หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 ข้อมูลและระบบฐานข้อมู

1. หน่วยการเรียนรู้ที่ 1 ข้อมูลและระบบฐานข้อมูล วิชา การจัดการ
ฐานข้อมูล
เรื่อง ข้อมูลและระบบฐานข้อมูล ชั้น มัธยมศึกษาปีที่ 6
1. ระบบฐานข้อมูล (Database System)
 ข้อมูล (Data) หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ซึ่งมีความหมายและเป็นที่น่าสนใจที่จะนาไปศึกษาหา
คาตอบหรือนาไปใช้ประโยชนตตามที่ต้องการซึ่งมีความสาคัตต่อการตัดสินใจในการทางาน
 ฐานข้อมูล หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธตกันไว้ในที่ที่เดียวกัน ซึ่งระบบฐานข้อมูลที่
สมบูรณตจะต้องประกอบด้วยองคตประกอบ 4 องคตประกอบหลัก ดังต่อไปนี้
1. ฮารตดแวรต (Hardware)
2. ซอฟตตแวรต (Software)
3. ข้อมูล (Data)
4. บุคลากร (People)
 องค์ประกอบทางด้านฮาร์ดแวร์
ได้แก่ อุปกรณตต่าง ๆ ทางคอมพิวเตอรต ซึ่งเป็นองคตประกอบที่สาคัตองคตประกอบหนึ่งในระบบ
ฐานข้อมูล เนื่องจากฐานข้อมูลจะต้องใช้อุปกรณตทางคอมพิวเตอรตเพื่อเก็บข้อมูลและการประมวลผลข้อมูล
อุปกรณตทางคอมพิวเตอรตอาจประกอบด้วยเครื่องคอมพิวเตอรตตั้งแต่หนึ่งตัวขึ้นไป หน่วยเก็บข้อมูล
สารองเช่นจานแม่เหล็กหรือดิสกต เทปแม่เหล็ก อุปกรณตขับดิสกต อุปกรณตขับเทปแม่เหล็ก หน่วยนาข้อมูลเข้า
เช่น เทอรตมินัลซึ่งประกอบด้วยแป้นพิมพตหรือจอภาพ หน่วยนาข้อมูลออกเช่นเครื่องพิมพต นอกจากนี้ยังต้องมี
อุปกรณตการสื่อสารเพื่อเชื่อมโยงอุปกรณตทางคอมพิวเตอรตหลาย ๆ เครื่องให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลกันได้
เป็นต้น
 องค์ประกอบทางซอฟต์แวร์
นอกจากองคตประกอบทางด้านฮารตดแวรตแล้ว องคตประกอบถัดไปของระบบฐานข้อมูลได้แก่
องคตประกอบทางด้านซอฟตตแวรต ซึ่งจะแบ่งซอฟตตแวรตที่ใช้ในระบบฐานข้อมูล ได้เป็น 2 แบบ
1. ซอฟตตแวรตประยุกตต (Application Software)
1.1 จะสามารถใช้คาสั่งที่มีอยู่ใน DBMS ในการดึงข้อมูลหรือจัดการข้อมูลภายในฐานข้อมูลเพื่อ
1.2 ประมวลผลหรือนาข้อมูลมาออกรายงานตามความต้องการได้
2. ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management หรือ DMBS)
สามารถเรียกได้อีกอย่างหนึ่งว่า DBMS เป็นซอฟตตแวรตระบบชนิดหนึ่งที่คล้ายกับซอฟตตแวรต

2. ระบบปฏิบัติการทั่วไป มีหน้าที่ให้บริการแก่ผู้ใช้งานฐานข้อมูล และผู้เขียนโปรแกรม (Programmer) ในการ
จัดการกับข้อมูลใด ๆ ภายในฐานข้อมูล
 องค์ประกอบทางด้านข้อมูล
เป็นองคตประกอบที่สาคัตอีกองคตประกอบหนึ่งที่จาเป็นต้องมีในระบบฐานข้อมูล ตัวอย่างของข้อมูล
เช่น ระเบียนของนักเรียนแต่ละคนที่เก็บอยู่ในตารางนักเรียน ซึ่งประกอบด้วย เขตข้อมูลรหัสประจาตัว
นักเรียน ชื่อ ชั้น ที่อยู่ เป็นต้น ข้อมูลที่เก็บอยู่ในฐานข้อมูลควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. มีความถูกต้อง ทันสมัย สมเหตุสมผล
