หน่วยที่ 6

1. หน่วยที่ 6
การจัดการข้อมูล

2. แนวคิด
การจัดการข้อมูลเป็นกิจกรรมที่สาคัญจะส่งผลสาเร็จต่อการนาเทคโนโลยี
สารสนเทศและการสื่อสารมาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยทั่วไปข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ใน
ระบบคอมพิวเตอร์จะอยู่ในรูปแฟ้มข้อมูล ดังนั้น การเรียนรู้ในเรื่องการจัดการข้อมูล
นักศึกษาจะต้องทาความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างของข้อมูล แฟ้มข้อมูล การจัดการ
แฟ้มข้อมูล รวมทั้งการจัดการแฟ้มข้อมูลด้วยฐานข้อมูลและการนาโปรแกรมระบบ
การจัดการฐานข้อมูลมาใช้ตลอดจนการประมวลผลข้อมูล ขั้นตอนและวิธีการ
ประมวลผลข้อมูล

3. สาระการเรียนรู้
วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล
การแบ่งลาดับของการจัดการข้อมูล
ชนิดของข้อมูล
ประเภทของแฟ้มข้อมูล
ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
การแบ่งประเภทแฟ้ม
ระบบจัดการฐานข้อมูล
ลักษณะการจัดสารสนเทศที่ดี
ผลการเรียนรู้ที่คาดหวัง
บอกวัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูลได้
อธิบายการแบ่งลาดับของการจัดการข้อมูลได้
บอกชนิดของข้อมูลได้
อธิบายประเภทของแฟ้มข้อมูลได้
บอกลักษณะการประมวลผลข้อมูลได้
อธิบายการแบ่งประเภทแฟ้มได้
บอกระบบจัดการฐานข้อมูลได้
อธิบายลักษณะการจัดสารสนเทศที่ดีได้

4. วัตถุประสงค์ในการจัดการข้อมูล
เป็นองค์ประกอบที่สาคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ (Computer
Information System) การจัดการข้อมูล (Data Management) เป็นกลยุทธ์หนึ่งใน
การบริหารองค์กรให้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคเทคโนโลยีข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่เจริญก้าวหน้า
ไปอย่างรวดเร็ว การจัดการบริหารองค์กรให้ประสบความสาเร็จนั้น การตัดสินใจที่ถูกต้องรวดเร็ว และทันต่อ
เหตุการณ์ถือเป็นหัวใจของการทาธุรกิจในยุคปัจจุบัน ดังนั้นการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพเพื่อนาสู่การ
ตัดสินใจที่ถูกต้องจะช่วยให้องค์กรอยู่รอดได้ในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ สาหรับวัตถุประสงค์ในการจัดการ
ข้อมูลมีดังต่อไปนี้
1. การเก็บข้อมูลต้องเก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนากลับมาใช้ได้ในภายหลัง
2. การจัดข้อมูล ต้องจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถเรียกใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. การปรับปรุงข้อมูล ต้องปรับปรุงข้อมูลให้มีความถูกต้องสมบูรณ์อยู่เสมอ
4. การปกป้องข้อมูล ต้องปกป้องข้อมูลจากการทาลาย ลักลอบใช้ หรือแก้ไขโดยมิชอบ
5. รวมทั้งปกป้องข้อมูลจากอุบัติเหตุที่อาจเกิดขึ้นจากวินาศภัยหรือความบกพร่องภายในระบบ
คอมพิวเตอร์

5. การแบ่งลาดับของการจัดข้อมูล
หน่วยของข้อมูลคอมพิวเตอร์สามารถจัดเรียงเป็นลาดับชั้นจากขนาดเล็กไปขนาดใหญ่ได้ดังนี้
1. บิต (Bit) เป็นส่วนที่เล็กที่สุดในการเก็บข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ จะเป็น
ตัวเลขในระบบฐานสองประกอบด้วย 0 และ 1 แทนสองสถานะของเปิด-ปิด หรือ จริง-
เท็จ
2. อักขระ (Character) คือ ส่วนประกอบของบิตโดยทั่วไปใช้ 8 บิต แทน
หนึ่งอักขระของตัวอักษร
3. ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ อักขระหนึ่งตัวเรียกว่า 1 ไบต์ (Byte) และรหัสแทน
ข้อมูลที่นิยมใช้คือ รหัสแอสกี (ASCII) และรหัสเอ็บซีดิก (EBCDIC)
4. เขตข้อมูล (Field) เป็นส่วนของข้อมูลที่ประกอบด้วยอักขระตั่งแต่ 1 ตัวที่มี
ความหมายแสดงถึงลักษณะของข้อมูล เช่น ชื่อผู้แต่งหนังสือ ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เป็นต้น
โดยเขตข้อมูลแบ่งเป็นเขตข้อมูลย่อยได้อีกเช่น เขตข้อมูลชื่อผู้แต่ง แบ่งเป็นชื่อตัวและชื่อ
สกุล เช่น นางสาวจุฑามาศ รักดี เป็นต้น

