Downloaded 431 times
Uploaded byEi Reen
WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
Bab ini membincangkan pengurusan mesyuarat, termasuk maksud, tujuan, jenis, dan prosedur mesyuarat. Terdapat pelbagai jenis mesyuarat seperti mesyuarat agung tahunan dan luar biasa, serta peranan penting pengerusi dan setiausaha dalam memastikan mesyuarat berjalan dengan lancar. Agenda mesyuarat dan tindakan pra, semasa, dan selepas mesyuarat juga dijelaskan untuk meningkatkan keberkesanan mesyuarat dalam organisasi.
More Related Content
Similar to WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
WAJ 3108 Pengurusan Mesyuarat
- 1. BAB 4: PENGURUSAN MESYUARAT Disediakan oleh: Nor Zaheera bt Abdul Razak Irene Bunsie anak Bandang Lousia Sindeng
- 3. Maksud Mesyuarat Mesyuarat bermaksudmengadakan satu perhimpunan dengan tujuan untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan.
- 4. Tujuan mesyuarat diadakan 1)Menyelesaikan banyak tugas dan masalah berkaitan dengan organisasi dan persatuan. 2) Mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat dan kerjasama. 3) Mengawal aktiviti dan kewangan organisasi atau persatuan dari semasa ke semasa. 4) Menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan.
- 5. Sambungan… 5) Menyebarkan maklumatdan rancangan baharu kepada masyarakat atau ahli secara khususnya. 6) Mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti. 7) Membuat sesuatu keputusan atau mandat penting yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan. 8) Merancang sesuatu strategi dan program atau mendapatkan idea-idea baharu bagi melaksanakan aktiviti organisasi atau persatuan.
- 6. 4.1 Jenis-Jenis Mesyuarat 1) Mesyuarat Agung Tahunan 2) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar 3) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja 4) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro 5) Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (Ad Hoc)
- 7. Mesyuarat Agung Tahunan •Membincangkan mengenai persatuan secara menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baharu. • Persatuan yang mengadakan Mesyuarat Agung Tahunannya dua tahun sekali dikenali Mesyuarat Agung Dwitahunan.
- 8. Agenda semasa MesyuaratAgung Tahunan atau Dwitahunan 1) Ucapan Pengerusi. 2) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas. 3) Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu. 4) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu. 5) Memilih Jawatankuasa Kerja yang baharu. 6) Membincang dan meluluskan usul atau cadangan. 7) Ucapan penangguhan.
- 9. Sambungan… • Notis MesyuaratAgung Tahunan atau dwitahunan perlu diedarkan dalam masa 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha. • Terdapat dua cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu mesyuarat, iaitu: 1 2 a) Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti 1 4 atau 1 2 daripada kesemua ahli atau; b) Menetapkan bilangan seperti sekurang- kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.
- 10. Mesyuarat Agung LuarBiasa • Turut dikenali Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas. • Mesyuarat Agung Luar Biasa perlu diadakan apabila: i. Pengerusi memikirkannya perlu diadakan. ii. Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa Kerja. iii. Permintaan secara bertulis oleh atau 60 orang ahli atau mana yang kurang 2 3 agar mesyuarat itu diadakan.
- 11. Sambungan… • Notis untukmengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung kepada persatuan, misalnya 14 hari. • Antara agenda yang dibincangkan ialah: a) Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan. b) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.
- 12. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja •Merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan. • Notis dikeluarkan 2 atau 3 hari bagi pertubuhan yang diadakan di sekolah kerana masalah menyampaikan notis tidak timbul.
- 13. Agenda Mesyuarat Jawatankuasa Kerja 1) Ucapan pengerusi. 2) Mengesahkan minit mesyuarat yang lepas. 3) Perkara-perkara yang berbangkit. 4) Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawatankuasa Kecil. 5) Hal-hal lain.
- 14. 4.2 Peranan DanTanggungjawab Ahli Jawatan Kuasa Mesyuarat
- 15. Jawatan Penting dalamsesuatu mesyuarat a) PENGERUSI b) SETIAUSAHA c) AHLI
- 16. Pengerusi • Merupakan orangyang paling penting bagi memastikan kelancaran sesuatu mesyuarat. • Harus mempunyai sifat: a) daya usaha, b) kepimpinan, c) adil, d) tidak beremosi, e) berpakaian kemas, f) sentiasa tenang, g) mendapat kepercayaan ahli h) berpengetahuan yang cukup tentang agenda mesyuarat.
- 17. Peranan Pengerusi 1) Memulakanmesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan. Perkara yang perlu disentuh pada permulaan mesyuarat ialah memperkenalkan tetamu jemputan sekiranya ada dan menjelaskan tujuan mesyuarat. 2) Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan. 3) Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat. 4) Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli.
