Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
1
LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư và lư trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh
vực quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói
riêng.
Ngày nay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá
đất nước, công tác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành
khoa học - xã hội khác.
Trong những năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều
ngành, nhiều đơn vị đã giúp cho hoạt động của đơn vị, ngành mình triển khai
có kết quả các nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển. Vì vậy mà
mỗi cơ quan đơn vị cần có sự quan tâm hơn đến công tác văn thư - lưu trữ.
Công tác văn thư lưu trữ được xác định là một nhiệm vụ cơ bản, thực
hiện tốt công tác sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp
phần đáng kể vào kết quả của sự quản lý, điều hành của Học viện.
Được tham gia thực tập tại Viện Thông tin Khoa học bản thân tôi có
điều kiện liên hệ giữa những kiến thức được các thầy, các cô trang bị ở trường
áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu và những công đoạn cụ thể trong
công tác văn thư - lưu trữ.
Qua một thời gian thực tập, vận dụng lý luận đã học kết hợp với thực
tiễn hoạt động của Học viện và trong công tác văn thư lưu trữ, được sự giúp
đỡ của ban lãnh đạo Học viện, Văn phòng và Viện Thông tin khoa học, nhất
là các anh chị làm trực tiếp đã giúp đỡ tôi hoàn thành đợt thực tập và bản báo
cáo tốt nghiệp Ngành lưu trữ học - Quản trị văn phòng.
Nội dung của bản báo cáo gồm các phần:
Phần I: Lý luận chung: 66 trang
Phần II: Kết quả nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư - quản
trị văn phòng và công tác lưu trữ
Phần III: Nhận xét, kiến nghị về công tác văn thư - quản trị văn phòng
và công tác lưu trữ của Học viện
Phần IV: Những đúc rút và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn
của bản thân qua thực hành nghiệp vụ về văn thư - lưu trữ.
Phần V: Phần phụ lục

2
Chương một
PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM
II.1. Khái niệm về Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và phân loại
tài liệu
1. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính
trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác thuộc nhà nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quản lý không phụ thuộc vào thời gian
sản sinh, phương pháp và kỹ thuật làm ra.
Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
(gọi tắt là Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam) được chính thức thành lập ngày
26 tháng 12 năm 1981 theo Quyết định số 168 - HĐBT của Hội đồng Bộ
trưởng.
Theo quyết định này, thì thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
bao gồm "bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính của các văn kiện;
tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế bản vẽ, bản đồ, công trình
nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế, luận án tốt nghiệp...), tài liệu
chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự...), bản thảo, bản
nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản và dương bản các bộ phim,
các bức ảnh, mình-crô-phim, tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa, sổ công tác, nhật
ký, hồi ký, tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu
gọi, sách báo nội bộ và tài liệu khác... hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam;
các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của tập thể, gia đình, cá nhân điển

3
hình, tiêu biểu về các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản
lý(1)
.
Theo quy định, tài liệu của Đảng Cộng sản Việt Nam sẽ được lập thành
phông riêng - Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và đặt dưới sự quản lý
của cơ quan lưu trữ Đảng.
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được giao cho Cục Lưu trữ Nhà
nước quản lý. Việc thành lập Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là một biện
pháp quan trọng để thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công
tác lưu trữ, pháp chế hoá quyền quản lý của Nhà nước đối với toàn bộ tài liệu
lưu trữ.
2. Khái niệm về phân loại tài liệu
Hiểu theo nghĩa chung nhất, phân loại tài liệu là căn cứ vào các đặc
trưng (tức những điểm giống nhau) của tài liệu để phân chia chúng thành các
nhóm, nhằm tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Ở nước ta, tài liệu lưu trữ đã trở thành sở hữu toàn dân, do Nhà nước
quản lý thống nhất, nên việc phân loại tài liệu được thực hiện đối với toàn bộ
tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Công tác phân loại này gồm ba giai
đoạn:
- Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam nói chung để xác
định mạng lưới các kho lưu trữ.
- Phân loại tài liệu trong phạm vi các kho lưu trữ theo phông lưu trữ.
- Phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ.
Nhiệm vụ chủ yếu của quá trình phân loại này là làm cho tài liệu Phông
lưu trữ Quốc gia nói chung, tài liệu của từng phông lưu trữ nói riêng được tổ
chức khoa học, phản ánh đúng đắn tiến trình lịch sử của dân tộc cũng như
hoạt động và tổ chức của bộ máy nhà nước, các tổ chức xã hội, và những sự
1 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ. Sách đã dẫn tr. 114, 115.

4
kiện, hiện tượng lịch sử khác thuộc các thời kỳ và giai đoạn lịch sử của đất
nước. Nhờ vậy mà thoả mãn được các yêu cầu về nghiên cứu và sử dụng tài
liệu, đồng thời bảo quản được thuận tiện và an toàn.
Tuy nhiên cần phải hiểu rằng, để có thể tìm kiếm thông tin chứa đựng
trong tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được nhanh chóng và thuận lợi, thì sau
khi phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, còn phải tiến hành phân loại
thông tin tài liệu. Phân loại tài liệu và phân loại thông tin tài liệu là hai mặt
của một quá trình phân loại. Giữa chúng có liên quan chặt chẽ với nhau. Chỉ
trên cơ sở tài liệu đã được phân loại khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để
phân loại các thông tin của chúng. Nhưng phân loại tài liệu và phân loại thông
tin tài liệu là hai khái niệm riêng biệt có đối tượng khác nhau(2)
.
Ngày nay, không những trong lưu trữ học, mà nhiều khoa học khác, kể
cả khoa học tự nhiên và khoa học xã hội, đều cần thiết phải phân loại một
cách khoa học các đối tượng nghiên cứu trực tiếp, như trong sinh vật học thì
phân loại các giống loài sinh vật, trong bảo tàng học thì phân loại các hiện vật
gốc, trong thư viện học, phân loại tài liệu có vai trò quan trọng hàng đầu trong
việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia.
Phân loại tài liệu quản lý chặt chẽ với nhiều nghiệp vụ lưu trữ khác,
như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu. Trên cơ sở tài
liệu được phân loại khoa học, việc xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu...
sẽ có thể tiến hành một cách thuận lợi. Ngược lại, nếu như công tác xác định
giá trị tài liệu và bổ sung tài liệu... đã được làm tốt sẽ tạo điều kiện để phân
loại tài liệu được khoa học.
Xét về thực chất, phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam là
phân loại một nguồn sử dụng hết sức phong phú và đa dạng, phản ánh tiến
trình lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc, là phân loại một bộ phận tri
2 Về phân loại thông tin tài liệu xem chương này.

5
thức quan trọng về xã hội và tự nhiên mà nhân dân ta trải bao thế hệ đã tích
luỹ được. Do đó, phân loại càng khoa học thì càng có điều kiện để phát huy
tác dụng của nguồn tài liệu này đối với các mặt của đời sống xã hội.
Để phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia được khoa học, trước hết
cần phải tuântheo những nguyên tắc phương pháp luận của lưu trữ học và vận
dụng các phương pháp và nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin như các cặp
phạm trù cái chung và cái riêng, nội dung và hình thức, hiện tượng và bản
chất, các phương pháp lô-gích và lịch sử, phân tích và tổng hợp, diễn dịch và
quy nạp...
II.2. Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác
định mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước
1. Khái niệm về kho lưu trữ
Kho lưu trữ là một cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản, tổ chức khoa
học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa
học về lưu trữ học, văn kiện học và các lĩnh vực có liên quan khác. Ở nước ta
hiện nay, chưa hình thành mạng lưới các kho lưu trữ hoàn chỉnh, nhưng một
số kho lưu trữ có chức năng gần giống như một viện lưu trữ trung ương Hà
Nội và kho lưu trữ trung ương thành phố Hồ Chí Minh(3)
, kho lưu trữ Đà
Nẵng.
Các kho lưu trữ nhà nước là những cơ sở để nhà nước thực hiện quyền
sở hữu toàn dân đối với tài liệu lưu trữ. Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt
Nam nói chung phải được đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ này. Điều 5
của Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định:
"Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ
nhà nước.
3 Nên quan niệm các kho lưu trữ này như những trung tâm lưu trữ hoặc viện
lưu trữ Nhà nước.

6
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước
phân cấp cho cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên
ngành tập trung bảo quản"(4)
. Có thể nói, chừng nào mạng lưới các kho lưu trữ
từ trung ương đến địa phương chưa được thành lập thì Nhà nước chưa có đầy
đủ những điều kiện cần thiết, để quản lý thống nhất và tổ chức sử dụng được
tốt tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Việc xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần phải xét đến nhiều yếu tố,
những yếu tố cơ bản nhất là phải dựa trên cơ sở phân loại khoa học tài liệu
Phông lưu trữ Quốc gia. Do vậy, xác định mạng lưới các kho lưu trữ tức là
quá trình nghiên cứu để phân chia "tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
thành các nhóm rồi căn cứ vào đó mà tổ chức hệ thống các kho lưu trữ. Mỗi
nhóm tài liệu ở đây tương ứng với một kho lưu trữ.
- Các giai đoạn phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
2. Các đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
để xác định mạng lưới các kho lưu trữ
Khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ cần căn cứ vào các đặc trưng
sau đây:
a. Đặc trưng thời kỳ lịch sử
Theo quan điểm của chủ nghĩa Mác - Lênin, thời kỳ lịch sử tức là
quãng thời gian được đánh dấu bằng bước ngoặt lịch sử của một quốc gia,
một dân tộc hoặc của thế giới; thường tương ứng với một hình thái kinh tế -
xã hội. Nhưng xét trong phạm vi từng quốc gia thì việc phân chia thời kỳ lịch
sử phải căn cứ vào tiến trình lịch sử của mỗi nước. Đây là một vấn đề khá
phức tạp, đặc biệt đối với việc xác định các mốc thời gian.
Nhìn chung trong xã hội, sự chuyển biến từ hình thái kinh tế - xã hội
này sang hình thái kinh tế - xã hội khác thường được thể hiện bằng đấu tranh
4 Báo Nhân dân, số 10400 ngày 14-12-1982, trang 1.

