Peranan dan tanggunjawab Ahli Majlis Mesyuarat

1. JENIS-JENIS MESYUARAT
Dibentang oleh
Siti Amira binti Sallehudin

2. • 1 kali 1 tahun
• Rencana :
– membentangkan aktiviti tahun lalu
– meluluskan penyata kira-kira
– merancang kegiatan tahun hadapan
– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru
– meluluskan cadangan yang dikemukakan
• Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.

3. • Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)
• Setiausaha & penolong setiausaha
menyediakan semua laporan aktiviti.
• Bendahari menyediakan laporan kewangan
utk dibentangkan.
• Tatacara mesyuarat.

4. • Agenda :
- pertukaran jawatan semua ahli
jawatankuasa induk
- perubahan perlembagaan persatuan secara
mendadak
- penyelesaian masalah kewangan yang
mendesak
- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa
yg lama

5. • Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.
• Minit mesyuarat agung lepas tak perlu
dibincangkan
• Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah keseluruhan
• Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit
mesyuarat
• Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat
memerlukan AJK baru.

6. • Perbincangan yg memerlukan kata putus
dgn segera drpd AJK
• Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan
• Pengerusi @ AJK yg menggantikan
pengerusi mengendalikan mesyuarat
• Kehadiran penuh (semua AJK)

7. • Setiausaha menyediakan minit mesyuarat
&
• Edarkan minit mesyuarat
• AJK perlu mengambil tindakan segera ttg isu
yg diputuskan

8. • Organisasi yg dikendalikan oleh 1
jawatankuasa (tugas khas)
• Mengikut tatacara & sebarang perubahan
bergantung kpd pengerusi
• Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat
(seminggu awal)

9. • Mengadakan perbincangan terbuka
(jika perlu)
• Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan
dlm mesyuarat ini.
• Tatacara mesyuarat

10. • Membincangkan isu penting
• Diadakan pd tarikh & masa yang amat
diperlukan.
• Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain
• Setiausaha mencatat & menyediakan minit
mesyuarat & edarkan pd semua AJK

11. • Kehadiran penuh (semua AJK)
• AJK perlu segera mengemukakan minit
mesyuarat dengan tujuan menyegerakan
pelaksanaan sesuatu projek.

12. PERANAN DAN
TANGGUNGJAWAB AHLI
JAWATANKUASA MESYUARAT
Dibentang oleh :
Siti Noor Amira binti Mohammad
Johari

13. PENGERUSI

14. Pengerusi
Peranan dan tanggungjawab
• Memulakan mesyuarat setelah mencukupi
korum dan pada waktu yang tetapkan.
Antara perkara yang perlu disentuh semasa
mesyuarat dimulakan ialah :
• Semasa kata aluan, pengerusi perlu
memperkenalkan jemputan khas kepada ahli
lain.

15. • Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat
diadakan dan agenda-agenda yang perlu
dibincangkan.
• Apabila mesyuarat pertama kali atau
mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu
menegaskan supaya ahli yang bercakap
memperkenalkan diri.
• Semua pendapat perlu ditujukan kepada
pengerusi.

16. Semasa mesyuarat dijalankan seorang
pengerusi seharusnya :
• Mengemukakan perkara –perkara yang
ingin dibincangkan secara jelas dan padat.
• Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan
dalam bahasa yang mudah difahami.
• Menjadi orang yang paling aktif dan
bertindak sebagai fasilitator.

17. • Pandai dan boleh mengawal suasana
mesyuarat.
• Mengambil perhatian terhadap idea-idea
yang dikemukakan.
• Sentiasa menjadi pendengar yang baik.
• Merumus agenda dengan padat dan tepat.

18. • Perlu memastikan supaya dua orang atau
lebih ahli tidak bercakap pada satu masa
yang sama.
• Tidak boleh mengundi kecuali dalam
keadaan yang memerlukan kata putus
dalam sesuatu keputusan yang
kontroversial atau 50-50.
• Tidak boleh memperkecilkan pendapat dan
cadangan ahli.

19. SETIAUSAHA

20. Setiausaha
Sebelum mesyuarat
• Berbincang dengan pengerusi untuk
menyediakan agenda mesyuarat.
• Menghantar surat jemputan mesyuarat
lebih awal.
• Memastikan tempat mesyuarat.
• Menyediakan peralatan yang berkaitan
seperti kertas, pen dan sebagainya.
• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

21. Semasa mesyuarat
• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat
untuk memastikan semua persiapan tidak
tergendala dan diatur dengan sempurna.
• Mencatat butir dan perbincangan
mesyuarat dengan ringkas, tepat dan
padat.
• Mengedar kertas/borang kehadiran
mesyuarat kepada ahli yang hadir.

