Perencanaan manajemen proyek

APLIKASI PENGELOLAAN MANAJEMEN ASET TETAP
(FASILITAS KANTOR) BERBASIS WEB DI POLITEKNIK POS
INDONESIA (POLTEKPOS)

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK
(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Deny Sundari
Tanggal : 13 Februari 2013
Revisi Terakhir : -
Referensi Dokumen : Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian PT.
Reka Jaya Elektrik
Versi : 1.0

DAFTAR ISI
Halaman Sampul ........................................................................................................ 1
Daftar Isi .................................................................................................................... 2
Dokumen Kontrol ...................................................................................................... 4
Info Global ................................................................................................................. 5
Latar Belakang ........................................................................................................... 6
Ruang Lingkup (Scope) Proyek ................................................................................. 7
Tujuan Proyek ............................................................................................................ 8
A. Tujuan............................................................................................................... 8
B. Faktor Penentu Keberhasilan ........................................................................... 8
1. Faktor Pendukung ..................................................................................... 8
2. Faktor Penghambat ................................................................................... 9
C. Hasil Yang Diharapkan .................................................................................... 9
D. Keuntungan Yang Diharapkan ......................................................................... 9
E. Teknologi .......................................................................................................... 10
1. Software .................................................................................................... 10
2. Hardware ................................................................................................... 10
F. Resiko ............................................................................................................... 11
G. Asumsi .............................................................................................................. 11
H. Perencanaan Aktivitas Global .......................................................................... 12
Jadwal Proyek ............................................................................................................ 13
Struktur Organisasi .................................................................................................... 14
Manajemen Komunikasi ............................................................................................ 15
A. Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)............................................ 14
B. Persiapan Pertemuan (Meeeting) ...................................................................... 14
Manajemen Perubahan ............................................................................................... 16
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure) .............................. 16
B. Pengajuan Perubahan ........................................................................................ 16
C. Monitor Perubahan ........................................................................................... 16

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK 2

Lampiran A
Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)
1. Pertemuan (Meeting) ......................................................................................... 18
2. Pelaporan (Reporting) ....................................................................................... 19

Lampiran B
1. Formulir Permintaan Perubahan ............................................................................ 20
2. Daftar Permintaan Perubahan ................................................................................ 21
3. Tabel Penelusuran Aktivitas (Activity Tracking Table) ........................................ 22
4. Perkiraan Biaya Penyelesaian Proyek (Estimation
Cost At Completion) .................................................................................................. 23
5. Laporan Kemajuan Proyek (Project Progress Report) ........................................... 24
6. Catatan Pertemuan/Rapat (Minutes Of Meeting) .................................................. 25

Lampiran C
1. Struktur Rincian Pekerjaan .................................................................................... 26
2. Penugasan Tim Proyek .......................................................................................... 27
3. Jadwal Proyek ........................................................................................................ 29
4. Rencana Anggaran Belanja Proyek ....................................................................... 31

Lampiran D
Pedoman Hasil Kerja (Work Result Guidline) .......................................................... 33

Lampiran E
1. Surat Tugas ............................................................................................................ 34
2. Laporan Pelaksanaan Proyek ................................................................................. 35
3. Laporan Penyelesaian Proyek ................................................................................ 36
4. Berita Acara Penyelesaian Proyek ......................................................................... 37
5. Berita Acara Serah Terima Proyek ........................................................................ 38


DOKUMEN KONTROL
Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Leni Jayanti Pemilik Proyek


INFO GLOBAL

Nama Proyek : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap
(Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos
Indonesia (Poltekpos)

Pemilik Proyek : Leni Jayanti

Manajer Proyek : Deny Sundari

Global Proyek

 Deskripsi Singkat : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset ini
merupakan aplikasi manajemen aset tetap (fasilitas
kantor) di politeknik pos Indonesia, dimana
aplikasi ini melakukan pengelolaan mulai dari
perencanaan, pengadaan, pengoperasian bahkan
penghapusan aset.

 Predecessor : -

 Successor : -


LATAR BELAKANG

Aset adalah barang tidak habis pakai (non consumable) yang dimiliki perusahaan atau
instansi. Seiring dengan berkembangnya suatu perusahaan atau instansi, maka jumlah aset juga
akan terus bertambah dari tahun ke tahun. Aset membutuhkan manajemen yang baik agar lebih
mudah untuk dipantau dan ditelusuri. Kebutuhan informasi mengenai data dan informasi suatu
aset sangatlah penting guna untuk memperbaiki kinerja atau efisiensi di dalam suatu perusahaan.
Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan
untuk perusahaan atau instansi dengan tujuan aset yang ada dapat dikelola sebagaimana
mestinya. Setiap aset ini harus dikelola dengan baik terkait dengan kepentingan perhitungan nilai
ataupun untuk analisis suatu kebutuhan yang berhubungan dengan aset tersebut. Sistem
manajemen aset yang baik akan dapat mengatasi berbagai masalah, seperti pendataan yang
kurang sistematis dan masih manual yang dapat berujung pada kehilangan data. Selain itu,
dengan adanya manajemen aset yang baik suatu perusahaan atau instansi dapat mendata dan
menyimpan dengan baik aset dalam jumlah banyak yang tersebar secara geografis, dapat
mendata aset secara digital sehingga nilai aset dapat dipantau secara berkala (Suhairi, 2011).
Sama halnya di politeknik pos indonesia, pengelolaan aset masih dilakukan secara manual
sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pendataan aset. Tidak hanya itu,
pengelolaan aset secara manual ini mampu mempengaruhi kinerja instansi khususnya bagian
pengadaan (properti).
Beranjak dari sinilah, maka penulis bermaksud membuat suatu aplikasi pengelolaan
manajemen aset untuk politeknik pos indonesia, dalam hal ini manajemen aset berupa
pengelolaan aset tetap (fasilitas kantor) pada instansi pendidikan tersebut.


RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset adalah suatu aplikasi yang berfungsi sebagai
sistem informasi management aset di institusi pendidikan, dalam hal ini Politeknik Pos
Indonesia. Aplikasi yang aan dibangun ini, diberi nama Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset
Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web Di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos). Dimana aplikasi
tersebut mencakup tentang pengelolaan aset (pengelolaan aset mulai dari perencanaan,
pengadaan, pengoperasian bahkan penghapusan aset) yang dimana aplikasi ini nantinya dapat
membantu bagian property (pengadaan) dalam melakukan laporan baik itu laporan bulanan atau
laporan tahunan.
Setiap aplikasi yang dibuat, memiliki ruang lingkup. Adapun ruang lingkup aplikasi yang
dimaksud disini adalah, batasan mengenai cara kerja atau hak akses dari setiap pengguna
aplikasi. Adapun batasan-batasana yang dimaksud antara lain :
 Aplikasi ini digunakan dalam lingkungan instasi atau kampus politeknik pos indonesia,
terkhusus untuk bagian pengadaan. Dimana bagian pengadaan ini berperan sebagai
administrator.
 Sebagai administrator, bagian pengadaan memiliki hak akses untuk pendataan aset dari
poltekpos. Yang dimaksud pendataan disini yaitu memberikan kodefikasi terhadap aset
sehingga mudah untuk menginputkan data ke dalam aplikasi, serta memudahkan pencarian
jika suatu saat data dibutuhkan.
 Selain melakukan pendataan, bagian pengadaan juga memiliki kewenangan untuk
mencetak laporan aset fasilitas kantor sebagai laporan pertanggung jawaban kepada kepala
(pimpinan) poltekpos.
 Kepala (pimpinan) peltekpos mempunyai hak akses untuk melihat informasi lengkap
tentang data aset fasilitas kantor, melihat laporan pengelolaan aset, dan melakukan pencarian
data aset sesuai kategori dalam aplikasi pengelolaan manajemen aset tetap ini.
 Pegawai poltekpos mempunyai hak akses untuk melihat informasi lengkap tentang data
aset fasilitas kantor dan melakukan pencarian data aset sesuai kategori dalam aplikasi
pengelolaan manajemen aset tetap ini.


TUJUAN PROYEK

A. TUJUAN
Tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah untuk membangun suatu aplikasi manajemen
aset yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan penanganan atau
pengelolaan aset khususnya di politeknik pos Indonesia. Adapun maksud dan tujuan
pembuatan aplikasi secara rinci, yaitu :
1. perusahaan atau instansi dapat mendata dan menyimpan dengan baik aset dalam
jumlah banyak yang tersebar secara geografis, dapat mendata aset secara digital
sehingga nilai aset dapat dipantau secara berkala;
2. tersedianya aplikasi yang mengelola manajemen aset baik secara digital dan
terkomputerisasi;
3. mengurangi pembiayaan dan pengeluaran operasional perusahaan atau instansi, karna
tidak diperlukanya pembuatan berbagai laporan dalam bentuk hardcopy lagi setiap
bulannya.

B. FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN
1. Faktor Pendukung
Adapun faktor Pendukung berhasilnya Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas
Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos), adalah sebagai berikut :
1. komitmen dan dukungan dari pihak manajemen dan tim proyek;
2. kerjasama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam pembuatan proyek;
3. dalam pembuatan aplikasi di dukung oleh sumberdaya yang tepat. sumber daya yang
dimaksud dalam hal ini berupa : sumberdaya manusia, perlengkapan pendukung
(software dan hardware), dan tujuan dari pembuatan aplikasi itu berhasil;
4. estimasi waktu pelaksannaan kerja;
5. dokumentasi proyek yang baik dan lengkap;
6. pembiayaan, dari sisi biaya kesuksesan sebuah proyek tergantung dari jumlah biaya
yang dikeluarkan untuk penyelesaian proyek, apakah sesuai dengan target biaya yang
telah disepakati sebelumnya. dengan kata lain, jumlah biaya yang dikeluarkan lebih
kecil atau sama dengan target biaya yang disepakati.


2. Faktor Penghambat
Adapun faktor Penghambat berhasilnya Pengelolaan Manajemen Aset Tetap
(Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos), adalah sebagai
berikut :
1. kurangnya kerjasama dalam team;
2. pemahaman yang kurang terhadap aplikasi yang akan dibuat. misalnya pemahaman
terhadap alur / proses kerja aplikasi, minimnya pengetahuan tentang bahasa pemrogram
yang akan digunakan, dll;
3. biaya yang dibutuhkan tidak sesuai dengan biaya yang ada;
4. faktor pendukung (software dan hardware) tidak sesuai dengan kebutuhan aplikasi
yang dibuat.

C. HASIL YANG DIHARAPKAN
Adapun hasil yang diharapkan dari aplikasi ini antara lain :
1. Memberi kodefikasi terhadap aset politeknik pos Indonesia
2. Melakukan pendataan terhadap aset politeknik pos Indonesia
3. Mampu membantu dalam pembuatan laporan baik itu perbulan atau laporan
tahunan.

D. KEUNTUNGAN YANG DIHARAPKAN
Adapun keuntungan yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi ini, yaitu :
1. Lebih muda untuk mendata dan mengelola aset;
2. Memudahkan bagian pengadaan (properti) untuk melakukan laporan pertanggung
jawaban terhadap aset yang di miliki oleh instansi, dalam hal ini kampus
politeknik pos Indonesia.


E. TEKNOLOGI
1. Software
Adapun spesifikasi perangkat lunak ( software ) yang dibutuhkan dalam pembuatan
aplikasi adalah sebagai berikut :
1) sistem operasi : microsoft windows 7 ultimate;
2) bahasa pemrograman : html dan php versi 4;
3) data base : mysql versi 4.x;
4) program editor : macromedia dreamweaver cs3 dan artister versi 3.0;
5) editor grafis : microsoft visio diagram;
6) web server : xampp versi 2.5;
7) browser : mozilla firefox 4.0 beta 6

2. Hardware
Adapun spesifikasi perangkat keras ( hardware ) yang dibutuhkan dalam pembuatan
aplikasi adalah sebagai berikut :
1) prosesor : intel(r) corei5 CPU 2430m 24 GHZ;
2) memori : 2,00 GB;
3) vga : radeon graphics hd 6730m;
4) harddisk : 640 GB.


F. RESIKO
Deskripsikan risiko proyek. Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan
scope proyek, tidak membahas risiko-risko proyek secara keseluruhan (seperti: riisko
kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).
Adapun resiko – resiko yang dapat terjadi dalam pembuatan proyek ini ditinjau dari
berbagai aspek, yaitu :
 Computer Hardware : peralatan fisik yang digunakan untuk melakukan input,
proses dan output.
 Computer Software : instruksi yang diprogram untuk mengontrol dan
mengkoordinasikan kerja komponen hardware.
 Storage Technology : media fisik dan software untuk menyimpan dan mengelola
data.
 Telecommunication Technology – peralatan fisik dan software yang
menghubungkan berbagai hardware komputer dan melakukan transfer data dari
satu lokasi fisik ke lokasi lain.
Dari ke 4 hal tersebut dapat memberikan efek pada perencanaan proyek, kualitas dan
waktu pembuatan perangkat lunak, beserta nilai jual produk (aplikasi) jika di
implementasikan ke masyarakat

G. ASUMSI
Adapun asumsi-asumsi yang timbul dari pembuatan proyek ini adalah :
Struktur kerja dari pengelolaan manajemen asset telah diterapkan, hanya saja
pengelolaannya masih belum maksimal. Namun dengan adanya aplikasi pengelolaan
manajemen asset ini, dapat memudahkan bagian pengadaan (properti) untuk melakukan
pengelolaan manajemen asset dan pembuatan laporan asset khususnya di kampus
politeknik pos Indonesia


H. PERENCANAAN AKTIVITAS GLOBAL
Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase
inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global
saja.

No. Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya Milestone
Aktivitas
1 Perancangan aplikasi dan 14 Hari Terlampir Pembentukan Tim
sumber daya Proyek
2 Skenario dan penentuan Terlampir Pembangian Kerja
platform kerja yang akan 13 Hari Tim Proyek
digunakan
3 Perancangan 14 Hari Terlampir Teknologi yang
main egine/framework digunakan
4 Coding 41 Hari Terlampir Menghasilkan
Aplikasi
5 Pengembangan aplikasi 17 Hari Terlampir Menghasilkan
lanjutan Aplikasi
6 Modular task: 19 Hari Terlampir Pengembangan dan
Perencanaan materi, Implementasi
pembuatan model Aplikasi
pembelajaran
7 Prototype dan alpha 17 Hari Terlampir Implementasi
testing Aplikasi
8 Seminar Prototype 3 Hari Terlampir Implementasi
Aplikasi

TOTAL 138 Hari Terlampir


JADWAL PROYEK

Untuk mengerjakan aplikasi manajemen aset ini diperlukan waktu selama kurang lebih 5
bulan (Kurang lebih 138 - 140 hari kerja). Dimana rincian jadwal kerja pembuatan aplikasi ini
dapat dilihat pada table estimasi kerja berikut :