2. มีความซ้าซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด
3. มีการแบ่งกันใช้งานข้อมูล
 องค์ประกอบทางด้านบุคลากร
บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล จะสามารถจาแนกออกได้เป็น 3 ประเภทใหต่ ดังนี้
1. ผู้ใช้งาน (Users)
เป็นบุคคลที่นาสารสนเทศ (Information) ที่ได้จากระบบฐานข้อมูลไปใช้เพื่อการวางแผน หรือ
การตัดสินใจในธุรกิจขององคตกร หรือเพื่อการทางานอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งผู้ใช้งานนี้อาจเป็นผู้ที่ไม่มีความรู้
เกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอรตมากนักก็ได้ แต่สามารถทราบขั้นตอนการค้นหาข้อมูลจากฐานข้อมูลและการใช้งาน
โปรแกรมประยุกตต ที่นักเขียนโปรแกรมเขียนขึ้น เพื่อดูข้อมูลหรือแก้ไขข้อมูลในบางส่วนได้
2. ผู้พัฒนาฐานข้อมูล (Developer)
เป็นผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการออกแบ และเขียนโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล รวมไปถึง
การบารุงรักษาระบบฐานข้อมูลให้สามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น ไม่มีปัตหา
3. ผู้ปฏิบัติการ (Operator)
 เป้าหมายสาคัญของระบบฐานข้อมูลคือ
1. พยายามจัดระบบของข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ และเรียกค้นง่าย ด้วยการจัดเรียงข้อมูล เช่น การเรียก
แฟ้มลูกค้าตามชื่อ หรือด้วยการสร้างแฟ้มดัชนีที่มีการจัด เรียงข้อมูล แฟ้มดัชนีจะเชื่อมโยงกับแฟ้มข้อมูลทาให้
เสมือนมี การจัดเรียงข้อมูลด้วย
2. ลดความซ้าซ้อนของข้อมูลด้ วยการเก็บข้อมูลมารวมไว้เป็นส่วนกลางแล้วเชื่อมโยงให้แผนกต่างๆ
ใช้ได้พร้อมกัน
3. มีการป้องกันข้อมูลไม่ให้ผู้ไม่เกี่ยวข้องมาแอบใช้
2. ลักษณะของข้อมูลที่ดี
ข้อมูลที่ดีควรเป็นข้อมูลที่มีคุณลักษณะดังต่อไปนี้
2.1 ข้อมูลที่มีความถูกต้องและเชื่อถือได้ (accuracy) ข้อมูลจะมีความถูกต้องและเชื่อถื อได้มากน้อย
เพียงใดนั้น ขึ้นกับวิธีการที่ใช้ในการควบคุมข้อมูลนาเข้า และการควบคุมการประมวลผลการควบคุมข้อมูล

3. นาเข้าเป็นการกระทาเพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าข้อมูลนาเข้ามีความถูกต้องเชื่อถือได้ เพราะถ้าข้อมูลนาเข้าไม่มี
ความถูกต้องแล้วถึงแม้จะใช้วิธีการวิเคราะหตและประมวลผลข้อมูลที่ดีเพียงใด ผลลัพธตที่ได้ก็จะไม่มีความ
ถูกต้อง หรือนาไปใช้ไม่ได้ ข้อมูลนาเข้าจะต้องเป็นข้อมูลที่ผ่านการตรวจสอบว่าถูกต้องแล้ว ข้อมูลบางอย่าง
อาจต้องแปลงให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอรตสามารถเข้าใจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งอาจต้องพิมพตข้อมูลมา
ตรวจเช็คด้วยมือก่อน การประมวลผลถึงแม้ว่า จะมีการตรวจสอบข้อมูลนาเข้าแล้วก็ตาม ก็อาจทาให้ได้ข้อมูล
ที่ผิดพลาดได้ เช่น เกิดจากการเขียนโปรแกรมหรือใช้สูตรคานวณผิดพลาดได้ ดังนั้นจึงควรกาหนดวิธีการ
