Tugas ini membahas pengelolaan proyek sistem informasi untuk mendukung digitalisasi bisnis perusahaan. Secara garis besar, dokumen ini menjelaskan pentingnya manajemen proyek yang baik untuk menghindari kegagalan proyek, serta menyarankan pendekatan dan metode untuk memilih, mengevaluasi, dan menghubungkan proyek sistem informasi dengan strategi bisnis perusahaan.

1. TUGAS PERTEMUAN KE-15
PENGELOLAAN PROYEK BISNIS BERBASIS SISTEM INFORMASI
DALAM RANGKA DIGITALISASI PROSES BISNIS PERUSAHAAN
Dosen pengampu : Bpk. Yananto Mihadi Putra, SE, M. Si
DISUSUN OLEH :
Siti Aisyah Maudina 43217120099
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
MERCU BUANA MENTENG
2021

2.  Abstrak (Ringkasan Artikel)
Terdapat tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi.
Hampirdi setiap organisasi, proyek sistem informasi membutuhkan waktu dan uang
yang lebih banyakuntuk diimplementasikan daripada yang diperkirakan, atau sistem
yang telah selesai tidakberfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi tidak
memenuhi harapan atau biaya terlalubanyak untuk dikembangkan, perusahaan
mungkin tidak menyadari manfaat apa pun dariinvestasi sistem informasi tersebut,
dan sistem tersebut mungkin tidak dapat menyelesaikanmasalah yang menjadi
tujuan pengembangan sistem tersebut. Pengembangan sistem baru harusdikelola
dan diatur dengan hati-hati, dan cara proyek dijalankan cenderung menjadi faktor
palingpenting yang mempengaruhi hasilnya. Itu sebabnya sangat penting untuk
memiliki pengetahuantentang mengelola proyek sistem informasi dan alasan
mengapa mereka sistem tersebut dapatberhasil atau menjadi gagal.
 Pendahuluan
Manajemen proyek itu suatu disiplin ilmu pada era tahun 1950-an, Amerika bangsa
yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt dapat
dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanya pun menjadi metode
yang digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari
Manajemen Proyek itu tidak terlalu sulit, karena didalamnya terdapat hal-hal yang
erbiasa dilakukan oleh manusia, hanya ditambahkan sedikit logika dan aturan yang
khusus. Sedangkan Proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir
pada suatu kejadian, yang mempunyai batasan waktu –anggaran –sumber daya
yang dibutuhi oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah
untuk memuaskan pelanggan.
 Literatur Teori
1. Tujuan dari Manajemen Proyek
Terdapat tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi.
Hampir di setiap organisasi, proyek sistem informasi membutuhkan waktu dan uang
yang lebih banyak untuk diimplementasikan daripada yang diperkirakan, atau sistem
yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Ketika suatu sistem informasi tidak
memenuhi harapan atau biaya terlalu banyak untuk dikembangkan, perusahaan
mungkin tidak menyadari manfaat apa pun dari investasi sistem informasi tersebut,
dan sistem tersebut mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi
tujuan pengembangan sistem tersebut. Pengembangan sistem baru harus dikelola
dan diatur dengan hati-hati, dan cara proyek dijalankan cenderung menjadi faktor
paling penting yang mempengaruhi hasilnya. Itu sebabnya sangat penting untuk

3. memiliki pengetahuan tentang mengelola proyek sistem informasi dan alasan
mengapa mereka sistem tersebut dapat berhasil atau menjadi gagal.
PROYEK YANG GAGAL DAN KEGAGALAN SISTEM
Seberapa parahkah sebuah proyek dikelola? Rata-rata, proyek-proyek di sektor
swasta diperkirakan kurang dari setengah dalam hal melakukan anggaran dan waktu
yang diperlukan untuk memberikan sistem lengkap yang dijanjikan dalam rencana
sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsi yang tidak sesuai (dijanjikan akan
dikirim dalam versi yang lebih baru). Sebuah studi bersama oleh McKinsey dan
Oxford University menemukan bahwa proyek perangkat lunak besar rata-rata
berjalan 66 persen di atas anggaran dan 33 persen di atas jadwal; sebanyak 17
persen dari proyek ternyata sangat buruk sehingga sistem tersebut dapat
menimbulkan resiko terhadap keberadaan perusahaan (Chandrasekaran,
Gudlavalleti, dan Kaniyar, 2014). Di antara 30 dan 40 persen dari semua proyek
perangkat lunak merupakan proyek "pelarian" yang jauh melebihi jadwal asli dan
proyeksi anggaran dan gagal untuk melakukan seperti yang telah ditentukan
sebelumnya.
Seperti yang diilustrasikan pada Gambar di bawah, proyek pengembangan sistem
tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:
 Biaya yang jauh melebihi anggaran
 Selisih waktu yang tidak terduga
 Kinerja teknis yang tidak sesuai yang diharapkan
 Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diantisipasi
Sistem yang dihasilkan oleh proyek-proyek informasi yang gagal seringkali tidak
digunakan sesuai dengan tujuannya atau tidak digunakan sama sekali. Pengguna
sering harus mengembangkan sistem manual yang parallel untuk membuat sistem
tersebut bekerja. Menurut laporan tahun 2015 oleh lE, yang mengembangkan solusi
perangkat lunak untuk mengelola dan mengurangi biaya TI, 37 persen dari semua
perangkat lunak yang diinstal tidak digunakan, menghabiskan $ 30 miliar di Amerika
Serikat saja (lE, 2016).

4. Desain sistem yang sebenarnya mungkin gagal menangkap persyaratan bisnis
penting atau meningkatkan kinerja organisasi. Informasi mungkin tidak disediakan
dengan cukup cepat untuk membantu, mungkin dalam format yang tidak mungkin
dicerna dan digunakan, atau mungkin mewakili potongan data yang salah.
Cara di mana pengguna bisnis nonteknis harus berinteraksi dengan sistem mungkin
terlalu rumit dan mengecewakan. Suatu sistem dapat dirancang dengan sistem
penghubung dari pengguna yang buruk. Sistem penghubung pengguna adalah
bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna akhir. Misalnya, formulir input
online atau layar pemasukan data dapat diatur sedemikian rupa sehingga tidak ada
yang mau mengirimkan data atau meminta informasi. Keluaran sistem dapat
ditampilkan dalam format yang terlalu sulit untuk dipahami.
Situs web dapat mencegah pengunjung mengeksplorasi lebih jauh jika halaman web
berantakan dan tidak tertata dengan baik, jika pengguna tidak dapat dengan mudah
menemukan informasi yang mereka cari, atau jika terlalu lama untuk mengakses dan
menampilkan halaman web di komputer pengguna.
Selain itu, data dalam sistem mungkin memiliki tingkat ketidakakuratan atau
inkonsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang-bidang tertentu mungkin salah atau
ambigu, atau mungkin tidak diatur dengan baik untuk tujuan bisnis. Informasi yang
diperlukan untuk fungsi bisnis tertentu mungkin tidak dapat diakses karena data tidak
lengkap.
TUJUAN MANAJEMEN PROYEK
Sebuah proyek adalah serangkaian kegiatan terkait yang direncanakan untuk
mencapai tujuan bisnis tertentu. Proyek sistem informasi meliputi pengembangan
sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau peningkatan atau
penggantian infrastruktur teknologi informasi (TI) perusahaan.
Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan
teknik untuk mencapai target spesifik dalam batasan anggaran dan waktu yang
ditentukan. Kegiatan manajemen proyek termasuk merencanakan pekerjaan, menilai
risiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, mengatur pekerjaan, memperoleh sumber daya manusia dan material,
menugaskan tugas, mengarahkan kegiatan, mengendalikan pelaksanaan proyek,
melaporkan kemajuan, dan menganalisis hasilnya. Seperti di bidang bisnis lainnya,
manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel
utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