Bulan / Minggu
N
Proses/Task Februari Maret April Mei Juni
o
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Perancangan aplikasi dan
1
sumber daya
Skenario dan penentuan
2 platform kerja yang akan
digunakan
Perancangan main
3
egine/framework
4 Coding
Pengembangan aplikasi
5
lanjutan
Modular task:
Perencanaan materi,
6
pembuatan model
pembelajaran
Prototype dan alpha
7
testing
8 Seminar Prototype

Rincian Kegiatan :

Jadwal dan Waktu diperlukan untuk pengembangan
Jadwal
NO Proses/Task
Mulai Selesai
1 Perancangan aplikasi dan sumber daya 01-02-2013 14-02-2013
Skenario dan penentuan platform kerja yang
2 akan digunakan 15-02-2013 28-02-2013

3 Perancangan main egine/framework 01-03-2013 14-03-2013
4 Coding 14-03-2013 24-04-2013
5 Pengembangan aplikasi lanjutan 25-04-2013 12-05-2013
Modular task:
6 Perencanaan materi, pembuatan model 13-05-2013 31-05-2013
pembelajaran
7 Prototype dan alpha testing 01-06-2013 17-06-2013

8 Seminar Prototype 18-06-2013 21-06-2013


STRUKTUR ORGANISASI PROYEK


MANAJEMEN KOMUNIKASI
A. Prencanaan Komunikasi (Communication Plan)

Perencanaan komunikasi menjabarkan komunikasi regular antara anggota tim
yang terlibat dalam pengerjaan proyek manajemen aset tetap di politeknik pos
Indonesia. Bentuk komunikasi disini tidak dilakukan secara formal saja, akan tetapi
juga dilakukan secara terbuka dan informal untuk memfasilitasi transfer
pengetahuan (knowledge transfer) antar anggota tim atau semua pihak yang terlibat.
Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan dicantumkan pada
lampiran “A : Perencanaan Komunikasi (Communication Plan)” yang dimana
menggambarkan komunikasi regular yang dianggap penting untuk memastikan
adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang
efektif.

B. Persiapan Pertemuan (Meeeting)

1. Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.
Pembahasan topic berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topic yang
mudah dan setiap topic diberikan alokasi waktu.
2. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
3. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan,
hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
4. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dengan efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
5. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat
dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
6. Meeting paling sedikit membahas topic berikut :
 Kemajuan Proyek
 Aktivitas yang akan segera dilakukan
 Pembahasan ulang control perubahan (change control review)


MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hamper selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk
mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol
perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Chages
Control Procedure)
A. Prosedur Kontrol Perubahan (Chages Control Procedure) :
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek
harus mengacu pada prosedur berikut :
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,
terutama untuk perubahan yang akan memengaruhi jadwal dan ruang lingkup
kerja.
 Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan / Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

B. Pengajuan Perubahan
 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal
(meeting reguler) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
 Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) – (lihat Lampiran B.1) untuk
diajukan sebagai usulan perubahan.
 Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan – (lihat Lampiran B.2).

C. Monitor Perubahan
 Apabila form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
 Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam
meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila
perubahan telah diselesaikan.


 Daftar Permintaan Perubahan dan di-review pada meeting proyek untuk mengecek
perubahan-perubahan yang belum diselesaikan.
Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahan bisa dilihat pada
lampiran-B :
B-1. Form Permintaan Perubahan (Change Request Form).
B-2. Daftar Permintaan Perubahan (Change Request Log).


LAMPIRAN A

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS AGENDA WAKTU PENAGGUNG PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
PERTEMUAN
JAWAB

Manajemen
Pertemuan - Membahas rencana kerja dengan Sesekali, saat Manajer Proyek Seluruh anggota tim - Perencanaan - Catatan Pertemuan
Pembukaan mengacu kepada Perencanaan eksekusi proyek proyek Manajemen dan Rencana Kerja
Manajemen Proyek (Project pertama kali Proyek
Management Plan)
- Penjelasan Mengenai Proyek yang akan
dibuat
- Pembagian Job Proyek

Pertemuan Tim - Pembahasan tentang analisis aplikasi dan Regular Manajer Proyek Seluruh anggota tim - Perencanaan - Rencana Kerja
Proyek perancangan system yang akan dibangun proyek Manajemen - Laporan
- Membahas/ review status dan kemajuan Proyek Kemajuan
proyek dengan mengacu ke Perancanaan - Laporan Kemajuan Kerja yang
Manajemen Proyek Kerja (Project disetujui
- Membahas rencana kerja berikutnya Progress Report)
dengan mengacu kepada Perancanaan dan
Manajemen Proyek Kelengkapannya,
- Memantau dan mengontrol perubahan berupa : Form /
yang terjadi dalam pelaksanaan proyek Catatan
- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) Permintaan
yang telah dilakukan Perubahan

Pertemuan - Transfer pengetahuan Sesekali, Manajer Proyek Seluruh anggota tim - Rencana Kerja - Rencana Kerja
Penutupan - Membahas serah terima proyek menjelang proyek - Laporan Kemajuan - Rencana kerja
- Pengujian aplikasi yang telah dibuat penutupan Kerja yang
proyek diperbaharui


2. PELAPORAN (REPORTING)

JENIS ITEM WAKTU PENANGGUNG DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN
JAWAB

