Analisa dan Perancangan Sistem - 03 - Perencanaan

1. AA
PP
SS
MODUL ANALISA & PERANCANGAN SISTEM
ARIF
RAHMAN
Perencanaan
Pengembangan Sistem

2. Metodologi Umum Pengembangan Sistem
System Planning. Pengamatan dan penelitian awal untuk
mengetahui tingkat kepentingan sistem, menentukan
lingkup sistem dan membuat perencanaan pengembangan
System Analysis. Analisis domain sistem untuk
mengidentifikasikan elemen sistem, masalah, kebutuhan,
peluang, tujuan dan arahan.
System Design. Merancang pemodelan sistem dalam
conceptual model dan software engineering.
System Implementation. Menginstalasi perangkat lunak
dan perangkat keras, melatih pengoperasian sistem dan
menerapkan sistem.
System Maintenance. Merawat dan memperbaiki sistem.

4. Perencanaan Pengembangan Sistem
Perencanaan Pengembangan Sistem merupakan
proses pertama dari pengembangan sistem sebagai
tindak lanjut inisiasi dari system owner.
Dimulai dengan aktivitas pengamatan pendahuluan
(preliminary investigation) untuk mengevaluasi
kelayakan nilai (worth) dan manfaat (benefit) dari
sistem yang akan dikembangkan.
Tahap perencanaan mencakup penentuan lingkup
(scope), membuat rencana kerja (work plan) dan
melaksanakan manajemen proyek.

5. Perencanaan Pengembangan Sistem
Merumuskan masalah (problems)
Mendefinisikan peluang (opportunities)
Mendefinisikan kendala (constraints)
Menentukan tujuan (objectives)
Menentukan lingkup (scope)
Membuat arahan (directives)

6. Perencanaan Pengembangan Sistem

7. Merumuskan Masalah
Kerangka PIECES
Kriteria Kualitas Sistem
Aspek Kualitas Informasi

8. Merumuskan Masalah Kerangka PIECES
Performance
Information Economic
Control Efficiency
Service

9. Kerangka PIECES : PERFORMANSI
Keluaran (throughput)
Beberapa pekerjaan membutuhkan waktu cukup
banyak
Waktu layan (response time)
Waktu tunggu antara transaksi
atau permintaan dengan responnya

10. Kerangka PIECES : INFORMASI (Output)
Informasi kurang
Informasi penting kurang
Informasi relevan kurang
Informasi berlebih
Informasi dalam bentuk yang kurang
bermanfaat
Informasi tidak akurat
Informasi sulit dihasilkan
Informasi tidak diperbarui

11. Kerangka PIECES : INFORMASI (Input)
Data tidak tersedia
Data tidak tersedia saat diperlukan
Data tidak akurat
Data sulit diperoleh
Data redundan
Terlalu banyak data
Terdapat data ilegal

12. Kerangka PIECES : INFORMASI (Storage)
Data tersimpan redundan di beberapa file
atau basisdata
Data tersimpan tidak akurat
Data tidak aman dari kerusakan dan
pengrusakan
Data tidak terorganisasi dengan baik
Data tidak fleksibel
Data tidak bisa diakses

13. Kerangka PIECES : EKONOMI (Biaya)
Biaya tidak diketahui
Biaya tidak terlacak pada sumbernya
Biaya terlalu tinggi

14. Kerangka PIECES : EKONOMI (Keuntungan)
Pasar baru dapat tereksplor
Pemasaran yang ada dapat diperbaiki
Order dapat ditingkatkan

15. Kerangka PIECES : KONTROL (Sekuritas rendah)
Input data tidak teredit dengan baik
Kriminal dapat menyerang data
Data diperoleh oleh pihak yang
tidak mempunyai wewenang
Data redundan tidak konsisten
Aturan kerahasiaan data dapat ditembus
Kesalahan proses dapat terjadi
Kesalahan pengambilan keputusan dapat
terjadi

16. Kerangka PIECES : KONTROL (Sekuritas tinggi)
Rangkaian dan batasan birokrasi
memperlambat sistem
Pengendalian kurang nyaman
bagi pengguna
Pengendalian berlebih menyebabkan waktu
tunggu

17. Kerangka PIECES : EFISIENSI
Pemborosan waktu karena redundansi
(input, proses dan output)
Pemborosan material dan suplai
Usaha yang diperlukan untuk tugas-tugas
yang tidak diperlukan
Material yang dipergunakan
sebenarnya tidak diperlukan