7
giai cấp lật đổ bộ máy nhà nước của giai cấp thống trị cũ và thành lập bộ máy
nhà nước của giai cấp thống trị mới. Bởi vậy, đó cũng là thời điểm chấm dứt
sự hoạt động của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế - xã hội cũ
và thời điểm khởi đầu của hệ thống cơ quan nhà nước của hình thái kinh tế -
xã hội mới. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của hệ thống cơ
quan của mỗi hình thái kinh tế - xã hội là một bức tranh toàn cảnh về xã hội
của thời kỳ lịch sử đó. Nghiên cứu chúng trong mối liên hệ về nhiều mặt sẽ
rút ra được những kết luận chính xác đầy đủ về bản chất và quy luật phát triển
của xã hội cũng như của từng cơ quan, từng ngành, từng địa phương tồn tại
trong thời kỳ lịch sử đó. Chính vì vậy, thời kỳ lịch sử là một đặc trưng quan
trọng được vận dụng khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
để xác định mạng lưới các kho lưu trữ. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải
trường hợp nào cũng có thể vận dụng đặc trưng này; bởi thế thực tế lịch sử
thường diễn ra phức tạp, mốc phân kỳ lịch sử có trường hợp chỉ mang tính
ước lệ, nên ranh giới tài liệu của hai thời kỳ lịch sử cũng không thể nào phân
đại được. Chẳng hạn ở nước ta, các nhà sử học đều thống nhất lấy năm 1858 -
năm thực dân Pháp nổ súng tiến công xâm lược Việt Nam là mốc phân kỳ lịch
sử trung đại và lịch sử cận đại, tức mốc phân kỳ giữa xã hội phong kiến và xã
hội thuộc địa nửa phong kiến. Nhưng trong thực tế, tài liệu Phông lưu trữ
Quốc gia Việt Nam không thể phân chia theo mốc đó. Vì rằng, sau tiếng súng
tấn công của thực dân Pháp vào cửa biển Đà Nẵng, bộ máy nhà nước phong
kiến truyền Nguyễn vẫn tồn tại. Từ năm 1883 trở đi, nghĩa là sau khi triều
đình Huế ký hàng ước Hác Măng, tuy quyền hạn bị thu hẹp nhiều, nhưng mãi
đến tháng 8 năm 1945, ngai vàng của tên vua cuối cùng mới bị quần chúng
cách mạng lật đổ. Như vậy, tài liệu phản ánh chế độ phong kiến Việt Nam, có
sự liên tục cho đến Cách mạng tháng Tám năm 1945, nghĩa là xuyên suốt cả
thời kỳ cận đại. Thực tế lịch sử đó đã không cho phép chúng ta phân chia rạch
ròi lt của thời kỳ lịch sử trung cổ với thời kỳ lịch sử cận đại Việt Nam. Có thể

8
khẳng định, ở nước ta không có cơ sở để hình thành các kho lưu trữ nhà nước
bảo quản tài liệu của mỗi thời kỳ lịch sử nói trên.
Khi vận dụng đặc trưng của thời kỳ lịch sử đẻ xác định mạng lưới các
kho lưu trữ, cần chú ý đặc biệt đến tài liệu của thời kỳ lịch sử hiện đại. Lịch
sử Việt Nam bước vào thời kỳ hiện đại bằng cuộc Cách mạng tháng Tám năm
1945. Đây là cuộc cách mạng có ý nghĩa vạch thời đại, là ranh giới để phân
kỳ lịch sử cận đại và hiện đại Việt Nam. Trải qua hơn bốn mươi năm tồn tại,
các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp từ Trung ương đến cơ sở của chế độ xã hội
mới đã hình thành nên khối lượng tài liệu rất lớn, phản ánh sự nghiệp đấu
tranh giải phóng dân tộc, sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ
quốc của nhân dân Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng. Khối tài liệu này
chiếm tỉ lệ lớn nhất trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và đang không
ngừng tăng lên theo bề dày lịch sử. Đây cũng là khối tài liệu được sử dụng
nhiều nhất để phục vụ cho các yêu cầu của thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Vì
vậy, khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam để xác định mạng
lưới các kho lưu trữ, cần chú ý nghiên cứu vận dụng đặc trưng này đối với tài
liệu của thời kỳ lịch sử sau Cách mạng tháng Tám 1945. Trên cơ sở đặc trưng
thời kỳ lịch sử, có thể thành lập các kho lưu trữ tài liệu thuộc thời kỳ dân chủ
nhân dân và xã hội chủ nghĩa.
Ngoài ra, khi vận dụng đặc trưng thời kỳ lịch sử để tổ chức màng lưới
các kho lưu trữ, cần phải chú ý tới một đặc điểm của lịch sử nước ta là sau
Cách mạng tháng Tám năm 1945, nhân dân Việt Nam đã phải tiến hành hai
cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 - 1954) và đế quốc Mỹ xâm
lược (1954 - 1975). Trong các giai đoạn lịch sử này, trên một bộ phận của đất
nước bị địch chiếm đóng đã tồn tại một số cơ quan của đế quốc Pháp, Mỹ và
chính quyền tay sai của chúng. Tài liệu của những cơ quan này là một bộ
phận của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối tài liệu này cần được phân

9
loại riêng và xác định rõ nên đưa vào bảo quản trong những kho lưu trữ nhà
nước nào.
b. Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu
Tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được chia ra làm hai giai
loại: tài liệu có ý nghĩa toàn quốc và tài liệu có ý nghĩa địa phương. Cơ sở để
phân loại tài liệu theo hai ý nghĩa trên đây là nội dung tài liệu và chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan đã hình thành ra chúng. Đối với những cơ quan có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn bao quát cả quốc gia thì tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của chúng sẽ có ý nghĩa toàn quốc. Còn những cơ
quan mà nhiệm vụ và quyền hạn chỉ giới hạn trong từng đơn vị hành chính
nhất định thì nói chung, tài liệu của các cơ quan đó chỉ mang ý nghĩa địa
phương.
Khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc bao gồm tài liệu của các cơ quan nhà
nước và các đoàn thể xã hội trung ương như Hội đồng Nhà nước, Hội đồng
Bộ trưởng, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, các cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ
trưởng các cơ quan, xí nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng Công đoàn, Trung ương
Hội liên hiệp phụ nữ v.v...
Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn gồm cả tài liệu hình thành trong quá
trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, văn hoá, khoa học kỹ
thuật... nổi tiếng mà phạm vi ảnh hưởng của họ có tính chất rộng rãi, vượt
khỏi giới hạn của một địa phương. Ví dụ, tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, và các đồng chí lãnh đạo chủ
chốt của Đảng và Nhà nước, của các anh hùng lao động xã hội chủ nghĩa, các
nhà văn, nhà thơ lỗi lạc...
Trong thực tế, có những nhóm tài liệu tuy nội dung phản ánh các sự
kiện xảy ra ở địa phương và liên quan nhiều đến địa phương đó, nhưng bản
thân các sự kiện này lại có ý nghĩa to lớn, vượt ra ngoài phạm vi một địa
phương thì những tài liệu đó thuộc khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc. Ví dụ:

10
các tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tĩnh năm 1930-1931, về cuộc khởi
nghĩa Yên Thế của Hoàng Hoa Thám cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, v.v...
Ngoài ra, tài liệu có ý nghĩa toàn quốc còn có thể gồm cả tài liệu của
một số cơ quan mang tính chất khu vực, nhưng nội dung của chúng lại có ý
nghĩa lớn cần được sử dụng cho yêu cầu nghiên cứu về nhiều mặt trong phạm
vi toàn quốc. Chẳng hạn, tài liệu của Nha kinh lược Bắc Kỳ, địa bạ của các
tỉnh...
Trong Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, tài liệu mang ý nghĩa địa
phương rất đa dạng, bao gồm tài liệu của các cơ quan, đoàn thể cấp kỳ, liên
khu, khu (thuộc đơn vị hành chính cũ), các cơ quan, đoàn thể tỉnh, thành phố
và đặc khu trực thuộc trung ương, các cơ quan, đoàn thể cấp huyện, quận, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh, các cơ quan, đồng thể xã, thị trấn... Như vậy, tài
liệu mang ý nghĩa địa phương có mức độ rộng hẹp khác nhau, phụ thuộc vào
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hình thành tài liệu.
Thuộc khối tài liệu mang ý nghĩa địa phương còn gồm có tài liệu hình
thành trong quá trình sống và hoạt động của các nhà hoạt động chính trị, xã
hội và các lĩnh vực khác, nếu những tài liệu đó có ý nghĩa đối với địa phương.
Ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phương của tài liệu cũng là một trong
những đặc trưng phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng
lưới các kho lưu trữ. Vận dụng đặc trưng này, sẽ hình thành nên các kho lưu
trữ trung ương tập trung bảo quản khối tài liệu có ý nghĩa toàn quốc, và các
kho lưu trữ tỉnh, thành phố... bảo quản tài liệu có ý nghĩa địa phương.
c. Đặc trưng lãnh thổ hành chính
Lãnh thổ hành chính hay đơn vị hành chính là đơn vị thành lập chính
quyền địa phương các cấp để thực hiện việc nhà nước quản lý theo lãnh thổ.
Lãnh thổ hành chính mang tính chất giai cấp, chúng có thể bị xoá bỏ, mở rộng
hay thu hẹp tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước trong từng thời kỳ và
từng lịch sử. Chẳng hạn, trong giai đoạn kháng chiến chống thực dân Pháp

