Disampaikan untuk Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKP) Jakarta, 16 Juli 2021 Dr. Tri Widodo W. Utomo, SH.,MA Deputi Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara Ketua Tim Penjamin Kualitas RB LAN-RI

1. Dr.
Tri
Widodo
W.
Utomo,
SH.,MA
o Deputi Kajian Kebijakan dan Inovasi Administrasi Negara
o Ketua Tim
Penjamin Kualitas RB
LAN-­‐RI
Disampaikan untuk Pelatihan Kepemimpinan Administrator
(PKP)
Jakarta,
16
Juli 2021

2. Prolog

3. Sejarah Kegagalan
Manajemen Mutu

4. § Pada 28
Maret sekitar pukul 03.58
pompa yang
mengeluarkan uap untuk turbin listrik pabrik berhenti
bekerja,
menyebabkan sirkulasi air
terpompa.
Tanpa air,
suhu
reaktor meningkat secara dramatis
dan katup dibuka untuk
menghentikan tekanan dari bangunan ke tingkat berbahaya.
Pihak berwenang tak menginformasikan ke publik
kecelakaan ini hingga tiga jam
pascakejadian.
Bahkan
ketika berita kecelakaan ini dirilis,
mereka mengecilkannya.
§ Sebuah penyelidikan berikutnya dan laporan menyalahkan
kombinasi kesalahan manusia dan kesalahan desain menjadi
penyebab kecelakaan.
Pada Maret 1984,
perusahaan
Metropolitan
Edison
mengaku bersalah dengan sengaja
menggunakan metode uji tak akurat di
pabrik sebelum
kejadian.
Radiasi Reaktor Nuklir Three
Mile
Island,
Pennsylvania

5. Penarikan (Recall)
Iphone 4
§ Perangkat Iphone 4
sulit untuk
melakukan panggilan.
Panggilan
sering terputus secara tiba-­‐tiba.
§ Tes independen mengungkapkan
bahwa menyentuh sisi kiri casing
di
tempat tertentu mengganggu sinyal
dan memutuskan panggilan.
Apple
akhirnya melakukan penarikan
untuk memperbaiki masalah
tersebut.

6. Robohnya Hyatt
Kansas
City
Saat pesta dansa sambil minum teh digelar di
Hyatt
Regency,
Amerika
Serikat,
pada Juli 1981,
ratusan orang
berkumpul di
bagian luar bangunan.
Saat acara
digelar,
hotel
belum satu tahun dibuka untuk umum.
Namun pesta
ini berubah menjadi tragedi setelah kesalahan struktur
bangunan membuat lantai empat hotel
menimpa
kerumunan orang
yang
ada di
bawahnya.
Salah
satu
tragedi
bangunan
paling
mematikan di
Amerika
ini
menewaskan
114
orang
dan melukai
200
orang.

7. Ambruknya Crane
di
New
York
Sebuah mesin derek runtuh di
pusat kota New
York
pada
2008.
Peristiwa ini menewaskan enam pekerja bangunan
dan satu perempuan yang
berada di
sekitar lokasi.
Penyelidikan menemukan bahwa para
pekerja lalai saat
proses
pekerjaan.
Mereka hanya memasang empat
tali yang
telah usang,
dari rekomendasi yang
seharusnya delapan tali.

8. Issu Ford
Pinto
1970-­‐an
Mei
1972,
Lilly
Gray
dan tetangganya,
Richard
Grimshaw (13),
ditabrak dari belakang dengan kecepatan sekitar 30
mph
di
jalan
bebas hambatan California.
Tangki bahan bakarnya pecah,
menewaskan Gray
dan Grimshaw mengalami luka bakar tingkat
tiga lebih dari 90%.
Pada 1972
sebuah percobaan dilakukan dimana bagian belakang
mobil ditabrak dengan kecepatan 31
mph.
8
dari 11
percobaan
mengalami kebocoran di
bagian bakar mereka.
Pinto
bertanggungjawab atas 298
kematian /
1
juta mobil (1975),
membuatnya setara dengan Chevrolet
Vega
(288)
dan Datsun
510
(294).
Total
117
tuntutan hukum kepada Ford
yang
diajukan oleh para
penguna,
membuatnya
sebagai perusahaan otomotif AS
pertama
yang
didakwa dan dituntut atas tuduhan
pembunuhan berencana.

