khi hàng được chất lên
tàu.
- Cảng bốc: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ: Thành phố Belize, Belize
- Tên tàu/ số chuyến: ST EVER V.026A
- Số vận đơn: EGLV235800297321
- Ngày vận đơn: 05/04/2018
Bảng 2.2 Danh sách số lượng và đơn giá theo hóa đơn
Tên hàng Số lượng
( thùng)
Đơn giá( USD/ thùng)
FOB Hochiminh City Port
Tổng số
tiền( USD)
Thuốc lá điếu
PRESIDENT
( 20’s Full Flavor)
1.050 69 72.450
Tổng cộng 1.050 72.450
( Trích: Hóa đơn thương mại số EXP137/2018)
- Tổng số tiền bằng số: 72.450
- Tổng số tiền bằng chữ: Bảy mươi hai nghìn bốn trăm mươi đồng Đô La Mỹ.
2.1.2.3 Kiểm tra phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói của lô hàng thuốc lá điếu PRESSIDENT giữa Công Ty Xuất
Nhập Khẩu Thuốc Lá và Công Ty Faith On Limited có những thông tin sau đây:
- Số phiếu đóng gói: PL137/2018
- Ngày phiếu đóng gói: 02/04/2018
- Người bán: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
- Người mua: Công Ty Faith On Limited
- Người nhận hàng: Baba’s Internationanl Ltd.,
- Mặt hàng: Thuốc lá điếu, 20’s, gói cứng, hộp cứng
- Số hợp đồng: EX036/VIN-FOL/2018.
- Cảng bốc: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ: Thành phố Belize, Belize

15
- Ngày vận đơn: 05/04/2018
Bảng 2.3 Danh sách trọng lượng hàng theo phiếu đóng gói
Mô tả
hàng hóa
Số lượng
( Thùng)
Số lượng
( Hộp)
Khối lượng/ Trọng lượng (Kg)
Mỗi thùng Tổng cộng
Thuốc lá điếu
PRESIDENT
( 20’s Full
Flavor)
1.050 525.000 13,90 11,46 14.595 15.330
Tổng cộng 1.050 525.000 14.595 15.330
( Trích: Phiếu đóng gói số PL137/2018)
Sau khi kiểm tra chi tiết các chứng từ, nhân viên chứng từ tiếp tục đối chiếu, so
sánh các nội dung trên chứng từ như sau:

16
Bảng 2.4 So sánh các thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói
STT Nội dung Hợp đồng Hóa đơn Phiếu
đóng gói
Kết luận
1 Người bán Công Ty
Xuất Nhập
Khẩu
Thuốc Lá
Công Ty Xuất
Nhập Khẩu
Thuốc Lá
Công Ty Xuất
Nhập Khẩu
Thuốc Lá
Trùng khớp
2 Người mua Công Ty Faith
On Limited
Công Ty
Faith On
Limited
Công Ty
Faith On
Limited
Trùng khớp
3 Tên hàng Thuốc lá điếu
PRESIDENT
( 20’s Full
Flavor)
Thuốc lá điếu
PRESIDENT
( 20’s Full
Flavor)
Thuốc lá điếu
PRESIDENT
( 20’s Full
Flavor)
Trùng khớp
4 Số lượng 1.050 thùng 1.050 thùng 1.050 thùng Trùng khớp
5 Đóng gói 1.050 thùng 1.050 thùng 1.050 thùng Trùng khớp
6 Tổng giá trị 72.450 USD 72.450 USD 72.450 USD Trùng khớp
7 Điều kiện FOB
Hochiminh
City Port
FOB
Hochiminh
City Port
FOB
Hochiminh
City Port
Trùng khớp
8 Đồng tiền
thanh toán
USD USD USD Trùng khớp
9 Cảng bốc
hàng
Thành phố Hồ
Chí Minh
Thành phố
Hồ Chí Minh
Thành phố
Hồ Chí Minh
Trùng khớp
10 Cảng dỡ
hàng
Thành phố
Blize
Thành phố
Blize
Thành phố
Blize
Trùng khớp
2.1.3 Nhận Booking từ khách hàng
Vì lô hàng thuốc lá điếu PRESIDENT này xuất khẩu theo giá FOB Hồ Chí Minh
nên phía Công Ty Faith On Limited thuê tàu. Công Ty Faith On Limited thuê tàu của
hãng tàu Evergreen Line tại Singapore. Đại lý hãng tàu đã gửi Booking Confirmation
cho công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá Vinataba thay mặt cho Công Ty Xuất Nhập
Khẩu Thuốc Lá nhận lệnh cấp container rỗng.
Sau đó công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá Vinataba gửi cho công ty Quang Hà (
01) bản gốc lệnh cấp container rỗng để nhân viên công ty Quang Hà kiểm tra nội dung
của lệnh cấp container rỗng này.
Lệnh cấp contianer rỗng này do đại lý hãng tàu cấp cho lô hàng thuốc lá điếu
PRESIDENT được công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá xuất khẩu cho công ty Faith
On Limited gồm có những nội dung sau:
- Số Booking: 235800297321
- Thời gian kết thúc thanh lý và hạ bãi: 11:00 ngày 04/04/2018
- Ngày tàu chạy dự kiến: 05/04/2018

