Pedoman Audit Sistem Manajemen

1. Internal Auditor of ISO 9001:2015
Training
Based on ISO 19011:2018 – Guidelines for
Auditing Management Systems

2. Course Outline :
1. Purpose and benefit of audit internal
2. Internal audit objective and HLS
3. PDCA – modelled internal audit process
4. Technique audit and checklist
5. Competence & evaluation auditor
2

3. 01 Purpose and benefit of
audit internal
. .

4.  Mampu melihat sesuatu dari sudut pandang yang berbeda.
 Dapat ditemukannya ide-ide baru saat audit, sehingga membuka
peluang untuk bisa melakukan perbaikan pada organisasi.
 Membantu menjaga konsistensi kinerja dari staff.
 Membantu memahami kondisi perusahaan dengan lebih baik.
 Sebagai alat manajemen untuk mendorong setiap individu
memenuhi kebijakan dari manajemen.
MENGAPA
ISO 19011:2018

5.  Memastikan komitmen Top Manajemen dan seluruh pihak dalam
perusahaan dalam menjalankan sistem manajemen
 Memenuhi persyaratan standar internasional
 Memastikan efektifitas penerapan sistem manajemen
 Memastikan seluruh pihak dalam perusahaan memahami prosedur dan
pelaksanaan sistem manajemen yang telah ditetapkan
 Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kualitas perusahaan,
termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan
kompetensi perusahaan
 Memberikan penilaian dan masukan kepada Top Management tentang
kinerja sistem manajemen pada perusahaan
KEUNTUNGAN INTERNAL AUDIT

6. KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL -- 1
6
 Audit mutu internal sebaiknya dilaksanakan 6 bulan
sekali dan periodik.
 Dilaksanakan oleh auditor yang tidak terkait tanggung
jawab dengan penanggung jawab aktivitas yang
diaudit
 Hasil audit harus dicatat dan dikomunikasikan kepada
personil penanggung jawab aktifitas yang diaudit

7. KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL -- 2
7
 Penanggung jawab tersebut harus melakukan tindakan
perbaikan dalam waktu yang disepakati
 Audit ulang dilaksanakan untuk memeriksa dan
mencatat pelaksanaan dan efektifitas tindakan
perbaikan
 Hasil audit digunakan sebagai masukan tinjauan
manajemen

8. Dat
International Organization for Standardization
Promotes the development of the standards,
standardization and related activities in the world.
Established on Feb. 23, 1947 -
Geneva, Switzerland.
Total : 163
238
521
2,592
21,300*
Country members
Technical Committees
Subcommittees
Working Groups
Standards
*At August 2018
3
e

9. ISO/PC 302
This document was prepared by
Project Committee ISO/PC 302
The work of preparing International
Standards is normally carried out through
ISO technical committees. Each member
body interested in a subject for which a
technical committee has been established
has the right to be represented on that
committe
9
Date:

10. 10
Pedoman Audit SML
ISO 14010/
14011/
14012 : 1996
Pedoman Audit
Sistem Manajemen
ISO 19011:2011
Pedoman Audit
Sistem Manajemen
ISO 19011:2018
Berbasis Resiko
Pedoman
SMM & SML
ISO 19011:2002
PERKEMBANGAN PEDOMAN AUDIT

11. 11
PERKEMBANGAN PEDOMAN AUDIT
 Standar ISO 19011 : 2002 tidak secara khusus menetapkan metode untuk
audit kombinasi.*
 Standar ISO 19011 : 2002 dapat diterapkan untuk melaksanakan audit
internal atau audit eksternal sistem manajemen mutu dan/atau sistem
manajemen lingkungan.
 Standar ISO 19011 : 2002 membatalkan dan menggantikan standar ISO 10011
: 1994 dan ISO 14010/ 14011/ 14012 : 1996
 Standar ISO 19011:2011 menggantikan ISO 19011:2002 tentang joint audit
 Standar ISO 19011:2018 Mengantikan ISO 19011::2011 , Penambahan
pendekatan berbasis risiko pada prinsip-prinsip audit, sebagai pedoman
dalam mengaudit sistem manajemen, menawarkan pendekatan yang
seragam dan selaras, memungkinkan audit yang efektif di berbagai sistem
pada saat yang bersamaan
* Catatan :
1. Bila sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan diaudit
secara bersamaan, istilah ini disebut audit kombinasi.
2. Bila dua atau lebih organisasi audit bekerjasama dalam mengaudit satu
auditee, istilah ini disebut audit gabungan.

