Intervento di Andrea de Majo al VII Panel dell'Osservatorio Legislazione e Mercati - 23 e 24 novembre 2012

1. VII Panel Osservatorio Legislazione & Mercati
SEMPLIFICAZIONE, FISCO, LIQUIDITA’: TRE MOSSE PER UNA VERA CRESCITA
2a sessione
SEMPLIFICAZIONE ORGANIZZATIVA, SBUROCRATIZZAZIONE: CASI
ED ESPERIENZE NEL MONDO AZIENDALE, BANCARIO E NELLA
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Villa Valmarana Morosini, Altavilla Vicentina (VI)
23 novembre 2012
Novembre 2012 - 1

2. nuova gestione
Semplificazione e Performance
Management
La Governance dei processi di semplificazione
attraverso il Performance Management
Novembre 2012
Novembre 2012 - 2

3. Indice
•I processi di semplificazione
•
Concetti Generali
Riferimenti normativi
•La semplificazione attraverso il performance
management
Assunti di base
Il modello e le sue componenti
•Alcuni esempi
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4. I Processi di Semplificazione – concetti generali
I concetti di semplificazione attengono a diversi aspetti dell’attività produttiva e di funzionamento
di un ente pubblico. Essi impattano fortemente sul modello operativo modificandone radicalmente
gli aspetti cardine. Per questo motivo, i processi di semplificazione possono essere considerati
attraverso due diverse ottiche:
Semplificazione verso l’esterno Semplificazione verso l’interno o
o “ di servizio” “di funzionamento”
miglioramento delle modalità di
eliminazione delle attività ridondanti o
pianificazione e controllo, attraverso la
inutili attraverso ad esempio la
maggiore automazione e l’innovazione
maggiore automazione
organizzativa
interventi che aumentando il grado di
aumento degli aspetti relativi all’efficienza,
accessibilità, di tempestività e di
intesa sia sotto l’aspetto della
efficacia siano in grado di ridurre gli
produttività sia sotto il profilo
oneri verso i cittadini e gli stakeholder
economico finanziario
in generale
In sintesi il concetto di semplificazione può e deve essere coniugato strettamente con il
concetto di competitività di degli enti della pubblica amministrazione allo scopo di accompagnare
in maniera sana i processi di cambiamento e transizione, oltre che di modernizzazione in atto.
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5. I processi di semplificazione – Normativa di riferimento 1/2
I processi di semplificazione e sburocratizzazione, stanno interessando in modo sensibile anche il
legislatore quale chiave per aumentare la competitività del paese:
Decreto Legge (DL 9 …"intende modernizzare i rapporti tra pubblica
febbraio 2012 n.5) amministrazione, cittadini e imprese, puntando sull’agenda
Semplifica Italia digitale e l’innovazione" …
Eliminazione di inutili duplicazioni delle certificazioni mediche e di adempimenti
ancora richiesti alle persone con disabilità per l’accesso ai benefici loro spettanti…
I Cambi di residenza in tempo reale e con efficacia immediata…
cittadini Velocizzazione delle comunicazioni tra amministrazioni per le procedure anagrafiche
e di stato civile, che dovranno essere effettuate esclusivamente per via telematica…
Ridurre gli oneri amministrativi che gravano sulle imprese è una riforma che non
costa, libera risorse per la crescita e, favorendo un migliore ambiente imprenditoriale, fa
aumentare l’interesse degli investitori internazionali a sviluppare iniziative economiche
nel nostro Paese…
Semplificazioni in materia di autorizzazioni per l’esercizio delle attività economiche e
Le
imprese di controlli sulle imprese.
Semplificazione e razionalizzazione delle procedure amministrative…
Razionalizzazione del sistema dei controlli sulle imprese, in modo da garantire la
semplicità e la proporzionalità di tali controlli e di favorirne lo svolgimento in un clima più
« amichevole » e collaborativo…
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6. I processi di semplificazione – Normativa di riferimento 2/2
Al Decreto Legge 9 febbraio 2012 segue il nuovo pacchetto semplificazioni bis il quale contiene
un totale di 34 articoli che affrontano diversi nodi burocratici irrisolti, che vanno dalla previdenza,
alla sicurezza sul lavoro, dall’esposizione a torri a frequenze elevate a, non da ultimo, il comparto
ambientale.
