Dokumen ini menerangkan pengurusan kelab atau persatuan di sekolah yang dipimpin dan dianggotai oleh murid-murid, dengan menekankan kepentingan kepimpinan, pengurusan aktiviti, dan kewangan. Terdapat garis panduan tentang penubuhan, pengelolaan, serta tatacara mesyuarat bagi memastikan kelab berfungsi dengan baik. Matlamat utama adalah untuk melahirkan pelajar yang berketrampilan dan berkeyakinan sebagai pemimpin dan mengembangkan kemahiran mereka.

1. PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB
(Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan)
1.
LATAR BELAKANG
1.1
Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai
dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi
pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara.
Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah )
1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21
Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima
permohonan secara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari
ketogeri yang berikut:1.1.1
Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan
dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997,
1.1.2
Hobi dan rekreasi;
1.1.3
Sukan dan permainan;
1.1.4
Badan beruniform; atau
1.1.5
Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.
1.2 Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha
kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip,
kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan
diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri
kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan
Kebangsaan.
1.3
2.
Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan
yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah
menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar
kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada
program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan
kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau
persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.
RASIONAL
Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk
memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang
diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran
memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah
warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh
diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal,
pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.
1

2. 3.
MATLAMAT
Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan
bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan
tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya
kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang
diceburi pada masa akan datang.
4.
OBJEKTIF AM
Guru-Guru dan murid-murid akan:
4.1 Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan
yang diperlukan
untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.
4.2
4.3
Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan
ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin
4.4
Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan
menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin.
4.5
5.
Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau
persatuan secara berkesan.
Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan
dan berwawasan.
OBJEKTIF KHUSUS
5.1
5.2
Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan kelab atau persatuan.
5.3
Menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau
persatuan
5.4
Menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan
kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan
undang-undang.
5.5
Membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan.
5.6
6.
Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah
dalam konteks kependidikan dan kepimpinan
Menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara
berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.
KELAB ATAU PERSATUAN
6.1
Definisi:
Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan
berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai
minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk
2

3. saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam
melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah
ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat,
kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.
6.2
Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan:
6.2.1
Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat
dan kecenderungan yang sama supaya murid-murid berpeluang dan
berkesempatan:
a.
b.
Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang
diminati dan digemari.
c.
Menetapkan
bersama.
d.
Berkongsi sumber dan peralatan.
e.
Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat
dan potensi kepimpinan
f.
7.
Merancang dan melaksanakan aktiviti
berkumpulan.
Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat
dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi
matlamat
yang
dan
dipersetujui
kegiatan
dan
secara
dilaksanakan
BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN
7.1 Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:7.1.1
Tujuan dan matlamat
7.1.2
Aktiviti dan kegiatan
7.1.3
Peraturan
7.1.4
Perlembagaan (Contoh Lampiran J)
7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru
Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas.
7.3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar
7.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua
atau Guru Besar
7.5 Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan :
7.5.1
Memilih Ahli Jawatankuasa
7.5.2
Merancang aktiviti tahunan kelab atau persatuan
7.5.3
Pengesahan dokumen kelab atau persatuan
3

4. 7.6 Mengoperasikan kelab atau persatuan
8.
PENGURUSAN KEWANGAN
8.1
Pengenalan
8.1.1
8.1.2
8.2
Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting
dalam sesebuah kelab atau persatuan
Tanpa pengurusan kewangan yang baik dan sempurna maka
perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya
terus berkubur.
Objektif
8.2.1
8.2.2
Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan
8.2.3
8.3
Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari
kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.
Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan
menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan
dalam
Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari
8.3.1
Menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai)
a.
Buku Resit,
b.
Borang Pesanan Barang,
c.
Borang Baucar Bayaran.
8.3.2
Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail,
buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.
8.3.3
Bendahari kelab/persatuan perlu mencatat segala perkara
hendak dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan
8.3.4
Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan
8.3.5
Membuat pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi
menjalankan sesuatu aktiviti.
8.3.6
Menyediakan Borang Pesanan (Contoh Lampiran A)
8.3.7
Apa yang patut dilakukan apabila menerima duit/wang?
yang
a.
Keluarkan resit
b.
Rekodkan dalam ‘cash book’
c.
Menyimpan wang dalam Bank/Guru Penasihat dengan segera
sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)
4

5. 8.3.8
Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (RM 30.00)
hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.
8.3.9
Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu
program.
8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat.
8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran.
a.
Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan. Salinan
asal simpanan sekolah (kelab/persatuan) dan kedua kepada
penerima.
b. Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah
dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.
c. Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian
barang.
d. Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.
e. Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai.
f.
Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.
g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan
yang diperakui oleh guru penasihat .
h. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen
sokongan hendaklah ditebuk/dicop “SUDAH BAYAR” berserta
tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali.
i.
Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun
dan difailkan mengikut nombor siri.
8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun
untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (Lampiran B)
a.
Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan
ditutup.
b.
Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan
sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak,
gunakan penyata yang belum diaudit.
c.
Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.(ada wang terima
dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank.
d.
Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan
bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar
atau sahih.
8.3.13 Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan
Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.
5

6. 8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan
wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat
agung.
8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib
8.4
Tugas Pemeriksa Kira-Kira
8.4.1
8.4.2
Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.
8.4.3
Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun.
8.4.4
9.
Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan
Bertanggungjawab
ke
ditandatanganinya itu
atas
Penyata
Tahunan
yang
telah
PENGURUSAN MESYUARAT
9.1
Mesyuarat Agung.
9.1.1
Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan
sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C)
dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.
9.1.2
Atur cara Majlis Mesyuarat Agung
a. Ucapan Alu-aluan
b. Ucapan Penasihat Kelab
c. Ucapan Perasmian
d. Mesyuarat agung
9.1.3
Agenda Mesyuarat Agung
a.
Ucapan Pengerusi Mesyuarat
b.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu.
(Contoh Minit Mesyuarat Agung – Lampiran D)
c.
Membentangkan laporan tahunan.
d.
Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
e.
Pemilihan Ahli Jawatankuasa
i.
Pengerusi
ii.
Naib Pengerusi
iii.
Setiausaha
iv.
Penolong Setiausaha
6

