Dokumen tersebut membahas tentang penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) sebagai pedoman operasional standar yang digunakan untuk memastikan proses bisnis berjalan secara efektif dan konsisten. Dokumen ini menjelaskan pentingnya penyusunan SOP bagi organisasi dan manfaatnya dalam menjamin standarisasi kebijakan, pelaksanaan kegiatan, administrasi, evaluasi kinerja, dan integrasi. Selain itu, dibahas pula tahapan

1. MenyusunMenyusun
Standard Operating ProceduresStandard Operating Procedures
(SOP)(SOP)
OlehOleh
Ir. R. Budi Setiawan, MM. CISCPIr. R. Budi Setiawan, MM. CISCP
r.budi.s.68@gmail.comr.budi.s.68@gmail.com

2. Strandard Operating Procedures (SOP)
“ Pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar
yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk
memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan,
dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh
orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara
efektif, konsisten, standar dan sistematis ”

3. Kesiapan Organisasi untuk menyusun SOP
yang efektif terkait adanya :
 Visi & Misi Organisasi
 Tujuan & Sasaran Organisasi
 Struktur Organisasi yang jelas
 Manajemen Organisasi dengan definisi tugas yang jelas
 Operasional yang berjalan dengan baik
 Kepastian bahwa perubahan yang berakitan dengan
organisasi , manajemen dan operasional tidak akan
berpengaruh secara signifikan bagi organisasi  organisasi
menjadi lemah atau bubar
 Komitmen dari seluruh anggota organisasi

4. Struktur Organisasi
Fungsi Organisasi
Tugas, Wewenang &
Tanggung Jawab
SOP yang efektif
Kontrol

5. Kegiatan Organisasi
SOP
Internal
Control
Hubungan Kegiatan Organisasi, SOP & Internal Control

6. Manfaat SOP dalam Organisasi
 Pedoman Kebijakan
 Pedoman Kegiatan
 Pedoman Birokrasi
 Pedoman Administrasi
 Pedoman Evaluasi Kinerja
 Pedoman Integrasi

7. 7 Criteria of SOP as Manual Operation
1. Spesific
2. Complete
3. Understandable
4. Applicable
5. Controllable
6. Auditable
7. Changeable

8. 9 Manfaat menyusun & menerapkan SOP
bagi Organisasi
1. Menjamin adanya standar kebijakan
2. Menjamin adanya standar pelaksanaan kegiatan
3. Menjamin adanya standarisasi penggunaan dan
distribusi formulir, blangko dan dokumen
4. Menjamin adanya sistem administrasi dan
dokumentasi
5. Menjamin adanya standarisasi pelaporan
6. Menjamin adanya standarisasi kontrol

9. 9 Manfaat menyusun & menerapkan SOP
bagi Organisasi
7. Menjamin adanya standarisasi keterpaduan dan
keterikatan antar prosedur
8. Menjamin adanya acuan formal bagi anggota
organisasi dalam melaksanakan tugas, tanggung
jawab dan wewenang
9. Menjamin adanya acuan formal bagi
pengembangan atau perbaikan prosedur untuk
masa yang akan datang

10. Penyusunan SOP
1. Penyusunan baru
2. Pengembangan sebagian
3. Pengembangan keseluruhan, dan
4. Pengembangan berkala

11. Hambatan Penyusunan SOP
1. Organisasional
2. Operasional
3. Manajerial
4. Personal

12. Hambatan Penyusunan SOP
1. Organisasional
a. Gaya Manajemen
b. Struktur Organisasi
1) Job Description
2) Jumlah lapisan (layer)
3) Rentang kendali jabatan (span of control)
c. Pola Komunikasi di Dalam Organisasi
1) Lisan
2) Tertulis
d. Kualitas SDM
e. Budaya Organisasi

13. Hambatan Penyusunan SOP
2. Operasional
a. Karakteristik Bisnis
1) Jasa
2) Manufactur
3) Perdagangan
4) Distribusi, dll
b. Kemampuan melaksanakan prosedur secara
efektif
c. Keterkaitan dengan peraturan pemerintah
d. Ukuran Operasional  ada & tidaknya cabang,
unit, divisi, dll

14. Hambatan Penyusunan SOP
3. Manajerial
a. Visi, Misi & Strategi Organisasi
b. Dukungan Manajerial
c. Kontrol Manajerial
d. Tekanan Manajerial

15. Hambatan Penyusunan SOP
4. Personal
a. Tidak memiliki kemampuan mengikuti perubahan
b. Tidak memiliki motivasi
c. Memiliki kepentingan

17. PROSEDUR
PEMBELIAN BARANG
NOMOR PCH 01 HALAMAN KE 1 dari ……
TANGGAL BERLAKU 24 Desember 2008 REVISI
1.TUJUAN
Untuk menjadi pedoman dalam proses pembelian barang
2.RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan diseluruh PT. ………………..
3.DEFINISI
a. Pembelian adalah proses memperoleh suatu barang yang dilakukan dengan cara membeli
b. User adalah bagian yang membutuhkan dan meminta barang
•PROSEDUR
1. Permintaan pembelian dilakukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum barang dipergunakan
2. Pembelian dilakukan apabila :
• Barang yang tersedia tersedia di gudang telah mencapai :
• Minimum stock
• Buffer stock
3. Adanya permintaan barang dari user dan barang tersebut tidak tersedia di gudang
a. Permintaan barang dari user ke gudang dengan menggunakan dokumen Permintaan Barang (Store
Request)
b. Bagian Gudang atau Logistik membuat Purchase Request rangkap 2 (dua) berdasarkan:
• Permintaan Barang (Store Request)
• Minimum Stock
• Buffer Stock
yang ditujukan kepada Bagian Pembelian dan sebagai arsip
• ………………………
3.DOKUMEN
1. Form Permintaan Barang (Store Request)
2. Purchase Request (PR)
3. Purchase Order (PO)
4. ………..
DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI
Business Process Manager Director