บทที่1ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูล และหลักการออกแบบฐานข้อมูล

15,893 views

Published on

บทที่1ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับฐานข้อมูล และหลักการออกแบบฐานข้อมูล

  1. 1. หน่ วยที่ 1 ความร้ ูพนฐานเกียวกับฐานข้ อมล และหลักการออกแบบฐานข้ อมล ื้ ่ ู ูหัวข้ อเรื่องและงาน ี่ ั ่ ความรู ้พ้ืนฐานเกยวกบข้อมูล ฐานข้อมูล ระบบฐานข้อมูลใน Access 2007 สวนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007 และหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดีสาระสํ าคัญ ี่ ั ่ ่ ็ ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริ งที่เกยวข้องกบสิ่ งตาง ๆ ทัวไป ฐานข้อมูล หมายถึง แหลงเกบ ่รวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่ งที่เกยวข้องกบหัวข้อหรื อจุดประสงค์อยางใดอยางหนึ่ง มีโครงการและการ ี่ ั ่ ่ ่ ่ ่ ี่จัดการอยางเป็ นระบบ ระบบฐานข้อมูล หมายถึง สวนประกอบตาง ๆ ที่เกยวข้องกบการใช้งานัฐานข้อมูล สวนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007 ได้แก่ ตาราง ฟอร์ม รายงาน แบบสอบถาม ่ ํแมโคร และโมดูล มีหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี มีกระบวนการ คือ กาหนดวัตถุประสงค์ของ ่ ่ฐานข้อมูล ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ แบงข้อมูลลงในตารางตาง ๆ เปลี่ยนรายการของ ้ข้อมูลให้เป็ นคอลัมน์ต่าง ๆ ระบุ คียแตละตาราง กาหนดความสัมพันธ์ของตาราง การปรั บการ ์ ่ ํออกแบบให้ดียงขึ้ น และการใช้กฎ Normalization ิ่จดประสงค์ การสอน ุ จดประสงค์ ทั่วไป ุ ี่ ั 1. เพื่อให้มีความรู ้ ความเข้าใจเกยวกบความหมายของข้อมูล ฐานข้อมูล และระบบฐานข้อมูล ี่ ั ่ 2. เพื่ อ ให้ มี ค วามรู ้ ค วามเข้า ใจเกยวกบ ระบบฐานข้อ มู ล และสวนประกอบ ของฐานข้อมูลใน Access 2007 3. เพื่อให้มีความรู ้ความเข้าใจ และมีทกษะในการหลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี ั จดประสงค์ เชิงพฤติกรรม ุ 1. สามารถอธิบายความหมายของข้อมูล ฐานข้อมูล และระบบฐานข้อมูลได้ ่ 2. สามารถอธิ บายและจําแนกระบบฐานข้อมูลและสวนประกอบของฐานข้อมูลในAccess 2007 ได้ 3. สามารถออกแบบฐานข้อมูลที่ดีได้
  2. 2. 1-2 เนือหา ้ 1. ข้ อมลและฐานข้ อมล ู ู ี่ ั ่ ่ ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริ งที่เกยวข้องกบสิ่ งตาง ๆ ทัวไป เชน ราคาสิ นค้า คะแนน ่ ่ ่ ั ่ ่ ของนักเรี ยนแตละคน ซึ่งปกติถือวาเป็ น ข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ยงไมได้ผานการประมวลผล ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้วเรี ยกวา สารสนเทศ (Information) เชน เมื่อนําคะแนน ่ ่ ็ ของนักเรี ยนทั้ งหมดมาประมวลผลกจะได้คะแนนสูงสุ ด คะแนนตํ่าสุ ดของนักเรี ยนทั้ งหมด ข้อมูลที่ นามาจัดเกบในฐานข้อมูลอาจอยู่ในรู ปของตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ รู ปภาพ ํ ็ เสี ยง หรื อภาพและเสี ยง ฐานข้อมูล (Database) หมายถึง แหลงเกบรวบรวมข้อมูลกลุ่มหนึ่งที่เกยวข้องกบหัวข้อ ่ ็ ี่ ั ่ ่ ่ หรื อจุดประสงค์อยางใดอยางหนึ่ง มีโครงการและการจัดการอยางเป็ นระบบ ข้อมูลที่บนทึกเกบไว้ ั ็ ้ สามารถปรับปรุ งแกไข สื บค้น และนํามาใช้ในการจัดการสารสนเทศได้อยางรวดเร็วและมี ่ ประสิ ทธิภาพ ่ ฐานข้อมูลในที่น้ ี หมายถึงฐานข้อมูลที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ สวนอุปกรณ์ที่เกบข้อมูลกคือ ็ ็ จานแมเหล็กหรื อฮาร์ ดดิ สกนันเอง ตัวอยางฐานข้อมูลที่ใช้กนทัวไป ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากร ่ ์ ่ ่ ั ่ ฐานข้อมูลนักศึกษา ฐานข้อมูลสิ นค้า ฯลฯ ปกติ ฐานข้อมูลจะถูกจัดเกบไว้ที่ส่ วนกลางของหนวยงานหรื อองค์กร เพื่อให้ผูใช้งาน ็ ่ ้ สามารถเรี ยกใช้ขอมูลรวมกนได้ โดยอาจใช้ขอมูลได้บางสวนหรื อทั้ งหมดขึ้ นอยู่กบการกาหนด ้ ่ ั ้ ่ ั ํ สิ ทธิ์ ในการใช้งาน ็ ั ็ ฐานข้อมูลอาจเกบข้อมูลไว้ในแฟ้ มเดียวกนหรื อแยกเกบหลาย ๆ แฟ้ มที่มีความสัมพันธ์กน ั ่ ่ โดยแตละแฟ้ มเรี ยกวา ตาราง (Table) ซึ่งมีลกษณะโครงสร้าง ดังรู ป ั ชื่อตาราง (Table)ตารางทั้ งหมด ระเบียน (Record) ฟิ ลด์ (Field) ่ รู ปที่ 1-1 สวนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007