11
xâm lược (1945 - 1954), do Nhà nước Trung ương không có điều kiện quản lý
trực tiếp đến cấp tỉnh, để đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ kháng chiến và
quản lý xã hội có hiệu quả cao, chính quyền địa phương được tổ chức thành
các cấp khu (hoặc liên khu) - tỉnh - huyện - xã. Nhưng từ sau Hiệp nghị Giơ-
ne-vơ năm 1954, trên lãnh thổ miền Bắc, trong hoàn cảnh hoà bình, Nhà nước
trung ương đã có đủ điều kiện để quản lý và chỉ đạo trực tiếp đến cấp tỉnh,
nên các đơn vị hành chính cấp khu đã lần lượt giải thể. Đồng thời, để đáp ứng
tốt nhất yêu cầu về xây dựng chủ nghĩa xã hội và bảo vệ Tổ quốc, không ít
đơn vị hành chính tỉnh, huyện, xã cũng đã trải qua nhiều đổi thay. Sau khi
miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước được thống nhất, trước yêu cầu
mới của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, nhà nước ta đã thay đổi cơ bản
về đơn vị hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn trước đây, đặc biệt là đối với
đơn vị hành chính cấp tỉnh. Hiện nay, hệ thống tổ chức đơn vị hành chính ở
nước ta như sau: tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương, huyện, thị
xã, thành phố trực thuộc tỉnh, xã, thị trấn trực thuộc huyện. Ở các thành phố
có quận, dưới quận là phường (nội thành). Ở ngoại thành có huyện (thành phố
trực thuộc trung ương) dưới huyện là xã.
Trong các đơn vị hành chính nói trên, tỉnh, thành phố và đặc khu trực
thuộc trung ương là những đơn vị hành chính có diện quản lý rộng, do đó có
một hệ thống các cơ quan hiện đại hoá và cơ quan chuyên môn hoàn chỉnh.
Các cơ quan này hàng năm hình thường một khối lượng tài liệu không nhỏ,
phản ánh toàn diện tình hình chính trị, kinh tế, văn hoá và các mặt khác của
tỉnh, thành phố hoặc đặc khu.
Huyện cũng là một đơn vị hành chính có một cơ cấu tổ chức hoàn
chỉnh, bao gồm hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân huyện, các phòng, ban,
công ty... Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn
vị cấp huyện cũng có giá trị về nhiều mặt.

12
Tài liệu của hệ thống các cơ quan cấp tỉnh cũng như cấp huyện và xã có
mối liên hệ lịch sử rất chặt chẽ và mang ý nghĩa địa phương. Việc tổ chức sử
dụng các khối tài liệu này trước hết nhằm phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và
phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật cùng các nhu cầu khác của mỗi
tỉnh, thành phố, đặc khu và huyện. Do đó, trong phân loại tài liệu Phông lưu
trữ Quốc gia để xác định mạng lưới các kho lưu trữ, thì đặc trưng lãnh thổ
hành chính là một đặc trưng quan trọng cần được vận dụng. Trên cơ sở vận
dụng đặc trưng này có thể hình thành nên các kho lưu trữ tỉnh, thành phố, đặc
khu và kho lưu trữ huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
Hiện nay nhà nước chưa có quy định cụ thể về thành lập các kho lưu
trữ tỉnh huyện, nhưng các kho lưu trữ do Phòng lưu trữ uỷ ban nhân dân tỉnh
trực tiếp qo được hình thành theo thông tư số 222 LT/TT ngày 5 tháng 11
năm 1984 của Cục Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức Phòng lưu trữ thuộc uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố,
đặc khu trực thuộc trung ương sẽ là mầm mống của các kho lưu trữ tỉnh,
thành phố và đặc khu sau này.
Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia theo dặc trưng lãnh thổ
hành chính cần phải chú ý tới một đặc điểm là tổ chức hành chính ở nước ta
trong thời gian qua thường hay thay đổi, phổ biến nhất là giải thể cấp khu,
tách và sáp nhập các tỉnh, huyện, xã. Trong những trường hợp như vậy,
thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của hàng loạt cơ quan trong đơn vị
hành chính cũ. Tài liệu văn bản các cơ quan đã giải thể này sẽ được đưa vào
bảo quản ở kho lưu trữ thuộc đơn vị hành chính mới mà khối lt này có liên
quan chặt chẽ nhất.
Tài liệu của các cơ quan khu, liên khu đã giải thể cũng là những khối
tài liệu mang ý nghĩa địa phương, chúng liên quan đến một số tỉnh nhất định.
Để sử dụng được thuận tiện và có hiệu quả khối tài liệu đó, nên đưa vào bảo
quản ở kho lưu trữ của tỉnh mà trước đây các cơ quan khu, liên khu đóng trụ

13
sở hoặc ở kho lưu trữ của tỉnh khác trong khu, liên khu nếu xét thấy thuận lợi
hơn đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng chúng.
d. Đặc trưng ngành hoạt động
Ngành hoạt động là những lĩnh vực hoạt động của nhà nước và xã hội
như kinh tế, văn hoá, quốc phòng, nội vụ, ngoại giao... Tuy nhiên, trong lưu
trữ học, khái niệm về ngành hoạt động cần được quan niệm và vận dụng một
cách linh hoạt. Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để tổ chức mạng
lưới các kho lưu trữ, cũng cần phải xét đến đặc trưng này của tài liệu. Vạnd
đặc trưng ngành hoạt động sẽ hình thành nên các kho lưu trữ tập trung bảo
quản tài liệu của hệ thống các cơ quan thuộc một ngành nhất định. Tài liệu
của kho lưu trữ tổ chức theo ngành hoạt động sẽ phản ánh một cách đầy đủ và
có hệ thống về hoạt động của ngành đó. Loại hình kho lưu trữ này được thành
lập đối với những ngành hoạt động mà tài liệu hình thành, nếu tổ chức theo
ngành thì sử dụng được toàn diện và có hiệu quả cao hơn. Chẳng hạn, ở nước
ta hiện nay đã bước đầu hình thành một kho lưu trữ theo ngành hoạt động như
Kho lưu trữ tài liệu Ngoại giao (Bộ Ngoại giao), Kho lưu trữ tài liệu Quân đội
(Bộ Quốc phòng), Kho lưu trữ tài liệu Công an, (Bộ Nội vụ). Đây là những kho
lưu trữ chuyên ngành do cơ quan chủ quản của các ngành đó trực tiếp quản lý,
nhưng đặt dưới sự chỉ đạo của Cục Lưu trữ Nhà nước về mặt nghiệp vụ.
e. Đặc trưng kỹ thuật và phương pháp chế tác tài liệu
Trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, bên cạnh tài liệu
hành chính là loại hình tài liệu có khối lượng lớn nhất và phổ biến nhất trong
các cơ quan, đoàn thể, còn có tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh, phim
điện ảnh và tài liệu ghi âm. Các loại hình tài liệu này cũng chiếm một khối
lượng đáng kể và ngày càng tăng về khối lượng, phong phú về nội dung theo
đà phát triển của khoa học kỹ thuật. Chúng được làm ra bằng kỹ thuật và
phương pháp riêng, phản ánh các sự kiện, hiện tượng xã hội và tự nhiên bằng
những hình thức khác với tài liệu thành văn. Do đặc điểm này, việc bảo quản

14
và sử dụng chúng đòi hỏi phải có những điều kiện và máy móc, thiết bị thích
hợp. Bởi vậy, có thể căn cứ vào đặc trưng kỹ thuật và phương pháp làm ra tài
liệu mà tách các loại hình tài liệu này khỏi tài liệu hành chính để lập các kho
lưu trữ riêng. Ví dụ: kho lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm,
kho lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.
Năm đặc trưng phân loại trên đây thể hiện những đặc điểm cơ bản của
tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam khi xét chúng trong mối liên hệ
nhiều mặt. Để tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ được hợp lý, cần phải vận
dụng tổng hợp nhiều đặc trưng. Chẳng hạn, các kho lưu trữ tỉnh được hình
thành trên cơ sở vận dụng ít nhất hai đặc trưng: đặc trưng ý nghĩa trung ương
và ý nghĩa địa phương của tài liệu về đặc trưng lãnh thổ hành chính.
3. Một số yếu tố khác cần xem xét khi xác định mạng lưới các kho
lưu trữ
Khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia để xác định mạng lưới
các kho lưu trữ, ngoài việc vận dụng các đặc trưng đã nêu trên, còn cần phải
xét đến một số yếu tố sau đây:
a. Khối lượng tài liệu
Kho lưu trữ hiểu đúng bản chất của nó, là một cơ quan độc lập có tổ
chức bộ máy hoàn chỉnh. Đối tượng chủ yếu của cán bộ, nhân viên công tác
trong kho lưu trữ là tài liệu. Do vậy, tài liệu bảo quản trongmột kho lưu trữ
phải đạttới một khối lượng nhất định tương xứng với tổ chức và nhiệm vụ của
nó, nhằm phát huy hết năng lực của cán bộ, nhân viên. Nếu khối lượng tài liệu
ít, trước hết sẽ gây nên tình trạng lãng phí về nhân lực. Mặt khác, khi thành
lập một kho lưu trữ, tất yếu phải xây dựng nhà chứa tài liệu, phòng đọc, nhà
làm việc của cán bộ, phải trang bị các thiết bị máy móc về bảo quản, phục
chế, sao chụp tài liệu... Nếu khối lượng tài liệu ít sẽ không tương xứng với
vốn đầu tư xây dựng và mua sắm trang thiết bị, gây nên lãng phí về tiền của
và vật tư của Nhà nước. Vì vậy, yếu tố khối lượng tài liệu được xem như là