7. v.
Bendahari
vi.
Penolong Bendahari
vii.
Ahli Jawatankuasa (5 – 7 orang)
viii.
Pemilihan dua orang juru audit
f.
g.
9.2
Membahaskan usul-usul yang diterima
Ucapan penangguhan
Mesyuarat Agung Luar Biasa
Mesyuarat Agung Luar Biasa/Tergempar boleh diadakan dengan kehendak
sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda
sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan.
Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:
9.2.1
9.2.2
9.3
Permintaan bertulis 2/3 ahli
Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.
Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya
boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa).
Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh
Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu
minggu. (Lampiran E)
Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:
9.3.1
9.3.2
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
(Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F)
9.3.3
Perkara berbangkit.
9.3.4
Laporan biro-biro.
9.3.5
Laporan kewangan.
9.3.6
9.4
Ucapan Pengerusi.
Hal-hal lain.
Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek
Agenda Mesyuarat
9.4.1
Ucapan Pengerusi
9.4.2
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
7

8. 9.4.3
Perkara-perkara berbangkit
9.4.4
Membincangkan hal projek (Lampiran G)
a.
Tarikh
b.
Hari
c.
Masa
d.
Tempat
9.4.5
9.4.6
Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek
9.4.7
Kewangan projek
9.4.8
10.
Melantik ahli jawatankuasa projek
Hal-hal lain.
PENGURUSAN FAIL
10.1
Fail Induk Kelab / Persatuan
10.1.1
Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/
Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan
bersama :
a.
b.
c.
Draf perlembagaan
Draf aktiviti asas
Senarai Jawatankuasa Penaja
10.1.2
Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku
Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.
10.1.3
Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan
penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.
10.1.4
Minit Mesyuarat Agung penubuhan.
10.1.5
Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.6
Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.7
Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.8
Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
10.1.9
Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.
10.1.10
Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.
10.1.11
Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.
10.1.12
Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.
8

9. 10.1.13
Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru
Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
10.1.14
Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/
Guru Besar.
10.1.15
Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.
10.1.16
Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.
10.1.17
Minit-minit mesyuarat yang diadakan.
10.1.18
Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:
a.
b.
c.
d.
Kementerian Pendidikan Malaysia
Jabatan Pendidikan Negeri
Pejabat Pendidikan Daerah
Sekolah
10.1.19
10.1.20
Laporan setiap aktiviti.
10.1.21
Laporan tahunan. (Lampiran H)
10.1.22
Daftar penilaian bagi setiap ahli.
10.1.23
Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru
Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.
10.1.24
Stok dan inventori.
10.1.25
10.2
Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.
Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.
Fail Pengerusi
10.2.1
10.2.2
10.2.3
10.2.4
10.3
Fail Setiausaha
10.3.1
10.3.2
10.3.3
10.3.4
10.3.5
10.3.6
10.3.7
10.4
Maklumat ahli
Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
Perlembagaan kelab
Minit mesyuarat
Minit mesyuarat
Surat-surat berkaitan kelab
Buku-buku panduan kelab
Perlembagaan kelab
Maklumat ahli
Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
Laporan Mingguan (Lampiran I)
Fail Kewangan (Bendahari)
10.4.1
10.4.2
Penyata kira-kira kewangan kelab
Bil-bil pembelian.
9

10. Contoh Rujukan Fail:
SMKBBU/07/KPA/2003(
)
Lampiran A
BORANG PESANAN
Kepada :
………………………………………
………………………………………
………………………………………
Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada ……………….
dan panjangkan bil kepada kami.
No
Perihal
Banyaknya
Harga Satu
RM
1
2
3
4
5
6
Jumlah: Ringgit …………………………………
dan sen ………………………………..
INGATAN:
Sen
Jumlah
RM
Sen
JUMLAH RM
Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan
Tandatangan
Guru Penasihat ………………………………
Cop Rasmi Sekolah / Kelab
Tarikh : ………………..
Perakuan Mengenai Mutu (Dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya mengakui bahawa saya telah membekalkan barang/telah melaksanakan kerja
yang tersebut di atas mengikut surat tuan ………………………………..
Tarikh : ……………………….
Tandatangan………………………
Cop Rasmi Pembekal
Perakuan Penerima
Saya memperakui bahawa :
1.
Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/
disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ………..
2.
Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh : …………………
Tandatangan :……………………
Nama : …………………………………….
10

11. Jawatan : ………………………………….
Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)
Lampiran B
Contoh Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
Bermula Pada 1/9/2002 dan Berakhir 31/8/2003
PENERIMAAN
RM
PERBELANJAAN
RM
40.
1. Baki dibawa ke hadapan
00
1. Beli buku laporan dan
20.00
100.
2. Yuran / Wang Derma Pendaftaran
ahli.
00
alat tulis.
2. Sewa bas ke Jeram Pasu
500.00
500.
3. Yuran bulanan ahli
00
3. Buku program
30.00
200.
5. Peruntukan Kokurikulum
00
4. Hadiah pertandingan
100.00
5. Saguhati penceramah
6. Jamuan makan akhir tahun
7. Baki dalam bank
30.00
350.00
110.00
300.
6.Sumbangan daripada PIBG
Jumlah
00
1,140.
00
Jumlah
1,140.00
Saya SITI HALIZA BTE AHMAD, Bendahari Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu
dengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar.
Baki wang dalam bank ialah
Sebanyak RM 110.00
Tandatangan Bendahari : ………………………………..
(SITI HALIZA BTE AHMAD)
Tarikh : ………………
Saya ZULZAIMI BIN NASIR, Pemeriksa kira-kira 1 dan AINI BTE HARUN, Pemeriksa kira-kira 2,
dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhir
Pada 31/8/2003 adalah yang benar.
Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : ……………………………………..
(ZULZAIMI BIN NASIR)
Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : …………………………………….
(AINI BTE HARUN)
11

12. Tarikh : ………………..
Lampiran C
Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung
Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman
20400 Kuala Terengganu
TERENGGANU.
Rujukan Tuan:
Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12)
Tarikh
: 18 Februari 2003
Saudara Mohd Ali bin Amin,
Ahli Kelab Pencinta Alam SMKSS.
Saudara/Saudari,
MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH
Sukacita diimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam , SMK Sultan
Sulaiman,K.Terengganu akan diadakan pada ketetapan berikut:
Tarikh:
Masa:
Tempat:
2.
Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:
2.1
2.2
2.3
2.4
3.
11 Mac 2003 (Isnin)
2.30 petang
Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
Ucapan Alu-aluan
Ucapan Penasihat Kelab
Ucapan Perasmian
Agenda Mesyuarat Agung
i.
Ucapan Pengerusi
ii.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu
iii.
Membentangkan laporan tahunan
iv.
Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
v.
Pemilihan Ahli Jawatankuasa
vi.
Pemilihan dua orang juruaudit
vii.
Membahaskan usul-usul yang diterima
viii.
Ucapan penanguhan
Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menurut perintah,
………………………………
( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
s.k.
1,
2.
Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam
12