18. Kerangka PIECES : LAYANAN
Hasil tidak akurat
Hasil tidak konsisten
Hasil tidak andal (unreliable)
Sistem tidak mudah dipelajari
Sistem tidak mudah digunakan
Sistem janggal saat digunakan
Sistem tidak fleksibel dalam situasi baru
Sistem tidak fleksibel pada perubahan
Sistem tidak kompatibel dengan sistem lain
Sistem tidak terkoordinasi dengan sistem lain

20. Merumuskan Masalah Kriteria Kualitas Sistem
Selain dengan menggunakan pendekatan
PIECES, untuk menganalisa masalah Sistem
Informasi juga dapat berkaitan dengan kualitas:
Time Quality
Content Quality
Service Quality
Performance Quality
Protection Quality

21. Kualitas Sistem : Time Quality (trophy)
Troughput (keluaran per periode)
Response time (waktu per proses)
On-time & updated (keterkinian data)
Predicted (data estimasi masa depan)
Historical (data masa lalu)
Frequency (perulangan proses sama)

22. Kualitas Sistem : Content Quality (air for see)
Accuracy (akurat dan legal)
Integrity (tidak redundan)
Relevance (relevan dan sesuai pada
tempatnya)
Clarity (jelas dan mudah dipahami)
Consistency (konsisten dan seragam)
Completeness (lengkap)
Conciseness (hanya yang diperlukan)

23. Kualitas Sistem : Service Quality (as A)
Accessibility (dapat terakses)
Share-ability (dapat digunakan bersama)
Availability (ketersediaan)

24. Kualitas Sistem : Performance Quality (acc free)
Accountability (terukur finansial)
Comfortability (kenyamanan user friendly)
Compatibility (dapat disesuaikan)
Flexibility (tidak kaku)
Reliability (keandalan)
Expandability (dapat dikembangkan)
Efficiency (efisien dalam waktu dan biaya)

25. Kualitas Sistem : Protection Quality (caps)
Conformity (penegasan kesesuaian)
Authority (kewenangan)
Privacy (kerahasiaan)
Security (keamanan dari kriminal informasi)
Safety (keamanan dari kerusakan)

26. Merumuskan Masalah Aspek Kualitas Informasi
C O R E D A T A Q U A L I T Y :
A c c u r a t e / V e r i f i a b l e / C o m p l e t e / R e l i a b l e
D E L I V E R Y
T i m e l y / A c c e s s i b l e / S e c u r e
U S A B I L I T Y :
R e l e v a n t / S i m p l e / F l e x i b l e / E c o n o m i c a l

27. Kualitas Informasi : CORE DATA QUALITY
ACCURATE
Bebas dari kesalahan
Terukur dengan benar
Diinputkan dengan benar
Diinterpretasikan dengan benar
Garbage In Garbage Out
Program perlu melakukan verifikasi data.

28. Kualitas Informasi : CORE DATA QUALITY
VERIFIABLE
Dapat diperiksa untuk menilai apakah benar
atau tidak
Mempunyai sumber pembanding lain atau
dapat dibuktikan

29. Kualitas Informasi : CORE DATA QUALITY
COMPLETE
Memiliki semua fakta dan data penting yang
diperlukan sistem informasi sesuai tujuan yang
ingin dicapai.
Misalnya sistem pendataan siswa:
Nama, nomor induk, indeks prestasi,
pembayaran, kelas atau tingkat

30. Kualitas Informasi : CORE DATA QUALITY
RELIABLE
Selalu akurat dan tersedia – bukannya
terkadang
Dapat juga tergantung persyaratan tertentu
Kualitas konsisten

31. Kualitas Informasi : DELIVERY
TIMELY
Terkirim saat dibutuhkan
Maksimasi nilai
Sesuai waktunya dan tetap berkontribusi
pada tujuan organisasi

32. Kualitas Informasi : DELIVERY
ACCESSIBLE
Dapat dibaca saat waktu yang wajar dalam
format yang tepat

33. Kualitas Informasi : DELIVERY
SECURE
Hanya pengguna yang berwenang atau
mempunyai otoritas yang dapat mengakses
secara mudah
Terlindungi dan kerusakan (backed up)

34. Kualitas Informasi : USABILITY
RELEVANT
Penting bagi pembuatan keputusan
Menggambarkan aspek penting dari model
Dapat digunakan sesuai problem yang
dihadapi
Menghilangkan item yang tidak relevan tidak
ditampilkan