15
một điều kiện cần được cân nhắc kỹ khi xác định mạng lưới các kho lưu trữ.
Ví dụ: kho lưu trữ trung ương Hà Nội hiện nay có hai khối tài liệu (phân kho)
- khối tài liệu trước Cách mạng tháng Tám (thời kỳ phong kiến và thời kỳ cận
đại) và khối tài liệu sau Cách mạng tháng Tám (thời kỳ hiện đại). Đấy là
những khối tài liệu của các thời kỳ lịch sử khác nhau. Vậy có nên tách khối tài
liệu trước Cách mạng tháng Tám để thành lập kho lưu trữ lịch sử hay không.
Để quyết định vấn đề này, thì một trong những yếu tố cần được xem xét kỹ là
khối lượng tài liệu của hai thời kỳ lịch sử này có tương xứng với một kho lưu
trữ hay không. Đối với tài liệu ghi âm là một loại hình tài liệu đặc biệt, theo lý
thuyết có thể lập kho lưu trữ riêng để thuận tiện cho bảo quản và tổ chức sử
dụng chúng. Nhưng ở nước ta, loại hình tài liệu này có khối lượng không lớn
và chỉ hình thành ở một số cơ quan nhất định. Bởi vậy mà hiện tại chưa có cơ
sở thực tế để lập kho lưu trữ tài liệu ghi âm riêng, mà có thể cùng bảo quản
chung với tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh và tài liệu khi âm.
Đương nhiên khi xem xét yếu tố về khối lượng tài liệu, không thể chỉ
căn cứ vào khối lượng tài liệu đã thu thập được, mà phải tính đến khối lượng
tài liệu trước mắt hoặc trong tương lai không xa sẽ được bổ sung vào.
b. Điều kiện sử dụng tài liệu
Tuỳ theo thành phần và nội dung tài liệu được bảo quản trong kho, mỗi
kho lưu trữ có những đối tượng phục vụ nhất định. Nhưng nhìn chung, các
kho lưu trữ có đối tượng phục vụ khá rộng rãi, đó là cán bộ quản lý Nhà nước,
các nhà chuyên môn trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật...,
nghiên cứu sinh, học sinh đại học và cả những công dân Việt Nam bình
thường cũng có thể đến các kho lưu trữ để tìm đọc hoặc xin sao chụp những
văn bản, giấy tờ cần thiết cho bản thân họ. Nhiệm vụ của các kho lưu trữ là
đảm bảo thoả mãn đến mức cao nhất yêu cầu về sử dụng tài liệu của các đối
tượng nói trên. Để làm tốt nhiệm vụ này, đòi hỏi mỗi một kho lưu trữ phải
làm tốt về nhiều mặt như tài liệu trong kho phải được bổ sung đầy đủ, phải

16
xây dựng được hệ thống công cụ tra cứu học hoàn chỉnh, phải chủ động phục
vụ người nghiên cứu v.v... Nhưng một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh
hưởng tốt xấu đến việc sử dụng tài liệu là điều kiện sử dụng tài liệu có thuận
lợi hay không. Chẳng hạn tài liệu được đưa vào bảo quản ở kho lưu trữ gần
nơi có nhiều cơ quan và cán bộ nghiên cứu, sử dụng chúng nhiều nhất hay
không, nếu kho lưu trữ xa nơi có yêu cầu sử dụng nhiều nhất thì phương tiện
giao thông có thuận lợi hay không... Yếu tố này cần được tính toán kỹ khi xác
định mạng lưới các kho lưu trữ.
Khi vận dụng bất cứ đặc trưng nào để xác định mạng lưới các kho lưu
trữ thì yếu tố điều kiện sử dụng tài liệu cũng cần được chú ý đúng mức. Ví dụ,
khi phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia theo đặc trưng ý nghĩa địa
phương của tài liệu và đặc trưng lãnh thổ hành chính để xác định các kho lưu
trữ, chúng ta tất yếu phải chọn một trong hai phương án sau đây:
Phương án thứ nhất là thành lập kho lưu trữ Trung ương do Trung ương
quản lý, kho lưu trữ Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh
do Học viện quản lý, kho lưu trữ cho toàn tỉnh, trong đó tập trung bảo quản tài
liệu của cơ quan cấp tỉnh và cấp huyện.
Phương án thứ hai là thành lập Kho lưu trữ tỉnh để bảo quản tài liệu của
các cơ quan cấp tỉnh và các kho lưu trữ huyện (thị xã,thành phố trực thuộc
tỉnh) bảo quản tài liệu của các cơ quan cấp huyện.
Để có thể lựa chọn được một phương án tối ưu trong hai phương án
trên, cần phải xem xét đến nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố điều kiện sử dụng
tài liệu.
III. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRONG CÁC KHO LƯU TRỮ THEO PHÔNG
LƯU TRỮ
1. Khái niệm về phông lưu trữ

17
Trong phạm vi từng kho lưu trữ, công tác tổ chức khoa học tài liệu bắt
đầu từ việc phân chia tài liệu theo các phông lưu trữ (còn gọi là phần phông
lưu trữ).
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, kế hoạch, lịch sử và các ý
nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.
Phông lưu trữ được hình thành trên cơ sở Phông văn kiện (5)
bao gồm
những tài liệu có giá trị lựa chọn từ phông văn kiện. Phông lưu trữ là đơn vị
phân loại và đơn vị thống kê của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Phân loại
tài liệu theo phông lưu trữ là vấn đề có ý nghĩa cơ bản đối với việc tổ chức
khoa học tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nó dảmb cho tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân không bị phân
tán, xé lẻ, giữ được mối liên hệ lịch sử, phản ánh hoạt động của cơ quan hoặc
cá nhân đó được đầy đủ nhất. Do đó, có thể thoả mãn được các yêu cầu về
nghiên cứu và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy tài liệu của một phông lưu trữ
cần đưa vào bảo quản và thống kê trong cùng một kho lưu trữ, chứ không
được xé lẻ và bảo quản phân tán ở hai hay nhiều kho khác nhau. Trong phân
loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia, không phân tán tài liệu của phông lưu trữ
là một yêu cầu có tính nguyên tắc. Yêu cầu này đã được một số nhà lưu trữ
học tư sản Tây Âu đề ra từ nửa đầu của thế kỷ 19 và từ cuối thế kỷ 19 trở đi
được áp dụng rộng rãi trong nhiều nước tư bản chủ nghĩa, thay thế cho việc
phân loại tài liệu theo đề mục (nguyên tắc phân loại theo lô-gich hình thức)
làm phá vỡ mối liên hệ lịch sử của những khối tài liệu có cùng nguồn gốc
hình thành tài liệu.
5 Phông văn kiện là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ tài liệu văn kiện hình
thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan hoặc cá nhân.

18
Ngày nay, do tính chất phong phú và đa dạng của tài liệu, được đưa vào
bảo quản trong các kho lưu trữ, nên phông lưu trữ ngoài khái niệm hẹp như đã
nêu trên, còn được giải thích với nghĩa rộng hơn:
Phông lưu trữ là khối tài liệu riêng biệt có mối liên hệ lịch sử và (hoặc)
lô-gich được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Với khái
niệm rộng này, cho phép các phòng, kho lưu trữ tổ chức những khối tài liệu
mà giữa chúng không có sự liên hệ chặt chẽ về quá trình giải quyết văn thư,
nhưng lại có những điểm giống nhau khác, như cùng loại tác giả, cùng loại cơ
quan, hình thành trong cùng thời gian... Các sưu tập tài liệu lưu trữ là một
dạng phông lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng của nó.
2. Các loại phông lưu trữ
a. Phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị khoa học, lịch sử và các ý nghĩa
khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Tên cơ quan
hình thành ra khối tài liệu này được dùng để đặt tên phông. Ví dụ: phông lưu
trữ Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, phông lưu trữ cơ quan Bộ Nội
thương. Những cơ quan đó được gọi là đơn vị hình thành phông. Đây là dạng
phông lưu trữ chủ yếu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ cơ quan được thành lập khi có đầy đủ các điều kiện dưới
đây:
- Đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức
phải đảm bảo 4 yếu tố sau:
Một là, có văn bản pháp quy về thành lập cơ quan, quy định cụ thể về
chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn của cơ quan đó. Văn bản này thường do
cơ quan cấp trên ban hành dưới hình thức nghị định, quyết định.

19
Hai là, có tổ chức biên chế riêng. Nghĩa là cơ quan đó được quyền
tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công nhân viên theo ý của cấp trên.
Ba là, có ngân sách độc lập. Tức là có thể độc lập giao dịch, thanh
quyết toán với các cơ quan tài chính, ngân hàng.
Bốn là, có văn thư riêng và sử dụng con dấu riêng.
Trong bốn yếu tố trên, thì yếu tố thứ nhất là cơ sở pháp lý cho sự ra đời
và tồn tại độc lập của một cơ quan. Các yếu tố thứ hai và thứ ba nhằm tạo
điều kiện cho cơ quan đó thực hiện chức, nhiệm vụ của mình được thuận lợi.
Còn yếu tố thứ tư bảo đảm cho cơ quan đó được tự nhân danh mình để giao
dịch với các cơ quan khác. Có nghĩa là được quyền ban hành văn bản và quản
lý các văn bản hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Bốn yếu tố trên có liên quan chặt chẽ với nhau, biểu hiện tính chất độc
lập về tổ chức và hoạt động của một cơ quan. Khi xác định một cơ quan hoạt
động độc lập, cần phải xem xét một cách tổng hợp, chứ không thể tách rời
từng yếu tố. Tuy vậy, trong thực tế, có thể có một số cơ quan vì điều kiện nào
đó mà chưa được giao quản lý ngân sách và tổ chức biên chế riêng, nhưng có
văn bản pháp quy về thành lập các cơ quan, được tự nhân danh mình mà quan
hệ với các cơ quan khác, có văn thư và con dấu riêng. Trong trường hợp này,
nếu xét về thực chất đó là một cơ quan hoạt động độc lập thì tài liệu của nó
cũng có thể lập phông riêng.
Nên hiểu rằng cơ quan độc lập cũng có thể là những đơn vị tổ chức
trong một cơ quan lớn. Ví dụ: Bộ Thương mại trong đó có Công ty nhập khẩu
thiết bị kỹ thuật đều có đủ 4 yếu tố của một cơ quan độc lập. Do vậy trong
một cơ quan lớn, có thể hình thành nhiều phông lưu trữ.
- Tài liệu của cơ quan đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành phần
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