Il decreto introduce ulteriori e sensibili input di modifica e revisione dei processi interni in ottica di
semplificazione, sburocratizzazione e miglioramento delle performance.
…il provvedimento «crea le condizioni ordinamentali
Filippo Patroni Griffi di contesto perché possa meglio esplicarsi
Ministro per la
Pubblica
l'attività economica delle imprese e perché
Amministrazione possa essere un po' più semplice in alcuni
passaggi burocratici la vita dei cittadini».
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7. La semplificazione attraverso il performance management –
assunti di base
Come dare effettività ai processi di semplificazione avendo garanzia della corretta
implementazione degli stessi ?
E’ necessario poter disporre di un modello operativo e di gestione che consenta:
La fase di La fase di La fase di
programmazione e monitoraggio e rendicontazione e
pianificazione valutazione feedback
Attraverso la definizione Attraverso la definizione dei Attraverso la
degli assi prioritari di meccanismi di misurazione elaborazione di un
sviluppo, degli obiettivi e valutazione degli impatti sistema di valutazione e
strategici collegati, dei in termini di qualità e di quanto realizzato che
progetti operativi di vantaggio dei processi di sia il più possibile
realizzazione semplificazione trasparente e aperto
Obiettivi operativi di Modelli di Reportistica aperta e
semplificazione valutazione consultabile
In sintesi è necessario un sistema che governi tutte le grandezze sopra
elencate e le convogli in un percorso orientato all’innalzamento delle
performance di servizio.
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8. La semplificazione attraverso il performance management
Il modello e le sue componenti
Il performance management rappresenta uno strumento utile
all'organizzazione di un Ente per definire meglio le strategie e monitorare il
loro stato di attuazione gestendo e misurando le performance
I benefici del performance management:
1 2
Gli Organi di indirizzo monitorano
Tutta l'organizzazione dell'Ente si muove l'operato dell'Ente (performance) e
su direttrici definite di lungo periodo, sono in grado di apportare o correttivi,
perseguendo traguardi condivisi organizzativi o di processo, o di ritarare
le strategie dell'Ente
Attività dell'Ente Driver di miglioramento
Corrente Processi correnti
SERVIZI
Linee Strategiche
Processi di sviluppo
dell'Ente
Progettuale
o di sviluppo
Processi di semplificazione
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9. La semplificazione attraverso il performance management
Il modello e le sue componenti
L'approccio ottimale al performance management prevede la
pianificazione e programmazione di lungo periodo (3-5 anni) di un
Ente
Linee Strategiche delle
Il primo passaggio è quello di Piano di Mandato Strutture/Funzioni
raccogliere ed interpretare le INTERSCAMBIO dell'Ente
(livello strategico
intenzioni alte della politica e
politico) (livello strategico
delle funzioni dell'Ente istituzionale)
Il secondo è quello di
programmare le strategie, programmazione
traducendole in obiettivi, in base
alle risorse a disposizione
Processi correnti Target dei
SERVIZI servizi
Il terzo passaggio è quello di
assegnare obiettivi (o target)
Processi di sviluppo Obiettivi
all'organizzazione e ai processi
che governa
Processi di semplificazione Obiettivi
Attraverso l’utilizzo di un simile approccio è possibile programmare e
pianificare interventi di semplificazione e sburocratizzazione calandoli nella
realtà “produttiva” dell’ente e monitorandone l’implementazione e gli impatti
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10. La semplificazione attraverso il performance management
Il modello e le sue componenti
Il processo di sviluppo e di semplificazione si esaurisce una volta raggiunto
l'obiettivo; tale obiettivo dovrebbe a sua volta impattare positivamente sull'attività
corrente, quindi sui servizi erogati dall'Ente.
Perimetro di implementazione
Processi di sviluppo Obiettivi
Attività a
scadenza
Processi di semplificazione Obiettivi
Impatto
Attività Processi correnti Target dei
costante SERVIZI servizi
Il performance management, attraverso il monitoraggio degli indicatori
associati ai processi correnti o servizi, è in grado di fornire risposte
concrete sugli effetti del processo di semplificazione.
