Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Delta. Nhằm đảm bảo sự kết hợp hài hòa nguyên tắc chuyên môn hóa theo chức năng quản lý, công ty thực hiện loại hình tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong tổ chức tồn tại hai hệ thống kinh doanh dịch vụ, các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến. Các thông tin chỉ huy và thông tin phản hồi được truyền theo tuyến rất thích hợp cho hệ thống quản trị được vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Giải pháp nâng cao quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Delta.doc
1. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH GIAO
NHẬN HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI
DELTA
2. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
CHƯƠNG 2
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ
DELTA
2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Quá trình hình thành của công ty
Công ty TNHH quốc tế Delta được thành lập vào tháng 6 năm 2000 theo Luật
Doanh nghiệp năm 1999 tại Hà Nội.
Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA
Tên giao dịch: DELTA INTERNATIONAL CO.,LTD
Trụ sở chính: 13N8A, đường Nguyễn Thị Thập, Phường Nhân Chính, quận
Thanh Xuân, Hà Nội.
Mã số thuế: 0101502542-008
Điện thoại: 8444 3556 3356
Fax: info@delta.vn
Tài khoản ngân hàng: 106 2029 5605 010 – Techcombank Tân Bình.
3. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Công ty TNHH Quốc tế Delta là một trong những công ty hàng đầu hoạt động
trong lĩnh vực kho bãi, giao nhận vận tải trong nước và quốc tế
Lĩnh vực hoạt động: làm đại lý cho các doanh nghiệp logistics nước ngoài và
cung cấp dịch vụ giao nhận nội địa và quốc tế: làm đại lý vận chuyển hàng hóa
quốc tế, thủ tục hải quan, vận tải nội địa và quốc tế, kinh doanh thương mại,
kinh doanh kho bãi.
Thế mạnh của công ty là dịch vụ thủ tục hải quan:
+ Công ty đang chịu trách nhiệm về thủ tục hải quan và các thủ tục chuyên ngành
khác cho các dự án lớn như: dự án viễn thông của Hanoi Telecom, Vinaphone,
Mobiphone, Ericsson, Motorola, Hawei…
+ Là nhà ủy thác xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
như Mỹ, Tây Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…
Quá trình phát triển của công ty
Được thành lập vào tháng 6 năm 2000 tại thành phố Hà Nội. Ban đầu công ty
là nhà cung cấp dịch vụ Logistics chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực quản lý
cước hàng không tại sân bay Nội Bài.
Tháng 3/2001 thành lập văn phòng đại diện tại Hải Phòng, nơi có cảng biển lớn
nhất miền Bắc Việt Nam. Lúc này công ty gồm 16 nhân viên xử lý cước tàu
biển trong xuất nhập khẩu hàng hóa nội địa và quốc tế.
Được xếp vào top 10 đại lý hoạt động hiệu quả của hãng hàng không Việt Nam
liên tục trong các năm 2004, 2005, 2006 và sẽ tiếp tục các năm sau nữa.
Tháng 11/2002 thành lập chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, cung cấp các
dịch vụ logostics mở rộng trên toàn quốc.
Tháng 12/2006, Delta trở thành thành viên chính thức của Hiệp hội giao nhận
Kho vận Việt Nam (VIFFAS – Vietnam Freight Forwarders Associations).
Tháng 2/2007 Delta được công nhận là thành viên chính thức của Hiệp hội Vận
tải giao nhận quốc tế (FIATA – International Federation of Freight Forwarders
Associations).
4. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Trách nhiệm pháp lý chuyên môn của công ty được bảo vệ bởi công ty Bảo
hiểm Bảo Minh.
Đến nay, công ty hiện có chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và văn phòng
đại diện tại Hải Phòng, Bình Dương và Bắc Ninh với tổng số hơn 60 nhân viên.
Nhằm mục đích mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức hoạt động marketing và
cung ứng dịch vụ trên toàn quốc, công ty đang có kế hoạch thành lập văn
phòng tại Đà Nẵng.
Chi nhánh của công ty
Delta Hồ Chí Minh
21/5 Trường Sơn, phường 4, quận Tân Bình, Tp Hồ Chí Minh.
Tel: 848 6268 0406 Fax: 848 6268 0408
Email: sgn@delta.vn
Delta Hải Phòng
63 Lê Thánh Tôn, Hải Phòng.
Tel: 84 31 375 3191 Fax: 84 31 375 3192
Email: hpg@delta.vn
Delta Bình Dương
15/2 Bình Đăng, Bình Hóa, Thuận An, Bình Dương.