17
- Nơi hạ bãi và thanh lý Hải Quan: Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn mã là
02CIS01
- Cảng bốc hàng: cảng Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: cảng Thành phố Belize, Belize
- Cảng chuyển tải: Kaohsiung
- Loại hàng: thuốc lá điếu PRESIDENT.
2.1.4 Khai báo Hải Quan điện tử và truyền dữ liệu:
Nhân viên chứng từ tiến hành khai báo Hải Quan điện tử bao gồm các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống ECUSS5-VNACCS
Nhân viên chứng từ tiến hành nhập tên truy cập và mã truy cập, rồi sau đó ấn vào
nút “ Đăng nhập”.
Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp khai báo Hải Quan
Nhân viên chứng từ thao tác nghiệp vụ trên máy tính chọn doanh nghiệp xuất
khẩu và điền thông tin: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá.
Hình 2.2 Đăng ký thông tin doanh nghiệp.
( Nguồn: Hệ thống VNASSC)
Tiếp theo trên bảng điện tử sẽ hiện ra:
- Mã số doanh nghiệp: 0101216069-004
- Tên doanh nghiệp: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
- Địa chỉ: 41 Lê Quý Đôn, Phường 7, Quận 3, TPHCM
- Số điện thoại: 08.39322330
Sau đó, nhân viên chứng từ nhấn chọn nút “ Đồng ý”
Bước 3: Chọn đăng ký mới tờ khai xuất khẩu

18
Từ Menu hệ thống, nhân viên chứng từ chọn Tờ khai Hải Quan và chọn Đăng kí
mới tờ khai xuất khẩu( EDA).
Bước 4: Nhập thông tin vào tờ khai xuất khẩu cho lô hàng
2.1.4.1 Thông tin chung
Nhân viên chứng từ nhập các thông tin chung như sau:
Hình 2.3 Giao diện thông tin chung của tờ khai xuất khẩu.
( Nguồn: Hệ thống VNACCS)
- Mã loại hình:
Vì công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá là doanh nghiệp tư nhân nên chọn mã loại
hình là B11. Xuất khẩu kinh doanh, xuất khẩu của doanh nghiệp đầu tư.
- Cơ quan Hải Quan:
Nhân viên chứng từ dựa trên địa điểm lưu giữ hàng chờ thông quan được thể hiện
trên lệnh cấp container rỗng. Hàng này xuất tại cảng Cát Lái nên nhân viên chứng từ
nhập: “Chi cục Hải Quan cửa khẩu Sài Gòn Khu Vực 1”. Hệ thống tự động xác định
mã Cơ Quan Hải Quan đăng ký tờ khai là : “ 02CI”.
- Mã bộ phận xử lý tờ khai:
Vì đây là hàng xuất nên chọn mã “ 02”: Đội thủ tục Hải Quan hàng xuất.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển:
Lô hàng này được vận chuyển bằng container đường biển nên chọn “ 2”: Đường
biển( container).
-Người xuất khẩu:
Ở bước 2 nhân viên chứng từ đã chọn doanh nghiệp xuất khẩu cho nên ở phần
Người xuất khẩu có đầy đủ những thông tin về doanh nghiệp Xuất Nhập Khẩu Thuốc
Lá.