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11. Un esempio di semplificazione di servizio – Processi di
dematerializzazione
Un processo di "Dematerializzazione" apporta sui servizi erogati una sensibile semplificazione ad
esempio in termini di accessibilità del servizio. L’esempio riportato, tratto da un comune di grandi
dimensioni, dimostra come, nell'anno successivo al suo completamento, ha un impatto positivo
sulla qualità del servizio "Anagrafe”; tale impatto è monitorato grazie ai risultati di uno degli
indicatori del servizio, sviluppati dal performance management
Stato avanzamento
processo/progetto
Processo di semplificazione
2009 2010 2011
Dematerializzazione 20% 50% 100%
Impatto
Dimensione Sottodimensione
Servizio Indicatore 2010 2011 2012
di valutazione di valutazione
Output
Efficienza Risorse finanziarie
Risorse umane
Accessibilità fisica
Accessibilità Certificati scaricabili on line/
Anagrafe Accessibilità multicanale 20% 20% 80%
Totale certificati erogabili
Tempestività Tempestività
Conformità
Efficacia Adeguatezza
Compiutezza
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12. Un esempio di semplificazione di servizio – possibilità di
benchmarking
Parimenti, il performance management può far emergere che uno stesso processo
di semplificazione "Dematerializzazione" potrebbe avere impatti diversi sullo stesso
servizio "Anagrafe" erogato dai diversi Municipi/circoscrizioni di uno stesso Comune a
causa di fattori esterno in questo caso di natura demografica
Stato avanzamento
processo/progetto
Processo di semplificazione
2009 2010 2011
Dematerializzazione 20% 50% 100%
Impatto
Sottodimensione
Servizio Dimensione Indicatore 2010 2011 2012
di valutazione
Municipio II:
Certificati scaricabili on line/
Accessibilità Accessibilità multicanale 20% 20% 80%
Anagrafe Totale certificati erogabili
Età media (Mun II)
38,5 Efficacia Adeguatezza Soddisfazione del cittadino 40% 40% 70%
Sottodimensione
Servizio Dimensione Indicatore 2010 2011 2012
di valutazione
Municipio Certificati scaricabili on line/
VI: Anagrafe
Accessibilità Accessibilità multicanale
Totale certificati erogabili
20% 20% 80%
Età media (Mun VI)
Efficacia Adeguatezza Soddisfazione del cittadino 45% 45% 45%
56,3
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13. Un esempio di semplificazione di funzionamento 1/3
L’esempio riportato nelle slide che seguono si riferisce agli interventi di
semplificazione introdotti all’interno di un processo di pianificazione generale di un
ente pubblico
2011 2012 Benefici
Obiettivo PEG
Progetto
Settore di Obiettivo PEG Obiettivo PEG
intervento Progetto Obiettivo PEG Progetto Obiettivo PEG • Semplicità della Struttura
Progetto Obiettivo PEG Settore di Obiettivo PEG della Relazione Previsionale e
? Obiettivo PEG intervento Obiettivo PEG Programmatica (RPP)
Progetto
Obiettivo PEG
Settore di ?