Tel: 84 650 3769 774 Fax: 84 650 3769 784
Email: bd@delta.vn
Delta Bắc Ninh
585 Hoàng Quốc Việt, Đập Cầu, Bắc Ninh.
Tel: 84 241 3816 770 Fax: 84 241 3816 771
Email: bn@delta.vn
Loại hình doanh nghiệp: công ty trách nhiệm hữu hạn.
5. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
2.1.1 Chức năng
- Dịch vụ khai thuê hải quan
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Thực hiện chức năng đại lý hãng tàu và hãng hàng không.
- Vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng xe tải và container.
- Nhận ủy thác hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Kinh doanh thương mại.
2.2.2 Nhiệm vụ
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng cường
duy trì đầu tư điều kiện vật chất nhằm tạo ra nền tảng phát triển vững chắc và
lâu dài cho công ty.
Đẩy mạnh chiến lược marketing để tìm kiếm khách hàng, tăng cường hợp tác
với công ty trong nước và ngoài nước để khai thác dịch vụ.
Duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo niềm tin và uy tín cho khách hàng.
Nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi với thị trường
giao nhận trong nước và ngoài nước.
Luôn quan tâm, chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan đến môi trường làm
việc của công ty.
Thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với Đảng và Nhà nước, tuân thủ các
chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối
ngoại của Nhà nước.
Thực hiện đầy đủ các cam kết trong hợp đồng giao nhận hàng hóa, hợp đồng
vận chuyển hàng hóa, hợp đồng hợp tác… với các tổ chức, các thành phần kinh
tế cả tư nhân.
Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu, Hải quan, các cảng biển, sân bay… nhằm
tranh thủ sự ưu đãi của họ nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi cho công ty trong
việc kinh doanh.
6. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
2.2.3 Quyền hạn
Được chủ động giao dịch, ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hóa và hợp đồng
giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu với các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Được tham gia hội chợ triển lãm, tìm hiểu nhu cầu thị trường, quảng bá hàng
hóa, các hoạt động dịch vụ trong và ngoài nước.
Được quyền tố tụng trước các cơ quan tố tụng trước các cơ quan pháp luật đối
với tổ chức, các cá nhân vi phạm các hợp đồng kinh tế, vi phạm lợi ích của
công ty.
Được vay vốn tại các ngân hàng trong và ngoài nước, huy động các nguồn vốn
khác ở trong và ngoài nước để đầu tư và phát triển sản xuất kinh doanh theo
chế độ pháp luật hiện hành.
2.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
2.3.1 Bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM
ĐỐC KINH
DOANH
PHÒNG KẾ
TOÁN
PHÓ GIÁM
ĐỐC ĐIỀU
HÀNH XNK
PHÒNG
XUẤT NHẬP
KHẨU
PHÒNG KINH
DOANH
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN
CHĂM SÓC
KHÁCH HÀNG
BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ
BỘ PHẬN
GIAO NHẬN
PHÒNG
MARKETING
7. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Nhằm đảm bảo sự kết hợp hài hòa nguyên tắc chuyên môn hóa theo chức năng
quản lý, công ty thực hiện loại hình tổ chức quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức
năng. Trong tổ chức tồn tại hai hệ thống kinh doanh dịch vụ, các bộ phận chức
năng không có quyền ra lệnh cho các bộ phận khác tuyến. Các thông tin chỉ huy và
thông tin phản hồi được truyền theo tuyến rất thích hợp cho hệ thống quản trị được
vận hành nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
2.3.2 Chức năng các phòng ban
Giám đốc
- Là người giữ chức vụ cao nhất trong công ty, nhân danh công ty để điều hành và
quyết định mọi công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm
trước cơ quan pháp luật về những quyết định đó.
- Vạch ra những đường lối kinh doanh, tìm kiếm xu hướng kinh doanh mới để đạt
được mức lợi nhuận cao nhất.
- Chỉ đạo, điều hành, phân công công tác cho nhân viên công ty vfa kết hợp hài
hòa công việc giữa các phòng ban, đồng thời những khoản dư liên quan đến việc
mua tài sản cố định.
- Kiểm tra và quản lý tình hình tài chính của công ty, trực tiếp đàm phán với khách
hàng và ký hợp đồng.
Phó giám đốc
- Là những người trực tiếp chỉ đạo thực hiện những hoạt động của phòng kinh
doanh và phòng điều hành xuất nhập khẩu, đồng thời kiêm trưởng phòng kinh
doanh và phòng điều hành.
- Là những người vạch ra kế hoạch, tổ chức triển khai chiến lược kinh doanh, trực
tiếp giao dịch ký hợp đồng với khách hàng. Đồng thời, còn là người cố vấn tham
gia đóng góp ý kiến về tổ chức bộ máy của công ty, bố trí nhân sự phù hợp với
năng lực chuyên môn của từng thành viên.