12. Dokumen ini memberikan panduan
tentang sistem manajemen audit,
termasuk prinsip-prinsip audit, mengelola
program audit dan melaksanakan audit
sistem manajemen, serta bimbingannya
evaluasi kompetensi individu yang
terlibat dalam proses audit.
ISO 19011:2018

13. CONTENT

14. Penambahan pendekatan berbasis risiko terhadap
prinsip-prinsip audit.
Perubahan Utama ISO 19011:2018 (1)
Perluasan panduan untuk mengelola program audit,
termasuk risiko program audit.
Penyesuaian panduan untuk melakukan audit, khususnya
bagian tentang perencanaan audit.
Penyesuaian persyaratan kompetensi umum untuk auditor.
Penyesuaian terminologi untuk mencerminkan proses
dan bukan objek.

15. 15
Penghapusan lampiran yang memuat persyaratan
kompetensi untuk audit bidang sistem manajemen tertentu
(karena banyaknya standar sistem manajemen, tidak akan
praktis untuk memasukkan persyaratan kompetensi untuk
semua disiplin ilmu.
Perubahan Utama ISO 19011:2018 (2)
Perluasan Lampiran A untuk memberikan panduan dalam
mengaudit konsep (baru) seperti kepemimpinan dan
komitmen, audit virtual, pemenuhan (compliance) dan
jaringan pasok (supply chain).

16. DEFINISI Menurut ISO 19011:2018
Audit :
“Systematic, independent and documented process for obtaining
audit evidence and evaluating it objectively to determine the
extent to which audit criteria are fulfilled“
“Proses secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk
mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi”

17. 02 Internal audit and HLS
. .

18. HLS
Menyediakan
kerangka sistem
manajemen
keseluruhan, istilah
dan definisi umum
Akan menghemat
waktu selama
implementasi dan
mengurangi duplikas,
potensi konflik dan
kesalahpahaman
Akan membuatnya
lebih mudah untuk
mengintegrasikan
lebih dari satu
system manajemen
KATEGORI STANDAR ISO

19. Standar ISO
 ISO telah mempublikasikan lebih dari 23.000
International Standards yang dapat digunakan
dari ISO atau member-membernya.
 Standar populer saat ini:
• ISO 3166 Country Codes
• ISO 4217 Currency Codes
• ISO 9001 Quality Management
• ISO 14001 Environmental Management
• ISO 45001 Health & Safety Management
• ISO 31000 Risk Management
• ISO 26000 Social Responsibility
• ISO 19011 Audit management system
• dst

20. HSL – High Level Structure
Kedepannya semua standard
ISO mengadopsi Annex SL
(Proposals for management
system standards)
Annex SL
• High-level structure
• Identical core text
• Common terms and core
definitions
Annex SL (High-level structure)
Introduction
1. Scope
2. Normative references
3. Terms and definitions
4. Context of the organization
P 5. Leadership
6. Planning
D 7. Support
8. Operation
C 9. Performance evaluation
A 10. Improvement
Appendix
Bibliography
ISO STANDARD ANNEX SL

22. 1. DEFINISI
Menurut ISO 19011:2018 (3.2)
Audit :
“Systematic, independent and documented
process for obtaining audit evidence and
evaluating it objectively to determine the extent
to which audit criteria are fulfilled“
“Proses secara sistematik, mandiri dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit
dan mengevaluasinya secara obyektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit telah
dipenuhi”

23. Istilah Definisi
Obyektif Auditor dapat meminimal unsur subyektivitas atau tidak
mencampur aduk fakta dengan opini. Auditor harus melihat
dan menilai persoalan apa adanya tanpa rekayasa.
Sistematis Proses pemeriksaan dan penilaian dilakukan secara metodis atau
menerapkan azaz-azaz manajemen. Audit mutu internal
direncanakan, dilaksanakan, dikendalikan, dievaluasi dan
ditindaklanjuti.
Terdokumentasi Semua yang dilakukan dalam proses audit mulai dari
perencanaan, perlaksanaan, pelaporan dan hasil tindak lanjut oleh
auditee harus dicatat dan catatan dikelola dengan baik sehingga
mudah ditelusur dan ditemukan bila sewaktu-waktu diperlukan.
Kriteria Audit Yaitu kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai
sebagai acuan.
Bukti Audit yakni catatan-catatan, pernyataan suatu fakta atau informasi lain
yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

