2. TUJUAN MESYUARAT
PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT
KERJASAMA, PENYELARASAN DAN
KOMUNIKASI
PENYELESAIAN KONFLIK
HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN
MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA
LATIHAN DAN PEMBANGUNAN
3. APAKAH MESYUARAT?
MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN
SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN
TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG
MEMPUNYAI MATLAMAT YANG
SAMA DIMANA KOMUNIKASI
MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI
MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.
4. KATEGORI MESYUARAT
MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT
MESYUARAT MEMBUAT
KEPUTUSAN
GABUNGAN KEDUA-DUANYA.
5. MESYUARAT BERKUALITI
OBJEKTIF JELAS PERBINCANGAN PRA-
MESYUARAT
MEMPUNYAI AGENDA PENGURUSAN MASA
PEMILIHAN AHLI KEBERKESANAN
KESESUAIAN TEMPAT, PESERTA
TARIKH DAN MASA PENGERUSI
SURAT JEMPUTAN AWAL SETIAUSAHA
MEMPASTIKAN AHLI
PERSEDIAAN
PERBINCANGAN POSITIF
BAHAN RUJUKAN
MENCAPAI OBJEKTIF
KEMUDAHAN FIZIKAL
MENENTUKAN
PENYEDIAAN MINIT
KEHADIRAN SUSULAN BERKESAN
6. KOMPONEN UTAMA MESYUARAT
KANDUNGAN
maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,
idea, dongeng, sikap dan harapan peserta
INTERAKSI
cara peserta memproses kandungan mesyuarat;
termasuk kerjasama, mendengar, meluah,
melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.
STRUKTUR
cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai
objektif mesyuarat.
7. APAKAH MESYUARAT BERKESAN
APABILA MESYUARAT ITU
MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM
JANGKAMASA YANG PALING
SINGKAT SERTA DAPAT
MEMUASKAN PESERTA.
8. MASALAH MESYUARAT
ISU % TERGANGGU
KELUAR TAJUK 83%
KURANG PERSEDIAAN 77%
KURANG TUMPUAN 68%
DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%
TERLALU PANJANG 60%
KURANG PENGLIBATAN 51%
KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%
10. PENDEKATAN “TAM”
Setiap mesyuarat mesti ada tujuan.
Tujuan Urusetia perlu nyatakan tujuan
mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
Senaraikan perkara yang hendak
dibincang.
Agenda Nyatakan tempoh masa perbincangan
setiap agenda.
Tetapkan masa mula.
Masa Tetapkan jangkaan tamat.
11. PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN
Wujudkan suasana yang boleh merangsang
perbincangan
Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk
perbincangan
Agenda dibincangkan satu persatu
Had waktu perbincangan bagi setiap
isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan
Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan
dari masa ke semasa
12. CIRI-CIRI MESYUARAT YANG
BERKUALITI
Pendek (2 – 3 jam)
Memberi banyak maklumat
Keputusan dibuat dengan
persetujuan terbanyak
Keputusan dibuat dengan tegas
Setiap keputusan diambil tindakan
segera
13. CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN
MESYUARAT YANG BERKESAN
PERKARA √
• Jelaskan objektif mesyuarat
• Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
• Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai
• Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
• Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza
sebelum merumuskan sesuatu perkara
• Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan
pandangan
• Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang
panjang
• Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan
mesyuarat
• Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa
depan
14. PERANAN DAN
TUGAS PENGERUSI
PERANCANGAN
APAKAH ISU/MASALAH YANG
HENDAK DIBINCANGKAN
HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH
TENTUKAN KEUTAMAAN
ISU/MASALAH
15. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
MERANCANG
Mengapa mesyuarat perlu diadakan
Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan
Tentukan keutamaan isu/masalah
Apakah objektif mesyuarat
Apakah keputusan yang hendak dicapai
Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan
Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan
Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat
16. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Awal Mesyuarat
• Datang awal sebelum waktu mesyuarat
• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
• Wujudkan suasana mesyuarat yang
harmoni
• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak
di capai
17. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Semasa Perbincangan
• Beri peluang sama rata kepada ahli
• Galakkan penyertaan
• Kawal perbincangan
• Kawal perjalanan masa
• Kekalkan suasana harmonis
• Beri kesimpulan dari masa ke samasa
18. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
Semasa Mesyuarat
Di akhir mesyuarat
• Rumuskan perkara-perkara utama yang
telah dipersetujui/diputuskan
• Maklumkan keputusan yang telah diambil
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu
diambil
• Tetapkan tarikh, masa dan tempat
mesyuarat akan datang
• Tamatkan mesyuarat
19. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
Selepas Mesyuarat
Menyemak draf minit mesyuarat;
Menandatangani Minit Mesyuarat
bersama Setiausaha;
Mempastikan Setiausaha membuat
follow-up dan follow-through; dan
Menetapkan mesyuarat susulan.
