Downloaded 274 times
Mengendalikan Mesyuarat
- 1. Mengendalikan mesyuarat Disediakan Oleh AfidahBinti Abdullah ( DL 1419224 ) EDC 1701 The Organization of School Co- curriculum
- 2. Makna Mesyuarat Organisasi Mesyuarat JenisMesyuarat Cara Mengendalikan Mesyuarat
- 3. MESYUARAT • Mesyuarat merupakansatu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal. • Ia diadakan bertujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. • Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab • Kejayaan sesuatu mesyuarat banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir samada pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli yang diundang
- 4.
- 5. SEBELUM MESYUARAT TARIKH Tarikh yangsesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan MASA Masa hendaklah bersesuaian supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat dijalankan dengan sempurna TEMPAT Tempat yang selesa diperlukan untuk aktiviti mesyuarat. KEHADIRAN Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih dahulu. AGENDA Agenda adalah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan dalam mesyuarat.
- 6. PENGERUSI Perlu memiliki sifatperibadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal diri Beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat iaitu:- i. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat ii. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad iii. Mempunyai undi pemutus apabila keputusan undi antara penyokong dan pembangkang adalah seri atau sama. iv. Perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat KECUALI dalam mesyuarat jawatankuasa v. Perlu menegaskan setiap soalan,komen atau pandangan yang dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah bertujukan kepada pengerusi. vi. Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya dan ditangguhkan secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahu bahawa mesyuarat tersebut telah tamat
- 7. Perkara-perkara yang dilakukandan dielakkan oleh pengerusi adalah :- i. Bercakap atau berucap degan ringkas ii. Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang walaupun boleh menyakitkan hati. iii. Tonjolkan dengan air muka yang manis dan berhati-hati supaya tidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan iv. Berpakaian sopan dan kemas v. Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akan mengganggu ketekuanan para hadirin vi. Jangan bersandar di meja. Keadaan ini juga akam memberi kesan kepada suara seseorang pengerusi vii. Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dan sedikit perlahan seperti perbualan biasa PENGERUSI
- 8. SETIAUSAHA Penyelanggara yang baik,berdisiplin dan kemas kerjanya, jalas dan tenang pemikirannya serta peramah dan baik Tugas penting beliau ialah :- Menguruskan sesuatu mesyuarat Membuat agenda bersama dengan pengerusi Mencatat minit-minit mesyuarat Menulis laporan tahunan Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya
- 9. SETIAUSAHA Sebelum mesyuarat diadakan,setiausaha perlu Mengirim / menghantar notis pemberitahuan Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama pengerusi Setiausaha perlu mencatat minit ( rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dalam setiap mesyuarat Beberapa cara untuk mencatat minit Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan Minit harus ringkas dan padat Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan
- 10. Rangka minit mesyuaratyang lazim disediakan seperti berikut:- Bentuk mesyuarat, tempat, waktu dan tarikh Ahli yang hadir Alasan ketidakhadiran Minit mesyuarat terakhir Perkara-perkara yang berbangkit Laporan Hal-hal lain Rangka minit mesyuarat yang disiapkan ditunjukkan kepada pengerusi untuk disahkan. Menulis laporan tahunan Membaca laporan tahunan secara berdiri dengan jelas dan tenang supaya ahli dapat mendengarnya SETIAUSAHA