6. 5. ระเบียนข้อมูล (Record) เป็นส่วนของข้อมูลที่ประกอบด้วยเขตข้อมูล
ตั้งแต่ 1 เขตขึ้นไปที่สัมพันธ์กัน ระเบียนข้อมูลจะรวมเขตข้อมูลที่แสดงถึงเรื่องใด
เรื่องหนึ่ง
6. แฟ้มข้อมูล (File) เป็นการรวมระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนที่เกี่ยวพัน
กันเพื่อการนาไปประมวลใช้งาน เช่น แฟ้มข้อมูลหนังสือด้านวิทยาศาสตร์
ประกอบด้วยระบียนข้อมูลบรรณานุกรมหนังสือด้านวิทยาศาสตร์หลายๆระเบียน
รวมกัน หรือแฟ้มข้อมูลนักศึกษาสาขาวิชาวิทยาศาสตร์ ประกอบด้วยระเบียนข้อมูล
นักศึกษาสาขาวิชาวิทยาศาสตร์หลายๆ ระเบียนรวมกัน
7. ฐานข้อมูล (Database) เป็นการรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กัน
หลายๆ แฟ้มมาจัดเก็บเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบมีการกาหนดรูปแบบการจัดเก็บ
อย่างมีระบบเพื่อให้สามารถนาไปประมวลใช้งานต่างๆ ตามต้องการ เช่น ฐานข้อมูล
งานบริการยืม-คืน วัสดุสารสนเทศของห้องสมุดประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลรายการ
วัสดุสารสนเทศที่ให้ยืม แฟ้มข้อมูลผู้ใช้ห้องสมุดที่มีสิทธิยืมวัสดุสารสนเทศ เป็นต้น

7. ชนิดของข้อมูล (DataTypes)
ข้อมูลแต่ละชนิดมีลักษณะเฉพาะตัว โดยสามารถแบ่งเป็นชนิดต่างๆ ได้ ดังนี้
1. ค่าตรรกะ (BooleanValues) คือค่าทางตรรกศาสตร์ซึ่งมีเพียง 2
ค่าคือ จริงหรือเท็จ
2. จานวนเต็ม (Integers) หมายถึงเลขที่ไม่มีเศษส่วน หรือทศนิยม เช่น
1,34,-29 เลขฐานสองจานวน 16 บิต ช่วงของข้อมูลจะเป็น -32768 ถึง
+32767 (หรือ 0 ถึง 65535 ในกรณีของจานวนเต็มที่ไม่มีเครื่องหมายติด
ลบ) ถ้าใช้จานวนบิตมากขึ้นก็ยิ่งเก็บได้ช่วงกว้างขึ้น
3. จานวนจริง (Floating-point Numbers) หมายถึง จานวน
ใดๆ รวมทั้งจานวนเต็มและจานวนที่มีทศนิยม เช่น 41.55 และ -9.0477
เป็นต้น

