Dokumen tersebut membahas tentang materi surat, termasuk definisi surat menurut beberapa ahli, fungsi surat, bentuk-bentuk surat, dan sistematika penulisan surat resmi.

1. Nur IndahS.N/25/X-IIS1
MATERI SURAT
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari pengirim.
Menurut S. Hidajat surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu
pernyataan, berita, atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan
pada orang lain.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi
penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu
dan memuat bahan komunikasi.
Menurut Diana Nababan, surat adalah suatu alat komunikasi yang disajikan secara tertulis.
Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan
gambaran tentang pribadi pengirimnya.
Menurut Djoko Purwanto, surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, menurut W.J.S Poerwadarminta surat adalah
kertas yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis.
Menurut Sugeng Rusmiwari surat adalah alat komunikasi yang menggunakan bahasa
tulisan dalam kertas yang sangat erat kaitannya dengan aktivitas manusia.
Menurut J. Wajong surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa
orang yang tidak hadir.
Menurut Darji pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau
pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama sendiri ataupun jabatannya
dalam organisasi.
Menurut Iis Sopyan surat adalah suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan
seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Fungsi Surat:
1. Sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan pemberitahuan, permohonan/
permintaan, perintah, pernyataan, laporan, dan lain-lain.
2. Sebagai alat bukti tertulis yang memiliki kekuatan hukum
3. Sebagai alat untuk membantu mengingat suatu kegiatan
4. Sebagai catatan atau dokumentasi historis untuk keperluan kegiatan lain
5. Sebagai alat untuk mewakili pribadi atau lembaga pembuat surat yang
menyampaikan pesan, informasi, atau misi, yang ingin disampaikan pada
penerima.

2. Bentuk-Bentuk Surat
1. Bentuk lurus penuh (full block style),
bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari
tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya
dimulai dari kiri.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full
Block Style):
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. Bentuk lurus (block style),
pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada
penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang
ditullis disebelah kanan surat.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style
atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

3. 3. Bentuk setengah lurus (semi block style),
sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat
dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini
banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi
Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
4. Bentuk lekuk (indented style),
penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru
menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented
Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

4. 5. Bentuk menggantung (hanging paragraph),
sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan
alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok
kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea
Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
6. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di
bawah tanggal surat.
Keterangan :
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun Surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tandatangan dan nama terang.

5. 7. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk
resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam
penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat
1.Kepala Surat/Kop Surat
2.Nomor Surat
3.Tanggal Surat
4.Lampiran Surat
5.Hal atau Perihal
6.Alamat Dalam Surat (siapa yang dituju)
7.Salam Pembuka
8.Isi Surat :
a) Alenia Pembuka
b) Alenia Isi
c) Alenia Penutup
9.Salam Penutup
10.Pengirim Surat
11.Tembusan Surat
12.Inisial
Sistematika Surat
1. Sistematika Surat Resmi
Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian surat tersebut
terdiri atas (a)kepala surat, (b)tanggal, (c)nomor, lampiran, dan hal atau
perihal, (d)alamat surat, (e)salam pembuka, (f)isi surat, (g)salam punutup,
(h)pengirim surat, (i)tembusan, (j)inisial.
a) Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1)nama instansi, (2)alamat lengkap,
(3)nomor telepon, (4)nomor kotak pos, (5)alamat kawat, dan (6)lambang atau
logo.
Nama insansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya
telepon, kotak pos, dan alamat kawat(jika ada) ditulis dengan huruf awal kata
kapital kecuali kata tugas.
Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

6. Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangu
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON4896558, 4894564
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1 Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro
Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
2 Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.
3 Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat ,
yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpon dan jangan disingkat
menjadi Tlp. atau Telp.
4 Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian
pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5 Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.
6 Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua
(:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.
Contoh: - Telepon: 489.655.8
- Kotak Pos: 265.5
Seharusnya:
- Telepon 4896558
- Kotak Pos 2655
b) Tanggal

7. Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan
ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada
kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda
titik, titik koma, titik dan garis hubung, selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.
1. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama
bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari,
Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Agt, atau Nov.
2. Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari,
November, bukan Februari, Nopember.
Contoh penulisan tanggal surat:
KEPALA SURAT
22 Maret 2003
Nomor, Lampiran, dan Hal
Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor,
Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah
sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan
Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun
harus ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus
disingkat.
Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang
berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh
garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda
hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar:
- Nomor:110/U/PPHBI/2003
- Nomor: 110/U/PPHBI/2003
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat
pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak
harus dengan huruf, tetapi pula dengan angka. Misalnya:
- Nomor: 10.10.3.03.90 atau
- Nomor:10-10-3-03-90
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika
tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.

8. Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang
dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan
tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:
- Lampiran: satu berkas
- Lam: Satu berkas
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf
kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain.
Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Penulisan yang dianjurkan:
- Hal: Permohonan tenaga pengajar
- Hal: Penyeragaman bentuk surat
c) Alamat surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama
adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan
bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal
atau sebelum salam pembuka.
Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut.
1) penulisan nama penerima harus cermat dan langkap, sesuai dengan
kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan(pemilik nama).
2) Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
3) Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta
informati.
4) Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup
dituliskan Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan
itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata
kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang
menyatakan arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata
dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang
menyatakan asal.
5) Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat
sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima,
kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf
awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir
kata itu.

9. 6) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti
Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata
sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
7) Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan
agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
8) Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu
Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada
akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap
dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun kota atau
wilayah perlu nama propinsi, tidak di tulis dengan huruf kapital semua, tetapi
ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri
tanda baca apa pun, seperti tanda titik atau tanda hubung.
9) Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.
Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:
Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlintan Raya 17
Jakarta
d) Penulisan Salam
Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1)salam pembuka dan
(2)salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam
berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas
kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan
bawah.
Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan
hormat dengan ketentutuan sebagai berikut.
1) Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan
huruf kapital(Dengan).
2) Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan
huruf kecil, bukan huruf kapital(hormat).
3) Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan
tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).

10. Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
- Salam sejahtera,
- Saudara...,
- Saudara...yang terhormat,
- Ibu...yang terhormat,
- Bapak...yang terhormat,
Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
- Assalamuailaikum W.W.,
- Salam pramuka,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan
Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah:
- Dengan hormat,
- Salam sejahtera,
- Saudara Tuti yang terhormat,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami,
hormat saya, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut:
1) huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan
huruf kapital.
2) Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik
atau tanda baca lain, atau tanpa tanda baca apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah :
- Hormat saya,
- Hormat kami,
- Wasalam,

11. e) Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama
merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan
bagian ketiga merupakan bagian penutup.
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. Paragraf
pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau
permintaan.
Contoh:
1) Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa...
2) Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan
Sunda. Sehubungan dengan itu...
3) Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran
Kebahasaan Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.
4) Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan
Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978,
di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
5) Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca
bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami
ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.
6) Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti
dalam contoh berikut:
a) Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10
Januari 1986, No. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai
berikut.
b) Surat anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami
ingin memberitahukan hal berikut.
Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989, No. 29/H/PU/1989,
bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja.
Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada
penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu,
paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi
ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf panutup:
a) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami
ucapkan terima kasih.