19
+ Mã số: 0101216069-004
+ Tên: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
+ Mã bưu chính: (+84) 43
+ Địa chỉ: 41 Lê Qúy Đôn, Phường 7, Quận 3, TPHCM
+ Điện thoại: 0839322330
- Người nhập khẩu:
Ở phần này nhân viên chứng từ lấy thông tin từ hợp đồng ngoại thương để điền
thông tin:
+ Tên công ty: FAITH ON LIMITED
+ Địa chỉ: 7F, Hong Kong Trade Centre, 161-167 Des Voeux Road, Central,
Hong Kong
+ Mã nước: HK- HG.KONG
- Vận đơn:
Hình 2.4 Giao diện thông tin chung vận đơn tờ khai xuất khẩu.
Trong phần khai báo vận đơn, nhân viên chứng từ lấy thông tin từ công ty uất
Nhập Khẩu Thuốc Lá, hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói để nhập các thông tin
được yêu cầu trên hệ thống theo thứ tự như sau:
+ Số vận đơn: không điền. Do đây là lô hàng xuất nên chưa có vận đơn
+ Số lượng kiện: 1.050 CS( Case- Thùng, hộp)
+ Tổng trọng lượng hàng( trọng lượng cả bì): 15.330 Kilogam

20
+ Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến: lô hàng này làm thủ tục chờ
thông quan ở Cảng Cát Lái và được lưu kho tại Tổng Công Ty Tân Cảng Sài Gòn
nên mã là 02CIS01
+ Địa điểm nhận hàng cuối cùng: Belize City mã là BZBZE
+ Địa điểm xếp hàng: Cảng Cát Lái( HCM) mã là VNCLI
+ Phương tiện vận chuyển dự kiến: ở phần này do phần đầu khai báo là đường
biển, nên hệ thống tự động hiện lên bốn số” 9999” là mặc định sẵn. Sau đó, nhân
viên chứng từ nhập thông tin vào ô tên tàu vận chuyển là ST EVER V.026A
+ Ngày hàng đi dự kiến: 05/04/2018. Thông tin này được thể hiện rõ trên lệnh
cấp contaner rỗng.
- Hóa đơn thương mại:
Hình 2.5 Giao diện thông tin chung hóa đơn thương mại tờ khai xuất khẩu.
Để nhập dữ liệu thông tin cho phần này, dựa vào hóa đơn thương mại cho lô hàng,
nhân viên chứng từ lần lượt nhập các thông tin theo thứ tự như sau:
+ Mã phân loại hình thức hóa đơn: A
+ Số hóa đơn: EXP137/2108
+ Ngày phát hành hóa đơn: 02/04/2018
+ Phương thức thanh toán: TTR- chuyển tiền bằng điện
+ Mã phân loại giá hóa đơn: A- Gía hóa đơn đơn cho hàng hóa phải trả tiền
+ Điều kiện giá hóa đơn: FOB
+ Mã đồng tiền của hóa đơn: USD
+ Tổng trị giá hóa đơn: 72,450.00

21
-Thông tin hợp đồng: dựa vào thông tin trên hợp đồng để điền những thông tin
sau:
+ Số hợp đồng: EX036/VIN-FOL/2018
+ Ngày hợp đồng: 16/01/2018
+ Ngày hết hạn: 30/04/2018
+ Phần ghi chú: Hợp đồng xuất khẩu số: EX036/VIN-FOL/2018
2.1.4.2 Thông tin container
Trên thanh danh mục chọn thông tin container
Hình 2.6 Giao diện thông tin container tờ khai xuất khẩu.
- Mã số kho: 02CIS01. Vì đây là hàng làm thủ tục lưu kho chờ thông quan tại Công
Ty Tân Cảng Sài Gòn nên mã là 02CISS01.
- Số container: EITU1510872.