20
Khi xác định một cơ quan hoạt động độc lập để lập phông lưu trữ, phải
xem xét tài liệu của cơ quan đó cần đưa vào thành phần Phông lưu trữ Quốc
gia hay không, nghĩa là chúng có ý nghĩa khoa học, lịch sử hay không. Nếu
không thì việc thành một phông lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan đó trở nên không cần thiết.
- Tài liệu phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Cơ sở vật chất
để cấu thành phông lưu trữ là tài liệu và phải là khối tài liệu hoàn chỉnh của
tương đối hoàn chỉnh thì mới phản ánh được đầy đủ quá trình hoạt động của
cơ quan hình thành phông. Do đó, đối với những cơ quan hoạt động độc lập
mà tài liệu bị mất mát nhiều, chỉ còn lại những tài liệu tản mạn, không còn giữ
được mối liên hệ lịch sử, thì khối tài liệu đó không thể gọi là phông lưu trữ
(tuy nhiên vẫn phải đưa vào nhà nước bảo quản).
Tóm lại phông lưu trữ cơ quan được hình thành đối với những cơ quan
hoạt động độc lập, tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh và có giá trị,
cần bổ sung cho thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Xác định giới hạn phông lưu trữ
Xác định giới hạn phông lưu trữ tức là xác định thành phần tài liệu của
một phông lưu trữ cụ thể. Trong quá trình phân loại tài liệu theo phông lưu
trữ, vấn đề này có ý nghĩa rất quan trọng. Bởi nếu thành phần tài liệu của mỗi
phông lưu trữ không được xác định đúng đắn, sẽ làm cho tài liệu của phông
đó bị phân tán, lẫn lộn với tài liệu của các phông lưu trữ khác. Xác định giới
hạn phông liên quan chặt chẽ với việc nghiên cứu quá trình lịch sử về tổ chức
và hoạt động của đơn vị hình thành phông.
Khi xác định giới hạn phông lưu trữ, trước hết phải căn cứ vào thời
gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nói chung,
thời gian bắt đàu hoạt động của một cơ quan đồng thời cũng là thời gian bắt
đầu hình thành tài liệu của phông lưu trữ cơ quan đó, khi cơ quan chấm dứt
hoạt động thì đó cũng là giới hạn thời gian kết thúc của nó. Sự bắt đầu và kết

21
thúc hoạt động của một cơ quan thường được thể hiện bằng văn bản pháp quy
như nghị định, quyết định về thành lập và giải thể cơ quan đó.
Để xác định giới hạn thời gian của phông lưu trữ cần phải nghiên cứu
những ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị hình thành phông. Các yếu tố đó
là:
Sự thay đổi về chế độ chính trị
Trong trường hợp này các cơ quan thuộc bộ máy nhà nước cũ sẽ bị xoá
bỏ, nhà nước của chế độ mới ra đời, làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới, tạo
nên một hệ thống đơn vị hình thành phông mới. Ở nước ta, đó là cuộc Cách
mạng tháng Tám năm 1945, đã đập tan bộ máy nhà nước của chế độ thuộc địa
nửa phong kiến, thành lập nhà nước mới của nước Việt Nam dân chủ cộng
hoà gồm hệ thống cơ quan từ trung ương đến cơ sở. Ngày 19 tháng 8 năm
1945 - ngày cách mạng giành được thắng lợi ở thủ đô Hà Nội được xem là
ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ cũ nói chung. Tuy
nhiên, do khởi nghĩa giành chính quyền của các tỉnh, thành phố không cùng
thắng lợi trong một ngày, nên ngày kết thúc hoạt động của các cơ quan địa
phương thuộc chế độ cũ có thể không đồng nhất. Cần phải căn cứ vào tình
hình thực tế của từng nơi mà xác định. Còn thời gian bắt đầu hoạt động của
các cơ quan nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hoà thì tính theo ngày tháng
của các văn bản pháp quy về sự thành lập những cơ quan đó.
Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan. Trong thực tế có
những trường hợp sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan đã làm
thay đổi ý nghĩa và vị trí của cơ quan đó trong hệ thống chung của bộ máy
nhà nước. Trong trường hợp này sẽ hình thành phông lưu trữ mới. Ví dụ, năm
1960, Tổng cục Địa chất được thành lập để thay thế Cục Địa chất thuộc Bộ
Công nghiệp. Tổng cục Địa chất ngoài việc kế tục chức năng, nhiệm vụ của
Cục Địa chất, còn có nhiệm vụ giúp Hội đồng Chính phủ nghiên cứu ban
hành các chính sách, chế độ, thể lệ, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật về nghiên

22
cứu và thăm dò tài nguyên khoáng sản, khảo sát địa chất công trình, địa chất
thuỷ văn, kiểm tra việc khai thác khoáng sản, tổ chức nghiên cứu khoa học về
địa chất... nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế và văn hoá của đất nước(6)
.
Do chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được mở rộng nên Tổng cục Địa
chất trở thành cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, có vị trí cao hơn trong
hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước so với Cục Địa chất trước đó. Bởi vậy, đã
dẫn đến việc hình thành phông lưu trữ mới - phông lưu trữ Tổng cục Địa chất.
Do thay đổi địa giới hành chính mà giải thể các cơ quan thuộc lãnh thổ
hành chính cũ, thành lập các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Ví dụ:
năm 1976, theo quyết định của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, hai tỉnh Nam Hà,
Ninh Bình sáp nhập làm một, lấy tên là tỉnh Hà Nam Ninh. Do sự thay đổi
này, đã kết thúc các phông lưu trữ uỷ ban nhân dân Nam Hà và Uỷ ban nhân
dân Ninh Bình, đồng thời hình thành nên Phông Lưu trữ Uỷ ban nhân dân
Ninh Bình.
Cũng có những trường hợp, tuy địa giới hành chính và hoạt động của
cơ quan có những biến động, nhưng không làm ảnh hưởng đến giới hạn của
phông lưu trữ. Đó là những trường sau đây:
- Phạm vi hoạt động của cơ quan được mở rộng nhưng chức năng,
nhiệm vụ vẫn như cũ. Ví dụ: Trong kỳ họp thứ hai, ngày 15-1-1977, Quốc hội
khoá VI đã ra nghị quyết phê chuẩn việc sáp nhập huyện Côn đảo vào tỉnh
Hậu Giang. Như vậy, so với trước đó, phạm vi hoạt động của Uỷ ban nhân
dân tỉnh Hậu Giang đã được mở rộng hơn. Nhưng do chức năng, nhiệm vụ
không thay đổi, nên phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân Hậu Giang vẫn giữ
nguyên như cũ.
6 Xem Nghị định 159 CP ngày 9-10-1961 của Hội đồng Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng cục Địa chất, Công
báo năm 1961, tr. 669.

23
- Hoạt động của cơ quan bị gián đoạn, nhưng chức năng nhiệm vụ chủ
yếu không thay đổi. Ví dụ: ngày 25-5-1946, Nha thống kê được thành lập
theo Quyết định số 102 BKT của Bộ Quốc dân kinh tế, nhưng nó chỉ hoạt
động trong một thời gian ngắn thì giải thể. Nên năm 1948, Nha này lại được
lập lại với chức năng, nhiệm vụ như cũ. Trong trường hợp này, phông lưu trữ
Nha Thống kê vẫn là một phông lưu trữ liên tục.
Việc xác định giới hạn phông lưu trữ là nội dung chủ yếu trong phân
phông lưu trữ ở các kho lưu trữ. Đối với những đơn vị hình thành phông chưa
kết thúc hoạt động, thì công việc này sẽ diễn ra trong cả quá trình dài, đến khi
đơn vị hình thành phông ngừng hoạt động và tài liệu của nó được giao nộp
đầy đủ vào kho lưu trữ thì mới chấm dứt.
b. Phông lưu trữ cá nhân
Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ vật liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của một nhân vật riêng hiện được đưa vào bảo quản trong
một kho lưu trữ nhất định. Phông lưu trữ cá nhân thường được thành lập đối
với những nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá,
khoa học kỹ thuật... mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động
của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác. Ví dụ: tài
liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Hồ Chủ tịch sẽ được lập
thành Phông lưu trữ Hồ Chí Minh.
Cùng dạng với phông lưu trữ cá nhân còn có phông lưu trữ gia đình và
phông lưu trữ dòng họ (phông lưu trữ có nguồn gốc cá nhân).
Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của các thành viên trong cùng một gia đình. Phông lưu trữ
này được thành lập đối với những gia đình có nhiều nhân vật xuất sắc mà tài
liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của họ có ý nghĩa về nhiều
mặt.

24
Phông lưu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình
sống và hoạt động của nhiều nhân vật tiêu biểu trong cùng một dòng họ.
Hiện nay, tuy nhà nước chưa có những quy định cụ thể về việc thành
lập phông lưu trữ cá nhân, nhưng tài liệu hình thành trong quá trình sống và
hoạt động của một số nhà hoạt động chính trị, xã hội, khoa học kỹ thuật nổi
tiếng đã bước đầu được các cơ quan lưu trữ chú ý thu thập và chỉnh lý.
Khác với phông lưu trữ cơ quan, không có một yếu tố nào dùng để xác
định giới hạn thời gian đã nêu ở trên lại có thể ảnh hưởng đến giới thời gian
của phông lưu trữ cá nhân. Ở đây, tài liệu có thể kéo dài từ thời kỳ lịch sử này
sang thời kỳ lịch sử khác, tuỳ thuộc vào quá trình sống và hoạt động của
người hình thành phông. Bởi vậy, xác định giới hạn thời gian phông lưu trữ cá
nhân chủ yếu là xác định giới hạn thời gian sống và hoạt động của cá nhân ấy.
Trong thành phần phông lưu trữ cá nhân, còn gồm có cả những tài liệu
nói về người hình thành phông sau khi người đó đã qua đời như các hồi ký,
bài viết, bản nhạc, v.v... gặp trường hợp này, thì giới hạn thời gian của phông
lưu trữ cá nhân được mở rộng.
c. Phông lưu trữ liên hợp
Phông lưu trữ liên hợp là khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của hai hoặc nhiều cơ quan mà giữa chúng có mối liên hệ lịch sử và
(hoặc) lô-gic được đưa vào bảo quản ở một kho lưu trữ nhất định. Mối liên hệ
giữa các cơ quan đó được hình thành có thể do cùng chức năng, cùng cơ quan
chủ quản, cùng địa bàn hoạt động, hoặc cùng kế thừa một nhiệm vụ nào đó...
Việc tập hợp tài liệu của nhiều phông lưu trữ đơn lẻ thành phông lưu trữ liên
hợp sẽ có tác dụng loại bỏ những tài liệu có nội dung trùng lặp thông tin,
giảm nhẹ khối lượng công tác chỉnh lý, thống kê tài liệu, đơn giản hệ thống
công cụ tra cứu khoa học. Tuy nhiên, việc lập phông lưu trữ liên hợp thường
chỉ thực hiện đối với những đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động có
khối lượng tài liệu không lớn hoặc thiếu hoàn chỉnh do tài liệu bị phân tán