12. c) Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
d) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.
f) Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Tanda tangan
diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim
perlu diperhatikan hal berikut:
1.Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya,
tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.
2. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris
bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
3. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh: Drs. Doni Susanto Kepala,
Kepala Drs. Doni Susanto
NIP 130130130
g) Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) di
letakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor
dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti
tanda titik dua, tanpa digaris bawahi.
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk
beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang
bersangkutan. Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut:
1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomo
urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak
yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.
2) Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama
orang dan bukan nama kantor atau instansi.
3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth.
atau Yth.
4) Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi
ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai
laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena
setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

13. Contoh: Tembusan: Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan 1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah
h. Inisial(Sandi)
Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah
tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan
nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung
surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: - HA/SS
HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni
SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.
Macam-Macam Surat :
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.[13]
Sedangkan apabila
digolongkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat
resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu[14]
:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan,
instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
Ciri-ciri surat resmi[14]
:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

14. 3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi:
 Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
 Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
 Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
 Hal, berupa garis besar isi surat
 Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
 Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
 Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
 Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
 Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
 Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya
suatu kegiatan
Contoh Surat Resmi :
 Surat Permohonan
 Surat Keputusan
 Surat Kuasa
 Surat Perintah
 Surat Pengantar
 Surat Edaran
 Surat Undangan

15. Surat dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas
kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari
surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan
arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi.[13]
Ciri-ciri surat dinas[14]
:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Contoh Surat Dinas :
 Surat Pemberitahuan Dinas
 Surat Undangan Dinas
 Surat Kuasa Dinas
 Surat Keterangan Dinas
 Surat Memo
 Surat Edaran Dinas
 Surat Pengantar Dinas
 Surat Perintah Dinas
 Surat Perjalanan Dinas
 Surat Rekomendasi
 Surat Laporan
 Surat Berita Acara
Surat lamaran kerja
Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin
bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan
termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus
diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut
ini.[15]
:
 Tempat dan tanggal pembuatan surat
 Nomor surat
 Lampiran
 Hal atau perihal
 Alamat tujuan
 Salam pembuka
 Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
 Salam penutup

16.  Tanda tangan dan nama terang
Surat niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan
pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli,
kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga
eksternal.[13]
Contoh Surat Niaga :
 Surat Permintaan Penawaran
 Surat Pesanan
 Surat Konfirmasi Pesanan
 Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
 Surat Penolakan Pesanan
 Surat Penagihan
 Surat Pengiriman Pembayaran
 Surat Penangguhan Pembayaran
 Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
 Surat Pengaduan
 Surat Jawaban Pengaduan
 Surat Perkenalan
 Surat Penawaran : Surat penawaran adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan
maksud suatu pihak yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lain.
Unsur-Unsur Surat Penawaran :
1. Kepala Surat
2. Tempat dan Tanggal Lahir
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Alamat Penerima Surat
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama Pengirim
Tujuan dari surat penawaran :
Untuk memberikan penjelasan mengenai suatu produk, baik itu barang dan jasa,
serta menjelaskan rincian harganya.
Ciri-ciri surat penawaran :
1. Surat penawaran bentuknya formal atau surat resmi dimana terdapat kop
surat dan alamat surat
2. Surat penawaran berisi informasi produk (barang, jasa, atau bisnis) serta
rincian harganya.
3. Surat penawaran dibuat dengan struktur surat yang baik dan rapih untuk
memudahkan pihak lain mengerti isinya.
Isi surat penawaran :
1. Nama produk, jenis, mutu, merk, dan jumlah yang ditawarkan.
2. Harga barang dan jasa yang ditawarkan bila dibeli satuan dan dalam partai
besar