- 18. Setiausaha • Setiausaha perlubekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus persatuan. • Seorang setiausaha perlu mempunyai sifat; a) Dedikasi b) Cekap c) Berdisiplin d) Membuat kerja dengan kemas dan teratur e) Boleh bekerjasama dengan pengerusi (sangat penting) f) Mementingkan fakta yang terperinci.
- 19. Peranan Setiausaha Boleh dibahagikankepada 3 peringkat iaitu; a) Sebelum mesyuarat b) Semasa mesyuarat c) Selepas mesyuarat
- 20. Sebelum mesyuarat a) Berbincangdengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat. b) Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal. c) Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi. d) Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya(jika perlu) e) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.
- 21. Semasa mesyuarat a) Datanglebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna. b) Mencatat perkara yang dibincang dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat. c) Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.
- 22. Selepas mesyuarat a) Menyiapkanminit mesyuarat dengan seberapa segera. b) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secapat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit
- 23.
- 24. Agenda • Agenda ialahsenarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat. • Lazimnya, agenda mesyuarat sekurang- kurangnya mesti mengandungi: Ucapan alu-aluan pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Hal-hal lain.
- 25.
- 26. PENGENDALIAN MESYUARAT • Merancangpelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. • Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. • Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. • Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. 26
- 27. TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. Menentukanagenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat – Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, t arikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan 27
- 28. 3. Menyediakan kertaskerja untuk perbincangan – Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat – Tentukan bilangan salinan kertas kerja – Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat – Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat – Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, n ama Pengerusi dan jenis pakaian 28
- 29. 5. Memastikan persediaankemudahan bilik mesyuarat – Bilik bersih dan kemas – Tempat duduk mencukupi – Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran – Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir – Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat 29
- 30. 7. Perbincangan pramesyuarat – Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat – Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi – Tepati masa – Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat 30
- 31. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat • Senarai kehadiran mesyuarat • Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat • Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil 31
- 32. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT • Penyediaan Minit • Format Minit Mesyuarat • Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat • Catatan Perbincangan • Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat • Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia • Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab 32
- 33. i) Penyediaan Minit •Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat • Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat 33
- 34. iii) Susunan NamaAhli-ahli Mesyuarat • Disusun mengikut kekananan ahli- ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja 34
- 35. v) Pengesanan MaklumbalasPelaksanaan Keputusan Mesyuarat • Bilangan • Rujukan minit • Perkara • Tarikh hantar • Kementerian atau jabatan • Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia • Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia • Tarikh maklumbalas dibentangkan • Status 35
- 36. vi) Laporan MaklumbalasOleh Urusetia • Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia • Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan • Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah 36
- 37. viii) Penyediaan LaporanMaklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab • Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam • Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program 37
- 38.
- 39. Tatacara mesyuarat • Mesyuaratmempunyai tatacaranya yang tertentu. • Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya, tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah: a) Peringkat pra-mesyuarat b) Peringkat dalam mesyuarat
- 40. Peringkat pra-mesyuarat • Perancangan:Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa dan tempat mesyuarat diadakan. • Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka pengumuman akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat(perkara yang akan dibincangkan) • Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.
- 41. Peringkat dalam mesyuarat •Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam. Sekirannya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan. • Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
- 42. Sambungan… • Pengesahan MinitMesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah tanggung jawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini. • Perbincangan menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini, pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu pertubuhan.
- 43. Sambungan.. • Pembangkitan PerkaraBerbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima bantahan daripada pengerusi dan juga ahli- ahli yang lain. • Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
- 44.
- 45. Minit mesyuarat • Tanggungjawabmenulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. • Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam menulisnya. • Penyediaan minit mesyuarat perlulah mengambil kira hal- hal yang • berikut: i) Butiran tentang mesyuarat a) Nama mesyuarat. b) Bilangan kali diadakan. c) Tarikh d) Masa e) tempat
- 46. Sambungan.. ii) Senarai kehadiran Senarailengkap ahli yang hadir sangat perlu untuk pengesahan minit pada masa akan datang dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau sebaliknya minit itu. iii) Isi minit mesyuarat a) Kehadiran ditulis mengikut susunan seperti yang berikut: o Hadir – senarai nama ahli mesyuarat yang hadir dengan mencatatkan jawatan mereka. o Turut hadir – senarai nama mereka yang hadir sebagai pemerhati atau atas undangan khas (bukan ahli jawatankuasa). o Tidak hadir – senarai nama ahli yang tidak hadir (sama ada yang memberikan alasan ataupun tidak). b) Kata alu-aluan daripada pengerusi mesyuarat. c) Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu. d) Perkara-perkara berbangkit. e) Agenda-agenda yang ditetapkan. f) Hal-hal lain. g) Ucapan penutup oleh pengerusi.
- 47.
- 48.