Beberapa langkah dilakukan dalam merancang vendor scorecard untuk mengevaluasi kinerja vendor, yaitu mengidentifikasi KPI, menentukan kriteria penilaian untuk setiap KPI, dan menentukan bobot penilaian KPI dengan metode AHP serta menguji konsistensinya.

1. KPI & Vendor Scorecard

2. Introduction
• Setelah terjalinnya hubungan dengan
rekanan, jangan terlalu berharap bahwa
semuanya akan berjalan sesuai rencana dan
akan dieksekusi dengan baik seperti yang
tertulis di dalam kontrak.
• Kinerja rekanan harus dipantau secara rutin
sejak dini, termasuk juga kebutuhan yang
paling penting bagi bisnis Anda.

3. Demand
determination
Source
determination
Supplier
selection
Purchase order
processing
Order
monitoring
Goods
receipt
Invoice
verification
Payment
processing
5
7
8
Keterkaitan dgn

4. Proses Vendor Management
Evaluasi Vendor
Pembinaan
Vendor

5. • Kinerja vendor dimonitor secara kontinyu
• Dilakukan sebagai bahan evaluasi yang
digunakan untuk meningkatkan kinerja atau
sebagai bahan pertimbangan mencari supplier
alternatif
• Mengalokasikan order di masa depan
• Penilaian kerja lebih pada kualitas, ketepatan
waktu, flesibilitas, dan harga
• Penilaian perlu dikomunikasikan setiap: bulan,
tiga bulan, enam bulan, atau tahunan.
Menilai Kinerja Vendor/Supplier

6. Senantiasa Lakukan Komunikasi
• Dalam manajemen vendor yang baik adalah selalu
lakukan jalinan komunikasi yang baik dengan para
Vendor.
• Komunikasi yang terlaksana dengan baik akan
meminimalisir kesalahpahaman dan permasalahan
kecil yang mungkin terjadi sebelum menjadi
masalah yang besar.
• Manajemen vendor memungkinkan untuk
membangun hubungan dengan para pemasok dan
penyedia layanan. Ini akan memperkuat bisnis
kedua pihak.
• Untuk mempermudah komunikasi, gunakan
perangkat pendukung CRM (customer relationship
management)

7. • KPI merupakan satu set langkah-langkah yang
berfokus pada aspek-aspek kinerja organisasi
yang paling penting untuk keberhasilan saat ini
dan masa depan (Parmenter, D. 2010).
• KPI adalah sebuah indikator yang menunjukkan
kinerja (performance) sebuah organisasi atau
bagian dari organisasi termasuk kinerja seorang
job holder. Fungsi dari KPI menjadi sebuah alat
ukur (measure tool) yang tentu saja jenis atau
bentuknya disesuaikan dengan "hal" yang diukur.
Key Performance Indicator (KPI)

8. Jenis – jenis KPI
• Jenis KPI yang familiar atau biasa digunakan
dalam dunia praktis adalah sebagai berikut :
1. KPI Eksak
2. KPI Proksi
3. KPI Aktifitas
4. KPI Hasil (Lagging) dan
KPI Proses (Leading)

9. 1. KPI Eksak
• adalah KPI yang sangat dekat derajat
kebenarannya dalam mengindikasikan
kinerja dari sasaran yang diukur.
• KPI Eksak adalah KPI yang paling bagus
karena hampir pasti hasil valid karena dapat
dipertanggung jawabkan.
• Kelemahan dari KPI eksak adalah selain
karena memakan banyak waktu, juga
memerlukan biaya yang cukup tinggi
(walaupun tidak semua).

10. 2. KPI Proksi
• adalah jenis yang banyak sekali digunakan
karena selain simple, tidak memakan banyak
waktu dan biaya tetapi derajat
kebenarannya lebih rendah dari KPI Eksak.
• Agar KPI Proksi powefull, maka jangan hanya
menggunakan satu KPI Proksi saja untuk
mengukur sebuah sasaran, tetapi gunakan
KPI Proksi yang lain sebagai pengukuran
dalam perspektif yang lain.

11. 3. KPI Aktifitas
• adalah KPI yang mengukur hal-hal dari
sebuah aktifitas atau kegiatan yang
berdampak sasaran, seperti : waktu,
jumlah, atau biayanya.

12. 4. KPI Hasil (Lagging) dan
KPI Proses (Leading)
• KPI Hasil adalah KPI yang mengukur hasil,
seperti New Customer, Percentage Retain
Customer, Competency Index.
• KPI Proses adalah KPI yang lebih berorientasi
dari proses, seperti Visit to Customer,
Gathering, Training Hour.

13. 4DX
(The 4 Disciplines of
Execution) …

14. Format-4

15. Jan Mar Apr Mei Jun Juli Agst Sept Okt Nov Des
Monthly GOALs
On The Year (2021)
Score CAPAIAN (Hasil):
Pendaftar Polis Asuransi 2021
T:
R:
T: Target
R: Realisasi (Hasil)

16. Weekly GOALs
on January, 2021
Minggu ke-1 Minggu ke-2 Minggu ke-3 Minggu ke-4
Score CAPAIAN :
Presentasi & Follow-up
T:
R:
T:
R:
CAPAIAN (Hasil): Pendaftar Polis ASURANSI

17. • Beberapa tahapan yang dilakukan:
a. Identifikasi Key Performance Indicator (KPI)
b. Menentukan kriteria penilaian tiap KPI
c. Menentukan bobot penilaian dengan
metode tertentu.
d. Uji konsistensi matriks Pairwise
Comparison
Vendor Scorecard

18. a. Identifikasi Key Performance
Indicator (KPI)
• Tahap pertama dalam merancang vendor
scorecard adalah menentukan kriteria atau
Key Performance Indicator (KPI), yang sesuai
dengan tujuan penilaian dan mengacu pada
permasalahan kondisi aktual, serta target yang
ditetapkan oleh departemen
Purchasing/Procurement dan Quality
Assurance (QA).

19. b. Menentukan Kriteria Penilaian tiap
KPI
• Kriteria penilaian kinerja vendor tertentu
dibuat berdasarkan pada target perusahaan
dan referensi kriteria yang telah ditetapkan
terdahulu.

20. c. Menentukan Bobot Penilaian
• Pembobotan ini dilakukan dengan
menggunakan metode tertentu, seperti AHP
(Analytical Hirarchy Process), yaitu dengan
menentukan perbandingan prioritas tiap KPI
dan melakukan perhitungan bobot sehingga
didapat bobot penilaian dari tiap KPI.

21. d. Uji Konsistensi Matriks Pairwise
Comparison
• Untuk mengetahui penilaian matriks pairwise
comparison bersifat konsisten, maka dilakukan
perhitungan uji konsistensi:
Menentukan nilai eigen maksimum (λmaks)
Menghitung nilai indeks konsistensi (CI)
Menghitung nilai rasio konsistensi (CR)

22. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com atau
kanaidi@yahoo.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
www.antawijaya.com