22
2.1.4.3 Danh sách hàng hóa
Hình 2.7 Giao diện danh sách hàng hóa tờ khai xuất khẩu
thuốc lá điếu PRESIDENT.
( Nguồn: Hệ thống VNACCS).
Nhân viên chứng từ lấy thông tin từ hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương
mại để nhập liệu thông tin cho phần khai báo danh sách hàng hóa theo thứ tự như sau:
- Tên hàng( mô tả chi tiết): Thuốc lá điếu PRESIDENT( 20’s Full Flavor) ( 01
thùng= 500 bao; 01 bao= 20 điếu); 01CS=01BBL
- Mã HS: 24022090
- Xuất xứ: Việt Nam
- Lượng: 1.050
- Đơn vị tính: BBL- Barrel
- Đơn giá hóa đơn: 69
- Trị giá hóa đơn: 72,45
- Khi đã nhập hoàn tất các thông tin trong phần thông tin chung, danh sách hàng,
nhân viên chứng từ nhấn nút “ghi”. Trước khi khai chính thức để lấy số đăng kí tờ
khai, nhân viên chứng từ kiểm tra, đối chiếu các thông tin đã được ghi trên tờ khai Hải
Quan điện tử với các thông tin trên bộ chứng từ. Điều này đảm bảo tính chính xác cho
tờ khai cũng như tránh những sai sót có thể làm chậm quá trình xuất hàng.
Bước 5: Truyền thông tin và tiếp nhận phản hồi từ cơ quan Hải Quan
Sau khi nhân viên chứng từ khai báo tất cả thông tin cho lô hàng xuất khẩu này,
nhân viên chứng từ truyền dữ liệu, thông tin đã được nhập thông quan hệ thống.

23
Trước tiên nhân viên chứng từ nhấn vào ô “ Khai trước thông tin tờ khai (EDA)”.
Sau đó, nhân viên chứng từ nhận được sự phản hồi trực tiếp từ hệ thống Hải Quan
thông báo kết quả khai báo và số tờ khai.
Sau một thời gian, hệ thống Hải Quan thông báo kết quả lô hàng này khai hàng
luồng vàng.
- Số tờ khai là: 301824334140
- Mã phân loại kiểm tra: 2 ( luồng vàng)
Nhân viên giao nhận đóng phí Hải Quan 100.000VNĐ. Nhân viên Hải Quan kiểm
tra và kết luận bộ chứng từ phù hợp.
2.1.5 Thủ tục Hải Quan tại cảng
2.1.5.1 Nộp hồ sơ
Nhân viên chứng từ chuẩn bị các hồ sơ sau:
- Tờ khai xuất khẩu: ( 01) bản gốc và (01) bản sao.
- Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan: ( 02) bản gốc.
Sau đó nhân viên giao nhận xuất trình các chứng từ nên trên cho Hải Quan thanh
lý xuất ở Cảng Cát Lái để thanh lý.
Hải Quan thánh lý sẽ kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào ( 04) bản gốc tờ khai xuất
khẩu đã thông quan và ( 02) bản gốc danh sách container đủ điều kiện qua khu vực
giám sát Hải Quan. Sau đó, Hải Quan sẽ trả lại ( 01) bản gốc tờ khai xuất khẩu đã
thông quan và ( 01) bản gốc danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát
Hải Quan.
2.1.5.2 Vào sổ tàu hàng xuất
Nhân viên giao nhận nộp cho Hải Quan vào sổ tàu ( 01) bộ hồ sơ gồm:
- Tờ khai xuất khẩu đã thông quan: ( 01) bàn gốc và (01) bản sao
- Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan: (02) bản gốc
Sau đó, Hải Quan trả lại ( 01) bản gốc tờ khai xuất khẩu đã thông quan và ( 01)
bản gốc tờ danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan.
Sau khi vào sổ tàu hoàn tất, Hải Quan trả tờ khai ( 04) bản gốc và phiếu xác nhận
đăng ký tàu xuất ( 01) bản gốc trong đó thể hiện các thông tin sau:
+ Khách hàng: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
+ Cục Hải Quan: Thành phố Hồ Chí Minh
+ Chi cục Hải Quan: khu vực một
+ Tên tàu: ST EVER
+ Số chuyến: 026A
+ Số tờ khai: 301824334140
+ Số container: EITU1510872
+ Số seal: EMCPTA1877
+ Trọng lượng: 19- VGM
+ Cảng chuyển tải: Kaohsiung