- Ngoài ra, phó giám đốc cũng trực tiếp làm những lô hàng đặc biệt, những lúc
nhiều hàng…
8. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Phòng kinh doanh
Bộ phận kinh doanh: là tổ chức đàm phán, ký kết các hợp đồng về dịch vụ giao
nhận – vận tải với đối tác, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và lập các
chiến lược marketing, tìm kiếm khách hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng: tư vấn cho khách hàng về nghiệp vụ xuất nhập
khẩu, trả lời mọi thắc mắc của khách hàng trước, trong và sau khi làm hàng.
Phòng xuất nhập khẩu
Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hóa. Gồm hai bộ phận:
Bộ phận chứng từ: soạn thảo hồ sơ làm thủ tục hải quan và các công văn, chứng
từ cần thiết khác để cho bộ phận xuất nhập khẩu hoàn thành tốt công việc được
giao trong thời gian ngắn nhất. Thường xuyên theo dõi, nắm bắt kịp thời những
thông tin về xuất nhập khẩu và những thay đổi của Nhà nước về thuế, hải quan
quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn…Đồng thời liên lạc với khách hàng
để tìm hiểu những thông tin cần thiết về lô hàng giúp cho bộ phận xuất nhập
khẩu hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Bộ phận giao nhận: tổ chức thực hiện các hợp đồng dich vụ giao nhận, tiếp nhận
bộ chứng từ từ khách hàng để triển khai các hoạt động khai thuê Hải quan, đăng
ký kiểm dịch, làm C/O, trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện
vận tải, giao hàng cho người nhập khẩu, trung chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi
(cảng, sân bay) đến kho cảng riêng của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài
nước, và ngược lại từ kho của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu ra cảng, sân bay
để giao hàng.
Phòng kế toán
Theo dõi và cân đối nguồn vốn, hạch toán cho bộ phận kinh doanh, quản lý các
hoạt động thu chi từ kết quả hoạt động sản xuất và cung ứng dịch vụ giao nhận
vận tải, lập bảng báo cáo tài chính của từng thời kỳ trình giám đốc.
12. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
chuyªn m«n. Nhê ®ã cã thÓ tin t-ëng r»ng DELTA sÏ cßn
tiÕn xa trong lÜnh vùc nµy ë ViÖt Nam.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA
13. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
3.1 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Delta
Quy trình giao nhận hàng hóa đối với lô hàng nhập khẩu tại công ty Delta được
thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Khách hàng liên hệ với công ty Delta để ký kết hợp đồng.
Bước 2: Bộ phận giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng.
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan.
Bước 4: Khai báo hải quan.
Bước 5: Kiểm hóa thực tế hàng hóa.
Bước 6: Nhận hàng tại cảng.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Bước 8: Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng.
Bước 1: Khách hàng liên hệ với công ty Delta để ký kết hợp đồng
Khách hàng liên hệ với phòng giao nhận – nhân viên sales, thỏa thuận về giá
cả, mặt hàng nhập khẩu…và ký hợp đồng giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Nhận xét: Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng là rất quan trọng, nó có thể ảnh
hưởng rất lớn đến doanh thu cũng như lợi nhuận của phòng giao nhận. Chính vì
thế mà tiêu chí được đặt ra cho các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách
hàng tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ
lẻ chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao.
Bước 2: Bộ phận giao nhận cử nhân viên làm việc với khách hàng
Trưởng phòng giao nhận sẽ thay mặt Ban Giám Đốc cử nhân viên giao nhận cụ
thể làm việc với khách hàng và nhận bộ chứng từ cần thiết.
Các chứng từ cần thiết để nhập khẩu hàng hóa gồm:
- Hợp đồng thương mại (Contract) hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hợp
đồng: 1 bản sao.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
- Phiếu đóng gói (Packing List – P/L): 1 bản chính và một bản sao.
14. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 1 bản chính và 1 bản sao.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản chính (nếu có).
- Giấy chứng nhận số lượng / trọng lượng (Certificate of Quanlity / Weight):
1 bản chính (nếu có).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật ( Vaterinary Certifiacate): 1 bản chính
(nếu có).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): 1 bản
chính (nếu có).
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): 1 bản chính (nếu có).
- Giấy báo hàng đến (Notice Document): 1 bản sao.
- Văn bản cho phép nhập khẩu (giấy phép nhập khẩu tự động) của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền (Bộ Công Thương) (đối với mặt hàng cấm nhập
khẩu có điều kiện): 1 bản chính (dùng để đối chiếu) và 1 bản sao.