Laporan Kemajuan - Status Mingguan, atau Manajer Proyek Seleruh anggota - Tim Rapat Laporan Kemajuan
Proyek (Project - Work Progress Detail / Achievement setiap hari jum’at tim proyek - Form Proyek (Project
Progress Report) - Deliverable & Milestone Permintaan Progress Report)
- Daftar permintaan perubahan Perubahan
- Daftar
Permintaan
Perubahan
Status Acara / Agenda - Undangan Pertemuan Mingguan, dikirim Manajer Proyek Seleruh anggota - Tim Rapat Status Acara Pertemuan
Pertemuan - Usulan Acara / Agenda minimal satu hari tim proyek - Form / (Status Meeting
(Status Meeting - Pekerjan yang belum diselesaikan dan sebelum Catatan Agenda)
Agenda) Permintaan perubahan pertemuan tim Permintaan
- Laporan status aktivitas proyek Perubahan

Catatan Pertemuan - Agenda Setiap pertemuan Manajer dan Tim Pihak-pihak terkait - Pertemuan / Catatan rapat dan
(Minutes of Meeting) - Isu yang dibahas (regular, ad-hoc) Proyek dan peserta Rapat rencana kerja
- Rencana kerja, tanggal target pertemuan / rapat

Dibuat Oleh Disetujui oleh

Nama : DENY SUNDARI Nama : LENI JAYANTI
Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2013 Tanggal : 01 Februari 2013


LAMPIRAN B

1. FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :
Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :

Nama Pengusul :
Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:
…………

Usul Diterima / Tidak ?
Bila tidak berikan alasan
.........

Diajukan oleh : Disetujui oleh:

Tanggal: Tanggal:


2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :
Manajer Proyek :
Bidang :

No. Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal
Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Perubahan Permintaan adalah usulan yang diterima saja.


3. TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS (ACTIVITY TRACKING TABLE)

TABEL PENELUSURAN AKTIVITAS
(ACTIVITY TRACKING TABLE)
Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos
Nama Proyek :
Indonesia (Poltekpos)
Bidang : Manajemen Aset

Dibuat oleh : Feny Eka Putri

No Jadwal Perencanaan Jadwal Aktual Jadwal Target
Deskripsi Aktivitas
WBS
Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Durasi Mulai Selesai Durasi
14 Hari 01-02- 14 Hari 14 Hari
2013
14-02-2013 01-02-2013 14-02-2013

Skenario dan penentuan platform kerja yang 15-02-
2 15-02-2013 28-02-2013 13 Hari 2013
28-02-2013 13 Hari 15-02-2013 28-02-2013 13 Hari
akan digunakan
2013
14-03-2013 01-03-2013 14-03-2013
4 Coding 14-03-2013 24-04-2013
2013
24-04-2013 14-03-2013 24-04-2013
2013
12-05-2013 25-04-2013 12-05-2013

Modular task: 19 Hari 19 Hari 19 Hari
13-05-
2013
31-05-2013 13-05-2013 31-05-2013
pembelajaran
2013
17-06-2013 01-06-2013 17-06-2013
2013
21-06-2013 18-06-2013 21-06-2013


4. PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK (ESTIMATION COST AT COMPLETION)

PERKIRAAN BIAYA PENYELESAIAN PROYEK
(ESTIMATION COST AT COMPLETION)

Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia
Nama Proyek :
(Poltekpos)

Dibuat oleh : Deny Sundari

Analisa dalam Jam Analisa dalam Rupiah

No Jam Jam Est. to Est. at Rupiah Rupiah Est. to Est. at
Deskripsi Aktivitas Selisih Selisih
WBS Anggaran Aktual Complete Complete Anggaran Aktual Complete Complete
4.0 Coding 7 Jam/Hari 5 Jam/Hari 2 Jam / Hari Rp. 20.000 Rp. 19.000 Rp. 1000,-
Pengembangan aplikasi
5.0 lanjutan 5 Jam/Hari 4 Jam/Hari 1 Jam / Hari Rp. 15.000 Rp. 10.000 Rp. 5.000,-

7.0 Prototype & Testing 2 Jam/Hari 2 Jam/Hari - Rp. 5.000 Rp. 5.000 -
8.0 Seminar Prototype 3 Jam/Hari 3 Jam/Hari - Rp. 15.000 Rp. 15.000 -
TOTAL 17 Jam 14 Jam 3 Jam Rp. 55.000 Rp. 49.000 Rp. 6.000

Rata-rata biaya per jam…….