17. 3. Menawarkan berbagai kemudahan, misalnya gratis ongkos kirim, service
gratis, garansi, dan lainnya
4. Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
5. Menawarkan mengenai potongan harga jika membeli dengan jumlah tertentu.
6. Cara pengiriman barang atau jasa kepada konsumen.
7. Fungsi surat penawaran
8. Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
9. Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
10. Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang
atau jasa.
11. Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
12. Untuk membantu memperluas jaringan dan bisnis.
Fungsi surat penawaran:
1. Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
2. Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
3. Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang
atau jasa.
4. Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
 Surat Perjanjian : surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-masing
pihak yang saling mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu.
Definisi itu menunjukkan ciri khas surat perjanjian sebagai surat yang dibuat oleh dua pihak
secara bersama, bahkan seringkali melibatkan pihak ketiga sebagai penguat.
Surat perjanjian ada dua macam, yaitu :
1. Perjanjian autentik, yaitu perjanjian yang disaksikan oleh pejabat pemerintah.
2. Perjanjian dibawah tangan, yaitu perjanjian yang tidak disaksikan oleh pejabat
pemerintah.
Syarat surat Perjanjian:
1. Surat perjanjian harus ditulis diatas kertas segel atau kertas biasa yang dibubuhi
materai.
2. Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela, tanpa paksaan.
3. Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak yang berjanji.
4. Pihak yang berjanji harus sudah dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
5. Isi perjanjian harus jelas dan tidak mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara
berbeda.
6. Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan undang-undang dan norma
susila yang berlaku.
Guna surat perjanjian :
1. untuk menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak yang berjanji karena
terdapatnya kepastian didalam surat perjanjian.
2. untuk mengetahui secara jelas batas hak dan kewajiban pihak yang berjanji.
3. untuk menghindari terjadinya perselisihan.
4. untuk bahan penyelesaian perselisihan atau perkara yang mungkin timbul akibat
suatu perjanjian.
Contoh Surat Perjanjian :
1. Perjanjian Jual Beli
2. Perjanjian Sewa Beli ( angsuran)
3. Perjanjian Sewa Menyewa
4. Perjanjian Borongan
5. Perjanjian Meminjam Uang
6. Perjanjian Kerja

18. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat perjanjian kerja adalah :
a) Lama masa kerja
b) Jenis pekerjaan
c) Besarnya upah atau gaji beserta tunjangan. Pihak majikan biasanya telah
mempunyai suatu pegangan atau standar gaji untuk menentukan gaji yang
layak untuk suatu tingkat keahlian kerja.
d) Jam kerja per hari, jaminan sosial, hak cuti, dan kemungkinan untuk
memperpanjang perjanjian tersebut.
Enam Unsur Penulisan Sebuah Surat Perjanjian :
1. Judul
Judul perjanjian harus dibuat dengan singkat, padat, jelas, dan sebaiknya memberikan
gambaran yang dituangkan dalam perjanjian tersebut. Misalnya: Perjanjian Sewa Menyewa,
Perjanjian Jual Beli.
2. Awal Permulaan
Awal perjanjian secara ringkas dan banyak digunakan:
“Yang bertanda tangan di bawah ini” atau, “Pada hari _______tanggal, bulan ______tahun
________telah terjadi perjanjian ________ antara __________ “
3. Penyebutan Para Pihak
Di bagian ini disebutkan para pihak yang mengikatkan diri dalam perjanjian tersebut.
Penyebutan para pihak mencakup nama, pekerjaan, usia, jabatan, alamat, serta bertindak
untuk siapa.
4. Premis (Recital)
Premis merupakan penjelasan mengenai latar belakang dibuatnya suatu perjanjian. Pada
bagian ini diuraikan secara ringkas tentang latar belakang terjadinya kesepakatan.
5. Isi Perjanjian
Isi perjanjian biasa diwakili dalam pasal-pasal dan dalam setiap pasal diberi judul. Isi surat
perjanjian biasa meliputi 3 unsur yaitu : essensalia, naturalia, dan accidentalia. Ketiga unsur
tersebut harus ada. Pada isi perjanjian, unsur terpenting lain yang harus ada adalah
penyebutan tentang upaya-upaya penyelesaian apabila terjadi perselisihan atau sengketa.
6. Akhir Perjanjian
Pada bagian akhir perjanjian berisi pengesahan kedua belah pihak dan saksi-saksi sebagai
alat bukti dan tujuan dari perjanjian. Contoh: “Demikian perjanjian ini dibuat dan
ditandatangai pada hari ini ___________ tanggal _________ bulan ________ tahun
_________”
Tahapan Penyusunan Surat Perjanjian :
Untuk membuat suatu perjanjian yang baik serta mencegah terjadinya masalah hukum di
kemudian hari, maka perjanjian sebaiknya di bauat dengan tahapan tertentu mulai dari
persiapan, sampai pada pelaksanaan perjanjian. Adapun tahap – tahap itu sebagai berikut :
1. Negosiasi
Sebuah perjanjian tidak muncul tiba tiba, tetapi terlebih dahulu dulakukan negosiasi. Pada
proses ini terjadi tawar menawar untuk kemudian di tuangkan dalam perjanjian.
2. Memorandum Of Understanding ( MoU)
Setelah pada tahap negosiasi tercapai kesepakatan, tahap selanjutnya membuat MoU. Isi
MoU hanya butir butir kesepakatan negosiasi. MoU bukan sebuah perjanjian tapi
merupakan pegangan sementara bagi para pihak sebelum masuk pada tahap
penyusunan perjanjian.
3. Penyusunan Perjanjian
Penyusunan perjanjian dimulai dengan membuat draft perjanjian. Draft perjanjian ini
kemudian dikoreksi oleh masing masing pihak untuk kemudian ditandatangani. Yang
dibutuhakn dalam proses penulisna naskah perjanjian adalah kejelian dalam
menangkap berbagai keinginan para pihak, memahami aspek hukum, dan menguasai
bahasa perjanjian denagn rumusan yang tepat, singkat, jelas dan sistematis.
Sebuah perjanjian pada umumnya mengikuti