13. 3.
Pengerusi Kelab Pencinta Alam.
Lampiran D
Contoh Minit Mesyuarat Agung
Tarikh :
Masa :
Tempat:
Kehadiran :
11.3.2003 (Isnin)
2.30 petang
Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu
50 / 72
(Senarai nama dilampirkan)
Bil
1.
Agenda
2.
7.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
2.1. Pencadang
2.2. Penyokong
Membentangkan laporan tahunan
3.1.
3.2.
Membentang dan mengesahkan laporan kewangan
4.1. Pencadang
4.2. Penyokong
Pemilihan AJK Tahunan
5.1. Pengerusi
5.2. Naib Pengerusi
5.3. Setiausaha
5.4. Penolong Setiausaha
5.5. Bendahari
5.6. Penolong Bendahari
5.7. Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang)
Pemilihan dua orang juruaudit
6.1.
6.2.
Membahaskan usul-usul yang diterima
8.
Ucapan penangguhan
3.
4.
5.
6.
Tindakan
Ucapan Pengerusi
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang
Dicatat oleh,
………………………………….
( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
Tarikh: 11.3.2003
13

14. Lampiran E
Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu.
Terengganu
Rujukan Tuan:
Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(15)
Tarikh
: 15 Mac 2003
Saudara Mohamad bin Atan,
Tingkatan 4 Sastera 1.
Saudara/Saudari,
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH
Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta Alam, SMK
Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, Terengganu akan diadakan seperti butiran dibawah:
Tarikh :
Masa:
Tempat:
2.
Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
3.
13.4.2003 (Sabtu)
8.00 pagi
Bilik Bacaan, SMK Sultan Sulaiman
Ucapan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
Perkara berbangkit.
Laporan kewangan.
Laporan biro-biro
Hal-hal lain.
Saudara/saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat dihargai.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menurut perintah,
………………………………
(SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu, TERENGGANU.
s.k.
1.
2.
3.
Jawatankuasa Pengurusan Kokurikulum Sekolah
Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam
Pengerusi Kelab Pencinta Alam.
14

15. Lampiran F
Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Tarikh: 13.4.2003 (Sabtu)
Masa:
8.30 pagi
Tempat:
Bilik Bacaan SMK Sultan Sulaiman.
Ahli yang hadir:
1.
Mohamad Erfan bin Mohd Sani
2.
Mohd Ekhmal bin Mohd Afandi
3.
Siti Norhaliza binti Taruddin
4.
Kumari a/p Ramalingam
5.
Wong Poh Tin
6.
Kamaruddin bin Basri
7.
Faridon Kamal bin Fadzil
8.
Dzulkha Bibi binti Yussof
9.
Kamaliah binti Kamal
10.
Zulkifli bin Hashim
11.
Ragu a/l Ramanaidhu
12.
Tan Ah Kin
13.
Lee See Ming
Bil
1.
Agenda
Ucapan Pengerusi
2.
Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke-2
2.1. Pencadang
2.2. Penyokong
3.
Perkara Berbangkit
3.1.
3.2
4.
Laporan Jawatankuasa Kecil
5.
Laporan Kewangan
6.
Pengurusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Penolong Bendahari
Ahli Jawatankuasa
AJK
AJK
AJK
AJK
AJK
AJK
Tindakan
Hal-hal lain
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi
Dicatat oleh,
Tarikh : 13.4.2003
………………………………………….
( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha,
………..…………………………
Disahkan oleh Guru Penasihat
15

16. Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu
Lampiran G
Contoh Kertas Cadangan Projek Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Nama Projek : …………………………………………………………………
Ketua Guru Penasihat : …………………………………………………………
Guru Penasihat : ……………………………………………………………
Pengerusi Projek : ……………………………………………………………..
Naib Pengerusi Projek : ……………………………………………………….
Setiausaha Projek : …………………………………………………………….
Naib Setiausaha : ………………………………………………………………..
Bendahari Projek : ……………………………………………………………...
AJK Projek : ……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
……………………………………………………………………
Bilangan peserta projek : Lelaki ………….. Perempuan ………………………
Tarikh Projek : ………………… hingga ………………………..
Tempat Projek : ……………………………………………………………….
Matlamat Projek : ……………………………………………………………
Objektif Projek : ……………………………………………………………..
Kewangan Projek : …………………………………………………………..
Anggaran Perbelanjaan : …………………………………………………….
Pengangkutan : ………………………………………………………………
Program/jadual atur cara projek : Rujuk lampiran
Tarikh
Masa
Aktiviti
Disediakan oleh,
……………………………. Tarikh : ………………
(
)
Tandatangan Pengerusi Projek
Disahkan oleh,
…………………………..
(
)
Tandatangan Ketua Guru Penasihat.
Sekolah ……………………………………….
16
Tindakan

17. Tahun …………………………………………..
Lampiran H
Contoh Laporan Tahunan
Pengetua,
Sekolah……………………………………………………………………………….
Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan.
Bahagian A
1.
Guru Penasihat
2.
1. ……………………………………………..
2. ……………………………………………..
3. ……………………………………………..
Jawatankuasa
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Penolong Bendahari
Ahli Jawatankuasa
………………………………………………...
………………………………………………...
………………………………………………...
………………………………………………...
………………………………………………...
…………………………………………………
1……………………………………………….
2. ………………………………………………
3………………………………………………..
4………………………………………………..
5………………………………………………..
6………………………………………………..
7………………………………………………..
1………………………………………………..
2. ………………………………………………
Juruaudit
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
6.
Hari / Masa Perjumpaan
Hari …………………….
Bil Perjumpaan ………………………………
Masa ……………………
Tempat ………………………………………..
Kegiatan / Aktiviti yang telah dilaksanakan
Tarikh
Aktiviti
Kegiatan / Aktiviti yang tidak dapat dijalankan dalam tahun semasa
5.1………………………
…………………………………………………
Laporan Kewangan Kelab
(Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan
Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar
Saya yang menjalankan tugas,
……………………………….
(
………………………………
(
)
17
)

18. Setiausaha
Ketua Guru Penasihat,
Lampiran I
Contoh Laporan Aktiviti Mingguan Kelab
Guru Penasihat Bertugas
1…………………………………………………..
2…………………………………………………..
3…………………………………………………..
Setiausaha
……………………………………………………
Tarikh / Hari
……………………………………………………
Minggu
……………………………………………………
Tempat
……………………………………………………
Jumlah Kehadiran
……………………………………………………
Laporan Kegiatan
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Hal-Hal Lain
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
Yang benar,
……………………………
( Siti Haliza Bte Ahmad )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu.
…………………………….
Guru Penasihat
Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu.
18