ควบคุมการประมวลผลซึ่งได้แก่ การตรวจเช็คยอดรวมที่ได้จากการประมวลผลแต่ละครั้ง หรือการตรวจสอบ
ผลลัพธตที่ได้จากการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอรตกับข้อมูลสมมติ ที่มีการคานวณด้วยว่ามีความถูกต้อง
ตรงกันหรือไม่
2.2 ข้อมูลตรงตามความต้องการของผู้ใช้ (relevancy) ได้แก่ การเก็บเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการ
เท่านั้น ไม่ควรเก็บข้อมูลอื่น ๆ ที่ไม่จาเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องกับการใช้งาน เพราะจะทาให้เสียเวลาและเสีย
เนื้อที่ในหน่วย เก็บข้อมูล แต่ทั้งนี้ข้อมูลที่เก็บจะต้องมีความครบถ้วนสมบูรณตด้วย
2.3 ข้อมูลมีความทันสมัย (timeliness) ข้อมูลที่ดีนั้นนอกจากจะเป็นข้อมูลที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้
แล้วจะต้องเป็นข้อมูลที่ทันสมัย ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนาเอาผลลัพธตที่ได้ไปใช้ได้ ทันเวลา นั่นคือจะต้องเก็บ
ข้อมูลได้รวดเร็วเพื่อทันความต้องการของผู้ใช้
3. ความบูรณภาพของข้อมูล
3.1 ปัตหาที่มักเกิดขึ้นกับผู้ใช้ข้อมูลอยู่เสมอคือ การที่แฟ้มข้อมูลไม่มีความบูรณภาพของข้อมูล (data
integrity) กล่าวคือ ขาดความครบถ้วนหรือขาดความพอดี สาเหตุอาจเกิดจากการที่แต่ละหน่วยงานมีการ
ออกแบบและสร้างแฟ้มข้อมูลของตนเองขึ้นเอง ซึ่งอาจก่อให้เกิดปัตหาต่าง ๆ มากมาย
ปัญหาของข้อมูลที่ไม่มีความบูรณภาพ ได้แก่
3.1.1 เกิดความซ้าซ้อนของข้อมูล กรณีที่มีแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้ม และแต่ละแฟ้มมีเขตข้อมูลซ้ากัน
จะเห็น ได้ว่าแฟ้มรายได้ และแฟ้มบุคคลมีเขตข้อมูลซ้ากัน เช่น ชื่อ ที่อยู่ รหัสไปรษณียต เลขหมายโทรศัพทต ซึ่ง
ทาให้เสียเวลา เสียค่าใช้จ่ายและเนื้อที่ที่ใช้เก็บข้อมูลเพิ่มอีกจานวนมาก
3.1.2 ทาให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกัน จากการที่มีข้อมูลระเบียนเดียวกันอยู่หลายแฟ้ม และถ้าการ
แก้ไขข้อมูลชื่อกระทาไม่ครบถ้วนทุกแฟ้ม เช่น แก้ไขที่อยู่ในแฟ้มรายได้ แต่ลืมแก้ไขที่อยู่ในแฟ้มบุคลากร อาจ
ทาให้ข้อมูลเกิดความขัดแย้งกัน (data inconsistency)
3.1.3 ในกรณีที่ข้อมูลเสียหายหรือถูกทาลาย ผู้ใช้โปรแกรมแต่ละแฟ้มจะทาการแก้ไขหรือทาให้
ข้อมูลกลับสู่สภาพปกติกันเอง ซึ่งอาจก่อให้เกิดความผิดพลาด หรือทาให้ข้อมูลเสียหายได้
3.2 วิธีการแก้ปัตหาของข้อมูลที่ไม่มีความบูรณภาพ คือ จะต้องพัฒนาระบบการจัดเก็บข้อมูลใหม่ ให้เป็น
ระบบฐานข้อมูลเพื่อแก้ไขจุดอ่อนของการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งมีวิธีการแบบใหม่ สามารถขจัดปัตหาต่าง ๆ ได้ดังนี้
3.2.1 ความซ้าซ้อนของข้อมูล ความสามารถควบคุมความซ้าซ้อนข้อมูลโดยการจัดให้แฟ้มข้อมูล
ต่างๆ อยู่ในรูปของระบบฐานข้อมูล และขจัดเขตข้อมูลที่มีความซ้าซ้อนกันออกไปเป็นแฟ้มเพื่อให้สามารถ
ใช้ข้อมูลร่วมกันได้