20. PERANAN DAN TUGAS
SETIAUSAHA
Tindakan Semasa Mesyuarat
Mengambil kehadiran
Mencatat Minit Mesyuarat
Tindakan Selepas Mesyuarat
Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari
selepas mesyuarat
Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda
mesyuarat
Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut
kekananan
Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas
Mengambil tindakan follow up & follow through
21. PERANAN DAN TUGAS AHLI
MESYUARAT
Tindakan Sebelum Mesyuarat
Membuat persiapan awal
Tiba awal
Tindakan Semasa Mesyuarat
Memberi sumbangan yang berkesan
Mematuhi peraturan dan tatacara
mesyuarat
22. PERANAN DAN TUGAS AHLI
MESYUARAT
Tindakan Selepas Mesyuarat
Memaklumkan kepada pihak
pengurusan / pihak tertentu mengenai
keputusan mesyuarat
Mengambil tindakan di atas keputusan
yang dicapai
Memberi laporan maklumbalas kepada
Urusetia secepat mungkin
23. MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA
Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam
membentuk agenda adalah seperti berikut:-
Perutusan Pengerusi
Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu
Senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
Pembentangan kertas-kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup
24. MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA
Agenda ini hendaklah ditentukan
bersama-sama dengan Pengerusi. Pada
umumnya mesyuarat-mesyuarat
diperingkat Jawatankuasa selalu
mempunyai masalah dalam menetapkan
agenda. Hal ini biasanya timbul kerana
kekerapan mesyuarat berkenaan.
Salah satu cara bagi mengatasi masalah
ini ialah dengan menetapkan agenda di
peringkat sebelum mesyuarat dengan
persetujuan utama pengerusi
25. CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,
JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)
MASA: 8.30 – 11.30 PAGI
PENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER
MANUSIA
TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,
KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK
NASIONAL
AGENDA MESYUARAT
1. Perutusan Pengerusi.
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.
3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.
4. Pembentangan kertas kerja:
i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika
Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.
ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding
Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal
Ehwal Wanita.
iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan
Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua
Unit Pembangunan Kompetensi.
5. Hal-hal lain.
6. Penutup.
26. SURAT JEMPUTAN
Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli
mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan
dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-
kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.
Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi
maklumat-maklumat asas seperti:
nama jawatankuasa/mesyuarat
tarikh dan tempat mesyuarat
masa mula dan masa dijangka tamat
agenda mesyuarat
nama Pengerusi
jenis pakaian
Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang
dijemput dibenarkan menghantar wakil.
27. PERBEZAAN JENIS-JENIS
MESYUARAT
JENIS MESYUARAT
ASAS Mendapatkan Maklumat Membuat Keputusan &
& Memberi Maklumat Menyelesai Masalah
Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orang
Siapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab &
boleh memberi sumbangan
Proses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif
Persediaan Bilik Lecture style/ bilik Berhadapan / Bertentangan
darjah
Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan
Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan Masalah
Asas Kejayaan Perancangan & Suasana pertukaran idea /
Penyediaan Maklumat pandangan
28. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR H I
D TE
REFRESHMENTS
29. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH
AR FLI
T P
BO /W
A R HI
D TE
REFRESHMENTS
30. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT
BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D TE
REFRESHMENTS
31. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D T E
REFRESHMENTS
32. SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN
KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
TIDAK RAMAI
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN
KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH
RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI
DIPERLUKAN
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA
TERLALU RAMAI
33. PENGGUNAAN ALAT PANDANG
DENGAR
Dari segi penggunaannya alat pandang
dengar adalah bertujuan untuk
membantu persembahan dalam
mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut
boleh membantu untuk:
Menimbulkan minat terhadap persembahan
Menjelaskan maklumat dan penerangan
seseorang
Membantu seseorang pendengar lain
memahami sesuatu masalah atau isu
dengan lebih mudah
34. ALAT PANDANG DENGAR
Alat pandang dengar yang biasanya
digunakan dalam persembahan/taklimat
adalah termasuk:
Flipcharts
Papan putih (whiteboard)
Projektor ‘overhead’
Alat perakam video dan TV
Tayangan filem/video
Model atau contoh projek
35. CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT
PANDANG DENGAR
Apakah saiz kumpulan?
