Dokumen ini membincangkan pengurusan mesyuarat berkesan termasuk tujuan, kategori, ciri-ciri dan komponen mesyuarat, serta peranan dan tugas pengerusi, setiausaha, dan peserta. Ia juga menyoroti masalah yang boleh timbul dalam mesyuarat dan menyediakan panduan praktikal untuk pengendalian mesyuarat yang lebih baik. Terdapat juga penekanan terhadap pentingnya agenda, minit mesyuarat, dan tindakan susulan untuk memastikan keberkesanan mesyuarat.

1. PENGURUSAN MESYUARAT
BERKESAN
PERATURAN DAN
PROTOKOL

2. TUJUAN MESYUARAT
 PENYAMPAIAN DAN PERTUKARAN MAKLUMAT
 KERJASAMA, PENYELARASAN DAN
KOMUNIKASI
 PENYELESAIAN KONFLIK
 HALACARA DAN PERANCANGAN MASA DEPAN
 MEMPERBAIKI PRESTASI KERJA SEMASA
 LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

3. APAKAH MESYUARAT?
MESYUARAT DAPAT DIDEFINISIKAN
SEBAGAI SUATU PERHIMPUNAN
TIGA ATAU LEBIH ORANG YANG
MEMPUNYAI MATLAMAT YANG
SAMA DIMANA KOMUNIKASI
MERUPAKAN CARA UTAMA BAGI
MENCAPAI MATLAMAT TERSEBUT.

4. KATEGORI MESYUARAT
 MESYUARAT MEMBERI MAKLUMAT
 MESYUARAT MEMBUAT
KEPUTUSAN
 GABUNGAN KEDUA-DUANYA.

5. MESYUARAT BERKUALITI
 OBJEKTIF JELAS  PERBINCANGAN PRA-
MESYUARAT
 MEMPUNYAI AGENDA  PENGURUSAN MASA
 PEMILIHAN AHLI  KEBERKESANAN
 KESESUAIAN TEMPAT, PESERTA
TARIKH DAN MASA  PENGERUSI
 SURAT JEMPUTAN AWAL  SETIAUSAHA
 MEMPASTIKAN  AHLI
PERSEDIAAN
 PERBINCANGAN POSITIF
 BAHAN RUJUKAN
 MENCAPAI OBJEKTIF
 KEMUDAHAN FIZIKAL
 MENENTUKAN
 PENYEDIAAN MINIT
KEHADIRAN  SUSULAN BERKESAN

6. KOMPONEN UTAMA MESYUARAT
 KANDUNGAN
 maklumat, pengetahuan, pengalaman, pendapat,
idea, dongeng, sikap dan harapan peserta
 INTERAKSI
 cara peserta memproses kandungan mesyuarat;
termasuk kerjasama, mendengar, meluah,
melibatkan diri, mempercayai dan seterusnya.
 STRUKTUR
 cara maklumat dan peserta diurus untuk mencapai
objektif mesyuarat.

7. APAKAH MESYUARAT BERKESAN
 APABILA MESYUARAT ITU
MENCAPAI MATLAMATNYA DALAM
JANGKAMASA YANG PALING
SINGKAT SERTA DAPAT
MEMUASKAN PESERTA.

8. MASALAH MESYUARAT
ISU % TERGANGGU
KELUAR TAJUK 83%
KURANG PERSEDIAAN 77%
KURANG TUMPUAN 68%
DOMINASI PESERTA TERTENTU 62%
TERLALU PANJANG 60%
KURANG PENGLIBATAN 51%
KURANG TINDAKAN SUSULAN 74%

9. MESYUARAT
MENGAPA SIAPA
DI MANA
APA PERATURAN BILA
BAGAIMANA

10. PENDEKATAN “TAM”
 Setiap mesyuarat mesti ada tujuan.
Tujuan  Urusetia perlu nyatakan tujuan
mesyuarat dalam panggilan mesyuarat.
 Senaraikan perkara yang hendak
dibincang.
Agenda  Nyatakan tempoh masa perbincangan
setiap agenda.
 Tetapkan masa mula.
Masa  Tetapkan jangkaan tamat.

11. PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKESAN
 Wujudkan suasana yang boleh merangsang
perbincangan
 Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk
perbincangan
 Agenda dibincangkan satu persatu
 Had waktu perbincangan bagi setiap
isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan
 Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan
dari masa ke semasa

12. CIRI-CIRI MESYUARAT YANG
BERKUALITI
 Pendek (2 – 3 jam)
 Memberi banyak maklumat
 Keputusan dibuat dengan
persetujuan terbanyak
 Keputusan dibuat dengan tegas
 Setiap keputusan diambil tindakan
segera

13. CHECKLIST KE ARAH PENGURUSAN
MESYUARAT YANG BERKESAN
PERKARA √
• Jelaskan objektif mesyuarat
• Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
• Gunakan stail kepimpinan mesyuarat yang sesuai
• Dapatkan persetujuan kumpulan mengenai objektif dan peraturan mesyuarat
• Gunakan peluang untuk mendapatkan berbagai sudut pandangan yang berbeza
sebelum merumuskan sesuatu perkara
• Dapatkan persetujuan majoriti (consensus) sekiranya wujud perbezaan
pandangan
• Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang
panjang
• Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan
mesyuarat
• Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa
depan

14. PERANAN DAN
TUGAS PENGERUSI
 PERANCANGAN
 APAKAH ISU/MASALAH YANG
HENDAK DIBINCANGKAN
 HADKAN BILANGAN ISU/MASALAH
 TENTUKAN KEUTAMAAN
ISU/MASALAH

15. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
 MERANCANG
 Mengapa mesyuarat perlu diadakan
 Apakah isu/masalah yang akan dibincangkan
 Tentukan keutamaan isu/masalah
 Apakah objektif mesyuarat
 Apakah keputusan yang hendak dicapai
 Bila dan di manakah mesyuarat akan diadakan
 Bagaiamanakah mesyuarat hendak dikendalikan
 Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat

16. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
 Semasa Mesyuarat
 Awal Mesyuarat
• Datang awal sebelum waktu mesyuarat
• Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya
• Wujudkan suasana mesyuarat yang
harmoni
• Maklumkan tujuan/agenda yang hendak
di capai

17. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
 Semasa Mesyuarat
 Semasa Perbincangan
• Beri peluang sama rata kepada ahli
• Galakkan penyertaan
• Kawal perbincangan
• Kawal perjalanan masa
• Kekalkan suasana harmonis
• Beri kesimpulan dari masa ke samasa

18. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
 Semasa Mesyuarat
 Di akhir mesyuarat
• Rumuskan perkara-perkara utama yang
telah dipersetujui/diputuskan
• Maklumkan keputusan yang telah diambil
• Maklumkan tindakan susulan yang perlu
diambil
• Tetapkan tarikh, masa dan tempat
mesyuarat akan datang
• Tamatkan mesyuarat

19. PERANAN DAN TUGAS
PENGERUSI
 Selepas Mesyuarat
 Menyemak draf minit mesyuarat;
 Menandatangani Minit Mesyuarat
bersama Setiausaha;
 Mempastikan Setiausaha membuat
follow-up dan follow-through; dan
 Menetapkan mesyuarat susulan.

20. PERANAN DAN TUGAS
SETIAUSAHA
 Tindakan Semasa Mesyuarat
 Mengambil kehadiran
 Mencatat Minit Mesyuarat
 Tindakan Selepas Mesyuarat
 Penyediaan minit- draf minit selewat-lewatnya 3 hari
selepas mesyuarat
 Format minit mesyuarat - susunan mengikut agenda
mesyuarat
 Susunan nama ahli-ahli mesyuarat mengikut
kekananan
 Catatan perbincangan : padat, tepat, jelas
 Mengambil tindakan follow up & follow through

21. PERANAN DAN TUGAS AHLI
MESYUARAT
 Tindakan Sebelum Mesyuarat
 Membuat persiapan awal
 Tiba awal
 Tindakan Semasa Mesyuarat
 Memberi sumbangan yang berkesan
 Mematuhi peraturan dan tatacara
mesyuarat

