Una presentazione in formato "slides" sugli elementi di base del Project Management. Documento elaborato nel 2020 da Domenico Aloisi. Tutti i diritti sui contenuti esposti appartengono ai rispettivi proprietari.

1. Project Management
Elementi base di conoscenza
07

2. Cos’è un progetto?
Attività con un inizio e una fine
Costituito da un insieme di attività correlate
Svolto da un gruppo di persone che lavorano
insieme
Per un periodo di tempo definito e con
specifiche risorse assegnate
1
2
3
4
Progetto e Project Management
Un’impresa complessa, unica e di
durata determinata, volta al
raggiungimento di un obiettivo
prefissato mediante un processo
continuo di pianificazione, esecuzione e
controllo di risorse differenziate e con
vincoli interdipendenti di
costi-tempi-qualità

3. Progetto e Project Management
Gli ingredienti di un progetto
Ambito
d’azione
Tempo
Qualità
Risorse
Progetto Rischi
Economiche
Personali
Materiali

4. Progetto e Project Management
Interdipendenze di un progetto
Esistono interdipendenze interne al progetto e esterne (con
l’organizzazione, programmi)
Verificare e risolvere i vincoli esistenti di risorse e gli eventuali conflitti che
possono nascere
Allineare l’orientamento strategico dell’organizzazione laddove questo influenza il
raggiungimento degli obiettivi del progetto
Definire una governance condivisa
L’organizzazione (funzionale, matriciale, a progetti) influisce sull’andamento del
progetto e la capacità del project manager di gestirlo
1
2
3
4

5. Progetto e Project Management
Il project management?
Il processo di gestione di un
progetto dall’inizio alla fine, grazie
all’allocazione, all’utilizzo e al
monitoraggio di risorse (limitate) al
fine di rispettare i requisiti (del
progetto) in un arco di tempo
predefinito.
PM

6. Progetto e Project Management
Il progetto
Sponsor
del
progetto
Apertura Chiusura
Programmazione
Esecuzione
Input del progetto
Deliverables
Records
Valutazione e controllo
CONFINI DEL PROGETTO

7. Progetto e Project Management
Efficienza ed efficacia del progetto
POTENZIALE DI
INFLUENZARE/
AGGIUNGERE
VALORE
COSTI DI
CAMBIAMENTO
PROGRAMMAZIONE PROGETTAZIONE ESECUZIONE
CHIUSURA DEL
PROGETTO
COSTO
TEMPO
Le potenzialità di creare valore del progetto si determinano nelle fasi di
concettualizzazione iniziali

8. Progetto e Project Management
Efficienza ed efficacia del progetto
PROGRAMMAZIONE PROGETTAZIONE ESECUZIONE
CHIUSURA DEL
PROGETTO
POTENZIALE DI
INFLUENZARE/
AGGIUNGERE
VALORE
COSTI DI
CAMBIAMENTO
COSTO
TEMPO
I costi parassiti insorgono se si devono modificare le impostazioni
iniziali a progetto in corso
SUNK COST

9. Progetto e Project Management
Investire nella fase di pianificazione
Definizione di
obiettivi veri e
realistici
Definizione degli
stakeholders
Definizione del
gruppo di lavoro
(ruoli e responsabilità)
e del PM)
Definizione del
budget
Equipaggiare il gruppo di lavoro con
adeguate competenze. Un breve supporto
formativo può essere utile per allinearle

10. Progetto e Project Management
Programmazione /1
Raccogliere dei requirement (bisogni e obiettivi degli stakeholder)
Definire dell’ambito d’azione del progetto
Creare la WBS (identificazione e suddivisione dei deliverable e del lavoro in
componenti più piccole e gestibili)
Definire la lista di attività collegate alla produzione dei deliverable
Definire la sequenza e le interdipendenze tra le attività
Stimare le risorse necessarie (materiali, persone, strutture, forniture)
Stimare la durata di ogni attività
Definire un piano d’azione in cui si mettono in relazione durata, risorse
necessarie e eventuali deadline
FASE
PRELIMINARE

11. Progetto e Project Management
Programmazione /2
Stimare i costi e definire il budget
Pianificare la qualità (esistono standard da rispettare?)
Analizzare i rischi e definire strategie di risposta
Pianificare la comunicazione
Definire indicatori per monitoraggio e valutazione
FASE
PRELIMINARE

12. Progetto e Project Management
Work Breakdown Structure (WBS)
Scomposizione gerarchica del lavoro complessivo nelle
diverse parti componenti il progetto
Ogni livello inferiore rappresenta una definizione
sempre più dettagliata di un componente del progetto
I componenti del progetto possono essere
prodotti o servizi
1
2
3

13. Progetto e Project Management
WBS: a cosa serve?
Identificare in
modo completo
tutti gli aspetti del
lavoro
Assegnare le
responsabilità
Generare i piani di
lavoro ai vari livelli
di programmazione
richiesti
Generare preventivi
Raccogliere i dati
di avanzamento
richiesti
Rappresenta la struttura
fondamentale per correlare ed
integrare diverse tipologie di
informazioni:
Tempi Costi Responsabilità