24. 7 Prinsip Dasar Audit
 Integrity
 Objective
 Professional
 Independent
 Evidence based approach
 Confidentially
 Risk based approach
I
O
P
I
E
C
R

25. 25
Integrity / Berintegritas : Dapat dipercaya, dapat
menjaga kerahasiaan dan berpendirian
7 Prinsip Audit (1)
Obyektif / Terbuka : Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan
akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit
mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat.
Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan
pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditee
dilaporkan.
Profesional : Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit.
Auditor senantiasa memelihara profesionalisme sesuai dengan
pentingnya tugas yang dilaksanakan dan kepercayaan yang
diberikan oleh klien audit dan pihak berkepentingan lainnya.
Memiliki kompetensi yang diperlukan merupakan suatu faktor
penting..

26. 26
7 Prinsip Audit (2)
Independen : Dasar untuk tidak ketidakberpihakan
audit dan objektivitas kesimpulan audit. Auditor tidak
terkait dengan kegiatan yang sedang diaudit dan bebas
dari keberpihakan dan konflik kepentingan. Selama
proses audit, auditor menjaga pemikiran yang obyektif
untuk menjamin bahwa temuan dan kesimpulan audit
hanya didasarkan pada bukti audit
Pendekatan berdasarkan bukti : Metode yang rasional
untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat dipercaya
dan terjaga konsistennya (reproducible) melalui proses
audit yang sistematis

27. 27
7 Prinsip Audit (3)
Confidentially / Menjaga Kerahasiaan : Bukti dapat
diverifikasi Hal ini dapat didasarkan pada sampel informasi
yang tersedia, mengingat audit dilaksanakan dalam periode
waktu dan sumber daya yang terbatas. Bukti yang
diverifikasi dijaga kerahasiaannya
Prinsip baru yaitu prinsip audit ketujuh yang
menggunakan pendekatan berbasis risiko
ketika merencanakan, melaksanakan dan melaporkan audit.

28. 2. Jenis & Kedalaman
Audit Audit Pihak 1
AUDIT INTERNAL yaitu audit yang
dilakukan oleh, atau atas nama organisasi
sendiri untuk tujuan internal
Audit Pihak 2
Audit yang dilakukan oleh pihak yang
berkepentingan dengan organisasi
contohnya pelanggan, pemerintah,
pemasok, dll.
Audit Pihak 3
Audit yang dilakukan oleh organisasi
mandiri eksternal, seperti badan sertifikasi,
konsultan.

29. Organisasi
Vendor
Sub-Kontraktor
Badan Eksternal
&
Independen
Audit Pihak I
Audit Pihak II
Audit Pihak III
JENIS AUDIT

30. AUDIT PIHAK 1 (AUDIT INTERNAL)
TUJUAN
Memantau efektifitas dan efisiensi dalam penerapan sistem
manajemen mutu.
SASARAN
 Pemenuhan persyaratan standar sistem manajemen mutu
 Memonitor perkembangan dan penerapan sistem mutu
 Mengetahui ketidaksesuaian dan melakukan tindakan perbaikan
 Memonitor pemeliharaan dan efektifitas sistem manajemen mutu
 Sebagai sarana untuk mengumpulkan & memecahkan persoalan

31. AUDIT PIHAK 2 (SUPPLIER)
TUJUAN
Melakukan penilaian terhadap SUPPLIER baru / lama
SASARAN
 Menentukan kualifikasi SUPPLIER
 Merangsang supplier agar meningkatkan sistem manajemen
tersebut
 Pemenuhan dari persyaratan pelanggan terhadap
perubahan supplier
 Menjadi mediator untuk pemecahan masalah yang berkaitan
dengan supplier

32. AUDIT PIHAK 3 (AUDIT EKSTERNAL)
TUJUAN
Untuk menilai kesesuaian sistem manajemen perusahaan dengan
standard sistem manajemen mutu maupun penerapannya.
SASARAN
 Dapat sebagai pengganti audit pihak kedua (mengurangi audit
yang berulang)
 Mengetahui kesiapan untuk audit sertifikasi
 Tujuan registrasi / sertifikasi sistem manajemen mutu

33. KEDALAMAN AUDIT
Kedalaman audit dibagi menjadi :
 AUDIT SISTEM
 AUDIT KESESUAIAN
 AUDIT PRODUK
Your Solution For Improvement

34. 34
Standard
Manual, prosedur,
WI
Implementasi
Audit Sistem Audit
Kesesuaian
Produk
Audit Produk
KEDALAMAN AUDIT

