Knowledge Area #7
StepWise
Fatur
Apa sih yang anda tahu tentang
Communication Management?
Project Communication Management berisi
proses-proses yang dibutuhkan untuk
memastikan proyek tepat waktu, menyediakan
bag...
• Ancaman terbesar beberapa proyek adalah
kesalahan berkomunikasi
• Budaya kita tidak menggambarkan profesional
MP baik da...
Hasil berdasarkan polling pada Januari 2007 dari 1,007 responden (PMI Net July 2007 halaman 19)
72
28 Other Reasons for
Fa...
Agar komunikasi dan aliran informasi proyek
berjalan efektif dan efisien
Meng-
identifikasi
Stakeholder
Meren-
canakan
Komunikasi
Men-
distribusikan
Informasi
Mengelola
Stakeholder
Melaporkan
Kin...
Arman
• Mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang mendapat
pengaruh dari proyek, dan mendokumentasikan informasi relevan...
• Inputs
• Project Charter
• Procurement Documents
• Enterprise Environmental Factors
• Organizational Process Assets
• Tools and Techniques
• Stakeholders Analysis
• Expert Judgement
• Stakeholder Analysis adalah proses untuk mengumpulkan menganalisis
informasi kualitatif dan kuantitatif secara sistemati...
• Power/interest grid mengelompokkan stakeholder
berdasarkan tingkat otoritas (“power”) dan tingkat perhatian
(“interest”)...
• Outputs
• Stakeholders Register
Informasi identifikasi, informasi assessment, klasifikasi stakeholder
• Stakeholder Mana...
Rossi
• Menentukan dan mengkomunikasikan informasi yang sesuai dengan
kebutuhan stakeholder proyek
• Semua proyek akan terdapat ...
1. Enterprise Environmental Factors
Semua faktor-faktor yang dijelaskan dalam Bagian Develop Project
Charter digunakan seb...
1. Communications Requirements Analysis
Analisis kebutuhan komunikasi hasil dalam total
kebutuhan informasi dari para pema...
1. Communications Management Plan
Rencana pengelolaan komunikasi yang
terkandung , atau rencana anak perusahaan,
rencana m...
Nandin
• Terdapat di dalam Project Communications Management  berfokus pada
bagaimana cara mengeksekusi Communications Managemen...
• Beberapa teknik untuk menghasilkan distribusi informasi yang efektif:
• Sender-Receiver Models
– Feedback dan halangan d...
• Choice of Media
• Pemilihan situasi
 menentukan cara
berkomunikasi
(lisan/bertemu secara
langsung atau
tertulis/melalui...
• Menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk stakeholder
proyek pada waktu yang tepat
• Pendistribusian informasi termasu...
• Communications Management Plan:
Merupakan sebuah dokumen berisi beberapa informasi mengenai:
– Struktur pengumpulan dan ...
1. Communications Skills:
• Digunakan dalam melakukan pertukaran informasi.
• Pengirim bertanggung jawab untuk membuat inf...
2. Information Gathering and Retrieval Systems:
• Bertujuan agar informasi dapat digunakan bersama-sama oleh tiap anggota ...
Organizational Process Assets Updates
Organizational Process Assets yang kemungkinan diperbarui (tetapi tidak dibatasi)
ad...
• Hubungan antara jumlah orang dengan komunikasi yang
dilakukan
• Jumlah orang berbanding lurus dengan kompleksitas dari
k...
36
Dimas
• Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan
menyelesaikan isu-isu bersama stakeholder proyek
• Kebutuhan dan ekspe...
• Stakeholder harus melakukan peran dan
fungsinya masing masing dalam proyek
• Manajemen stakeholder mengacu pada
mengelol...
• Secara aktif mengelola stakeholder dapat
memberikan manfaat antara lain :
– Menjaga proyek agar tidak keluar jalur karen...
• Rancangan Pengelolaan Komunikasi
– Persyaratan yang diberikan stakeholder serta harapan-harapan
mereka dapat memberikan ...
• Metode Komunikasi
– Gunakan metode komunikasi yang berbeda untuk
setiap stakeholder dalam rencana manajemen
komunikasi. ...
• Masalah cepat terselesaikan
• Permintaan untuk perubahan disetujui
• Disetujuinya Tindakan Korektif
• Update Aktiva Pros...
Yuniar
• Mengumpulkan dan menyebarkan informasi pelaksanaan proyek
termasuk laporan status, ukuran progress dan forecasting
(rama...
• Status sederhana, menyediakan informasi umum
tentang scope, jadwal, biaya dan kualitas
• Status terperinci:
– analisis d...
1. Project Management Plan
• Menyediakan informasi kinerja pada project-baseline
• Secara tipikal mengintegrasikan paramet...
4. Budget Forecasts
• Menyediakan informasi dana tambahan yang
diharapkan untuk sisa pekerjaan
• Sama halnya mengetimasi a...
1. Variance Analysis
disebabkan karena adanya perbedaan antara
baseline dan kinerja sebenarnya.
2. Forecasting Methods
– Proses untuk memprediksi kinerja proyek
selanjutnya yang didasarkan atas kinerja saat ini
– Dikla...
2. Forecasting Methods (cont’d)
b. Causal/economic methods
• Menggunakan perkiraan/asumsi yang mungkin terjadi
untuk mengi...
2. Forecasting Methods (cont’d)
c. Judgmental Methods
• menggunakan keputusan intuitif, pendapat dan estimasi
probabilitas...
Contoh laporan kinerja dengan earned value
3. Communication Methods
Pertemuan review status yang bisa digunakan untuk
menukarkan dan menganalisa informasi tentang
pr...
1. Performance Reports
– Laporan Kinerja mengatur dan meringkas
informasi yang dikumpulkan, dan menyajikan hasil
analisis ...
• Contoh laporan kinerja dalam tabel
2. Organizational Process Assets Updates
– Aset proses organisasi yang telah diupdate
– Meliputi format laporan dokumentas...
Pemandu: Yera
Terima Kasih

Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Knowledge area 7
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Knowledge area 7

1,879 views

Published on

StepWise's presentation slides, delivered on Monday, November 22th 2010 for IT Project Management Lecture, about Project Communication Management at Information System Department, Faculty of Information Technology, ITS Surabaya.

Published in: Education, Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,879
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
81
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Wiktionary: disposition (plural dispositions): 1. The arrangement or placement of certain things The scouts reported on the disposition of the enemy troops. 2. Control over something You will have full disposition of these funds.
  • Langkah umumnya:
    - memverifikasi kualitas dari informasi yang dikumpulkan untuk meyakinkan bahwa informasi tersebut lengkap, konsisten dengan data yang ada, dan dapat dipercaya
    - menentukan perbedaan, membandingkan informasi sebenarnya dengan project baseline
    - menentukan dampak dari perbedaan antara biaya dan jadwal proyek
  • Communication Methods

    Interactive Communication
    - komunikasi efektif
    - semua stakeholder terlibat dan dapat saling merespon secara real-time
    - face-to-face meeting, video conferencing, phone calls, messenger chats

    Push Communication
    - informasi yang didistribusikan tidak mendapatkan feedback dari penerima
    - mengirimkan catatan rapat setelah brainstorming workshop kepada stakeholder proyek, membuat mereka Keep Satisfied atau Keep Informed
    - email, voice-mail

    Pull Communication
    - terbaik untuk proyek dengan banyak partisipan yang membutuhkan keleluasaan mengakses informasi
    - setelah mengikuti training, peserta training dapat mengakses kembali materi training
    - upload materi training atau bahan-bahan materi pendukung lainnya via intranet perusahaan










  • Performance Reports Menyediakan status dan informasi progress pada tingkat detail yang diperlukan oleh berbagai stakeholders
    Formatnya dapat berupa: grafik batang, kurva-S, histogram dan tabel
  • Knowledge area 7