  3. 3. 1-3 โครงสร้างของตารางประกอบด้วย 1. ชื่อตารางหรื อชื่อฐานข้อมูล (Database Name) 2. เขตข้อมูลในแนวตั้ ง (Column) หรื อฟิ ลด์ (Field) หลายฟิ ลด์ 3. รายการข้อมูลหรื อระเบียน (Record) หลายรายการในแนวนอน (Row) ตัวอยาง ตารางฐานข้อมูลชื่อ ข้อมูลนักศึกษา มีฟิลด์ต่าง ๆ ที่ไมซํ้ ากน เชน รหัสนักศึกษ ่ ่ ั ่ (StudentID) ชื่ อ นามสกุล ที่ อยู่ เมือง จังหวัด ฯลฯ ซึ่ งข้อมูลของนักศึ กษาแตละคนจัดเกบใน ่ ็ ระเบียนที่ไมซํ้ ากนตามฟิ ลด์ต่าง ๆ ่ ั ี่ ั ศัพท์สาคัญเกยวกบระบบฐานข้อมูล และการออกแบบระบบฐานข้อมูล คือ ํ ่ ่ 1. เอนทิต้ ี (Entity) เป็ นคําที่อางอิงถึงบุคคล สถานที่ และสิ่ งของตาง ๆ เชน สิ นค้า ้ หรื อวิชา ใบสั่งซื้ อหรื อบัตรลงทะเบียน และลูกค้าหรื อนักศึกษา เป็ นต้น ถ้าเราสนใจในการสร้าง ระบบฐานข้อมูลการสั่งซื้ อสิ นค้า เอนทิต้ ี ของระบบนี้ จะประกอบด้วย เอนทิต้ ีลูกค้า ใบสั่งซื้ อ ั สิ นค้า กบสิ นค้า ดังรู ป 2. แอตทริ บิวต์ (Attribute) เป็ นข้อมูลที่แสดงลักษณะของเอนทิต้ ี เชน แอตทิบิวต์่ ของเอนทิต้ ีลูกค้าหรื อนักศึกษา จะมีชื่อ ที่อยู่ และรหัสไปรษณี ย ์ สวนแอตทริ บิวต์ของเอนทิต้ ี ่ ใบสั่งซื้ อสิ นค้า จะมีรหัสใบสั่งซื้ อ วันที่ส่ังซื้ อ ชื่อสิ นค้า จํานวนสิ นค้าที่ส่ัง และราคาสิ นค้า เป็ น ต้น ซึ่งเราสามารถแสดงเอนทิต้ ี รวมทั้ งแอตทิบิวต์ได้ 3. ความสัมพันธ์ (Relationships) หมายถึง ความสัมพันธ์ระหวางเอนทิต้ ีต่าง ๆ ใน ่ ่ ระบบ เชน ในระบบการสั่งซื้ อสิ นค้า จะประกอบด้วยเอนทิต้ ีใบสั่งซื้ อสิ นค้า และเอนทิต้ ีลูกค้า ซึ่งมีความสัมพันธ์จากลูกค้าไปยังใบสังซื้ อสิ นค้าเป็ นแบบหนึ่งตอกลุ่ม (One – to - Many) เป็ นต้น ่ ่ ลูกค้า ใบสังซื้ อ ่ชื่อเอนทิต้ ี รหัสลูกค้า รหัสใบสังซื้ อ ่ แอตทริ บิวต์ ชื่อลูกค้า วันที่สงซื้ อ ั่ ทั้ งหมด ่ ที่อยูลูกค้า วันที่ส่ งสิ นค้า รหัสไปรษณี ย ์ รหัสลูกค้า หมายเลขโทรศัพท์ รหัสสิ นค้า จํานวนที่สง ั่ ่ รู ปที่ 1-2 สวนประกอบของเอนทิต้ ี แอตทริ บิวต์ และความสัมพันธ์ในระบบฐานข้อมูล
  4. 4. 1-4 ในระบบฐานข้อ มู ล เชิ ง สั ม พัน ธ์ น้ ั น เราจะต้อ งกาหนดชนิ ด ของคี ย ์ต่ าง ๆ เพื่ อ เป็ น ํ ่ ่แอตทริ บิวต์พิเศษที่ทาหน้าที่บางอยาง เชน เป็ นตัวแทนของตาราง ฯลฯ ซึ่งมีชนิดคีย ์ ดังนี้ ํ 1. Primary Key (คียหลัก) จะเป็ นฟิ ลด์ที่มีค่าไมซํ้ ากนเลยในแตละเรคอร์ดในตารา ์ ่ ั ่นั้ น เราสามารถใช้ฟิลด์ที่เป็ น Primary Key นี้ เป็ นตัวแทนของตารางนั้ นได้ทนที ั 2. Candidate Key (คียคู่แขง) เป็ นฟิ ลด์หนึ่ งหรื อหลายฟิ ลด์ที่พอเอามารวมกนแล้วมี ์ ่ ั ่ ่ ่คุณสมบัติเป็ น Primary Key (ไมซํ้ า) และไมได้ถูกใช้เป็ นคียหลัก เชน รหัสจังหวัดเป็ นคียหลัก ์ ์ ่ ็ ่ ่ ั ่ ่ ์่ ่สวนชื่อจังหวัดกไมซํ้ าเชนกน แตไมได้เป็ นคียหลักจึงเป็ นคียคูแขงแทน ์ ่ ่ 3. Composite Key บางตารางหาฟิ ลด์ไมซํ้ าไมได้เลย จึงต้องใช้หลาย ๆ ฟิ ลด์มา ั ั ่รวมกนเป็ น Primary Key ฟิ ลด์ที่ใช้รวมกนนี้ เราเรี ยกวา Composite Key 4. Foreign Key เป็ นฟิ ลด์ใดๆ ในตารางหนึ่ง (ฝั่ง Many) ที่มีความสัมพันธ์กบฟิ ลด์ัที่เป็ น Primary Key ในอีกตารางหนึ่ ง (ฝั่ง One) โดยที่ตารางทั้ งสองมีความสัมพันธ์แบบ One –to – Many ตอกน่ ั ่ ั ฐานข้อมูลมี หลายแบบแตที่ นิยมใช้กนมากที่สุดในปั จจุบน คือ ฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ ั ั(Relational Database) ซึ่ งมีโครงสร้างเป็ นตารางหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กนโดยใช้ฟิลด์ที่ ั ่เหมือนกน เชน รหัสนักศึกษา (StudentID) ่ รู ปที่ 1-3 สวนประกอบของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007 ลักษณะของฐานข้อมูลแบบสัมพันธ์ ่ ่ ่ ่ 1. คาของข้อมูลต้องเป็ นคาที่ไมสามารถแบงแยกออกไปได้อีก เชน ชื่อ ่ ่ ั ่ 2. คาในแนวตั้ ง (Column)หรื อฟิ ลด์ตองเป็ นแบบเดี ยวกน เชน ถ้าเป็ นฟิ ลด์สําหรั บ ้ ็ ็ ่ ่ ็เกบชื่อกต้องเป็ นชื่อจริ งทั้ งหมด ไมมีชื่อเลนมาเกบด้วย ่ ั ่ ่ ็ 3. ลําดับของฟิ ลด์ไมจําเป็ นต้องเรี ยงกน เชน อาจใช้ฟิลด์นามสกุลกอนฟิ ลด์ชื่อกได้ ั 4. ชื่อฟิ ลด์ในตารางเดียวกนจะต้องไมซํ้ ากน่ ั