5. Lingkup mendefinisikan apa pekerjaan itu atau tidak termasuk dalam suatu proyek.
Misalnya, ruang lingkup proyek untuk sistem pemrosesan pesanan baru mungkin
mencakup modul-modul baru untuk memasukkan pesanan dan mentransmisikannya
ke produksi dan akun, tetapi tidak ada perubahan pada sistem piutang, manufaktur,
distribusi, atau sistem kontrol inventaris terkait. Manajemen proyek mendefinisikan
semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses dan
harus memastikan bahwa ruang lingkup proyek tidak berkembang melampaui apa
yang semula dimaksudkan.
Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
Manajemen proyek biasanya menetapkan jumlah waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan komponen utama suatu proyek. Masing-masing komponen ini
selanjutnya dipecah menjadi kegiatan dan tugas. Manajemen proyek mencoba untuk
menentukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dan
menetapkan jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan.
Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya
sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Biaya proyek
sistem informasi juga termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan ruang
kerja. Manajemen proyek mengembangkan anggaran untuk proyek dan memantau
pengeluaran proyek yang sedang berlangsung.
Kualitas adalah indikator seberapa baik hasil akhir suatu proyek memenuhi tujuan
yang ditentukan oleh manajemen. Kualitas sistem informasi biasanya memengaruhi
kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Kualitas juga
mempertimbangkan keakuratan dan ketepatan waktu informasi yang dihasilkan oleh
sistem baru dan kemudahan penggunaan.
Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan suatu
proyek. Masalah potensial ini dapat mencegah proyek mencapai tujuannya dengan
meningkatkan waktu dan biaya, menurunkan kualitas hasil proyek, atau mencegah
proyek selesai sama sekali. Bagian 4 di bawah akan menjelaskan faktor risiko
terpenting untuk sistem informasi.
2. Metode yang Digunakan dan Mengevaluasi Proyek Sistem
Informasi
Perusahaan biasanya dihadapkan dengan banyak proyek berbeda untuk
menyelesaikan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada jauh lebih banyak ide untuk

6. proyek sistem daripada sumber daya. Perusahaan perlu memilih dari kelompok ini
proyek yang menjanjikan manfaat terbesar bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi
bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek. Bagaimana seharusnya
manajer memilih di antara semua opsi?
STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM
Gambar di bawah menunjukkan elemen-elemen struktur manajemen untuk proyek
sistem informasi di sebuah perusahaan besar. Ini membantu memastikan bahwa
proyek yang paling penting diberi prioritas.
Pada puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan
komite pengarah sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang
mungkin memerlukan pengembangan sistem baru. Seringkali, kelompok ini akan
mengembangkan ukuran objektif kinerja perusahaan (disebut indikator kinerja utama)
dan memilih untuk mendukung proyek-proyek TI yang dapat membuat peningkatan
besar dalam satu atau beberapa indikator kinerja utama. Indikator kinerja ini ditinjau
dan dibahas oleh dewan direksi perusahaan.
Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen senior dengan
tanggung jawab untuk pengembangan dan pengoperasian sistem. Ini terdiri dari
kepala departemen dari kedua pengguna akhir dan area sistem informasi. Komite
pengarah meninjau dan menyetujui rencana sistem di semua divisi, berupaya
mengoordinasikan dan mengintegrasikan sistem, dan kadang-kadang terlibat dalam
memilih proyek sistem informasi tertentu. Kelompok ini juga memiliki kesadaran yang
tajam tentang indikator kinerja utama yang diputuskan oleh manajer tingkat tinggi
dan dewan direksi.

7. Tim proyek diawasi oleh kelompok manajemen proyek yang terdiri dari manajer
sistem informasi dan manajer pengguna akhir yang bertanggung jawab untuk
mengawasi beberapa proyek sistem informasi tertentu. Tim proyek bertanggung
jawab langsung untuk proyek sistem individu. Ini terdiri dari analis sistem, spesialis
dari bidang bisnis pengguna akhir yang relevan, pemrogram aplikasi, dan mungkin
spesialis basis data. Adapun campuran keterampilan dan ukuran tim proyek
tergantung pada sifat spesifik dari solusi sistem.
MENGHUBUNGKAN PROYEK SISTEM DENGAN RENCANA BISNIS
Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis
yang paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi
yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis
dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi
sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana),
dasar pemikiran, keadaan sistem saat ini, perkembangan baru yang perlu
dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana implementasi, dan anggaran (lihat
Tabel di bawah.
Rencana tersebut berisi pernyataan tujuan perusahaan dan menentukan bagaimana
teknologi informasi akan mendukung pencapaian tujuan tersebut serta Laporan
tersebut menunjukkan bagaimana tujuan umum yang akan dicapai oleh proyek
sistem tertentu. Ini mengidentifikasi tanggal target spesifik dan tonggak yang dapat
digunakan kemudian untuk mengevaluasi kemajuan rencana dalam hal berapa
banyaknya tujuan yang sebenarnya dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan
dalam rencana. Adapun Rencana tersebut menunjukkan keputusan manajemen
kunci mengenai akuisisi perangkat keras; telekomunikasi; sentralisasi/desentralisasi
otoritas, data, dan perangkat keras; dan perubahan organisasi yang diperlukan.
Perubahan organisasi juga biasanya dijelaskan, termasuk persyaratan pelatihan
manajemen dan karyawan, upaya perekrutan, perubahan dalam proses bisnis, dan
perubahan otoritas, struktur, atau praktik manajemen.

8. Untuk merencanakan secara efektif, perusahaan perlu menginventarisir dan
mendokumentasikan semua aplikasi sistem informasi dan komponen infrastruktur TI
mereka. Untuk proyek di mana manfaat melibatkan peningkatan pengambilan
keputusan, manajer harus mencoba mengidentifikasi perbaikan keputusan yang
akan memberikan nilai tambah terbesar bagi perusahaan. Mereka kemudian harus

9. mengembangkan seperangkat metrik untuk mengukur nilai informasi yang lebih tepat
waktu dan tepat tentang hasil keputusan.
PERSYARATAN INFORMASI DAN INDIKATOR KINERJA UTAMA
Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus
memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan informasi jangka panjang dan
jangka pendeknya. Pendekatan strategis ini adalah untuk persyaratan informasi,
analisis strategis, atau faktor penentu keberhasilan berpendapat bahwa persyaratan
informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil indikator kinerja utama/Key
Performance Indicators (KPI) manajer. KPI dibentuk oleh industri, perusahaan,
manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Misalnya, KPI untuk sebuah perusahaan
mobil dapat berupa biaya unit produksi, biaya tenaga kerja, produktivitas pabrik,
tingkat pengerjaan ulang dan kesalahan, survei pengenalan merek pelanggan,
peringkat kualitas J.D. Power, peringkat kepuasan kerja karyawan, dan biaya
kesehatan. Sistem informasi yang baru harus fokus pada penyediaan informasi yang
membantu perusahaan memenuhi tujuan-tujuan yang tersirat oleh indikator kinerja
utama.
ANALISIS PORTOFOLIO
Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem,
analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif.
Analisis portofolio juga menginventarisir semua proyek dan aset sistem informasi
organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak alih daya, dan lisensi. Portofolio investasi
sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu
bagi perusahaan (lihat Gambar di bawah) mirip dengan portofolio keuangan.
Setiap proyek sistem informasi membawa risiko dan manfaatnya sendiri. Perusahaan
akan mencoba untuk meningkatkan pengembalian portofolio aset TI mereka dengan
menyeimbangkan risiko dan pengembalian dari investasi sistem mereka. Meskipun
tidak ada profil yang ideal untuk semua perusahaan, industri padat-informasi (mis,
Keuangan) harus memiliki beberapa proyek dengan manfaat yang tinggi dan berisiko
tinggi untuk memastikan bahwa mereka tetap mengikuti perkembangan teknologi.
Selain itu Perusahaan-perusahaan di industri informasi yang non-intensif harus fokus
terhadap proyek-proyek yang bermanfaat tinggi dan yang berisiko tinggi.

