Manajemen Komunikasi Proyek Perangkat Lunak
•Download as PPTX, PDF•
9 likes•5,825 views
Manajemen komunikasi proyek perangkat lunak, kuliah manajemen proyek perangkat lunak jurusan Teknik Informatika UHO Kendari 2016
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to Manajemen Komunikasi Proyek Perangkat Lunak
Similar to Manajemen Komunikasi Proyek Perangkat Lunak (20)
More from Mutmainnah Muchtar
More from Mutmainnah Muchtar (7)
Recently uploaded
Recently uploaded (9)
Manajemen Komunikasi Proyek Perangkat Lunak
- 1. Manajemen Proyek Perangkat Lunak Teknik Informatika UHO 2016
- 3. Materi Kuliah MPPL (Pert. 12-13) Memahami pengertian, sejarah, dan proses komunikasi Memahami pentingnya komunikasi yang baik dalam sebuah proyek perangkat lunak Bagaimana cara mengelola komunikasi pada proyek perangkat lunak? Cara menghitung jalur komunikasi dalam sebuah proyek
- 5. • Komunikasi adalah sebuah proses ketika seseorang menyampaikan / mengekspresikan idenya kepada orang lain dan orang tersebut mendengarkan ide yang sedang disampaikan tersebut. • Ketika proses ini menghasilkan pemahamanan antar kedua pihak yang terlibat, maka komunikasi telah terjadi. Communication
- 6. Sebuah proses yang melibatkan penggunaan kata-kata, bunyi, tanda, atau tingkah laku untuk mengekspresikan atau menukar informasi atau untuk menyampaikan ide, pemikiran, atau perasaan, kepada orang lain. (Source: Merriam-Webster's Learner's Dictionary) Communication
- 7. “Komunikasi adalah apa yang dipahami oleh si pendengar, bukan apa yang dikatakan oleh si pembicara”
- 8. Cara berkomunikasi yang paling umum Writing
- 12. Elemen-Elemen dari Proses Komunikasi Sender – Orang yang memiliki pesan/ide untuk disampaikan (pengirim) Receiver – orang yang menjadi tujuan/penerima pesan, bisa satu orang atau lebih (penerima) Message – Ide, pemikiran, perasaan, atau pendapat yang ingin dikomunikasikan Feedback – Respon verbal atau non-verbal dari si penerima setelah menerima pesan Channel: Medium yang digunakan ketika pesan bergerak dari pengirim ke penerima Noise: gangguan dari dalam maupun luar yang menyebabkan proses komunikasi tidak berjalan dengan sempurna
- 13. Tujuan dilakukannya Komunikasi Untuk mengubah kecenderungan perilaku Untuk memperoleh aksi Untuk memastikan adanya pemahaman Untuk mengajak Untuk memperoleh atau memberikan informasi
- 15. Kentongan Digunakan untuk menyampaikan pesan dan perintah dari sang raja kepada rakyatnya. Untuk menyampaikan akan adanya gerombolan pasukan lawan yang datang menyerang. kentongan yang bentuknya cukup besar (bedug) digunakan sebagai penanda waktu sholat tiba. Untuk menandakan adanya kebakaran rumah, adanya bencana banjir dan adanya pencurian. Dalam penggunaannya, kentongan dipukul dengan irama yang berbeda beda sesuai kejadian yang akan dan sedang terjadi.
- 16. ASAP Asap dikenal sangat populer digunakan sebagai media komunikasi suku bangsa Indian di Amerika. Alat komunikasi ini biasa digunakan untuk mengirimkan suatu pesan rahasia pada teman ataupun lawan. Satu kepulan asap dapat berarti peringatan, dua kepulan asap dapat pula berarti adanya bahaya. Tiga kepulan asap dapat berarti adanya masalah ataupun minta bantuan.