22. PERANAN DAN TUGAS AHLI
MESYUARAT
 Tindakan Selepas Mesyuarat
 Memaklumkan kepada pihak
pengurusan / pihak tertentu mengenai
keputusan mesyuarat
 Mengambil tindakan di atas keputusan
yang dicapai
 Memberi laporan maklumbalas kepada
Urusetia secepat mungkin

23. MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA
 Perkara-perkara yang perlu diutamakan dalam
membentuk agenda adalah seperti berikut:-
 Perutusan Pengerusi
 Pengesahan Minit Mesyuarat yang lalu
 Perkara berbangkit dari mesyuarat lalu
 Senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan
 Pembentangan kertas-kertas kerja
 Hal-hal lain
 Penutup

24. MEMBENTUK DAN MENYUSUN
AGENDA
 Agenda ini hendaklah ditentukan
bersama-sama dengan Pengerusi. Pada
umumnya mesyuarat-mesyuarat
diperingkat Jawatankuasa selalu
mempunyai masalah dalam menetapkan
agenda. Hal ini biasanya timbul kerana
kekerapan mesyuarat berkenaan.
 Salah satu cara bagi mengatasi masalah
ini ialah dengan menetapkan agenda di
peringkat sebelum mesyuarat dengan
persetujuan utama pengerusi

25. CONTOH AGENDA MESYUARAT PENGURUSAN BIL. 3/2008
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA,
JABATAN TENAGA ELEKTRIK NASIONAL
TARIKH: 8 Mei 2008 (Khamis)
MASA: 8.30 – 11.30 PAGI
PENGERUSI: PENGARAH BAHAGIAN PEMBAGUNAN SUMBER
MANUSIA
TEMPAT: BILIK MESYUARAT UTAMA, ARAS 8, BLOK A,
KOMPLEKS JABATAN TENAGA ELEKTRIK
NASIONAL
AGENDA MESYUARAT
1. Perutusan Pengerusi.
2. Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 2/2008 pada 10 April 2008.
3. Perkara berbangkit dari Minit Mesyuarat Bil. 2/2008.
4. Pembentangan kertas kerja:
i. Cadangan Penajaan Pegawai JTEN Mengikuti Kursus di Afrika
Selatan – Dibentangkan oleh Encik Abdul Salam Hamid, Ketua
Unit Latihan Dalam Perkhidmatan.
ii. Cadangan Mengadakan Kerjasama Dengan Syarikat Perunding
Imej – Dibentangkan oleh Puan Hayati Ahmad, Ketua Unit Hal
Ehwal Wanita.
iii. Cadangan Mengadakan Kursus Penilaian Kompetensi Kumpulan
Sokongan JTEN – Dibentangkan oleh Encik Abu Bakar Said, Ketua
Unit Pembangunan Kompetensi.
5. Hal-hal lain.
6. Penutup.

26. SURAT JEMPUTAN
 Pihak urusetia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli
mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan
dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-
kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat itu diadakan.
 Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi
maklumat-maklumat asas seperti:
 nama jawatankuasa/mesyuarat
 tarikh dan tempat mesyuarat
 masa mula dan masa dijangka tamat
 agenda mesyuarat
 nama Pengerusi
 jenis pakaian
 Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang
dijemput dibenarkan menghantar wakil.