25
hoặc bảo quản không tốt. Chỉ trong trường hợp như vậy, việc liên hợp các
phông mới đạt được các mục đích đã nêu trên. Nhưng trong điều kiện thực tế
hiện nay vẫn xảy ra phông lưu trữ liên hợp mà phòng vẫn đang hoạt động
bình thường.
Cơ sở để lập phông lưu trữ liên hợp là các phông lưu trữ. Vì vậy điều
kiện quan trọng hàng đầu để tổ chức đúng đắn phông lưu trữ liên hợp là phân
loại chính xác tài liệu các phông lưu trữ. Mặt khác, cần phải tuân theo những
đặc trưng chủ yếu trong phân loại tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia. Chẳng hạn,
không được liên hợp các phông lưu trữ của các thời kỳ lịch sử khác nhau hoặc
phông lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc với phông lưu trữ chỉ có ý nghĩa địa
phương. Phông lưu trữ liên hợp thường được xây dựng dựa theo các đặc trưng
ngành hoạt động, chức năng, cơ quan chủ quản, địa dư, thời gian...
Đặc trưng hoạt động dùng làm căn cứ để liên kết tài liệu của các đơn vị
hình thành phông cùng một lĩnh vực hoạt động.
Đặc trưng chức năng dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu các đơn vị cơ
sở thành phông có chức năng giống nhau. Trên thực tế, đặc trưng ngành hoạt
động và đặc trưng chức năng không có sự khác biệt lớn.
Đặc trưng cơ quan chủ quản là cơ sở để liên hợp phông của cơ quan
chủ quản với phông của các cơ quan trực thuộc.
Đặc trưng địa dư được dùng làm cơ sở để liên kết tài liệu của các đơn
vị hình thành phông hoạt động trong cùng một lãnh thổ hành chính.
Đặc trưng thời gian được dùng làm cơ sở liên kết tài liệu của các đơn vị
hình thành phông tồn tại trong cùng một thời gian.
Các đặc trưng nói trên có liên quan chặt chẽ với nhau, trong đó các đặc
trưng ngành hoạt động, chức năng cơ quan chủ quản là những đặc trưng chủ
yếu.
Việc lập phông lưu trữ liên hiệp tốt nhất nên có dự kiến trước khi tài
liệu của các phông được chỉnh lý khoa học kỹ thuật và làm công cụ tra cứu

26
khoa học. Đối với các phông đã được tổ chức khoa học và làm hệ thống công
cụ tra cứu, thì việc lập phông lưu trữ liên hợp cần được nghiên cứu và xem
xét cẩn thận. Bởi vì, trong trường hợp này, hệ thống ký hiệu tra tìm cũ sẽ thay
đổi, có thể gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu của các phòng. Khi lập
phòng lưu trữ liên hợp, cần phải tiến hành một số công tác nghiên cứu khoa
học, như nghiên cứu lịch sử của các đơn vị hình thành phông dự định liên kết
thành phông lưu trữ liên hợp, xác định mối quan hệ giữa các đơn vị hình
thành phông, tìm hiểu thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu của từng
phông... Dựa vào kết quả nghiên cứu này để luận chứng nguyên nhân và sự
cần thiết phải thành lập phông lưu trữ liên hợp, đồng thời xác định các đặc
trưng cần vận dụng để liên hợp các phông lưu trữ đó.
d. Sưu tập tài liệu lưu trữ
Trong các phòng, kho lưu trữ, đôi khi gặp những tài liệu có giá trị về
nhiều mặt, nhưng không đủ điều kiện lập phông lưu trữ riêng, do khối lượng
ít, nội dung không hoàn chỉnh hoặc bị phân tán, xé lẻ. Trong trường hợp này,
có thể tổ chức thành các sưu tập tài liệu lưu trữ.
Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính
trị, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác hình thành trong quá trình hoạt
động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, được kết lại với nhau theo những đặc
trưng nhất định như vấn đề, tên gọi, tác giả, thời gian, địa dư.
Ví dụ: sưu tập tài liệu về phong trào Xô-viết Nghệ Tính (năm 1930 -
1931): Sưu tập tài liệu về văn thơ yêu nước trước Cách mạng tháng Tám năm
1945.
Điểm khác nhau cơ bản giữa sưu tạp tài liệu lưu trữ và phông lưu trữ là
ở chỗ tài liệu của các sưu tập là sự tập hợp những tài liệu tản mạn hình thành
trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá nhân, chứ không phải là
khối tài liệu hoàn chỉnh của một cơ quan hoặc cá nhân. Do đó, mối liên hệ

27
giữa các tài liệu trong sưu tập chủ yếu là liên hệ lô-gich chứ không phải là
liên hệ lịch sử.
Việc lựa chọn đặc trưng để thành lập sưu tập tài liệu lưu trữ, thường
phụ thuộc vào đặc điểm của tài liệu và mục đích thành lập sưu tập đó. Nói
chung, phải kết hợp mấy đặc trưng với nhau. Ví dụ: Kho lưu trữ trung ương
Hà Nội có thể sưu tầm và lập thành các sưu tập tài liệu lưu trữ phản ánh
phong trào đấu tranh của giai cấp công nhân Việt Nam từ ngày thành lập
Đảng (1930) đến Cách mạng tháng Tám (năm 1945), như sưu tập tài liệu lưu
trữ về phong trào phụ thuộc của công nhân Hà Nội, thành phố Hải Phòng,
thành phố Nam Định... Các sưu tập này được lập theo đặc trưng vấn đề kết
hợp với địa dư, nhằm mục đích nghiên cứu phong trào đấu tranh của công
nhân từng thành phố riêng biệt. Nếu muốn nghiên cứu phong trào đấu tranh
của công nhân theo ngành nghề thì có thể thành lập các sưu tập như: sưu tập
tài liệu lưu trữ về phong trào đấu tranh của công nhân Hoả xa, sưu tập tài liệu
về phong trào đấu tranh của công nhân Mỏ, v.v...
Khi thành lập các sưu tập tài liệu lưu trữ, cần phải nghiên cứu một cách
tỉ mỉ đối với từng trường hợp cụ thể. Làm như vậy mới có thể tổ chức hợp lý
những tài liệu lưu trữ đó.
Các sưu tập tài liệu lưu trữ cũng được xem là đơn vị phân loại và đơn
vị thống kê trong các kho lưu trữ.
IV. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU TRONG CÁC PHÔNG LƯU TRỮ CỤ THỂ
1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
a. Mục đích, ý nghĩa của phân loại tài liệu phông lưu trữ
Phân loại tài liệu phông lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài
liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các
nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận
lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó.

28
Phân loại tài liệu phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức
khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Chỉ trên cơ sở tài liệu các
phông lưu trữ được phân loại một cách khoa học, mới có điều kiện thuận lợi
để tổ chức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.
Trong phân loại tài liệu phông lưu trữ, lưu trữ học tự sản đã đề ra cái
gọi là "nguyên tắc xuất xứ". Cốt lõi của nguyên tắc này là tài liệu trong phông
lưu trữ phải được sắp xếp theo trật tự sắp xếp ban đầu của chúng ở văn thư.
Nguyên tắc phân loại này có hạt nhân hợp lý của nó là lấy phông lưu trữ làm
cơ sở để phân loại, nhưng còn mang tính chất máy móc, phiến diện, bởi vì trật
tự sắp xếp ban đầu của tài liệu ở văn thư cơ quan không phải bao giờ cũng
đảm bảo chính xác. Ngược lại, lưu trữ học Mác - Lênin đã xem quá trình lịch
sử hình thành phông là cơ sở khoa học để phân loại tài liệu phông lưu trữ.
Phân loại tài liệu dựa trên cơ sở khoa học này sẽ đảm bảo cho tài liệu trong
phông phản ánh đúng đắn hoạt động và những đặc điểm về tổ chức của đơn vị
hình thành phông.
Đơn vị phân loại nhỏ nhất trong phạm vi phông lưu trữ là đơn vị bảo
quản, tức hồ sơ được lập ở văn thư cơ quan (trước khi giao nộp cho lưu trữ)
hoặc ở các phòng, kho lưu trữ.
Việc phân loại tài liệu của một phông lưu trữ chia làm hai bước. Bước
thứ nhất là phân chia các đơn vị bảo quản trong phông thành các nhóm, từ
nhóm cơ bản cho đến nhóm nhỏ nhất. Bước tiếp theo là sắp xếp trật tự các
nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất. Các bước này chủ
yếu được thực hiện trong quá trình xây dựng phương án phân loại chi tiết cho
phông lưu trữ.
Công việc chính của phân loại tài liệu phông lưu trữ khi tiến hành độc
lập (tức không phải thông qua chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu) gồm có:
nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông,