24
Nhân viên giao nhận kiểm tra và đối chiếu các thông tin trên phiếu xác nhận đăng
ký tàu xuất với tờ khai xuất khẩu đã thông quan. Sau đó, nhân viên giao nhận ký tên
và trả lại phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất.
Kết thúc quá trình làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất tại cảng, hàng hóa
được sắp xếp lên tàu theo kế hoạch của hãng tàu.
2.1.6 Đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ
Trước khi đăng ký giấy chứng nhận xuất xứ, nhân viên chứng từ cần liên hệ với
Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá để lấy những chứng từ gốc cần thiết sau đây:
- Tờ khai xuất khẩu đã thông quan
- Vận đơn
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Phiếu đóng gói
- Bảng kê khai nguyên liệu sử dụng
2.1.6.1 Hồ sơ đăng ký C/O
- Phiếu ghi chép về hồ sơ và phiếu nộp hồ sơ tại Phòng Thương Mại và Công
Nghiệp Việt Nam chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: ( 01) bản gốc
- Đơn xin đề nghị cấp C/O mẫu B: ( 01) bản gốc
- C/O mẫu B: ( 01) bản gốc
- Tờ khai xuất khẩu đã thông quan: ( 01) bản gốc và ( 01) bản sao
- Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất: ( 01) bản gốc và ( 01) bản sao
- Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan: ( 01) bản gốc
và ( 01) bản sao
- Vận đơn: ( 01) bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ: ( 01) bản gốc và ( 03) bản sao
- Hợp đồng ngoại thương: ( 01) bản sao
- Hóa đơn thương mại: ( 01) bản gốc
- Phiếu đóng gói: ( 01) bản gốc
- Bảng kê khai nguyên liệu sử dụng: ( 01) bản gốc.
2.1.6.2 Quy trình đăng ký C/O
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký C/O cho Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt
Nam chi nhánh Hồ Chí Minh( VCCI HCM) địa chỉ ( 171 Võ Thị Sáu, Quận 3,
TP.HCM) nhân viên chứng từ đăng ký C/O qua mạng điện tử. Sau đó, nhân viên
chứng từ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nói ở trên cho nhân viên giao nhận tiến hành
nộp hồ sơ ở VCCI. Quy trình như sau:
- Nhân viên chứng từ đăng ký C/O qua website: http://covcci.vn trên Internet
Explorer. Sau đó, nhân viên chứng từ in đơn đăng ký C/O ra.
- Nhân viên giao nhận tiến hành làm thủ tục đăng ký C/O ở VCCI HCM theo các
bước sau đây:
+ Đóng dấu ORIGINAL VÀ COPY lên các bảng C/O

