Пример создания проектного офиса в ООО "АПК-Курск".

1. Проектный офис
с нуля
Мария Лютикова,
Руководитель Проектного офиса ООО «АПК-Курск»

2. Группа компаний «АгроПромкомплектация»
• Основана в 1988 году. Включает 31 предприятие производственной и
торговой сети в 10 регионах России.
• Замкнутый цикл производства - от выращивания зерна, хранения и
переработки (элеваторы и комбикормовые заводы), свинокомплексов и
молочной фермы до хладобойни, мясокомбината, молочного завода и
торговой сети.
• Один из крупнейших агрохолдингов России. По итогам 2014 г. занимает 7
место в рейтинге ведущих национальных производителей свинины, входит в
ТОП-3 самых динамично развивающихся компаний России

3. Проекты
ООО «АПК-Курск»
• Проекты строительства
производственных объектов
• Проекты развития фирменной
розничной сети
• Проекты организационного развития
• ИТ-проекты

4. Зачем понадобился
Проектный офис?

5. Одна из стратегических целей:
В рамках программы импортозамещения -
увеличение к 2017 году производства
свинины в 2 раза.

6. Зачем понадобился проектный офис?
Проектам не хватало планов
и отчетности
Управление инвестиционными
проектами, количество которых
резко возросло и продолжает
расти, “вручную” стало
невозможно.
Обеспечение достижения
стратегических целей компании.

7. Зачем понадобился проектный офис?
Проекты выполнялись в рамках
операционной деятельности, не
выделяясь отдельно.
Руководителем всех проектов был
генеральный директор.
Не было ясности в порядке выполнения
задач и их взаимосвязи между
подразделениями.
Важная информация часто «терялась»
или не доводилась до ГД

8. Задачи Проектного офиса
• Внедрить проектную методологию и поддерживать ее в
компании.
• Выделить РП на каждый проект, наделить их ответственностью
и правами.
• Обеспечить достоверную картину по всем проектам в
реальном времени: на каком этапе находятся, что происходит в
каждом.
• Своевременно инициировать проблемные вопросы по
проектам.
• Координировать и администрировать проекты

9. Нам повезло
Инициатор изменений и внедрения проектного управления –
генеральный директор ООО «АПК-Курск»

10. Шаги запуска
Проектного офиса

11. Шаги запуска Проектного офиса
1. Выбор методологии проектного управления

12. Шаги запуска Проектного офиса
2. Ревизия: какие проекты есть, на каких этапах, в каком
состоянии

13. Шаги запуска Проектного офиса
3. Определение «проекты» и «не проекты»
Критерии проектов в ООО «АПК-Курск»:
• временные ограничения - работы
длятся более 30 дней
• кол-во участников – более 3-х из
различных структурных
подразделений
• отсутствие цикличности, характерной
для процессов
• уникальность результата, который
переходит в операционную
деятельность

14. Шаги запуска Проектного офиса
3. Выбор информационной системы

15. Почему выбрана «Адванта»?
• Дружелюбный (user-frendly) интерфейс, удобство работы
• Хорошее быстродействие
• Возможность одновременной работы пользователей в режиме онлайн
• Формирование понятных отчетов по проектам, возможность выгрузки в
другие форматы
• Возможность управления портфелем проектов, формирование отчетов по
проектам.

16. 5 шагов вовлечения сотрудников
в систему
1
• Выделяем группу сотрудников «пилотных проектов»
2
• Проводим обучение
3
• Издаем Приказ о работе в системе
4
• Еженедельно контролируем актуальность информации по проектам и
активность пользователей Системы
5
• Формируем отчеты об активности пользователей в системе для менеджера
проекта

17. Кроме того…
• Директор озвучил, что планы и отчеты по проектам отныне
принимает только в системе
• Появились заинтересованные руководители
подразделений, которые стали самостоятельно активно
использовать систему для обсуждения рабочих вопросов
по проектам в дискуссиях и подтягивать остальных

