เทคโนโลยีสารสนเทศ เรื่อง ข้อมูลและการจัดการข้อมูล

1. 1
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
 ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเรื่องราวที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น คน สัตว์
สิ่งของสถานที่ ฯลฯ โดยอยู่ในรูปแบบที่ เหมาะสมต่อการสื่อสาร การแปลความหมาย
และการประมวลผลซึ่งข้อมูลอาจจะได้มาจากการสังเกต การรวบรวม การวัด ข้อมูล
เป็นได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญญลักษณ์ใด ๆ ที่สาคัญจะต้องมีความเป็นจริงและ
ต่อเนื่องตัวอย่างของข้อมูล เช่น คะแนนสอบ ชือนักเรียน เพศ อายุ เป็นต้น

 แหล่งที่มาของข้อมูล (Source of Data)
ข้อมูลสถิติอาจจาแนกตามแหล่งที่มาได้ 2 ทาง คือ
• ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้หรือหน่วยงานที่ใช้เป็นผู้ทาการเก็บ
ข้อมูลด้วยตนเอง ซึ่งวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจใช้วิธีการสัมภาษณ์ การทดลอง หรือ
การสังเกตการณ์ ข้อมูลปฐมภูมิเป็นข้อมูลที่มีรายละเอียดตรงตามที่ผู้ใช้ต้องการ แต่
มักจะเสียเวลาในการจัดหาและมีค่าใช้จ่ายสูง
• ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้ไม่ได้เก็บรวบรวมเอง แต่มีผู้อื่น
หรือ หน่วยงานอื่นๆ ทาการเก็บรวบรวมไว้แล้ว เช่น จากรายงาน ที่พิมพ์แล้ว หรือยัง
ไม่ได้พิมพ์ของ หน่วยงานของรัฐบาล สมาคม บริษัท สานักงานวิจัย นักวิจัย วารสาร
หนังสือพิมพ์ เป็นต้น การนาเอาข้อมูลเหล่านี้มาใช้เป็นการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย แต่
ในบางครั้งข้อมูลอาจจะไม่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ หรือมีรายละเอียดไม่เพียง
พอที่จะนาไปวิเคราะห์ นอกจากนี้ในบางครั้ง ข้อมูลนั้นอาจมีความผิดพลาดและผู้ใช้มักจะ
ไม่ทราบข้อผิดพลาดดังกล่าว ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อการสรุปผล ดังนั้น ผู้ที่จะนาข้อมูล
ทุติยภูมิมาใช้ควรระมัดระวังและตรวจสอบคุณภาพข้อมูลก่อนที่จะนาไปวิเคราะห์
หัวข้อที่ 6
นาเสนอ ม.คุณภัทร
จัดทาโดย ปัณฑิตา สังฆ์การีย์ ม.6/1 เลขที่ 50

2. 2
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
- คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่ดีจะต้องประกอบด้วยคุณสมบัติที่สาคัญๆ ดังนี้คือ
1. ความถูกต้องแม่นยา (accuracy) ข้อมูลที่ดีควรจะมีความถูกต้องแม่นยาสูง หรือถ้ามีความ
คลาดเคลื่อน (errors) ปนอยู่บ้าง ก็ควรที่จะสามารถควบคุมขนาดของความคลาดเคลื่อนที่ปนมาให้
มีความคลาดเคลื่อน น้อยที่สุด
2. ความทันเวลา (timeliness) เป็นข้อมูลที่ทันสมัย (up to date) และทันต่อความต้องการของ
ผู้ใช้ ถ้าผลิตข้อมูลออกมาช้า ก็ไม่มีคุณค่าถึงแม้จะเป็นข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยาก็ตาม
3. ความสมบูรณ์ครบถ้วน (completeness) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมมาต้องเป็นข้อมูลที่ให้ข้อเท็จจริง
(facts) หรือข่าวสาร (information) ที่ครบถ้วนทุกด้านทุกประการ มิใช่ขาดส่วนหนึ่งส่วนใดไปทาให้
นาไปใช้การไม่ได้
4. ความกระทัดรัด (conciseness) ข้อมูล
ที่ได้รับส่วนใหญ่จะกระจัดกระจาย ควรจัด
ข้อมูลให้อยู่ใน รูปแบบที่กระทัดรัดไม่เยิ่น
เย้อ สะดวกต่อการใช้และค้นหา ผู้ใช้มี
ความเข้าใจได้ทันที
5. ความตรงกับความต้องการของ
ผู้ใช้ (relevance) ข้อมูลที่จัดทาขึ้นมาควร
เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้ ข้อมูลต้องการใช้ และ
จาเป็นต้องรู้ / ทราบ หรือเป็นประโยชน์ต่อ
การจัดทาแผน กาหนดนโยบายหรือ
ตัดสินปัญหาในเรื่องนั้นๆ ไม่ใช่เป็นข้อมูล
ที่จัดทาขึ้นมาอย่างมากมาย แต่ไม่มีใคร
ต้องการใช้หรือไม่ตรงกับความต้องการ
ของผู้ใช้ข้อมูล

