Software Project Management - Project Management Knowledge

SPM – TIPS Dudy Fathan Ali S.Kom
Project Management Knowledge
TIPS
Dudy Fathan Ali, S.Kom (DFA)
2016
CEP - CCIT
Fakultas Teknik Universitas Indonesia

Project Time Management
Manajemen waktu di dalam manajemen proyek adalah proses yang diperlukan
untuk mengatur serta mengontrol waktu yang dihabiskan untuk menyelesaian
sebuah proyek.
Manajemen waktu di dalam proyek
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2000 2003
Presentase Waktu Penyelesaian
Presentase
Waktu
Penyelesaian
Source: The Standish Group, 2003.
Pada tahun 2003, CHAOS
melakukan penelitian terhadap
proyek-proyek IT dan hasilnya
50% dari proyek IT tersebut
memiliki rata-rata waktu
penyelesaian lebih tinggi 82%
dibanding tahun 2000, dimana
waktu penyelesaian mencapai
poin terendah yaitu 62%
(The Standish Group, 2003).

Manajemen waktu amatlah penting di dalam proses pembuatan proyek
karena :
o Para manajer merasa bahwa menyelesaikan proyek tepat waktu
adalah salah satu tantangan terbesar mereka
o Jadwal adalah masalah utama penyebab konflik di dalam proyek,
terutama pada pertengahan masa pembuatan proyek.
o Waktu memiliki fleksibilitas yang sedikit, waktu akan terus berjalan
tanpa memperdulikan apapun yang terjadi di dalam proyek.
Gaya kerja individual serta perbedaan kultur juga dapat menyebabkan konflik jadwal. Hal ini
disebabkan karena beberapa individu lebih memilih mengikuti jadwal dan memprioritaskan
deadlines, sedangkan ada beberapa yang tidak. Terkadang perbedaan kultur dari berbagai belahan
dunia memiliki pandangan dan perilaku yang berbeda dalam menghadapi jadwal.

Proses Penjelasan Yang Dihasilkan
Menentukan kegiatan
(Activity Definition)
Mengidentifikasi jadwal kegiatan yang harus dilakukan
secara spesifik untuk memproduksi hasil-hasil proyek
Daftar kegiatan, daftar milestone
Mengurutkan kegiatan
(Sequence Activities)
Mengidentifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan
antar satu kegiatan dengan kegiatan lainnya
Diagram jadwal jaringan proyek
Perkiraan kebutuhan
kegiatan(Estimate Activity
Resources)
Mengestimasi jenis dan jumlah sumber daya yang
dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas yang sudah
terjadwal
Persyaratan sumber aktivitas,
Struktur detil sumber
Perkiraan durasi kegiatan
(Estimate Activity
Durations)
Mengestimasi periode yangdibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan dari setiap aktivitas
Perkiraan durasi setiap kegiatan
Membangun jadwal
(Develop Schedule)
Menganalisis urutan kegiatan, durasinya, sumber daya yang
dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai
terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek
Jadwal proyek
Mengendalikan jadwal
(Control Schedule)
Pengendalian jika terjadi perubahan jadwal proyek Ukuran kinerja kerja, permintaan-
permintaan perubahan
Proses Manajemen Waktu

Penentuan Kegiatan
Input
• Work Breakdown
Structure
• Scope Statement
• Historical Statement
• Constraints
• Assumptions
• Expert Judgement
Tools &
Techniques
• Decomposition
• Templates
Outputs
• Activity List
• Supporting Detail
• Work Breakdown
Structure Updates
Input, Proses dan Output dari Proses Penentuan Kegiatan

Pengurutan Kegiatan
Mengurutkan kegiatan / aktivitas (Sequence Activities) adalah proses mengidentifikasi dan
mendokumentasikan hubungan atau relasi antar aktivitas. Proses ini melibatkan
peninjauan ulang setiap aktivitas dan menentukan ketergantungannya. Tim proyek wajib
menentukan ketergantungan ini agar dapat menentukan analisa jalur yang sesuai.
Ketergantungan dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
1. Ketergantungan Wajib
Ketergantungan yang melekat dalam sifat pekerjaan
2. Ketergantungan Bebas
Ketergantungan yang ditentukan sendiri oleh tim proyek
3. Ketergantungan Eksternal
Ketergantungan yang ditentukan oleh hubungan antara proyek dan
aktivitas diluar proyek.