- Giấy chứng nhận đăng ký mã số Đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu: 1 bản
sao.
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp: 2 bản chính.
Lưu ý: các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh
doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu
chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ khai hải quan.
Sau khi nhận đầy đủ bản chính hoặc bản fax chứng từ của khách hàng, nhân viên
giao nhận tiến hành lập tờ khai Hải quan nhập khẩu dựa vào các thông tin trên bộ
chứng từ.
Những điểm cần lưu ý khi lập tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ký hiệu HQ/2002-NK và Phụ lục tờ khai nhập
khẩu ký hiệu PLTK/2002-NK. Bộ tờ khai gồm 2 bản chính: Bản lưu Hải quan và
Bản lưu người khai Hải quan.
15. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu được in chữ đen trên 2 mặt khổ giấy A4, nền
màu xanh lá cây nhạt, có in chữ “NK” màu xanh đậm chìm.
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai hàng hóa nhập khẩu được sử
dụng cho các loại hình nhập khẩu: kinh doanh (bao gồm cả đại lý mua bán với
nước ngoài), đầu tư, gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, các hình
thức viện trợ.
Kết cấu của tờ khai hàng hóa nhập khẩu
a. Mặt trước của tờ khai:
- Phần tiêu đề của tờ khai: dành cho hải quan nơi làm thủ tục ghi tên cơ quan hải
quan, ghi số tờ khai, họ tên cán bộ đăng ký tờ khai.
- Phần A – phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế, bao gồm tiêu
thức từ 1 – 29.
b. Mặt sau của tờ khai:
- Phần B – phần dành cho kiểm tra của Hải quan, bao gồm hai phần: phần 1 là cơ
quan hải quan ghi các kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa và phần 2 là phần cơ quan
hải quan kiểm tra số thuế do chủ hàng khai báo, ghi số tiền thuế, lệ phí hải quan
phải nộp.
- Ô 31 dành cho người đại diện chủ hàng chứng kiến việc kiểm tra thực tế hàng
hóa ký tên và ghi ý kiến (nếu có).
c. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu thiết kế để khai báo cho tối đa 3 mặt hàng. Trường
hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên, thì trên tờ khai chính chỉ thể hiện tổng quát,
việc khai chi tiết đối với toàn bộ lô hàng thực hiện trên phụ lục tờ khai.
Cách ghi các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu
Góc bên trái tờ khai (Tên co quan hải quan, nơi làm thủ tục hải quan): Công
chức hải quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai ghi tên Cục
Hải Quan Tỉnh, Thành Phố, tên Chi cục Hải quan cửa khẩu hoặc Chi cục
Hải quan địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài khu vực cửa khẩu nơi tiến
hành đăng ký tờ khai.
16. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Phần giữa của tờ khai (Ghi số đăng ký, người đăng ký): Công chức hải
quan được giao nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký tờ khai theo từng ngày, cách
ghi số tờ khai theo từng ngày, cách ghi sô tờ khai như sau: Số tờ
khai/XK/Loại hình/Đơn vị làm thủ tục
Góc trên bên phải tờ khai: Công chức hải quan được giao nhiệm vụ tiếp
nhận, đăng ký tờ khai ký, ghi rõ họ tên.
Bước 4: Khai báo Hải quan
Trình tự khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý Hàng Đầu Tư trực
thuộc Hải Quan Thành Phố.
Đầu tiên, nhân viên giao nhận (người khai Hải quan) sẽ lấy số thứ tự tại quầy
và chờ công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ gọi tới số thứ tự của mình. Khi đến
lượt, công chức Hải quan tiếp nhận sẽ xem xét tính hợp lệ của bộ chứng từ (riêng
đối với hàng xuất thì không cần phải đối chiếu nợ thuế). Nếu bộ chứng từ phù hợp
với các số liệu khai báo trên tờ khai Hải quan, công chức Hải quan tiếp nhận sẽ
cho số tờ khai, ký tên vào tờ khai (ô cán bộ đăng ký) đồng thời ký tên trên từng
chứng từ còn lại. Trong trường hợp bộ chứng từu có sai xót thì công chức Hải
quan yêu cầu phải chỉnh sửa cho phù hợp thì mới mở tờ khai được. Vì thế nhân
viên giao nhận phải xem xét thật kỹ các số liệu trên bộ chứng từ trước khi đăng ký
mở tờ khai, để kịp thời sửa đổi.