    1. 1. Knowledge Area #7 StepWise
    2. 2. Fatur
    3. 3. Apa sih yang anda tahu tentang Communication Management?
    4. 4. Project Communication Management berisi proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan proyek tepat waktu, menyediakan bagian-bagian informasi, koleksi, penyebaran, penyimpanan dan disposisi terakhir informasi dari proyek
    5. 5. • Ancaman terbesar beberapa proyek adalah kesalahan berkomunikasi • Budaya kita tidak menggambarkan profesional MP baik dalam melakukan komunikasi • Penelitian menunjukkan bahwa profesional MP harus berkomunikasi secara efektif untuk bisa sukses di posisinya • Kekuatan gaya bicara merupakan faktor kunci dalam peningkatan karir para profesional MP
    6. 6. Hasil berdasarkan polling pada Januari 2007 dari 1,007 responden (PMI Net July 2007 halaman 19) 72 28 Other Reasons for Failure Project Communications Failures
    7. 7. Agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien
    8. 8. Meng- identifikasi Stakeholder Meren- canakan Komunikasi Men- distribusikan Informasi Mengelola Stakeholder Melaporkan Kinerja 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5
    9. 9. Arman
    10. 10. • Mengidentifikasi semua orang atau organisasi yang mendapat pengaruh dari proyek, dan mendokumentasikan informasi relevan berkaitan dengan kepentingan, keterlibatan, dan pengaruh mereka pasa kesuksesan proyek.
    11. 11. • Inputs • Project Charter • Procurement Documents • Enterprise Environmental Factors • Organizational Process Assets
    12. 12. • Tools and Techniques • Stakeholders Analysis • Expert Judgement
    13. 13. • Stakeholder Analysis adalah proses untuk mengumpulkan menganalisis informasi kualitatif dan kuantitatif secara sistematis untuk menentukan kepentingan siapa yang harus diperhatikan dalam proyek. • Langkah 1 Identifikasi semua stakeholder proyek dan informasi yang relevan, seperti peran (role), departemen, kepentingan (interest), tingkat pengetahuan, ekspektasi, dan tingkat pengaruh yang dimiliki. • Langkah 2 Identifikasi dan klasifikasikan dampak potensial atau dukungan yang bisa diberikan oleh setiap stakeholder untuk mendefinisikan strategi pendekatan. Misalnya menggunakan model power/interest grid • Langkah 3 Ukur kemungkinan reaksi dan respon pada berbagai situasi, untuk merencanakan bagaimana mempengaruhi dukungan mereka dan mengurangi dampak negatif yang potensia
    14. 14. • Power/interest grid mengelompokkan stakeholder berdasarkan tingkat otoritas (“power”) dan tingkat perhatian (“interest”) mereka terhadap hasil proyek
    15. 15. • Outputs • Stakeholders Register Informasi identifikasi, informasi assessment, klasifikasi stakeholder • Stakeholder Management Strategy Digunakan untuk meningkatkan dukungan dan meminimalkan dampak negatif dari stakeholder dalam seluruh siklus hidup proyek. Di dalamnya termasuk • Key stakeholder yang mempengaruhi proyek secara signifikan • Level partisipasi yang diinginkan stakeholder pada proyek • Kelompok stakeholder dan pengelolaan kelompok tersebut
    16. 16. Rossi
    17. 17. • Menentukan dan mengkomunikasikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder proyek • Semua proyek akan terdapat beberapa tipe rencana manajemen komunikasi (communication management plan), yaitu sebuah dokumen panduan (guide) komunikasi proyek. • Rencana manajemen komunikasi dapat juga mencakup pedoman untuk petemuan pembahasan status proyek, pertemuan tim proyek, e-meeting dan e-mail
    18. 18. 1. Enterprise Environmental Factors Semua faktor-faktor yang dijelaskan dalam Bagian Develop Project Charter digunakan sebagai masukan untuk proses ini. 2. Organizational Process Assets Informasi yang bisa memberikan, baik keputusan dan hasil berdasarkan proyek serupa sebelumnya tentang isu-isu komunikasi. 3. Project Scope Statement Memberikan dasar yang didokumentasikan untuk keputusan proyek masa depan 4. Project Management Plan Memberikan latar belakang informasi tentang proyek, termasuk tanggal dan kendala yang mungkin relevan dengan Komunikasi Perencanaan.