  5. 5. 1-5 ํ ่ 5. ต้องกาหนดฟิ ลด์ใดฟิ ลด์หนึ่ งเป็ นดัชนี (Index)หรื อเรี ยกวา กุญแจหลัก (PrimaryKey) ่ ่ ั ั 6. ข้อมูลในแตละแถวหรื อระเบียนต้องไมซํ้ ากนกบแถวอื่น ่ ่ 7. ไมจําเป็ นต้องเรี ยงลําดับของข้อมูลแตละแถวหรื อระเบียน ัตารางที่ 1-1 การเปรี ยบเทียบศัพท์ทวไปกบศัพท์เทคนิคในระบบฐานข้อมูล ั่ ศัพท์ ทวไป ั่ ศัพท์ เทคนิคในระบบ ศัพท์ เทคนิคในฐานข้ อมลเชิง ู แฟมข้ อมล ้ ู สั มพันธ์ตาราง (Table) แฟ้ มข้อมูล (File) รี เลชัน (Relation)แถว (Row) ระเบียน (Record) ทูเพิล (Tuple)คอลัมน์ (Column) เขตข้อมูล (Field) แอตทริ บิวต์ (Attibute)จํานวนแถว จํานวนระเบียน คาร์ดินาลลิตี (Cardinality)จํานวนคอลัมน์ จํานวนเขตข้อมูล ดีกรี (Degree)ค่ า เ อ ก ลั ก ษ ณ์ (Unique คียหลัก ์ คียหลัก (Primary Key) ์Identifier)ขอบเขตของค่ าของข้ อมล ู ่ ขอบเขตของคาของข้อมูล โดเมน (Domain)2. ระบบฐานข้ อมล (Database System) ู ่ ่ ี่ ระบบฐานข้อมูล (Database System) หมายถึง สวนประกอบตาง ๆ ที่เกยวข้องกบการใช้ ั ่งานฐานข้อมูล อาจแบงเป็ นฮาร์ ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์แวร์ (Software) และบุคลากร (Personnel)เหมือนระบบคอมพิวเตอร์ ดังนี้ ฮาร์ ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่ องคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ประกอบ เชน ฮาร์ดดิสก์ ที่ ่ ็ ่ใช้เกบฐานข้อมูล อุปกรณ์นาเข้าข้อมูลแบบตางๆและโปรแกรมใช้งาน ํ ซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง โปรแกรมใช้งานและระบบการจัดการฐานข้อมูล ี่ ั บุคลากร (Personnel) หมายถึง บุคลากรที่เกยวข้องกบระบบหรื อผูใช้งานฐานข้อมูล ้ เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้ นอาจดูผงลักษณะการใช้งานระบบฐานข้อมูล ดังนี้ ั
  6. 6. 1-6 ผ้ ูใช้ ผ้ ูเขียนโปรแกรมใช้ งาน ผู้บริหารฐานข้ อมล ู (User) (Application Programmer) (Database Administrator) โปรแกรมใช้ งาน โปรแกรมใช้ งาน (Application Program) (Application Program) ระบบการจัดการฐานข้ อมล ู (Database Management System) ฐานข้ อมล ู (Database) รู ปที่ 1-4 ผังลักษณะการใช้งานระบบฐานข้อมูล ้ ี่ ั ่ ผูใช้งานฐานข้อมูล หรื อผูที่เกยวข้องกบฐานข้อมูลแบงได้เป็ น ้ 1. ผูใช้ (User) หมายถึง ผูที่ตองการใช้ฐานข้อมูลทัวไป การใช้งานอาจทําได้โดย ้ ้ ้ ่ ่ ่ ี่ ัผานโปรแกรมใช้งานหรื อผานระบบการจัดการฐานข้อมูลถ้ามีความรู ้เกยวกบระบบเพียงพอ 2. ผูเ้ ขียนโปรแกรมใช้งาน (Application Programmer) หมายถึง ผูที่สร้างฐานข้อมูล ้และพัฒ นาโปรแกรมใช้ง านสํา หรั บให้ผูใ ช้ส ามารถใช้ง านฐานข้อ มู ล ได้ง่ า ย และให้ผูบ ริ ห าร ้ ้ฐานข้อมูลสามารถจัดการฐานข้อมูลได้สะดวกขึ้ น 3. ผูบริ หารฐานข้อมูล (Database Administrator) หมายถึง ผูที่ออกแบบฐานข้อมูล ้ ้ดูแลรักษาและจัดการฐานข้อมูลให้ปลอดภัย ทันสมัย และถูกต้องอยูเ่ สมอ โปรแกรมใช้งานฐานข้อมูล อาจทําขึ้ นโดยใช้ภาษาคอมพิวเตอร์ ภาษาใดภาษาหนึ่ ง เชน ่วิชวลเบสิ ก (Visual Basic) หรื อใช้ภาษาสําหรับฐานข้อมูล คือ SQL (Structured Query Language)หรื อใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูล (DBMS: Database Management System) โดยตรงกได้ ็
  7. 7. 1-7 การใช้งานระบบฐานข้อมูล อาจเป็ นแบบใช้งานคนเดียว (Single User) หรื อระบบใช้งาน ่ ั ่ ่หลายคน (Multi - User) ที่ เชื่ อมตอกนเป็ นเครื อขาย (Network) ภายในหนวยงานที่เรี ยกวา ่ ่ ํ ัอินทราเน็ต (Intranet) หรื อใช้งานผานระบบอินเทอร์เน็ตที่กาลังเป็ นที่นิยมกนในปั จจุบน ั ระบบการจัดการฐานข้อมูล หมายถึง ชุดโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูล เช่น การ ้สร้างฐานข้อมูล การบันทึกข้อมูล การปรับปรุ งแกไขข้อมูล การสื บค้นข้อมูล การวิเคราะห์ขอมูล ้การจัดทํารายงาน และอื่น ๆ ตัวอยางของโปรแกรมที่ใช้จดการฐานข้อมูล ได้แก่ Microsoft Access, Microsoft SQL ่ ัServer, MySQL, Oracle เป็ นต้น3. ประโยชน์ ของระบบฐานข้ อมล ู ็ ั การจัดเกบข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลที่เดียวกนด้วยระบบการจัดการฐานข้อมูล มีประโยชน์ดังนี้ ่ ั ่ 1. สามารถใช้ข ้อ มู ล รวมกนได้ ผู ้ใ ช้แ ตละคนสามารถที่ จ ะใช้ข ้อ มู ล ในระบบฐานข้อมูลได้และโปรแกรมใช้งานหลายโปรแกรมอาจใช้ฐานข้อมูลรวมกนได้ ่ ั ํ 2. สามารถกาหนดมาตรฐานของข้อมูลได้ ผูบริ หารฐานข้อมูลอาจกาหนดมาตรฐาน ้ ํ ่ ็ ั ่ตางๆ ในการจัดเกบข้อมูลให้เป็ นลักษณะเดียวกน เชน โครงสร้างข้อมูล ประเภทของข้อมูล เป็ นต้น ็ 3. ลดความซํ้ าซ้อนของข้อมูลได้ ผูใช้ทุกคนที่ตองการจัดเกบข้อมูลจะใช้โดยผา ้ ้ ่ ่ ั ่ระบบการจัดการฐานข้อมูล