Apakah jenis alat-alat yang ada?
Apakah saiz bilik yang akan
digunakan?
Apakah media yang biasa anda
gunakan semasa pesembahan?
36. CHECKLIST TEKNIK
PERSEMBAHAN
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA
yang terbaru dan berkesan bagi tujuan
persembahan?
Adakah anda telah menggunakan bilik
projektor dan screen yang sesuai bagi
mewujudkan imej persembahan yang baik?
Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang
sesuai bagi setiap keadaan persembahan?
Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu
persembahan?
37. CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
Sebelum P Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli
Mesyuarat dan agenda mesyuarat
S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda
mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada
S/U Sediakan tempat dan peralatan
Pengerusikan Mesyuarat - Catatkan kehadiran ahli-ahli
Semasa • Buka Mesyuarat - Catatkan butir-butir
Mesyuarat P • Mengawal S/U
perbincangan
perbincangan - Berikan perjelasan yang perlu
• Merumus mesyuarat
S/U Sediakan deraf Minit Mesyuarat
Selepas
Mesyuarat
P Semak & Luluskan deraf Minit
Mesyuarat
- Edarkan minit mesyuarat
S/U
* P - Pengerusi Mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up”
S/U - Setiausaha Mesyuarat - Mengadakan “post mortem”
38. MINIT MESYUARAT
IANYA MERUPAKAN SATU REKOD
BERTULIS MENGENAI PERKARA-
PERKARA YANG DIBINCANGKAN
DI DALAM SESUATU MESYUARAT
39. Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang
Baik
Tulin :
Ringkas dan Padat
• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)
Lengkap
• Boleh memberi kefahaman jelas
Tepat
• Butir perbincangan di catat dengan tepat
Bebas dari keraguan
• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain
40. Panduan Penulisan Minit
Mesyuarat
Peringkat Persediaan
Mengetahui agenda
Mengetahui minit mesyuarat lepas
Membaca semua kertas kerja
Semasa Mesyuarat
Tumpukan perhatian kepada perbincangan
Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari
selepas tarikh mesyuarat
Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh
mesyuarat
41. MINIT MESYUARAT
Minit Mesyuarat hendaklah
merekodkan:
senarai kehadiran mesyuarat
perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat
keputusan-keputusan yang dibuat
tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil oleh agensi
42. FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT ………
(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun …..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh :
Masa :
Tempat:
HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula
dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir
hendaklah mengikut kekananan)
HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput
khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat
berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan
nama hendaklah mengikut kekananan)
43. I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang
telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini
tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin
dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit
atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada
pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang
dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas
b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan
perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara
yang sama hendaklah dicatatkan
c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan,
catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
IV. PERBINCANGAN
a) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh
ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat
yang telah ditetap.
44. V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan
untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:-
• Tajuk kertas kerja berkenaan.
• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
berkenaan.
• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu
yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan
serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya.
VI. HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam
mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
45. VII. PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-
Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat
Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah
ditentukan
URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan
mesyuarat)
Tarikh
(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)
46. CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT
MESYUARAT YANG BERKUALITI
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit
3. Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para … m.s. ….
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….
3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….
Tindakan: ______________
1. Pembentangan kertas-kertas kerja
4.1. (Tajuk Kertas Kerja)
4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
(i) …….
(ii) ……..
4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………..
Tindakan:_____________
5. Hal-hal lain
6. Penutup
47. TATASUSILA BERMESYUARAT
Jangan lewat tiba
Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran
Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat
Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
Memberi sumbangan idea
Mencari perkara-perkara yang positif
Jadilah ahli mesyuarat yang aktif
48. PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan Keutamaan Ahli
Pengerusi merupakan orang terutama
memimpin mesyuarat
Ahli yang bergelar mendahului
mereka yang tidak bergelar
Mereka yang berpangkat lebih kanan
mendahului mereka yang lebih rendah
pangkatnya
49. PROTOKOL SUSUNATUR
Susunan tempat Duduk
Ahli yang tinggi statusnya duduk
paling hampir dengan pengerusi
Ahli yang membuat persembahan
duduk di kerusi terakhir
bertentangan dengan Pengerusi
Setiausaha duduk di sebelah kiri
Pengerusi / di meja khas