19. Lampiran J
PERLEMBAGAAN PERSATUAN (Suatu Contoh)
1.
NAMA DAN ALAMAT
a.
:
Kelab Pencinta Alam
b.
2.
Nama Kelab
Alamat
:
SMK Sultan Sulaiman,
Jalan Negara,
20400 Kuala Terengganu, TERENGGANU.
MATLAMAT
Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara
seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek
3.
OBJEKTIF
3.1
3.2
4.
Supaya ahli dapat menghargai alam semula jadi dan memupuk semangat
bertanggungjawab terhadap penjagaan persekitaran yang sihat.
Ahli kelab boleh menyumbang kepada pendidikan alam sekitar di sekolah
terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.
KEAHLIAN
4.1
4.2
Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan
4.3
5.
Dibuka kepada semua murid sekolah ini.
Ahli-ahli mestilah menerima serta bersetuju berpegang kepada Perlembagaan
dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.
GURU PENASIHAT
5.1
5.2
Guru
Penasihat mempunyai kuasa
sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu.
5.3
6.
Guru Penasihat adalah terdiri daripada guru sekolah ini.
Guru Penasihat hendaklah sentiasa bersama dengan ahli-ahli semasa aktiviti
dijalankan.
mutlak, merancang atau membatalkan
AHLI JAWATANKUASA
6.1
Dilantik semasa Mesyuarat Agung.
6.2
Ahli
yang
hadir
layak
dicalonkan
sebagai Ahli Jawatankuasa
manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi
menulis
surat tunjuk
sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.
6.3
Pemilihan ahli jawatankuasa secara undian.
19

20. 6.4
Ahli Jawatankuasa
Kecil
mengadakan mesyuarat.
boleh dilantik oleh Guru Penasihat tanpa
6.5
Ahli
Jawatankuasa
yang hendak
meletakkan
jawatan
menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat
6.6
Ahli Jawatankuasa Persatuan hendaklah terdiri:6.6.1
Naib Pengerusi
6.6.3
Setiausaha
6.6.4
Penolong Setiausaha
6.6.5
Bendahari
6.6.6
Penolong Bendahari
6.6.7
Ahli Jawatankuasa(bilangan bergantung keperluan)
6.6.8
7.
Pengerusi
6.6.2
hendaklah
Pemeriksa Kira-Kira(2 orang)
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA
7.1
Pengerusi
7.1.1
7.1.2
Meneliti catatan minit mesyuarat dan memastikan segala keputusan yang
diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.
7.1.3
7.2
Mempengerusikan semua mesyuarat
kesempurnaan semua mesyuarat
dan
bertanggungjawab atas
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
Naib Pengerusi
7.2.1
7.2.2
Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.
7.2.3
7.3
Membantu pengerusi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab
yang diberi.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
Setiausaha
7.3.1
Menguruskan hal-hal surat menyurat.
7.3.2
Mencatat
kegiatan.
7.3.3
Mencatat kehadiran ahli
7.3.4
Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.
dan
menandatangani minit mesyuarat/laporan kegiatan-
20

21. 7.3.5
7.4
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
Penolong Setiausaha
7.4.1
7.4.2
Menjalankan
7.4.3
7.5
Membantu
setiausaha
tanggungjawabnya.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
tugas
dalam
Setiausaha
menjalankan
segala tugas dan
sewaktu ketiadaan Setiausaha.
Bendahari
7.5.1
7.5.2
Membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan
dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.
7.5.3
Menyebdiakan Penyata
menandatanganinya.
7.5.4
Melaporkan kedudukan kewangan
mesyuarat ahli jawatankuasa.
7.5.5
Menyediakan Laporan Kewangan untuk di audit dan dibentangkan dalam
Mesyuarat Agung.
7.5.6
7.6
Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
Kira-Kira
bulanan
sekiranya
dan tahunan serta
diminta
di dalam
Penolong Bendahari
7.6.1
7.6.2
7.7
Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa.
Ahli Jawatankuasa
7.7.1
7.7.2
Mempengerusikan biro sekiranya dilantik.
7.7.3
7.8
Membantu menjalankan tugas dalam segala program dan aktiviti yang
dilaksanakan.
Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru Penasihat dari
masa ke semasa
Pemeriksa Kira-Kira
7.8.1
Memeriksa, menyemak serta mengesahkan Laporan Kewangan tahunan
dan bertangungjawab keatasnya.
21

22. 7.8.2
8.
Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.
KEWANGAN
8.1
8.2
Persatuan/Kelab juga boleh memperoleh
8.3
Ahli-ahli
yang
bersetuju
menyertai
aktiviti
yang memerlukan
perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti
tersebut.
8.4
9.
Sumber utama kewangan persatuan/kelab adalah melalui
diputuskan semasa Mesyuarat Agung.
derma yang
Semua pungutan/penyimpanan hendaklah dimasukkan ke dalam
SUWA sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua
kewangan melalui aktiviti.
Akaun
KEHADIRAN/PENYERTAAN
9.1
9.2
10.
Ahli persatuan/kelab dikehendaki menghadiri semua aktiviti yang dijalankan
oleh persatuan/kelab sepanjang tahun.
Kegagalan berbuat demikian sebanyak tiga kali berturut-turut dikehendaki
menulis surat tunjuk sebab. Tindakan memotong markah kehadiran dalam
penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.
AKTIVITI
10.1
10.2
11.
Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli
jawatankuasa.
Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan
kepada pengetahuan ahli.
PERATURAN-PERATURAN
11.1
11.2
Peraturan khas yang ditetapkan hendaklah dipatuhi oleh semua ahli.
11.3
12.
Peraturan sekolah adalah menjadi peraturan asas.
Ahli-ahli yang
melanggar peraturan akan
dikenakan tindakan tatatertib.
TINDAKAN DISIPLIN
12.1
Diambil terhadap ahli yang melanggar perlembagaan persatuan/kelab dan
tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.
12.2
Tindakan disiplin adalah mengikut cara berikut:
12.2.1 Amaran lisan
12.2.2 Amaran bertulis
22

23. 12.3
13.
Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat
rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan
Guru Penasihat adalah muktamad.
PINDAAN PERLEMBAGAAN
13.1
13.2
Cadangan pindaan perlembagaan boleh dibuat oleh ahli, ahli
Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.
13.3
Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli
Jawatankuasa akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya
jika perlu.
13.4
14.
Mana-mana bahagian
dalam
perlembagaan ini sah sehingga ia dipinda.
Setiap
pindaan
yang
telah
disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
hendaklah dipamirkan dan
PEMBUBARAN PERSATUAN
14.1
Pengetua
melanggar
14.2
15.
diluluskan
jawatankuasa,
diberi kuasa
perlembagaan
untuk membubarkan persatuan jika didapati
dan Falsafah Pendidikan Negara.
Segala hutang wajib dijelaskan.
Mesyuarat Agung Tergempar.
Baki
kewangan
diputuskan dalam
HAL-HAL LAIN
15.1
Setiap ahli
dijalankan.
15.2
Ahli-ahli
perlu mengetahui tanggungjawab sendiri terhadap aktiviti yang
hendaklah sentiasa peka dan mengikuti aktiviti dengan penuh minat.
……………………….
(
)
Setiausaha
…………………….
(
Pengerusi
Tarikh:
23
…….……………….
)
(
Guru Penasihat
)

24. PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS
PENDAHULUAN
Aspek protocol dalam pengurusan pelbagai majlis rasmi atau formal akan meliputi perkara-perkara
berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Jawatankuasa
Tempat Majlis
Penyediaan Senarai Jemputan
Aturcara Majlis
Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan
Pemilihan Menu
Susunan Keutamaan
Panggilan Hormat
Susunan Tempat Duduk
Pengacaraan Majlis Formal
Penyediaan Aturcara Pentadbiran
Peranan Penyambut Tetamu
Raptai
Nilai-Nilai Islam
Post-Mortem
1.
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting.
Jawatankuasa yang
dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau
jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai
ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di
peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang
dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee’. Jawatankuasa
ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi
-
Timbalan Pengerusi
Setiausaha
-
Ahli-Ahli
-i)
ii)
iii)
iv)
v)
Timbalan Ketua Setiausaha Kanan,
Jabatan Perdana Menteri.
Ketua Protokol, Kementerian Luar Negeri
Setiausaha Bahagian Istiadat,
Jabatan Perdana Menteri.
Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan,
Jabatan Perdana Menteri.
Pengarah Belanjawan, Kementerian Kewangan.
Pengarah Jabatan Kerja Raya, Wilayah Persekutuan.
Ketua Pengarah, Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.
Pengarah Pengurusan,
Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.
24

25. vi)
vii)
Ketua Staff Jawatan Anggota, Kementerian Pertahanan.
Timbalan Ketua Setiausaha, Kementerian Penerangan.
Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi
melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap
agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh
tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.
Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
2.
Peringkat Antarabangsa
Peringkat Kebangsaan
Peringkat Negeri
Peringkat Daerah
Peringkat Agensi
(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan
bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira
dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Diketahui umum dan mudah dituju
Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi
Mempunyai ruang legar yang luas
Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi
Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakan.
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di
stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol
adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad
dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
3.
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Ringkasan senarai
Senarai nama
Senarai mengikut keutamaan
Senarai jawapan kehadiran
Senarai hadir
Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.
Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:
a.
b.
c.
d.
e.
Menteri-Menteri
Timbalan Menteri
Ketua Setiausaha Kementerian
Pengarah di Kementerian-Kementerian
Ketua-Ketua Jabatan
25
-
4
2
4
50
40

26. JUMLAH
100
Di peringkat Agensi seperti di Universiti:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Naib Cansselor
Timbalan Naib Canselor
Dekan
Timbalan Dekan
Ketua Jabatan
Pensyarah
JUMLAH
-
1
3
-
10
6
30
50
100
Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui
kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri
yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi
hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
viii)
Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
Nama isteri (jika diketahui)
Jawatan atau pangkat
Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)
Nombor telefon pejabat
Alamat rumah (lengkad dengan poskod)
Nombor telefon rumah
Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai
kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari
Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam
menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta
ringkasan jawatan. Misalnya:
i)
Dato’ Ali bin Mohamad (KP)
ii)
Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)
iii)
Encik Mohd Alias bin Harun (PP)
dan seterusnya.
Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai
ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak
hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau
tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab
hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.
Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab
Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan
26

27. menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit
dalam senarai ini.
4.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi
kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah
dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan
jangka masa bagi setiap acara.
5.
KESESUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Tahap atau
kategori majlis adalah seperti berikut:
i)
ii)
iii)
iv)
Majlis penuh istiadat
Majlis formal
Majlis separuh formal
Majlis tidak formal
Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut:
a)
MAJLIS
Bankuet Negara atau
Negeri
PEREMPUAN
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
LELAKI
Mess Kit/White Tie/
Baju Kebangsaan
Rasmi dengan Darjah
Kebesaran
b)
Jamuan Makan Malam
Rasmi oleh Ketua Negara
Atau Ketua Kerajaan
i) Baju Kurung
berselendang
ii) Baju Kebaya Labuh
Berselendang
i) Baju Kebangsaan
Hitam
ii) Black Tie
c)
Jamuan Makan Malam
Formal
i) Baju Kurung
ii) Baju Kebaya Labuh
i) Baju Kebangsaan
ii) Lounge Suit
d)
Jamuan Makan Malam
Tidak Formal
Baju Melayu Moden
Baju Batik Lengan
Panjang
e)
Jamuan Makan
Tengahari Rasmi
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
i) Baju Batik Lengan
Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja
f)
Jamuan Makan
Tengahari Tidak Rasmi
Baju Melayu Moden
Baju Batik Lengan
Panjang
27

28. g)
Jamuan Teh Rasmi
i) Baju Kurung
ii) Baju Kebaya Labuh
i) Baju Batik Lengan
Panjang
ii) Lounge Suit
iii)Pakaian Kerja
h)
Pengurnian Darjah
Kebesaran
Baju Kurung atau Kebaya
labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
iii)Baju Kebangsaan
Hitam
i)
Istiadat Pertabalan
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
j)
Hari Ulang Tahun
Kemerdekaan
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
i) Baju Batik Lengan
Panjang
ii) Bush-jacket
iii)Pakaian Kerja
k)
Pembukaan Persidangan
Parlimen
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
l)
Mengadap Tuanku
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Lounge Suit gelap
dan bersongkok
ii) Baju Kebangsaan
m)
Cocktail dan Reception
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
i) Baju Batik Lengan
Panjang
ii) Lounge Suit
n)
Tilawah Al-Quran
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Baju Kebangsaan
ii) Baju Batik Lengan
Panjang
iii)Lain-lain pakaian
yang sesuai
o)
Pengebumian
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
Baju Kebangsaan
p)
Majlis anjuran agensi
(siang)
Pakaian Kerja
Pakaian Kerja
q)
Majlis di luar dewan
seperti Perasmian Sukan
Baju Kurung
Baju Batik Lengan
Panjang
r)
Anugerah Sastera
Negara dan Anugerah
Seni Negara
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
i) Baju Kebangsaan
Hitam
ii) Lounge Suit warna
Gelap
28