27. PERBEZAAN JENIS-JENIS
MESYUARAT
JENIS MESYUARAT
ASAS Mendapatkan Maklumat Membuat Keputusan &
& Memberi Maklumat Menyelesai Masalah
Bilangan ahli Tidak terhad Tidak melebihi 12 orang
Siapa perlu hadir Mereka yang perlu tahu Yang bertanggungjawab &
boleh memberi sumbangan
Proses Komunikasi Satu hala Dua hala & interaktif
Persediaan Bilik Lecture style/ bilik Berhadapan / Bertentangan
darjah
Gaya Kepimpinan Autokratik / Autoritatif Penyertaan
Penekanan Isi Kandungan Menyelesaikan Masalah
Asas Kejayaan Perancangan & Suasana pertukaran idea /
Penyediaan Maklumat pandangan

28. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR H I
D TE
REFRESHMENTS

29. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT
CH
AR FLI
T P
BO /W
A R HI
D TE
REFRESHMENTS

30. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK MESYUARAT
BERTUJUAN MEMBERI MAKLUMAT / MEMBUAT KEPUTUSAN
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D TE
REFRESHMENTS

31. CONTOH SUSUNATUR BILIK/TEMPAT UNTUK
MESYUARAT BERTUJUAN MEMBUAT KEPUTUSAN
CH
AR FLI
T P
BO /W
AR HI
D T E
REFRESHMENTS

32. SUSUNATUR TEMPAT MESYUARAT
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN
KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
TIDAK RAMAI
SESUAI UNTUK PERBINCANGAN DAN
KOMPROMI BAGI BILANGAN PESERTA YANG
RAMAI
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA ADALAH
RAMAI DAN KAWALAN LEBIH KE ATAS AHLI
DIPERLUKAN
SESUAI APABILA BILANGAN PESERTA
TERLALU RAMAI

33. PENGGUNAAN ALAT PANDANG
DENGAR
 Dari segi penggunaannya alat pandang
dengar adalah bertujuan untuk
membantu persembahan dalam
mesyuarat. Pada asasnya alat tersebut
boleh membantu untuk:
 Menimbulkan minat terhadap persembahan
 Menjelaskan maklumat dan penerangan
seseorang
 Membantu seseorang pendengar lain
memahami sesuatu masalah atau isu
dengan lebih mudah

34. ALAT PANDANG DENGAR
 Alat pandang dengar yang biasanya
digunakan dalam persembahan/taklimat
adalah termasuk:
 Flipcharts
 Papan putih (whiteboard)
 Projektor ‘overhead’
 Alat perakam video dan TV
 Tayangan filem/video
 Model atau contoh projek

35. CHECKLIST PENGGUNAAN ALAT
PANDANG DENGAR
 Apakah saiz kumpulan?
 Apakah jenis alat-alat yang ada?
 Apakah saiz bilik yang akan
digunakan?
 Apakah media yang biasa anda
gunakan semasa pesembahan?

36. CHECKLIST TEKNIK
PERSEMBAHAN
 Adakah anda menggunakan alat-alat AVA
yang terbaru dan berkesan bagi tujuan
persembahan?
 Adakah anda telah menggunakan bilik
projektor dan screen yang sesuai bagi
mewujudkan imej persembahan yang baik?
 Adakah anda menggunakan alat-alat AVA yang
sesuai bagi setiap keadaan persembahan?
 Menguji penggunaan alat-alat sebelum waktu
persembahan?

37. CARTA ALIRAN MENGENDALIKAN MESYUARAT
P Tetapkan tujuan/objektif mesyuarat
Sebelum P Tetapkan tarikh/masa/tempat ahli
Mesyuarat dan agenda mesyuarat
S/U Sediakan/hantar notis, agenda-agenda
mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada
S/U Sediakan tempat dan peralatan
Pengerusikan Mesyuarat - Catatkan kehadiran ahli-ahli
Semasa • Buka Mesyuarat - Catatkan butir-butir
Mesyuarat P • Mengawal S/U
perbincangan
perbincangan - Berikan perjelasan yang perlu
• Merumus mesyuarat
S/U Sediakan deraf Minit Mesyuarat
Selepas
Mesyuarat
P Semak & Luluskan deraf Minit
Mesyuarat
- Edarkan minit mesyuarat
S/U
* P - Pengerusi Mesyuarat - Ambil tindakan “follow-up”
S/U - Setiausaha Mesyuarat - Mengadakan “post mortem”

38. MINIT MESYUARAT
 IANYA MERUPAKAN SATU REKOD
BERTULIS MENGENAI PERKARA-
PERKARA YANG DIBINCANGKAN
DI DALAM SESUATU MESYUARAT