10. Yang paling diinginkan, tentu saja, adalah sistem dengan manfaat yang tinggi dan
risiko yang rendah. Ini menjanjikan pengembalian awal dan risiko rendah. Kedua,
manfaat yang tinggi, sistem berisiko tinggi harus diperiksa; manfaat rendah, sistem
berisiko tinggi harus benar-benar dihindari; dan sistem dengan manfaat rendah dan
risiko rendah harus dikaji ulang untuk kemungkinan membangun kembali dan
menggantinya dengan sistem yang lebih diinginkan yang memiliki manfaat lebih
tinggi. Dengan menggunakan analisis portofolio, manajemen dapat menentukan
pemikiran campuran antara risiko investasi dan imbalan yang optimal untuk
perusahaan mereka, menyeimbangkan proyek dengan imbalan tinggi yang lebih
berisiko dengan yang lebih aman dengan imbalan yang lebih rendah. Adapun
Perusahaan di mana analisis portofolio selaras dengan strategi bisnis telah
ditemukan memiliki pengembalian yang unggul pada aset TI mereka, penyelarasan
yang lebih baik dari investasi TI dengan tujuan bisnis, dan koordinasi yang lebih baik
di seluruh organisasi dalam investasi TI (Jeffrey dan Leliveld, 2004).
MODEL PENILAIAN
Model penilaian berguna untuk memilih proyek-proyek di mana banyak kriteria yang
harus dipertimbangkan. Hal ini menetapkan bobot untuk berbagai fitur sistem dan
kemudian menghitung total dari yang tertimbang. Menggunakan Tabel di bawah,
perusahaan harus memutuskan di antara dua alternatif sistem perencanaan sumber
daya perusahaan (ERP) sistem. Kolom pertama berisi kriteria yang akan digunakan
oleh pembuat keputusan untuk mengevaluasi sistem. Kriteria ini biasanya
merupakan hasil dari diskusi yang panjang di antara kelompok pembuat keputusan.
Seringkali hasil yang paling penting dari model penilaian bukanlah skor tetapi
kesepakatan tentang kriteria yang digunakan untuk menilai suatu sistem.

11. Tabel di atas menunjukkan bahwa perusahaan khusus ini mementingkan
kemampuan untuk pemrosesan pesanan penjualan, manajemen inventaris, dan
pergudangan. Kolom kedua pada Tabel di atas mencantumkan bobot yang
dilampirkan oleh pembuat keputusan pada kriteria keputusan. Kolom 3 dan 5
menunjukkan persentase persyaratan untuk setiap fungsi yang dapat disediakan
oleh setiap sistem ERP alternatif. Setiap skor vendor dapat dihitung dengan
mengalikan persentase persyaratan yang dipenuhi untuk setiap fungsi dengan bobot
yang melekat pada fungsi tersebut. Sistem ERP B memiliki skor total tertinggi.
Seperti semua teknik "obyektif", terdapat banyak penilaian kualitatif yang terlibat
dalam menggunakan model penilaian. Model ini membutuhkan tenaga ahli yang
memahami masalah dan teknologi. Sangat tepat untuk melakukan siklus melalui
model penilaian beberapa kali, mengubah kriteria dan bobot, untuk melihat seberapa
sensitif hasilnya terhadap perubahan wajar dalam kriteria. Model penilaian digunakan

12. paling umum untuk mengonfirmasi, merasionalisasi, dan mendukung keputusan
daripada sebagai penengah akhir pemilihan sistem.
3. Bagaimana Perusahaan dapat Menilai Nilai Bisnis dari
Sistem Informasi
Bahkan jika suatu proyek sistem mendukung tujuan dari strategis perusahaan dan
telah memenuhi persyaratan informasi pengguna, hal ini harus menjadi sebuah
investasi yang baik untuk perusahaan. Nilai sebuah sistem dari perspektif keuangan
pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang telah
diinvestasikan. Apakah investasi sistem informasi tertentu menghasilkan
pengembalian yang memadai untuk menghitung biayanya?
BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI
Tabel di bawah mencantumkan beberapa biaya dan manfaat sistem yang lebih
umum. Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. Manfaat tidak nyata,
seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang
ditingkatkan, tidak dapat segera diukur tetapi dapat menyebabkan perolehan yang
dapat diukur dalam jangka panjang. Sistem transaksi dan administrasi yang
menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan manfaat
yang lebih terukur dan nyata daripada sistem informasi manajemen, sistem
pendukung keputusan, dan sistem kerja kolaboratif yang didukung komputer.

13. Penjelasan konsep total biaya kepemilikan/total cost of ownership (TCO), yang
dirancang untuk mengidentifikasi dan mengukur komponen pengeluaran teknologi
informasi di luar biaya awal pembelian dan pemasangan perangkat keras dan
perangkat lunak. Namun, analisis TCO hanya menyediakan bagian dari informasi
yang diperlukan untuk mengevaluasi investasi teknologi informasi karena biasanya
tidak berurusan dengan manfaat, kategori biaya seperti biaya kompleksitas, dan
"lunak" dan faktor-faktor strategis yang dibahas kemudian di bagian ini.
PENGANGGARAN MODAL UNTUK SISTEM INFORMASI
Untuk menentukan manfaat dari sebuah proyek tertentu, Anda harus menghitung
semua biaya dan semua manfaatnya secara detail. Jelas, sebuah proyek di mana
biayanya lebih besar dibandingkan manfaatnya harus ditolak. Tetapi walaupun
manfaat di dapatkan melebihi biaya yang dikeluarkan, tetap harus melakukan
analisis keuangan tambahan untuk menentukan apakah proyek tersebut dapat
memberikan pengembalian yang baik atas modal yang telah diinvestasikan oleh
perusahaan. Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik
yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam proyek investasi modal jangka
panjang.
Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar
dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut. Biaya investasi
untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan
oleh pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Pada
tahun-tahun berikutnya, investasi dapat menyebabkan arus kas keluar tambahan
yang akan diimbangi dengan arus kas masuk yang dihasilkan dari investasi. Arus
kas masuk berupa peningkatan penjualan lebih banyak produk (untuk alasan seperti
produk baru, kualitas lebih tinggi, atau peningkatan pangsa pasar) atau pengurangan
biaya dalam produksi dan operasi. Perbedaan antara arus kas keluar dan arus kas
masuk digunakan untuk menghitung nilai finansial dari investasi. Setelah arus kas
telah ditetapkan, beberapa metode alternatif tersedia untuk membandingkan
berbagai proyek dan memutuskan tentang investasi.
Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek-proyek TI adalah
metode pengembalian, tingkat akuntansi pengembalian investasi/return on
investment (ROI), net present value, dan internal rate of return (IRR). Anda dapat
mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana model penganggaran modal ini
digunakan untuk membenarkan investasi sistem informasi dalam modul ini.

14. KETERBATASAN MODEL KEUANGAN
Fokus secara tradisional pada aspek keuangan dan teknis sistem informasi
cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi dari sistem informasi yang
dapat memengaruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari investasi. Banyak
keputusan investasi sistem informasi perusahaan tidak secara memadai
mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem
baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak yang kurva pembelajaran
pengguna untuk sistem baru terhadap produktivitas, atau waktu yang dibutuhkan
manajer untuk menghabiskan mengawasi perubahan terkait sistem baru. Adapun
Manfaat tidak berwujud seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru
atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan juga dapat diabaikan dalam
analisis keuangan tradisional.
4. Faktor Risiko Utama dalam Proyek Sistem Informasi
Kami telah memperkenalkan topik risiko sistem informasi dan penilaian risiko dalam
modul-modul sebelumnya. Dalam modul ini, kami akan menjelaskan tentang risiko
spesifik untuk proyek sistem informasi dan menunjukkan apa yang dapat dilakukan
untuk mengelolanya secara efektif.
DIMENSI RISIKO PROYEK
Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran, ruang lingkup, tingkat kerumitan, dan
komponen organisasi dan teknis. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih
kemungkinan menciptakan masalah seperti yang telah kami jelaskan sebelumnya
atau mengalami penundaan karena mereka menghasilkan tingkat risiko yang jauh
lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek,
struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis staf sistem informasi dan tim proyek.
 Ukuran proyek. Semakin besar proyekseperti yang ditunjukkan oleh dana
yang dihabiskan, jumlah staf dalam implementasi, waktu yang dialokasikan
untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruhsemakin
besar risikonya. Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat
kegagalan 50 hingga 75 persen lebih tinggi daripada proyek lain karena
proyek tersebut rumit dan sulit dikendalikan. Kompleksitas organisasi dari
sistemberapa banyak unit dan kelompok yang akan menggunakannya dan
seberapa besar pengaruhnya dalam proses bisnisberkontribusi pada
kompleksitas proyek sistem skala besar seperti halnya karakteristik teknis,