Sau khi ký tờ khai xong công chức Hải quan tiếp nhận sẽ trả lại bộ hồ sơ, nhân
viên giao nhận chuyển bộ hồ sơ sang Đội phó đội đăng ký Hải quan để cán bộ
này duyệt tỷ lệ kiểm tra tại tiêu thức (21) ( có 3 hình thức kiểm tra hàng hóa:
Miễn kiểm tra, Kiểm tra xác xuất, Kiểm tra toàn bộ).
Sau khi cán bộ Đội phó đội đăng ký Hải quan duyệt tỷ lệ kiểm tra và ký nháy
vào ô thích hợp thì sẽ chuyển bộ hồ sơ này cho công chức Hải quan luân
chuyển tờ khai đưa qua phòng của Chi cục Trưởng hoặc Phó Chi cục Trưởng
Chi cục Hải quan quản ý hàng đầu tư để ký và đóng dấu tên xác nhận lại hình
thức kiểm tra ( Sỡ dĩ công việc này phải trải qua 2 công đoạn là vì theo luật
17. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Hải quan ngoài cửa khẩu mới được phép quyết định hình thức kiểm tra. Nhưng
do một ngày có rất nhiều tờ khai được mở tại Chi cục Hải quan quản lý hàng
đầu tư nên Cán bộ Chi cục Trưởng đã ủy quyền cho cán bộ Đội phó đội đăng
ký Hải quan thay mình để duyệt tỷ lệ còn mình sẽ xác nhận lại và ký tên đóng
dấu.)
Tiếp theo công chức Hải quan luân chuyển tờ khai sẽ vào sổ lưu của Hải quan
và sổ phân công Hải quan kiểm hóa, thông thường tại mỗi cửa khẩu sẽ có một
cán bộ Đội phó ký phúc tập tờ khai và 2 công chức Hải quan kiểm hóa. Nhân
viên giao nhận phải theo dõi cửa khẩu xuất khẩu của mình ai sẽ kiểm hóa để có
thể liên lạc trong quá trình kiểm hàng vì sau khi vào sổ phân công Hải quan
kiểm hóa thì công chức Hải quan kiểm hóa cửa khẩu nào sẽ giữ những bộ hồ
sơ đó. Nếu hàng hóa được miễn kiểm tra thì chỉ vào sổ lưu Hải quan (không
vào sổ phân công Hải quan kiểm hóa) và công chức Hải quan sẽ tách tờ khai
Bản lưu người khai Hải quan và 1 Biên bản bàn giao đã ký tên đóng dấu cho
chủ hàng (ở đây là nhân viên giao nhận làm thủ tục tiếp theo tại cảng cửa khẩu).
Lưu ý:
Tại Tp.HCM, có các cửa khẩu đường biển sau (tại các cửa khẩu đều có Hải quan
quản lý, còn gọi là Hải quan cửa khẩu):
Cảng Sài Gòn khu vực 1: Cảng Tân Cảng, Cát Lái.
Cảng Sài Gòn khu vực 2: Cảng Khánh Hội.
Cảng Sài Gòn khu vực 3: Cảng Bến Nghé, Tân Thuận, Tân Thuận Đông,
Lotus, Rau Quả, VICT.
Cảng Sài Gòn khu vực 4: Cảng ICD Phước Long 1, ICD Phước Long 2,
ICD Trainsimex, ICD Bến Nghé, ICD Tây Nam.
Sau khi biết được số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ đóng lệ phí Hải quan. Số tiền
lệ phí theo chi cục của hải quan là 30000/tờ khai.
Nhận xét: công việc đầu tiên trong trong quy trình thủ tục Hải quan cũng được
xem là khâu khá quan trọng vì chỉ khi nào bộ hồ sơ khai Hải quan hợp lệ và được
18. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
công chức Hải quan tiếp nhận hồ sơ cho số tờ khai thì quy trình mới có thể thực
hiện được những bước tiếp theo. Do đó nhân viên giao nhận đảm nhiệm việc khai
báo Hải quan cần phải am hiểu rõ về những nội dung, vấn đề có liên quan đến bộ
hồ sơ khai báo vì khi xem xét tính hợp lệ của bộ hồ sơ công chức hải quan tiếp
nhận có thể không rõ một vài điểm và yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải thích
thì lúc đó nhờ có nắm bắt rõ được hồ sơ thì nhân viên giao nhận mới có thể đưa ra
những lời giải thích thuyết phục được. Ngoài việc nắm rõ được nội dung của bộ hồ
sơ, nhân viên giao nhận cũng cần phải biết được những quy định của Hải quan hay
của Bộ ngành liên quan có những hướng dẫn về hàng hóa mà doanh nghiệp đang
làm thủ tục để có thể làm theo đúng yêu cầu.
