Download to read offline
หน่วยที่ 5
- 1.
- 2. แนวคิด ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลัก จึงมีการนาเทคโนโลยี มาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคาร พาณิชย์การใช้ข้อมูลในหารตัดสินใจลงทุนซื้อขายหลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของ การดาเนินงานเป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การจึง ดาเนินการอย่างจริงจังเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูล และปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่าง ดี เพราะข้อมูลเป็นสิ่งมีค่ามีราคา การโจรกรรมข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ จึงเป็น ปัญหาสาคัญที่เกิดขึ้น ดังปรากฏเป็นข่าวทั้งในประเทศและต่างประเทศ
- 3.
- 4. ความหมายของข้อมูลกับสารสนเทศ ข้อมูล (Data orRaw Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆ (Fact) ที่ เกิดขึ้นที่มีอยู่ในโลก ใช้แทนด้วยตัวเลข ภาษา หรือสัญลักษณ์ที่ยังไม่มีการปรุงแต่ง หรือประมวลผลใดๆ ถ้าเป็นคาว่าข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ จะหมายถึงข้อเท็จจริงที่มี การเก็บรวบรวมไว้และมีความหมายในตัวเอง สารสนเทศ (Information) หมายถึง การนาข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มา ผ่านกระบวนการ (Process) เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือหมายถึงข้อมูลที่ได้ถูกกระทาให้มีความสัมพันธ์หรือมีความหมายนาไปใช้ ประโยชน์ได้ ฉะนั้น เมื่อกล่าวถึง “สารสนเทศ” ย่อมหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเปลี่ยนแปลง โดยการนาข้อมูลตั้งแต่ 2 ตัวขึ้นไป ที่มีความเกี่ยวข้องกันมาจัดกระทาหรือ ประมวลผล เพื่อให้มีความหมายหรือมีคุณค่าเพิ่มขั้น ตามวัตถุประสงค์การใช้
- 5. การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ความสาคัญของสารสนเทศ สารสนเทศมีความสาคัญและเป็นประโยชน์ต่อการจัดการในทุกระดับของ องค์การ ทั้งในการปฏิบัติงาน และการบริหารใช่ช่วยในการตัดสินใจ การวางแผน และการประเมินผลเปรียบเทียบช่วยเพิ่มระดับความรู้(Knowledge) ความ เข้าใจเกี่ยวกับข้อเท็จจริง สารสนเทศจะมีค่าหรือมีความหมายมากขึ้นเมื่อมีการใช้งาน มากขึ้นและสารสนเทศนั้นส่งผลกระทบถึงการตัวสินใจหรือการกระทาที่จะดาเนินการ ข้อมูลสารสนเทศในความหมายของผู้ใช้ผู้ใช้ข้อมูลและสารสนเทศแต่ละคน จะ มีการรับรู้ข้อมูลและสารสนเทศเดียวกันแตกต่างกันไปตามลักษณะของการใช้งาน และหน้าที่ความรับผิดชอบ สารสนเทศสาหรับคนๆ หนึ่งอาจจะเป็นข้อมูลดิบสาหรับ คนอื่นก็ได้เช่น ใบสั่งให้ส่งเอกสาร เป็นสารสนเทศของพนักงานส่งเอกสาร แต่เป็น ข้อมูลดิบของงานสารบรรณ ตัวอย่างการดาเนินการเกี่ยวกับเอกสารใบสั่งซื้อสินค้า จะมีความหมายและคุณค่าต่อผู้ที่เกี่ยวข้องแตกต่างกันออกไปตมหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติ
- 6. แหล่งข้อมูล ข้อมูลถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่สาคัญสาหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ ในยุคโลกาภิวัตน์ (Globalization) ที่การติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดนเกิดขึ้น อย่างมากมายทาให้ข้อมูลถูกเผยแพร่และกระจายการใช้งานกันได้อย่างทั่วถึงโดยปกติแล้ว ข้อมูลสาหรับการนามาประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้นจะได้มาจากแหล่งที่มา2 ประเภท ด้วยกัน คือ แหล่งข้อมูลภายใน เป็นแหล่งข้อมูลที่อยู่ภายในองค์กรทั่วไป ข้อมูลที่ได้แล้วใน องค์กร เช่น ยอดขายประจาปี ข้อมูลผู้ถือหุ้น รายงานกาไรขาดทุน รายชื่อพนักงานเปิดเผย ให้กับบุคคลพายนอกทราบหรือไม่ก็ได้ หากข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการ ดาเนินงานหลักขององค์กรและมีความสาคัญมาก แหล่งข้อมูลภายนอก เป็นแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ภายนอกองค์กร โดยทั่วไปแล้วส่านั้นมา (มารถนาข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ในองค์กรหรือนามาใช้กับการประมวลผลด้วย คอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้ระบบงานที่สมบูรณ์ขึ้นได้ ข้อมูลลูกค้า เจ้าหนี้ อัตราดอกเบี้ยสถาบัน การเงิน กฎหมายและอัตราภาษีของรัฐบาล หรืออาจรวมถึงข้อมูลบริษัทคู่แข่งด้วยซึ่งไม่ใช่ ข้อมูลที่มีอยู่ภายในบริษัทหรือองค์กรแต่อย่างใด เราสามารถหาข้อมูลจากแหล่งภายนอกนี้ ได้จากบริษัทผู้ให้บริการข้อมูลหรือจากหนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ หรือสื่ออื่นๆ ได้ทั่วไป
