1. PENGURUSAN
SURAT KERAJAAN
25 April 2013
Dewan Persidangan Universiti
1
HAH@IPPT USM 2013

2. ?
2

3. Yang boleh berperanan
merealisasikan OBJEKTIF hari ini?
HAH@IPPT USM 2013

4. Rakan kerja ?
Pentadbir ?
Dekan?
4
HAH@IPPT USM 2013

5. SIAPA Kita ???
Nak tengok siapa kita…
…tengoklah siapa kawan kita!!!
HAH@IPPT USM 2013

6. TIDAK STANDARD & MENGIKUT FORMAT
HAH@IPPT USM 2013

7. OBJEKTIF HARI INI
1. Meningkatkan pengetahuan mengenai teknik &
etika menulis surat rasmi
2. Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan
menulis dan membalas surat jabatan
3. Memahami kepentingan tatacara
penyelenggaraan, penyimpanan dan keselamatan
surat, rekod serta fail jabatan
HAH@IPPT USM 2013

8. CABARAN MINDA I
[KETINGGIAN ILMU KETAJAMAN MATA]
HAH@IPPT USM 2013

9. HARI INI DALAM SEJARAH
Sekadar hiasan
Zaman Batu
Moden
Komunikasi - Isyarat
Gambar Pada
Dinding Gua
1775BC – left to right
900BC – 1st postal service
500BC - Papyrus
1867 – 1st typewriter
1936 – 1st Computer
1990 - WWW
1992 - SMS
HAH@IPPT USM 2013

10. Perintah-Perintah Am &
Arahan Pentadbiran (15 Mei 2012)
[Panduan Pengurusan Pejabat]
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT BIL.5 TAHUN 2007
[MENGGANTIKAN ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 1 ~ BAB 8]
HAH@IPPT USM 2013

11. Arahan Perkhidmatan
Bab 1 – 8
OLD
Bab 1
Jabatan & Orang
Ramai
Bab 8
Lain-lain Perkara
Jabatan
Bab 7
Kelengkapan
Pejabat
Bab 2
Pengubahsuaian
SBPP
Bab
1- 8
Bab 6
Kemudahan
Perhubungan
Bab 3
Surat-menyurat
Bab 4
Fail-memfail
Bab 5
Rekod Kerajaan
HAH@IPPT USM 2013

12. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
[Bahagian 1-10]
NEW
10
Inventori &
Bekalan
Pejabat
9
Pengurusan
Komunikasi
& Teknologi
Maklumat
1
Pengurusan
Am Pejabat
2
Pentadbiran
Sumber
Manusia
3
Keperibadian
&
Keterampilan
8
Penyelenggaraan, P
emeliharaan &
Pelupusan
Rekod Awam
7
Pengurusan
Fail
Bhg.
1- 10
4
Pengurusan
Perhubungan
Pelanggan
6
Urusan Surat
Kerajaan
5
Sistem
Penyampaian
Perkhidmatan
HAH@IPPT USM 2013

13. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
[Bahagian 6]
Format Surat
Kaedah
alamatkan
surat dan
Sampul Surat
Rekod Surat
diterima
Tindakan
Bahagian
Pendaftaran
Fail
Urusan
Surat
Kerajaan
Tindakan Surat
Diterima
Pengelasan
Surat &
Pemeringkatan
Keselamatan
Pengrekodan
Surat
Layanan Surat
Diterima
Cara Menulis
Minit
HAH@IPPT USM 2013

14. BAHAGIAN 6 – URUSAN SURAT
KERAJAAN
HAH@IPPT USM 2013

15. PENDAHULUAN
• Surat adalah salah satu cara perhubungan yang penting
dengan agensi Kerajaan yang lain dan orang ramai.
• Surat yang disediakan oleh agensi Kerajaan merupakan salah
satu dokumen dan rekod rasmi
• Bukti wujudnya penyaluran maklumat antara sesama agensi
Kerajaan dan dengan pihak lain.
• Jelas, tepat dan ringkas supaya mesej disampaikan berkesan
• Boleh dihantar dengan faksimili dan electronic-mail (emel) di
samping pos dan penghantaran tangan
HAH@IPPT USM 2013