15. seperti jumlah baris kode program, panjang proyek, dan anggaran. Selain itu,
ada beberapa teknik yang dapat diandalkan untuk memperkirakan waktu dan
biaya untuk mengembangkan sistem informasi skala besar.
 Struktur proyek. Terdapat beberapa proyek yang lebih terstruktur daripada
yang lain. Persyaratannya jelas dan mudah, sehingga keluaran dan
prosesnya dapat dengan mudah ditentukan. Para pengguna tahu persis apa
yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan sistem, hampir tidak
ada kemungkinan pengguna berubah pikiran. Proyek-proyek semacam itu
memiliki risiko yang jauh lebih rendah daripada proyek-proyek dengan
persyaratan yang relatif terdefinisi, lancar, dan terus berubah; dengan output
yang tidak dapat diperbaiki dengan mudah karena mereka tunduk pada
perubahan ide pengguna; atau dengan pengguna yang tidak dapat
menyetujui apa yang mereka inginkan.
 Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan
staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim
tidak terbiasa dengan perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat
lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data yang diusulkan untuk
proyek, sangat mungkin bahwa proyek akan mengalami masalah teknis atau
membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan karena kebutuhan
untuk menguasai keterampilan baru.
Meskipun kesulitan teknologi merupakan salah satu faktor risiko dalam proyek sistem
informasi, faktor lainnya terutama organisasi, berurusan dengan kompleksitas
persyaratan informasi, ruang lingkup proyek, dan berapa banyak bagian organisasi
yang akan dipengaruhi oleh informasi baru. sistem. Di sisi lain Sesi Interaktif tentang
Manajemen tentang langkah Layanan Kesehatan Nasional UK menuju pembukuan
tanpa kertas menggambarkan sebuah proyek dengan beberapa risiko ini.
MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI
Pengenalan atau perubahan terhadap sistem informasi memiliki dampak terhadap
perilaku dan organisasi yang kuat. Perubahan dalam cara informasi didefinisikan,
diakses, dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering mengarah
pada distribusi baru wewenang dan kekuasaan. Perubahan organisasi internal ini
melahirkan perlawanan dan oposisi dan dapat menyebabkan runtuhnya sistem yang
baik.
Persentase yang sangat besar dari proyek-proyek sistem informasi tersandung
karena proses perubahan organisasi di sekitar pembangunan sistem tidak ditangani

16. dengan baik. Pengembangan sistem yang sukses membutuhkan manajemen
perubahan yang cermat.
Konsep Implementasi
Untuk mengelola perubahan organisasi di sekitar pengenalan sistem informasi baru
secara efektif, Anda harus memeriksa proses implementasi. Implementasi mengacu
pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, manajemen, dan
rutinisasi inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis
sistem adalah agen perubahan. Analis tidak hanya mengembangkan solusi teknis
tetapi juga mendefinisikan kembali konfigurasi, interaksi, aktivitas pekerjaan, dan
hubungan kekuatan berbagai kelompok organisasi. Analis adalah katalisator untuk
seluruh proses perubahan dan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua
pihak yang terlibat dapat menerima perubahan yang dibuat oleh sistem baru tersebut.
Agen perubahan berkomunikasi dengan pengguna, memediasi antara kelompok-
kelompok yang memiliki kepentingan untuk bersaing, dan memastikan bahwa
penyesuaian organisasi untuk perubahan tersebut dapat dilaksanakan hingga selesai.
Peran Pengguna Akhir
Implementasi sistem umumnya mendapatkan manfaat dari tingkat keterlibatan
pengguna dan dukungan manajemen yang tinggi terhadap partisipasi pengguna
dalam desain dan pengoperasian sistem informasi memiliki beberapa hasil yang
positif. Pertama, jika pengguna sangat terlibat dalam desain sistem, mereka memiliki
lebih banyak peluang untuk membentuk sistem sesuai dengan prioritas dan
persyaratan bisnis mereka dan lebih banyak peluang untuk mengontrol hasilnya.
Kedua, mereka lebih cenderung bereaksi positif terhadap sistem yang telah selesai
karena mereka telah menjadi peserta aktif dalam proses perubahan. Memasukkan
pengetahuan dan keahlian pengguna mengarah ke solusi yang lebih baik.
Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara tradisional telah
menjadi masalah bagi upaya implementasi sistem informasi
Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki latar belakang, minat,
dan prioritas yang berbeda. Ini disebut sebagai celah komunikasi pengguna-
perancang. Perbedaan-perbedaan ini yang mengarah pada loyalitas organisasi
yang berbeda, pendekatan untuk pemecahan masalah, dan penyampaian
komunikasi.
Spesialis sistem informasi, misalnya, sering memiliki orientasi teknis atau mesin
untuk menyelesaikan masalah. Mereka mencari solusi teknis yang elegan dan

17. canggih di mana efisiensi perangkat keras dan perangkat lunak dioptimalkan dengan
mengorbankan kemudahan penggunaan atau efektivitas organisasi. Pengguna lebih
memilih sistem yang berorientasi pada penyelesaian masalah bisnis atau
memfasilitasi tugas-tugas organisasi. Seringkali orientasi kedua kelompok tersebut
sangat bertentangan sehingga mereka tampak berbicara dalam bahasa yang
berbeda.
Perbedaan-perbedaan ini diilustrasikan dalam Tabel di bawah, yang
menggambarkan keprihatinan tipikal pengguna akhir dan spesialis teknis (perancang
sistem informasi) mengenai pengembangan sistem informasi baru. Masalah
komunikasi antara pengguna akhir dan desainer adalah alasan utama mengapa
persyaratan pengguna tidak dimasukkan dengan benar ke dalam sistem informasi
dan mengapa pengguna diusir dari proses implementasi.
Proyek pengembangan sistem mengandung risiko kegagalan yang sangat tinggi
ketika ada kesenjangan yang nyata antara pengguna dan spesialis teknis dan ketika
kelompok-kelompok ini terus mengejar berbagai tujuan yang berbeda. Dalam kondisi
seperti itu, pengguna sering diusir dari proyek. Karena mereka tidak dapat
memahami apa yang dikatakan oleh teknisi, pengguna menyimpulkan bahwa seluruh
proyek sebaiknya diserahkan kepada spesialis informasi saja.
Dukungan dan Komitmen Manajemen
Jika suatu proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen dari
manajemen di berbagai tingkatan, maka ada kemungkinan besar hasilnya akan
dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua
kelompok akan percaya bahwa partisipasi mereka dalam proses pengembangan
akan menerima tingkat yang lebih tinggi dalam perhatian dan prioritas. Mereka akan
diakui dan dihargai untuk waktu dan upaya yang mereka curahkan untuk melakukan
implementasi. Dukungan manajemen juga dapat memastikan bahwa proyek sistem
menerima dana dan sumber daya yang cukup untuk menjadi sukses. Selanjutnya,
untuk ditegakkan secara efektif, semua perubahan dalam kebiasaan dan prosedur
kerja dan setiap penyesuaian organisasi yang terkait dengan sistem baru tergantung