- 11. SETIAUSAHABeberapa peraturan yangumum tentang tugas-tugas seseorang setiausaha adalah:- Tidak harus memberikan pandangan peribadi dalam mesyuarat KECUALI diminta oleh pengerusi Kedudukan hak mengundinya bergantung pada cara pemilihannya Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannya KECUALI untuk melantik seorang penganti pengerusi atau dalam yang genting Dalam keadaan keraguan, setiausaha boleh dan meminta pengerusi menjelaskan sesuatu perkara atau ketetapan sebelum beralih kepada butiran yang berikutnya supaya minit yang dicatat tepat dalam sesetengah organisasi, dianggap sopan jika seorang setiausaha menawarkan peletakkan jawatannya jika pengerusi bersara. Hal ini untuk memberikan peluang kepada pengerusi baru untuk memilih setiausaha yang baru
- 12. BENDAHARI Tanggungjawab bendahari adalahtentang hal-hal kewangan bagi sesebuah persatuan. Antaranya ialah:- i. Mengutip yuran ii. Menyimpan simpan kira iii. Membayar bil-bil iv. Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukan kewangan bagi sesebuah persatuan v. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agung tahunan Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha. Perlu memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit. Satu kunci kira-kira disediakan pada setiap tiga @ enam bulan sekali
- 13. Ahli jawatankuasa perlumengambil bahagian terhadap sebarang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan memberikan pandangan sendiri atau menimbulkan pertanyaan Jika melibatkan keputusan, ahli jawatankuasa yang menghadiri mesyuarat berhak untuk mengundi Ahli Jawatankuasa
- 14. JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Jawatankuasa MesyuaratAgung Mesyuarat Agung Luar Biasa Mesyuarat Khas Mesyuarat Tergempar
- 15. MESYUARAT JAWATANKUASA Mesyuarat iniperlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan berlaku adalah bergantung pada budi bicara pengerusi Surat pemberitahuan perlu dikirimkan kepada ahli selewat- lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat Salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahli selewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakan bertujuan untuk memberi kesempatan kepada ahli-ahli untuk menelitinya. Pengerusi perlu mengetahui tentang agenda dan tidak terlalu bergantung kepada setiausaha
- 16. MESYUARAT JAWATANKUASA Sesuatu usulrasmi perlu diluluskan dalam mesyuarat berkenaan. Ia bertujuan untuk menjelaskannya dalam satu ayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham. Tatacara untuk mesyuarat adalah :- i. Perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda ii. Tidak boleh dijalankan sekiranya tidak cukup ahli mesyuarat iii. Menepati waktu digalakkan iv. Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa v. Pengerusi atau setiausaha akan membaca nama ahli yang tidak hadir ketika memulakan mesyuarat vi. Pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suara yang jelas dan sempurna vii. Sekiranya berpuas hati tentang kesahihan minit, meraka akan mengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit akan disahkan dan disokong.
- 17. MESYUARAT JAWATANKUASA Tatacara untukmesyuarat adalah :- viii. Jika minit bertulis tangan, hanya muka surat akhir akan ditandatangi dan jika ia ditaip maka setiap halaman perlu ditandatangani. ix. Mengemukakan perkara yang berbangkit. Ia bertujuan untuk memberitahu ahli mesyuarat tentang segala perkembangan mutakhir tentang sesuatu perkara x. Semua cadangan hendaklah dikemukakan hendaklah jelas dan tepat dan membincangkan samada diterima atau ditolak. Perkara yang baru boleh diketengahkan dan dibincangkan xi. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuarat jawatankuasa dan ia bertujuan untuk memberikan peluang kepada ahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting dan dibincangkan secara sepintas lalu xii. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkan mesyuarat secara rasmi.
- 18. MESYUARAT AGUNG Diadakan sekalisetahun dan ia bertujuan untuk membentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira- kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan cadangan yang dikemukakan Notis mesyuarat hendaklah dihantar kepada ahli 2 minggu sebelum mesyuarat diadakan Agenda mesyuarat agung tahunan dikirim bersama surat jemputan untuk menghadiri mesyuarat Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelum mesyuarat diadakan Setiausaha dan penolong setiausaha akan melaporkan semua laporan sepanjang tahun Bendahari menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan.