35.  AUDIT SISTEM
Audit yang dilakukan untuk melihat pemenuhan
terhadap persyaratan standar, dengan
membandingkan sistem yang ada dengan
persyaratan standar yang diacu

36. Beberapa hal yang diperhatikan dalam audit sistem
antara lain :
a. Standar Internasional
b. Standar Nasional
c. Standar Teknis / Industri
d. Standar Perusahaan
e. Kontrak pelanggan,
f. Spesifikasi,
g. Dokumen perusahaan berbasis ISO (manual dan
prosedur operasional, formulir)
h. Standar lainnya

37. AUDIT KESESUAIAN
Audit yang dilakukan untuk melihat
apakah sistem manajemen sudah
diterapkan sesuai dengan perencanaan
yang ditetapkan, serta mengidentifikasi
peluang peningkatan berkelanjutan
Your Solution For Improvement

38.  Bagaimana pucuk pimpinan mengendalikan sistem manajemen
 Bagaimana proses diterapkan sesuai dengan input, output,
pengukuran, interaksi antar proses yang telah ditetapkan
 Bagaimana sasaran dan target diukur secara sistematis
 Bagaimana sistem dikendalikan, efektif dan efisien
 Bagaimana kebutuhan pelanggan telah dipenuhi
 Bagaimana umpan balik ditindaklanjuti dan proses ditingkatkan
 Bagaimana setiap orang terlibat dalam penerapan sistem
Beberapa hal yang diperhatikan dalam
audit kesesuaian antara lain :

39. AUDIT PRODUK
Untuk menentukan apakah produk sesuai dengan spesifikasi yang
dipersyaratkan
Audit biasanya dapat dilakukan pada tahapan :
 Setelah produk diperiksa
 Setelah pengemasan
 Setelah diterima oleh distributor
 Setelah diterima oleh pelanggan

40. 03
PDCA modelled internal
audit process
[ conducting audit]
. .

41. Manage Audit Program
Pengelolaan Program Audit
Pembuatan Program Audit
Implementasi Program Audit
Monitoring & Peninjauan Program Audit
Meningkatkan Program Audit

42. Tujuan Program Audit
untuk memenuhi persyaratan
sertifikasi terhadap standar
sistem manajemen
untuk memastikan kesesuaian
dengan persyaratan kontraktual
untuk memperoleh dan
memelihara keyakinan terhadap
kemampuan pemasok

43. 4. Pengelolaan
Program Audit
Wewenang untuk
program audit
Membuat program
audit
implementasi
program audit
Memonitor dan
mereview program
audit
plandocheck


Peningkatan
program audit
act
tujuan
tanggung jawab
sumber daya
prosedur
evaluasi auditor
penugasan tim
mengarahkan
kegiatan audit
perekaman
identifikasi
peluang untuk
perbaikan

44. Pengelolaan Aktivitas Audit
Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up

45. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Inisiasi Audit
penunjukkan team leader
menetapkan tujuan, lingkup dan
kriteria audit
menentukan fisibilitas audit
pembentukan tim audit
melakukan kontak dengan auditee
Pengelolaan Aktivitas Audit

46. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Meninjau dokumen
untuk menentukan kesesusaian
sistem dengan kriteria audit
auditor boleh melakukan on-site
visit
bila dokumentasi belum memenuhi
persyaratan, team leader
menginformasikan hal tsb ke
auditee.
Pengelolaan Aktivitas Audit

47. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Rencana/jadwal
audit
Tujuan, lingkup, kriteria audit
Waktu dan durasi audit
Tim auditor
Wakil auditee
Pengelolaan Aktivitas Audit

48. Contoh rencana/jadwal audit
Rencana audit untuk Perusahaan “ZZZ”
Tanggal : 15 Juni 2020 Lead Auditor : Anugerah Setiawan
Tempat : Pabrik I “ZZZ” Lingkup audit : manufaktur
Standar audit : ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHS 18001
Auditor 1: …………… Auditor 2: …………… Elemen ISO Standard
09.00 – 09.15 Opening Meeting
09.15 – 10.00 Managing Director MR
10.00 – 11.00 Desain dan Pengembangan Sales dan Marketing
11.00 – 12.00 Rencana Produksi Purchasing
12.00 – 13.00 Makan siang
13.00 – 14.00 Produksi 1 P2K3 / Tim HSE
14.00 – 15.00 Produksi 2 Laboratorium
15.00 – 16.00 Maintenance Warehouse
16.00 – 16.30 Persiapan pelaporan
16.30 – 17.00 Closing Meeting

49. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Tugas Lead Auditor
merencanakan audit serta
menggunakan sumber daya secara
efektif
komunikasi dengan auditee
mengelola dan mengarahkan
anggota tim audit
memimpin audit
mencegah dan memecahkan
masalah
menyiapkan dan menyelesaikan
laporan audit
Penugasan Tim Auditor
Pengelolaan Aktivitas Audit

50. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Tugas Auditor
Kompeten dalam melakukan audit
Mempersiapkan chesklist
Melaksanakan rencana audit
Berkomunikasi dengan auditee dan
tim audit
Mencatat dan melaporkan
observasi secara jelas
Menjaga dokumen audit
Mematuhi peraturan
Menjaga kerahasiaan
Pengelolaan Aktivitas Audit

51. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Tugas Auditee
Koordinasi dengan tim auditor
dalam penyediaan waktu
Menjamin kehadiran representatif
Menyediakan fasilitas untuk auditor
Bekerja sama dengan auditor
mencapai sasaran audit
Memberi keleluasaan kepada tim
auditor untuk mengaudit bagian
atau informasi tertentu
Membuat persetujuan batas waktu
tindakan perbaikan
Pengelolaan Aktivitas Audit

52. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Checklist
Alat bantu
Daftar pertanyaan kunci
Daftar rujukan
Pengingat waktu
Sediakan ruang untuk mencatat
Bahan untuk membuat laporan
Menyiapkan
dokumen kerja
Pengelolaan Aktivitas Audit

53. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Opening Meeting
Perkenalan tim auditor dan auditee
konfirmasi tujuan, lingkup, kriteria audit
konfirmasi jadwal audit
penjelasan metode audit
konfirmasi komunikasi
konfirmasi sumber daya dan fasilitas
yang diperlukan
penjelasan metode pelaporan:
tingkat NC
pernyataan auditor menjamin
kerahasiaan auditee
Saya
lead
auditor
Pengelolaan Aktivitas Audit

54. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Metode Pengumpulan
Informasi
wawancara
terbuka
usahakan lawan bicara tidak tegang
dengarkan
observasi kegiatan
meninjau dokumen
Pengelolaan Aktivitas Audit

55. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Metode Audit
urutan proses operasional organisasi
pembelian  incoming  produksi 
pengemasan  penyimpanan 
penghantaran
urutan proses
manager  supervisor  operator  manager
siklus PDCA
Klausul 4 5  6  7  8
Pengelolaan Aktivitas Audit

56. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Ingat:
sampling
pilih sendiri sample
jangan mencari-cari !
INGAT : Bukanlah aib bagi auditor
jika tidak ditemukan olehnya
ketidaksesuaian.
Pengelolaan Aktivitas Audit

57. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Penemuan audit
OFI – OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT
Bukan merupakan ketidaksesuaian karena tidak melanggar prosedur
yang berlaku dan persyaratan.
• Praktek yang baik untuk diterapkan
• Usulan untuk meningkatkan efektifitas dan effisiensi sistem
Dasar dari OFI adalah pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor
Internal.
OFI: Mengembangkan ’VALUE ADDED AUDITING’
KETIDAKSESUAIAN MINOR
Ketidaksesuaian yang tidak memiliki dampak serius terhadap mutu atau
sistem mutu, biasanya berupa human error.
KETIDAKSESUAIAN MAJOR
Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak serius terhadap
pencapaian mutu atau efektivitas sistem manajemen mutu.
PENGELOLAAN AKTIVITAS AUDIT

58. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
LKS/NCR
nama organisasi
lokasi
auditor
auditee
departemen auditee
tanggal
referensi
nomor NCR
jenis ketidaksesuaian
standar yang digunakan
deskripsi ketidaksesuaian
tindakan koreksi
completion date
verifikasi
memuaskan atau tidak
tanda tangan auditee dan
auditor
Pengelolaan Aktivitas Audit

59. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Penulisan LKS/CAR
Problem
Location
Objective Evidence
Reference
“ Dari Catatan Perawatan Mesin A, teknisi bagian Maintenance
tidak melakukan perawatan rutin yang seharusnya dilaksanakan
pada tanggal 15 Mei 2003 sesuai dengan Rencana Kerja Teknisi
untuk Perawatan Mesin ”
P
LO
R
Pengelolaan Aktivitas Audit

60. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Closing Meeting
dihadiri manajemen dan fungsi auditee
yang terkait
penjelasan penemuan dan kesimpulan
audit
penentuan periode waktu auditee
melakukan tindakan koreksi
menyelesaikan masalah yang terjadi
rekomendasi dari auditor, jika ditetapkan
dalam tujuan audit
menentukan kapan audit follow-up akan
dilaksanakan
Pengelolaan Aktivitas Audit

61. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Laporan Audit
Tujuan Audit
Lingkup Audit
Identifikasi Auditee
Tanggal, Tempat Audit
Kriteria Audit
Penemuan Audit
Kesimpulan Audit
Pengelolaan Aktivitas Audit

62. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
penyimpanan dokumen
mengakhiri audit bila
semua aktivitas yang
terdapat dalam rencana
audit telah selesai dan
laporan audit yang telah
disahkan sudah didistribusi
Pengelolaan Aktivitas Audit

63. Inisiasi Audit
Meninjau Dokumen
Menyiapkan on-site audit
On-site Audit
Pelaporan Audit
Menyelesaikan Audit
Audit Follow-up
Untuk memverifikasi apakah tindakan
koreksi telah dilakukan dan efektif
Auditee sebaiknya menginformasikan
audit client mengenai status tindakan
koreksi tersebut
Pengelolaan Aktivitas Audit

64. TINDAK LANJUT
Tindakan Perbaikan melingkupi :
 Identifikasi akar masalah
 Catatan Perbaikan
 Tindakan Perbaikan
 Verifikasi Tindakan Perbaikan
Tindakan koreksi adalah tindakan untuk meniadakan sebab-sebab
ketidaksesuaian terhadap jadwal/standar/rencana dan mencegah
pengulangan ketidak sesuaian dikemudian hari dalam rangka
peningkatan mutu secara berkelanjutan

65. 04
Technique audit and
checklist
. .

66. TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT
a. Metode Audit
b. Teknik Audit
c. Teknik Bertanya
d. Faktor Psikologis Dalam Audit
e. Taktik Auditor dan Auditee
f. Pencatatan Bukti Objektif

67. A. METODE AUDIT
 Forward Tracing
 Backward Tracing
 Penggunaan klausul Sistem Manajemen
 Penggunaan bukti obyektif
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

68. A. METODE AUDIT
Forward Tracing :
Audit yang dilakukan dengan mengikuti urutan proses yang logis :
Input proses output.
Backward Tracing :
Kebalikan dari Forward Tracing, dimulai dari
Output proses input.
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

69. B. TEKNIK WAWANCARA
 Wawancara
Menggunakan kata kunci 5W (what, who, why, when, Where) dan
1H (how).
 Klarifikasi
Memperoleh kejelasan kembali atas pernyataan yang kurang
dimengerti seperti istilah, definisi, atau persyaratan standar.
 Observasi
Pengamatan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan.
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

70. 70
B. TEKNIK AUDIT
 Verifikasi
Pemeriksaan terhadap catatan (records) atau dokumen
yang ada.
 Pengambilan Contoh
Mengambil contoh data, informasi dan bukti obyektif lain
secara acak.
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

71. • Pertanyaan Terbuka:
– Merangsang keberanian auditee untuk
menjawab
– Menggunakan: Apa, Kapan, Di Mana,
Mengapa dan Siapa
– what, who, when, where, why, how
– SHOW ME
• Pertanyaan Pengujian:
– Pertanyaan tindak lanjut yang terfokus
kepada hal-hal tertentu secara mendalam.
• Pertanyaan Tertutup:
– Untuk menyimpulkan: “Ya” atau “Tidak”
B. TEKNIK BERTANYA

72. C. TEKNIK BERTANYA
Dalam mengajukan pertanyaan kepada auditee, sebaiknya :
1. Bertanya dengan jelas
2. Bertanya dengan menggunakan “bahasa” auditee
3. Bertanya langsung kepada personel yang melakukan tugas
4. Bertanya satu persatu sesuai dengan rencana atau pedoman
5. Mengulangi pertanyaan jika dianggap tidak dipahami
6. Cari informasi kembali jika masih belum terjawab atau tersedia
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

73. 73
C. TEKNIK BERTANYA
Oleh karena itu, agar audit dapat
berjalan lancar auditor sebaiknya :
 bersikap profesional
 tetap tenang
 bersikap sopan
 bersikap santai tetapi serius
 menunjukkan ketertarikan pada auditee dan pekerjaannya
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