4. 3.2.2 ความขัดแย้งกันของข้อมูล เนื่องจากข้อมูลในแต่ละเขตข้อมู ลจะปรากฏเพียงแห่งเดียวใน
ฐานข้อมูล ยกเว้นรหัสของข้อมูลจะต้องมีทุกแฟ้มเชื่อมโยงความสัมพันธตของแต่ละแฟ้มเข้าด้วยกันได้ ดังนั้นถ้า
มีการแก้ไขข้อมูลจะทาการแก้ไขเพียงครั้งเดียว และเพียงครั้งเดียว ข้อมูลก็จะต้องตรงกัน ไม่เกิดการขัดแย้งกัน
3.2.3 การกู้ข้อมูล เมื่อข้อมูลได้รับความเสียหาย หรือถูกทาลาย การกู้ข้อมูล (data recovery)
กลับคืน สู่สภาพเดิมสามารถทาได้ง่าย ทั้งนี้เนื่องจากแฟ้มข้อมูลทั้งหมดจัดอยู่ในรูปของฐานข้อมูลที่มี
โปรแกรมควบคุม การแก้ไขข้อมูลให้สู่สภาพเดิมได้ จึงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและมีมาตรฐานยิ่งขึ้น
4. ความปลอดภัยของข้อมูล
ข้อมูลที่ดีเป็นข้อมูลที่มีค่ามีราคา สามารถนาไปใช้ให้เกิดประโยชนตอย่างมากต่อกิจการขององคตกร และใน
มุมกลับกันอาจก่อให้เกิดโทษต่อองคตกรหรือบุคคลผู้ให้ข้อมูล ถ้าข้อมูลตกลงไปอยู่ในมือผู้ไม่ประสงคตดี ดังนั้น
ความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นเรื่องสาคัตที่จะต้องตระหนัก ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) เป็น
เรื่องที่เกี่ยวข้องกับการป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกทาลาย การรักษาความลับของข้อมูล และการป้องกันไม่ให้ข้อมูล
ถูกทาลาย การรักษาความลับของข้อมูล และการป้องกันการกระทาการทุจริตต่ อข้อมูล ความไม่ปลอดภัย
ของข้อมูลมักมีสาเหตุดังนี้
4.1 ความผิดพลาดของระบบ ซึ่งอาจมีสาเหตุจากตัวเครื่องคอมพิวเตอรต ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอรตเกิด
ขัดข้องในระหว่างการประมวลผลข้อมูล ซึ่งอาจทาให้ข้อมูลเกิดสูตเสียได้ นอกจากนี้อาจมีสาเหตุจากโปรแกรม
ที่ใช้ใน การประมวลผลยังมีข้อผิดพลาดบางจุดซึ่งอาจทาให้ข้อมูลมีความผิดพลาดหรือสูตเสียได้เช่นกัน
4.2 อุบัติเหตุ เช่น ไฟไหม้ น้าท่วม ทาให้ข้อมูลที่เก็บอยู่สูตเสียได้
4.3 บุคคลอาจทาให้ข้อมูลสูตเสีย เช่น มีการสั่งลบข้อมูล หรือบันทึกข้อมูลทับของเดิม หรือบุคคล
อาจมีเจตนาร้ายต้องการทาให้ข้อมูลสูตเสีย เนื่องจากความโกรธแค้นจงใจทาลายข้อมูล
4.4 การขโมยข้อมูลซึ่งเป็นความลับเพื่อนาไปขายหรือให้คู่แข่ง ซึ่งสามารถทาได้ง่าย โดยแอบสาเนาลง
บนแผ่นบันทึก
4.5 การกระทาทุจริตต่อข้อมูล เช่น มีการแก้ไขข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับจานวนเงิน เพื่อประโยชนตของ
ตัวเองหรือมีผู้รับจ้างให้กระทาการทุจริต
4.6 สาเหตุอื่น ๆ เช่น ความร้อนชื่น ฝุ่นละออง และสนามแม่เหล็ก
การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจถูกทาลาย หรือเสียหายด้วยสาเหตุต่าง ๆ ดังกล่าวนั้นอาจทาได้
ดังนี้
1) การรักษาความปลอดภัยของอุปกรณตระบบคอมพิวเตอรต
2) การทาสาเนาข้อมูล ในกรณีที่ข้อมูลอยู่ในแผ่นบันทึกอาจทาสาเนา ข้อมูลทั้งแผ่นโดยใช้คาสั่ง