- 7. วิธีการรวบรวมข้อมูล จากแหล่งที่มาทั้งสองนี้ อาจจะได้มา2 รูปแบบคือ ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึงข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจาก แหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสารวจ การจด บันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องอัตโนมัติต่างๆ ที่ดาเนินการจัดเก็บข้อมูลให้ ได้เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูล พื้นฐานที่ได้มาจากจุดกาเนิดของข้อมูลนั้นๆ ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้วบางครั้งอาจจะมีการ ประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลไม่จาเป็นต้องไปสารวจเอง ดังตัวอย่าง ข้อมูลสถิติต่างๆ ที่หน่วยงานรัฐบาลทาไว้แล้ว เช่น สถิติจานวนประชากรแต่ละ จังหวัด สถิติการส่งสินค้าออก สถิติการนาสินค้าเข้า ข้อมูลเหล่านี้มีการตีพิมพ์ เผยแพร่เพื่อให้ใช้งานได้หรือนาเอาไปประมวลผลต่อ
- 8. ลักษณะของสารสนเทศที่นาเสนอ 1. ข้อมูลตัวเลข (NumericalData) ได้แก่ กลุ่มตัวอย่างทั้งที่เป็นจานวนเต็ม ทศนิยม หรือจานวนจริง ข้อมูลลักษณะนี้ใช้กันในการศึกษา คานวณทางวิทยาศาสตร์ การ พยากรณ์อากาศ เศรษฐกิจ ข้อมูลดรรชนีหุ้นของตลาดหลักทรัพย์ เป็นต้น 2. ข้อมูลตัวอักขระ (Alphabetical Data) ได้แก่ ตัวอักษรที่ใช้ในการเขียน ภาษาต่างๆ ทุกภาษา เช่น ตัวอักษร A-Z, ก-ฮ, สระ, วรรณยุกต์ รวมทั้งสัญลักษณ์ และ เครื่องหมายต่างๆซึ่งจะทาให้สามารถครอบคลุมสารสนเทศที่ใช้กันทั่วไปในทุกวงการ ทั้ง การศึกษา ค้นคว้า วิจัย วิทยาศาสตร์ และธุรกิจการพาณิชย์ เป็นต้น 3. ข้อมูลกราฟิก (Graphic Data) ได้แก่ ข้อมูลที่มีลักษณะเป็นรูปภาพ รูป จาลอง รูปวาด การวิเคราะห์ข้อมูลตัวเลขและแสดงผลในรูปแบบแผนผัง แผนภูมิ กราฟต่างๆ 4. ข้อมูลเสียง (Voice Data) ได้แก่ ข้อมูลที่ใช้ในการสื่อสารด้วยภาษาพูด เสียง ร้อง เสียงกริ่ง เสียงจากวิทยุ โดยทั่วไปแล้วมัดจะใช้ข้อมูลหลายประเภทควบคู่กันไปในการ สื่อสารและปฏิบัติงาน เช่น ใช้ข้อมูลเสียงในการสื่อสาร พูดคุย ประชุมและสั่งงาน เขียนบันทึก ข้อความในการสั่งการและสื่อสาร และอ่านข้อมูลทั้งที่เป็นตัวอักษร รูปภาพ เป็นต้น
- 9. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย 1. การเก็บรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจานวน มากและต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของ นักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็น จานวนมากมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจาก รหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดาในตาแหน่งต่างๆ ก็เป็น วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน 2. การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจาเป็นต้องมีการ ตรวจสอบข้อมูลเพื่อตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลที่จัดเก็บเข้าในระบบต้องมี ความเชื่อถือได้หากพบข้อผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าคอมพิวเตอร์แล้ว เปรียบเทียบ
- 10. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึง การนาข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อ บันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแลและทาสาเนาข้อมูลเพื่อให้ ใช้งานต่อไปในอนาคตได้ การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีวัตถุประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหา ข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยา รวดเร็ว จึงมีการนาคอมพิวเตอร์เข้มามีส่วนช่วยในการ ทางานทาให้การเรียกค้นกระทาได้ทันเวลา การทาสาเนาข้อมูล การทาสาเนาเพื่อที่จะนาข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนาไปแจกจ่ายใน ภายหลังจึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทาสาเนาหรือนาไปใช้อีกครั้งได้โดยง่าย การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสาร ข้อมูลจึงเป็นเรื่องสาคัญและมีบทบาที่สาคัญยิ่งที่จะทาให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทาได้ รวดเร็วและทันเวลา