    19. 19. 1. Communications Requirements Analysis Analisis kebutuhan komunikasi hasil dalam total kebutuhan informasi dari para pemangku kepentingan proyek. 2. Communications Technology Metodologi yang digunakan untuk mentransfer informasi antara para stakeholder proyek dapat bervariasi secara signifikan.
    20. 20. 1. Communications Management Plan Rencana pengelolaan komunikasi yang terkandung , atau rencana anak perusahaan, rencana manajemen proyek rencana pengelolaan komunikasi menyediakan beberapa komponen. 2. Project Document Updates Memperbarui dokumenproyek yang relevan
    21. 21. Nandin
    22. 22. • Terdapat di dalam Project Communications Management  berfokus pada bagaimana cara mengeksekusi Communications Management Plan secara efektif. • Merupakan proses dimana suatu pihak bertanggung jawab untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan stakeholder proyek. Proses ini berlangsung selama jangka waktu proyek tersebut dilakukan dan terdapat pada keseluruhan manajemen proses. • Informasi yang digunakan dalam komunikasi tersebut harus disiapkan terlebih dahulu dan dikaji kebenarannya  informasi disalurkan kepada pihak terkait dalam format yang mudah dimengerti dan diperhatikan pula waktu dan situasi yang tepat dalam mendistribusikan informasi tersebut. • Proses ini sangat penting dalam hubungannya dengan pengembangan informasi sehubungan dengan proyek yang sedang dilakukan.
    23. 23. • Beberapa teknik untuk menghasilkan distribusi informasi yang efektif: • Sender-Receiver Models – Feedback dan halangan dalam komunikasi • Choice of Media – Pemilihan situasi  menentukan cara berkomunikasi (lisan/bertemu secara langsung atau tertulis/melalui email) – Pemilihan situasi  menuliskan laporan (memo atau laporan resmi) • Writing Style – Komunikasi aktif atau pasif, struktur kalimat, dan pemilihan kata • Meeting Management Techniques – Mempersiapkan agenda rapat dan menangani konflik yang muncul • Presentation Techniques – Bahasa tubuh dan alat bantu visual • Facilitation Techniques – Membuat persetujuan dan mengatasi hambatan yang muncul
    24. 24. • Choice of Media • Pemilihan situasi  menentukan cara berkomunikasi (lisan/bertemu secara langsung atau tertulis/melalui email) • Pemilihan situasi  menuliskan laporan (memo atau laporan resmi)
    25. 25. • Menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk stakeholder proyek pada waktu yang tepat • Pendistribusian informasi termasuk mengimplementasikan rencana manajemen komunikasi, agar ketika menjawab permintaan informasi yang tak terduga sama baiknya
    26. 26. • Communications Management Plan: Merupakan sebuah dokumen berisi beberapa informasi mengenai: – Struktur pengumpulan dan pengarsipan  menerangkan secara detail mengenai metode yang akan digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan berbagai informasi – Struktur distribusi  menerangkan secara detail mengenai kepada siapa informasi(status laporan, data, jadwal, dll) akan mengalir dan metode apa yang akan digunakan untuk mendistribusikan berbagai informasi (laporan tertulis, pertemuan- pertemuan,dll) – Deskripsi mengenai informasi yang akan didistribusikan. Berisi format, isi, tingkatan dari detail informasi, dan definisi informasi. – Jadwal pembuatan dari masing-masing jenis komunikasi – Metode untuk mengakses informasi diantara berbagai komunikasi yang telah dijadwalkan – Metode untuk memperbarui dan menyaring Communication Management Plan sebagai pengembangan proyek
    27. 27. 1. Communications Skills: • Digunakan dalam melakukan pertukaran informasi. • Pengirim bertanggung jawab untuk membuat informasi tersebut jelas, lengkap, dan tidak ambigu  Penerima bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi diterima dengan lengkap dan menyeluruh secara benar. • Bentuk dari komunikasi antara lain: • Written and Oral, Listening, dan Speaking • Internal dan External • Formal(Laporan, Brefings) dan Informal (Memo, pertemuan ad hoc) • Vertical and Horizontal