copy แต่ถ้าข้อมูลอยู่ในจานแม่เหล็กชนิดแข็งหรือกรณีที่มีข้อมูลเป็นจานวนมากจะทาสาเนาโดยการใช้คาสั่ง
backup ลงบนแผ่นบันทึกหรือในเทปแม่เหล็ก
3) การรักษาความลับของข้อมูล มาตรการแรกในการป้องกันคือ การควบคุมการเข้าไปใช้เครื่อง
คอมพิวเตอรตโดยกาหนดว่าใครบ้างที่สามารถเข้าไปใช้เครื่องคอมพิวเตอรตได้ มาตรการต่อมาคือ การกาหนด
รหัสผ่าน (password) เพื่อผ่านเข้าไปใช้โปรแกรมหรือการเข้าถึงข้อมูล นอกจากนี้อาจจะมีการกาหนดขอบเขต

5. เฉพาะแฟ้มข้อมูลเฉพาะแฟ้มบุคคลเฉพาะบุคคล ไม่มีสิทธิไปใช้หรือเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลของแฟ้มรายได้
เป็นต้น
5. การบริหารงานฐานข้อมูล
งานฐานข้อมูลของบริษัทและหน่วยงานต่าง ๆ อาจมีขนาดใหต่หรือเล็กก็ตามขนาดของกิจการ ถ้าเป็น
บริษัทใหต่ ๆ เช่น ธนาคาร หรือกระทรวงศึกษาธิการ งานฐานข้อมูลก็อาจมีขนาดใหต่ มาก มีรายการข้อมูล
ต่าง ๆ ที่ต้อง เก็บรวบรวมมากมาย และมีจานวนข้อมูลมหาศาลทีเดียว ยกตัวอย่างเช่น ธนาคารบางแห่ง
อาจต้องเก็บชื่อและรายละเอียดลูกค้าไว้ ในฐานข้อมูลหลายแสนรายการ หรือถ้าเป็นธนาคารออมสิน จานวน
ลูกค้ามากขึ้นไปเป็นหลายสิบล้านรายการ เป็นต้น
การบริหารงานฐานข้อมูล (database administration) เป็นเรื่องสาคัตมาก ปัจจุบันนี้หน่วยงานและ
บริษัทที่มีข้อมูลมาก ๆ จึงมักกาหนดให้เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอรตคนหนึ่งรับผิดชอบดูแลฐานข้อมูลทั้งหมดของ
บริษัท เรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (database administration)
6. หน้าที่ของผู้บริหารฐานข้อมูลมีดังต่อไปนี้
6.1 ศึกษาทาความเข้าใจระบบข้อมูลทั้งหมดของหน่วยงาน วัตถุประสงคตหนึ่งของการใช้ฐานข้อมูลก็คือ
การรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแหล่งกลางให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายใช้งานได้สะดวก เช่น ในห้องสมุดมีตู้บัตรรายการ
ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นฐานข้อมูลของห้องสมุด ทุกคนที่ต้องการค้นหาว่าห้องสมุดมีหนังสือที่ตนต้องการหรือไม่ ก็
อาจ มาค้นดูบัตรรายการได้ทันที ซึ่งเป็นเรื่องที่สะดวกมาก หากเทียบกับการไม่มีตู้บัตรรายการเลย เวลาเราจะ
ค้นหา หนังสอแต่ละครั้ง ต้องถามบรรณารักษตคนโน้น คนนี้ หลายหน แล้วก็อาจจะไม่ได้คาตอบที่
ต้องการ การที่จะทาฐานข้อมูลให้เป็นกลาง สาหรับเก็บข้อมูลของหน่วยงานได้ เราจะต้องทราบว่าหน่วยงาน
นั้นมีข้อมูลอะไรบ้าง ข้อมูลต่าง ๆ สัมพันธตกันอย่างไร ใครเป็นผู้สร้างข้อมูล ใครเป็นผู้ปรับปรุงข้อมูลให้ถุกต้อง
และใครเป็นผู้ใช้ข้อมูล ข้อมูลแต่ละรายการมีความสาคัตที่จะต้องรักษาความมั่นคง ปลอดภัยมากขนาดไหน
เป็นต้น
6.2 ออกแบบฐานข้อมูล เมื่อทราบระบบข้อมูล โดยเฉพาะความสัมพันธตระหว่างข้อมูลต่าง ๆ แล้ว