Bước 5: Kiểm tra thực tế hàng hóa
Nhân viên giao nhận dùng D/O để liên hệ công chức Hải quan giám sát bãi đối
chiếu Manifest hay không; công chức Hải quan giám sát bãi sẽ đóng dấu “Đã đối
chiếu” lên D/O. Đồng thời nhân viên giao nhận sẽ sang bộ phận Điều độ cảng nhờ
nhân viên điều độ xem xét container đã được chuyển, nhân viên giao nhận nhanh
chóng ra bãi container để định vị bằng cách đối chiếu số container và số seal trên
D/O.
Thường mỗi container có màu đặc trưng.
Việc xác định màu container sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tìm vị trí container,
tiết kiệm được thời gian – vốn là thứ quý nhất đối với người làm công tác giao
nhận. Sau khi xác định được vị trí hàng hóa của mình, nhân viên giao nhận liên hệ
ngay cán bộ kiểm hóa để mời họ kiểm hàng.
Việc kiểm tra hàng hóa phải do 2 công chức Hải quan thực hiện theo quy định
và quyết định (tỷ lệ kiểm tra) của Lãnh đạo Chi cục. Sau khi cùng với Hải quan
đối chiếu đúng số container và số seal, công chức Hải quan cho phép cắt seal kiểm
hóa thì nhân viên giao nhận mới được cắt. Nhân viên giao nhận phải tạo mọi điều
kiện tốt nhất cho Kiểm hóa viên làm việc để lô hàng nhanh cóng hoàn thành thủ
tục Hải quan. Vì thế nhân viên giao nhận có thể tự mình làm hay thuê công nhân
19. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
bốc xếp ở cảng hoặc kho làm vì họ có dụng cụ chuyên dùng để mở container, hoặc
kiện hàng hoặc lấy mẫu. Công chức Hải quan kiểm hóa sẽ đếm số lượng hàng thực
có trong container. Tùy theo mức độ kiểm tra mà Lãnh đạo Chi cục đã ban hành
đối với từng mặt hàng cụ thể mà cán bộ kiểm hóa thực hiện theo đúng tinh thần đó.
Tiếp theo, công chức Hải quan yêu cầu lấy một bao ra ngoài để tiện kiểm tra.
Sau khi hỏi vài câu liên quan đến lô hàng, chặng hạn như: “Hạn sử dụng sao
không thấy trên bao bì?”; “Xuất xứ từ nước nào?” để Hải quan ghi vào tờ khai, và
cũng để kiểm tra xem người làm giao nhận có thực sự hiểu rõ về mặt hàng mình
nhập hay không.
Vì hàng hóa đúng như đã khai báo nên công chức Hải quan yêu cầu nhân viên
giao nhận ký vào tờ khai (Tiêu thức số 31:đại diện doanh nghiệp).
Sau đó lấy mẫu để sau này đưa cho nhân viên đi kiểm tra chất lượng hàng
hóa; dùng ổ khóa khóa container lại để đảm bảo hàng không bị mất cắp, nhất là
khi hàng trên đường vận chuyển từ cảng về kho riêng.
Như vậy là đã hoàn thành khâu kiểm hóa. Sau khi kiểm hóa viên ghi chép đầy
đủ nội dung phần “dành cho cán bộ kiểm hóa”, ký tên xác nhận, nhập dữ liệu về
kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa thì tờ khai sẽ được kiểm hóa viên chuyển sang
Công chức kiểm tra tính giá thuế, kiểm tra việc tính thuế của Doanh nghiệp.
Ở khâu duyệt giá và tính thuế, có khi công chức Hải quan tính thuế hay lãnh
đạo đội yêu cầu giám định hàng hóa đối với những mặt hàng khó xác định là có
đúng như khai báo hay không nhằm đưa ra mức thuế suất hợp lý. Việc kiểm tra
xác định số thuế phải nộp của một lô hàng là căn cứ vào các quy định của luật
pháp hiện hành, cũng như kết quả tự tính của người khai Hải quan và kết quả kiểm
tra thực tế hàng hóa. Trong quá trình tính thuế lại, nếu thuế không thay đổi thì
chuyển hồ sơ cho Lãnh đạo đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra tính thuế để xác
nhận đã làm thủ tục Hải quan và thông quan và trả tờ khai cho chủ hàng.
Trường hợp nếu thuế thay đổi (do tỷ giá tăng hoặc vì người lập tờ khai tính
thuế sai) thì công chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho đúng và ra quyết định tăng
20. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
hay giảm thuế. Sau đó bộ chứng từ sẽ chuyển sang đội phúc tập, chuyển cửa khẩu
lãnh đạo duyệt (ký tên và đóng dấu). Sau đó công chức Hải quan tách tờ khai “Bản
lưu người khai Hải quan” cho nhân viên giao nhận và nhân viên giao nhận dùng
phiếu tiếp nhận (bản dành cho người khai hải quan lưu) đến bộ phận trả tờ khai
đóng lệ phí Hải quan 130.000/ tờ khai.