5. LAPORAN KEMAJUAN PROYEK (PROJECT PROGRESS REPORT)

LAPORAN KEMAJUAN PROYEK
(PROJECT PROGRESS REPORT)

Nama Proyek : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor)
Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos)
Pemilik Proyek : Leni Jayanti
Periode : 01-Februari-2013 s/d 21-Juni-2013

1. Status

Proyek Dalam tahap pengerjaan, dalam hal ini pembuatan coding dan pengembangan aplikasi
lanjutan

2. Hasil (Deliverables) & Milestones

Tanggal Perencanaan Tanggal Aktual
Deskripsi
Mulai Selesai Mulai Selesai
Pembuatan coding dan
01/04/2013 12/05/2013 01/04/2013 12/05/2013
pengembangan aplikasi lanjutan

Perkiraan Penambahan durasi (hari) : -
Perkiraan Biaya untuk Menyelesaikan : -

Dibuat oleh Disetujui oleh

Nama : Deny Sundari Nama : Leni Jayanti
Tanggal : 01 April 2013 Tanggal : 01 April 2013


6. CATATAN PERTEMUAN/RAPAT (MINUTES OF MEETING)

CATATAN PERTEMUAN/RAPAT
(MINUTES OF MEETING)

Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di
Nama Proyek :
Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos)
Perihal : Agenda Rapat
Peserta Rapat : 10 Orang
Lokasi Rapat : Ruang 101, Gedung Pendidikan

Dibuat oleh : Feny Eka Putri

A. Agenda
- Rapat pembukaan proyek
- Rapat Pertemuan Tim
- Rapat penetupan Tim

B. Isu yang di diskusikan
Rapat pembukaan proyek :
- Membahas rencana kerja dengan mengacu kepada Perencanaan Manajemen Proyek (Project Management Plan)
- Penjelasan Mengenai Proyek yang akan dibuat
- Pembagian Job Proyek
Rapat Pertemuan Tim :
- Pembahasan tentang analisis aplikasi dan perancangan system yang akan dibangun
- Membahas/ review status dan kemajuan proyek dengan mengacu ke Perancanaan Manajemen Proyek
- Membahas rencana kerja berikutnya dengan mengacu kepada Perancanaan Manajemen Proyek
- Memantau dan mengontrol perubahan yang terjadi dalam pelaksanaan proyek
- Me-review Rencana Kerja (Action Plan) yang telah dilakukan
Rapat penetupan Tim :
- Transfer pengetahuan
- Membahas serah terima proyek
- Pengujian aplikasi yang telah dibuat

C. Daftar Rencana Kegiatan
Rencana pembuatan proyek dimulai pada tanggal 01-Februari-2013 s/d 21-Juni-2013 ( Daftar kegiatan terlampir
pada jadwal )

Dibuat oleh Diketahui oleh Disetujui oleh

Nama : Feny Eka Putri Nama : Deny Sundari Nama : Leni Jayanti
Jabatan : Administrator Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 01 Februari 2013 Tanggal : 01 Februari 2013 Tanggal : 01 Februari 2013


LAMPIRAN C
1. STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN
(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor)
Nama Proyek :

WBS GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK
1. Fase A : Perancangan Aplikasi Dan Sumber Daya
1.1. Hasil (Deliverable) A.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
1.2. Hasil (Deliverable) A.2 Analisis Dokumen Yang Akan Digunakan
1.3. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Prosedur / Flowmap Yang Berjalan
1.4. Hasil (Deliverable) A.3 Analisis Sumber Daya Yang Dibutuhkan
2. Fase B : Skenario Dan Penentuan Platform Kerja Yang Akan Digunakan
2.1. Hasil (Deliverable) B.1 Analisis Sistem Yang Akan Dibangun
2.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1 Analisis Kebutuhan Aplikasi
2.1.1.1. Hasil (Deliverable) B.1.1.1 Analisis Perangkat Keras
2.1.1.2. Hasil (Deliverable) B.1.1.2 Analisis Perangkat Lunak
2.1.2 Hasil (Deliverable) B.1.2 Perancangan Sistem
2.1.2.1. Hasil (Deliverable) B.1.2.1 Perancangan Kerja System Yang Dibangun
2.1.2.2. Hasil (Deliverable) B.1.2.2 Perancangan Database
3. Fase C : Perancangan Main Egine/Framework
3.1. Paket Pekerjaan C.1 Perancangan Struktur Menu
3.2. Paket Pekerjaan C.2 Perancangan Interface
4. FASE D : CODING
4.1. Hasil (Deliverable) D.1 Pembuatan Program / Aplikasi
5. Fase E : Pengembangan Aplikasi Lanjutan
5.1. Hasil (Deliverable) E.1 Pembuatan Program / Aplikasi (Lanjutan)
6. Fase F : Modular Task: Perencanaan Materi, Pembuatan Model Pembelajaran
6.1. Hasil (Deliverable) F.1 Pembuatan Materi Manajemen Training (Implementasi)
7. Fase G : Prototype Dan Alpha Testing
Hasil (Deliverable) G.1 Pengujian Aplikasi Oleh Manajer Proyek, Programmer Dan Pemilik
7.1.
Proyek
8. Fase H : Seminar Prototype
8.1. Hasil (Deliverable) H.1 Manajemen Training Aplikasi Ke User