3. 3
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
การแบ่งลาดับชั้นของการจัดการข้อมูล (hierarchy of date)
ในการจัดการข้อมูลจะมีการแบ่งข้อมูลออกเป็นลาดับชั้นเพื่อง่ายต่อการ เรียกใช้และ
ประมวลผล ลาดับชั้นข้อมูลพื้นฐานที่ควรทราบมีดังต่อไปนี้
บิต (Bit = Binary Digit)
เป็นลาดับชั้นของหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุด ดังที่ทราบกันดีแล้วว่าข้อมูลที่จะทางาน
ร่วมกับคอมพิวเตอร์ได้นั้น จะต้องเอามาแปลงให้อยู่ในรูปของเลขฐานสองเสียก่อน
คอมพิวเตอร์จึงจะเข้าใจและ ทางานตามที่ต้องการได้ เมื่อแปลงแล้วจะได้ตัวเลขแทน
สถานะเปิดและปิด ของสัญญาณไฟฟ้าที่เรียกว่า บิต เพียง 2 ค่าเท่านั้นคือ บิต 0 และ
บิต 1
ไบต์ (Byte)
เมื่อนาบิตมารวมกันหลายๆบิต จะได้หน่วยข้อมูลกลุ่มใหม่ที่เรียกว่า ไบต์ (Byte) ซึ่ง
จานวนของบิตที่ได้นั้นแต่ละกลุ่มอาจมีมากหรือน้อยบ้าง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของรหัสที่ใช้
เก็บ แต่โดยปกติกับการใช้งานในรหัสแอสกีทั่วไปจะได้กลุ่มของบิต 8 บิตด้วยกัน ซึ่งนิยม
มาแทนเป็นรหัสของตัวอักษร บางครั้งจึงนิยมเรียกข้อมูล 1 ไบต์ว่าเป็น 1 ตัวอักษร
ฟีลด์ หรือเขตของข้อมูล (Field)
ประกอบด้วยกลุ่มของตัวอักษรหรือไบต์ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปมาประกอบกันเป็นหน่วย
ข้อมูลที่ใหญ่ขึ้นแล้วแสดงลักษณะหรือความ หมายอย่างใดอย่างหนึ่ง ยกตัวอย่างเขต
ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน เช่น รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เงินเดือน ตาแหน่ง
เรคคอร์ด (Record)
เป็นกลุ่มของเขตข้อมูลหรือฟีลด์ที่มีความสัมพันธ์กัน และนามาจัดเก็บรวมกันเป็น
หน่วยใหม่ที่ใหญ่ขึ้นเพียงหน่วยเดียว ปกติในการจัดการข้อมูลใดมักประกอบด้วยเรคค
อร์ด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลเป็นหลัก
ไฟล์ หรือแฟ้มตารางข้อมูล (File)
ไฟล์ หรือแฟ้มข้อมูล เป็นการนาเอาข้อมูลทั้งหมดหลายๆเรคคอร์ดที่ต้องการจัดเก็บ
มาเรียงอยู่ในรู แปบของแฟ้มตารางข้อมูลเดียวกัน เช่น แฟ้มตารางข้อมูลเกี่ยวกับ
คะแนนนักศึกษาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ อาจประกอบด้วยเรคคอร์ดของนักศึกษา
หลายๆคนที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับ รหัสนักศึกษา ชื่อ นามสกุล และคะแนนที่ได้