Đóng phí xong thì nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai Bản lưu người khai
hải quan đã hoàn thành thủ tục và biên lai thu lệ phí hải quan.
Nhận xét: khi kiểm hóa hàng nhập khẩu ta có thể gặp một số tình huống sau:
Sai seal hãng tàu: Trước khi công chức Hải quan kiểm hóa tiến hành kiểm tra
hàng hóa thực tế, nhân viên giao nhận phải có trách nhiệm kiếm vị trí container tại
bãi kiểm hóa và đối chiếu số seal thực tế so với chứng từ (B/L hoặc lệnh giao
hàng).
Hàng thiếu, hàng thừa và hàng không đúng so với khai báo: Trường hợp kiểm tra
tỷ lệ (5% hay 10%) thì khó phát hiện được hàng thiếu hay thừa so với khai báo.
Nhưng nếu kiểm tra toàn bộ mà công chức Hải quan kiểm hóa phát hiện hàng
thiếu, thừa hay hàng không đúng so với khai báo thì công chức Hải quan kiểm hóa
sẽ lập Biên bản vi phạm.
Bước 6: Nhận hàng tại cảng.
Lưu ý đến lệnh giao hàng (D/O) xem còn hạn hay không, nếu hết hạn thì đem
lệnh đến hãng tàu để xin gia hạn bằng cách đóng dấu gia hạn của hãng tàu lên
D/O; đồng thời phải đóng phí gia hạn mức thu trung bình là 10USD/ngày/20’ và
15USD/ngày/40’. Nhân viên giao nhận tiến hành làm giấy mượn container rỗng
(vì thường mỗi hãng tàu có chỗ hạ container rỗng khác nhau).
Đem D/O đến phòng điều độ để đổi lấy “Phiếu vận chuyển container” gồm 4
liên, màu khác nhau nhưng có giá trị như nhau. Đồng thời thông báo cho nhân
viên phòng điều độ biết số xe nào sẽ vận chuyển container nào để nhân viên điều
độ ghi cụ thể từng số xe ứng với từng container trên “giấy nhận chuyển container”
(mỗi container sẽ có 1 giấy vận chuyển riêng). Nhân viên phòng điều độ giữ một
21. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
bản màu trắng. Cùng lúc đó, nhân viên giao nhận ghi số container ứng với số xe
tài xế vào một số nhỏ để tài xế tự điều động gắp container lên xe và chờ sẵn ở bãi.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận đến bộ phận Hải quan cổng xuất trình tờ khai
Hải quan và 3 “giấy nhận chuyển container” còn lại. Sau khi kiểm tra tờ khai Hải
quan, Hải quan cổng sẽ gởi lại cho nhân viên giao nhận đồng thời lưu 1 liên màu
xanh và ký tên xác nhận vào hai liên còn lại. Hai liên này, một liên màu hồng dùng
để đưa bảo vệ cổng cảng để ra khỏi cảng, một đưa tài xế để đi đường.
Vậy là thủ tục nhận hàng xem như là hoàn tất.
Bước 7: Giao hàng cho khách hàng
Sau khi nhận hàng tại cảng xong, nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng
cho khách hàng tại kho riêng và hai bên ký nhận vào Biên bản bàn giao hàng hóa.
Khi kiểm tra hàng hóa đúng và đầy đủ theo chứng từ, nhân viên đại diện cho
khách hàng sẽ ký vào Biên bản bàn giao hàng hóa nhằm chứng minh hàng hóa đã
được giao theo đúng thỏa thuận.
Nhận xét: Khi giao hàng cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải hết
sức lưu ý về số lượng của hàng hóa thực giao so với số lượng ghi trên chứng từ.
Nếu như hàng hóa được Hải quan kiểm tra với tỷ lệ 5% hay 10% thì thật khó để
đảm bảo đúng số lượng trên chứng từ. Nhưng khi hàng hóa được kiểm tra toàn bộ
thì số lượng hàng hóa sẽ do nhân viên giao nhận chịu trách nhiệm thực tế so với số
lượng trên chứng từ.
Bước 8: Thanh lý tờ khai và giao chứng từ cho khách hàng.