9. Konsep Manajemen
Mutu/Kualitas

10. Apa itu (Sistem)
Manajemen Mutu?
• Suatu tindakan yang
dilakukan untuk menjaga
tingkat kualitas yang
diinginkan oleh
perusahaan.
Tindakan ini mencakup rangkaian
aktivitas lain
seperti menentukan standar
kualitas,
peraturan yang
diperlukan,
dan aspek
lain
yang
dapat menentukan kualitas produk
atau jasa.
• Tujuan utamanya adalah untuk jangka panjang,
agar
meningkatkan kepuasan pelanggan dan
customer
loyalty
stabil atau bahkan terus
meningkat.
https://wqa.co.id/manajemen-­‐mutu-­‐pengertian-­‐tujuan-­‐dan-­‐prosesnya/
SMM
Quality
Planning
Quality
Improve-­‐
ment
Quality
Control
Quality
Assurance

11. Sistem Manajemen
Mutu Quality
Assurance
Quality
Assurance
Quality
A
ssurance
Quality
A
ssurance

12. Quality
Planning
§ Quality
planning merupakan proses
pembuatan standar kualitas dan cara
mencapainya.
§ A
quality
plan
is
a
document,
or
several
documents,
that
together
specify
quality
standards,
practices,
resources,
specifications,
and
the
sequence
of
activities
relevant
to
a
particular
product,
service,
project,
or
contract
(https://asq.org/).
§ The
process
of
identifying
which
quality
standards
are
relevant
to
the
project
and
determining
how
to
satisfy
them (Patil
Vidhyapeeth,
Global
Business
School
and
Research
Center).
Mencakup:
ü Input:
Quality
policy,
scope
statement,
product
description,
standards
and
regulations,
and
other
process
Output.
ü Methods
used:
benefit
/
cost
analysis,
benchmarking,
flowcharting,
and
design
of
experiments
ü Output: Quality
Management
Plan,
operational
definitions,
checklists,
and
Input
to
other
processes.

13. Perbedaan Quality
Control
dengan Quality
Assurance
http://ccg.co.id/blog/2015/08/25/quality-­‐assurance-­‐vs-­‐quality-­‐control/

14. Sumber:
Sphie Perryer,
2018
https://www.perkbox.com/uk/resources/blog/8-­‐universal-­‐principles-­‐of-­‐quality-­‐management
Prinsip Sistem Manajemen Mutu
8
Prinsip
MK
1.
Costumer
focus
2.
Strong
leadership
3.
Involvement
of
people
4.
Process
approach
5.
System
approach
6.
Continuous
improvement
7.
Decision
making
based
on
facts
8.
Creating
values
for
company
&
clients
Sumber:
http://infoqhse.blogspot.com/2017/10/penerapan-­‐7-­‐prinsip-­‐manajemen-­‐mutu.html

15. Costumer
Focus:
why
costumer
matters?

16. Strong
Leadership
§ Menetapkan dan memberikan penjelasan mengenai
visi organisasi ke depan agar
setiap orang
mengerti
arah yang
dituju.
§ Menciptakan nilai kebersamaan,
kejujuran dan model
tugas yang
etis pada semua tingkatan organisasi.
§ Mempertimbangkan kebutuhan semua pihak yang
berkepentingan,
termasuk pelanggan.
§ Memfasilitasi semua orang
dengan sumberdaya yang
diperlukan,
dan memberi kebebasan untuk bertindak
dengan penuh tanggung-­‐jawab.
§ Memeri semangat dan pengakuan terhadap
kontribusi setiap orang.