    28. 28. 2. Information Gathering and Retrieval Systems: • Bertujuan agar informasi dapat digunakan bersama-sama oleh tiap anggota yang terlibat dalam proyek. Proses ini dapat dilakukan melalui beberapa metode antara lain: • Manual filing systems • Electronic text data-bases • Project management softwares • Engineering drawings (sistem yang memperbolehkan untuk mengakses dokumen teknis) 3. Information Distribution Methods: • Informasi dalam proyek dapat didistribusikan melalui berbai metode antara lain: • Meeting Projects • Hard copy documentation distribution • Shared access to networked electronic databases • Fax • Email, etc
    29. 29. Organizational Process Assets Updates Organizational Process Assets yang kemungkinan diperbarui (tetapi tidak dibatasi) adalah beberapa hal sebagai berikut: • Stakeholder notifications Status proyek secara umum, perubahan yang disetujui, masalah yang berhasil diselesaikan • Project Reports Laporan proyek secara formal dan informal (status proyek, catatan permasalahan yang pernah muncul, laporan penutup proyek) • Project Presentations Informasi secara formal dan informal kepada seluruh stakeholder • Project Records Memo, jumlah rapat, catatan, dan dokumentasi proyek • Feedback (from stakeholder) Informasi berupa saran dari stakeholder dari pelaksanaan proyek yang sudah dilakukan untuk proyek ke depannya
    30. 30. • Hubungan antara jumlah orang dengan komunikasi yang dilakukan • Jumlah orang berbanding lurus dengan kompleksitas dari komunikasi. – Semakin banyak jumlah orang yang terlibat, maka kompleksitas komunikasi juga ikut meningkat  Dikarenakan kebutuhan saluran atau jalur komunikasi untuk dilalui orang yang terlibat dalam komunikasi tersebut juga lebih banyak Number of communications channels = n(n-1) 2 dimana n adalah jumlah orang yang terlibat 35
    31. 31. 36
    32. 32. Dimas
    33. 33. • Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan menyelesaikan isu-isu bersama stakeholder proyek • Kebutuhan dan ekspektasi stakeholder (pada rencana manajemen komunikasi) memberikan pemahaman tentang sasaran dan tujuan stakeholder serta tingkat komunikasi selama proyek
    34. 34. • Stakeholder harus melakukan peran dan fungsinya masing masing dalam proyek • Manajemen stakeholder mengacu pada mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan stakeholder proyek, serta menyelesaikan berbagai permasalahan yang mungkin muncul
    35. 35. • Secara aktif mengelola stakeholder dapat memberikan manfaat antara lain : – Menjaga proyek agar tidak keluar jalur karena masalah dengan stakeholder yang belum terselesaikan – Meningkatkan kemampuan untuk beroperasi secara sinergis – Meningkatkan batasan gangguan selama proyek
    36. 36. • Rancangan Pengelolaan Komunikasi – Persyaratan yang diberikan stakeholder serta harapan-harapan mereka dapat memberikan pemahaman tentang target-target mereka, tujuan utama mereka, serta tingkat komunikasi yang diinginkan selama proyek berlangsung. – Kebutuhan dan harapan diidentifikasi, dianalisis, dan didokumentasikan dalam rancangan pengelolaan komunikasi, yang merupakan anak dari rencana manajemen proyek. • Aset Proses Organisasi – Di dalam sebuah proyek, pastinya akan timbul masalah. Manajer proyek harus menangani dan menyelesaikan masalah- masalah tersebut dengan para stakeholder proyek yang sesuai.
    37. 37. • Metode Komunikasi – Gunakan metode komunikasi yang berbeda untuk setiap stakeholder dalam rencana manajemen komunikasi. Nantinya ini akan digunakan terus selama mengelola stakeholder. – Utamakan pertemuan face-to-face untuk penyelesaian masalah dengan stakeholder. • Isu Log – Sebuah log isu atau log tindakan adalah alat yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan dan memonitor resolusi isu.