18. pada dukungan manajemen. Jika seorang manajer menganggap sistem baru
sebagai prioritas, sistem tersebut akan lebih cenderung diperlakukan seperti itu oleh
bawahannya. Menurut Institut Manajemen Proyek, sponsor eksekutif yang secara
aktif terlibat adalah faktor utama dalam keberhasilan sebuah proyek sistem
(Kloppenborg dan Tusch, 2015; Project Management Institute, 2013).
Ubah Tantangan Manajemen untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi
Perusahaan, dan Merger dan Akuisisi
Mengingat tantangan inovasi dan implementasi, tidak mengherankan bahwa untuk
menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi perusahaan dan
rekayasa ulang proses bisnis (BPR) proyek, yang biasanya membutuhkan
perubahan organisasi yang luas dan yang mungkin memerlukan penggantian
teknologi lama dan sistem warisan yang sudah sangat dalam berakar pada banyak
proses bisnis yang saling terkait. Sejumlah penelitian telah menunjukkan bahwa 70
persen dari semua proyek rekayasa ulang proses bisnis gagal memberikan manfaat
yang telah dijanjikan. Demikian juga, persentase yang tinggi dari aplikasi perusahaan
yang gagal diimplementasikan secara penuh atau untuk memenuhi tujuan
penggunanya bahkan setelah tiga tahun bekerja.
Banyak aplikasi perusahaan dan proyek rekayasa ulang telah dirusak oleh proses
implementasi yang buruk dan praktik manajemen perubahan yang gagal menjawab
kekhawatiran karyawan tentang perubahan tersebut. Berurusan dengan ketakutan
dan kecemasan di seluruh organisasi, mengatasi resistensi oleh manajer kunci, dan
mengubah fungsi pekerjaan, jalur karier, dan praktik rekrutmen telah menimbulkan
ancaman yang sangat besar untuk melakukan rekayasa ulang tentang kesulitan
yang dihadapi oleh perusahaan dalam memvisualisasikan dan merancang terobosan
perubahan pada proses bisnis. Semua aplikasi perusahaan memerlukan koordinasi
yang sangat ketat antara berbagai kelompok fungsional serta perubahan proses
bisnis yang luas.
Proyek yang terkait dengan merger dan akuisisi memiliki tingkat kegagalan yang
sama. Merger dan akuisisi sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi dari
perusahaan yang bergabung serta oleh infrastruktur TI mereka. Menggabungkan
sistem informasi dari dua perusahaan yang berbeda biasanya memerlukan
perubahan organisasi yang besar dan proyek sistem yang rumit untuk dikelola. Jika
integrasi tidak dikelola dengan baik, perusahaan dapat muncul dengan campur aduk
sistem warisan yang dibangun dengan menggabungkan sistem satu perusahaan
dengan sistem perusahaan lainnya. Tanpa integrasi sistem yang berhasil, manfaat

19. yang diharapkan dari merger tidak dapat direalisasikan, atau, lebih buruk yang akan
terjadi, entitas yang bergabung tidak dapat menjalankan proses bisnisnya secara
efektif.
MENGONTROL FAKTOR RISIKO
Berbagai cara dalam manajemen proyek, pengumpulan persyaratan, dan metodologi
perencanaan telah dikembangkan secara spesifik untuk mengatasi masalah
implementasi. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa para
pengguna memainkan peran yang sesuai selama periode implementasi dan untuk
mengelola proses perubahan dalam organisasi. Tidak semua aspek dari proses
implementasi dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan. Namun,
mengantisipasi potensi masalah implementasi dan menerapkan strategi korektif yang
tepat dapat meningkatkan peluang keberhasilan sistem.
Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan mengidentifikasi sifat
dan tingkat risiko yang dihadapi proyek. Pelaksana kemudian dapat menangani
setiap proyek dengan alat dan pendekatan manajemen risiko yang disesuaikan
dengan tingkat risikonya. Tidak semua risiko dapat diidentifikasi sebelumnya, tetapi
dengan manajemen proyek yang terampil, sebagian besar dari risiko tersebut dapat
diketahui. Komunikasi yang sering dilakukan dan budaya berkolaborasi akan dapat
membantu tim proyek beradaptasi dengan masalah yang tidak terduga yang akan
muncul (Browning dan Ramasesh, 2015; Lauferetal., 2015; McFarlan, 1981).
Mengelola Kompleksitas Teknis
Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks harus mampu menguasai
dan memanfaatkan alat integrasi internal. Keberhasilan proyek semacam ini
tergantung seberapa kompleksitas teknisnya yang dapat dikelola. Para pemimpin
proyek membutuhkan pengalaman teknis dan administrasi yang berat. Mereka harus
harus mampu mengantisipasi masalah dan mengembangkan hubungan kerja yang
baik dan lancar di antara tim yang didominasi teknis. Tim harus berada di bawah
kepemimpinan seorang manajer dengan latar belakang manajemen teknis dan
proyek yang kuat, dan anggota tim harus sangat berpengalaman. Rapat tim kerja
harus sering dilakukan. Keterampilan atau keahlian teknis penting yang tidak dimiliki
di internal harus di adakan dan persiapkan dari luar organisasi.
Alat Perencanaan dan Kontrol yang Formal
Umumnya proyek besar dapat memanfaatkan penggunaan yang tepat dari alat
perencanaan formal dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan

20. memantau rencana proyek. Dua metode yang paling umum digunakan untuk
mendokumentasikan rencana proyek adalah Gantt chart dan PERT chart. Gantt
chart mencantumkan kegiatan proyek dan tanggal mulai dan selesainya. Diagram
Gantt secara visual menunjukkan waktu dan durasi tugas yang berbeda dalam
proyek pengembangan serta persyaratan tugas kerja sumber daya manusianya. Ini
menunjukkan setiap tugas yang dikerjakan harus sebanding dengan waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
Meskipun Gantt chart menunjukkan kapan kegiatan proyek dimulai dan berakhir,
mereka tidak menggambarkan dependensi dalam tugas, bagaimana satu tugas
terpengaruh jika yang lain terlambat, atau bagaimana tugas harus dikerjakan. Di
situlah PERT chart berguna. PERT adalah singkatan dari "Program Evaluation and
Review Technique," sebuah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut
Amerika Serikat selama 1950-an untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris.
PERT chart menggambarkan secara grafis tugas proyek dan hubungan antar satu
dengan lainnya. PERT chart mencantumkan kegiatan spesifik yang membentuk
proyek dan kegiatan yang harus diselesaikan sebelum sebuah kegiatan tertentu
dapat dimulai, seperti yang diilustrasikan dalam Gambar di bawah.
PERT chart menggambarkan proyek sebagai diagram jaringan yang terdiri dari node
yang bernomor (baik lingkaran atau persegi panjang) yang mewakili tugas proyek.
Setiap node diberi nomor dan menunjukkan tugas, durasinya, tanggal mulai, dan
tanggal penyelesaian. Arah panah pada garis menunjukkan urutan tugas dan
menunjukkan aktivitas mana yang harus diselesaikan sebelum dimulainya aktivitas
lain. Dalam Gambar di bawah, tugas dalam node 2, 3, dan 4 tidak saling bergantung

21. dan dapat dilakukan secara bersamaan, tetapi masing-masing tergantung pada
penyelesaian tugas pertama. PERT chart untuk proyek yang kompleks bisa sulit
untuk diartikan, dan manajer proyek sering menggunakan kedua teknik ini.
Teknik manajemen proyek ini dapat membantu manajer mengidentifikasi kemacetan
terhadap proses dan menentukan dampak terhadap masalah pada waktu
penyelesaian proyek. Mereka juga dapat membantu mengembangkan sistem
membagikan proyek tersebut menjadi segmen yang lebih kecil, lebih mudah dikelola
dengan hasil bisnis yang lebih jelas dan terukur. Teknik kontrol yang standar dapat
berhasil memetakan kemajuan proyek terhadap anggaran dan tanggal target,
sehingga penyimpangan dari rencana dapat terlihat.
Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Perlawanan Pengguna
Proyek dengan struktur yang relatif kecil dan banyak persyaratan yang tidak
ditentukan harus melibatkan pengguna sepenuhnya di dalam semua tahap.
Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak opsi desain
yang mungkin dan untuk tetap berkomitmen terhadap salah satu desainnya. Alat
integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan dari tim
implementasi dengan pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna
dapat menjadi anggota aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan
bertanggung jawab atas instalasi dan pelatihan. Tim implementasi dapat
menunjukkan responsnya terhadap pengguna, segera menjawab pertanyaan,
memasukkan umpan balik pengguna, dan menunjukkan kesediaan mereka untuk
membantu.