17. Instrumen
Manajemen Kualitas

18. Sebuah model
manajemen yang
dikembangkan oleh
Edward
Deming,
berdasarkan cetusan Walter
Shewhart untuk perbaikan proses
maupun individu
secara berkelanjutan.
• PLAN – tahap perencanaan yang
dimulai dengan
identifikasi masalah dan dukungan risorsis
menggunakan teknik 5W.
• DO – lakukan hal-­‐hal yang
telah direncanakan,
mulai
dari skala kecil,
lakukan standardisasi agar
semua
orang
tahu tugas/tanggung jawabnya dengan baik.
• CHECK
-­‐ fase untuk memperbaiki rencana dan
menghindari kesalahan terulang.
• ACTION – dalam tahap ini,
seluruh aspek proses
telah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase Do
dan Check.
PDCA
Model

19. Metode DMAIC
yang
berfokus pada pengendalian
kualitas dengan mempelajari sistem produksi
perusahaan secara keseluruhan.
• DEFINE
– tahap penentuan masalah,
penentuan
kebutuhan pelanggan,
mengetahui critical
to
quality,
dan penentuan tim.
• MEASURE
– tahap mengukur kinerja atau proses
sebelum melakukan perbaikan.
• ANALYZE
– tahap mencari,
menentukan,
dan
menganalisa akar penyebab masalah.
• IMPROVE
– tahan tindakan perbaikan untuk
meningkatkan kualitas dan mengurangi tingkat
kerusakan atau kecacatan.
• CONTROL
– tahap pengawasan kinerja,
khususnya
setelah dilakukan perbaikan untuk menjamin agar
tidak terdapat kecacatan.
Lean
Six
Sigma

20. Manajemen Kinerja (SAKIP)
à SAKP
RENCANA&
STRATEGIS
SISTEM
AKUNTABILITAS
KINERJA
INSTANSI&PEMERINTAH
(SAKIP)
MEMASTIKAN)SASARAN)K/L)
DAN)PEMERINTAH)DAERAH)
SESUAI)DENGAN)SASARAN)
PEMBANGUNAN)NASIONAL)
PERJANJIAN&
KINERJA
MEMASTIKAN)UPAYA)
PENCAPAIAN)TARGET6TARGET)
DIPERJANJIKAN)KEPADA)
PEJABAT)YANG)BERKOMPETEN
PENGUKURAN&
KINERJA
MEMASTIKAN)
KEMAJUAN)
PENCAPAIAN)TARGET)
DIUKUR)DENGAN)TEPAT
PENGELOLAAN&
DATA&KINERJA
MEMASTIKAN)DATA)KINERJA)
DIKELOLA)DENGAN)BAIK)UNTUK)
MENGETAHUI)PENCAPAIAN)DARI)
TAHUN)KE)TAHUN
PELAPORAN&
KINERJA
MEMASTIKAN)PENCAPAIAN)
KINERJA)DILAPORKAN)KEPADA)
PEMBERI)AMANAH)SECARA)JUJUR
REVIU&DAN&
EVALUASI& KINERJA
MEMASTIKAN)
PENCAPAIAN)
KINERJA)TELAH)
DIRIVIU)DAN)
DIEVALUASI
MEMASTIKAN)TERDAPAT)
PERBAIKAN)BERKELANJUTAN)
UNTUK)PENINGKATAN)
KINERJA
Sumber:
Deputi RB
Kunwas Kementerian
PAN
dan RB,
2021

21. 1. Leadership:
bagaimana eksekutif mengarahkan
organisasi,
dan bagaimana organisasi menjalankan
tanggung jawabnya kepada publik.
2. Strategic
Planning:
bagaimana organisasi
membuat arah strategi dan menentukan key
action
plan.
3. Customer
and
Market
Focus:
bagaimana
organisasi membangun hubungan dengan
pelanggan,
memuaskan serta menjaga pelanggan.
4. Information
&
analysis:
bagaimana sistem
manajemen yang
efektifuntuk mendukung proses
organisasi dan performansi sistem manajemen.
5. Human
Resource
Focus:
bagaimana organisasi
mampu mendukung pekerjanya dalam
membangun potensi individu.
6. Process
Management:
bagaimana proses
perancangan,
pengaturan serta peningkatan
aspek-­‐aspek penting dari produksi
dan delivery dilakukan.
7. Business
Results:
bagaimana performansi
organisasi dan peningkatannya pada kunci area
bisnisnya.
Malcolm
Baldridge