29. s)
6.
Kemangkatan
Wanita Islam dikehendaki
berbaju Kurung atau
Kebaya Labuh dan
berselendang putih atau
bertudung putih manakala
wanita bukan Islam
hendaklah berpakaian
sempurna dan sopan serta
bertudung hitam.
Bagi orang Islam
hendaklah berpakaian
baju Kebangsaan Hitam
bersamping dan
bersongkok hitam dililit
kain putih selebar 3.8 –
4.0 sentimeter manakala
bukan Islam berpakaian
kot gelap dan bertali
leher hitam dengan
lilitan hitam 8.5 – 8.9
sentimeter dipakai di
sebelah atas lengan kiri.
PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUTAN
Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
Nama majlis
Penganjur atau yang menjemput
Logo agensi
Tempat majlis
Ruang nama jemputan
Tarikh majlis diadakan
Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
Masa ketibaan tetamu
Panduan pakaian
Nama dan nombor telefon rujukan
Aturcara majlis (mengikut keperluan)
Plan tempat majlis (mengikut keperluan)
Kad jawapan (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan
diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu
sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan
hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan
pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad
jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.
7.
PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:
a)
b)
c)
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis
Majlis khas jamuan ringan
Jamuan makan
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun
di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa
yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi
jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:
i.
Buffet berdiri
29

30. ii.
iii.
Buffet duduk
Duduk
Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil
hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan
hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk
adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah
disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis
makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah
disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan
menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah
mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:
a.
b.
Menu biasa
Menu barat
Makanan Cina atau `Chinese Food’ tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi
nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis
tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.
8.
SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan
yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan
Keutamaan Negeri yang berkenaan.
Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan
Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan
yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan
Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan
yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan
Keutamaan Persekutuan 1 – 70.
9.
PANGGILAN HORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para
jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain
yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini:
Bil
Jawatan
1.
2.
Yang Di Pertuan Agung
Raja Permaisuri Agung
Panggilan Hormat
untuk penyandang
Seri Paduka Baginda
Seri Paduka Baginda
30
Panggilah Hormat
untuk pasangan

31. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
10.
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Menteri/Timbalan Menteri/
Setiausaha Parlimen
Yang di-Pertua Dewan
Negara/Dewan Rakyat
Timbalan Yang di-Pertua
Dewan Negara/Rakyat
Ahli Parlimen
Tun dan Toh Puan
Tan Sri dan Puan Sri
Dato’, Datuk dan Datin
(Kecuali Negeri Johor)
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya/
Borneo
Hakim Mahkamah Agung/
Tinggi
Ketua Setiausaha Negara
Panglima Angkatan Tentera
Ketua Polis Negara
Ketua Pengarah
Perkhidmatan Awam
Ketua-Ketua Setiausaha
Speaker Dewan Undangan
Negeri
Menteri Besar/Ketua
Menteri
Ahli Dewan Undangan
Negeri
Setiausaha Kerajaan Negeri,
Penasihat Kewangan Negeri
Dan Penasihat UndangUndang Negeri
Ketua-Ketua Jabatan
Peringkat Negeri
Raja/Tengku
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berhormat
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Arif
Yang Arif
Yang Amat Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Arif
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berhormat
Yang Amat Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Mulia
Yang Mulia
SUSUNAN TEMPAT DUDUK
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu persekutuan
dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol
Negeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis
Konvokesyen Universiti dan jamuan makan, tetamu yang duduk di pentas atau meja khas
hendaklah dihadkan. Contoh-contoh susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah
berikut:
(1)
Kanan Tetamu Kehormat
Kiri Tetamu Kehormat
31

32. 4
2
1
3
5
Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat
bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2)
hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2)
dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan
tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.
(2)
2
1
3
Kanan Tetamu Kehormat
8
6
Kiri Tetamu Kehormat
4
5
7
9
Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga
seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu
yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang
paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan
(4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu
kehormat.
(3)
4
2
1
3
Kanan Tetamu Kehormat
6
5
Kiri Tetamu Kehormat
7
8
9
10
11
Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5)
ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain.
Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang
terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu
32

33. kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih
kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu
kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan
angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.
(4)
3
1
2
4
Kanan Tetamu
Kehormat
Kiri Tetamu
Kehormat
Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah
bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.
(5)
Suami
3
Suami
2
Suami
1
Isteri
1
Isteri
2
Isteri
3
Pasangan 3
Pasangan 1
Pasangan 2
Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami
duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir
kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan
mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.
(6)
Suami
3
Isteri
2
Suami
1
Isteri
1
Suami
2
Isteri
3
Pasangan 1
Pasangan 2
Pasangan 3
Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan
di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa
33

34. status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas,
kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.
(7)
Pasangan 3
Pasangan 2
Pasangan 1
3
2
(S)
1
6
5
4
12
11
10
17
16
(I)
(I)
3
1
2
7
7
8
9
10
11
12
14
15
1
(I)
Isteri
3
4
8
9
18
2
(S)
(S)
Suami
3
2
1
13
13
14
15
16
17
18
A
5
6
B
Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A
manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada
umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan
keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan
susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.
(8)
3
(5)
I
(3)
S
I
(11)
I
S
(17)
I S
1
4
(1)
S
(9)
I
2
S
(15)
I S
I
(2)
S
S
(7)
I
(4)
I
(8)
S
S
(13)
I S
I
(10)
I
(14)
S
I
34
S
(6)
S
S
I
(12)
I
(16)
S I
S
I
(18)
S I

35. A
B
Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur
suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka
yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan
cara suami bersama isteri.
(9)
Isteri
Tuan Rumah
Tetamu
Kehormat
Tuan Rumah
Isteri
Tetamu
Kehormat
MEJA KHAS
Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing.
Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain
iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan
rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu
kehormat.
( 10 )
Suami
Isteri
Isteri
Suami
Suami
Isteri
Isteri
Suami
Suami
9
7
5
3
Isteri
1
2
4
6
8
10
MEJA KHAS
Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang
Rajah 10 menunjukkan kedudukan bagi tetamu lain yang duduk di meja khas, suami isteri
hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.
35

36. ( 11 )
11
9
7
5
3
1
2
4
6
8
(I)
(S)
(I)
(S)
(I)
(S)
(S)
(I)
(S)
10
12
(I)
(S)
(I)
MEJA KHAS
Rajah 11 menunjukkan kedudukan suami isteri bersebelahan di mana kedudukan tetamu
kehormat dan tuan rumah tidak berubah.
( 12 )
11
(S)
9
(I)
7
(S)
5
(I)
3
(S)
1
(S)
2
(I)
4
(I)
6
(S)
8
(I)
10
(S)
12
(I)
MEJA KHAS
Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas
Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan dan
ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke
bilangan (10). Andainya perbezaan status mereka terlampau jauh, maka hendaklah dibiarkan.
Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.
36