16. TUJUAN SURAT RASMI
Surat rasmi ditulis untuk tujuan seperti berikut:
 Membuat permohonan
 Membuat aduan / bantahan / cadangan /
pemberitahuan / arahan / notis
 Membuat rayuan
 Membuat jemputan rasmi
 Menempah barangan
 Meminta kebenaran
 Atau apa-apa yang melibatkan urusan rasmi
HAH@IPPT USM 2013

17. PERKARA-PERKARA PERLU TAHU
SEBELUM MENYEDIAKAN SURAT
• Format surat atau memorandum
• Perlu tahu susur galur kes / sejarah
• Perlu tahu dan ada pengetahuan berkaitan
jenis kelulusan
• Perlu bahan rujukan lain selain fail dasar /
polisi
• Pengkelasan surat & jenis dokumen
HAH@IPPT USM 2013

18. Kepala Surat & Memorandum
HAH@IPPT USM 2013

19. Contoh Kelulusan di USM
VOT
Jenis Perbelanjaan
Pendaftar
Dekan/
Pengarah
TNC
(P&I)
110
Emolumen
RO/RA/GRA

221
Perjalanan & Sara
Hidup
Luar negara
NC


Dalam negara
223
Perhubungan & Utiliti
Pemasangan talian teleefon

Pembayaran bil telefon
Penggunaan telefon bimbit
persendirian urusan projek
Sewaan

Telefon bimbit pra bayar
224


Kenderaan / alatan / dll

Premis dengan perjanjian
sewaan

HAH@IPPT USM 2013

20. Contoh kelulusan di USM
VOT
229
Perkhidmatan
Ikhtisas &
Hospitaliti
Jenis Perbelanjaan
Honorarium / Saguhati /
Cenderahati / Upahan
Pelajar / Staf / Responden /
Enumerator
Pendaftar
Dekan/
Pengarah
TNC
(P&I)
NC

Honorarium / Saguhati /
Cenderahati / Upahan
selain Pelajar / Staf /
Responden / Enumerator

Yuran Keahlian

Perjalanan dalam negara
(Pelajar)


Perjalanan luar negara (Pelajar)
Tuntutan perjalanan per diem &
tambang perjalanan bukan staf
Jamuan makan
• ≤ RM1000
• ≥ RM1000 – 3000
•≥ RM3000
Page charges / Paten / Licensing
/ Stamping




HAH@IPPT USM 2013

21. Contoh kelulusan di USM
VOT
Jenis Perbelanjaan
Pendaftar
Dekan/
Pengarah
TNC
(P&I
)
332
Bangunan &
Pembaikan
Bangunan
Ubahsuaian &
Pembaikan bangunan

335
Harta Modal
Pembelian harta yang
tidak disenaraikan

441
Bantuan
Pelajaran
Bayaran yuran
pengajian
(Geran RU sahaja)
NC

Bagi lain-lain Vot yang tiada dalam senarai di atas, kelulusan
pembayaran adalah tertakluk kepada peraturan kewangan USM
semasa
HAH@IPPT USM 2013

22. TAFSIRAN KESELAMATAN
RAHSIA
BESAR
Dokumen/maklumat/bahan
rasmi jika didedahkan
tanpa kebenaran akan
menyebabkan kerosakan
amat besar kepada Negara
Dokumen/maklumat/bahan
rasmi jika didedahkan akan
memudaratkan kepentingan
kerajaan/memalukan
pentadbiran negara
SULIT
Dokumen/maklumat/bahan
rasmi jika didedahkan tanpa
kebenaran akan
membahayakan
negara/kerosakan besar
kepada kepentingan dan
martabat Malaysia/untung
kepada negara asing
RAHSIA
Dokumen/maklumat/bahan
rasmi selain Rahsia Besar,
Rahsia, Sulit jika perlu
hendaklah
diberi perlidungan yang
sewajarnya
TERHAD
HAH@IPPT USM 2013