22. Berpartisipasi dalam kegiatan implementasi mungkin tidak cukup untuk mengatasi
masalah resistensi pengguna terhadap perubahan organisasi. Pengguna yang
berbeda dapat dipengaruhi oleh sistem dengan cara yang berbeda. Sementara
beberapa pengguna mungkin akan menyambut sistem baru karena membawa
perubahan yang mereka anggap bermanfaat bagi mereka, sedangkan yang lain
mungkin menolak perubahan tersebut karena mereka percaya perubahan tersebut
dapat merugikan kepentingan mereka.
Jika penggunaan sistem bersifat sukarela, pengguna dapat memilih untuk
menghindarinya; jika penggunaan sistem adalah wajib, resistensi akan berupa
peningkatan tingkat kesalahan, gangguan, pergantian, dan bahkan sabotase. Oleh
karena itu, strategi implementasi tidak hanya harus mendorong partisipasi dan
keterlibatan pengguna, tetapi juga harus mengatasi masalah kontra implementasi.
Kontra implementasi adalah strategi yang sengaja dilakukan untuk menggagalkan
implementasi sistem informasi atau inovasi dalam suatu organisasi.
Strategi-strategi yang dikembangkan untuk mengatasi resistensi pengguna termasuk
berpartisipasi dari pengguna (untuk memperoleh komitmen serta untuk
meningkatkan desain), pendidikan dan pelatihan pengguna, peraturan dan kebijakan
manajemen, dan insentif yang lebih baik untuk pengguna yang bekerja sama. Sistem
baru dapat dibuat lebih ramah pengguna dengan meningkatkan sistem penghubung
untuk pengguna akhir. Pengguna akan lebih kooperatif jika masalah organisasi
diselesaikan sebelum memperkenalkan sistem baru. Sesi Interaktif tentang
Organisasi menggambarkan beberapa tantangan dalam mengembangkan aplikasi
seluler.
MERANCANG UNTUK ORGANISASI
Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi, proyek
sistem informasi harus secara eksplisit membahas cara-cara di mana organisasi
akan berubah ketika sistem baru telah diinstal, termasuk pemasangan aplikasi
seluler dan web. Selain perubahan prosedural, transformasi dalam fungsi pekerjaan,
struktur organisasi, hubungan kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan
dengan hati-hati.
Area di mana pengguna berinteraksi dengan sistem memerlukan perhatian khusus,
dengan sensitivitas terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi
orang dan mesin di lingkungan kerja. Hal ini mempertimbangkan desain pekerjaan,
masalah kesehatan, dan sistem penghubung dengan pengguna akhir dari sistem

23. informasi. Tabel di bawah memuat daftar dimensi organisasi yang harus ditangani
ketika merencanakan dan mengimplementasikan sistem informasi.
Meskipun analisis sistem dan kegiatan desain seharusnya mencakup analisis
dampak organisasi, bidang ini secara tradisional telah diabaikan. Analisis dampak
organisasi menjelaskan bagaimana sistem yang diusulkan akan memengaruhi
struktur, sikap, pengambilan keputusan, dan operasi organisasi. Untuk
mengintegrasikan sistem informasi dengan sukses dengan organisasi, penilaian
dampak organisasi yang lengkap dan terdokumentasi harus lebih diperhatikan dalam
upaya pengembangan.
Desain Sosioteknik
Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah dengan
memasukkan praktik desain sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi. Para
pendesain merancang serangkaian solusi desain teknis dan sosial yang terpisah.
Rencana desain sosial mengeksplorasi berbagai struktur kelompok kerja, alokasi
tugas, dan desain pekerjaan individu. Solusi teknis yang diusulkan dibandingkan
dengan solusi sosial yang diusulkan. Solusi yang paling memenuhi tujuan sosial dan
teknis dipilih untuk desain akhir. Desain sosioteknik yang dihasilkan diharapkan
menghasilkan sistem informasi yang memadukan efisiensi teknis dengan sensitivitas
terhadap kebutuhan organisasi dan manusia, yang mengarah pada kepuasan kerja
dan produktivitas yang lebih tinggi.
ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK
Alat perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen
proyek memfasilitasi proses manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek
biasanya memiliki fitur kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas,
menetapkan sumber daya untuk tugas, menetapkan tanggal mulai dan berakhir
untuk tugas, melacak kemajuan, dan memfasilitasi modifikasi untuk tugas dan
sumber daya. Banyak yang mengotomatiskan pembuatan Gantt chart dan PERT
chart dan menyediakan komunikasi, kolaborasi, dan perangkat sosial.
Beberapa alat ini adalah program yang sangat canggih untuk mengelola proyek yang
sangat besar, kelompok kerja yang tersebar, dan fungsi-fungsi perusahaan. Alat
canggih ini dapat mengelola sejumlah tugas besar dan kegiatan serta hubungan
yang kompleks. Alat manajemen proyek yang paling banyak digunakan saat ini
adalah Microsoft Project, tetapi ada juga alat yang lebih murah untuk proyek-proyek
kecil dan usaha kecil, seperti Zoho Projects dan Teamwork Projects, yang tersedia di
cloud seperti halnya beberapa versi dari Microsoft Project. Banyak aplikasi

24. manajemen proyek sekarang berbasis cloud untuk memungkinkan anggota tim
proyek mengakses alat manajemen proyek dan data mereka di mana pun mereka
bekerja. Misalnya Huddle, Clarizen, dan Citrix Podio adalah contoh lain
(Reisinger:2016).
Sementara perangkat lunak manajemen proyek membantu organisasi melacak
proyek individu, sumber daya yang dialokasikan untuk proyek tersebut, dan biaya
proyek tersebut, perangkat lunak manajemen portofolio merupakan proyek yang
membantu organisasi mengelola portofolio proyek dan saling ketergantungan di
antara mereka. Perangkat lunak manajemen portofolio proyek juga membantu
manajer membandingkan proposal dan proyek dengan anggaran dan tingkat
kapasitas sumber daya untuk menentukan gabungan dan urutan proyek yang paling
baik yang dapat mencapai tujuan strategis organisasi.
 Pembahasan
Pengertian Manajemen
Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai
bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan,
menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan
pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan
berjalannya waktu. Agar proses manajemen berjalan lancar, diperlukan sistem serta
struktur organisasi yang solid. Pada organisasi tersebut, seluruh aktifitasnya
haruslah berorientasi pada encapaia sasaran. Organisasi tersebut berfungsi sebagai
wadah untuk menuangkan konsep, ide-ide manajemen. Jadi apat dikatakan bahwa
manajemen merupakan suatu rangkaian tanggung jawab yang berhubungan erat
satu sama lainnya.
Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team.
Maksudnya, ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris
perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial,
seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat
mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu.
Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas
pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu
dilakukan seorang manajer proyek adalah :
a. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi
serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumber daya yang
dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.

25. b. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi
anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
c. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang
perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
d. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan
dampak terhadap penyelesaian proyek.
e. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak
ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu
dimiliki oleh seorang manajer adalah:kepemimpinan, manajemen orang (konsumen,
suplier, manajer dan kolega), komunikasi, negosiasi, perencanaan, manajemen
kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam
mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.Hambatan-
hambatan yang mungkin terjadi adalah:
 Komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
 Persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
 Kesalahpahaman (Misunderstandings).
 Suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
 Pemogokan kerja (Unionstrikes)
 Konflik pribadi (Personality conflicts)
 Manajemen yang tidak baik (Poor management)
 Definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan
proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi
seperti:
1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan
konsumen tidak terpenuhi.
2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran
yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode
tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan

26. begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari
yang biasanya digunakan.
Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987),proyek merupakan gabungan dari berbagai
sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu
tujuan tertentu.
Timbulnya suatu proyek antara lain dilatar belakangi oleh:
1. Rencana pemerintah.misalnya proyek pembangunan jalan
2. Permintaan pasar, misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam
jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.
3. Dari dalam perusahaan yang bersangkutan, misalnya suatu perusahaan akan
memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama
agar lebih mampu bersaing.
4. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan, dari kegiatan penelitian dan
pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan
peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam Proyek :
Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut :
1. Proyek Kapital (Modal). Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan
peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
2. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk
baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan
pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
3. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan
penelitian dengan sasaran yang ditentukan.
4. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan
mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat
lainnya).
5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi,
perusahaan merancang program efisiensi, dan penghematan merancang
diversifikasi.
Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,
mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian
rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.
Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan
berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang
rutin tidak dianggap suatu proyek.

27. Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek
Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan
pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan
tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan
(owner), dan pelanggan (user).
Manfaat manajemen proyek:
 Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
 Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
 Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
 Mengidentifikasi metode analisa peramalan
 Mengukur prestasi terhadap rencana
 Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
 Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
 Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
Konsep Manajemen Proyek :
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat
berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia
dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people
management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk
meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam
menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja
manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan
rancangan kerja serta pengembangan tim.
Dasar-Dasar Organisasional :
Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan saling bekerja sama antara
orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
a) Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
b) Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang.
c) Posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi
atau kedudukannya masing-masing.

28. d) Pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai
pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
e) Teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
f) Struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan
pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam
organisasi tersebut.
g) Lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan
mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan
pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
 Tujuan organisasi yang jelas
 Tugas yang dilakukan harus jelas
 Pembagian tugas yang adil
 Penempatan posisi yang tepat
 Adanya koordinasi dan integrasi
Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi
menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang
termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan
ketersediaan sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem
informasi mencakup sebagian atau keseluruhan dari angkaian aktivitas rekayasa
pembangunan sistem informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
 Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
 Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah
 Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)
Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan
proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible (tidak dapat
diraba/perkirakan, tidak dapat dinyatakan secara jelas) seperti perangkat lunak,
database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.

29. 2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang
sangat cepat.
3. Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi
yang beragam
4. Ukuran yang dijadikan standar sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas
yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Kebijakan Sistem
Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen
puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan
yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama
mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi
(penafsiran, perkiraan, pendapat atau penilaian) sumber daya (kebutuhan-kebutuhan
fisik dan tenaga kerja) dan biaya.
Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek sistem
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
 Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
 Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
 Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
 Menetapkan kendala proyek-proyek sistem.
 Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.
 Membuat laporan perencanaan sistem.
 Meminta persetujuan manajemen.
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkanmeliputi :
1) Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang
ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
2) Mengumumkan proyek pengembangan system.
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkanMelakukan studi untuk
mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.
Tahapan yang dilakukan yaitu :
 Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
 Melakukan studi kelayakan.

30.  Menilai kelayakan proyek system.
 Membuat usulan proyek system.
 Memintapersetujuan manajemen.
Perkiraan Proyek Sistem Informasi
Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam
pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang
tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem
variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai
perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai
berikut :
 Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.
 Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.
 Menggunakan teknik dekomposis.
 Menggunakan satu atau lebih model empiris.
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang
paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang
diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas
(kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif
tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang
kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan
jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah
dijalankan.
Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
 Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.
 Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.
 Mudah menentukan waktu kendur.
 Penjadwalan proyek berbasis komputer.
Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan.
Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer
Associates’ CA Super Project. Proses pengembangan sistem informasi
dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

31. 1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan
bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan
mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan
untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang
dikaitkan dengan penggunaan produk.
Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:
 Proyek Pembuatan Website
 Proyek Pembuatan Software
 Proyek Pembuatan Aplikasi
 Proyek pembuatan Robot
Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan suatu rangkaian kegiatan semenjak ide pertama
yang melatar belakangi pelaksanaan proyek ini didapat, pendefinisian awal terhadap
kebutuhan detail atau target yang harus dicapai dari proyek tersebut, penyusunan
proposal, penentuan metodologi dan sistem manajemen proyek yang digunakan,
sampai dengan penunjukan tim dan instruksi untuk mengeksekusi (memulai) proyek
yang bersangkutan. Biasanya ada dua pihak yang terlibat langsung dalam proyek
perencanaan ini yaitu :
a) Pihak yang membutuhkan (demand side) eksistensi dari suatu sistem informasi,
dalam hal ini adalah perusahaan, lembaga, institusi atau organisasi yang
bersangkutan.
b) Pihak yang berusaha menjawab kebutuhan tersebut (supply side) dalam bentuk
pengembangan teknologi informasi. Kelompok ini biasanya merupakan
gabungan dari para personel yang terkait dengan latar belakang ilmu dan
pengetahuan yang beragam (multi disiplin), seperti ahli perangkat lunak, analisis
bisnis dan manajemen, spesialis perangkat keras, programmer, sistem analis,
praktisi hukum, manajer proyek dan beberapa karakteristik SDM lain yang terkait.
Tahap Analisis
Secara prinsip ada 2 aspek yang jadi fokus analisis, yaitu :
1. Aspek bisnis atau manajemen
Analisis aspek bisnis dimulai denga mempelajari karakteristik perusahaan yang
bersangkutan, mulai dari aspek-aspek historis, struktur kepemilikan, visi, misi, kunci

32. keberhasilan usaha (critical success factors), ukuran kinerja (performance
measurements), strategi, program-program dan hal terkait lainnya.
Tujuan dilakukannya langkah ini :
a) Mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan
relevan di perusahaan (mengingat setiap perusahaan memiliki pandangan
tersendiri dan unik terhadap sumber daya teknologi yang dimiliki, yang
membedakannya dengan perusahaan lain).
b) Mempelajari ungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan
berpengaruh (memiliki dampak tertentu) terhadap proses desain, konstruksi dan
implementasi.
2. Aspek teknologi
Analisis aspek teknologi meliputi kegiatan-kegiatan yang bersifat menginventarisir
aset teknologi informasi yang dimiliki perusahaan pada saat proyek dimulai dengan
berbagai tujuan, antara lain :
a) Mempelajari infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki perusahaan dan
tingkat efektivitas penggunaannya selama kurun waktu tersebut.
b) Menganalisis kemungkinan-kemungkinan diperlukannya penambahan sistem di
kemudian hari (system upgrading) sehubungan akan diimplementasikannya
teknologi baru.
Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah isu-isu (permasalahan)
penting yang harus segera ditangani, dianalisis penyebabnya, dampaknya bagi
bisnis perusahaan, beberapa kemungkinan scenario pemecahan dengan segala
resikocost/benefit(laba/rugi) dan trade-off (tukar tambah), serta pilihan solusi yang
direkomendasikan. Sebelum memasuki fase desain, seluruh tim harus paham
tentang isu-isu ini dan memiliki komitmen untuk melanjutkan proyek yang ada ke
tahap berikutnya sesuai dengan skala prioritas yang telah ditentukan (setelah
memilih scenario yang disetujui bersama).
Tahap Desain
Pada tahap desain, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau
manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim
teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi
yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan computer, metode
interfacing, teknik konversi data, metode migrasi sitem dan sebagainya.
Model-model umum seperti Flowchart, ER Diagram, DFD dan lain sebagainya
dipergunakan sebagai notasi umum dalam perancangan sistem secara teknis.
Sementara itu ecara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen akan
melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait
seperti prosedur (SOP = Standar Operation Procedures), struktur organisasi,
kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM dan sebagainya. Tim ini pun