25
+ Nộp toàn bộ các chứng từ đã chuẩn bị và chờ cán bộ Hải Quan kiểm tra
chứng từ
+ Nhận lại tờ khai và phiếu nộp nhận hồ sơ ở VCCI HCM
+ Nhận C/O ở VCCI HCM.
- Làm thủ tục nhận C/O, nhân viên giao nhận tiến hành thực hiện các bước sau:
+ Nhân viên giao nhận nộp “ Phiếu nộp nhận hồ sơ ở VCCI HCM” và chờ cán
bộ Hải Quan kiểm tra
+ Cán bộ trả lại chứng từ cho nhân viên giao nhận, gồm:
 Đơn đề nghị cấp C/O có đóng dấu VCCI gồm: ( 01) bản gốc C/O có
đóng dấu ORIGINAL, có số C/O: 86715538; ( 02) bản sao C/O có
đóng dấu COPY, có số C/O: 86715538.
 Phiếu nộp nhận hồ sơ ở VCCI HCM
 Hóa đơn đỏ.
2.1.7 Kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh
Sau khi hàng đã được bốc lên tàu, làm giấy chứng nhận xuất xứ, nhân viên chứng
từ tiến hành kiểm tra lại bộ chứng từ hoàn chỉnh.
Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói đã được kiểm tra kỹ lưỡng ỏ phần 2.1.2
kiểm tra bộ chứng từ.
2.1.7.1 Kiểm tra vận đơn
Vận đơn đường biển của lô hàng thuốc lá điếu PRESIDENT được đại lý hãng tàu
cấp gồm những thông tin sau đây:
- Hãng tàu: EVERGREEN LINE
- Người gửi hàng: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
- Người nhận hàng: Baba’s International Ltd.,
- Người được thông báo hàng đến: Baba’s International Ltd.,
- Cảng bốc hàng: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Nơi nhận hàng: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Thành phố Belize, Belize
- Nơi giao hàng: Thành phố Belize
- Số container/ số seal: EITU1510872/ EMCPTA1877
- Số loại container: 40HC
- Tên hàng: PRESIDENT
+ Số lượng hàng: 1050 CAS
+ Bằng chữ: một nghìn không trăm năm mươi thùng
+ Mô tả hàng hóa: thuốc lá điếu PRESIDENT( 20’s Full Flavor)
+ Mã HS: 24022090
- Trọng lượng cả bì: 15,330.00 kilogam
- Điều kiện vận chuyển hàng: FCL/FCL, O/O
- Số vận đơn gốc: ( 03) bản

26
- Nơi và ngày phát hành vận đơn: Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam ngày
05/04/2018
- Tỷ giá: 1USD= 22.820VNĐ
- Phí vận chuyển trả lại: điểm đến
- Hàng đã được bốc lên tàu ST EVER V.026A tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt
Nam vào ngày 05/04/2018
2.1.7.2 Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ:
Giấy chứng nhận xuất xứ của lô hàng thuốc lá điếu PRESIDENT được Phòng
Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh chứng
nhận gồm những thông tin sau:
- Số giấy chứng nhận: 86715538
- Giấy chứng nhận xuất xứ mẫu B
- Nơi đi của hàng hóa: Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
- Nơi đến của hàng hóa: Baba’s International Ltd.,
- Phương tiện vận chuyển và lộ trình:
+ Bằng đường biển: ST EVER V.026A
+ Số B/L: EGLV235800297321
+ Nơi đi: Cảng tại TP.HCM, Việt Nam
+ Nơi đến: Thành phố Belize, Belize
- Mô tả hàng hóa: thuốc lá điếu PRESIDENT( 20’s Full Flavor)
- Trọng lượng/ số lượng: 1.050 thùng
- Số và ngày hóa đơn: EXP137/2018 ngày 02/04/2018
- Chứng nhận: được cấp bởi Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam chi
nhánh Thành phố Hồ Chí Minh ngày 10/04/2018.
- Lời tuyên bố nhà xuất khẩu: Tất cả các hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam và
tuân thủ các yêu cầu xuất xứ theo quy định đối voiwshangf xuất khẩu sang Belize.
TP.HCM ngày 10/04/2018.
2.1.8 Quyết toán phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ với khách hàng
Sau khi kiểm tra hoàn chỉnh bộ chứng từ, nhân viên kế toán công ty Quang Hà
tiến hành tính toán các khoản chi phí để quyết toán với khách hàng, các chi phí gồm:
- Phí làm dịch vụ Hải Quan:
+ Thủ tục Hải Quan: 2.000.000 VNĐ
+ Chứng nhận xuất xứ: 200.000 VNĐ
- Phí vận chuyển: 900.000 VNĐ
- Các chi phí khác: 200.000 VNĐ
Tổng cộng: 3.300.000 VNĐ