23. JENIS DOKUMEN RASMI
Terbahagi Kepada Dua:
1.
Dokumen Terperingkat
Dokumen
Rasmi
yang
mengandungi
maklumat rasmi terperingkat dan ditanda
dengan peringkat keselamatannya.
2.
Dokumen Tidak Terperingkat
Dokumen
Rasmi
yang
mengandungi
maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan
peringkat keselamatan.
Walaupun tidak
terperingkat tetapi sebagai „Hak Kerajaan‟
perlu diberi perlindungan.
HAH@IPPT USM 2013

24. PENYEDIAAN (FORMAT RASMI)
Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah
mengandungi elemen berikut:
 Alamat pengirim
 Alamat penerima
 Nombor rujukan
 Tarikh surat
 Sapaan
 Tajuk surat
 Pembukaan dan pengakhiran surat
 Penomboran perenggan, muka surat dan
lampiran
HAH@IPPT USM 2013

25. Alamat Pengirim
Muka surat pertama hendaklah menggunakan
kepala surat yang mengandungi:
 Nama
 Alamat
 Nombor telefon
 Nombor faksimili
 Emel
HAH@IPPT USM 2013

26. Alamat Penerima
• Hendaklah dialamatkan
kepada Ketua Agensi
berkenaan mengikut
gelaran rasmi jawatan
•Hendaklah dialamatkan
kepada nama dan alamat
individu
•Individu yang
mempunyai gelaran
kebesaran
•Kata hormat
•Gelaran kebesaran
•Nama
•Gelaran jawatan
•Alamat rasmi
• Khusus kepada Ketua
Agensi:
•Kata hormat
•Gelaran kebesaran
•Nama
•Gelaran jawatan
•Alamat rasmi
Agensi
Kerajaan
Surat
Melalui
Peguam
•Hendaklah
dialamatkan kepada
Peguam dilantik
Orang
Ramai/
Individu
Pihak
Berkuasa
Berkanun/
Pertubuhan
/Firma
• Hendaklah dialamatkan
kepada Ketua Badan,
Pertubuhan,Firma
HAH@IPPT USM 2013

27. Contoh Sapaan di USM
•
Y.Bhg. Prof. Tan Sri/Puan Sri
•
Y.Bhg. Prof. Dato’/Prof. Datin
•
Y.Bhg. Dato’/Datin
•
Y.Bhg. Datuk/Datin
•
Y.Brs. Prof.
•
Tuan/Puan
HAH@IPPT USM 2013

28. Contoh Sapaan Am
Singkatan
Maksud
Penggunaan
YM/
YAM
Yang Mulia/
Yang Amat
Mulia
Anak-Anak Raja memerintah dan karabat
Raja yang dianggap oleh masyarakat
melayu sebagai golongan yang dimuliakan
YB/
YAB
Yang
Berhormat/
Yang Amat
Berhormat
Ahli Politik, Menteri, Timbalan Menteri,
Yang Dipertua Dewan Negara, Yang
Dipertua Dewan Rakyat, Yang Dipertua
Dewan Negeri, Ahli Dewan Rakyat, Ahli
Dewan Negara, dan Ahli Dewan
Undangan Negeri.
Y.Bhg.
Yang
Berbahagia
Penerima Darjah Kebesaran dengan
gelaran yang bukan di atas (pegawai
kerajaan dan sebagai).
Y.Brs.
Yang
Berusaha
Pegawai Kanan Kerajaan tanpa Gelaran
Kebesaran
HAH@IPPT USM 2013