19. Kerangka Surat Perjanjian :
a) Judul perjanjian
b) Pembukaan
c) Identifiaksi Para Pihak
d) Latar belakang kesepakatan (recital)
e) Isi
f) Penutup
4. Pelaksanaan Perjanjian :
Berdasar ketentuan hukum yang berlaku pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata,
suatu perjanjian dinyatakan sah apabila telah memenuhi 4 syarat komulatif yang terdapat
dalam pasal tersebut, yaitu :
1. Adanya kesepakatan para pihak untuk mengikatkan diri. Bahwa semua pihak
menyetujui/sepakat mengenai materi yang diperjanjikan, dalam hal ini tidak terdapat unsur
paksaan, intimidasi ataupun penipuan.
2. Kecakapan para pihak untuk membuat perjanjian
Kata kecakapan yang dimaksud dalam hal ini adalah bahwa para pihak telah dinyatakan
dewasa oleh hukum, (ukuran dewasa sesuai ketentuan KUHPerdata adalah telah berusia 21
tahun; sudah atau pernah menikah), tidak gila, tidak dibawah pengawasan karena perilaku
yang tidak stabil dan bukan orang-orang yang dalam undang-undang dilarang membuat
suatu perjanjian tertentu.
3. Ada suatu hal tertentu. Bahwa obyek yang diperjanjikan dapat ditentukan dan dapat
dilaksanakan oleh para pihak.
4. Adanya suatu sebab yang halal. Suatu sebab dikatakan halal apabila sesuai dengan
ketentuan pasal 1337 Kitab Undang-undang Hukum Perdata, yaitu :
• tidak bertentangan dengan ketertiban umum
• tidak bertentangan dengan kesusilaan
• tidak bertentangan dengan undang-undang
 Surat Kuasa : surat yang berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau
pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain untuk melakukan sesuatu atas
nama orang yang memberikan kuasa.
Unsur-Unsur Surat Kuasa :
1. Judul surat kuasa
2. Identitas pemberi kuasa
3. Identitas penerima kuasa
4. Alamat pemberi kuasa
5. Alamat penerima kuasa
6. Keperluan atau tujuan pemberian kuasa (bentuk wewenang)
7. Tanggal bulan dan tahun penulisan surat kuasa
8. Nama dan tanda tangan pemberi, penerima kuasa, dan pihak yang mengetahui.
 Surat Permintaan Penawaran :