4. 4
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
ฐานข้อมูล (Database)
เกิดจากการรวบรวมเอาแฟ้มตารางข้อมูลหลายๆแฟ้มที่มีความสัมพันธ์กันมา เก็บรวมกันไว้ที่เดียว
โดยจะมีการเก็บคาอธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างฐานข้อมูลหรือที่เรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล (data
dictionary) ซึ่งจะใช้อธิบายลักษณะของข้อมูลที่เก็บไว้ เป็นต้นว่า โครงสร้างของแต่ละตารางเป็นอย่างไร
ประกอบด้วยฟีลด์อะไรบ้าง คุณลักษณะของแต่ละฟีลด์และความสัมพันธ์ของแต่ละแฟ้มเป็นอย่างไร ซึ่ง
ข้อมูลเหล่านี้ถือว่ามีความจาเป็นมากและจะถูกเรียกใช้ในระหว่างที่มีการ ประมวลผลฐานข้อมูลนั่นเอง
ตัวอย่างฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลทะเบียนราษฎร์
ฐานข้อมูลทะเบียนนักศึกษา
ฐานข้อมูลบุคลากร
ฐานข้อมูลสินค้าคงคลัง
ฯลฯ
การจัดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล (File Organization)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
เป็นวิธีการกาหนดโครงสร้างเพื่อจัดเก็บข้อมูลไว้ในแฟ้มบนสื่อบันทึกข้อมูลสารอง
เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูล
มีความรวดเร็ว ถูกต้อง และเหมาะสมกับความต้องการ
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลาดับ (Sequential File Structure)
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลชนิดพื้นฐานที่สามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด
จัดเก็บข้อมูลแบบเรียงลาดับเรคอร์ดต่อเนื่องกันไป
การอ่านหรือค้นคืนข้อมูลจะข้ามลาดับไปอ่านโดยตรงไม่ได้
เหมาะสมกับงานที่มีการอ่านข้อมูลต่อเนื่องกันไปตามลาดับและในปริมาณมาก
จัดเก็บอยู่ในอุปกรณ์ประเภทเทปแม่เหล็ก (magnetic tape)

5. 5
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม (Direct/Random File Structure)
โครงสร้างแฟ้มข้อมูลที่เข้าถึงได้โดยตรง
สามารถเลือกหรืออ่านค่าได้โดยไม่จาเป็นต้องผ่านเรคอร์ดแรกๆ
การเข้าถึงข้อมูลทาได้เร็ว
จัดเก็บในสื่อที่มีการเข้าถึงได้โดยตรงประเภทจานแม่เหล็ก เช่นดิสเก็ตต์, ฮาร์ดดิสก์หรือ CD-
ROM
โครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแบบลาดับเชิงดรรชนี (Index Sequential File Structure)
รวมเอาความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่มและแบบเรียงตามลาดับเข้าไว้ด้วยกัน
ข้อมูลถูกเก็บเรียงกันตามลาดับไว้บนสื่อแบบสุ่ม และเข้าถึงข้อมูลผ่านแฟ้มข้อมูลลาดับเชิง
ดรรชนี (indexed sequential file)
ทางานได้ยืดหยุ่นกว่าวิธีอื่นโดยเฉพาะกรณีที่มีข้อมูลมากๆ
ข้อดีข้อเสียของแบบเรียงลาดับ (sequential file)

6. 6
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
ข้อดีข้อเสียของแบบสุ่ม (random file)
ข้อดีข้อเสียของแบบลาดับเชิงดรรชนี (indexed sequential file)
ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File type)
สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ
แฟ้มหลัก (Master file)
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file

7. 7
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
แฟ้มหลัก (Master file)
แฟ้มข้อมูลที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก
อาศัยข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลงเข้ามาทาให้มีความทันสมัย (up to date) ได้
เช่น แฟ้มหลักลูกค้าธนาคารซึ่งจะเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขบัญชี ยอดเงินคงเหลือ
ในบัญชีเป็นต้น
แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction file)
แฟ้มข้อมูลที่มีการเปลี่ยนหรือแก้ไขของรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อยและทาแบบประจาต่อเนื่อง
หรือเกิดขึ้นทุกวัน
มักจะนาไปใช้สาหรับการปรับปรุงแฟ้มหลัก
ตัวอย่างเช่น แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลงเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน (transaction file) ซึ่งจะมี
รายการบันทึกหรือลงเวลาเกิดขึ้นอยู่เป็นประจาทุกวัน
แฟ้มข้อมูลกับระบบฐานข้อมูล (File Processing Versus Database Systems)
ระบบฐานข้อมูล (Database Systems)
แก้ปัญหาความซ้าซ้อนกันของข้อมูลจากเหตุผลข้างต้น
จัดเก็บรวบรวมแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันมาจัดเรียงรวมกันเสียใหม่อย่างเป็นระเบียบ
สะดวกต่อการค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลร่วมกัน