29. Contoh Sapaan
Mengikut Penyandang
Penyandang
Panggilan Hormat
Yang di-Pertuan Agong
Seri Paduka Baginda
Raja Permaisuri Agong
Seri paduka Baginda
Raja memerintah dan Permaisuri –
Permaisuri
Kebawah Duli Yang
Maha Mulia / Duli
Yang Maha Mulia
Tengku mahkota / Raja Muda dan Tengku
Ampuan Mahkota
Bekas Raja Permaisuri Agong dan
pemangku Raja
Anakanda-Anakanda Raja yang memerintah
dan penerima-penerima gelaran tertentu
dalam perlembagaan negeri
Duli Yang Teramat
Mulia
Keluarga Diraja
Yang Mulia
Duli Yang Maha Mulia
Yang Amat mulia
HAH@IPPT USM 2013

30. Contoh Sapaan
Mengikut Penyandang
Panggilan Penjawat Awam Eksekutif
Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan & Negeri
Yang Berusaha
Pegawai-Pegawai Kanan Persekutuan &
Negeri
Yang Berusaha
Perundangan
Ketua Hakim Negara
Mahkamah Persekutuan
Presiden Mahkamah Rayuan
Hakim Besar Semenanjung
Hakim Besar Sabah dan Sarawak
Yang Amat Arif
Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi
Hakim Mahkamah Rayuan
Hakim Mahkamah Persekutuan
Hakim Mahkamah Syariah
Presiden Mahkamah Sesyen
Majistret (di Negeri)
Yang Arif
HAH@IPPT USM 2013

31. Contoh Sapaan
Mengikut Penyandang
Penerima-Penerima Darjah Kebesaran
Penerima Anugerah yang membawa gelaran
TUN
Yang Amat
Berbahagia
Penerima Anugerah yang membawa gelaran
Tan Sri dan Datuk
Yang Berbahagia
Penerima Anugerah Negeri Pahang
Yang Hormat
Panggilan Keagamaan
Mufti
Sahibus Samahah
Kadi
Sahibul Fadillah
Guru-Guru Agama
Al Fadil / Al Ustaz
Mereka yang telah menunaikan Ibadah Haji
Haji
Hajah
HAH@IPPT USM 2013

32. Tatacara Penulisan Sapaan
Panggilan
Hormat
Gelaran
Kebesaran
(ikut ranking)
Gelaran
Akademik
Gelaran
Keagamaan
Pensyarah Perubatan/Pergigian:
Y.Bhg. Dato’ Profesor/Prof. Madya/Dr Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
Y.Brs. Profesor/Prof. Madya Dr. Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
Y.Brs. Dr. Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
Pensyarah Perubatan/Pergigian:
Y.Bhg. Dato’ Profesor/Prof. Madya Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
Y.Brs. Profesor/Prof. Madya Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
Y.Brs. Dr. Haji/Hajah ______Bin/Binti_____
HAH@IPPT USM 2013

33. Kepala Surat
MEMORANDUM
Rujukan & Tarikh
Kepada: Encik Mohd Izwan Hamdan
Jabatan Pendaftar
Nama & Alamat
Penerima
Ruj. Kami: XXX
Tarikh: 11 Mei 2007
Universiti Sains Malaysia
Salaman
Pengesahan
Penerimaaan
Tajuk
Isi Surat
???
Penutup
Tiada
T.T Pengirim
Innitial Penulis
(HAZLAN ABDUL HAMID)
Ketua Penolong Pendaftar
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan Pentadbiran
Emel: hazlan@notes.usm.my
HAH@IPPT USM 2013

34. Nama & Alamat
Penerima
Penutup
Rujukan
& Tarikh
(NAMA BIN NAMA)
Jawatan
Pengirim
s.k.
Tempat Bertugas
Emel: xxx@hotmail.com
HAH@IPPT USM 2013