8. 4. ตัวอักษร (Characters) หมายถึงข้อมูลที่แทนด้วยกลุ่มของบิต ซึ่ง
อาจเป็น 8 บิต (1 ไบต์) หรือ 16 บิต ข้อมูลประเภทตัวอักษรหมายถึงตัวอักษร
เพียงตัวเดียวเท่านั้น ถ้ามีมากกว่าหนึ่งจะไม่ถือว่าเป็นตัวอักษร แต่อาจถือว่าเป็นสาย
อักขระ (Strings) ข้อมูลชนิดตัวอักษร เช่น R
5. สายอักขระ (Strings) หมายถึงกลุ่มตัวอักษรที่ประกอบกันขึ้นเป็น
ข้อความที่มีความยาวตั้งแต่ 0 ขึ้นไป ชื่อ นามสกุล ชื่อภาพยนตร์ หรือคาอธิบาย
สรรพคุณยา เป็นข้อมูลประเภทสายอักขระ เช่น ห้ามดื่มน้าเกินวันละสองขวด
6. วันที่และเวลา (Date/Time) หมายถึง ข้อมูลที่แทนค้าวันที่และเวลา
ซึ่งต่างจากสายอักขระที่ใช้แทนวันที่ เช่น 210799 (หมายถึงวันที่ 21 กรกฎาคม
ค.ศ.1999) วันที่และเวลาเป็นข้อมูลที่มีการตรวจสอบความถูกต้องในตัวของมัน
เอง
7. ไบนารี (Binary) หมายถึง ข้อมูลใดๆ ที่เก็บในคอมพิวเตอร์อาจเป็น
แฟ้มโปรแกรมหรือรูปภาพ หรือวิดีโอ เป็นต้น

9. ประเภทของแฟ้ มข้อมูล
แฟ้มข้อมูล สามารถแบ่งตามสถานการณ์เก็บข้อมูลได้2 ประเภทใหญ่ๆ ได้แก่
แฟ้มหลัก (Master files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
หรือเปลี่ยนแปลงน้อย เช่น ฝ่ายขายอาจมีแฟ้มข้อมูลหลักของลูกค้า และแฟ้มข้อมูล
ของลูกค้า แฟ้มนี้อาจเก็บข้อมูลที่ไม่เป็นปัจจุบันนั่นคือเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับความ
เป็นจริงในชั่วขณะหนึ่ง ขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุงแฟ้มหลัก โดยทั่วไปแฟ้ม
หลักจะเก็บข้อมูลถาวรหรือกึ่งถาวร หรือข้อมูลที่เป็นประวัติศาสตร์ ซึ่งจะไม่มีการ
เปลี่ยนแปลงอีกเลย
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction files) คือ แฟ้มที่เก็บข้อมูล
รายการเปลี่ยนแปลง (Transaction) เก็บสะสมรวบรวมไว้เพื่อนามา
ประมวลผลและนาไปปรับปรุงแฟ้มหลักอีกทีหนึ่งระเบียนในแฟ้มรายการ
เปลี่ยนแปลงจะแทนเหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงที่จะนาไปปรับปรุงในความเป็น
จริงซึ่งเก็บสะสมไว้ในแฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง

10. ลักษณะการประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) การประมวลผลแบบกลุ่ม
ข้อมูลจะถูกสะสมไว้ระหว่างช่วงเวลาที่กาหนด เช่น 1 เดือน หรือ 7 วัน เป็นต้น และเมื่อ
ถึงกาหนดข้อมูลที่สะสมไว้จะถูกประมวลผลรวมกันครั้งเดียว ตัวอย่างเช่น ข้อมูลการใช้
โทรศัพท์มือถือภายในช่วงรอบบัญชี (1 เดือน) จะถูกเก็บสะสมไว้จนสิ้นสุดรอบบัญชีข้อมูล
การใช้โทรศัพท์ทั้งหมดจะถูกนามารวบรวมและประมวลผลคราวเดียวเพื่อออกใบแจ้งนี้
ให้แก่ผู้ใช้บริการโทรศัพท์ถ้าเป็นการประมวลผลแบบกลุ่ม ลูกค้าจะไม่สามารถตรวจสอบ
ยอกการใช้บริการระหว่างรอบบัญชีว่ามีค่าใช้จ่ายในปัจจุบันเป็นเท่าไหร่ การประมวลผล
แบบกลุ่มจึงเหมาะสาหรับงานลักษณะ
การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing) การประมวลผล
แบบทันทีเป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับข้อมูล เช่น การฝาก ถอนเงินในธนาคาร
เมื่อลูกค้าฝากเงินข้อมูลการฝากเงินที่เกิดขึ้นจะถูกประมวลทันที ส่งผลให้ยอดเงินฝากใน
บัญชีนั้นเปลี่ยนแปลงทันทีการฝาก ถอนเงินเป็นงานที่สะสมข้อมูลไว้ทาพร้อมกันในคราว
เดียวไม่ได้จึงต้องประมวลผลทันทีถึงแม้จะเสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการประมวลผลแบบกลุ่ม
ก็ตาม