2. PENUGASAN TIM PROYEK

PENUGASAN TIM PROYEK

: Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor)
Proyek

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

CIO (Chief Information Dikenal dengan chief knowledge officer,
Officer) atau Direktur bertanggung jawab terhadap IT, IS (Information
Proyek System), dan strategi informasi dan Darulllya Amalinda
menyelaraskannya dengan proses bisnis secara
keseluruhan.
Senior IT Management Bertanggung jawab dan me-manage IT di dalam Ratih DW
organisasi.
Project Manager Bertugas untuk mengatur budget dan jadwal,
melakukan risk analysis, dan memastikan Deny Sundari
proyek bisa selesai tepat waktu.
Business Analyst Bertugas untuk mengerti proses bisnis
organisasi dan kebutuhannya dan bekerja sama
dengansystems analysts. Proses bisnis yang Zahrotul Jannah
sudah dimengerti kemudian diberikan
ke systems analysts agar dapat dibuat desain
sistem yang sesuai dengan requirement.
System Analysts Tugasnya adalah untuk menemukan masalah
dan memberikan solusi, dan membuat desain Ika Werdhawati
sistem yang memenuhi requirement. Bisa
dikatakan orang yang berada pada posisi ini
Programmer Programmers tugasnya menulis kode program Regie Algi Pahlewi
atau merealisasikan desain sistem.
Web Designer Seorang web designer bertanggung jawab atas
elemen visual dan multimedia dari sebuah situs.
Bekerja sama dengan programer web, mereka Muh. Arif Septian
bertugas merancang situs baik dari segi isi
maupun grafis.


System Administrator / Seorang system administrator bertugas menjaga
Network Administrator keamanan & kontinuitas jaringan sistem yang
digunakan, termasuk hal-hal seperti mengeset
komputer agar terkoneksi ke internet, mengeset Feny Eka Putri
e-mail server (misal: Outlook), FTP server,
DNS server. Network administrator merupakan
orang yang sering ditanyai bila terjadi
troubleshooting dalam jaringan.
ERP Consultant Tugas intinya adalah memberi masukan atau
saran akan pengembangan suatu sistem dengan
software database tertentu. Tujuannya supaya
perusahaan klien lebih efektif dalam melakukan
pekerjaan, dengan pengeluaran yang lebih Eka Agusti Ningsih
minim. Tak jarang seorang konsultan ERP
(Enterprise Resource Planning) juga dituntut
untuk memberi solusi pengumpulan dan
pencarian data (data warehousing & data
mining).

Catatan: Untuk kasus tertentu (bila dianggap perlu), untuk organisasi yang cukup besar bisa diformalkan dalam
bentuk SK Direksi.




3. JADWAL PROYEK

JADWAL PROYEK

Nama Proyek


Rencana Kegiatan

Bulan / Minggu
N
Proses/Task Februari Maret April Mei Juni
o
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Perancangan aplikasi
1
dan sumber daya
Skenario dan
penentuan platform
2
kerja yang akan
digunakan
Perancangan main
3
egine/framework
4 Coding
Pengembangan
5
aplikasi lanjutan
Modular task:
Perencanaan materi,
6
pembuatan model
pembelajaran
Prototype dan alpha
7
testing
8 Seminar Prototype


Rincian Kegiatan :

Jadwal dan Waktu diperlukan untuk pengembangan
Jadwal
NO Proses/Task
Mulai Selesai
Skenario dan penentuan platform kerja
2 yang akan digunakan 15-02-2013 28-02-2013

4 Coding 14-03-2013 24-04-2013
Modular task:
pembelajaran




4. RENCANA ANGGARAN BELANJA PROYEK

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK
Nama Proyek


A. Rincian Biaya Gaji Pengembang Sistem Informasi

Sumber Daya
 CIO (Chief Information Officer) Rp. 12.000.000,-
 Senior IT Management Rp. 6.000.000,-
 Project Manager Rp. 10.000.000,-
 Business Analyst Rp. 5.500.000,-
 System Analysts Rp. 6.500.000,-
 Programmer Rp. 8.000.000,-
 Web Designer Rp. 4.500.000,-
 System Administrator / Network Administrator Rp. 4.500.000,-
 ERP Consultant Rp. 9.500.000,-
TOTAL Rp. 66.500.000,-

B. Rincian Biaya Pengembangan dan Implementasi Sistem

1. Web Development
 Registrasi Domain (1 Tahun) Rp. 150.000,-
 Web Hosting (100 M) @ Rp.100.000 x 12 bln Rp. 1.200.000,-
 Web Design Semi News Rp. 7.500.000,-
 Input data awal dan analisis Rp. 3.500.000,-
Sub Total Biaya Pembangunan Web Rp. 12.350.000,-

2. Web Mail
Pembuatan Email berbasis Web Rp. 1.500.000,-


3. Workshop (Pelatihan)
 Sewa LabCom Rp 15.000 x 3 Hari x 10 PC Rp 450.000,-
 Biaya Modul Pelatihan 10 orang x Rp 5.000 Rp 50.000,-
 Konsumsi 12 orang x Rp 7.000 Rp 84.000,-
 Biaya Pemateri :
Rp 75.000 x 2 Orang = Rp. 150.000,-
Rp. 150.000 x 3 Hari Rp 450.000,-
Sub Total Pelatihan Rp 1.034.000,-