ผู้บริหารฐานข้อมูลก็จะออกแบบฐานข้อมูลให้สอดคล้องกับเป้าหมายของการใช้งานฐานข้อมูลทั้งหน่วยงาน
การออกแบบนี้ ไม่จาเป็นต้องทาทีเดียวทั้งหน่วยงาน เพราะจะสิ้นเปลืองเวลามากแต่จะทาเฉพาะทางด้านที่
ต้องการใช้งานตามลาดับความสาคัต อย่างไรก็ตาม การออกแบบแต่ละครั้งจะยึดถือโครงสร้างรวมของทั้ง
หน่วยงานเป็นหลัก
6.3 การกาหนดโครงสร้างแฟ้มข้อมูล เมื่อได้ออกแบบเค้าโครงของฐานข้อมูลในงานที่ต้องการแล้ว ต่อไป
ผู้บริหารฐานข้อมูลก็จะต้องกาหนดโครงสร้างของแฟ้มข้อมูลแต่ละแฟ้มว่า ข้อมูลแต่ละรายการมีชื่ออะไร
หมายถึงอะไร มีลักษณะข้อมูลประเภทใด นอกจากนี้จะต้องกาหนดฟอรตมพิเศษเพื่อเอาไว้อ้างอิง เอกสาร
เช่นนี้เรียกว่า พจนานุกรมข้อมูล

6. 6.4 สร้างและกาหนดลักษณะฐานข้อมูลบนจานบันทึก หน้าที่อีกอย่างหนึ่งของผู้บริหารฐานข้อมูล คือการ
สร้างและกาหนดลักษณะฐานข้อมูลบนจานบันทึกให้สอดคล้องกับโปรแกรมและระบบที่ใช้งาน งานส่วนนี้จะ
ยากถ้าเป็นฐานข้อมูลขนาดใหต่และใช้เครื่องคอมพิวเตอรตขนาดใหต่
6.5 เปลี่ยนแปลงลักษณะฐานข้อมูล ผู้บริหารฐานข้อมูลต้องรับผิดชอบดูแลการเปลี่ยนแปลงบ่อยนัก
เพราะจะเกิดความสับสน แต่บางครั้งก็จาเป็นต้องแก้ไขฐานข้อมูล เช่นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกฏระเบียบ
ข้อบังคับของกฏหมายหรือมีการโยกย้ายเปลี่ยนแปลงงานต่าง ๆ ในหน่วยงาน ก็จาเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง
ฐานข้อมูลตามไปด้วย ในกรณีเช่นนี้ผู้บริหารฐานข้อมูลต้องดูแลจัดการให้เรียบร้อย
6.6 อนุมัติให้ใช้ฐานข้อมูล ผู้บริหารฐานข้อมูลนั้น นอกจากความรู้ลักษณะของข้อมูลทั้งหน่วยงานแล้ว
ควรเข้าใจภารกิจและงานของแผนกต่าง ๆ ด้วย ถ้าหากฐานข้อมูลก่อน ผู้บริหารฐานข้อมูลจะพิจารณาด้วย
ความรอบคอบว่าสมควรให้ใช้หรือไม่ ถ้าให้ใช้ได้ก็จะกาหนดวิธีที่ผู้ใช้จะใช้ฐานข้อมูล ตามที่ต้องการได้ การที่
ต้องการควบคุมเช่นนี้ ก็เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้จาเป็นต้องนาข้อมูลไปใช้งานจริง ๆ ไม่ใช่ต้องการค้นข้อมูลเพื่อ
ความสนุก หรือต้องการแอบรู้ความลับที่อยู่ในฐานข้อมูล
6.7 ควบคุมดูแลความถูกต้องของฐานข้อมูล นั่นก็คือตรวจดูว่าข้อมูลต่าง ๆ ในฐานข้อมูลไม่ขัดแย้งกัน
ข้อมูล ที่เพิ่มเติมไม่ขัดแย้งกัน ข้อมูลที่เพิ่มเติมได้ถูกบันทึกเรียบร้อย ข้อมูลที่ถูกลบทิ้งก็ถูกนาออกจากจาน
บันทึกเรียบร้อย
6.8 ควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล นั่นก็คือตรวจดูว่าเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอรตได้ดาเนินการบันทึกข้อมูล
จาก จานบันทึกมาจัดทาสาเนาเอาไว้ถูกต้อง และนาไปเก็บในที่ปลอดภัยอย่างสม่าเสมอ ทั้งนี้เพื่อที่ถ้าหากเกิด
อุบัติเหตุขึ้นจะได้นาข้อมูลสารองกลับมาใช้ได้ นอกจากตรวจสอบแล้วยังต้องจั ดให้มีการทบทวนซักซ้อมการกู้
ระบบข้อมูล เป็นประจาด้วย
อ้างอิงจาก http://www.lks.ac.th/anchalee/base_plan/