27
Tiếp theo công ty Quang Hà tiến hành gởi hóa đơn phí dịch vụ và các chứng từ
cần thiết để thanh toán cho công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá.
Công ty Quang Hà chuẩn bị các giấy tờ sau để trả lại cho khách hàng:
- Tờ khai xuất khẩu đã thông quan: ( 01) bản gốc
- Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan:( 01) bản gốc
- Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất: ( 01) bản gốc
- Hóa đơn đỏ các phí dịch vụ:( 01) bản sao
Sau khi đã gởi chứng từ cho Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá, công ty Quang
Hà nhận lại biên bản bàn giao có đóng dấu từ phía Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc
Lá
Khi thanh toán các phí dịch vụ, Công Ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá lưu lại bộ
chứng từ gồm:
- Hóa đơn thương mại: ( 01) bản sao
- Hợp đồng ngoại thương: ( 01) bản sao
- Phiếu đóng gói: ( 01) bản sao
- Vận đơn đường biển: ( 01) bản sao
- Giấy chứng nhận xuất xứ: ( 01) bản sao
- Tờ khai xuất khẩu đã thông quan: ( 01) bản sao
- Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải Quan: ( 01) bản sao
- Phiếu xác nhận đăng ký tàu xuất: ( 01) bản sao
- Hóa đơn đỏ các phí dịch vụ:( 01) bản gốc
Trước khi làm thủ tục Hải Quan, nhân viên giao nhận đã ứng trước một số tiền để
làm các thủ tục. Sau khi thực hiện lô hàng này, nhân viên giao nhận làm “ giấy quyết
toán” với bộ phận kế toán.
Như vậy, quy trình xuất khẩu hàng thuốc lá điếu PRESIDENT bằng container(
LCL) đường biển của công ty Quang Hà làm dịch vụ cho công ty Xuất Nhập Khẩu
Thuốc Lá đã hoàn tất.
2.2 Nhận xét quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container( LCL)
đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Quang Hà
2.2.1 Ưu điểm
- Quy trình thực hiện giao nhận hàng nhập khẩu có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ
phận phòng ban liên quan tạo nên sự chuyên môn hóa, thời gian làm việc phân bổ
đồng đều và đảm bảo hiệu suất làm việc được tốt nhất.
- Các nhân viên giao nhận của công ty TNHH Quang Hà đều có nghiệp vụ chuyên
môn, kinh nghiệm nhiều năm nên công việc thực hiện suôn sẻ, hạn chế sai sót và
nhanh chóng xử lý những tình huống bất ngờ phát sinh. Hàng hóa luôn được giao cho
khách hàng đúng hẹn, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.
- Mối quan hệ giữa hãng tàu và công ty TNHH Quang Hà luôn tốt đẹp do nhu cầu
của công việc thường xuyên liên lạc để cập nhật giá các tuyến đường vận chuyển,
việc lấy lệnh cũng như các việc khác luôn được hoàn thành đúng hạn.
- Nguồn khách hàng chủ yếu là đối tác quen nên quy trình có thể giảm bớt một số
bước không cần thiết, giúp làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận.