39. Ciri-Ciri Minit Mesyuarat Yang
Baik
 Tulin :
 Ringkas dan Padat
• Tidak direka-reka (Bukan laporan/cerita pendek)
 Lengkap
• Boleh memberi kefahaman jelas
 Tepat
• Butir perbincangan di catat dengan tepat
 Bebas dari keraguan
• Tarikh, nombor rujukan, nama, fakta dan lain-lain

40. Panduan Penulisan Minit
Mesyuarat
 Peringkat Persediaan
 Mengetahui agenda
 Mengetahui minit mesyuarat lepas
 Membaca semua kertas kerja
 Semasa Mesyuarat
 Tumpukan perhatian kepada perbincangan
 Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
 Draf minit diserahkan untuk kelulusan Pengerusi 3 hari
selepas tarikh mesyuarat
 Minit mesyuarat diedarkan 7 hari selepas tarikh
mesyuarat

41. MINIT MESYUARAT
 Minit Mesyuarat hendaklah
merekodkan:
 senarai kehadiran mesyuarat
 perkara-perkara penting yang
dibincangkan di dalam mesyuarat
 keputusan-keputusan yang dibuat
 tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil oleh agensi

42. FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT ………
(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil ……………. Tahun …..
(Catatan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)
Tarikh :
Masa :
Tempat:
HADIR
(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula
dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir
hendaklah mengikut kekananan)
HADIR BERSAMA
(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli-ahli tetapi dijemput
khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat
berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)
URUSETIA
(Senaraikan mana pegawai-pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat, susunan
nama hendaklah mengikut kekananan)

43. I. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang
telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini
tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi di awal mesyuarat. Ia mungkin
dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit
atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu samada disahkan tanpa
pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada
pindaan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang
dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas
b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan
perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara
yang sama hendaklah dicatatkan
c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan,
catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
IV. PERBINCANGAN
a) Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh
ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat
yang telah ditetap.

44. V. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan
untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:-
• Tajuk kertas kerja berkenaan.
• Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan.
• Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
• Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
berkenaan.
• Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu
yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan.
• Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan
serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya.
VI. HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam
mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

45. VII. PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:-
 Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
 Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat
 Catatkan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah
ditentukan
URUSETIA
(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan
mesyuarat)
Tarikh
(Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan)

46. CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT
MESYUARAT YANG BERKUALITI
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit
3. Perkara-perkara Berbangkit
3.1. (Perkara) para … m.s. ….
3.1.1. Mesyuarat dimaklumkan bahawa….
3.1.2. Mesyuarat memutuskan …….
Tindakan: ______________
1. Pembentangan kertas-kertas kerja
4.1. (Tajuk Kertas Kerja)
4.1.1. Mesyuarat mengambil maklum bahawa:
(i) …….
(ii) ……..
4.1.2. Mesyuarat memutuskan …………..
Tindakan:_____________
5. Hal-hal lain
6. Penutup

47. TATASUSILA BERMESYUARAT
 Jangan lewat tiba
 Elakkan ganguan telefon kecuali perkara penting
 Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran
 Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat
 Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian
 Memberi sumbangan idea
 Mencari perkara-perkara yang positif
 Jadilah ahli mesyuarat yang aktif

48. PROTOKOL SUSUNATUR
 Susunan Keutamaan Ahli
 Pengerusi merupakan orang terutama
memimpin mesyuarat
 Ahli yang bergelar mendahului
mereka yang tidak bergelar
 Mereka yang berpangkat lebih kanan
mendahului mereka yang lebih rendah
pangkatnya

49. PROTOKOL SUSUNATUR
 Susunan tempat Duduk
 Ahli yang tinggi statusnya duduk
paling hampir dengan pengerusi
 Ahli yang membuat persembahan
duduk di kerusi terakhir
bertentangan dengan Pengerusi
 Setiausaha duduk di sebelah kiri
Pengerusi / di meja khas

50. TERIMA KASIH