22. Balanced
Score
Card
Financial
Perspective
Costumer
Perspective
Learning
&
Growth
Perspective
Internal
Process
Perspective

23. Budaya Kualitas 5S
/
5R
Contoh
penerapan
di
RS
Sardjito
Yogyakarta
SEIRI
=
Ringkas
SEITON
=
Rapi
SEISO
=
Resik
SEIKETSU
=
Rawat
SHITSUKE
=
Rajin

24. Budaya Kualitas Toyota
• Prinsip 1:
Dasarkan keputusan manajemen anda pada filosofi
jangka panjang,
bahkan bila harus mengorbankan tujuan
keuangan jangka pendek
• Prinsip 2:
Buat alur proses
yang
kontinu untuk mengangkat
permasalahan ke permukaan.
• Prinsip 3:
Gunakan sistem "tarik"
(pull)
untuk menghindari
produksi yang
berlebihan.
• Prinsip 4:
Ratakan beban kerja (heijunka).
(Bekerjalah seperti
kura-­‐kura,
bukan seperti kelinci).
• Prinsip 5:
Bangun budaya agar
berhenti untuk memperbaiki
masalah,
sehingga kualitas yang
tepat diperoleh sejak pertama
kali.
• Prinsip 6:
Tugas dan proses
yang
terstandar merupakan dasar
untuk perbaikan secara terus-­‐menerus dan pemberdayaan
karyawan.
• Prinsip 7:
Gunakan pengendalian visual
agar
tidak ada masalah
yang
tersembunyi.
• Prinsip 8:
Gunakan hanya teknologi yang
dapat dipercaya dan
benar-­‐benar teruji untuk melayani orang-­‐orang
dan proses.
• Prinsip 9:
Kembangkan pemimpin yang
benar-­‐
benar memahami pekerjaannya,
menjiwai
filosofinya,
dan mengajarkannya pada orang
lain.
• Prinsip 10:
Kembangkan orang-­‐orang
dan tim yang
luar biasa,
yang
bersedia mengikuti filosofi
perusahaan Anda.
• Prinsip 11:
Hormati jaringan mitra dan pemasok
dengan cara terus menantang mereka dan
membantu mereka memperbaiki diri.
• Prinsip 12:
Pergi dan melihat sendiri untuk dapat
benar-­‐benar memahami situasi (genchi genbutsu).
• Prinsip 13:
Ambil keputusan secara perlahan-­‐lahan
dengan konsensus,
saksama dalam mempertim-­‐
bangkan semua pilihan;
mengimplementasikan
keputusan dengan cepat (nemawashi).
• Prinsip 14:
Menjadi organisasi pembelajar melalui
refleksi yang
terus-­‐menerus (hansei)
dan
perbaikan yang
berkesinambungan (kaizen).

25. Budaya Kualitas Beragam Perusahaan

26. Epilog

27. “Ekspektasi hidup perusahaan-­‐perusahaan di
Eropa sekitar 12,5
tahun”
(De
Geus,
1997).
Stora (perusahaan Swedia)
telah berumur sekitar 800
tahun
TETAPI
Sumitomo
(perusahaan Jepang)
telah berumur kira-­‐kira 400
tahun
Du
Pont
(perusahaan Amerika
Serikat)
kira-­‐kira telah berumur 195
tahun
Pilkington
(perusahaan Inggris)
kira-­‐kira telah berumur 171
tahun.
MEREKA
ADALAH
ORGANISASI
YANG
BERMUTU
DAN
TUMBUH
(GROWING)
KARENA
TERUS
PEMBELAJAR
!

28. Budaya Kualitas Menuju Organisasi Berkinerja
Tinggi
dan Bangsa yang
Unggul …
!!