    38. 38. • Masalah cepat terselesaikan • Permintaan untuk perubahan disetujui • Disetujuinya Tindakan Korektif • Update Aktiva Proses Organisasi • Update Rencana Manajemen Proyek
    39. 39. Yuniar
    40. 40. • Mengumpulkan dan menyebarkan informasi pelaksanaan proyek termasuk laporan status, ukuran progress dan forecasting (ramalan). • Secara umum, informasi pelaksanaan proyek termasuk bagaimana sumberdaya yang digunakan dapat mencapai tujuan proyek.
    41. 41. • Status sederhana, menyediakan informasi umum tentang scope, jadwal, biaya dan kualitas • Status terperinci: – analisis dari kinerja sebelumnya – permasalahan/resiko yang sedang terjadi – pekerjaan yang sedang/telah dikerjakan – pekerjaan yang akan dilengkapi berikutnya – ringkasan perubahan yang telah disetujui – informasi relevan lainnya yang patut ditinjau dan didiskusikan
    42. 42. 1. Project Management Plan • Menyediakan informasi kinerja pada project-baseline • Secara tipikal mengintegrasikan parameter scope, schedule dan biaya 2. Work Performance Information Informasi dari aktivitas proyek yang dikumpulkan berdasarkan hasil kinerja seperti deliverable status, schedule progress, cost incurred 3. Work Performance Measurement Untuk meng-generate metrics aktivitas proyek untuk mengevaluasi progress yang sedang terjadi dibandingkan dengan progress yang direncanakan.
    43. 43. 4. Budget Forecasts • Menyediakan informasi dana tambahan yang diharapkan untuk sisa pekerjaan • Sama halnya mengetimasi anggaran tambahan untuk penyelesaian keseluruhan total kerja proyek 5. Organizational Process Assets Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi laporan kinerjameliputi, report templates, kebijakan dan prosedur yang mendefinisikan ukuran dan indikator yang akan digunakan
    44. 44. 1. Variance Analysis disebabkan karena adanya perbedaan antara baseline dan kinerja sebenarnya.
    45. 45. 2. Forecasting Methods – Proses untuk memprediksi kinerja proyek selanjutnya yang didasarkan atas kinerja saat ini – Diklasifikasikan dalam beberapa kategori: a. Time series methods menggunakan data historis sebagai dasar untuk mengestimasi keluaran selanjutnya
    46. 46. 2. Forecasting Methods (cont’d) b. Causal/economic methods • Menggunakan perkiraan/asumsi yang mungkin terjadi untuk mengidentifikasikan faktor-faktor pokok yang berpengaruh terhadap variabel yang diramalkan. • Misalnya, sales payung yang bergantung kepada kondisi cuaca
    47. 47. 2. Forecasting Methods (cont’d) c. Judgmental Methods • menggunakan keputusan intuitif, pendapat dan estimasi probabilitas. • composite forecasts, survey, Delphi method, scenario building, technology forecasting dan forecast by analogy • Other Methods Simulasi, peramalan probabilistic, dan rakitan peramalan
    48. 48. Contoh laporan kinerja dengan earned value
    49. 49. 3. Communication Methods Pertemuan review status yang bisa digunakan untuk menukarkan dan menganalisa informasi tentang progres dan kinerja proyek 4. Reporting Systems Suatu sistem pelaporan yang menyediakan suatu alat standar manajer proyek untuk menangkap, menyimpan dan mendistribusikan informasi kepada para stakeholder tentang biaya, progres jadwal dan kinerja proyek.
    50. 50. 1. Performance Reports – Laporan Kinerja mengatur dan meringkas informasi yang dikumpulkan, dan menyajikan hasil analisis untuk dibandingkan dengan ukuran project-baseline
    51. 51. • Contoh laporan kinerja dalam tabel
    52. 52. 2. Organizational Process Assets Updates – Aset proses organisasi yang telah diupdate – Meliputi format laporan dokumentasi pembelajaran yang telah diperoleh selama pelaporan kinerja 3. Change Requests Analisis dari laporan kinerja yang seringkali menghasilkan perubahan permintaan
    53. 53. Pemandu: Yera
    54. 54. Terima Kasih 

    ×