4. Anggaran Rapat
 Rapat pembukaan

1 kali x 10 Orang x Rp. 50.000,- Rp. 500.000,-

 Rapat Pertemuan Tim Proyek

5 Kali x 9 Orang x Rp. 50.000,- Rp. 2.250.000,-

 Rapat Penutupan

1 kali x 10 Orang x Rp. 50.000,- Rp. 500.000,-
Sub Total Rp. 3.250.000,-

5. Konsumsi Rapat
 2 Kali Rapat x Rp. 15.000,- x 10 Orang Rp. 300.000,-

 5 Kali Rapat x Rp. 15.000,- x 9 Orang Rp. 675.000,-

TOTAL ANGGARAN Rp. 19.109.000,-




LAMPIRAN D
PEDOMAN HASIL KERJA
(WORK RESULT GUIDLINE)

Nama Proyek

Tanggal : 20 Juni 2013

Hasil #1
Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:

Hasil #2
Sesuai dengan scope & jadwal

Sesuai dengan scope, tidak sesuai dengan jadwal

Tidak sesuai dengan scope & jadwal

Alasan, jika tidak sesuai:

Pengadaan Biaya

Sesuai Anggaran Dibawah Anggaran Melebihi Anggaran

Catatan Tambahan:


LAMPIRAN E (FORM SURAT)

SURAT TUGAS
No. 018/ST/MP/PPI/13
Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Darullya Amalinda
NIP : 1103010
Jabatan : Direktur
Alamat : Jalan Sariasih 2, Sarijadi-Bandung

Menugaskan kepada:

1. Nama : Leni Jayanti
NIP : 1103069
Jabatan : Pemilik Proyek
Alamat : Jalan Sarimanah

2. Nama : Deny Sundari
NIP : 1103056
Jabatan : Manajer Proyek
Alamat : Jalan Sariasih 2, Cijerokaso No. 7 Sarijadi-Bandung

Untuk melaksanakan kegiatan proyek Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap
(Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos) tahun 2013
Proyek akan dilaksanakan bertempat di Bandung.

Kepada yang bersangkutan dimohon untuk berkoordinasi.

Setelah melaksanakan tugas, saudara diwajibkan membuat laporan dan disampaikan
kepada Direktur.

Demikian harap dilaksanakan sebaik-baiknya.

Bandung, 09 Januari 2013

Direktur

Darullya Amalinda
NIP 1103010


LAPORAN PELAKSANAAN PROYEK

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Deny Sundari
Jabatan : Manajer Proyek (Project Manager)

Selaku Pelaksana Proyek Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas
Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos) dengan spesifikasi yang
tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen Perencanaan Manajemen
Proyek” (terlampir).

Dengan ini kami melaporkan bahwa pelaksanaan proyek Aplikasi Pengelolaan
Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia
(Poltekpos) berdasarkan Surat Penugasan No. 018/ST/MP/PPI/13 tanggal 09 bulan
januari tahun 2013 telah dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian Laporan Pelaksanaan Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.

Bandung, 20 Juni 2013

Pelaksana Proyek

Deny Sundari
Manajer Proyek


LAPORAN PENYELESAIAN PROYEK
Nama : Leni Jayanti
Jabatan : Pemilik Proyek (Project Owner)

Selaku Pengawas Pelaksana Proyek Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap
(Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos) dengan
spesifikasi yang tercantum dalam “Dokumen Definisi Proyek” dan “Dokumen
Perencanaan Manajemen Proyek” (terlampir).

Berdasarkan Laporan Pelaksanaan Proyek nomor No. 019/ST/MP/PPI/13 tanggal 20
bulan juni tahun 2013 dari Manajer Proyek, bersama ini kami melaporkan bahwa
penyelesaian proyek Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor)
Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos) berdasarkan Surat Penugasan No.
018/ST/MP/PPI/13 tanggal 09 bulan januari tahun 2013 telah diselesaikan dengan baik.

Demikian Laporan Penyelesaian Proyek ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana
mestinya.


Pelaksana Proyek Pengawas Proyek

Deny Sundari Leni Jayanti
Manajer Proyek Pemilik Proyek


BERITA ACARA PENYELESAIAN PROYEK


Selanjutnya disebut : Pengawas Proyek

Selanjutnya disebut : Pelaksana Proyek

Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset
Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos)
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : No. 018/ST/MP/PPI/13 tanggal 09 bulan
januari tahun 2013 telah selesai dikerjakan.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.





BERITA ACARA SERAH TERIMA PROYEK
Pada hari ini Kamis tanggal 20 bulan juni tahun 2013, kami yang bertanda tangan di
bawah ini:



Menerangkan sebagai berikut:

1. Proyek : Aplikasi Pengelolaan Manajemen Aset Tetap (Fasilitas Kantor) Berbasis
Web di Politeknik Pos Indonesia (Poltekpos)
2. Nomor Surat Tugas / Tanggal : No. 018/ST/MP/PPI/13 tanggal 09 bulan januari
tahun 2013
3. Pelaksanaan Proyek telah selesai berdasarkan Berita Acara Penyelesaian Proyek
No.021/ST/MP/PPI/13 tanggal 20 bulan juni tahun 2013 dan Laporan
Penyelesaian Proyek No. 020/ST/MP/PPI/13 tanggal 20 bulan juni tahun 2013

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.




Perencanaan manajemen proyek

More Related Content

What's hot

Perencanaan manajemen proyek