29
chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá tài liệu theo phương án
đã xây dựng.
b. Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là lịch sử về tổ chức
và hoạt động của cơ quan đã hình thành nên phông lưu trữ và lịch sử khối tài
liệu thuộc cơ quan đó.
Nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông sẽ giúp chúng ta có cơ sở để phân phông và xác định giới hạn phông
lưu trữ được đúng đắn, chọn và xây dựng được phương án phân loại hợp lý,
chi tiết chính xác cho phông đó.
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cũng rất cần thiết khi
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ khác như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài
liệu, thống kê tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học v.v... Có thể nói,
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là một công cụ tra cứu cần
thiét đối với các phông, kho lưu trữ.
Do tác dụng nhiều mặt như vậy, nên đối với bất cứ phông lưu trữ nào
cũng cần phải tiến hành nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông và dựa vào kết quả nghiên cứu mà biên soanh thành văn bản. Đối với
những cơ quan có phạm vi hoạt động tương đối rộng, liên quan đến nhiều cơ
quan, nhiều ngành hoạt động khác nhau, cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng
tài liệu lớn và nội dung phong phú thì bản lịch sử này cần được biên soạn chi
tiết. Ngược lại, đối với những cơ quan nhỏ phạm vi hoạt động hẹp, cơ cấu tổ
chức đơn giản, ít thay đổi, tài liệu không nhiều thì chỉ cần biên soạn tóm tắt,
chủ yếu là giới thiệu những điểm cơ bản nhất.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông chi tiết gồm
những nội dung chính sau đây:
Phần lịch sử đơn vị hình thành phông

30
- Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử của việc thành lập cơ quan, đơn vị
hình thành phông, là phải trình bày được một cách tổng quát những nguyên
nhân dẫn đến việc thành lập cơ quan, như nguyên nhân chính trị, kinh tế, xã
hội...
- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động (nếu đã ngừng hoạt động)
của đơn vị hình thành phông. Ngày tháng này phải được xác định chính xác
để căn cứ vào đó xác định giới hạn phông lưu trữ. Nói chung, ngày tháng này
được quy định rõ trong các văn bản về thành lập và giải thể cơ quan, nhưng
cũng có trường hợp phải căn cứ vào tình hình thực tế để xác định. Nếu ngày
tháng quy định trong văn bản không phù hợp với ngày tháng hoạt động thực
tế của cơ quan thì nên lấy ngày tháng hoạt động thực tế làm ngày tháng chính
thức.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
hình thành phông. Ở mục này, cần nêu rõ loại cơ quan (cơ quan quản lý hành
chính, cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan đào tạo...) nhiệm vụ, quyền hạn
và phạm vi hoạt động của nó. Đặc biệt, cần chú ý trình bày rõ những nhiệm
vụ và hoạt động có tính chất đột xuất của cơ quan trong quá trình tồn tại.
- Tình hình tổ chức của cơ quan trình bày rõ cơ cấu tổ chức của cơ
quan, chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, sự thay đổi về cơ cấu tổ
chức ở từng giai đoạn, nguyên nhân dẫn đến thay đổi và ảnh hưởng của việc
thay đổi đó với nhiệm vụ chính của cơ quan.
- Điều kiện, hoàn cảnh và thời gian thay đổi chức năng, nhiệm vụ, tên
gọi của cơ quan hoặc chuyển giao chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó cho
một cơ quan khác (nếu có). Những thay đổi này đều ít nhiều ảnh hưởng đến
giới hạn của phông lưu trữ. Do đó, cần được chú ý nghiên cứu.
- Chế độ công tác văn thư của cơ quan cần nêu rõ những đặc điểm về tổ
chức của công tác văn thư (phân tán, tập trung hay vừa tập trung vừa phân
tán), các quy định của cơ quan về thực hiện chế độ công tác công văn giấy tờ.

31
Trường hợp cần thiết, có thể nêu nhận xét ưu điểm và thiếu sót về tổ chức và
thực hiện các quy định đã đề ra.
- Thời gian và nguyên nhân giải thể (đối với cơ quan đã ngừng hoạt
động).
Phần lịch sử phông:
- Khối lượng tài liệu của một phông nhiều hay ít, có hoàn chỉnh hay
không sẽ là căn cứ để dự kiến mức độ phân chia các nhóm tài liệu và vạch kế
hoạch tiến hành phân loại cũng như các nghiệp vụ lưu trữ khác.
- Ngày tháng giới hạn của tài liệu trong phông
- Thời gian nhập phông vào kho lưu trữ và khái quát về lịch sử của
phông đó trước khi giao nộp vào kho lưu trữ, như đã được bảo quản ở đâu, đã
qua mấy lần thay đổi nơi bảo quản, những cơ quan nào chịu trách nhiệm thu
thập và bảo quản, tài liệu có bị hư hỏng, mất mát, thất lạc hay không, đã được
lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị chưa.
- Thành phần và nội dung to của phông: cần nêu rõ các loại tài liệu
trong phông, trong đó loại nào là chủ yếu; tài liệu chứa đựng những nội dung
gì, có phản ánh những hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông không
(có thể phân nhóm và nêu lên nội dung cơ bản của từng nhóm, phân tích một
cách khái quát ý nghĩa về các mặt của chúng). Đây là một trong những mục
quan trọng nhất của lịch sử phông, do đó cần trình bày cụ thể và chi tiết.
Đối với bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông biên soạn
tóm tắt, thì có thể lược bỏ bớt những phần không cơ bản và trình bày những
nét chung nhất. Về lịch sử đơn vị hình thành phông chỉ cần nêu rõ thời gian
và lý do thành lập, ngày tháng bắt đầu và kết thúc hoạt động, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông, cơ
cấu tổ chức và sự thay đổi của chúng trong quá trình hoạt động. Còn lịch sử
phông tóm tắt chỉ cần nêu khối lượng tài liệu có trong phông, giới hạn thời
gian của phông và nội dung chủ yếu của các nhóm tài liệu.

32
Việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được
tiến hành theo các bước sau đât:
- Thu thập các to dùng làm cơ sở để biên soạn, kể cả việc nghiên cứu
thực tế tài liệu trong phông.
- Xác định mức độ biên soạn và xây dựng đề cương.
- Tiến hành biên soạn theo đề cương.
- Sửa chữa, bổ sung và hoàn chỉnh bản lịch sử.
Các nguồn tài liệu chủ yếu được sử dụng khi nghiên cứu và biên soanh
lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông gồm có:
- Các tác phẩm kinh điển của chủ nghĩa Mác - Lênin, và các tác phẩm
chuyên bàn về lịch sử.
- Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy nhà nước và
phân chia lãnh thổ hành chính.
- Tài liệu về lịch sử và tổ chức cơ quan nhà nước.
- Văn bản quy định về thành lập, giải thể, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông.
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác của đơn vị hình
thành phông.
- Sổ sách đăng ký, chuyển giao công văn giấy tờ, các bản danh mục hồ
sơ, mục lục hồ sơ, các bản kê tài liệu càn nộp lưu, không cần nộp lưu...
- Tài liệu của các cơ quan cấp trên và cấp dưới trực thuộc có liên quan.
- Tài liệu điều tra thực tế.
- Các loại sách báo, tạp chí, bài viết có liên quan.
Những tài liệu trên đều có ý nghĩa và tầm quan trọng riêng của nó đối
với việc nghiên cứu và biên soanh lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông. Trong đó, nguồn tài liệu mà tác giả là đơn vị hình thành phông có ý
nghĩa quyết định nhất. Nguồn tài liệu này thường đảm bảo cung cấp phần lớn
thông tin cho việc biên soạn bản lịch sử.

33
Ngoài ra trong trường hợp cần thiết, có thể sử dụng tài liệu của một số
phông có liên quan.
c. Chọn và xây dựng phương án phân loại
Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào, đều cần
phải xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp
xếp tài liệu trong phòng lưu trữ đó.
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu
trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ
sắp xếp tài liệu của phông đó. Khi xây dựng phương án phân loại, việc phân
nhóm tài liệu trong phông phải tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ. Bắt
đầu bằng việc phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản dựa theo
các đặc trưng chủ yếu của tài liệu. Tiếp đó, trong từng nhóm cơ bản lại căn cứ
vào các đặc trưng của tài liệu để chia thành các nhóm lớn, nhóm nhỏ, cho đến
nhóm nhỏ nhất. Điều cần phải chú ý là các nhóm trong phương nông sản phân
loại phải bao quát được tất cả tài liệu của phông.
Các đặc trưng phân loại tài liệu trong phông lưu trữ.
Khi phân loại tài liệu trong phông lưu trữ, thường vận dụng các đặc
trưng sau đây:
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức: phân nhóm tài liệu trong phông theo đơn vị
tổ chức đã hình thành ra tài liệu đó.
- Đặc trưng thời gian: căn cứ vào thời gian hình thành tài liệu để phân
chia các nhóm.
- Đặc trưng ngành hoạt động: vận dụng đặc trưng này, tài liệu trong
phông sẽ được phân nhóm theo ngành hoạt động hoặc chức năng của đơn vị
hình thành phông.
- Đặc trưng đề mục, vấn đề: căn cứ vào nội dung tài liệu của phông để
chia chúng thành các chuyên đề, vấn đề.