22. Selepas mesyuarat
• Menyiapkan minit mesyuarat seberapa
segera.
• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan
secepat mungkin untuk tindakan mereka
yang terbabit.

23. AHLI

24. Ahli
Peranan dan tanggungjawab
• Ahli Jawatankuasa yang terlantik
bertanggungjawab untuk memberikan buah
fikiran yang bernas untuk memajukan
pertubuhan atau untuk menjayakan projek.
• Ia juga harus sanggup bekerjasama dengan
semua ahli jawatankuasa lain dengan baik serta
sanggup pula memberikan khidmat bakti secara
ikhlas dan jujur

25. 25
Dibentang oleh
Ateeq Medina bt Mohd Maliki
PENGURUSAN
MESYUARAT

26. 26
Agenda Mesyuarat
• Perutusan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
• Perkara-perkara berbangkit
• Pembentangan kertas kerja
• Hal-hal lain
• Penutup

27. 27
PENGURUSAN MESYUARAT
– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan
nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg
timbul.
– Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual
mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya
mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.
– Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi
sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.
– Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan
fungsi sesebuah jawatankuasa.

28. 28
TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat
mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
– Tempahan secara bertulis
– Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi,
setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai,
peralatan dan minuman ringan

29. 29
3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
– Tentukan bilangan salinan kertas kerja
– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya
melebihi 15 muka surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa,
agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

30. 30
5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
– Bilik bersih dan kemas
– Tempat duduk mencukupi
– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan
pembesar suara
6. Menentukan kehadiran
– Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

31. 31
7. Perbincangan pra mesyuarat
– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu
diambil bagi menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat
– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
– Tepati masa
– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

32. 32
TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
• Senarai kehadiran mesyuarat
• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil

33. 33
TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT
• Penyediaan Minit
• Format Minit Mesyuarat
• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Catatan Perbincangan
• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan
• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau
Jabatan Bertanggungjawab

34. 34
i) Penyediaan Minit
• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada
ahli mesyuarat
• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat
ii) Format Minit Mesyuarat
 Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

35. 35
iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang
hadir
iv) Catatan Perbincangan
 Direkodkan secara padat, tepat dan jelas
 Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang
menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja

36. 36
v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
• Bilangan
• Rujukan minit
• Perkara
• Tarikh hantar
• Kementerian atau jabatan
• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas dibentangkan
• Status

37. 37
vi) Laporan Maklumbalas Oleh
Urusetia
• Cabutan keputusan
• Ringkasan dan ulasan urusetia
• Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau
jabatan-jabatan
• Senarai kementerian atau jabatan yang belum
memberi maklumbalas

38. 38
vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari
Kementerian / Jabatan
 Cabutan keputusan
 Kedudukan masakini
 Peringkat pelaksanaan / pencapaian
 Masalah pelaksanaan
 Cadangan penyelesaian masalah

39. 39
viii) Penyediaan Laporan
Maklumbalas Oleh Kementerian /
Jabatan Bertanggungjawab
• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai
pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-
agensi perkhidmatan awam
• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah
diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras
pelaksanaan program

40. TATACARA DAN MINIT
MESYUARAT
Dibentang oleh
Rosiah binti Omar

41. • Presiden boleh menunggu
tidak lebih daripada 15
atau 30 minit untuk
korum dipenuhi oleh ahli
jawatankuasa.
Selepas itu, jika masih
tidak mencukupi bilangan
yang hadir, mesyuarat
mesti dibatalkan dan satu
mesyuarat baru dipanggil
semula.

42. • Jangan tiba lewat.
• Elakkan gangguan telefon kecuali perkara
terpenting.
• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran
• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat.

43. • Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian.
• Memberi sumbangan.
• Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.
• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

45. Minit mesyuarat harus mengandungi perkara
perkara berikut :
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.
• Tarikh, masa dan tempat.
• Senarai kehadiran.
• Senarai hadir bersama.
• Urusetia – senaraikan pegawai-pegawai yang
menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama
hendaklah mengikut kekananan.
• Perutusan Pengerusi.

46. • Pengesahan minit mesyuarat.
• Perkara-perkara Berbangkit.
• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk
adalah mengikut agenda mesyuarat.
• Perbincangan kertas kerja.
• Hal-hal lain.
• Penutup.
• Nama setiausaha/urusetia yang
mencatatkan minit.
• Tarikh.

47. CONTOH MINIT MESYUARAT