33. biasanya akan mempergunakan model-model umum seperti Porter’s Value Chain,
Bussiness Process Mapping, Strategic Distinction Model, BCG Matrix, dan lain-lain.
Tahap Konstruksi
Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang
sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung
pelaksana tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus
diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala detail.
Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak
melibatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal SDM, biaya, waktu. Control
terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar tidak
terjadi ketidakefisienan maupun ketidakefektifan dalam penggunaan beragam
sumber daya yang ada (yang secara tidak langsung akan berdampak langsung
terhadap keberhailan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu).
Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba sistem. Perbaikan-perbaikan
bersifat minor biasanya harus dilakukan setelah adanya masukan-masukan yang
timbul setelah diadakannya evaluasi.
Tahap Implementasi
Tahap Implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertama
kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam perusahaan. Biasanya,
pendekatan yang dipergunakan oleh perusahaan adalah pendekatan cut off dan
paralel.
c) Pendekatan cut off atau big-bang adalah suatu strategi implementasi yang
memilih sebuah hari sebagai patokan dan terhitung mulai hari tersebut, sistem
baru mulai dipergunakan dan sistem lama ditinggalkan sama sekali.
d) Pendekatan paralel dilakukan dengan cara melakukan pengenalan sistem baru
sementara sistem lama belum ditinggalkan, sehingga dua buah sistem berjalan
secara paralel (kedua sistem tersebut biasa disebut testing environment dan
production environment).
Pemilihan terhadap kedua strategi tersebut tergantung pada perusahaan masing-
masing, karena masing-masing strategi implementasi memiliki keuntungan dan
kerugian yang berbeda. Lepas dari strategi yang dipilih, pemberian pelatihan
(training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap
implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi resiko kegagalan, pemberian
pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki (sense of ownership)
terhadap sistem baru yang diterapkan.
Tahap Pascaimplementasi
Dari segi teknis, yang dimaksud dengan aktivitas-aktivitas pasca implementasi
adalah bagaimana manajemen pemeliharaan sistem akan dikelola (maintenance,
supports and services management). Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem
informasi akan mengalami perkembangan dikemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi
sistem, interfacing ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan

34. terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan beberapa contoh dari kasus-
kasus yang biasa timbul dalam pemeliharaan sistem. Di sinilah perlunya
dokumentasi yang baik dan transfer of knowledge dari pihak pembuat sistem ke
SDM perusahaan untuk menjamin terkelolanya proses-proses pemeliharaan sistem.
Dari segi manajemen, tahap pasca implementasi adalah berupa suatu aktivitas,
harus ada personel atau divisi dalam perusahaan yang dapat melakukan perubahan
atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan
bisnis yang teramat dinamis. Sistem informasi atau teknologi informasi yang secara
teknis tidak dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan bisnis perusahaan
sudah selayaknya tidak mendapatkan tempat yang baik.
Studi kasus Proyek Pembuatan Software
Proses pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa
hari saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan
software. Setiap tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua
bulan, atau bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement
(perencanaan dan analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan
pemeliharaan). Setiap tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-
permasalahan yang timbul.
Pada permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan
studi kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas
solusi yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut.
Pembahasan permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.
a) Tahap Requirement
Pada tahap ini, kegiatan yang paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan
interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat
timbul pada tahap ini adalah :
1. Permasalahan spesifikasi kebutuhan
Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan
sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan
report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah
akademik perkuliahan.
2. Ketidak sepahamam sistem antara developer dan user
Seringkali antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman,
terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya
alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses
perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.
3. Metode analisa sistem
Metode analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan
kondisi/ behaviour user.

35. b) Tahap Design
Pada tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan
dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Metode pembuatan software
Metode dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal, sesuai dengan
keinginan user.
2. Organisasi pembuatan software
Tidak adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software, sehingga terjadi
modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak sesuainya nama
tabel, field, atau tipe data yang digunakan.
c) Tahap Testing
Pada tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara
developer dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan
dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :
1. Perubahan regulasi sistem
Adanya perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari
5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D,
E). Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.
2. Ketidaksesuaian keinginan user dengan software yang telah dibuat
Pengujian software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi
keinginan user.
3. Tidak adanya Risk Management
Hal ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila
terjadi revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.
Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa
untuk mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :
 Membuat dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses
pembuatan software.
 Perlu adanya assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa
data. Assessment ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.
 Menggunakan requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat
dihasilkan requirement yang sesuai dengan kebutuhan user.
 Menentukan Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan
software, dapat menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau
model lainnya.

36.  Membuat project management pada proses pembuatan software dengan
dikoordinasi seorang penanggung jawab.
 Menentukan software programming untuk semua modul yang akan dibuat,
termasuk tabel, relasi, dan struktur data.
 Membuat dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai
tingkat kepuasaan user terhadap software yang telah dibuat.
 Developer melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum
pengujian.
 Kesimpulan
1. Manajemen merupakan sebuah proses terpadu dimana individu-individu sebagai
bagian dari organisasi yang dilibatkan untuk merencanakan, mengorganisasikan,
menjalankan dan mengendalikan aktifitas-aktifitas, yang kesemuanya diarahkan
pada sasaran yang telah ditetapkan dan berlangsung terus menerus seiring dengan
berjalannya waktu.
2. Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari
berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.
3. Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan
mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material) disaat mulainya sebuah proyek
hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan
kualitas untuk mencapai kepuasan.
4. Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan
perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik,
pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka
pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak
tersebut.
5. Lepas dari berbagai variasi proyek-proyek teknologi informasi yang ada – seperti
pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, konstruksi infrastruktur jaringan,
dan lain sebagainya – metodologi yang dipergunakan secara umum adalah sama.
Setidak-tidaknya ada enam buah tahapan yang harus dilalui: perencanaan, analisa,
desain, konstruksi, implementasi, dan pasca implementasi.

37.  Daftar Pustaka (Minimal 5, sumber bisa modul, ebook, artikel baik
online maupun offline)
 Anggraini, D., Hamiza, A., Doktoralina, C. M., & Anah, S. (2018). Application
of Supply Chain Management Practices in Banks: Evidence from Indonesia.
International Journal of Supply Chain Management, 7(5), 418-427.
 Anggraini, D., & Tanjung, P. R. S. (2020). Company Value: Disclosure
Implications of Sustainable Supply Chain, Profitability and Industrial Profile.
International Journal of Supply Chain Management, 9(2), 648-655.
 Ardianto, A., & Fitrianah, D. (2019). Penerapan Algoritma FP-Growth
Rekomendasi Trend Penjualan ATK pada CV. Fajar Sukses Abadi.
InComTech, 9(1), 49-60.
 Damayanti, K., Fardinal., (2019). The Effect of Information Technology
Utilization, Management Support, Internal Control, and User Competence on
Accounting Information System Quality. Schollars Bulletin, 5(12), 751-758.
 Doktoralina, C., & Apollo, A. (2019). The contribution of strategic
management accounting in supply chain outcomes and logistic firm
profitability. Uncertain Supply Chain Management, 7(2), 145-156.
 Hanifah, S., Sarpingah, S., & Putra, Y. M., (2020). The Effect of Level of
Education, Accounting Knowledge, and Utilization Of Information Technology
Toward Quality The Quality of MSME ’ s Financial Reports. (3).
doi:https://doi.org/10.4108/eai.3-2-2020.163573.
 Herliansyah, Y., Nugroho, L., Ardilla, D., & Putra, Y. M., (2020). The
Determinants of Micro, Small and Medium Entrepreneur (MSME) Become
Customer of Islamic Banks (Religion, Religiosity, and Location of Islamic
Banks ). The 1st Annual Conference Economics, Business, and Social
Sciences, (2). doi:https://doi.org/10.4108/eai.26-3-2019.2290775.
 Putra, Y. M. (2019). Mengelola Proyek Berbasis Sistem Informasi. Modul
Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta
 Putra, Y. M., (2019). Analysis of Factors Affecting the Interests of SMEs
Using Accounting Applications. Journal of Economics and Business, 2(3),
818-826. doi:https://doi.org/10.31014/aior.1992.02.03.129.
 Rekarti, E., & Doktoralina, C. M. (2017). Improving Business Performance: A
Proposed Model for SMEs. European Research Studies Journal, 20(3A), 613-
623.
 Rekarti, E., Doktoralina, C. M., & Saluy, A. B. (2018). Development model of
marketing capabilities and export performance of SMEs: A proposed study.
European Journal of Business and Management, 10(22).
 Zamzami, A.H., & Putra, Y. M., (2019). Intensity of Taxpayers Using E-Filing
(Empirical Testing of Taxpayers in Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, and
Bekasi). EPRA International Journal of Multidisciplinary Research (IJMR) 5(7),
154-161.
 https://osf.io
https://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=&cad=rja&u
act=8&ved=2ahUKEwi-
5cHd9bHxAhVQfisKHZgVDv0QFjAGegQICRAD&url=https%3A%2F%2Fosf.io%2
Fjrb7n%2Fdownload&usg=AOvVaw3lRIkVcX4Y1Y0f5r8BT1gH