34
- Đặc trưng tác giả: phân nhóm tài liệu theo cơ quan hoặc họ tên các
nhân vật là tác giả của tài liệu.
- Đặc trưng địa dư: phân nhóm tài liệu theo những đơn vị hành chính
hoặc những khu vực nhất định mà tài liệu đó phụ thuộc.
- Đặc trưng tên gọi: phân nhóm tài liệu theo từng loại đơn vị bảo quản
như hồ sơ, quyết định, kế hoạch, báo cáo, biên bản...
- Đặc trưng cơ quan giao dịch: phân nhóm tài liệu theo những cơ quan
hoặc cá nhân mà trong quá trình giao dịch với nhau đã hình thành ra những tài
liệu đó.
Các đặc trưng trên không phải đều có ý nghĩa như nhau, mà trong đó có
những đặc trưng chủ yếu và những đặc trưng thứ yếu. Đặc trưng phân loại
chủ yếu là những đặc trưng tiêu biểu cho phần lớn tài liệu của phông, thường
được vận dụng để phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản và
nhóm lớn, như đặc trưng cơ cấu tổ chức, thời gian, ngành hoạt động, đề mục,
vấn đề. Những đặc trưng chủ yếu thường chỉ áp dụng để phân nhóm tài liệu
trong phạm vi nhóm lớn đã được hình thành trên cơ sở đặc trưng phân loại
chủ yếu.
Các kiểu phương án phân loại:
Khi xây dựng phương án phân loại cho một phông lưu trữ cơ quan,
khâu đầu tiên là chọn phương án phân loại, tức là xác định các đặc trưng cần
vận dụng để phân chia tài liệu của phông thành các nhóm cơ bản và nhóm
lớn, để từ đó tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm nhỏ.
Một kiểu phương án phân loại được cấu tạo bởi hai đặc trưng chủ yếu.
Có thể chọn một trong bốn phương án sau đây:
- Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian
- Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
- Phương án hoạt động - thời gian
- Phương án thời gian - ngành hoạt động

35
Cần căn cứ vào tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của đơn vị hình thành phông, thành phần nội dung tài liệu và đặc điểm
về văn thư để lựa chọn được phương án phân loại hợp lý nhất. Phương án
phân loại đó phải đảm bảo cho tài liệu của phông trở thành một khối thống
nhất và phản ánh chính xác hoạt động lịch sử của đơn vị hình thành phông.
Các phương án phân loại nói trên được vận dụng vào thực tiễn như sau:
Phương án cơ cấu tổ chức - thời gian
Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian, tài liệu trong phông
trước hết được phân nhóm theo từng đơn vị tổ chức, sau đó tài liệu trong từng
đơn vị tổ chức lại được phân chia theo thời gian. Thời gian có thể tính theo
năm hoặc giai đoạn, thông thường tính theo năm. Ví dụ, có thể phân loại tài
liệu phông lưu trữ Liên hiệp Cung ứng vật tư khu vực 4 thuộc Bộ Vật tư theo
phương án sau đây:
I. Văn phòng
1. Năm 1980
2. Năm 1981
3. Năm 1982
II. Phòng kế hoạch
1. Năm 1980
2. Năm 1981
3. Năm 1982
III. Phòng tổ chức cán bộ
1. Năm 1980
2. Năm 1981
3. Năm 1982
..............
Phương án này phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình
thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa

36
các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị tổ chức đó thể
hiện một cách rõ nét về mặt lô-gích và lịch sử nội dung của tài liệu. Nó được
áp dụng khi phân loại các phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ
cấu tổ chức ổn định hoặc thay đổi rất ít. Thường chỉ áp dụng đối với những
đơn vị hình thành phông đã kết thúc hoạt động. Trong thực tế kiểu phương án
phân loại này rất ít được áp dụng, bởi vì rất hiếm cơ quan mà trong quá trình
hoạt động lại không có sự thay đổi về tổ chức.
Phương án thời gian - cơ cấu tổ chức
Khi áp dụng phương án phân loại này, trước hết tài liệu trong phông
được phân chia theo thời gian, sau đó mới phân theo từng đơn vị tổ chức. Có
thể lấy phương án phân loại phông lưu trữ cơ quan Bộ Nông nghiệp làm ví
dụ:
I. Năm 1960
1- Văn phòng
2- Vụ Kế hoạch
3- Vụ Tổ chức cán bộ
4- Vụ Kế toán tài vụ
II. Năm 1961
1- Văn phòng
3- Vụ Tổ chức cán bộ
............
Tài liệu phông lưu trữ phân loại theo phương án trên sẽ phản ánh lịch
sử hoạt động của đơn vị hình thành phông nói chung, từng đơn vị tổ chức của
nó nói riêng theo từng thời gian nhất định. Phương án phân loại này thường
được áp dụng đối với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có cơ
cấu tổ chức không ổn định, trong từng thời gian có thay đổi ít nhiều, nhưng
những thay đổi đó có thể theo dõi được. Đây là phương án phân loại tương

37
đối đơn giản, dễ xây dựng và phù hợp với tình hình tổ chức và hoạt động của
các cơ quan nhà nước.
Phương án ngành hoạt động - thời gian
Phân loại theo phương án này thì tài liệu của phông trước hết được
phân chia theo các mặt hoạt động của đơn vị hình thành phông (nên hiểu các
nành hoạt động hay mặt hoạt động ở đây là những hoạt động chủ yếu phản
ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan), sau đó lại phân chia theo thời gian. Ví
dụ, nếu phông lưu trữ của một cơ quan nào đó được phân loại theo phương án
ngành hoạt động thời gian thì sẽ như sau:
I. Những vấn đề chung
1. Năm 1970
2. Năm 1971
3. Năm 1972
II. Tổ chức cán bộ
1. Năm 1970
2. Năm 1971
3. Năm 1972
III. Kế hoạch
1. Năm 1970
2. Năm 1971
3. Năm 1972
IV. Lao động và tiền lương
..............
Tài liệu của một phông lưu trữ phân loại theo ngành hoạt động - thời
gian sẽ phản ánh hoạt động lịch sử của đơn vị hình thành phông theo từng mặt
hoạt động. Do vậy phương án này có khả năng tập trung thành hệ thống tài
liệu về từng mặt công tác của đơn vị hình thành phông.

38
Phương án phân loại này thường được áp dụng để phân loại tài liệu của
những đơn vị hình thành phông không có cơ cấu tổ chức hoặc các đơn vị tổ
chức thường thay đổi, chức năng, nhiệm vụ không rõ ràng, chồng chéo lẫn
nhau và đã ngừng hoạt động.
Phương án thời gian - ngành hoạt động
Khi áp dụng phương án phân loại này, thì trước hết tài liệu trong phông
sẽ được phân chia theo thời gian, sau đó mới phân theo mặt hoạt động. Ví dụ:
I. Năm 1970
1- Vấn đề chung
2- Công tác tổ chức, bảo vệ
3- Công tác kế hoạch
4- Công tác lao động tiền lương
II- Năm 1971
1- Vấn đề chung
2- Công tác tổ chức, bảo vệ
3- Công tác kế hoạch
................
Phương án thời gian - ngành hoạt động cũng áp dụng cho các phông
lưu trữ có những đặc điểm giống như khi áp dụng phương án ngành hoạt động
- thời gian chỉ khác ở chỗ đó thường là những đơn vị hình thành phông đang
hoạt động.
Các kiểu phương án phân loại theo nành hoạt động ít được vận dụng
trong thực tế, vì nó không phản ánh được tổ chức của đơn vị hình thành
phông. Mặt khác phân nhóm tài liệu ................... theo ngành hoạt động sao
cho hợp lý, phản ánh đúng đắn thực tiễn hoạt động của đơn vị hình thành
phông là vấn đề không đơn giản, dễ xảy ra tình trạng phân chia các ngành
hoạt động một cách tuỳ tiện.

39
Sau khi đã chọn được phương án phân loại, công việc tiếp theo là xây
dựng một phương án phân loại chi tiết và hoàn chỉnh cho phông lưu trữ đó.
Có nghĩa là dựa theo phương án đã chọn, chia tài liệu thành các nhóm cơ bản,
rồi từ các nhóm cơ bản đó phân chia tài liệu thành những nhóm lớn, trong mỗi
nhóm lớn lại phân thành các nhóm nhỏ, lại từ nhóm nhỏ phân thành các nhóm
nhỏ hơn cho đến nhóm nhỏ nhất. Nhóm cơ bản là nhóm được hình thành theo
đặc trưng đầu tiên, còn nhóm lớn là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ
hai của phương án đã chọn. Việc phân nhóm tài liệu trong phạm vi các nhóm
lớn này nên chi tiết đến mức độ nào là tuỳ thuộc bởi nội dung và khối lượng
tài liệu. Nói chung, phương án phân loại càng chi tiết thì càng thuận lợi cho
việc tra tìm và sử dụng tài liệu trong phông. Các nhóm nhỏ trong phương án
không nhất thiết đều phải vận dụng theo một đặc trưng giống nhau, có thể đối
với nhóm này thì áp dụng đặc trưng phân loại này, đối với nhóm khác lại sử
dụng đặc trưng phân loại khác. Vận dụng đặc trưng phân loại nào là tuỳ thuộc
vào thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu.
Trình tự xây dựng các nhóm của phương án phân loại lệ thuộc vào kiểu
phương án đã chọn. Nếu một phông lưu trữ nào đó dự định phân loại theo
phương án thời gian - cơ cấu tổ chức thì phương án phân loại đó có thể lần
lượt xây dựng cho tài liệu của từng năm một và trong từng năm lại lần lượt
xây dựng cho tài liệu từng đơn vị tổ chức. Ví dụ, áp dụng phương án phân
loại thời gian - cơ cấu tổ chức, tài liệu phông lưu trữ cơ quan Bộ Nông nghiệp
được phân nhóm như sau:
I. Năm 1960
1- Văn phòng
a) Phòng tổng hợp
- Tài liệu chỉ đạo
- Chương trình, kế hoạch công tác
- Báo cáo tổng kết công tác

40
b) Phòng hành chính:
- Tài liệu về công tác văn thư
- Tài liệu về công tác lưu trữ
- Tài liệu về pháp chế
.............
a) Phòng tổng hợp
- Tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch
- Kế hoạch tổng hợp
- Báo cáo tổng hợp thực hiện kế hoạch...
b) Phòng Kế hoạch trồng trọt và chăn nuôi
- Kế hoạch về trồng trọt
- Kế hoạch chăn nuôi
c) Phòng kế hoạch vật tư, thiết bị
- Kế hoạch nhập vật tư, thiết bị
- Kế hoạch cung ứng vật tư, thiết bị
- Kế hoạch cung ứng nhiên liệu
...............
Phương án sẽ được tiếp tục xây dựng cho đến tài liệu của năm cuối
cùng.
Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phông thường tuân theo nguyên
tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan
trọng ít đến quan trọng hơn, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử
hoặc lô-gich của tài liệu. Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan
Bộ Nông nghiệp nêu ở ví dụ trên là thể hiện của nguyên tắc sắp xếp này.
Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm tài liệu nhỏ nhất cũng phải
được sắp xếp hợp lý. Có thể theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu, của tác
giả, theo tứ tự vần chữ cái... Thứ tự vần chữ cái thường được áp dụng đối với

Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc

Similar to Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 📢📢📢 Liên hệ ZALO/TELE: 0973.287.149 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Công tác văn thư, quản trị văn phòng và công tác lưu trữ của Học viện.doc