37. ( 13 )
4
2
S
I
I
1
S
3
S
I
S
5
I
I
S
MEJA KHAS
S
S
1
S
2
S
4
3
I
I
I
I
S
S
S
S
I
I
I
I
5
6
8
7
MEJA
PANJANG
MEJA
PANJANG
S
S
S
S
I
I
I
I
S
S
S
S
9
10
13
14
12
11
16
15
I
I
I
S
S
S
17
18
I
I
S
20
I
19
I
37
I

38. Suami Isteri Bersebelahan
Rajah 13 menunjukkan susunan suami isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). Angka
menunjukkan susunan keutamaan.
( 14 )
9
(S)
7
(I)
5
(S)
3
(I)
1
(S)
2
(S)
4
(I)
6
(I)
8
(S)
10
(I)
MEJA KHAS
1
S
S
2
4
S
S
3
5
I
I
6
8
I
I
7
9
S
S
10
12
S
S
11
13
I
I
14
16
I
I
15
17
S
S
18
20
S
S
19
21
I
I
22
24
I
I
24
25
S
S
26
28
S
S
27
29
I
I
30
32
I
I
31
33
S
S
34
36
S
S
35
37
I
I
38
40
I
I
39
38

39. Suami Isteri Berhadapan Berselang
Rajah 14 menunjukkan susunan tempat duduk diatur suami isteri berhadapan berselang. S
(Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan Susunan Keutamaan. Di meja khas elakkan wanita
duduk di hujung meja.
( 15 )
ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI
1
2
Tetamu Utama
Tuan Rumah
3
Isteri
Tetamu Utama
4
Isteri
Tuan Rumah
5
6
Suami
Suami
Isteri
7
8
Isteri
Isteri Bersebelahan Dengan Suami
Rajah 15, Jika tetamu utama dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing
maka tetamu-tetamu yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja
utama.
( 16 )
ISTERI DUDUK BERSILANG
1
3
Tetamu Utama
Tuan Rumah
2
4
Isteri
Tuan Rumah
Isteri
Tetamu Utama
5
6
Suami
Suami
7
8
39

40. Isteri
Isteri
Isteri Duduk Bersilang
Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama dan tuan rumah duduk bersilang dengan isteri
masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah.
( 17 )
SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA
PENTAS
22
14
13
12
20
10
8
18
PENTAS
TARIAN
BUDAYA
6
9
19
7
5
4
16
21
11
17
3
2
1
15
MEJA UTAMA
Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja
Rajah 17 menunjukkan jika majlis yang berkenaan majlis rasmi yang dihadiri oleh DiRaja, meja
hendaklah tinggi sedikit dari meja-meja tetamu yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16)
tidak boleh dipenuhkan.
( 18 )
SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN
PENTAS
22
14
12
20
10
8
18
6
4
16
P
E
R
H
I
A
S
A
N
13
21
11
9
19
7
5
17
3
2
1
MEJA UTAMA
40
15

41. Susunan Meja Tanpa Pentas Kebudayaan
Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah
digantikan dengan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu Diraja di
meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan.
11.
PENGACARAAN MAJLIS FORMAL
Juruacara dalam sesuatu majlis hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam
bidang ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah
memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. Juruacara
tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks
ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya
dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:*
*
*
MASA
CUE
ANN
:
:
:
(anggaran)
(panduan bagi juruacara)
(teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:*
*
*
*
*
Majlis Penuh Istiadat
Majlis Rasmi Dan Formal
Majlis Rasmi Tetapi Tidak Formal
Majlis Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Formal
Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara
hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat
pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang
jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.
12.
PENYEDIAAN ATURCARA PENTADBIRAN
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan
tujuan:•
•
•
•
•
•
sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut.
sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut.
Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang
diterima.
untuk mengawal masa.
untuk menjadi panduan masa akan datang.
sebagai rekod.
Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:•
•
•
Masa
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.
Pegawai yang bertanggungjawab.
Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara
terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.
41

42. Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu
melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
13.
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:i)
Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurangkurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
ii)
Aturcara Keraian Yang Berkenaan
Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu
yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.
iii)
Susunan Tempat Duduk
Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk
memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.
iv)
Kawasan Yang Diuntukkan
Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya
menyambut.
v)
Tempat-Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu
masuk, tempat keluar dan lain-lain.
vi)
Senarai Tetamu Yang Dijemput
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir
dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.
vii)
Senarai Tetamu Khas
Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan
disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.
viii)
Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian
yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
ix)
Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan
tempat duduk secara hormat.
x)
Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak
kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
42

43. xi)
Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai
tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai
tetamu yang dikhaskan untuknya.
xii)
Pertanyaan Dan Teguran
Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari
tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil
ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang
penyambut sendirri kurang pasti.
xiii)
Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai
Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada
masa itu.
xiv)
Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
14.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan
(selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
Tujuan Raptai ialah:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
15.
Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya.
Untuk menentukan urutan majlis.
Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
Untuk Penyelarasan acara.
Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan
Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
16.
POS-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. PostMortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis
yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat
seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
17.
BENDERA DAN SUSUNANNYA
i)
Dua bendera di majlis peringkat negeri di negeri.
Negeri
Malaysia
43

44. Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka
susunannya adalah seperti di atas.
ii)
Dua bendera di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.
Malaysia
Negeri
Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri.
iii)
Tiga bendera di majlis peringkat negeri.
Malaysia
Negeri
Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia,
bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya.
iv)
Tiga bendera di majlis peringkat persekutuan.
Negeri
Malaysia
Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.
v)
Persidangan antarabangsa.
E
C
A
B
D
F
D
E
F
Cara dari tengah.
A
B
C
Cara dari kiri.
Di dalam satu persidangan antarabangsa yang diaturkan oleh mana-mana kerajaan
sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad
nama-nama negara yang berkenaan.
vi)
Cara mengibarkan bendera Malaysia dan Negeri-Negeri.
Malaysia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan
adalah dari kiri ke kanan.
15
13
11
9
7
5
Malaysia
3
1
2
4
6
8
10
12
14
Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di
atas.
15
13
11
9
7
5
Malaysia
3
1
2
4
6
8
10
12
14
Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah
seperti di atas.
18.
KEMAHIRAN MENGENDALIKAN PERSIAPAN DEWAN
44

