dokumen,dokumen procurement,dokumen procurement management,sistem informasi,its,manajemen proyek,manajemen proyek teknologi informasi, mpti

1. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
DOKUMEN PROCUREMENT MANAGEMENT
WEBSITE PEMBELAJARAN MPTI
(MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI)
PD02- ayobelajarmpti.com
10 Maret 2014 Draft
Disiapkan:
MPTI – C
KELOMPOK 4 :
Bagus Wahyu Utomo (5211100125)
Adyan Padmada Atmadja (5211100162)
Putri Larasati (5212100016)
Much. Reza Ismawan (5212100013)
Widya Ade Putri (5212100109)
Chairul Huda Al Hakim (5212100127)
Abstrak:
Dokumen procurement management plan ini merupakan kerangka kerja tim
proyek untuk merencanakan pengelolaan pengadaan barang dalam proyek
pembuatan website MPTI.

2. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
Daftar ISI
DOKUMEN PROCUREMENT MANAGEMENT PLAN...........Error! Bookmark not defined.
PROCUREMENT MANAGEMENT APPROACH ..................................................................... 4
PROCUREMENT DEFINITION ................................................................................................... 5
TYPE OF CONTRACT TO BE USED.......................................................................................... 7
PROCUREMENT RISK................................................................................................................. 8
PROCUREMENT RISK MANAGEMENT................................................................................... 9
COST DETERMINATION .......................................................................................................... 10
PROCUREMENT CONSTRAINTS ............................................................................................ 11
CONTRACT APPROVAL PROCESS ........................................................................................ 12
DECISION CRITERIA ................................................................................................................ 13
VENDOR MANAGEMENT........................................................................................................ 14
PERFORMANCE METRICS....................................................................................................... 15
SPONSOR ACCEPTENCE.......................................................................................................... 16

3. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
INTRODUCTION
Dokumen Procurement Management Plan ini merupakan kerangka kerja bagi tim proyek
Website Pembelajaran MPTI untuk merencanakan akt
ifitas pengadaan barang selama proyek berlangsung. Dokumen procurement managament
plan ini mengidentifikasi hal-hal seperti berikut:
1. Pendekatan yang digunakan oleh tim proyek untuk melakukan aktifitas perencanaan
pengadaan barang selama proyek berlangsung pada bagian Procurement Management
Plan.
2. Daftar komponen atau barang yang akan dibeli kepada pihk vendor pada bagian
Procurement Definition.
3. Kontrak yang digunakan dalam melakukan pengadaan barang dengan vendor pada
bagian Type of Contract To Be Used.
4. Resiko-resiko yang mungkin terjadi pada saat melakukan aktifitas pengadaan barang
pada bagian Procurement Risk.
5. Pengelolaan resiko-resiko pada saat aktifitas pengadaan barang pada bagian
Procurement Risk Management.
6. Menentukan biaya barang yang akan dibeli pada Cost Determination.
7. Batasan-batasan aktifitas pengadaan barang pada bagian Procurement Constraint.
8. Proses persetujuan kontrak pada bagian Contract Approval Process.
9. Kriteria barang-barang yang akan diterima oleh tim proyek pada bagian Decision
Criteria.
10. Pengelolaan hubungan dengan vendor pada bagian Vendor Management.
11. Matrik performa atau pelayanan vendor pada bagian Performance Metrics.

4. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PROCUREMENT MANAGEMENT APPROACH
Procurement Management Plan harus didefinisikan secara jelas untuk merencanakan
langkah-langkah yang diperlukan untuk pengadaan barang pada proyek Website Pembelajaran
MPTI. Project Manager harus memastikan bahwa rencana yang akan dibuat tersebut akan
memfasilitasi keberhasilah proyek. Pendekatan yang dilakukan untuk merencanakan proses
pengadaan barang adalah dengan melakukan beberapa langkah yaitu :
1. Mendefinisikan apa saja barang-barang yang akan dibeli dari vendor.
2. Memberlakukan kontrak yang akan digunakan untuk proses pengadaan barang
dengan vendor.
3. Mengidentifikasi dan mengelola resiko-resiko yang mungkin terjadi pada saat
melakukan aktifitas pengadaan barang.
4. Menentukan harga barang-barang yang dibeli untuk dikirimkan kepada vendor.
5. Standar yang diberlakukan untuk pendokumentasian aktifitas pengadaan barang.
6. Menentukan batasan – batasan aktifitas pengadaan barang.
7. Proses persetujuan kontrak dengan vendor.
8. Menentukan kriteria – kriteria barang yang akan diterima.
9. Merencanakan pengelolaan hubungan dengan vendor.
10. Matrik performa/pelayanan dari suatu vendor.

5. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PROCUREMENT DEFINITION
Pada bagian ini akan dijelaskan item-item apa saja yang tidak dapat dibuat sendiri oleh tim
proyek dan harus membeli ke pihak eksternal. Produk-produk yang tidak dapat dibuat sendiri
oleh tim developer Proyek Portal Jurusan Sistem Informasi ITS ini berupa hardware. Berikut
adalah list item :
Item Justifikasi Tanggal dibutuhkan
1 buah domain Tim developer tidak membuat
item ini dan item ini dibutuhkan
selama proses eksekusi
pengerjaan
WebsitePembelajaran MPTI.
5 Mei 2014
1 buah hosting Tim developer tidak membuat
item ini dan item ini dibutuhkan
selama proses eksekusi
pengerjaan Website
Pembelajaran MPTI.
5 Mei 2014
1 buah Modem Tim developer tidak membuat
item ini dan item ini dibutuhkan
selama proses eksekusi
pengerjaan Website
Pembelajaran MPTI.
5 Mei 2014
1 Paket Data
Internet
Tim developer tidak membuat
item ini dan item ini dibutuhkan
5 Mei 2014

6. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
selama proses eksekusi
pengerjaan Website
Pembelajaran MPTI.
*tanggal dibutuhkannya item merujuk dari jadwal eksekusi yang tertera dalam WBS.
Berikut adalah orang-orang dalam tim developer PORSI yang mempunyai kewenangan untuk
menyetujui pembelian dari item-item di atas :
No. Nama Roles
1. Much. Reza Ismawan Project Manager
2. Bagus Wahyu U. Programmer

7. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
TYPE OF CONTRACT TO BE USED
Tipe kontrak yang digunakan selama proyek pengembangan Portal Website Jurusan Sistem
Informasi ITS adalah jenis Fixed Price contract. Fixed Price adalah kontrak pengadaan barang
atau jasa dalam batas waktu tertentu dengan jumlah harga yang pasti dan tetap dan semua
resiko yang mungkin terjadi dalam proses pengiriman sepenuhnya ditanggung oleh penyedia
barang atau jasa.Apabila harga sudah ditetapkan di awal maka harga tersebut tidak dapat di
rubah lagi dan harga sudah pasti.Kontrak jenis ini dirasa oleh tim proyek cocok untuk
pengadaan barang proyek Portal Website ini karena harga yang mengikat dalam kontrak sistem
ini adalah total penawaran harga pada awal transaksi serta kontrak ini digunakan pada kegiatan
yang sudah punya standar atau platform kebutuhan serta pengadaan barang yang mempunyai
spesifikasi jelas.

8. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PROCUREMENT RISK
Tiap-tiap aktifitas pengadaan barang dari pihak eksternal juga dapat membawa potensi-
potensi resiko yang harus diatur sedemikian rupa agar tidak menghambat keberhasilan proyek
Website Pembelajaran MPTI. Berikut adalah daftar resiko yang kemungkinan muncul selama
aktifitas pengadaan :
1. Harga produk yang dibutuhkan di pasaran sedang melonjak tajam yang melebihi
rencana awal.
2. Vendor tidak mengirim produk yang tim proyek pesan pada waktu yang telah disepakati.
3. Terdapat kesalapahaman antara tim proyek dengan vendor sehingga berpengaruh pada
jadwal pengiriman atau harga.
4. Produk yang telah diterima tidak memenuhi spesifikasi yang ditawarkan sebelumnya.
5. Tim proyek seharusnya menggunakan produk yang lebih tinggi spesifikasinya pada saat
telah memesan produk tertentu kepada vendor sehingga mengalami kerugian.
6. Terdapat hacker dimana-mana yang bisa membuat web menjadi error atau di bajak
7. Terjadinya maintance dari pihak PLN , HOSTING , dan Jaringan

9. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PROCUREMENT RISK MANAGEMENT
Dalam proyek Website Pembelajaran MPTI ini, resiko-resiko yang telah terdefinisikan di
atas yang berhubungan dengan proses pengadaaan barang juga ditangani dengan melakukan
pertemuan atau meeting dengan tim developer untuk menemukan solusi dari resiko-resiko
negatif yang mungkin akan terjadi. Setelah itu apabila ada hal penting terkait teknis proyek
yang terhambat karena resiko-resiko di atas, maka project manager akan melakukan
pertemuan dengan stakeholder terkait untuk menemukan solusi.
Namun tim developer juga menyiapkan rencana-rencana pencegahan agar resiko-resiko
negatif yang telah didefinisikan diatas dapat diminimalisir kemungkinannya untuk terjadi. Salah
satu cara untuk melakukan pencegahan adalah dengan menciptakan hubungan baik sehingga
akan menuntun pada komunikasi yang baik dengan vendor. Selain itu tim developer harus
memastikan secara detail tentang produk yang akan diambil sebelum melakukan transaksi
untuk menjamin bahwa produk yang dipesan telah memenuhi ekspektasi tim. Selain itu
pencegahan dalam konteks waktu pengiriman dapat dilakukan dengan memesan produk jauh-
jauh hari sebelum eksekusi agar terdapat slack time yang dapat dipergunakan apabila terdapat
hal-hal yang tidak diinginkan (produk tidak sesuai spesifikasi, produk rusak dll).

10. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
COST DETERMINATION
Dalam proses pengadaan barang pada proyek Portal Website Jurusan Sistem Informasi
ITS, tim developer mengeluarkan dokumen Request for Proposal untuk menjelaskan kepada
vendor bagaimana mereka akan memenuhi persyaratan dan spesifikasi produk serta biaya
dalam proses pengadaan barang ini. Semua informasi mengenai persyaratan dan spesifikasi
produk harus disertakan lengkap pada dokumen Request for Proposal ini. Setelah itu perwakilan
tim developer akan mengadakan pertemuan dengan vendor untuk melakukan penawaran biaya
tiap produk yang akan dipesan. Vendor harus menjelaskan dengan detail mengenai harga-harga
dari semua item yang diminta dan tim developer harus melakukan penawaran agar
mendapatkan harga terbaik yang tidak melebihi anggaraan dana yang telah ditetapkan.

11. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PROCUREMENT CONSTRAINTS
Pada bagian ini akan dijelaskan batasan-batasan dalam proses pengadaan barang
selama proyek berlangsung. Batasan-batasan ini nantinya akan didokumentasikan pula pada
dokumen Request for Proposal untuk dikomunikasikan pada semua vendor untuk menentukan
kemampuan mereka untuk tetap bekerja pada keterbatasan yang ada. Berikut adalah batasan-
batasan yang ada :
 Biaya
Dalam proyek ini sudah terdapat anggaran dana yang telah disepakati oleh Project
Manager dan owner proyek mengenai pengadaan barang. Apabila total biaya untuk
pengadaan barang melebihi anggaran yang ditentukan maka harus dengan persetujuan
owner proyek dan stakeholder lainnya.
 Jadwal
Jadwal untuk proyek pengembangan Website Pembelajaran MPTI ini sudah dipadatkan
dan tidak fleksibel. Sehingga proses pengadaan barang harus dilakukan sesuai jadwal
yang ditentukan atau sebelum jadwal yang ditentukan. Apabila melampaui jadwal, maka
dapat dipastikan penyelesaian proyek akan molor.
 Sumber Daya
Semua aktifitas pengadaan barang harus diatur oleh tim developer. Tidak ada personel
outsourcing yang dibayar untuk mengatur proses pengadaan barang pada proyek
Website Pembelajaran MPTI ini.
 Teknologi
Spesifikasi hardware yang dibutuhkan menjadi prioritas utama tim developer.
Speseifikasi produk yang dibeli harus sama dengan yang disebutkan dalam dokumen ini.
Untuk alternatif spesifikasi produk, harus mendapat persetujuan dari tim developer
yang mempunyai kewenangan dalam ranah pengadaan barang ini.

12. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
CONTRACT APPROVAL PROCESS
Berikut adalah langkah – langkah dalam proses persetujuan kontrak dalam proyek Portal
Website Jurusan Sistem Informasi ITS :
1. Menentukan item atau produk apa yang akan membutuhkan pengadaan dari vendor
eksternal beserta spesifikasinya secara detail.
2. Membuat anggaran dana untuk melakukan pengadaan produk tersebut setelah
dibandingkan dengan harga penawaran dari vendor.
3. Setelah list produk dan analisa biaya telah selesai, maka salah satu tim developer akan
mengirimkan permohonan ke vendor.
4. Vendor dan tim proyek akan bertemu untuk meriview proposal menegenai produk-
produk yang ditawarkan agar sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan oleh tim proyek.
5. Setelah dilakukan review dan total harga pembelian tidak melebihi batas anggaran yang
ditentukan maka hanya diperlukan persetujuan dari Project Manager untuk melakukan
tahapan selanjutnya.
6. Setelah itu akan dibuatkan dokumen kontrak antara tim proyek dan vendor dan proses
pengadaan barang pun akan segera dilaksanakan.

13. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
DECISION CRITERIA
Kriteria untuk pemilihan dan pemberian kontrak pengadaan di dalam proyek Website
Pembelajaran MPTI akan didasarkan oleh kriteria sebagai berikut:
 Kemampuan vendor dalam menyediakan semua item yang dibutuhkan dengan tanggal
pengiriman yang tepat pada waktunya.
 Kualitas produk yang diberikan.
 Kualitas Dokumentasi
 Biaya yang sesuai dengan kespakatan awal.
 Tanggal Pengiriman seperti yang telah disepati, tidak adanya keterlambatan di dalam
pengiriman produk yang dibutuhkan.
 Kinerja dengan proyek yang sudah dikerjakan sebelumnya.

14. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
VENDOR MANAGEMENT
Project Manager yang akan bertanggung jawab di dalam mengelola vendor. Project
manager harus mengusahakan pertemuan rutin dengan tim anggota proyek yang lain dan
untuk membahas kemajuan untuk setiap item yang dibeli demi menjamin pengiriman yang
tepat waktu dan produk yang berkualitas tinggi. Selain itu project manager harus memastikan
bahwa tim proyek yang berhubungan langsung dengan vendor telah memastikan produk yang
berkualitas dan project manager harus memastikan bahwa terjalin komunikasi yang baik antara
tim proyek dan vendor. Tujuan diakanannya pertemuan dengan vendor adalah untuk meninjau
semua spesifikasi setiap produk serta untuk meninjau kualitas dari produk yang akan dibeli.
Selain itu pertemuan dengan vendor juga akan membahas tentang pemberian kesempatan
untuk meninjau atau memastikan perkembangan setiap item atau layanan yang disediakan
dalam rangka persyaratan spesifikasi proyek.Dan juga sebagai kesempatan untuk memberikan
pertanyaan atau persyaratan untuk mencegah keterlambatan dalam pengiriman dan jadwal.

15. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
PERFORMANCE METRICS
Berikut adalah matriks yang mengindikasikan performa vendor atas proses pengadaan
barang pada proyek Portal Website Jurusan Sistem Informasi ITS :
Vendor Product
Quality
On Time
Delivery
Documentation
Quality
Development
Costs
Development
Time
Cost per
Unit
Transactional
Efficiency
Hosting 3 2 3 2 2 2 3
Domain 2 2 3 2 3 2 2
PLN 3 3 3 2 3 2 3
Jaringan 3 2 2 3 2 3 2
Penilaian :
1 – Tidak memuaskan
2 – Dapat ditolerir
3– Memuaskan
Apabila terdapat penambahan vendor selama proyek Website Pembelajaran MPTI ini
berlangsung, maka dokumen ini akan diperbarui sesuai dengan perubahan yang terjadi dan
harus dengan persetujuan Project Manager.

16. SIFAT RAHASIA
Khususdiproduksidandidistribusikankepada
yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS
SPONSOR ACCEPTENCE
Approved by the Project Sponsor:
__________________________________________
Ir. AchmadHolil Noor Ali.M.Kom.
__________________________________________ Date:
EkoWahyuTyas D, S.Kom., MBA SI