11. การแบ่งประเภทแฟ้ ม
แฟ้มลาดับ เป็นแฟ้มที่มีโรงสร้างการเก็บข้อมูลแบบพื้นฐานที่สุด กล่าวคือ เมื่อ
มีการเพิ่มข้อมูลลงในแฟ้มทีละระเบียน ข้อมูลจะเข้าต่อท้ายเรียงกันไปในการย้าย
ข้อมูลก็จะอ่านข้อมูลทีละระเบียน เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายอาจเปรียบเทียบได้กับการเก็บ
ข้อมูลเพลงในเทปคาสเซต
แฟ้มสุ่ม เป็นแฟ้มที่มีคุณสมบัติที่ผู้ใช้สามารถอ่านหรือเขียนที่ตาแหน่งใดๆก็ได้
โดยไม่ต้องเรียงลาดับจากต้นแฟ้ม
แฟ้มแบบดรรชนี แฟ้มแบบนี้จาเป็นต้องมีการจัดเรียงข้อมูลในเขตข้อมูลที่เป็น
ดรรชนีเสียก่อน เพื่อประโยชน์การค้นหา การหาตาแหน่งในการเขียน การอ่านใน
ระเบียนที่ต้องการ ปกติจะใช้ข้อมูลที่เป็นกุญแจสาหรับการค้นหา เพื่อความสะดวก
ในการกาหนดตาแหน่งการเขียนอ่าน

12. ระบบจัดการฐานข้อมูล
ในยุคการทางานด้วยคอมพิวเตอร์ถึงแม้จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพดีแล้วก็ตามยังต้อง
มีชุดคาสั่ง (Software) ที่จะควบคุมการทางานของเครื่องอีกด้วย บุคคลที่ได้คุ้นเคยกับการเขียน
ชุดคาสั่งด้วยคาสั่งของคอมพิวเตอร์ต่างๆ เช่น ภาษาเบสิก ภาษาฟอร์แทรน อาจจะประสบปัญหาการเขียน
ชุดคาสั่งด้วยคาสั่งที่เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น บริษัทแห่งหนึ่งต้องการประมวลผลข้อมูลเกี่ยวกับ
เงินเดือนของพนักงาน ข้อมูลเกี่ยวกับการทาบัญชีรายรับรายจ่าย ข้อมูลของระบบสินค้าคงคลัง โดยทั่วๆ
ไปในการเขียนชุดคาสั่งหรือใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้จุดประสงค์ตามความต้องการดังกล่าว อาจจะใช้
หลักการทางานโดยวิธีการจัดแฟ้ม ซึ่งเรียกวิธีนี้ว่าระบบการจัดกระทาแฟ้มข้อมูล (File Handing
System) ดังภาพ

13. ลักษณะการจัดสารสนเทศที่ดี
ในศูนย์คอมพิวเตอร์เมื่อสมัยก่อนนั้นจะเห็นภาพผู้คนนั่งเจาะบัตรคอมพิวเตอร์
ให้เป็นรหัสทั้งส่วนที่เป็นข้อมูลหรือโปรแกรม กาทางานในสมัยนั้นส่วนใหญ่ใช้การ
ประมวลผลแบบกลุ่มโดยนาข้อมูลเก็บไว้ในเทปบันทึก แล้วนามาประมวลผล เพื่อทา
รายงานตามความต้องการ การทางานในลักษณะประมวลผลแบบกลุ่มก็ยังคงมีอยู่
จนถึงปัจจุบันโดยเฉพาะในงานวิจัย
การแจ้งผลสอบผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ธนาคาร ต้องมีการค้นหารข้อมูลผล
สอบและตอบให้ทราบทันทีทั้งที่เป็นระบบเสียงพูดและระบบแสดงผลบนจอภาพ เป็น
ตัวอย่างที่แสดงว่าการทางานกับระบบฐานข้อมูลเริ่มมีความจาเป็นจะต้องมีการ
ประมวลผลผ่านสายโทรศัพท์ที่เรียกว่าการประมวลผลแบบเชื่อมตรง การ
ประมวลผลแบบนี้มีการเรียกค้นหาข้อมูลและปรับปรุงแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลา จึง
นิยมใช้กันแพร่หลายมากขึ้น