74. C. TEKNIK BERTANYA
Specify Question ...
Q : Kenapa invoice yang harus dikirim ke pelanggan selalu
terlambat ?
A : Saya kira anda juga tahu bahwa komputer di perusahaan
kita ini sering ngadat
Q : Seberapa sering komputer anda ngadat ? Apakah ada
standar waktu yang bisa dirujuk untuk melakukan
justifikasi keadaan ini ?
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

75. C. TEKNIK BERTANYA
Show Me ..
Q : Bagaimana cara anda menyimpan bahan-bahan
beracun ?
A : Bahan-bahan itu disimpan di tempat terpisah yang
aman dan dilengkapi dengan Tanda Peringatan
Q : Tunjukkan kepada saya semua yang anda ceritakan itu ….. !
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

76. D. FAKTOR PSIKOLOGIS DALAM AUDIT
Proses audit dapat dilihat dari dua sudut pandang :
Auditor : audit merupakan proses mencari kesalahan atau
kelemahan orang lain
Auditee : audit merupakan proses yang tidak menyenangkan
karena kesalahan atau kelemahan ditemui auditor.
Selanjutnya, auditee merasa tidak senang atau
pekerjaannya diawasi, sehingga kebenaran
kadangkala disembunyikan.
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

77. D. FAKTOR PSIKOLOGIS DALAM AUDIT
Perilaku auditor yang seyogyanya diperhatikan :
 mempelajari secara seksama unit kerja yang akan diaudit;
 tepat waktu
 mempersiapkan segala sesuatu secara terencana
 menggunakan checklist sebagai alat bantu
 mendiskusikan bersama auditee ketika ada masalah;
 bekerja secara teliti
 selalu mencari bukti objektif sebagai pendukung
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

78. 78
D. FAKTOR PSIKOLOGIS DALAM AUDIT
Sementara itu, ada beberapa sikap auditee yang secara sengaja atau
tidak sengaja akan mempengaruhi proses audit, seperti :
 menjawab secara panjang lebar, tidak to the point
 membuang-buang waktu
 senang memotong pembicaraan orang baik sengaja
maupun tidak
 senang berdebat
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

79. 79
E. PENCATATAN BUKTI OBJEKTIF
Beberapa pedoman yang perlu diingat :
 Jangan mengandalkan ingatan saja, tulis informasi
 apa saja yang anda peroleh; Gunakan checklist
 dan catatlah apa saja yang perlu
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

80. 80
E. PENCATATAN BUKTI OBYEKTIF
Dalam melakukan audit, bukti objektif adalah :
 kejadian itu benar-benar ada/terjadi
 tidak dipengaruhi dengan emosi atau suatu praduga
 dapat didokumentasikan
 dapat kuantitatif atau kualitatif
 dapat diverifikasi
TEKNIK DAN CEKLIS AUDIT

81. 81
Mana Yang Lebih Baik ? (1)
A B
Tidak dapat ditunjukkan Certificate of
Quality untuk shaft AISI-1040,
tanggal 24 Des 96, 2 Jan 97, dan 26
Feb 97, seperti yang dijelaskan pada
para 5.7, QP-PRO-02, Rev.01.
3 (tiga) Certificate of Quality
untuk shaft AISI-1040 tidak
ada.
Ada beberapa prosedur TERKENDALI
digandakan.
Ditemukan salinan prosedur
TERKENDALI : PM-LOG-03, Rev.
01, PM-PRO-04, Rev. 02, dan PM-
PMS-01, Rev. 01 digandakan tidak
sesuai dengan para 5.4, PM-MJN-
02, Rev. 01.

82. 82
Mana Yang Lebih Baik ? (1)
A B
Perubahan prosedur QP-PUR-01,
Rev. 00 tidak mengikuti prosedur QP-
MGT-02, Rev. 01, para 5.7.
Agar Audit Internal di Divisi
Pemasaran mencapai sasaran,
maka seyogyanya setiap tahun
dilaksanakan pada bulan Januari
dan Juni. Hal ini tentunya harus
mendapatkan persetujuan terlebih
dahulu sebelumnya dari Wakil
Manajemen.
Paragraf 5.7 tidak dilaksanakan
untuk mengubah Prosedur QP-
PUR-01, Rev. 00.
Sebaiknya Audit Internal di Divisi
Pemasaran dilakukan pada bulan
Januari dan Juni setiap tahunnya.