ทําให้ขอมูลไมซํ้ ากนและไมเปลืองเนื้ อที่ในการเกบข้อมูล ้ ็ 4. ลดความขัด แย้ง ของข้อ มู ล ได้ ข้อ มู ล ชุ ด เดี ย วกนที่ ป รากฏอยู่ ห ลายแหงใน ั ่ ั ้ฐานข้อมูลจะต้องตรงกน ถ้ามีการแกไขข้อมูลนี้ ระบบการจัดการฐานข้อมูลจะต้องแกไขให้ถกต้อง ้ ู ัตามกนหมดโดยอัตโนมัติ 5. ป้ องกนและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ โดยกาหนดสิ ทธิ์ ของผูใช้แตละคน ั ํ ้ ่ตามระดับการใช้งาน เชน ผูใช้ทวไปอาจใช้ขอมูลบางสวน ผูใช้ที่มีหน้าที่บนทึกและแกไขข้อมูลก็ ่ ้ ่ั ้ ่ ้ ั ้มีสิทธิ์ ใช้ขอมูลได้อีกระดับหนึ่ง เป็ นต้น ้ ่ ่ 6. ดูแลรักษาฐานข้อมูลไดงาย เชน การทําสําเนาฐานข้อมูล การบูรณะฐานข้อมูลให้กลับสู่ สภาพปกติ4. ระบบฐานข้ อมลใน Access 2007 ู ็ ฐานข้อมูลเป็ นเครื่ องมือสําหรับการเกบรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถ ็ ี่ ั ็เกบข้อมูลเกยวกบบุคคล ผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้ อ หรื อสิ่ งอื่นใดกได้ ฐานข้อมูลจํานวนมากเริ่ มมาจากรายการในโปรแกรมประมวลผลคําหรื อโปรแกรมกระดาษคํานวณ เมื่อรายการมีขนาดใหญขึ้ น ่ ่ ัความซํ้ าซ้อนและความไมสอดคล้องกนของข้อมูลจะเริ่ มปรากฏขึ้ น การดูขอมูลในฟอร์ มรายการ ้
  8. 8. 1-8 ่ ้ ั ่เริ่ มไมเข้าใจ และมีขอจํากดในการค้นหาหรื อดึงเซตยอยของข้อมูลมาตรวจทาน เมื่อปั ญหาดังกลาว ่ ิ ่เกดขึ้ นแล้ว จึ งเป็ นการดี ที่จะโอนถายข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้ างขึ้ นด้วยระบบการจัดการ ่ฐานข้อมูล (DBMS) เชน MS Access 2007 ฐานข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์เป็ นคอนเทนเนอร์ของวัตถุ โดยฐานข้อมูลหนึ่งชุดสามารถ ่ ่ ่มีตารางได้มากกวาหนึ่ งตาราง ตัวอยางเชน ระบบติดตามสิ นค้าคงคลังหนึ่ งระบบจะใช้ขอมูลจาก ้ ่ ่ ่ตารางสามตารางไมใชจากฐานข้อมูลสามชุด แตฐานข้อมูลหนึ่งชุดนั้ นสามารถมีตารางได้สามตาราง ่่ ่เว้นแตวาฐานข้อมูลนั้ นจะถูกออกแบบพิเศษให้ใช้ขอมูลหรื อโค้ดจากแหลงข้อมูลอื่นได้ ฐานข้อมูล ้ ็ ั ่Access จะเกบตารางไว้ในแฟ้ มข้อมูลเดียว พร้อมกบวัตถุอื่นด้วย เชน ฟอร์ม รายงาน แมโคร และโมดูล โดยฐานข้อมูลที่สร้างในรู ปแบบ Access 2007 จะมีนามสกุลเป็ น .accdb และฐานข้อมูลที่ ่สร้างในรู ปแบบของ Access รุ่ นกอนหน้าจะมีนามสกุลแฟ้ มเป็ น .mdb คุณสามารถใช้ Access 2007 ่ ่ ่สร้างแฟ้ มข้อมูลในรู ปแบบแฟ้ มของรุ่ นกอนหน้าได้ (ตัวอยางเชน Access 2000 และ Access 2002-2003) ความจําเป็ นในการใช้ Access 2007 คือ ่ ่ ่ 1. เพิ่มข้อมูลใหมลงในฐานข้อมูล เชน รายการใหมในสิ นค้าคงคลัง ้ ่ ่ ่ ั 2. แกไขข้อมูลที่มีอยูในฐานข้อมูล เชน การเปลี่ยนตําแหนงที่ต้ งปั จจุบนของรายการ ั 3. ลบข้อมูล ถ้ารายการถูกขายออกหรื อละทิ้งแล้ว 4. จัดระเบียบและดูขอมูลด้วยวิธีต่างๆ ้ ่ ั ั ้ ่ 5. ใช้ขอมูลรวมกนกบผูอื่นผานทางรายงาน ข้อความอี เมล อิ นทราเน็ ต หรื อ ้อินเทอร์เน็ต5. ส่ วนประกอบของฐานข้ อมล Access 2007 ู ่ สวนประกอบของฐานข้อมูล Access 2007 มีดงตอไปนี้ ั ่ 5.1 ตาราง (Table) ั ตารางฐานข้อมูลจะมีลกษณะคล้ายกบกระดาษคํานวณ นันคือข้อมูลจะถูกเกบไว้ใน ั ่ ็ ่ ่แถวและคอลัมน์ ดังนั้ น จึงเป็ นเรื่ องคอนข้างงายในการนําเข้าข้อมูลจากกระดาษคํานวณไปยังตาราง ่ ่ ็ฐานข้อมูล โดยข้อแตกตางที่สําคัญระหวางการเกบข้อมูลในกระดาษคํานวณและการเกบใน ็ ่ฐานข้อมูลจะอยูที่วิธีการจัดระเบียบข้อมูล
  9. 9. 1-9 รู ปที่ 1-5 ตารางฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007 ่ เมื่อต้องการความยืดหยุนสําหรับฐานข้อมูลให้มากที่สุด ข้อมูลต้องมีการจัดระเบียบลง ่ ิ ่ ่ ็ ี่ ัในตารางเพื่อไมให้เกดความซํ้ าซ้อน ตัวอยางเชน ถ้าคุณจะเกบข้อมูลเกยวกบนักศึกษาหรื อพนักงาน ่ ็ควรป้ อนข้อมูลของนักศึกษาหรื อพนักงานแตละคนเข้าไปในตารางที่ใช้เกบข้อมูลนักศึกษาหรื อ ี่ ั ็พนักงานเพียงครั้ งเดียว ข้อมูลเกยวกบผลิตภัณฑ์จะเกบในตารางของวิชาหรื อผลิตภัณฑ์ และข้อมูล ี่ ั ่ ็ ่เกยวกบที่อยูของสาขาจะเกบในตารางอื่น กระบวนการนี้ เรี ยกวา การทํา Normalization ่ ็ แตละแถวในตารางจะถูกอ้างอิงเป็ นหนึ่ งระเบียน ระเบียนคือที่ที่ใช้เกบข้อมูลแตละ ่ ่ ่ ่สวน แตละระเบียนจะประกอบด้วยเขตข้อมูลอยางน้อยหนึ่งเขตข้อมูล เขตข้อมูลจะสอดคล้องกบ ั ่ ่ ่คอลัมน์ในตาราง ตัวอยางเชน ถ้ามีตารางหนึ่ งที่ชื่อ “ข้อมูลนักศึกษา” ซึ่งแตละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูล เกยวกบนักศึกษาหนึ่ งคน และแตละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีชนิ ดข้อมูลที่ต่างกน เชน ชื่อ ี่ ั ่ ั ่นามสกุล ที่อยู่ และอื่น ๆ เขตข้อมูลนั้ นต้องได้รับการออกแบบให้มีชนิ ดข้อมูลที่แนนอน ไมวาจะ ่ ่่เป็ นข้อความ วันที่หรื อเวลา ตัวเลข หรื อชนิดข้อมูลอื่น ๆ ็ อีกวิธีหนึ่ งที่จะอธิ บายให้เห็ นภาพของระเบียนและเขตข้อมูลกคือให้นึกถึงชุ ดบัตร ่ ่ ่ ้ ัข้อมูลรุ่ นเกาของห้องสมุด โดยบัตรข้อมูลแตละใบที่อยูในตูบตรรายการจะเทียบเทากบระเบียนใน ่ ั ่ ่ ่ ่ ้ ่ฐานข้อมูล สวนข้อมูลแตละสวนบนบัตรแตละใบ (ชื่อผูแตง ชื่อเรื่ อง และอื่น ๆ) จะเทียบเทากบเขต ่ ัข้อมูลในฐานข้อมูล
  10. 10. 1-10 5.2 ฟอร์ ม (Form) ่ ่ ในบางครั้ งฟอร์มจะถูกอ้างอิงเป็ น “หน้าจอสําหรับป้ อนข้อมูล” ซึ่งเป็ นสวนติดตอที่ใช้ ัทํางานกบข้อมูล และฟอร์ มมักมีปุ่มคําสั่งที่ใช้ดาเนิ นการคําสั่งได้หลากหลาย สามารถสร้าง ํ ่ ้ ่ ่ ่ฐานข้อมูลโดยไมต้องใช้ฟอร์ มด้วยการแกไขข้อมูลอยางงาย ๆ ในแผนข้อมูลตาราง อยางไรกตาม ่ ็ ่ ่ ้ผูใช้ฐานข้อมูลสวนใหญต้องการที่จะใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้ อนข้อมูล และแกไขข้อมูลในตารางมากกวา ้ ่ รู ปที่ 1-6 ฟอร์มของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007 ฟอร์ มจะให้รูปแบบที่ ง่ ายตอการใช้สําหรั บทํางานกบข้อมูล และสามารถเพิ่ม ่ ั ่ ัองค์ประกอบการใช้งาน เชน ปุ่ มคําสั่ง ลงในฟอร์มได้ดวย คุณอาจเขียนโปรแกรมให้กบปุ่ มตาง ๆ ้ ่ ํ ่เพื่อใช้กาหนดวาจะให้ขอมูลใดบ้างปรากฏบนฟอร์ม เปิ ดฟอร์มหรื อรายงานอื่น ๆ หรื อดําเนิ นงาน ้ ่ ่อื่นหลากหลายประเภท ตัวอยางเชน อาจมี ฟอร์ มชื่ อ “ข้อมูลนักศึกษา” ที่ ใช้ทางานกบข้อมูล ํ ันักศึกษา ฟอร์มนักศึกษา อาจมีปุ่มที่ใช้เปิ ดฟอร์มบัตรลงทะเบียนที่สามารถป้ อนรายการลงทะเบียน ่ใหมสําหรับนักศึกษาคนนั้ นได้ นอกจากนี้ ฟอร์มยังอนุญาตให้เราสามารถควบคุมวิธีที่ผใช้รายอื่นจะโต้ตอบกบข้อมูล ู้ ั ่ ่ในฐานข้อมูลด้วย ตัวอยางเชน สามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะบางเขตข้อมูลและอนุญาตให้มีการ ่ ่ ่ ั ่ ่ดําเนินการได้เพียงบางอยางเทานั้ น สิ่ งนี้ จะชวยป้ องกนข้อมูลและทําให้แนใจได้วาข้อมูลจะถูกป้ อนอย่างถูกต้อง 5.3 รายงาน (Report) ่ รายงานเป็ นสิ่ งที่ต้องใช้เพื่อสรุ ปและนําเสนอข้อมูลในตาราง บอยครั้ งที่รายงานจะตอบคําถามตามที่ระบุไว้ เชน “เรารับเงินจากนักศึกษาแตละคนเป็ นจํานวนเทาไรในรุ่ นนี้ ” หรื อ ่ ่ ่
  11. 11. 1-11 ่ ่ ํ“นักศึกษาของเราอยูที่ไหนบ้าง” แตละรายงานสามารถกาหนดรู ปแบบให้นาเสนอข้อมูลในรู ปแบบ ํที่อ่านงายที่สุดได้ ่ รู ปที่ 1-7 รายงานของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007 ็ รายงานสามารถถูกเรี ยกใช้เวลาใดกได้ และจะแสดงข้อมูลปั จจุบนในฐานข้อมูลเสมอ ั ่ ็โดยทัวไปรายงานจะถูกจัดรู ปแบบให้สามารถพิมพ์ออกมาได้ แตกยังสามารถดูรายงานบนหน้าจอ ่ ่ ่ ่ ัสงออกไปยังโปรแกรมอื่น หรื อสงเป็ นข้อความอีเมลได้เชนกน 5.4 แบบสอบถาม (Query) แบบสอบถามเป็ นสวนสําคัญในฐานข้อมูลและสามารถดําเนินการฟังกชันที่ต่างกนได้ ่ ์ ั ์ ่ ่ ่จํานวนมาก ฟั งกชันทัวไปสวนใหญของแบบสอบถาม คือ การดึ งข้อมูลที่ระบุจากตารางตาง ๆ ่ ่ ็ออกมา โดยข้อมูลที่คุณต้องการดูอาจจะกระจายอยูในหลาย ๆ ตารางกได้ และแบบสอบถามจะทํา ่ ่ให้สามารถดูขอมูลที่ตองการได้ในรู ปของแผนข้อมูลเดียว นอกจากนี้ ถ้าเราไมต้องการดูระเบียน ้ ้ ัทั้ งหมดพร้อมกน แบบสอบถามจะให้เพิ่มเงื่อนไขเพื่อ “กรอง” ข้อมูลเอาเฉพาะระเบียนที่ตองการ ้ ่ ่ ่ออกมา บอยครั้ งที่แบบสอบถามทําหน้าที่เป็ นแหลงระเบียนสําหรับฟอร์มและรายงานตาง ๆ