Pengurutan Kegiatan
Pengurutan aktifitas dapat digambarkan dengan:
1. Network Diagram dan Critical Path Analysis
2. Precedence Diagram
Network diagram adalah tampilah skematik antara hubungan yang logis
atau urutan aktivitas dalam proyek. Dua format yang dipakai adalah
panah (Arrows) dan metode precedence diagramming.

Pengurutan Kegiatan
Contoh AOA (Activity on Arrow) Network Diagram Untuk Proyek X
Perhatikan aturan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak ada
tanda panah yang saling berpotongan.

Pengurutan Kegiatan
Contoh Precedence Diagramming Method (PDM) Untuk Proyek X

Pengurutan Kegiatan
Terdapat 4 ketergantungan dalam Microsoft Project, yaitu:
• Finish-to-Start (FS)
• Start-to-Start (SS)
• Finish-to-Finish (FF)
• Start-to-Finish (SF)

Pengurutan Kegiatan

Perkiraan Sumber Daya Kegiatan
Berikut adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memperkirakan
jumlah sumber daya:
1. Seberapa sulitkah untuk menyelesaikan aktivitas yang spesifik dalam
proyek ini?
2. Bagaimanakah sejarah perusahaan/organisasi ini dalam
melaksanakan aktivitas yang sama?
3. Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia?
Sebelum mengestimasi / memperkirakan durasi tiap-tiap aktivitas, terlebih
dahulu harus menentukan jumlah dan tipe sumber daya yang akan digunakan
untuk tiap-tiap aktivitas.

Perkiraan Durasi Aktifitas
Metode estimasi 3-poin (three-point estimate) dilihat dari sudut
pandang optimis, sudut pandang biasanya, dan sudut pandang
pesimis. Sebagai contoh:
• Optimis : 3 minggu selesai
• Biasanya : 4 minggu selesai
• Pesimis : 5 minggu selesai
Orang yang melakukan / bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas / pekerjaan
sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas, sedangkan para ahli
memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

Membangun Jadwal
Dengan menggunakan hasil proses manajemen waktu yang sebelumnya
untuk membangun jadwal, maka akan lebih mudah dalam menentukan
tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuh aktivitas. Tujuan utama dari
proses ini adalah membangun jadwal yang realistis sebagai dasar dalam
memonitor kemajuan proyek berkaitan dengan keterbatasan waktu. Alat
yang dapat digunakan antara lain: Gantt Charts, PERT analysis, Critical
path analysis, dan Critical Chain Scheduling.

Gantt Chart
Contoh Gantt Chart pada Proyek X

Gantt Chart

Critical Path Method
Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan
kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi
total. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan
waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan. Critical path adalah
jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling
sedikit.

Critical Path Method
Critical Path Method (CPM) adalah teknik menganalisis jaringan
kegiatan/aktivitas ketika menjalankan proyek dalam rangka memprediksi durasi
total.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan berkaitan dengan jalur kritis ini:
1. Tertundanya pekerjaan di jalur kritis akan menunda penyelesaian
jalur proyek ini secara keseluruhan.
2. Penyelesaian proyek secara keseluruhan dapat dipercepat dengan
mempercepat penyelesaian pekerajaan – pekerjaan di jalur kritis.
3. Slack pekerjaan jalur kritis sama dengan 0 (nol). Hal ini
memungkinkan relokasi sumber daya dari pekerjaan non kritis ke
pekerjaan kritis.

Contoh Perhitungan Critical Path Method
Activity Duration Predecessor
A 3 --
B 2 --
C 1 --
D 2 A
E 4 A
F 2 B
G 1 B
H 4 C
I 6 D
J 7 F, G
K 2 I, E

St 0
A 3
B 2
C 1
E 4
D 2
F 2
G 1
H 4
I 6
J 7
K 2
Fn 0
Perhitungan bobot jalur yang
tersedia:
• Jalur 1 = A-D-I-K
• Jalur 2 = A-E-K
• Jalur 3 = B-F-J
• Jalur 4 = B-G-J
• Jalur 5 = C-H

0 0
St 0
0 3
A 3
B 2
C 1
E 4
3 5
D 2
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
tersedia:
• Jalur 1 = A-D-I-K = 13 Hari
• Jalur 2 = A-E-K
• Jalur 3 = B-F-J
• Jalur 4 = B-G-J
• Jalur 5 = C-H