45. i)
`Back Drop’ hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama
majlis, tarikh, dan perasmi.
ii)
Tempat duduk tetamu
•
•
•
•
•
•
iii)
Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani,
backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)
Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat
pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca
doa, pembaca sitasi dan lain-lain)
Jambangan bunga
`Mineral water’ dan gelas
Alas meja dan `chair back’
Permaidani
Rostrum dan mikrofon untuk
•
•
Tetamu khas
Juruacara
iv)
Troli hadiah dan alas
v)
Dulang hadiah dan alas
vi)
Persembahan
•
•
vii)
Hiasan bunga-bunga hidup
•
•
viii)
19.
Multimedia
Koir/nasyid
Tangga pentas
Rostrum
Lain-lain
PERKARA-PERKARA LAIN YANG JUGA PENTING
i)
Merancang beberapa alternatif: Jika hujan atau terputus bekalan letrik?
ii)
Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar
masuk dewan yang palin minimal.
iii)
Memstikan khidmat seranta kemas:
•
•
•
iv)
Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan
Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita
selepas majlis tamat
Sediakan tempat khas untuk sesi wawancara antara Tetamu Khas dengan para
pemberita.
Pastikan perbelanjaan berhemat
45

46. •
•
•
v)
Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan
Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat
dengan peruntukan yang ada
Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan
resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.
Mengadakan post-mortem
Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis.
Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang.
Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya
digunakan untuk mencari keslahan seseorang.
20.
TATACARA MENGHADIRI MAJLIS
i)
Kerosakan majlis disebabkan oleh tetamu:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ii)
Tanggungjawab apabila menerima kad jemputan
•
•
•
•
•
•
•
iii)
Baca kad jembutan
Teliti tujuan
Teliti tarikh, hari dan masa
Teliti tempat majlis diadakan
Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai
Buat keputusan kehadiran
Jawapan segera
Persiapan bagi menghadiri majlis
•
•
•
•
iv)
Tidak memberi jawapan kehadiran
Menjawab lambat
Jawab hadir tetapi tidak hadir
Jawab tidak hadir tetapi hadir
Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang
Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami
Hadir tetapi lewat tiba
Hadir membawa extra
Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai
Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki
Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas
Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut
Beritahu penganjur jika ada perubahan
Kelengakapan diri
Kemudahan-kemudahan yang diperlukan
Tinjauan tempat majlis
Ketibaan di timpat majlis
•
Arahan lalu lintas
46

47. •
•
•
•
•
•
v)
Dalam majlis
•
•
•
•
vi)
Arahan duduk
Tidak puashati dengan keadaan
Tertib ketika majlis sedang berjalan
Cara mula makan (dalam majlis jamuan)
Majlis tamat
•
•
•
•
21.
Ikut pintu masuk yang ditetapkan
Arahan penyambut
Tentukan tempat duduk
Minuman sebelum majlis dimulakan
Pergaulan sebelum majlis dimulakan
Majlis perkenalan
Ikut peraturan yang ditetapkan
Berdiri mengadap tetamu kehormat
Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis jamuan)
Tunggu giliran
BUKU PROGRAM/CENDERAMATA/ATUR CARA
i)
Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi.
Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang
akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak
semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.
ii)
Dalam majlis-majlis rasmi seperti Majlis Konvokesyen, Pertandingan Kemahiran,
Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini
sangat penting.
iii)
Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis
Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lainlain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan.
iv)
Kandungan Buku
•
•
•
•
•
•
•
•
22.
Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua)
Lagu rasmi
Lagu tema
Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil)
Senarai peserta
Aturcara majlis pembukaan dan penutup
Sejarah ringkas majlis
Penghargaan dan autograf
CONTOH ATURCARA MAJLIS
0900 pagi
0930 pagi
-
Para peserta mengambil tempat
Para tetamu mengambil tempat
47

48. 1000 pagi
1015 pagi
1205 t/hari
1230 petang
1315 petang
1330 petang
23.
-
-
SENARAI AHLI JAWATANKUASA PENGELOLA
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
viii)
ix)
x)
xi)
xii)
xiii)
xiv)
xv)
xvi)
xvii)
xviii)
xix)
xx)
xxi)
24.
Ketibaan Tetamu Kehormat
Perakan masuk Tetamu Kehormat
Doa
Ucapan Pengerusi Jawatankuas Pengelola
Ucapan Tetamu Kehormat (Perasmian)
Penyampaian Hadiah dan Cenderamata
Penyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat
Persembahan
Tetamu ke majlis jamuan
Tetamu meninggalkan majlis.
Bersurai
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Jemputan dan Sambutan
Pendaftaran dan Penginapan
Buku Cenderamata
Persiapan Dewan
Keceraian
Jamuan
Teks Ucapan dan kata-kata aluan
Seranta
Pengangkutan dan Lalu Lintas
Persembahan
Bacaan Doa dan Juruacara
Pameran
Siaraya
Bulitin dan rakaman
Sijil
Urusetia
CONTOH TEKS JURUACARA
Nama Majlis:
Tempat:
Tarikh:
Hari:
Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang
Dewan Jauhar
29 Ogos 2002
Sabtu
1.
Cue (0830)
Semua hadirin duduk
2.
Pengumuman
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.
3.
Cue (0835)
Menerima isyarat apabila VIP tiba.
48

49. 4.
Pengumuman
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh
Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.
5.
Cur (0840)
Apabila VIP dan semua hadirin duduk.
6.
Pengumumam
Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha
Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, KetuaKetua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan
Tetamu yang saya hormati sekalian.
Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang
sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini.
Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa.
Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.
Untuk itu majlis mempersilakan Ustaz
Dipersilkan.
7.
Cue (0850)
Selesai bacaan doa.
Ucapan Pengetua
8.
Pengumuman
Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz.
Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk
menyampaikan ucapan alu-aluan.
Dipersilakan.
9.
Cue (0900)
Selesai ucapan
Ucapan Tetamu Kehormat
10.
Pengumuman
Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih
Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri
Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan
seterusnya merasmikan majlis.
Dengan segala hormatnya dipersilakan.
11.
Cue (1045)
Selesai ucapan
Penyampaian Hadiah dan Cenderamata
12.
Pengumuman
Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor
untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad
untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenangpemenang.
49

50. Dipersilakan En.Johan Endut dan yang lain-lain
Dipersilkan yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor untuk menyampaikan
Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan
hadiah-hadiah tadi.
Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan
acara penyampaian hadiah-hadiah.
13.
Cue (1130)
Yang Berhormat duduk
Persembahan
14.
Pengumuman
Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim,
Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.
15.
Cue (1200)
Selesai persembahan
Jamuan
16,
Pengumuman
Majlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan
Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat
Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.
17.
Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu
selera.
50