35. Kepala Surat
Rujukan
Nama & Alamat
Penerima
& Tarikh
Pengesahan
Penerimaaan
Salaman
Pembukaan
Tajuk
...
Isi Surat
Penutup
Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Penomboran
Peranggan
Yang menurut perintah,
T.T Pengirim
(NAMA BIN NAMA)
b.p Ketua Jabatan
HAH@IPPT USM 2013

36. HAH@IPPT USM 2013

37. S.K & S.K.B
S.K.
•
•
•
•
Salinan Karbon BUKAN Salinan Kepada
Tidak perlu mengambil apa-apa tindakan
Untuk tujuan makluman sahaja.
Diketahui oleh semua penerima lain.
S.K.B.
•
•
•
•
Salinan Karbon Buta BUKAN Salinan Kepada Bersama
Tidak perlu mengambil apa-apa tindakan
Untuk tujuan makluman sahaja.
Penerima dan penerima salinan karbon tidak dapat melihat
penerima salinan karbon buta.
Utamakan edaran luaran dahulu
Ditulis mengikut jawatan tertinggi / kekananan
HAH@IPPT USM 2013

38. Initial Surat / Memorandum
• Rujukan masa akan datang
• Ruangan paling bawah surat / memorandum
• Font 5-6
Contoh:
• (pegawai TT)/(penderaf/penaip)/tajuk surat@ nama
fail/tarikh
• HAH/clw/surat tawaran jawatan/25 April 2013
HAH@IPPT USM 2013

39. Pisahkan
Initial Penulis
– font lebih kecil tetapi boleh dibaca
Cth: penanda tangan/pelaksana/tajuk surat@nama
fail/tarikh
[ ZD/hah/tuntutan bayaran/7 NOV 2006 ]
HAH@IPPT USM 2013

40. Contoh Sampul Surat
A4/B4
Sampul
Bertingkap
HAH@IPPT USM 2013

41. CABARAN MINDA II
[KETINGGIAN ILMU KETAJAMAN MATA]
HAH@IPPT USM 2013

42. PENDAFTARAN & PENGEDARAN
Layanan Segera
Pengesahan
Penerimaan/Mel Masuk
Masuk Dalam Fail/Sampul
Kecil
PENERIMAAN SURAT
REKOD SURAT MASUK
Daftar Mel
Berpengelasan
Keselamatan
(tarikh, T.T, No Fail)
Rekod Rundingan
MINIT FAIL
BENTUK SURAT
Jabatan Lain (u.p:En..)
Orang Ramai/Individu
KIRIMAN SURAT
Firma/Badan Berkanun
Peguam
Hantar Tangan
– T.T Penerima
PENGELASAN
KESELAMATAN
Berdaftar
– Buku Surat Berdaftar
REKOD SURAT KELUAR

43. Etika Membuat Surat Rasmi

Mesti mempunyai maklumat penerima yang lengkap dan tepat.

Semua surat menyurat hendaklah dipanjangkan melalui Ketua Jabatan

Mesti menggunakan kepala surat rasmi (letterhead/memohead).

Jika surat rasmi ditaip menggunakan komputer, kebiasaannya menggunakan tulisan ‘Arial saiz
11

Mesti mempunyai tarikh dan no. rujukan yang betul.

Mempunyai tajuk dan isi surat yang berkaitan serta ringkas dan padat.

Menyertakan lampiran (jika perlu) dan lampiran perlu dinomborkan (contoh : Lampiran I,II atau
Lampiran A,B dan sebagainya) atau ditulis di mana-mana perenggan sebagai 3 kali noktah iaitu
…

Semua surat rasmi mesti mempunyai tandatangan pengirim, nama penuh, jawatan dan no.
telefon.

Salinan surat kepada yang berkaitan.

Semua sampul surat tidak perlu dimetri kecuali surat sulit.