0 0
St 0
0 3
A 3
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
tersedia:
• Jalur 2 = A-E-K = 9 Hari
• Jalur 3 = B-F-J
• Jalur 4 = B-G-J
• Jalur 5 = C-H =

0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
G 1
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
tersedia:
• Jalur 3 = B-F-J = 11 Hari
• Jalur 4 = B-G-J
• Jalur 5 = C-H

0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
tersedia:
• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari
• Jalur 5 = C-H

0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
0 1
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
1 4
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
tersedia:
• Jalur 4 = B-G-J = 10 Hari
• Jalur 5 = C-H = 4 Hari

0 0
St 0
0 3
A 3
0 2
B 2
0 1
C 1
3 7
E 4
3 5
D 2
2 4
F 2
2 3
G 1
1 4
H 4
5 11
I 6
4 11
J 7
11 13
K 2
13 13
Fn 0
Kesimpulan:
Jalur A-D-I-K adalah Critical Path
untuk Proyek X dengan waktu terlama
pengerjaan proyek yaitu 13 hari.

Latihan Mandiri
Buatlah perhitungan Critical Path
Method dengan data pada tabel
disamping. Buatlah diagram skema
langkah-langkah yang harus
dijalankan.

Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek
Terdapat 3 teknik yang biasa dipakai untuk mempersingkat jadwal
proyek:
1. Mempersingkat (Shortening) durasi tiap-tiap aktivitas atau tugas-
tugas penting dengan cara menambah sumber daya lebih atau
mengganti lingkupnya.
2. Menggabungkan (Crashing) kegiatan-kegiatan agar memperoleh
jumlah terbesar dari jadwal yang sudah dimampatkan untuk biaya
kenaikan yang paling sedikit.
3. Pelacakan cepat (Fast Tracking) aktivitas-aktivitas dengan cara
menjalankan aktivitas-aktivitas secara bersamaan atau saling
melengkapi.

Menggunakan Analisa Critical Path Untuk Mempersingkat Jadwal Proyek
Penggabungan (Crashing) dan Pelacakan Cepat (Fast-tracking)

Teknik Evaluasi Program dan Peninjauan Ulang
PERT adalah teknik analisa Network Diagram yang digunakan untuk
mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian tingkat tinggi
mengenai estimasi durasi aktivitas individual. PERT menggunakan 3 poin
estimasi untuk perhitungannya.
(Waktu Optimis + 4x Waktu Biasanya + Waktu Pesimis) / 6
Rumus PERT :
Contoh:
Waktu Optimis : 8 Hari
Waktu Biasanya : 10 Hari
Waktu Pesimis : 24 Hari
Maka:
(8 + 4 * 10 + 24) / 6 = 12 Hari Kerja
Kesimpulan, 12 hari kerja akan
digunakan pada Network Diagram
menggantikan 10 hari kerja.

Pengendalian Jadwal
Melakukan rapat yang membahas kemajuan proyek dengan para stakeholders
dan mengatakan keadaan dengan jelas dan jujur dalam mengkomunikasikan isu-
isu yang berkaitan dengan jadwal juga merupakan salah satu cara
mengendalikan jadwal.
Metode dan teknik-teknik yang digunakan dapat berupa:
1. Laporan kemajuan proyek.
2. Sistem kontrol perubahan jadwal.
3. Perangkat lunak manajemen proyek, termasuk bagan perbandingan
jadwal, seperti pelacakan Gantt Chart.
4. Analisa perbedaan, seperti analisa float atau slack.
5. Manajemen kinerja, seperti nilai yang diperoleh.

Cek Realitas Jadwal
Berikut adalah cara yang dapat dilaksanakan untuk mengecek
kebenaran / realitas jadwal:
1. Meninjau ulang perancangan jadwal (Draft Schedule) atau
estimasi tanggal penyelesaian proyek pada proyek inti.
2. Menyiapkan jadwal yang lebih detil dengan anggota tim.
3. Memastikan bahwa jadwal realistis dan dapat di ikuti.
4. Selalu memberi tahu pada manajemen tingkat atas jauh-jauh
hari jika ada masalah dengan penjadwalan.

Terima Kasih
Dudy Fathan Ali S.Kom
dudy.fathan@eng.ui.ac.id

Software Project Management - Project Management Knowledge

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Software Project Management - Project Management Knowledge

More from Dudy Ali

Recently uploaded

Software Project Management - Project Management Knowledge

Editor's Notes