- 17. Kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sejak masa Kerajaan Kutai,Tarumanegara, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram.Walaupun masa itu kegiatan tersebut masih terbatas pada kegiatan surat menyurat antar kerajaan. Mereka menggunakan kulit kayu atau bambu sebagai bahan untuk menulis. Media yang lazim dipakai untuk menuis surat pada tempo dulu didominasi oleh daun lontar. Selain itu, ada juga yang menggunakan bambu, tulang binatang, rotan dan lempengan batu (dikenal dengan nama prasasti). Daun Lontar dan Prasasti
- 19. Pentingnya manajemen komunikasi dalam proyek perangkat lunak
- 20. Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula. Definisi Project Communication Management
- 21. Define Activities Project Management Process Groups and Knowledge Areas Mapping – PMBOK 5th Edition Scope Time Cost Quality Human Resources Communications Risk Procurement Initiating Develop Project Charter Planning Develop Project Management Plan Collect Requirements Estimate Costs Plan Quality Management Plan HR Management Plan Communications Plan Procurements Executing Direct and Manage Project Execution Perform Quality Assurance Conduct Procurements Monitor & Control Monitor Perform & Control Integrated Project Work Change Control Verify Control Scope Scope Control Schedule Control Costs Perform Quality Control Control Communication Monitor & Control Risks Control Procurement Closing Close Project Or Phase Close Procurement Define Scope Create WPS Sequence Activities Estimate Resources Estimate Duration Develop Schedule Determine Budgeting Acquire Team Develop Team Manage Team Manage Communication Manage Stakeholder Engagement Plan Risk ManagementIdentify Risk Qualitative Analysis Quantitative Analysis Plan Risk Response Stakeholder Identify Stakeholders Plan Scope Management Plan Scheduled Management Plan Cost Management Plan Stakeholder Management Control Stakeholder Engagement Integration
- 22. Berdasarkan PMI (Project Management Institute), Manajer Proyek menghabiskan 90% waktunya untuk berkomunikasi
- 23. Proyek perangkat lunak merupakan kegiatan yang labor intensive (melibatkan banyak orang). Komunikasi yang jelas dan akurat dalam sebuah tim proyek sangatlah penting. Sebagai seorang manajer proyek kita harus mampu menjamin bahwa kegiatan- kegiatan dalam proyek dilakukan berdasarkan ruang lingkup proyek dan sesuai dengan budget, dan juga tentunya bisa selesai sesuai target deadline. Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak
- 24. Komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak Contoh: Manajer proyek memiliki sebuah ide, dan orang tersebut berhasil memahami apa yang disampaikan dari proses komunikasi tersebut. Manajer proyek mendapat e-mail dan kemudian memahami apa yang diminta oleh stakeholder. Manajer proyek mengadakan meeting dengan seluruh tim proyek dan mereka memahami agenda yang disampaikan.
- 25. Ancaman terbesar dalam setiap proyek adalah: KEGAGALAN DALAM BERKOMUNIKASI
- 26. Penelitian menunjukkan bahwa para profesional di bidang IT harus mampu BERKOMUNIKASI secara efektif untuk bisa sukses dalam posisinya
- 27. Kemampuan berbicara yang baik merupakan salah satu kunci dalam peningkatan karir bagi para profesional di bidang IT
- 28. Seringkali proyek perangkat lunak dikerjakan melebihi waktu yang ditentukan, keluar dari ruang lingkupnya, atau mengalami pembengkakan biaya
- 30. 30M B-S
- 31. 31M B-S
- 32. 32M B-S
- 33. 33M B-S
- 34. 34M B-S
- 35. 35M B-S
- 36. 36M B-S
- 37. 37M B-S
- 38. 38M B-S
- 39. 39M B-S
- 40. 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% Poor Communications Inadequate Planning Unrealistic Budget or Schedule Poorly Defined Requirements or Success Criteria Lack of Stakeholder Buy In Poor Risk Management Lack of Change Control Why Do Projects Fail? Source: PMI (2007)
- 41. Kurangnya komunikasi antar pihak yang terlibat dalam proyek menyebabkan terjadinya kegagalan dalam proyek perangkat lunak
- 43. Proses Manajemen Komunikasi Proyek Communications planning: Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dari para stakeholder Information distribution: Membuat informasi yang dibutuhkan tersebut tersedia bagi stakeholder secara berkala Performance reporting: Mengumpulkan dan menyebarkan informasi mengenai performa proyek, termasuk laporan status proyek dan pengukuran progress. Managing stakeholders: Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari para stakeholder.