  12. 12. 1-12 รู ปที่ 1-8 แบบสอบถามของฐานข้อมูลในโปรแกรม Microsoft Access 2007 ่ แบบสอบถามบางชุด “สามารถปรับปรุ งได้” นันหมายความวา สามารถแกไขข้อมูล ่ ้ ่ ่ในตารางต้นแบบผานแผนข้อมูลแบบสอบถามได้ ถ้าทํางานในแบบสอบถามที่สามารถปรับปรุ งได้ ่ ั ่ ่ ่ ่โปรดจําไว้วาการเปลี่ยนแปลงจะมีผลกบตารางตาง ๆ ด้วย ไมใชเฉพาะในแผนข้อมูลแบบสอบถาม ่เทานั้ น แบบสอบถามมีรูปแบบพื้นฐานสองรู ปแบบ ได้แก่ แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูลและแบบสอบถามแอคชัน แบบสอบถามแบบใช้เลือกข้อมูล จะเรี ยกใช้ขอมูลและทําให้ขอมูลพร้อม ้ ้ ่ ่ใช้งานได้อยางงายดาย สามารถดูผลลัพธ์ของแบบสอบถามบนหน้าจอ พิมพ์แบบสอบถาม หรื อ ่คัดลอกไปยังคลิปบอร์ ด หรื อยังสามารถใช้ผลลัพธ์ของแบบสอบถามเป็ นแหลงระเบียนสําหรับ ่ ัฟอร์มหรื อรายงานได้ สวนแบบสอบถามแอคชัน จะดําเนิ นงานกบข้อมูล โดยแบบสอบถามแอคชันสามารถใช้สร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ ปรับปรุ งข้อมูล หรื อลบข้อมูลได้ 5.5 แมโคร (Macros) ั แมโครใน Access 2007 นั้ นจะเหมือนกบภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรมอยางงายที่ ่ ่ ั ่ ่สามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กบฐานข้อมูล ตัวอยางเชน สามารถแนบแมโครลงในปุ่ ม ็คําสั่งบนฟอร์ ม เพื่อให้แมโครนั้ นทํางานเมื่อใดกตามที่มีการกดปุ่ ม แมโครจะมีแอคชันที่ใช้ ่ ่ดําเนินงานหลายอยาง เชน การเปิ ดรายงาน การเรี ยกใช้แบบสอบถาม หรื อการปิ ดฐานข้อมูล โดย ั ่ ่ ํการดําเนิ นการกบฐานข้อมูลสวนใหญที่ทาด้วยตนเองนั้ นสามารถทําได้อตโนมัติโดยใช้แมโคร ัดังนั้ นแมโครจึงเป็ นเครื่ องมือที่ช่วยประหยัดเวลาที่อยางมาก ่
  13. 13. 1-13 รู ปที่ 1-9 ปุ่ มเครื่ องมือแมโครในโปรแกรม Microsoft Access 2007 5.6 โมดล (Modules) ู ั โมดูล (คล้ายแมโคร) เป็ นวัตถุที่สามารถใช้เพื่อเพิ่มหน้าที่การใช้งานให้กบฐานข้อมูลได้ ขณะที่สร้างแมโครใน Access 2007 ด้วยการเลือกจากรายการแอคชันของแมโคร แตจะสามารถ ่เขียนโมดูลได้ในภาษาการเขียนโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) (Visual Basicสําหรับ Applications (VBA): รุ่ นภาษาแมโครของ Microsoft Visual Basic ที่นามาใช้เพื่อตั้ ง ํ ัโปรแกรมให้กบโปรแกรมประยุกต์ของ Microsoft Windows และรวมอยูในโปรแกรมตาง ๆ ของ่ ่ไมโครซอฟท์) โมดูลเป็ นคอลเลกชันของการประกาศ คําสัง และกระบวนงานที่ถูกเกบไว้ดวยกน ่ ็ ้ ั ่เป็ นหนวยเดียว โมดูลสามารถเป็ นได้ท้ งคลาสโมดูลหรื อโมดูลมาตรฐาน คลาสโมดูลจะถูกแนบไว้ ัในฟอร์ มหรื อรายงาน และมักจะประกอบด้วยกระบวนงานที่เฉพาะเจาะจงไปยังฟอร์มหรื อรายงานที่คลาสโมดูลแนบอยู่ สวนโมดูลมาตรฐานจะประกอบด้วยกระบวนงานทัวไปที่ไมสัมพันธ์กบวัตถุ ่ ่ ่ ั ่ ่อื่นใด โมดูลมาตรฐานจะถูกแสดงอยูภายใต้ โมดูล ในบานหน้าตางนําทาง ขณะที่คลาสโมดูลจะไม่ถูกแสดงไว้6. สเปคของฐานข้ อมลใน Access 2007 ู รายการเฉพาะในฐานข้อมูล Access 2007 มีสเปคของฐานข้อมูล 1 ดังตารางตอไปนี้ ่1 Http://office.microsoft.com/th-th/access
  14. 14. 1-14ตารางที่ 1-2 สเปคทัวไป ่ แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุขนาดแฟมฐานข้ อมล Access (.accdb) ้ ู ิ ่ ่ ํ 2 กกะไบต์ ลบด้วยชองวางที่จาเป็ นสําหรับวัตถุ ของระบบจํานวนวัตถในฐานข้ อมล ุ ู 32,768จํานวนโมดล (รวมทั้ งฟอร์ มและรายงานที่ต้ังค่ า ู 1,000คณสมบัติ HasModule เป็ น True) ุจํานวนอักขระของชื่อวัตถุ 64จํานวนอักขระของรหัสผ่ าน 20จํานวนอักขระของชื่อผู้ใช้ หรือชื่อกล่ ม ุ 20จํานวนผ้ ูใช้ งานพร้ อมกัน 255ตารางที่ 1-3 สเปคตาราง แอตทริบิวต์ ค่ าสงสดู ุจํานวนอักขระของชื่อตาราง 64จํานวนอักขระของชื่อเขตข้ อมล ู 64จํานวนเขตข้ อมลในหนึ่งตาราง ู 255จํานวนตารางทีเ่ ปิ ด ่ 2048 จํานวนจริ งอาจน้อยกวานี้ เนื่องจากตาราง ่ อาจถูกเปิ ดอยูภายในด้วย Accessขนาดตาราง ิ ่ ่ ํ 2 กกะไบต์ ลบด้วยชองวางที่จาเป็ นสําหรับวัตถุ ของระบบจํานวนอักขระในเขตข้ อมล Text หนึ่งเขตข้ อมล ู ู 255  ่ ่จํานวนอักขระในเขตข้ อมล Memo หนึ่งเขต 65,535 เมื่ อป้ อนข้อมูลผานสวนติดตอผูใช้ ู ่ ้ข้ อมลู ิ ่ 2 กกะไบต์เมื่อป้ อนข้อมูลผานทางการเขียน โปรแกรมขนาดของเขตข้ อมล OLE Object ู ิ 1 กกะไบต์จํานวนดัชนีของตารางหนึ่งตาราง 32จํานวนเขตข้ อมลของดัชนีหนึ่งดัชนี ู 10จํ า นวนอั ก ขระของข้ อ ความตรวจสอบหนึ่ ง 255ข้ อความจํานวนอักขระของกฎการตรวจสอบหนึ่งกฎ 2,048