intervento Progetto
Obiettivo PEG • Maggiore comprensione della
Progetto
Settore di
Obiettivo PEG
RPP
Progetto Obiettivo PEG Obiettivo PEG
intervento
Obiettivo PEG
Progetto
? • Migliore redazione della RPP
• Razionalizzazione settori di da parte degli operatori
intervento e progetti
• Elevata frammentazione dei • Corrispondenza logica e di
settori di intervento e dei • da 24 a 9 (settori) contenuti tra settori di
progetti • da 280 a 39 (progetti) intervento, progetti e obiettivi
gestionali
• Ridondanza dei settori e dei • Eliminazione delle
progetti ridondanze (il nome del • Facilità di lettura di progetti e
progetto identifica i suoi obiettivi gestionali
• Difficoltà di imputazione degli contenuti e non viene confuso
obiettivi PEG ad un unico con altri) • Migliore comunicabilità dei
progetto contenuti di progetto verso
• Corretta imputazione dei progetti l'esterno (un progetto non
• Coincidenza progetto – obiettivo ai settori e degli obiettivi viene confuso con uno dalla
PEG operativi ai progetti dicitura analoga)
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14. Un esempio di semplificazione di funzionamento 2/3
La semplificazione impatta anche sui concetti di chiarezza e fruibilità dei documenti di
programmazione:
2011 2012 Benefici
2012
• Misurazione delle performance
• Mappatura di tutti i servizi erogati di circa l’80% delle attività che
L’Ente svolge ed eroga ai
cittadini (servizi)
• Suddivisione del PEG in attività
corrente attesa e progetti • Possibilità di estendere la
• Il PEG non contempla l’attività
valutazione personale alle
corrente attesa ma solo gli • Classificazione degli obiettivi in: risorse impegnate
obiettivi di sviluppo • obiettivi di mantenimento nell'erogazione dei servizi
• obiettivi di sviluppo
• La descrizione degli obiettivi è
• Misurazione dell'efficienza nella
generica
• Pesatura degli obiettivi gestione dei servizi (output
equiripartita prodotto in relazione alle risorse
• Non è specificato come il peso
umane e finanziarie utilizzate)
dell’obiettivo venga calcolato
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15. Un esempio di semplificazione di funzionamento 3/3
In sintesi gli esempi riportati hanno consentito di introdurre una semplificazione
sensibile dei processi di pianificazione monitoraggio e valutazione riassumibili come
segue:
Processi di gestione del ciclo più
Organizzazione performanti
e processi
Valorizzazione delle risorse
Attraverso l’utilizzo dei
sistemi di performance
Efficiente presidio degli obiettivi
politico - strategici management è stato
ridotto il tempo di
ciclo della
PEG Pianificazione, monitoraggio e pianificazione di circa
valutazione dell’intera attività dell’Ente tre mesi ottenendo una
possibilità di
Sistema di Misurazione di tutti i livelli professionali,
rendicontazione dei
valutazione in base a parametri dedicati e specifici risultati a cadenze
mensili
Planner Nuova professionalità all’interno
dell’Amministrazione
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16. Un esempio di automazione per il cittadino - Il Sistema
informatico INFOLLPP
Ulteriore esempio di semplificazione dei processi interni gestito in ottica di
miglioramento delle performance è rappresentato dal Sistema Info Lavori Pubblici
implementato dall’amministrazione di Roma Capitale allo scopo di aumentare
l’accessibilità del servizio riducendo gli oneri e i costi per il cittadino utente.
• Il sistema informatico INFOLLPP permette al cittadino di
accedere alla banca dati del sistema SILAP (Sistema Semplificazione
Informativo Lavori Pubblici) e visualizzare alcune di Servizio
informazioni riguardanti i lavori pubblici in ‘corso di
esecuzione’ sul territorio di Roma Capitale;
• al cittadino sarà consentito visualizzare i soli lavori per i Semplificazione
quali il Dirigente Responsabile dell’Unità di
Organizzativa di competenza avrà provveduto alla Funzionamento
convalida mediante il sistema informativo SILAP.
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17. Il Sistema informatico INFOLLPP
muovendo il cursore
sull’icona verde di
interesse, il cittadino
potrà visualizzare le
seguenti informazioni:
2 l’oggetto dell’appalto,
la data consegna
1 lavori, il Responsabile
del Procedimento e
tutti i recapiti
telefonici
3
inoltre, il sistema visualizzerà inserendo l’indirizzo
mediante un’icona verde, quelli prescelto nell’apposita
che sono i lavori presenti nelle casella, il sistema, dopo
vicinanze dell’indirizzo averlo localizzato, lo
prescelto indicandone anche la mostrerà a video
distanza mediante un’icona rossa
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18. GRAZIE PER L’ATTENZIONE!!!!!
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19. PADOVA
35127 - Corso Stati Uniti, 23/C
Tel. 049 8283411 Fax 049 8702624
MILANO
20090 ASSAGO - Strada 2, palazzo D/3 (Milano Fiori)
Tel. 02 528201 - Fax 02 52820566
ROMA
00185 - Via S. Martino della Battaglia, 56
Tel. 06 492011 Fax 06 49201248
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