1. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
1
ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น
ปัจจุบันฐานข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับการดาเนินชีวิตประจาวันโดยเฉพาะเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลเพื่อการนาไปใช้
หรือประมวลผล เพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ เนื่องจากฐานข้อมูลเป็นกลุ่มของข้อมูลที่สัมพันธ์กัน โดยมีระบบการจัดการ
ฐานข้อมูล(Database Management System : DBMS) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ทาหน้าที่ในการจัดการและควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูล
สาหรับการใช้งานฐานข้อมูล ผู้ใช้จะใช้งานผ่านโปรแกรมประยุกต์(Database Application) ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ติดต่อกับฐานข้อมูลเพื่อใช้
ในการประมวลผลให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ ตัวอย่างของระบบงานฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับชีวิตประจาวัน เช่น การซื้อของโดยใช้
บัตรเครดิต เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าโดยใช้บัตรเครดิต พนักงานขายก็สามารถตรวจสอบได้ว่าลูกค้ามีวงเงินที่สามารถชาระค่าสินค้าได้
หรือไม่ ซึ่งในการตรวจสอบนี้สามารถทาได้โดยการโทรศัพท์ตรวจสอบหรือการอ่านผ่านเครื่องอ่านบัตรอัตโนมัติที่เชื่อมต่อเข้ากับ
ระบบคอมพิวเตอร์ แต่ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดก็จะมีฐานข้อมูลเกี่ยวข้องที่ใดที่หนึ่งที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับการซื้อสินค้าที่ลูกค้าใช้บัตร
เครดิตในการชาระเงิน ในส่วนของการตรวจสอบวงเงินคงเหลือนั้น จะมีโปรแกรมที่ใช้หมายเลขบัตรเครดิตเพื่อตรวจสอบราคา
สินค้าที่ลูกค้าต้องการซื้อร่วมกับยอดซื้อทั้งหมดของเดือนว่ายังอยู่ในวงเงินที่กาหนดหรือไม่ เมื่อการซื้อสินค้าถูกยืนยัน รายละเอียด
ต่างๆในการซื้อสินค้าก็จะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูล หรือการจองตั๋วเครื่องบินผ่านตัวแทนจาหน่าย เมื่อลูกค้าต้องการจองหรือซื้อตั๋ว
เครื่องบิน พนักงานขายจะเข้าถึงฐานข้อมูลเพื่อค้นหาที่นั่งว่างที่เหลือของเที่ยวบินที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งอาจเป็นขาไปและขากลับ
และเมื่อลูกค้ายืนยันว่าต้องการซื้อหรือจองที่นั่งที่ต้องการแล้ว พนักงานก็จะบันทึกรายละเอียดในการจองและข้อมูลของลูกค้าลงใน
ฐานข้อมูล เมื่อถึงวันเวลาเดินทาง ลูกค้าก็ต้องนาตั๋วเครื่องบินที่ซื้อไว้มาเช็คอิน พนักงานก็สามารถดึงข้อมูลของลูกค้าขึ้นมา
ตรวจสอบความถูกต้องได้ เป็นต้น
ความหมายของฐานข้อมูลและระบบจัดการฐานข้อมูล
ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันนามาเก็บรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันอย่างมีระบบ และ
ข้อมูลที่ประกอบกันเป็นฐานข้อมูลนั้นต้องตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานขององค์กรด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ในสานักงานก็จะ
เก็บรวบรวมข้อมูลตั้งแต่หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่มาติดต่อจนถึงการเก็บเอกสารทุกอย่างของสานักงาน ซึ่งข้อมูลส่วนนี้จะมีส่วนที่
สัมพันธ์กันและเป็นที่ต้องการนาออกมาใช้ประโยชน์ต่อไปในภายหลัง โดยข้อมูลนั้นอาจจะเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ สถานที่ หรือ
เหตุการณ์ใดๆ ก็ได้ที่บุคคลสนใจศึกษา หรือข้อมูลได้มาจากการสังเกต การนับ การวัด รวมทั้งข้อมูลที่เป็นตัวเลข ข้อความ และ
รูปภาพต่างๆ ก็สามารถนามาจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลได้ แต่ข้อมูลทุกอย่างต้องมีความสัมพันธ์กัน เพราะจะต้องนามาใช้ประโยชน์
ต่อไปในอนาคต

2. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
2
ตัวอย่างของข้อมูล
ชื่อฐานข้อมูล กลุ่มข้อมูล
บริษัท พนักงาน
ลูกค้า
สินค้า
ใบสั่งสินค้า
โรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย นักเรียน
อาจารย์
วิชา
การลงทะเบียน
ระบบจัดการฐานข้อมูล หมายถึง กลุ่มโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ชนิดหนึ่งที่สร้างขึ้นมาเพื่อทาหน้าที่บริหารฐานข้อมูล
ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด เป็นเครื่องมือที่ช่วยอานวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยผู้ใช้ไม่จาเป็นต้องรับรู้
เกี่ยวกับรายละเอียดภายในโครงสร้างฐานข้อมูล ซึ่งระบบจัดการฐานข้อมูลจะเป็นตัวกลางในการเชื่อมโยงระหว่างผู้ใช้และ
โปรแกรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบฐานข้อมูล ตัวอย่างของระบบจัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ Microsoft Access,
FoxPro, SQL Server, Oracle, Informix, DB2 เป็นต้น
หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล มีดังนี้
1. กำหนดมำตรฐำนข้อมูล
2. ควบคุมกำรเข้ำถึงข้อมูลแบบต่ำง ๆ
3. ดูแล-จัดเก็บข้อมูลให้มีควำมถูกต้องแม่นยำ
4. จัดเรื่องกำรสำรอง และฟื้นสภำพแฟ้ มข้อมูล
5. จัดระเบียบแฟ้ มทำงกำยภำพ (Physical Organization)
6. รักษำควำมปลอดภัยของข้อมูลภำยในฐำนข้อมูล และป้ องกันไม่ใช้ข้อมูลสูญหำย
7. บำรุงรักษำฐำนข้อมูลให้เป็นอิสระจำกโปรแกรมแอพพลิเคชันอื่น ๆ
8. เชื่อมโยงข้อมูลที่มีควำมสัมพันธ์เข้ำด้วยกัน เพื่อรองรับควำมต้องกำรใช้ข้อมูลในระดับต่าง ๆ

3. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
3
ภาพที่ 1.1 ระบบจัดการฐานข้อมูล
แฟ้มข้อมูล
แฟ้มข้อมูล เป็นคาที่มีความหมายได้เป็น 2 นัย คือ Data File และ Database ดังนั้นจึงมีข้อแตกต่าง
ของแฟ้มข้อมูล ไว้ดังนี้
1. Data File คือ การรวบรวมข้อมูลหรือเรคอร์ดที่เกี่ยวข้องกันไว้เป็นชุดและจัดเก็บไว้
เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อดาเนินงานเฉพาะกิจภายในองค์กร ทั้งนี้อาจเป็นการรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ชั่วคราว หรืออาจ
เก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิงถึงภายหลังได้ มักจะเป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้เฉพาะกับโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งเท่านั้น
2. Database คือการรวบรวมข้อมูลที่สัมพันธ์กันและกาหนดรูปแบบการจัดเก็บอย่างเป็น
ระบบ การจัดเก็บที่เป็นฐานข้อมูลมักจะจัดเก็บไว้ที่หน่วยศูนย์กลาง ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้ในหลายๆ หน่วยงานใน
องค์กรสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้ตามความต้องการของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งอาจจะถูกเรียกใช้ได้เสมอๆ
เนื่องจากเป็นข้อมูลที่ใช้เป็นประจา
แฟ้มข้อมูล หมายถึง แฟ้มข้อมูลที่รวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันเก็บเอาไว้อย่างเป็นระบบ ซึ่ง
บางระบบอาจมีเพียงหนึ่งแฟ้มข้อมูลหรือมากกว่า ในการรวบรวมแฟ้มข้อมูลนั้นสามารถเก็บรวบรวมทั้งหมดไว้ที่
หน่วยศูนย์กลางภายในองค์กร หรือแยกเก็บแฟ้มข้อมูลเฉพาะเรื่องเก็บไว้ในแต่ละหน่วยงานได้ ดังนั้นคาว่า
แฟ้มข้อมูลในที่นี้จะไม่ได้มีความหมายจากัดเพียงแค่ชุดข้อมูลที่รวบรวมมาเพื่อใช้กับโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง
โดยเฉพาะเท่านั้น สาหรับการประมวลผลข้อมูลภายในแฟ้มข้อมูลนั้น ผู้ใช้จะต้องทราบว่าภายในแฟ้มข้อมูลนั้นๆ
มีเรคอร์ดที่ประกอบด้วยฟิลด์อะไรบ้าง แต่ละฟิลด์มีลักษณะอย่างไร ในกรณีที่มีเพียงหนึ่งแฟ้มข้อมูล การ
ระบบจัดกำรฐำนข้อมูล
(DBMS)
โปรแกรมรับสมัครนักศึกษำ
โปรแกรมกำรลงทะเบียน
โปรแกรมพฤติกรรมนักศึกษำ
- Student.Mdb
- Teacher.Mdb
- Suvject.Mdb

4. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
4
ประมวลผลจะไม่ยุ่งยากมากนัก แต่ในกรณีที่ต้องการใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลมากกว่าหนึ่งแฟ้มข้อมูล ผู้ใช้จะต้อง
พิจารณาว่าผลลัพธ์ที่ต้องการคืออะไร และการที่จะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการนั้นต้องอ่านค่าเข้ามาจากฟิลด์ใดใน
แฟ้มข้อมูลใดบ้าง ตัวอย่างเช่น โปรแกรมวิชาคอมพิวเตอร์สารสนเทศต้องการผลลัพธ์เป็นรายการชื่อนักศึกษา ชื่อ
อาจารย์ผู้สอนและเบอร์โทรศัพท์ของอาจารย์ผู้สอน แต่ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในสองแฟ้มข้อมูลแยกกัน คือ Horse file
และ Owner file ดังนั้นในการที่จะได้ผลลัพธ์ดังกล่าวจะต้องดาเนินการเป็นขั้นตอน ดังนี้
1. เปิด Horse file เพื่ออ่านเรคอร์ด
2. อ่านชื่อนักศึกษา และชื่ออาจารย์ผู้สอนเพื่อนามาออกเป็นผลลัพธ์ที่ต้องการ
3. ใช้ชื่อของอาจารย์ผู้สอนไปเชื่อมโยงกับเรคอร์ดใน Owner file
4. อ่านเบอร์โทรศัพท์ใน Owner file แล้วนามาออกเป็นผลลัพธ์
ภาพที่ 1.2 การประมวลผลข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลสองแฟ้ม
สมฤทัย รัศมี ดีเลิศ (044) 595-211
ชื่อ : สมฤทัย
เพศ : หญิง
ว/ด/ป เกิด : 1/09/2535
ชื่อ : รัศมี ดีเลิศ
สถานะ : อาจารย์ผู้สอน
ว/ด/ป ที่เริ่มสอน : 12/2/2547
ที่อยู่ : 509/3 ต.ในเมือง อ.เมือง
นครรำชสีมำ
เชื่อมโยง
โดย
ชื่ออาจารย์
ผู้สอน
Horse file Owner file

5. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
5
ภาพที่ 1.3 การประมวลความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลเพื่อออกใบแจ้งหนี้
ภาพที่ 1.4 ข้อมูลที่ได้จากแฟ้มข้อมูลลูกค้าและแฟ้มข้อมูลใบแจ้งหนี้เพื่อออกใบแจ้งหนี้
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าในการประมวลผลข้อมูลภายในแฟ้มข้อมูล นอกจากจาเป็นที่จะต้องทราบว่าภายในแต่ละ
แฟ้มข้อมูลมีข้อมูลอะไรบ้างแล้ว จะต้องทราบว่าสามารถเชื่อมโยงแฟ้มข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างไร ในกรณีที่ระบบมีความ
ซับซ้อนมากขึ้น การประมวลความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลต่างๆ ยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้น เช่น กรณีที่มีลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามา
บริษัทไทยน้าทิพย์ ใบแจ้งหนี้ เลขที่ J2343
เลขที่ 111 รามคาแหง 11
บางกะปิ กทม. 10000
20 กุมภาพันธ์ 2554
ใบแจ้งหนี้
นาส่ง
นายประหยัด มัฐยัด
โทร.02-2484848
ลาดับที่ หมายเลขสินค้า รายละเอียด ราคา/หน่วย จานวน ราคารวม
1 TACK-2397A โค๊ก 23.00 1 23.00
2 TACK-90100 เป๊ปซี่ 23.25 2 46.50
3 TACK-50031 น้าแดง 22.50 4 90.00
รวม 159.50
ข้อมูลจาก
แฟ้มข้อมูล
ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า
ลูกค้ำสั่งซื้อ
สินค้ำ
แฟ้มข้อมูล
ลูกค้า
แฟ้ มข้อมูล
สินค้ำ
แฟ้มข้อมูล
ใบแจ้งหนี้
แฟ้มข้อมูล
รายละเอียดการ
สั่งซื้อ

6. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
6
ข้อมูลในการสั่งสินค้าที่จะป้อนเข้าไปในระบบ ต้องนาไปตรวจสอบกับแฟ้มข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าทั้งหมดของบริษัท และ
แฟ้มข้อมูล รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่ เมื่อตรวจสอบและปรับเปลี่ยนค่าในแฟ้มข้อมูลทั้งสองเรียบร้อยแล้ว จึงนา
ค่าที่ได้ไปออกเป็นแฟ้มข้อมูลผลลัพธ์ให้กับอีกสองแฟ้มข้อมูล คือ แฟ้มข้อมูลใบแจ้งหนี้ ซึ่งแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับการติดต่อ
ของลูกค้าและแฟ้มรายละเอียดการสั่งซื้อ ซึ่งแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าแต่ละอย่างที่ลูกค้าสั่งซื้อ และจากแฟ้มข้อมูลผลลัพธ์
ทั้งสองแฟ้มข้อมูลรวมกับแฟ้มข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้าทั้งหมดของบริษัทได้ผลลัพธ์เป็นใบแจ้งหนี้ ซึ่งแสดงรายละเอียดของ
ราคาสินค้าที่ลูกค้าต้องจ่ายกลับออกมาเพื่อส่งต่อให้ลูกค้าต่อไป
ประเภทของแฟ้มข้อมูล
สามารถแบ่งชนิดของแฟ้มข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลข้อมูลคอมพิวเตอร์ในทางธุรกิจ ได้เป็น 5
ประเภท ดังนี้
1. แฟ้มข้อมูลรายการหลัก (Master file) ทาหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือมีสภาพ
ค่อนข้างคงที่ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัตินักศึกษา จะประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ เช่น รหัสนักศึกษา ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่
คณะ และโปรแกรมวิชา เป็นต้น ซึ่งการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายการหลักให้ทันสมัยสามารถทาได้ 3
รูปแบบคือ การเพิ่ม (Add) การลบออก (Delete) และการแก้ไข (Modify) เช่น การเพิ่มระเบียนของนักศึกษาใน
กรณีที่เป็นนักศึกษาใหม่ การลบระเบียนของนักศึกษาในกรณีที่นักศึกษาลาออก และการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ของ
นักศึกษา หรือ ข้อมูลของลูกค้าธนาคาร เช่น เลขที่บัญชี ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ ยอดเงินคงเหลือ ซึ่งจะถูกแก้ไขเมื่อมี
รายการฝากถอนเงินจากลูกค้า โดยการแก้ไขแฟ้มข้อมูลอาจทาได้โดยตรงหรือแก้ไขโดยใช้ข้อมูลจากแฟ้มข้อมูล
รายการเปลี่ยนแปลง
2. แฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction File) ทาหน้าที่จัดเก็บข้อมูลที่มักมีการเคลื่อนไหว
หรือมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เช่น แฟ้มข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักศึกษาที่จะต้องมีการลงทะเบียนเรียน
ในทุกๆ ภาคการศึกษา แฟ้มข้อมูลรายการฝาก-ถอนเงินในบัญชีลูกค้าธนาคาร หรือแฟ้มข้อมูลการขายสินค้า
ประจาวัน เป็นต้น
3. แฟ้มข้อมูลรายงาน (Report File) เป็นแฟ้มที่รายงานข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายการหลัก โดย
ระเบียนจากแฟ้มข้อมูลรายการหลักจะถูกดึงไปใช้ในการออกรายงาน

7. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
7
4. แฟ้มเรียงลาดับข้อมูล (Sort file) เป็นแฟ้มที่มีการจัดเรียงข้อมูลให้เป็นลาดับ โดยแฟ้มที่จะถูก
จัดเรียงข้อมูล อาจเป็นแฟ้มข้อมูลรายการหลัก หรือแฟ้มข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง หรือแฟ้มข้อมูลรายงานก็ได้
5. แฟ้มข้อมูลสารอง (Backup) ใช้เก็บสารองข้อมูลในแฟ้มข้อมูลที่มีความสาคัญสูง การสารองข้อมูล
เป็นสิ่งสาคัญมากในการใช้งานคอมพิวเตอร์ เนื่องจากสื่อที่เก็บข้อมูลต่างๆ อาจเกิดปัญหาได้โดยที่ผู้ใช้คาดไม่ถึง
ดังนั้นควรจัดเก็บข้อมูลลงบนสื่อบันทึกข้อมูลอื่นเพื่อเป็นการสารองข้อมูลในกรณีที่มีปัญหา ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่
สาคัญกลับมาใช้ใหม่
ระบบแฟ้มข้อมูล
ระบบแฟ้มข้อมูล(File System) คือ การจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบแฟ้มข้อมูลเป็นรูปแบบการจัดเก็บ
ข้อมูลแบบดั้งเดิมที่นิยมใช้กันเมื่อคอมพิวเตอร์ถูกใช้เป็นเครื่องมือในการจัดเก็บและประมวลผลสารสนเทศในยุค
เริ่มต้น การศึกษารูปแบบการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูลจะทาให้เห็นถึงข้อบกพร่องต่างๆ ที่เป็นสาเหตุให้การ
จัดเก็บข้อมูลแบบฐานข้อมูลได้รับความนิยมขึ้นมาแทนที่การจัดเก็บข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูล
ระบบแฟ้มข้อมูล หมายถึง การรวบรวมข้อมูลที่สัมพันธ์กันหรือเกี่ยวข้องกันมาไว้ที่เดียวกัน เพื่อให้
สะดวกในการเรียกใช้และค้นหาข้อมูล เช่น ดิสก์ การเก็บข้อมูลแบบไฟล์นี้การคงอยู่ของข้อมูลจะเป็นแบบถาวร
กว่าการเก็บข้อมูลไว้ในตัวแปรซึ่งเมื่อเราจบการทางานของโปรแกรมข้อมูลที่อยู่ภายในตัวแปรนั้นๆ จะหายไป
ดังนั้นในภาษา C จะมองข้อมูลที่เก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูล มีลักษณะเป็นข้อมูลที่อยู่ต่อเนื่องกัน ตั้งแต่ต้นแฟ้มข้อมูลจน
จบแฟ้มข้อมูล โดยไม่มีการแบ่งช่วงเหมือนกับภาษาระดับสูงทั่วๆ ซึ่งในการประมวลผลแฟ้มข้อมูลแต่ละครั้งผู้เขียน
โปรแกรมจะเป็นผู้กาหนดขอบเขตในการนาข้อมูลไปประมวลเอง
ระบบแฟ้มข้อมูลเป็นรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแบบคอมพิวเตอร์ที่เข้ามาแทนที่การจัดเก็บข้อมูลด้วย
เอกสารแบบเก่า ระบบแฟ้มข้อมูลถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของงานอุตสาหกรรมเพื่อให้การเข้าถึง
ข้อมูลมีประสิทธิภาพขึ้น ซึ่งโดยทั่วไปแล้วมักจะเกิดขึ้นในระบบแฟ้มข้อมูล

8. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
8
ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล
ในยุคเริ่มแรกของการนาคอมพิวเตอร์มาใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูล จะใช้ระบบแฟ้มข้อมูล ซึ่งแฟ้ม ข้อมูลแต่
ละแฟ้มมักจะถูกสร้างตามภาษาคอมพิวเตอร์ที่โปรแกรมเมอร์ใช้ในการเขียนโปรแกรม เช่น หาก โปรแกรมเมอร์ใช้
ภาษาซีในการเขียนโปรแกรม แฟ้มข้อมูลที่ถูกสร้างก็จะมีโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลตามโครงสร้างที่ภาษาซีกาหนด
ไว้ ซึ่งทาให้เกิดปัญหาระบบแฟ้มข้อมูล ดังนี้
1. ความซ้าซ้อนของข้อมูลเนื่องจากมีการเก็บข้อมูลชุดเดียวกันไว้หลายๆ ที่ เช่นแผนกบุคคล มีการ
เก็บข้อมูลพนักงานไว้ ส่วนแผนกบัญชี ก็มีการเก็บข้อมูลพนักงานไว้เช่นกัน เพื่อนาไปใช้ในระบบเงินเดือน ซึ่ง
ความซ้าซ้อนของข้อมูลนอกจากจะทาให้สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลแล้ว ยังก่อให้เกิดปัญหาตามมาอีก
มากมาย
2. ปัญหาจากการเพิ่ม, ลบ, แก้ไข ข้อมูลสาเหตุมาจากความซ้าซ้อนของข้อมูล เมื่อทาการเพิ่ม ลบ
หรือแก้ไข ข้อมูล ในแฟ้มข้อมูลหนึ่ง แต่ไม่ได้ทากับอีกแฟ้มข้อมูลหนึ่ง เช่น หากแผนกบุคคลมีการรับพนักงานใหม่
มีการเพิ่มข้อมูล แต่ในแผนกบัญชีไม่ได้มีการเพิ่มข้อมูล ก็จะทาให้ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือหากมีการแก้ไขข้อมูลชื่อ
พนักงานในแผนกบัญชี โดยไม่ได้แก้ไขในแผนกบุคคล ก็ทาให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกัน ทั้งที่เป็นข้อมูลของ
พนักงานคนเดียวกันแต่ข้อมูลที่ได้จะไม่ตรงกัน
3. ความไม่เป็นอิสระระหว่างโปรแกรมกับแฟ้มข้อมูลการใช้งานข้อมูลต่างๆ ในแฟ้มข้อมูลนั้น จะต้อง
เขียนโปรแกรมเพื่อนาข้อมูลนั้นมาใช้งาน ซึ่งลักษณะการเขียนโปรแกรมนั้นจะยึดติดกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
ทาให้เกิดความไม่เป็นอิสระของโครงสร้างแฟ้มข้อมูล หากต้องการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล เช่น เพิ่ม
ข้อมูลบางฟิลด์ โดยที่ฟิดล์ข้อมูลนั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับโปรแกรมที่มีอยู่เดิมเลย แต่ก็จาเป็นต้องแก้ไขโปรแกรมที่เคย
ใช้งานแฟ้มข้อมูลนั้น เนื่องจากโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลเปลี่ยนแปลงไป ทาให้โปรแกรมที่เคยเขียนไว้เรียกใช้
ข้อมูลผิดพลาดไปจากเดิม ดังนั้นจึงเกิดความไม่สะดวกในการปรับปรุงแก้ไขโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล
นอกจากปัญหาหลักๆ ที่กล่าวมาแล้ว ยังมีปัญหาอื่นๆ เช่น ความไม่ปลอดภัยของข้อมูล, ความไม่
สะดวกในการเรียกใช้งานข้อมูล หรือกรณีที่ความต้องการในการเรียกดูข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ เช่นเพิ่มการ
แสดงผลข้อมูลบางฟิลด์ ก็ต้องแก้ไขโปรแกรมทุกครั้ง

9. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
9
ข้อจากัดของการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูล
ในการประมวลผลข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูลก่อให้เกิดข้อจากัดในการปัญหาด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลถูกแบ่งและแยกไว้คนละไฟล์ เมื่อข้อมูลถูกแบ่งและแยกให้อยู่คนละไฟล์ การเข้าถึงข้อมูล
จึงเป็นไปได้ยาก ตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการแสดงรายการบ้านที่ตรงกับความต้องการของลูกค้า อันดับแรกต้อง
ทาการสร้างแฟ้มชั่วคราวซึ่งมีข้อมูลลูกค้าที่มีความต้องการสิ่งปลูกสร้างประเภท”บ้าน” โดยดึงข้อมูลมาจากแฟ้ม
ลูกค้าที่ต้องการเช่า หลังจากนั้นทาการค้นหาข้อมูลสิ่งปลูกสร้างประเภท”บ้าน” ในแฟ้มสิ่งปลูกสร้างที่ให้เช่าและ
มีค่าเช่า/เดือนไม่เกินค่าเช่าสูงสุดที่ลูกค้ากาหนด สาหรับระบบแฟ้มข้อมูลนี้ทาให้การประมวลผลดังกล่าวทาได้ยาก
ผู้พัฒนาโปรแกรมต้องประมวลผลแฟ้มข้อมูลจากทั้งสองแฟ้มในเวลาเดียวกันและคานึงถึงความถูกต้องของข้อมูล
ด้วย
2. ข้อมูลมีความซ้าซ้อนกัน เนื่องจากแต่ละฝ่ายก็จะมีระบบแฟ้มข้อมูลที่ประมวลผลงานของตนเอง
จึงทาให้ไม่สามารถควบคุมความซ้าซ้อนของข้อมูลได้ ดังนั้นการที่ไม่มีการควบคุมความซ้าซ้อนของข้อมูลทาให้เกิด
ปัญหาต่างๆ ดังนี้
2.1 ทาให้สิ้นเปลืองเงินและเวลาสาหรับการใช้งานข้อมูลที่มีอยู่ในหลายแฟ้ม
2.2 ทาให้สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล
2.3 ทาให้ขาดความคงสภาพของข้อมูล(Integrity) หรือกล่าวว่าข้อมูลไม่ต้องกัน
(Inconsistency)
3. มีความขึ้นต่อกันของข้อมูล โครงสร้างและการจัดเก็บข้อมูลของแฟ้มข้อมูลและรายการข้อมูล
ต่างๆ ถูกกาหนดไว้ในโปรแกรมประยุกต์ ทาให้การแก้ไขโครงสร้างแฟ้มข้อมูลทาได้ยาก ดังนั้นโปรแกรมเมอร์ต้อง
ตรวจดูทุกโปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดังกล่าวและแก้ไขให้ถูกต้อง หลังจากนั้นต้องทดสอบโปรแกรมดังกล่าว
หลังการแก้ไข ทาให้เสียเวลา คุณลักษณะของระบบแฟ้มข้อมูลแบบนี้เรียกอีกอย่างว่า การขึ้นต่อกันระหว่าง
โปรแกรมและข้อมูล(Program – Data dependence)
4. รูปแบบข้อมูลไม่ตรงกัน เนื่องจากโครงสร้างข้อมูลจะถูกฝังไว้ในส่วนของโปรแกรมประยุกต์ ทาให้
โครงสร้างแฟ้มข้อมูลขึ้นอยู่กับภาษาการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมประยุกต์ ตัวอย่างเช่น โครงสร้างของ

10. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
10
แฟ้มข้อมูลที่สร้างด้วยภาษา COBOL ก็จะแตกต่างจากโครงสร้างแฟ้มที่สร้างด้วยภาษา C จากโครงสร้างที่
แตกต่างกันทาให้การใช้ข้อมูลร่วมกันทาได้ยาก
5. โปรแกรมที่ใช้งานคงที่ไม่มีความยืดหยุ่น โปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งานในระบบแฟ้มข้อมูลจะ
ประมวลผลให้รายงานเฉพาะที่กาหนดไว้โดยผู้เขียนโปรแกรมเท่านั้น ทาให้ไม่สามารถแสดงรายงานที่ต้องการโดย
รายงานดังกล่าวเป็นรายงานที่ไม่ได้มีการวางแผนให้มีในโปรแกรมที่สร้างขึ้น หากต้องการได้รายงานดังกล่าวนั้น
ต้องทาการเขียนโปรแกรมขึ้นมาเพื่อประมวลผลใหม่ ทาให้ไม่สะดวกและสิ้นเปลืองถ้ารายงานนั้นไม่ได้มีการใช้
บ่อยครั้ง
หน้าที่ของระบบการจัดการฐานข้อมูล
ซอฟต์แวร์ระบบฐานการจัดการฐานข้อมูลที่ดีจะต้องทาหน้าที่แก้ปัญหาความไม่สมบูรณ์ ไม่คงเส้นคงวาของข้อมูลและ
ทาให้ข้อมูลมีความถูกต้องไม่ขัดแย้งกันได้ จึงต้องมีหน้าที่ให้ครอบคลุมหลาย ๆ ด้าน ดังนี้
1. หน้าที่จัดการพจนานุกรมข้อมูล ในการออกแบบฐานข้อมูลโดยปกติ ผู้ออกแบบได้เขียนพจนานุกรมข้อมูลในรูป
ของเอกสารให้กับโปรแกรมเมอร์ โปรแกรมเมอร์จะใช้ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการฐานข้อมูลสร้างพจนานุกรมข้อมูลต่อไป และ
สามารถกาหนดความสัมพันธ์ระหว่างตาราง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล จาเป็นต้องเปลี่ยนที่พจนานุกรมข้อมูลด้วย
โปรแกรมเมอร์สามารถเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลได้ทันที ต่อจากนั้นจึงให้พจนานุกรมข้อมูลพิมพ์รายงาน พจนานุกรมข้อมูลที่
เปลี่ยนแปลงไปแล้วเป็นเอกสารได้เลยทันที่ โดยไม่ต้องแก้ไขที่เอกสาร
2. หน้าที่จัดการแหล่งจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการฐานข้อมูลที่ทันสมัยจะไม่ทาหน้าที่เพียงจัดการแหล่งจัดเก็บ
ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเพิ่มหน้าที่ที่เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลเข้า
หรือกาหนดแบบจอภาพ แบบรายงาน หรือแม้แต่การตรวจสอบข้อมูลนาเข้าว่าถูกต้องหรือไม่ และจัดการเรื่องอื่นๆ อีกหลายอย่าง
3. การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล การเปลี่ยนรูปแบบและการแสดงผลข้อมูล เป็นหน้าที่สาหรับเปลี่ยน
ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าไปเป็นโครงสร้างข้อมูลจะจัดเก็บ ซึ่งอยู่ในมุมมองทางกายภาพ หรืออาจจะกล่าวได้ว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล
ทาข้อมูลให้เป็นอิสระจากโปรแกรมประยุกต์ได้
4. จัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลทาหน้าที่รักษาความมั่นคง ความปลอดภัยของ
ข้อมูล การไม่ยินยอมเข้าถึงข้อมูลจากผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าไปใช้ฐานข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งฐานข้อมูลประเภทผู้ใช้หลายคน
นอกจากนี้ยังสามารถกาหนดสิทธิ์ให้ผู้ใช้แต่ละคนใช้คาสั่ง เพิ่ม หรือลบ ปรับปรุงข้อมูลได้เป็นรายคนหรือรายกลุ่ม

11. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
11
5. ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล เป็นการทาหน้าที่ให้ผู้ใช้เข้าใช้ได้หลาย ๆ คนใน
เวลาเดียวกันโดยไม่ทาให้เกิดขัดข้องของข้อมูล ซึ่งจะเน้นกฎความสมบูรณ์ของข้อมูลและการใช้ข้อมูลพร้อมกัน
6. สารองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล การสารองข้อมูลและการกู้คืนข้อมูล เป็นหน้าที่ที่จาเป็นอย่างยิ่งเพื่อให้ผู้ใช้
ระบบฐานข้อมูลมั่นใจว่าข้อมูลที่จัดเก็บอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ได้เสียหาย ยังมีความสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลา ผู้ใช้ที่เป็นผู้บริหาร
ฐานข้อมูลสามารถใช้คาสั่งสารองข้อมูลและคาสั่งกู้คืนข้อมูลได้
7. จัดการด้านบูรณภาพของข้อมูล เป็นข้อกาหนดให้มีกฎความสมบูรณ์เป็นบูรณภาพ โดยจะให้มีข้อมูลที่ซ้าซ้อน
กันให้น้อยที่สุด แต่ให้มีความถูกต้องตรงกันให้มากที่สุด เพราะในระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะมีหลาย ๆ ตารางที่สัมพันธ์กัน
ตารางที่เกี่ยวข้องกันจะขัดแย้งกันไม่ได้
8. เป็นภาษาสาหรับจัดการข้อมูลและจัดสร้างส่วนประสานกับผู้ใช้ ระบบจัดการฐานข้อมูลจัดให้มีภาษาสาหรับ
สอบถาม เป็นภาษาที่เขียนเข้าใจง่ายไม่เหมือนภาษาชั้นสูงประเภท Procedural ทั่วไป ทาให้ผู้เขียนโปรแกรมภาษาระดับสูงเขียน
คาสั่งเข้าไปสอบถามข้อมูลหรือประมวลผลสารสนเทศได้ตามต้องการ
9. เป็นส่วนประสานกับผู้ใช้ในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล ระบบการจัดการฐานข้อมูลสมัยใหม่จะสนับสนุนการ
ทางานแบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเขียนคาสั่งด้วยโปรแกรมที่ทางานบน www เช่น browser ของ Internet Explorer
หรือ Netscape เป็นต้น
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูล
ในปัจจุบันเนื่องจากการขยายตัวของธุรกิจเกือบทุกประเภท ทาให้องค์กรหลายแห่งต้องประสบกับภาวะการณ์แข่งขัน
ในการดาเนินงานทางธุรกิจสูงมาก ในขณะที่ผู้บริหารของแต่ละองค์กรต่างก็ต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศที่มีความถูกต้องและ
รวดเร็วเพื่อใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ แต่ปัญหาที่ประสบในองค์กรหลายแห่งก็คือ การได้มาอย่างยากยิ่งซึ่งข้อมูลหรือ
สารสนเทศที่ถูกต้องและรวดเร็วอันเป็นสิ่งสาคัญและจาเป็นอย่างมากในระบบงาน ทาให้เกิดปัญหาตามมาในการบริหารจัดการ
ธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้สาเหตุของปัญหาดังกล่าวอาจเนื่องมาจากเหตุผลหลายประการ ได้แก่
1. ข้อมูลที่ใช้เพื่อการดาเนินงานอยู่ในสภาพกระจัดกระจาย ขาดการเก็บรวบรวมอย่างเหมาะสม ทาให้เกิดความไม่
สะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูลนั้น ๆ
2. ข้อมูลที่ใช้เพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจไม่เพียงพอ หรือไม่อาจค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ทันเวลา ทาให้ต้อง
เสียโอกาสทางการตลาดหรือทาให้การตัดสินใจบางเรื่องต้องผิดพลาดเสียหาย

12. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
12
3. การเก็บข้อมูลที่ซ้าซ้อนกันภายในหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น การเก็บบันทึกข้อมูลของพนักงานคนเดียวกันในองค์กร
อาจปรากฏข้อมูลของพนักงานคนเดียวกันนั้นซ้าซ้อนในหลายฝ่าย เมื่อต้องการปรับปรุง ข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน จึงต้องยุ่งยาก
เสียเวลาในดาเนินการหลายแห่งและอาจทาได้ไม่ครบถ้วนหรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นได้ง่าย ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปลี่ยนแปลง
แก้ไขนามสกุลของพนักงาน อาจต้องกระทาทั้งที่ฝ่ายบุคคลและฝ่ายการเงิน
4. ข้อมูลขาดความเป็นเอกภาพเนื่องมาจากการเก็บข้อมูลที่ซ้าซ้อนกัน ทาให้ปรากฏข้อมูลเรื่องเดียวกันในหลายที่
หลายฝ่ายและข้อมูลดังกล่าวไม่สอดคล้องกัน การเลือกใช้ข้อมูลที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสมเนื่องจากขาดการตรวจทานตรวจสอบ
ในเวลาที่เร่งรีบ อาจทาให้เกิดผลเสียหายต่อการวางแผนและตัดสินใจได้โดยง่าย
5. การขาดการประสานงานและความหย่อนประสิทธิภาพในการทางานของผู้ที่ปฏิบัติงานกับข้อมูล ทาให้การจัดเก็บ
ข้อมูลไม่เป็นระบบ การค้นหาข้อมูลจึงเป็นไปอย่างล่าช้า เป็นผลให้องค์กรไม่มีประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเท่าที่ควร
จากเหตุผลดังกล่าว ทาให้องค์กรมีการปรับปรุงการปฏิบัติงานโดยนาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้กับระบบงานที่ทาอยู่
เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการบริหารและจัดการองค์กร ทาให้ผู้บริหารได้รับข้อมูลและสารสนเทศที่จะนามาใช้ประโยชน์เพื่อการ
วางแผนและตัดสินใจได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ทั้งนี้ เนื่องจากความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการประมวลผลข้อมูลได้อย่าง
ถูกต้องและแม่นยา การจัดเก็บและค้นหาข้อมูลจานวนมากได้อย่างรวดเร็ว การจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์โดยใช้เทคนิคการ
จัดระบบฐานข้อมูล ทาให้ความซ้าซ้อนและการกระจัดกระจายในการจัดเก็บข้อมูลลดลง ทาให้การเรียกใช้ข้อมูลสามารถทาได้
อย่างถูกต้องทันเวลา เกิดความสะดวกและคล่องตัวในการปฏิบัติงาน
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากร
เนื่องจากบุคคลเป็นทรัพยากรที่สาคัญต่อการดาเนินงานและปฏิบัติงานขององค์กร ในการเก็บบันทึกประวัติบุคลากร
ของหน่วยงานแต่ละแห่ง ประวัติของบุคคลหนึ่งคนจึงประกอบด้วย
1. ข้อมูลเกี่ยวกับตนเองและครอบครัว เช่น ชื่อ-นามสกุล วัน/เดือน/ปีเกิด สถานภาพสมรส ชื่อ-นามสกุลของสามี
หรือภรรยา จานวนบุตร ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
2. ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการศึกษาในระดับต่างๆ เช่น ระดับการศึกษาสูงสุด สถานศึกษาที่จบ เกรดเฉลี่ย การทา
กิจกรรมพิเศษต่างๆ เป็นต้น
3. ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการเข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เช่น วัน/เดือน/ปี/ที่เข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดู
งาน สถานที่เข้ารับการฝึกอบรม/สัมมนา/ดูงาน เป็นต้น

13. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
13
4. ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติการทางานและการได้รับเลื่อนตาแหน่ง เช่น วัน/เดือน/ปีที่เริ่มทางาน สถานที่ทางาน อัตรา
เงินเดือน จานวนวันหยุด/วันลา เป็นต้น
5. ข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถพิเศษต่างๆ เช่น ความสามารถทางด้านภาษา ความสามารถทางด้านคอมพิวเตอร์
เป็นต้น
6. การใช้แรงงานคนจัดทาด้วยมือเพื่อเก็บบันทึก จัดเก็บ และค้นหาข้อมูลเอกสารประวัติบุคคลเพียงคนเดียวเพื่อนา
ใช้งานนั้นเป็นเรื่องที่ไม่ยุ่งยากมากนัก หากทว่าในหน่วยงานต่างๆ มักประกอบด้วยบุคคลที่สังกัดฝ่ายต่างๆ แผนกต่างๆ จานวนมาก
แต่ละคนต่างก็มีข้อมูลประวัติของตนเองและความสามารถต่างๆ ที่แตกต่างกันออกไป การจัดเก็บบันทึกข้อมูลเอกสารประวัติ
บุคลากรให้เป็นระเบียบ เพื่อจะได้สะดวกต่อการค้นหา/เรียกใช้เพื่อนาข้อมูลลับมาใช้ให้ทันเวลา จึงค่อนข้างเป็นเรื่องที่มี
ความสาคัญและจาเป็นมากทีเดียว
ดังนั้นการจัดการข้อมูลดังกล่าวจึงจาเป็นต้องใช้เทคนิคระบบการจัดการฐานข้อมูลเข้ามาช่วยในการดาเนินการแต่ละ
กิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นการเก็บบันทึก การค้นหา และการแก้ไข/เปลี่ยนแปลง/ปรับปรุงข้อมูล เพื่ออานวยความสะดวกแก่
ผู้ปฏิบัติงานและผู้ต้องการใช้ข้อมูลในเรื่องบุคลากร ทั้งนี้ ความสาคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานบุคลากร
อาจจาแนกตามระดับการทางานได้ดังนี้
1. ระดับบริหาร
โดยทั่วไปผู้บริหารระดับสูงจะเป็นผู้กาหนดนโยบายในการดาเนินงานขององค์กร ส่วนผู้บริหารระดับกลางจะเป็น
ผู้รับนโยบายเหล่านั้นมามอบหมายให้ผู้บริหารระดับปฏิบัติการนาไปดาเนินงาน ซึ่งผู้บริหารแต่ละระดับจาเป็นต้องใช้ฐานข้อมูล
ทางด้านบุคลากรเพื่อการวางแผน การตัดสินใจ การจัดสายงาน การอานวยการ และการควบคุมงานให้เหมาะสมในเรื่องต่าง ๆ เช่น
การจัดสรรบุคลากรเพื่อการปฏิบัติงานในตาแหน่งต่าง ๆ ตามความรู้และความสามารถ การวางแผนอัตรากาลังในหน่วยงานของ
องค์กรเพื่อรองรับ การขยายงาน การพิจารณาเงินเดือน/เลื่อนขั้น/ความดีความชอบจากผลการปฏิบัติงานและวันหยุด/วันลา เป็น
ต้น
2. ระดับปฏิบัติการและบริการ
การใช้ข้อมูลเพื่อการทางานของเจ้าหน้าที่ในระดับปฏิบัติการโดยส่วนใหญ่จะเป็นไปตามหน้าที่และสายงาน ซึ่ง
การใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรจะมีบทบาทในด้านการปฏิบัติงาน การติดต่อสื่อสารภายใน การควบคุมงาน และการติดตามงาน
เช่น การคิดภาษีเพื่อหักจากเงินเดือน ณ ที่จ่ายจาเป็นต้องทราบอัตราเงินเดือน สถานภาพสมรส และจานวนบุตร การแก้ไข/
เปลี่ยนแปลงข้อมูลชื่อ-นามสกุล การบันทึกข้อมูล การเพิ่มวุฒิ/การฝึกอบรม การติดต่อสื่อสารเพื่อติดตามงานระหว่างหน่วยงานใน
องค์กร เป็นต้น

14. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
14
3. ส่วนอื่น ๆ
การใช้ฐานข้อมูลทางด้านบุคลากรในส่วนอื่น ๆ จะมีบทบาทครอบคลุมถึงงานที่มีความสัมพันธ์กับสองส่วนแรก
โดยมักจะเกี่ยวข้องกับบุคคลภายนอกองค์กร ได้แก่ คู่แข่งหรือคู่ค้าของกิจการ หน่วยงาน อื่น ๆ ในภาครัฐหรือเอกชน เช่น งานที่
เกี่ยวข้องกับหน่วยงานภาครัฐที่ดูแลในเรื่องภาษีอากร การจ้างงาน สวัสดิการ รวมทั้งกฎหมาย/ข้อบังคับที่เกี่ยวกับบุคคลและการ
ดาเนินงานทางธุรกิจ
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา
ปัจจุบันสถานศึกษาหลายแห่งนาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นสื่อ/อุปกรณ์เพื่อประกอบการเรียนการสอนในลักษณะต่างๆ
เช่น การใช้วีดิทัศน์ เครื่องฉายภาพ บทเรียนคอมพิวเตอร์ช่วยสอน รวมทั้งมีการนาคอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบริหารจัดการต่างๆ ใน
สถานศึกษา เช่น การจัดทาทะเบียนประวัตินิสิตและอาจารย์ การคิดคะแนนและผลการสอบ การจัดทาตารางเรียน การใช้
คอมพิวเตอร์ในงานห้องสมุด เป็นต้น
การนาคอมพิวเตอร์มาใช้ในสถานศึกษาทาให้เกิดการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษา ซึ่งเป็นงานที่
ยุ่งยากและสลับซับซ้อนเป็นอย่างมาก หากต้องดาเนินการในงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดังกล่าวด้วยการใช้แรงงานคนทาด้วยมือ
เนื่องจากสถานศึกษาแต่ละแห่งต่างก็มีนักศึกษาจานวนมาก ไม่ว่าจะเป็นนักศึกษาเก่าและนักศึกษาใหม่ทั้งในระดับปริญญาตรีและ
สูงกว่า รวมทั้งในสถานศึกษาบางแห่งยังมีนักศึกษาภาคพิเศษและภาคสมทบในลักษณะอื่นอีกด้วย สานักทะเบียนของแต่ละ
สถานศึกษาจะต้องดาเนินการรับลงทะเบียนนักศึกษาแต่ละคนในทุกภาคและทุกปีการศึกษาภายในช่วงระยะเวลาที่ค่อนข้างจากัด
ซึ่งลักษณะของการลงทะเบียนยังอาจจาแนกได้เป็นการลงทะเบียนเรียนปกติ การลงทะเบียนล่าช้า การลาพักการศึกษา การเพิ่ม/
ถอนชุดวิชา ฯลฯ
หากพิจารณาเฉพาะการลงทะเบียนเรียนตามปกติจะพบว่า การเก็บบันทึกข้อมูลในเรื่องเกี่ยวกับ ใบลงทะเบียนของ
นักศึกษาในสถานศึกษาแต่ละแห่งประกอบด้วย
1. ข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษา เช่น รหัสประจาตัว ชื่อ-นามสกุล รหัสวิชาเอก คณะ เป็นต้น
2. ข้อมูลเกี่ยวกับอาจารย์ที่ปรึกษา เช่น รหัสอาจารย์ที่ปรึกษา ชื่ออาจารย์ เป็นต้น
3. ข้อมูลเกี่ยวกับชุดวิชาที่ลงทะเบียน เช่น ภาคการศึกษา ปีการศึกษา รหัสชุดวิชา ชื่อชุดวิชา จานวนหน่วยกิต
ค่ำลงทะเบียน เป็นต้น
นอกจากนี้ข้อมูลการลงทะเบียนของนักศึกษายังเกี่ยวข้องเชื่อมโยงและสัมพันธ์กับเรื่องอื่นๆ อีก เช่น จานวนหน่วยกิต
ขั้นต่าที่นักศึกษาจะต้องลงทะเบียน จานวนชุดวิชาที่เปิดสอนในแต่ละภาคการศึกษา ห้องเรียน/ชั้นเรียนที่ใช้ในการเรียนการสอน
อาจารย์ที่ทาการสอนในแต่ละชุดวิชา ฯลฯ

15. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
15
ดังนั้นความสาคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาอาจจาแนกตามผู้เกี่ยวข้องได้
ดังนี้
1. นักศึกษา
โดยทั่วไปในสถานศึกษาต่างๆ นักศึกษาจะเป็นผู้มีความต้องการใช้ข้อมูลและสารสนเทศเพื่อทาการวางแผนและ
ตัดสินใจในเรื่องการเรียนอย่างมาก เช่น ผลการศึกษาหรือเกรดเฉลี่ยในภาคการศึกษาที่ผ่านมา ข้อมูลการเรียนเกี่ยวกับวัน/เวลา/
ชุดวิชาที่เปิดสอน/จานวนหน่วยกิต/ชุดวิชาที่มีการจากัดจานวน ผู้เรียน ใบรายงานผลการศึกษา/รายละเอียดโครงสร้างหลักสูตร
ฯลฯ
2. อาจารย์
สาหรับความสาคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาต่ออาจารย์นั้นจะ
เกี่ยวข้องกับการวางแผนและการปฏิบัติงานในเรื่องการเรียนการสอน เช่น รายชื่อนักศึกษาใน การปรึกษา จานวนนักศึกษาที่
ลงทะเบียนเรียนในแต่ละชุดวิชา การคิดคะแนนและผลการสอบ ฯลฯ
3. ส่วนอื่น ๆ
ความสาคัญและประโยชน์ของการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานทะเบียนนักศึกษาในส่วนอื่น ๆ จะมีบทบาท
ครอบคลุมถึงงานที่มีความสัมพันธ์กับสองส่วนแรก ได้แก่ การจัดทาตารางเรียน การจัดทาใบเสร็จรับเงินค่าลงทะเบียน การคืนเงิน
ค่าลงทะเบียนเรียน การจัดสอบ การจัดทาใบรายงานผลการศึกษา การตรวจโครงสร้างการสาเร็จการศึกษา การจัดสวัสดิการและ
สิทธิประโยชน์เพื่อรองรับ เช่น งานห้องสมุด ฯลฯ
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์
งานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์เป็นงานหนึ่งที่มีความยุ่งยากและสลับซับซ้อนเป็นอย่างมาก หากต้องดาเนินการใช้
แรงงานคนจัดทาด้วยมือในงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลต่างๆ เช่น ระบบบัญชีเจ้าหนี้ ระบบบัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น ทั้งนี้ เนื่องจาก
งานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์เป็นงานที่เกี่ยวข้องสินค้าจานวนหลายรายการ ซึ่งทาการสั่งซื้อมาจากบริษัทขายส่งหลายแห่ง
และนามาทาการจาหน่ายในลักษณะการขายปลีกให้แก่ลูกค้าโดยทั่วไป
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์จึงเป็นการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานต่างๆ ได้แก่
การขายปลีก ระบบบัญชีเจ้าหนี้ และระบบบัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น ซึ่งการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลกับการขายปลีก ทาให้องค์กร
สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง ทาให้สามารถจัดทารายงานการขายประจาวันได้อย่างรวดเร็ว
ทั้งนี้ในงานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์ ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะเกิดขึ้นเมื่อองค์กรมีการสั่งซื้อสินค้าเข้ามา การบันทึกข้อมูลใบสั่งซื้อ

16. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
16
สินค้าด้วยการใช้เทคนิคระบบจัดการฐานข้อมูลจะทาให้สามารถพิมพ์รายงานเรียงตามลาดับวันที่ค้างชาระได้ ซึ่งรายงานนี้จะเป็น
ประโยชน์ต่อการนามาใช้เพื่อการบริหารจัดการการเงินขององค์กรให้มีประสิทธิภาพได้ และยังสามารถพิมพ์เช็คชาระหนี้รวมทั้ง
บันทึกรายการชาระหนี้ได้ จึงทาให้สามารถจัดทารายงานสรุปการจ่ายเงินในแต่ละวันได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
สาหรับการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ การบริหารสินค้าคงคลัง
จะเป็นการบริหารเพื่อให้สินค้าคงเหลือในคลังมีมูลค่าต่าสุด แต่ในขณะเดียวกันจะต้องมีสินค้าในคลังมากเพียงพอที่จะนามา
จาหน่ายให้แก่ลูกค้าได้โดยไม่ทาให้เสียโอกาสในการขาย ซึ่งจากการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลกับการขายปลีกและการบริหารสินค้าคง
คลัง จะทาให้ได้รายงานการขายสินค้า การรับ-ส่งสินค้าซึ่งทาให้สามารถจัดทารายงานแสดงยอดคงเหลือของสินค้าแต่ละชนิด
รายงานแสดงรายการสินค้า ณ จุดสั่งซื้อ รวมทั้งสามารถนามาใช้ในการพยากรณ์ยอดขายสินค้ารายการต่างๆ ได้ ซึ่งทาให้สามารถ
บริหารจัดการสถานภาพของสินค้าคงคลังได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ดังนั้นการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในงานซื้อขายสินค้าในซุปเปอร์สโตร์จึงช่วยให้ผู้บริหารขององค์กรสามารถหาคาตอบ
ในเรื่องต่าง ๆ ต่อไปนี้ได้ เช่น ความต้องการสินค้าของลูกค้าเพิ่มมากขึ้นหรือลดลง สินค้าชนิดใดที่ได้รับความนิยม/เสื่อมความนิยม
องค์กรเป็นหนี้การค้าหน่วยงานบริษัทใดบ้าง เป็นจานวนเงินมากน้อยเพียงใด เป็นต้น จากตัวอย่างที่กล่าวมานี้จะเห็นได้ว่า หาก
องค์กรมีการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลในการดาเนินงานแล้ว ผู้บริหารจะสามารถทาการวางแผนและตัดสินใจเพื่อตอบสนองต่อ
สถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ทันเวลา และถูกต้อง
สรุป
ฐานข้อมูลเป็นการรวบรวมกลุ่มของแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันและแฟ้ม ข้อมูลเป็นกลุ่มของระเบียน และระเบียนก็เป็น
กลุ่มของเขตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งจะได้ว่าฐานข้อมูลนั้นมีวิวัฒนาการมาจากแฟ้มข้อมูล และฐานข้อมูลมีด้วยกันหลายประเภท
ขึ้นกับเกณฑ์ที่ใช้ในการพิจารณา ระบบการจัดการฐานข้อมูล เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล โดยเริ่มจากการ
ได้รับข้อมูลจากผู้ใช้เข้ามาในส่วนของระบบการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งมีการแบ่งการทางานออกเป็น 2 ส่วนคือ ประมวลผลข้อคาถาม
และผู้จัดการหน่วยเก็บข้อมูล
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลนั้น เนื่องจากการขยายตัวของธุรกิจเกือบทุกประเภท ทาให้องค์กรหลายแห่งต้องประสบกับ
ภาวะการณ์แข่งขันในการดาเนินงานทางธุรกิจสูงมาก ในขณะที่ผู้บริหารของแต่ละองค์กรต่างก็ต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศที่มี
ความถูกต้องและรวดเร็วเพื่อใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ ดังนั้นจึงต้องมีการนาฐานข้อมูลมาประยุกต์ใช้ เช่น ประยุกต์ใช้กับงาน
ด้านบุคลากร งานด้านทะเบียนของนักศึกษา หรืองานด้านร้านค้า เป็นต้น

17. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
17
แบบฝึกหัดท้ายบท
1. จงอธิบายความหมายของฐานข้อมูล และระบบจัดการฐานข้อมูล พร้อมยกตัวอย่างประกอบ
2. หน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลมีอะไรบ้าง และมีส่วนช่วยในด้านการทางานของผู้บริหารอย่างไร
3. จงอธิบายความหมายของแฟ้มข้อมูล
4. ประเภทของแฟ้มข้อมูลมีกี่ประเภท อะไรบ้าง และแต่ละประเภทแตกต่างกันอย่างไร
5. ระบบฐานข้อมูลมีองค์ประกอบอะไรบ้าง วาดรูปประกอบการอธิบาย
6. ข้อจากัดของการประมวลผลแบบแฟ้มข้อมูลมีอะไรบ้าง จงอธิบาย
7. เพราะเหตุใดจึงต้องมีการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูล
8. จงอธิบายการประมวลผลฐานข้อมูลโดยวาดรูปประกอบการอธิบาย

18. ระบบฐานข้อมูลเบื้องต้น บทที่ 1
18
เอกสารอ้างอิง
ชนวัฒน์ ศรีสอ้าน. (2542). การออกแบบและพัฒนาฐานข้อมูล. มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี :
นครราชสีมา.
รวิวรรณ เทนอิสสระ. (2543). ฐานข้อมูลและการออกแบบ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น.
วราภรณ์ โกวิทวรางกูร. (2543). ระบบฐานข้อมูลและการออกแบบ. กรุงเทพฯ: ศูนย์หนังสือ จุฬาลงกรณ์
มหาวิทยาลัย.
Galindo, J.; Urrutia, A.; Piattini, M. (2006). Fuzzy Databases: Modeling, Design and
Implementation (FSQL guide). USA : Idea Group Publishing Hershey.
Galindo, J., Ed. (2008). Handbook on Fuzzy Information Processing in Databases.
Hershey, PA: Idea Group Inc.
Kroenke, David M. and David J. Auer. (2007). Database Concepts. 3rd ed. New York :
Prentice.