  15. 15. 1-15ตารางที่ 1-3(ต่ อ) สเปคตาราง แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํ า นวนอั ก ขระของคํ า อธิ บ ายตารางหรื อ เขต 255ข้ อมลหนึ่งคําอธิบาย ูจํานวนอักขระของระเบียนหนึ่งระเบียน (ยกเว้ น 4,000เขตข้ อมล Memo และ OLE Object) เมื่อ ูคณสมบัติ การบีบ Unicode ของเขตข้ อมลถกตั้ง ุ ู ูค่ าเป็ น ใช่จํ า นวนอั ก ขระของการตั้ ง ค่ า คณสมบั ติ เ ขต ุ 255 ข้ อมล ูตารางที่ 1-4 สเปคแบบสอบถาม แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนของความสั มพันธ์ ทบังคับใช้ ี่ ่ 32 ตอตาราง ลบด้วยจํานวนของดัชนี ที่อยูใน ่ ตารางนั้ นสําหรับเขตข้อมูลหรื อการรวมของเขต ่ ี่ ข้อมูลที่ไมเกยวข้องในความสัมพันธ์*จํานวนของตารางในแบบสอบถาม 32*จํานวนของการรวมในแบบสอบถาม 16*จํานวนเขตข้ อมลในชดระเบียน ู ุ 255ขนาดของชดระเบียน ุ ิ 1 กกะไบต์ข้ อจํากัดของการเรียงลําดับ ่ อักขระ 255 ตัวในเขตข้อมูลอยางน้อยหนึ่ งเขต ข้อมูลจํานวนของระดับแบบสอบถามทีซ้อนกัน่ 50*จํ า นวนอั ก ขระของเซลล์ ใ นตารางออกแบบ 1,024แบบสอบถามจํานวนอักขระของพารามิเตอร์ ในแบบสอบถาม 255พารามิเตอร์จํา นวนของตั ว ดํ าเนิ น การ AND ในคํา สั่ ง 99*WHERE หรือ HAVINGจํานวนอักขระของคําสั่ ง SQL ประมาณ 64,000* ่ ่ ้*คาสู งสุ ดอาจตํ่ากวานี้ ถาแบบสอบถามมีเขตข้อมูลการค้นหาที่มีหลายคา ่
  16. 16. 1-16ตารางที่ 1-5 สเปคฟอร์มและรายงาน แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนอักขระของปายชื่อหนึ่งปาย ้ ้ 2,048จํานวนอักขระของกล่ องข้ อความหนึ่งกล่ อง 65,535ความกว้ างของฟอร์ มหรือรายงาน 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)ความสงของส่ วน ู 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)ความสงของส่ วนทั้งหมดรวมส่ วนหัวของส่ วน ู 200 นิ้ว (508 เซนติเมตร)(ในมมมองออกแบบ) ุจํานวนระดับของฟอร์ มหรือรายงานทีซ้อนกัน ่ 7จํ า นวนเขตข้ อ มลหรื อ นิ พ จน์ ที่ คุ ณสามารถ ู 10เรียงลําดับหรือจัดกล่ มในรายงาน ุ ่ ่จํานวนส่ วนหั วและส่ วนท้ ายของรายงานหนึ่ ง สวนหั ว /สวนท้ า ยรายงาน 1 สวน่ฉบับ ่ ่ สวนหั ว /สวนท้ า ยหน้ า 1 ่ สวน สวนหัว/สวนท้ายกลุ่ม 10 สวน ่ ่ ่จํานวนหน้ าทีถูกพิมพ์ในรายงานหนึ่งฉบับ ่ 65,536จํ า นวนตั ว ควบคมและส่ วนที่ คุ ณสามารถ ุ 754เพิมเติมตลอดการใช้ งานของฟอร์ มหรือรายงาน ่จํานวนอักขระในคําสั่ ง SQL ที่ใช้ ในคณสมบัติ ุ 32,750Recordsource หรื อ Rowsource ของฟอร์ มรายงาน หรือตัวควบคม (ทั้ง .accdb และ .adp) ุตารางที่ 1-6 สเปคแมโคร แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนแอคชันของแมโคร 999จํานวนอักขระของเงื่อนไข 255จํานวนอักขระของข้ อคิดเห็น 255จํานวนอักขระในอาร์ กวเมนต์ ของแอคชัน ิ 255
  17. 17. 1-177. สเปคของโครงการใน Access 2007 รายการเฉพาะในโครงการฐานข้อมูล Access 2007 มีสเปคของโครงการ 2 ดังนี้ตารางที่ 1-7 สเปคทัวไป ่ แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนวัตถของโครงการ Access (.adp) ุ 32,768จํ า นวนโมดล (รวมทั้ ง ฟอร์ มและรายงานที่ ต้ั ง ค่ า ู 1,000คณสมบัติ HasModule เป็ น True) ุจํานวนอักขระของชื่อวัตถุ 64จํานวนคอลัมน์ ของตารางหนึ่งตาราง 250 (Microsoft SQL Server 6.5) 1024 (Microsoft SQL Server 7.0 2000 และ 2005)ตารางที่ 1-8 สเปคฟอร์มและรายงาน แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนอักขระของป้ ายชื่อหนึ่งป้ าย 2,048จํานวนอักขระของกล่องข้ อความหนึ่งกล่อง 65,535ความกว้ างของฟอร์ มหรือรายงาน 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)ความสงของส่ วน ู 22 นิ้ว (55.87 เซนติเมตร)ความสงของส่ วนทั้งหมดรวมส่ วนหั วของส่ วน (ใน ู 200 นิ้ว (508 เซนติเมตร)มมมองออกแบบ) ุจํานวนระดับของฟอร์ มหรือรายงานทีซ้อนกัน ่ 7จํานวนเขตข้ อมลหรื อนิพจน์ ที่คุณสามารถเรี ยงลําดับ ู 10หรือจัดกล่มในรายงาน ุจํานวนส่ วนหัวและส่ วนท้ ายของรายงานหนึ่งฉบับ ส่ ว น หั ว / ส่ ว น ท้ า ย ร า ย ง า น 1 ส่ ว น ส่ ว น หั ว / ส่ ว น ท้ า ย ห น้ า 1 ส่ ว น ่ ่ สวนหัว/สวนท้ายกลุม 10 สวน่ ่จํานวนหน้ าทีถูกพิมพ์ในรายงานหนึ่งฉบับ ่ 65,536จํ า นวนตั ว ควบคมและส่ วนที่ คุ ณสามารถเพิ่ ม เติ ม ุ 754ตลอดการใช้ งานฟอร์ มหรือรายงานจํ า นวนอัก ขระในคํา สั่ ง SQL ที่ ใ ช้ ใ นคณสมบั ติ ุ 32,750Recordsource หรือ Rowsource ของฟอร์ ม รายงานหรือตัวควบคม (ทั้ง .accdb และ .adp) ุ2 Http://office.microsoft.com/th-th/access