Sau khi tất cả các thủ tục liên quan đã hoàn chỉnh, nhân viên giao nhận tiến
hành thanh lý tờ khai và bàn giao hồ sơ cần thiết cho khách hàng. Công ty sẽ nhận
phí dịch vụ từ khách hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết. Đến đây coi như quy trình
giao nhận đối với hàng nhập khẩu đã kết thúc.
3.2 Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận
3.2.1 Ưu điểm
22. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
Do có nhiều năm làm công việc giao nhận xuất nhập khẩu ở những công ty
lớn mà ban lãnh đạo của Delta đã có thời gian tiếp xúc và làm việc với các khách
hàng lớn. Chính vì vậy mà khi mới thành lập công ty, ban lãnh đạo đã có được
những khách hàng lớn như: Công ty TNHH ẮC QUY GS VN, Công ty liên doanh
Crown Sài Gòn (100% vốn nước ngoài),…
Việc tìm kiếm khách hàng là khâu rất quan trọng, vì thế phòng giao nhận đã
rất quan tâm trong việc này. Ban lãnh đạo công ty cũng như là trưởng phòng giao
nhận luôn luôn nhắc nhở các nhân viên sales là nên tìm kiếm những khách hàng
tiềm năng lâu dài và nguồn hàng ổn định, cần hạn chế những khách hàng nhỏ lẻ
chỉ mang tính thời vụ mà không mang lại lợi nhuận cao.
Hầu hết những nhân viên của phòng giao nhận đều có nghiệp vụ chuyên môn
cao, có những kinh nghiệm nhiều năm ở những công ty lớn như: SOTRANS,…Vì
vậy mà công việc được thực hiện một cách suông sẻ, tránh được những sai sót và
nhanh chóng xử lý những tình huống bất ngờ.
- Do công ty có gầy dựng uy tín lâu dài nên Công ty được kiểm hóa với tỷ lệ
thấp và thỉnh thoảng còn được miễn kiểm hóa 100%. Điều đó làm giảm thời gian
nhập hàng và tránh những phiền phức trong quá trình kiểm hóa.
- Chứng từ có liên quan đến lô hàng nhập được các bên đối tác cung cấp đầy đủ,
nhanh chóng.
- Tận dụng được lợi thế nhà cung cấp của công ty là đối tác quen nên đã lược bỏ
một số bước không cần thiết, rút ngắn thời gian nhận hàng, không làm ứ đọng vốn,
giúp tăng lợi nhuận trong việc thu hồi vốn nhanh.
3.2.2 Nhược điểm
- Hiện tại công ty chưa áp dụng hải quan điện tử nên thời gian làm thủ tục hải
quan kéo dài gây bất lợi cho những hợp đồng cần gấp, hay khi hàng công ty về
23. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
nhiều vào những dịp lễ, cuối năm…làm công ty tốn những phí như lưu kho, lưu
bãi và những khoản phí không cần thiết.
- Kho bãi ở cảng thì bề bộn gây khó khăn cho việc tìm container, kiếm hàng và
rút hàng về kho.
- Do không kiểm tra kỹ chứng từ khi nhận từ khách hàng nên trong quá tình
khai báo hải quan đã phát sinh thêm những chi phí khác, điều đó đã làm cho khách
hàng tốn thêm nhiều chi phí. Có nhiều trường hợp khác là do nhân viên giao nhận
không nắm rõ được lịch giao hàng hóa cho khách hàng nên khi lấy lệnh giao hàng
đã gia hạn lệch quá nhiều ngày, dẫn đến việc phát sinh thêm chi phí cho khách
hàng.
- Việc lập tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu cũng rất quan trọng nhất là việc áp
mã thuế đối với hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp nhân viên
chứng từ áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao
nhận, làm chậm tiến trình làm việc.
- Quá trình từ khi nhận chứng từ của khách hàng đến khi giao hàng hóa cho
khách hàng còn diễn ra chậm do nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng
từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan.
- Trong quá trình rút ruột hàng container, do không liên lạc với khách hàng để
cử nhân viên xuống giám sát nên khi kiểm tra hàng hóa mới phát hiện bị thiếu hụt
so với chứng từ, lúc này thật khó lý giải với khách hàng ( nhưng thực tế hầu hết
những trường hợp này là do người gởi hàng gởi thiếu hàng). Vì thế mà những rắc
rối có thể xảy ra cho riêng cá nhân cũng như là uy tín của công ty nói chung.
- Do không có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên và trưởng
phòng hay phó phòng kinh doanh mà trong quá trình làm việc thường gặp phải
những vấn đề như: công việc chồng chéo nhau hoặc cả hai người đều làm một
việc…do đó mà tiến trình làm việc bị chậm lại, làm chậm tiến trình giao hàng cho
khách hàng.