28
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động nên việc nắm bắt các thông tin cần thiết từ
khách hàng, hải quan, ngân hàng,… nhanh chóng, kịp thời áp dụng các quy định mới
từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có liên quan trong hoạt động giao nhận hàng
xuất khẩu và kịp thời sửa chữa, điều chỉnh các sai sót trong suốt quá trình giao nhận.
2.2.2 Nhược điểm
2.2.2.1 Đối với giai đoạn ký kết hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Hợp đồng dịch vụ giao nhận được ký kết giữa công ty Xuất Nhập Khẩu Thuốc Lá
và công ty Faith On Limited được tiến hành dựa trên những điều khoản được nêu rõ
trong hợp đồng ủa công ty. Do khoảng cách hạn chế về mặt địa lí nên hai bên công ty
đã không thể gặp trực tiếp nhau để ký kết hợp đồng sau mỗi lô hàng.
2.2.2.2 Đối với giai đoạn nhận và kiểm tra bộ chứng từ, nhận Booking
từ đại lý hãng tàu
- Phần mô tả hàng hóa của vận đơn không cụ thể. Nhưng phiếu đóng gói, hóa
đơn thương mại và hợp đồng có phần mô tả hang hóa giống nhau nên được coi là hợp
lệ.
- Đại lý hãng tàu nước người bán yêu cầu lệnh cấp container rỗng phải giao cho
phía công ty giao nhận Vinataba. Nên nhân viên giao nhận của công ty Quang Hà
nhận lệnh cấp container rỗng phải thông qua phía công ty Vinataba. Qúa trình này
làm mất khá nhiều thời gian.
2.2.2.3 Đối với giai đoạn làm thủ tục Hải Quan
- Trong quá trình làm thủ tục Hải Quan, các nhân viên giao nhận thường gặp một
số khó khăn khi có một số chứng từ sai lệch thông tin với nhau. Có trường hợp thiếu
chứng tù hoặc con dấu. Làm quá trình giao nhận tốn nhiều thời gian, phát sinh các chi
phí không đáng có.
- Một số nhân viên mới vào làm công ty chưa quen với phần mềm khai báo Hải
Quan điện tử nên nhập sai thông tin và phải khai báo lại nhiều lần.
- Nhân viên chứng từ gặp khó khăn trong việc tra mã HS cho lô hàng
- Thủ tục Hải Quan tại cảng còn khá rườm rà, phức tạp và đòi hỏi phải chờ đợi lâu
làm ảnh hưởng đến tiến độ giao nhận hàng hóa. Nhiều cán bộ Hải Quan hạch sách
nhân viên giao nhận vì lợi ích riêng , kém nhiệt tình làm công ty mất nhiều thời gian,
tiền bạc và công sức.
2.2.2.4 Đối với giai đoạn kiểm tra bộ chứng từ hoàn chỉnh, quyết toán
phí dịch vụ và bàn giao hồ sơ với khách hàng
- Việc kiểm tra chứng từ chỉ có một nhân viên kiểm tra nên không thể kiểm tra hết
toàn bộ nội dung chứng từ một cách chi tiết.
- Khách hàng chậm thanh toán phí dịch vụ mà công ty đã ứng để chi trả trong toàn
bộ quy trình xuất khẩu hàng hóa.

29
2.3 Các vấn đề khác
Hệ thống thông tin nội bộ chưa nhất quán và hiệu quả. Vì sự phát triển ngày càng
lớn mạnh của công ty, tính phức tạp cũng như nhu cầu cung cấp kịp thời thông tin rất
quan trọng nên hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng kịp thời những nhu cầu quản
lý dẫn đến những trường hợp cung cấp thông tin không chính xác, gây nhầm lẫn và
thiệt hại cho công ty.
Bộ phận nhân sự trong công ty thường xuyển thay đổi nên khi có nhân viên mới
thì công ty gặp khó khăn trong việc đào tạo, để nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận
công việc một cách tốt nhất. Khi đến thời điểm đơn hàng nhiều, công ty rơi vào tình
trạng thiếu nhân lực, nhân viên thường xuyên phải tăng ca, ảnh hưởng hiệu quả công
việc.
Một số hệ thống mạng quản lý khi gặp trụ trặc gây khó khăn cho nhân viên Hải
Quan. Hệ thống đường truyền và hệ thống bảo mật an ninh mạng của công ty còn hạn
chế, vẫn còn tình tạng nghẽn mạng, gây cản trở việc khai báo Hải Quan và trao đổi
với khách hàng.
Các trang thiết bị vẫn chưa đủ để hỗ trợ công việc, vẫn còn tình trạng hư hỏng,
làm gián đoạn quy trình làm việc của nhân viên.
Trên đây là toàn bộ chi tiết các bước đã thực hiện trong quy trình nghiệp vụ giao
nhận hàng xuất khẩu bằng container( LCL) đường biển tại Công Ty TNHH Thương
Mại Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu Quang Hà. Bên cạnh những ưu điểm, quy trình vẫn
còn những mặt nhược điểm tồn tại cần điều chỉnh. Nội dung trong chương 3 sẽ đề cập
các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng
container( LCL) đường biển tại Công Ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Xuất Nhập
Khẩu Quang Hà ngày càng phát triển hơn.

30
CHƯƠNG 3:
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty Quang Hà.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty Quang Hà.docx

Similar to Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty Quang Hà.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng container đường biển tại Công ty Quang Hà.docx