  18. 18. 1-18ตารางที่ 1-9 สเปคแมโคร แอตทริบิวต์ ค่ าสงสด ู ุจํานวนของแอคชันในแมโคร 999จํานวนอักขระของเงื่อนไข 255จํานวนอักขระของข้ อคิดเห็น 255จํานวนอักขระในอาร์ กวเมนต์ ของแอคชัน ิ 2558. หลักการออกแบบฐานข้ อมลทีดี ู ่ ในกระบวนการออกแบบฐานข้อ มู ล ที่ ดี นั้ น มี ห ลัก การบางอยางเป็ นแนวทางในการ่ดําเนินการ ดังนี้ ่ ่ ่ 1. ข้อมูลซํ้ า หรื อที่เรี ยกวาข้อมูลซํ้ าซ้อน ไมใชสิ่ งที่ดี เนื่องจากเปลืองพื้นที่และอาจทํา ิ ิให้มีขอผิดพลาดเกดขึ้ นรวมถึงเกดความไมสอดคล้องกน ้ ่ ั 2. ความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลเป็ นสิ่ งสําคัญ ถ้าฐานข้อมูลมีขอมูลที่ไม่ ้ ่ถูกต้อง รายงานตางๆ ที่ดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลจะมีขอมูลที่ไม่ถูกต้องตามไปด้วย สงผลให้การ ้ ่ ่ ่ตัดสิ นใจตาง ๆ ที่ได้กระทําโดยยึดตามรายงานเหลานั้ นจะไมถูกต้องด้วยเชนกน่ ่ ั ดังนั้ น หลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี คือ ่ ่ 1. แบงข้อมูลของคุณลงในตารางตาง ๆ ตามหัวเรื่ องเพื่อลดการซํ้ าซ้อนกนของข้อมูล ั ่ 2. ใสข้อมูลที่จาเป็ นลงใน Access เพื่อรวมข้อมูลในตารางตางๆ เข้าด้วยกนตาม ํ ่ ัต้องการ ่ ั 3. ชวยสนับสนุนและรับประกนความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูล ่ 4. ตอบสนองตอความต้องการในการประมวลผลข้อมูลและการรายงาน9. กระบวนการออกแบบ กระบวนการออกแบบประกอบด้วยขั้นตอนตอไปนี้ ่ ํ 1. กาหนดวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูล 2. ค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ รวบรวมข้อมูลทุกชนิ ดที่ตองการบันทึกลง ้ ้ ่ในฐานข้อมูล เชน ชื่อผลิตภัณฑ์และหมายเลขใบสังซื้ อ ่ 3. แบงข้อมูลลงในตารางตาง ๆ แบงรายการข้อมูลออกเป็ นกลุ่มหรื อหัวเรื่ องหลัก ๆ ่ ่ ่ ่ ่เชน ผลิตภัณฑ์ หรื อใบสังซื้ อ จากนั้ นแตละหัวเรื่ องจะถูกนํามาทําเป็ นตาราง ่
  19. 19. 1-19 4. เปลี่ยนรายการของข้อมูลให้เป็ นคอลัมน์ต่าง ๆ ตัดสิ นใจวาต้องการเกบข้อมูลอะไร ่ ็ ่ ่ในตารางแตละตาราง รายการแตละรายการจะกลายเป็ นเขตข้อมูล และแสดงเป็ นคอลัมน์ในตาราง ่ ่ ่ตัวอยางเชน ตารางพนักงานอาจมีเขตข้อมูลเชน นามสกุล และวันที่จางงาน ้ ์ ์ ่ 5. ระบุคียหลัก เลือกคียหลักของตารางแตละตาราง คียหลัก คือคอลัมน์ที่ใช้เพื่อระบุ ์ ่ ่ ั ่ ่แตละแถวแบบไมซํ้ ากน ตัวอยางเชน หมายเลขผลิตภัณฑ์ หรื อ ID ใบสังซื้ อ ่ ํ ่ 6. กาหนดความสัมพันธ์ของตาราง ดูที่ตารางแตละตารางแล้วพิจารณาวาข้อมูลใน่ ั ่ตารางหนึ่งสัมพันธ์กบข้อมูลในตารางอื่น ๆ อยางไร ให้เพิ่มเขตข้อมูลลงในตารางหรื อสร้างตารางใหมเพื่อระบุความสัมพันธ์ต่าง ๆ ให้ชดเจนตามต้องการ ่ ั 7. การปรับการออกแบบให้ดียงขึ้ น วิเคราะห์การออกแบบ เพื่อหาข้อผิดพลาด สร้าง ิ่ตารางแล้วเพิ่มระเบียนข้อมูลตัวอยางสองสามระเบียน ให้ดูว่าจะได้รับผลลัพธ์ที่ตองการจากตาราง ่ ้นั้ นหรื อไม่ แล้วปรับเปลี่ยนการออกแบบตามต้องการ ่ 8. การใช้กฎ Normalization ใช้กฎ Normalization ข้อมูลเพื่อดูวาตารางมีโครงสร้างที่ถูกต้องหรื อไม่ ปรับเปลี่ยนการออกแบบได้ เมื่อจําเป็ น 9.1 การกําหนดวัตถประสงค์ ของฐานข้ อมล ุ ู เป็ นการดีที่จะเขียนวัตถุประสงค์ของฐานข้อมูลลงบนกระดาษ ได้แก่ การคาดหวังวา ่ ่ ่ ่จะใช้ฐานข้อมูลอยางไร และใครจะเป็ นผูใช้ ตัวอยางเชน ฐานข้อมูลขนาดเล็ก สําหรับธุรกจระดับ ้ ิ ่ ็ครอบครัว อาจเขียนทํานองวา “ฐานข้อมูลลูกค้ามีไว้เกบรายการข้อมูลลูกค้า เพื่อวัตถุประสงค์ในการออกจดหมายและรายงาน” ถ้าฐานข้อมูลซับซ้อนขึ้ นหรื อมีผใช้หลายคน ดังที่เกดขึ้ นอยูบ่อย ๆ ู้ ิ ่ ่ ่ในองค์กร วัตถุประสงค์อาจยาวเป็ นยอหน้าหรื อหลายยอหน้า และควรจะบอกวาใครจะใช้ ่ ่ ็ ่ ิฐานข้อมูล เมื่อใดหรื ออยางไร แนวคิดกคือวา เขียนพันธกจที่เรี ยบเรี ยงไว้ดีแล้วนั้ น จะสามารถใช้อ้างถึงได้ตลอดกระบวนการออกแบบ การมีบนทึกดังกลาวจะชวยให้จดจอกบจุดมุ่งหมายเมื่อ ั ่ ่ ่ ักระทําการตัดสิ นใจในกรณี ต่าง ๆ 9.2 การค้ นหาและการจัดระเบียบข้ อมลทีต้องการ ู ่ เมื่อต้องการค้นหาและจัดระเบียบข้อมูลที่ตองการ ให้เริ่ มต้นกบข้อมูลที่มีอยูเ่ ป็ น ้ ั ่ ็อันดับแรก เชน บันทึกใบสั่งซื้ อในบัญชี หรื อเกบข้อมูลลูกค้าในแบบฟอร์ มกระดาษไว้ในแฟ้ ม ่ ่ ่ ่ ่เอกสาร ให้รวบรวมเอกสารเหลานี้ แล้วทํารายการชนิดของข้อมูล (ตัวอยางเชน แตละชองที่กรอกลงในฟอร์ ม) ถ้าไมมีฟอร์ มใด ๆ อยู่ ให้ลองจินตนาการแทนวากาลังออกแบบฟอร์ มสําหรับการ ่ ่ ํ ่ ่ ่บันทึกข้อมูลลูกค้า ต้องคิดวาจะใสข้อมูลอะไรลงในฟอร์ มนี้ จะสร้างกลองสําหรับกรอกข้อมูล ่ ่ ่ ่ ่ ็อะไรบ้าง ให้ระบุและจดบันทึกรายการเหลานี้ แตละรายการไว้ ตัวอยางเชน สมมติวาคุณเกบรายชื่อลูกค้าไว้ในบัตรดัชนี ให้สารวจบัตรดัชนีเหลานี้ วาในบัตรอาจจะมีรายละเอียดเกยวกบชื่อลูกค้า ที่อยู่ ํ ่ ่ ี่ ั

×