- 19. MESYUARAT AGUNG Tatacara mesyuaratagung sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengan sedikit perbezaan seperti :- i. Yang dipertua akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan ii. Pengumaman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan akan tetapi agenda ini selalunya diketepikan untuk menjimatkan masa iii. Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secara ringkas.Minit perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi dan ditangantangani oleh pengerusi dan dicatatkan tarikhnya iv. Pengerusi menyampaikan ucapan berupa satu pandangan sepintas lalu tentang aktiviti yang dijalankan pada tahun lepas v. Setiausaha membacakan laporan diikuti oleh bendahari dan pengerusi- pengerusi jawatankuasa kecil vi. Setelah laporan selesai dibentangkan, seorang ahli akan mengusul dan seorang ahli menyokong penerimaan laporan tersebut. Undian terhadap usul penerimaan dilakukan
- 20. MESYUARAT AGUNG Tatacara mesyuaratagung sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengan sedikit perbezaan seperti :- vii. Yang dipertua yang sedang memegang jawatan dan ingin bertanding untuk setahun lagi, beliau hendaklah meletak jawatan sebagai pengerusi dan seorang pengerusi sementara hendaklah dipilih viii. Sebelum pemilihan yang dipertua dimulakan, yang dipertua akan mengucapkan terima kasih kepada pengerusi sementara ix. Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung yang dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja. x. Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahli membangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda xi. Jika perkara yang dibincangkan sukar dicapai keputusan,mesyuarat boleh menunda perbincangan tersebut ke satu mesyuarat agung luar biasa yang patut diadakan kemudiannya. Tindakan ini memberikan peluang kepada ahli-ahli membincangkannya dengan lebih mendalam
- 21. Mesyuarat agung luarbiasa Diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran jawatan, perubahan perlembagaan persatuan secara mendadak,penyelesaian masalah kewangan atau kehilangan kepercayaan semua ahli Aturcara bagi mesyuarat ini seperti berikut :- I. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum mesyuarat II. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagi III. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok persatuan IV. Kehadiran ahli adalah 2/3 daripada jumlah anggota mesyuarat V. Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuarat VI. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru
- 22. MESYUARAT KHAS Diadakanuntuk membincangkan sesuatu isu penting yang dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan Tatacara untuk mengadakan mesyuarat ialah :- i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh ahli lain jika yang dipertua tiada iii. Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan iv. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam perbincangan v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada ahli vi. Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit mesyuarat kepada pihak berkenaan dengan tujuan menyegerakan perlaksanaan sesuatu projek
- 23. MESYUARAT TERGEMPAR Diadakan untukmembincangkan sesuatu isu dan memerlukan kata putus segera daripada ahli-ahli jawatankuasa Aturcara mesyuarat adalah seperti berikut :- i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya pengerusi tiada iii. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankan iv. Ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam perbincangan v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasa vi. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut
- 24. CARA MENGENDALIKAN MESYUARAT MINIT MESYUARAT Tugas setiausaha adalah mencatat segala perkara yang dibincangkan dan keputusan yang diambil dalam mesyuarat Hasil minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlulah :- i. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa ii. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu senarai kehadiran dan buku catatan minit iii. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalam mesyuarat dan keputusan yang diambil iv. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat samada tepat @ tidak Minit mesyuarat disediakan melalui 2 peringkat iaitu :- i. Mencatat minit mesyuarat ii. Menulis minit mesyuarat Setiausaha mempunyai buku catatan minit untuk mencatat
- 25. Tanggungjawab menulisminit mesyuarat penting dilakukan kerana minit mesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal seperti berikut :- i. Butiran tentang mesyuarat NAMA MESYUARAT BILANGAN KALI DIADAKAN TARIKH MASA TEMPAT ii. Senarai kehadiran SENARAI LENGKAP AHLI YANG HADIR SANGAT PERLU UNTUK PENGESAHAN MINIT PADA MASA YANG AKAN DATANG DAN MEMERLUKAN PANDANGAN MEREKA SAMADA SAH ATAU TIDAK iii. Isi minit mesyuarat KEHADIRAN DITULIS MENGIKUT SUSUNAN KATA ALU-ALUAN DARIPADA PENGERUSI MESYUARAT PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU PERKARA-PERKARA YANG BERBANGKIT AGENDA-AGENDA YANG DITETAPKAN HAL-HAL LAIN UCAPAN PENUTUP OLEH PENGERUSI PENULISAN MINIT MESYUARAT
- 26. Ciri-ciri minitmesyuarat yang baik Penulisan hendaklah tepat, ringkas dan padat Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan keputusan ahli- ahli mesyuarat Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatat Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat Bahagian akhir / penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan penyedia minit mesyuarat dan orang yang mengesahkan minit mesyuarat iaitu pengerusi dan setiausaha. PENULISAN MINIT MESYUARAT
- 27.
- 28.
- 29. RUJUKAN http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUA N_PENGENDALIAN _MESYUARAT.pdf Panduan PengendalianMesyuarat Oleh Zanariah Abdol ( Guru Cemerlang Munsyi Dewan )