- 45. 1. Communication planning Setiap proyek harus memiliki communication management plan communication management plan adalah dokumen yang mengatur komuikasi dalam proyek, berisi: Kebutuhan komunikasi stakeholder Informasi yang disampaikan, format, detail dan level yang di sampaikan Orang yang menerima informasi dan siapa yang memberi informasi Metode teknologi apa yang digunakan untuk menyampaikan pesan
- 46. Stakeholders Document Name Document Format Contact Person Deadline Customer Management Monthly Status Report Hard copy Gail Feldman, Tony Silva First of month Customer Business Staff Monthly Status Report Hard copy Julie Grant, Jeff Martin First of month Customer Technical Staff Monthly Status Report E-mail Evan Dodge, Nancy Michaels First of month Internal Management Monthly Status Report Hard copy Bob Thomson First of month Internal Business and Technical Staff Monthly Status Report Intranet Angie Liu First of month Training Subcontractor Training Plan Hard Copy Jonathan Kraus 11/1/2016 Software Subcontractor Software Implementation Plan E-mail Barbara Gates 6/1/2016 Contoh StakeholderAnalysis untuk Komunikasi Proyek Perangkat Lunak
- 47. Menentukan jumlah jalur komunikasi dalam Proyek Perangkat Lunak Dengan semakin meningkatnya jumlah orang/pihak yang terlibat dalam sebuah proyek, kompleksitas dari komunikasi menjadi meningkat karena bertambahnya jalur komunikasi antar orang-orang tersebut. Jumlah jalur komunikasi (communication channels) = dengan n adalah jumlah orang terlibat dalam sebuah proyek. 2 )1( nn
- 48. 2 )1( nn
- 50. 2. Distribusi informasi Tujuan utama distribusi informasi adalah memberikan informasi yang benar kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan format yang berguna Pertimbangan yang penting : Penggunaan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi. Metode formal dan nonformal untuk distribusi informasi
- 51. Distribusi informasi yang efektif Jangan menghilangkan informasi yang penting Jangan takut menyampaikan berita buruk Komunikasi lisan (meeting atau informal) membantu penyampaian informasi
- 52. Face-to-face communication Riset menunjukkan: 58% komunikasi ditunjukkan oleh body language 35% komunikasi ditunjukkan oleh bagaimana kata diucapkan 7% komunikasi ditunjukkan oleh kata apa yang diucapkan Beri perhatian lebih lawan bicara, tidak hanya mendengar apa yang diucapkan Nada dan body language lawan bicara menunjukkan maksud dari lawan bicara Meeting rutin sangat berguna dalam proyek perangkat lunak Beberapa perusahaan bahkan membatasi penggunaan email untuk menghindari miskomunikasi
- 54. Penggunaan teknologi Live video merupakan salah satu cara untuk mengirim informasi Microsoft : satu dari lima tatap muka dapat digantikan dengan video converence dan ini menghemat 70juta dolar dalam setahun dalam menghemat biaya perjalanan
- 55. Hambatan informasi Terkadang penerima dan pengirim informasi memiliki interprestasi berbeda terhadap pesan Beberapa hambatan karena lokasi geografi dan background kultural antara lain Perbedaan waktu kerja Perbedaan bahasa Perbedaan norma
- 57. 3. Performance reporting Laporan performance akan membuat stakeholder selalu mengetahui kondisi dan status proyek Status reports : menggambarkan di mana posisi proyek pada satu waktu Progress reports : menggambarkan apa yang dicapai tim proyek pada periode waktu Forecasts : prediksi status proyek dan progress berdasarkan informasi yang ada dan tren
- 59. 4. Managing stakeholder Seorang manajer proyek akan bekerja dengan berbagai macam stakeholder Dibutuhkan perencanaan untuk mengelola isu dan masalah 2 tools penting: Expectations management matrix Issue log
- 60. EMM (Expectations Management Matrix) Matriks ini merupakan matriks berbasis aturan untuk menilai dinamika perubahan dari parameter yang ada pada proyek. Parameter ini termasuk biaya, jadwal, ruang lingkup, dan kualitas
- 61. Expectations Management Matrix Priorities/ Measures of Success Max or Min Constrain Accept Cost Schedule Scope and/or Quality Aturan: You must record three X.s No row may contain more than one X. No column may contain more than one X.
- 62. Expectations Management Matrix Priorities/ Measures of Success Max or Min Constrain Accept Cost X Schedule X Scope and/or Quality X
- 63. Mengapa EMM? Ketika melaksanakan pengembangan proyek, prioritas bisa menjadi tidak stabil. Beberapa faktor misalnya ekonomi, pemerintahan, politik, bisa berubah.pada saat analisis sistem, masalah proyek yang tidak diantisipasi bisa saja ditemukan sehingga kebutuhan harus berubah. EMM membantu dalam manajemen harapan (expectation management). Meskipun EMM merupakan tools yang sangat simpel, terkadang tools yang paling simpel adalah yang paling efektif
- 64. 64 Issue Log (Contoh) -Closed artinya bahwa telah ditemukan solusi untuk issue yang bersangkutan. -Open artinya bahwa masih belum ditemukan solusi atas issue tersebut.