14. Progetto e Project Management
WBS: a cosa serve?
Elencare i
sottoprogetti o output
intermedi (hardware,
servizi, attrezzature,
ecc.) nei quali si
articola il progetto
complesso
Suddividere i
sottoprogetti o output
individuati nelle parti
componenti o nelle
fasi che ne
costituiscono la
realizzazione
(struttura del
progetto)
Suddividere
ulteriormente le parti
componenti o fasi
sino al livello è
possibile attribuirle a
singole unità
organizzative o
persone (work
package).
Strutturare tale livello
in attività e compiti
elementari che ne
costituiscono la
realizzazione (unità
fondamentale di
pianificazione)
Individuare le
responsabilità
organizzative per ogni
attività

15. Progetto e Project Management
WBS: schema di riferimento
Livello 1
Sottoprogetto
Attività
Un’attività elementare dev’essere SMART: Semplice - Misurabile - Agibile (= che produca un output
concreto), Attribuibile in termini di Responsabilità, Tempificabile

16. Progetto e Project Management
OBS: Organisational Breakdown Structure
Progetto
Team 2
Team 1
Manager 1 (PMO) Manager 2 (PMO) Manager 1 (PMO) Manager 2 (PMO)
Stakeholders Risorse Umane Stakeholders Risorse Umane Stakeholders
Struttura organizzativa di progetto
Identifica ed assegna le
responsabilità
Definisce e comunica il
processo decisionale
Integra le informazioni
tempi/costi secondo la
struttura di responsabilità
definita

17. Progetto e Project Management
WBS/O.B.S.- matrice attività/responsabilità
Progetto
2
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.1.1
1.1.2
1.3.1
1.3.2
1.4
Team 1
Acquisti Produzione
Team 1
Stakeholders Marketing
Sviluppo
CHE
COSA
=
WBS
CHI = OBS

18. Progetto e Project Management
TEMPO
Diagramma di GANTT
Tecnica lineare di rappresentazione su scala temporale
delle milestones e delle durate delle attività
ATTIVITÀ’
/
MILESTONES

19. PERT - Program Evaluation and Review
Technique
Tecnica utilizzata per definire la durata del progetto, le
attività critiche e gli slittamenti possibili.
Pianifica e controlla lo svolgimento del
progetto
Supporta eventuali
decisioni ed azioni da
intraprendere in
coerenza con gli
obiettivi globali del
progetto
Evidenzia gli aspetti rilevanti e le criticità
che caratterizzano lo svolgimento del
progetto
Progetto e Project Management

20. CPM - Critical Path Method
Metodo per la determinazione della durata minima di un
progetto individuando le attività critiche che lo caratterizzano
Sequenza delle attività
critiche, dal punto d'inizio
al punto di fine del
progetto
Rappresentazione delle
attività di progetto in forma
grafica (diagramma
reticolare o network
diagram)
Progetto e Project Management

21. Realizzare un Progetto

22. Nella fase di realizzazione del progetto il
PM deve…
Progetto e Project Management
Seguire la WBS
e il GANTT
Saper delegare le
risorse di un team
Monitorare gli stati
avanzamento lavori
Gestire il controllo
qualità
Monitorare il budget
05
01
02 03
04
COMUNICARE
BENE
Dare informazioni
periodiche agli
stakeholders

23. Seguire la WBS e il GANTT significa….
Progetto e Project Management
Recuperare risorse (persone/tempi) da attività che
possono essere rallentate
Rinegoziazione in tempo utile il termine del progetto
Eliminare parti di attività ridondanti/superflue
1
2
3
Acquisire maggiori/più efficaci risorse
4

24. Saper delegare significa….
Progetto e Project Management
Riconoscere le capacità del tuo gruppo
Accertarsi dell’affidabilità di ciascuno
Concentrarsi sui risultati, non su come vengono svolti i compiti
1
2
3
Valutare la delega anche un modo per far crescere le abilità del gruppo
4
Coinvolgere nella delega anche i livelli più operativi, per usare al meglio le
risorse
Spiegare chiaramente che cosa ti aspetti e assegna le risorse
necessarie
5
6
Non ri-assumersi le responsabilità delegate, piuttosto contribuisci
all’individuazione delle alternative
7

25. Saper monitorare significa….
che nel monitoraggio è importante adottare una prospettiva globale, non
perdersi nei dettagli
Utilizzare attentamente la WBS e il GANTT
Focalizzarsi sugli aspetti importanti (aspetti critici/di controllo)
1
2
3
Esigere informazione tempestive (anche in tempo reale, ma almeno
settimanali)
4
Rendere possibili azioni correttive (adottare un approccio equilibrato tra interventi troppo
precipitosi e iniziare nell’agire – ricordare la differenza tra monitoraggio e controllo)
5

26. Saper monitorare il budget significa….
prevedere i costi non previsti per il personale (es tempo aggiuntivo)
prevedere le inattese esigenze di spazi
prevedere i costi per formazione non prevista
1
2
3
prevedere le consulenze esterne per problemi non previsti
4
prevedere i prezzi variabili per materiali e fornitori esterni
5
STA AL PM LA VALUTAZIONE DEL RAPPORTO
COSTI-BENEFICI

27. Saper controllare la qualità significa….
Rilevare la coerenza e adeguatezza degli output
Rilevare la capacità del progetto di produrre le milestone necessarie per
raggiungere gli obiettivi
prestare attenzione a non essere affrettato nei controlli qualità: meglio far
emergere un problema subito, che affrontarlo quando ha già fatto danni
1
2
3
prestare attenzione a verificare i risultati prodotti da ogni fase prima di passare
oltre: meglio anticipare le correzioni necessarie (sono solitamente meno costose)
4

28. continua...