18. Результаты работы
Проектного офиса
за 6 месяцев

19. Бизнес-выгоды от внедрения
Проектного офиса
• Понимание совокупных финансовых и временных
затрат на все проекты Компании
• Оперативный контроль проектов и своевременное
информирование Заказчика и руководства компании
сокращает время от появления проблемы до ее
решения
• Анализ распределения исполнителей в нескольких
одновременно выполняемых проектах
• Прозрачная и управляемая проектная деятельность в
компании

20. Ключевые результаты
• Формализована методология, появились «правила
игры»
• Инициативы новых проектов проходят защиту на
уровне топ-менеджмента
• По нашему опыту создан второй Проектный офис в
другом региональном подразделении ГК
“АгроПромкомплектация”(Тверская область)

21. Вся работа по проектам ведется в Адванте:
• 20 инвестиционных проектов, из них 10 крупных
(строительство мясохладобойни и свинокомплексов)
• 30 проектов открытия торговых точек
• В самом крупном проекте более 1000 задач
• Около 60-ти активных пользователей Системы
Ключевые результаты

22. Каждый проект инициируется заявкойЗАЯВКА
НА ПРОЕКТ
 *ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ
 *ИНВЕСТИЦИОННЫЙ
УТВЕРЖДАЮ:
Спонсор проекта –
Генеральный директор ООО «АПК-Курск»
Кузнецов В.В. / _____________ / «__» _________ 201_ г.
(ФИО) (подпись) (дата)
*
Регистрационный номер: ________________________ *
Присвоена группа ______________
1) Рабочее название проекта
Указывается название Вашего проекта, которое должно отражать суть проекта.
2) Основные цели проекта
Описываются цели реализации, при возможности c использованием технологии SMART.
3) Основные этапы проекта
Перечисляются этапы реализации с указанием периодов или длительности.
4) Предварительная
длительность проекта
Указывается суммарная
длительность проекта
5) Основные риски реализации проекта
Описываются возможные риски, которые могут случиться в ходе реализации проекта (потери в случае затягивания сроков, противодействие со
стороны гос.органов и пр.)
6) Предварительный бюджет проекта (все суммы указывать с НДС)
Предполагаемые инвестиции с укрупненной разбивкой по статьям.
*
7) Документы, необходимые для авторизации проекта
Паспорт проекта
 График проекта
 Бюджет проекта
 ТЭО
Формы идентификации рисков
Список участников проекта, оргструктура
Положение о мотивации участников проекта
8) Инициатор проекта
______________ / _____________
(ФИО) (подпись)
9) Дата составления заявки
«____» ______________ 20 г.
10) Рабочая группа по предпроектной подготовке
Указываются сотрудники, которые выступали в роли экспертов при составлении заявки, и те,которые будут выступать экспертами в
дальнейшем при детальной проработке проекта.
Роль ФИО Подпись Дата
подписи
*
РЕГИСТРАЦИЯ ЗАЯВКИ НА ПРОЕКТ В ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ
Заявка ПРОВЕРЕНА И ПРИНЯТА
___________________ / _______________
(ФИО исполнителя) (подпись)
«____» _________________ 20 г.
(дата)
Заявка СОГЛАСОВАНА
Руководитель проектного офиса
_______________ / _______________
(ФИО) (подпись)
«____» _________________ 20 г.
(дата)

23. У каждого проекта есть паспорт

24. У каждого проекта есть план

25. Проекты и согласования создаются быстро,
из шаблонов

26. Одна из целей 2015 года:
расширение сети розничных
магазинов в Курской и Орловской
областях до 50 точек.

27. Выполнение показателей визуализировано

28. Выполнение контрольных точек отражается
в графиках

29. Реестр проектов отражает их статус

30. Выполнение поручений отслеживается
в специальном отчете

31. Ближайшие планы
• Использование механизма запроса информации от
исполнителей через отчетные формы (в наст.время
тестируется)
• Использование в Адванте функционала работы с
инициативами
• Доработка регламентов Проектного офиса
• Выделение администрирования Системой в
отдельный функционал.

32. Если вы только начинаете
построение Проектного офиса…
• Четко сформулируйте цель - зачем вам
проектный офис
• Определите задачи проектного офиса
• Заручитесь поддержкой высшего руководства
• Определите методологию управления и
программный продукт для организации
деятельности

33. Спасибо за внимание!
Вопросы?