- 65. Communication responsibility matrix Menentukan siapa yang berkomunikasi ke siapa
- 66. Matriks Tanggungjawab Komunikasi Bagaimana cara kita mengetahui siapa yang harus berkomunikasi dengan siapa dalam sebuah proyek? Solusinya adalah dengan membuat matriks tanggungjawab komunikasi (communication responsibility matrix). Hal ini dapat membantu manajer proyek untuk mengetahui kebutuhan informasi apa saja yang akan dikomunikasikan dan oleh siapa dalam lingkup rencana manajemen komunikasi yang telah dibuat.
- 68. Suggestions for Improving Project Communications Mengelola konflik secara efektif Meningkatkan kemampuan berkomunikasi Menjalankan meeting yang efektif Menggunakan email dan teknologi lainnya secara efektif Menggunakan template untuk komunikasi proyek 68 Information Technology Project Management,
- 69. Dampak negatif yang timbul Memanfaatkan teknologi dan internet dalam komunikasi proyek bisa juga menyebabkan dampak negatif. Salah satunya adalah Cyberslackers Cyberslackers adalah orang yang seharusnya bekerja, tapi malah online di internet untuk mencari hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan pekerjaannya.
- 70. Dampak negatif yang timbul Studi terbaru dari Websense menunjukkan bahwa semakin banyak karyawan yang menggunakan website untuk alasan pribadi, dan menyebabkan perusahaan-perusahaan di Amerika merugi hingga $178 miliar dollar tiap tahunnya ($5000 per karyawan). Di tahun 2000, Surfcontrol, perusahaan yang bergerak di bidang keamanan internet, memperkirakan bahwa setiap cyberslacking yang dilakukan oleh karyawan di Australia menyebabkan kerugian $22.5 miliar per-tahunnya.
- 71. Menggunakan E-Mail, Pesan Instant, serta media lainnya secara Efektif Pastikan bahwa e-mail, pesan instant, atau media lainnya yang anda pilih merupakan media yang paling tepat untuk digunakan. Pastikan untuk mengirim informasi yang tepat pada orang tepat pula. Ketika menulis e-mail, pastikan bahwa maksud Anda tersampaikan dengan jelas. Pastikan bahwa anda memilih orang yang tepat untuk melakukan sharing informasi. 71 Information Technology Project Management,
- 74. TERIMA KASIH
Editor's Notes
- Verbal – Any Communication, spoken or written, that uses words (any language) Non-verbal – Does not use words. Facial expressions, gestures, vocal inflection, head movement, laughter, or even silence.
- Orang-orang zaman dahulu juga memanfaatkan asap sebagai media komunikasi. Asap dikenal sangat populer digunakan sebagai media komunikasi suku bangsa Indian di Amerika. Alat komunikasi ini biasa digunakan untuk mengirimkan suatu pesan rahasia pada teman ataupun lawan. Seperti halnya kentongan, berkomunikasi dengan menggunakan asap tidak memiliki kode yang standar (baku). Misalnya satu kepulan asap dapat berarti peringatan, dua kepulan asap dapat pula berarti adanya bahaya. Tiga kepulan asap dapat berarti adanya masalah ataupun minta bantuan.
- Kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai sejak masa Kerajaan Kutai, Tarumanegara, Majapahit, Sriwijaya, dan Mataram. Walaupun masa itu kegiatan tersebut masih terbatas pada kegiatan surat menyurat antar kerajaan. Mereka menggunakan kulit kayu atau bambu sebagai bahan untuk menulis. Media yang lazim dipakai untuk menuis surat pada tempo dulu didominasi oleh daun lontar. Selain itu, ada juga yang menggunakan bambu, tulang binatang, rotan dan lempengan batu (dikenal dengan nama prasasti).
- Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat, kemampuan navigasi dan naluri alamiah untuk kembali ke sarang, metode ini berasal dari orang-orang Persia yang melatih burung-burung merpati. Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan pesan sekitar kerajaannya. Orang Romawi menggunakan merpati pos untuk mengirim pesan kepada pasukan militernya. Orang Yunani memberitahukan pemenang olimpiade melalui merpati pos. pada masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan Amerika menggunakan permati pos untuk komunikasi. Smoke signals involved generating puffs of smoke with a fire and a blanket from a high elevation so others could see the smoke rising into the air. Native Americans used smoke signals, as did the Chinese. Flag signals were another method of communication, with different colors and combinations of flags having different meanings when hoisted into the air. Blowing horns also communicated messages over distances. For example, troops used the bugle extensively to communicate orders to troops. The smoke signal is one of the oldest forms of long-distance communication. It is a form of visual communication used over long distance. In general smoke signals are used to transmit news, signal danger, or gather people to a common area.
- Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah In PMBOK area, project managers focus on making sure that stakeholders are understood in terms of their communications needs. It also involves determining what communication outputs will be exchanged over the course of the project (i.e. status updates, minutes of meetings, reports on deliverables etc.). Project managers make careful plans to outline who receives which communications, who is responsible to deliver and respond to communication content, and how and when communications will be delivered.
- Importance of Good Communications: The greatest threat to many projects is a “failure to communicate” Effective project communications is paramount to success on all projects and especially on IT projects due largely to the language gap that occurs on many projects Strong verbal skills are a key factor in career advancement for IT professionals It has been estimated that as much as 90% of a project manager’s time is spent in some form of communication
- Karena meskipun tim proyek melaksanakan proses analisis, coding, testing, compiling, dsb, sebagai seorang manajer proyek kita harus mampu menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dalam proyek dilakukan berdasarkan ruang lingkup proyek dan sesuai dengan budget, dan juga tentunya bisa selesai sesuai target deadline.
- Komunikasi yang efektif terjadi ketika transfer pengetahuan/informasi terjadi antara manajer proyek dengan setidaknya satu orang lainnya.
- In order to communicate effectively you have to plan. Every organization that wants to take project management seriously should create a communication management plan. This plan documents all of the communication demands within the project. Sure, the bulk of this plan may consist of boilerplate information, but it should define the specifics of each project and the communication expectations of the key stakeholders. If you don’t have a communication management plan, you’re setting yourself and the project up for failure. The key to communication is to communicate effectively, so you need to create a plan that defines how and when communication should occur. We’ve consulted with some organizations and seen managers initially roll their eyes at the concept of using a communication plan. And then, after their projects continue to nose dive, we’ve seen the change in their attitudes. Inevitably, someone says, “A-ha! We need a communication management plan.” We’re not saying that this plan is the silver bullet for project success, but it’s better than a kick in the knee.
- Communications planning: Menentukan kebutuhan informasi dan komunikasi dari para stakeholder Information distribution: Membuat informasi yang dibutuhkan tersebut tersedia bagi stakeholder secara berkala Performance reporting: Collecting and disseminating performance information, including status reports, progress measurement, and forecasting. Managing stakeholders: Managing communications to satisfy the needs and expectations of project stakeholders and to resolve issues.
- According to the Project Management Institute (PMI), the term project stakeholder refers to, ‘an individual, group, or organization, who may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project’ (Project Management Institute, 2013).
- Project management, as you know, is about people management, technology management, business management, risk management, change-control management, etc. but an often forgotten (or simply ignored) area that touches all facets of project management is Expectation Management. EM is an approach that allows the project management practitioner to assess the potential predictability of expectations th roughout a project life cycle. Trending the possible changes, it necessarily follows that it must be possible to be more effective in shaping and influencing stakeholders’ expectations to a point where any variances between project performance (outcome) and stakeholders’ expectations are within acceptable limits.
- Issue log is a documentation element of software project management. An issue log contains a list of ongoing and closed issues of the project. While issue logs can be viewed as a way to track errors in the project, the role it plays often extends further. Issue logs can be used to order and organize the current issues by type and severity in order to prioritize issues associated with the current milestone or iteration. Issue logs may also contain customer requests and remarks about the various problems that can be found in current code. Perbedaan issue dan resiko : For example, being unable to find skilled resources for a particular technology is a risk to the project . However , if a skilled team member suddenly meets with an accident and is hospitalized for 2 weeks , then it is an issue !
- You do this by creating a communication responsibility matrix. This is just a fancy table with all the stakeholders and a marker to represent if they need to talk with one another. This matrix can then help you follow through on what information needs to be communicated and by whom in your communication management plan.
- The first step in creating a communication responsibility matrix is to list all of the stakeholders in a table. Whenever two stakeholders need to communicate with each other, simply mark the intersection of the two stakeholders
- Communications technology, such as using e-mail and searching the Web, should help improve project communications, but it can also cause conflict Cyberslackers are people who should be working, but instead spend their time online doing non-work-related activities, such as annoying friends or coworkers by sending unimportant e-mails A recent study by Websense suggested that employees are using the Web more and more for personal reasons, and it is costing U.S. companies $178 billion annually, or $5,000 per employee In 2000, Internet security company Surfcontrol estimated that every employee in Australia was taking the equivalent of a two-week “cyber-holiday” each year, costing the nation $22.5 billion annually