83. PENGADAAN
Performance
Methods
Man
Infrastruktur
1. SOP/IK Pengadaan
2. IK Penilaian Supplier
1. Kompetensi Petugas Pengadaan
2. Pemahaman jenis barang B3
3. Pemahaman MSDS
4. Pemahaman darurat
1. Kelengkapan data/spec
1. Kesesuaian
permintaan
Input Output
1. Waktu pengadaan
1. Data SarPras
2. Pemeliharaan Database
1. Penggunaan kertas
2. Penggunaan Energi
Lingkungan
K3
1. Alat emergency
2. APAR
CONTOH-CONTOH AUDIT

84. ITEM
PERTANYAAN
Mutu Lingkungan K3
Input
Request slip, daftar
pemasok yang disetujui
 Apakah semua request slip lengkap
berisi persyaratan produk dan
pengiriman?
 Apakah semua request slip diperiksa
sebelum diproses menjadi PO?
Output
PO yang dikirim
 Apakah semua PO telah disetujui oleh
Direktur?
 Apakah semua PO lengkap berisi data
persyaratan produk dan tanggal
pengiriman sesuai dengan request slip?
 Apakah semua PO ditujukan kepada
pemasok yang terdaftar dalam daftar
pemasok yang disetujui?
Apakah ada persyaratan
lingkungan?
Apakah ada
persyaratan K3?
Equipment/Infrastructure
Computer, software
 Apakah ada pengendalian (back-up
data, pemeliharaan software dll)
Aspek lingkungan terkait
ditentukan?
Persyaratan K3
terkait ditentukan?
Training/Knowledge/Skill
Hanya diperlukan
kompetensi standar
Instructions/Procedures/Meth
ods
Prosedur pembelian
Performance
Indicators
Akurasi data PO, Kecepatan pemrosesan
request slip
Pemenuhan persyaratan
lingkungan
Pemenuhan
persyaratan K3
CONTOH CEKLIS AUDIT

85. 05
Competence and
Evaluation Auditor
. .

86. Kompetensi Auditor
Keterampilan dan Pengetahuan Umum
Atribut Auditor
Evaluasi Auditor
auditor

87. KOMPETENSI & EVALUASI AUDITOR
GENERIC
KNOWLEDGE
AND SKILLS
ENVIRONMENT
SPECIFIC
KNOWLEDGE AND
SKILLS
QUALITY SPECIFIC
KNOWLEDGE AND
SKILLS
EDUCATION WORK
EXPERIENCE
AUDITOR
TRAINING
AUDIT
EXPERIENCE
PERSONAL ATTRIBUTES
OCCUPATIONAL
HEALTH & SAFETY
SPECIFIC
KNOWLEDGE AND
SKILLS

88. Kompetensi Auditor
Keterampilan dan Pengetahuan Umum
teknik, prosedur dan prinsip audit
sistem manajemen dan dokumen
referensi
situasi organisasi
hukum dan peraturan yang berlaku
Keterampilan dan Pengetahuan Khusus teknik dan metode mutu
produk, jasa, proses operasional

89. ATTRIBUT AUDITOR
 Ethical - fair, benar, tulus, jujur, dan hati-hati;
 Open minded - mau memahami ide alternatif;
 Diplomatic - bijaksana dalam tawar menawar;
 Observant - peduli terhadap kegiatan dan fisik
sekeliling;
 Perceptive - dapat memahami situasi;
 Versatile - selalu siap terhadap perubahan situasi;
 Tenacious - berketetapan, fokus dalam pencapaian
sasaran;
 Decisive - mencapai hasil pada waktunya berdasarkan
alasan dan analisa yang logis;
 Self-reliant - bertindak dan berfungsi mandiri.
Kompetensi Auditor

90. Auditor Yang Baik
Is NOT a Police task force
Is NOT an Inspection
of products
Is NOT an Interrogation task force

91. PERSYARATAN AUDITOR
 Memiliki pengetahuan Sistem Manajemen
 Mandiri / Independen
 Mampu berkomunikasi dengan baik
 Mampu bekerja secara tim
 Memiliki jejak rekam yang baik di perusahaan
 Keakraban dengan proses/ teknologi yang akan
dihadapi
 Pengalaman audit
auditor

92. Peninjuauan Record
Wawacara
Observasi
Peninjauan Setelah Audit
Testing
Feedback Positif Dan Negatif
Evaluasi Auditor

93. EVALUASI KOMPETENSI AUDITOR