8. 8
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
เครื่องมือสาหรับจัดการฐานข้อมูล (DBMS)
ลักษณะของ DBMS
ผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมาก
สามารถกาหนดโครงสร้างและดูแลรักษาฐานข้อมูลได้
ควบคุมการเข้าถึงของข้อมูลตามระดับการใช้งานที่ต้องการ
อาศัยส่วนของภาษาที่จัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะเรียกว่า
ภาษาคิวรี่ (query language)
ภาษาคิวรี่ (Query Language)
ภาษาที่ใช้สาหรับสอบถามหรือจัดการกับข้อมูลโดยเฉพาะ
ภาษาที่ได้รับความนิยมสูงสุดคือ ภาษา SQL(Structure Query Language)
องค์กร ANSI ได้ประกาศให้ SQL เป็นภาษามาตรฐานสาหรับระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิง
สัมพันธ์ (RDBMS)
DELETE ใช้สาหรับลบข้อมูลหรือลบเรคอร์ดใดๆ ในฐานข้อมูล
INSERT ใช้สาหรับเพิ่มข้อมูลหรือเพิ่มเรคอร์ดใดๆ เข้าไปในฐานข้อมูล
SELECT ใช้สาหรับเลือกข้อมูลหรือเลือกเรคอร์ดใดๆ ที่ต้องการจากฐานข้อมูล
UPDATE ใช้สาหรับแก้ไขข้อมูลหรือแก้ไขเรคอร์ดใดๆ ในฐานข้อมูล

9. 9
Document Name
Your Company Name (C) Copyright (Print Date) All Rights Reserved
ความสามารถโดยทั่วไปของระบบการจัดการฐานข้อมูล
สร้างฐานข้อมูล (create database)
วิเคราะห์และออกแบบข้อมูลก่อนสร้างฐานข้อมูลจริง
ระบบ DBMS ทั่วไป มีเครื่องมือช่วยสร้างอยู่ในโปรแกรม
อาศัยภาษา SQL ในการสั่งงาน เช่น สร้างฟีลด์หรือตาราง เป็นต้น
เพิ่ม เปลี่ยนแปลงและลบข้อมูล (add, change, and delete data)
สามารถเพิ่มค่ารายการในฐานข้อมูลได้ทุกเมื่อ เช่น เพิ่มค่าเรคอร์ดบางเรคอร์ดที่
ตกหล่นในการบันทึกข้อมูล
ข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น ที่อยู่ลูกค้าเปลี่ยนหรือเบอร์โทรศัพท์ถูกยกเลิก ก็
สามารถแก้ไขได้
ข้อมูลที่ไม่มีความจาเป็นต้องใช้ เช่น เรคอร์ดของนักศึกษาบางคนที่ลาออกไป
อาจลบออกไปได้เช่นกัน
จัดเรียงและค้นหาข้อมูล (sort and retrieve data)
DBMS มีคุณสมบัติที่ช่วยให้การเรียกค้นดูข้อมูลง่ายและสะดวก
สามารถจัดเรียงข้อมูลและเลือกได้ว่าจะให้ DBMS จัดเรียงแบบใดมากไปน้อย
หรือ เรียงตามลาดับเวลา
การค้นหาข้อมูลที่มีอยู่มาก สามารถระบุค่าเพียงบางส่วนให้ค้นหาได้
สร้างรูปแบบและรายงาน (creat form and report)
สามารถสร้างรูปแบบการแสดงผลบนหน้าจอ (form)
พิมพ์ผลลัพธ์รายการออกมาเป็นรายงาน (report)
ช่วยในเรื่องของการตัดสินใจและการวิเคราะห์ข้อมูล