Semua perbelanjaan pos adalah di bawah urusan Jabatan
HAH@IPPT USM 2013

44. Contoh Kesilapan Surat Rasmi
 Maklumat penerima surat tidak lengkap atau salah.
 Tidak mempunyai tarikh dan nombor rujukan Persatuan / Kelab / Jabatan.
 Kesilapan protokol / status jawatan penerima surat
 Tajuk dan isi surat tidak berkaitan antara satu sama lain.
 Isi surat dan bahasa yang tidak lengkap serta meleret.
 Salinan surat (salinan karbon) yang tidak berkenaan atau tidak diberikan.
 Tiada tanda tangan pengirim.
 Butir-butir aktiviti / program / yang tidak lengkap.
HAH@IPPT USM 2013

45. Senarai Pekeliling, Surat Pekeliling &
Peraturan yang sedang berkutkuasa
BIL
Panduan
Pengurusan
Pejabat
Peraturan Berkuatkuasa
1
Penyediaan surat
Surat Pekeliling Am Bil 1/1980 – Penyeragaman Kepala Surat
Kementerian-kementerian & Jabatan-jabatan
2
Pengkelasan surat
Buku Arahan Keselamatan – Pendaftaran Rahsia (Perkara 42
& 43)
3
Surat melalui mesin
faksimili & emel
Surat Pekeliling Am Bil 1/1993 – Peraturan Penggunaan
Mesin Faksimili di Pejabat-pejabat Kerajaan
PKPA Bil 1/2003 – Garis Panduan Mengenai Tatacara
Penggunaan Internet & Emel Elektronik Agensi-agensi
Kerajaan
4
Pengurusan Surat
Terperingkat
Surat Pekeliling Am Bil 3/1981 – Kawalan Rahsia Kerajaan
Buku Arahan Keselamatan-keselamatan Dokumen (Perkara
42-76)
Surat PKPKKM {KPKK(R) 200/55 Klt. 7(21)] bertarikh
21.8.1999 – Kawalan keselamatan Rahsia Rasmi dan
Dokumen Rasmi Kerajaan
HAH@IPPT USM 2013

46. PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
[Bahagian 8]
HAH@IPPT USM 2013

47. “Try not. Do or do not, there is no try”
Yoda (Star Wars)
47

48. Padi segemal kepuk di hulu
Sirih di hilir merekap junjungan
Kepalang duduk menuntut ilmu
Pasir sebutir jadikan intan.
TERIMA KASIH
hazlan@amdi.usm.edu.my
48

49. Pythagorian Chart
1
A
J
S
2
B
K
T
3
C
L
U
4
D
M
V
5
E
N
W
6
F
O
X
7
G
P
Y
8
H
Q
Z
9
I
R
Dipetik daripada : What Number Are You? Your Numbers And Your Life
– Lilla Bek & Robert Holden
HAZLAN
818315
ABDUL
12433
HAMID
8 1 4 9 4 = 65
6 + 5 = 11
1+1=2

50. 1
2
3
4
5
6
7
8
9
Ambition
Intuition
Reason
Will
Humanity
Wisdom
Love
Spirit
Discrimination
Neutral
Feminine
Masculine
Higher
Networks
Thinker
Beauty Self
Creative
Knowledge
Nurturing
Will power
Dynamic
Dignity
Organize
Philosopher
Art
Versatile
Intellect
Unifying
Commitment
Progressive
Honour
Dynamic
Mystic
Composition
Unconventional
Idea
Feeling
Practical
Inventive
Conduct
Endeavour
Brotherhood
Geometry
Progressive
Rational Influence
Empathy
Up-front
Creative
Service
Pursuit
Community
Design
Travel
Analytical
Instinct
Reliable
Ambition
Leadership
Spiritual
Service
Aesthetics
Communication
Linguistic
Romance
Trustworthy
Adventure
Psychic
Teaching
Principle
Adventure
Active
Creative
Romantic
Visionaries
Invention
Moral
New Horizons
Progressive
Emotional
Truth
Purpose
Artistic
Optimistic
Dignity
Talents
Outgoing