35. Kualitas Informasi : USABILITY
SIMPLE
Mudah dimengerti
Mudah dimanipulasi

36. Kualitas Informasi : USABILITY
FLEXIBLE
Dapat digunakan untuk berbagai tujuan
Mendukung tujuan pengguna sistem
informasi yang berbeda
Mudah ditransformasikan untuk penggunaan
lain
Dapat ditransfer ke aplikasi atau
penggunaan lain

37. Kualitas Informasi : USABILITY
ECONOMICAL
Bernilai untuk dikumpulkan, dibeli atau
diproduksi
“Value” dari informasi dibandingkan biayanya

38. Kualitas Informasi

39. Mendefinisikan Peluang
Memperbaiki masalah yang ada
Menambahkan fitur-fitur
Memadukan beberapa perbedaan (format file
data, basis bahasa pemrograman)
Merancang ulang sistem lama
Mengintegrasikan beberapa
sistem terdahulu
Mengembangkan sistem ke
skala lebih besar

40. Mendefinisikan Kendala
COst : Biaya dan anggaran
DEadline : Batas waktu akhir
Knowledge : Pengetahuan akan data,
informasi dan prosesnya
Integration : “Dinding” yang memisahkan
antar fungsi organisasi
Technology : Teknologi informasi yang
dikuasai dan akan diadopsi
Skill & Behaviour : Sumber daya manusia

41. Mendefinisikan Kendala
CODE KITS
COst
DEadline
Knowledge
Integration
Technology
Skill & Behaviour

42. Menentukan Tujuan
Scalability : Menentukan batasan, skala dan kapasitas
sistem (capacity & load, backup & recovery)
Ability : Menentukan fungsi dan fitur yang dimiliki sistem
(features)
Flexibility : Menentukan batasan kemampuan
pengoperasian sistem menyesuaikan penggunanya (user
friendly)
Expandability : Menentukan kemampuan
pengembangan lanjutan untuk merespon pertumbuhan dan
perubahan (improvement)
Reliability : Menentukan kualitas dan keandalan sistem
(accuracy, integrity & availability)

43. Menentukan Tujuan
Specific : Teridentifikasi dengan jelas dan
detail
Measurable : Mampu terukur
Achievable : Dapat tercapai
Reasonable : Mempunyai dasar faktual dan
sasaran yang logis
Time base : Terlaksana dalam rentang
waktu tertentu dan terpenuhi saat batas
waktu

44. Menentukan Tujuan

45. Menentukan Lingkup
Lingkup proyek pengembangan merupakan
target bergerak.
Setiap tahap selama proses pengembangan
sistem, lingkup proyek perlu dianalisa dan
dievaluasi.
Lingkup dapat berkembang atau menyusut
dalam ukuran dan kompleksitas.

46. Menentukan Lingkup

47. Menentukan Lingkup Skala Sistem
Point. Satu fungsi organisasi dalam satu
departemen.
Island. Satu departemen dalam satu
perusahaan.
Integrated. Terintegrasi satu perusahaan.
Extended. Terintegrasi dengan pelanggan,
pemasok atau mitra usaha.

48. Menentukan Lingkup Skala Sistem
Point
Island
Integrated
Extended

49. Menentukan Lingkup Operasional Sistem
Standalone or network computer
Keamanan dari kriminal informasi, misalnya pencurian (snooping,
stealing, piracy) dan pengrusakan (interference, harm, hacking)
Single or multi user
Keamanan dari kriminal informasi, kemudahan penggunaan (user
friendly), penggunaan bersama (shareable), kerahasiaan (privacy)
Centralized or distributed system
Prosedur akses data, antarmuka, status proses (off-line/on-line)
Maintenance & updating
Pengendalian, perawatan dan pembaruan sistem basisdata

50. Menentukan Lingkup
Ability vs Viability.
Tingkat yang memungkinkan untuk pengembangan bagi owner (able to afford it)
maupun user (viable to operate it)
Urgency vs Priority.
Tingkat kepentingan (urgency) pengembangan dengan pertimbangan prioritas
(priority) pada batasan lingkup
Capability vs Commitment.
Kemampuan (capability) untuk melakukan pengembangan yang perlu didukung
keinginan (commitment) untuk melaksanakannya
Benefit vs Cost.
Manfaat (benefit) yang dapat diperoleh dari pengembangan yang dibiayai (cost)

51. Menentukan Lingkup
Capability vs Commitment
Urgency vs Priority
Ability vs Viability
Benefit vs Cost

52. Membuat Arahan
Pembentukan tim proyek (project team) dan
pembagian tugas.
Pembuatan rencana proyek (project plan).
Pembuatan laporan (progress report).

53. Membuat Arahan
Communication skills : pengumpulan data
dan informasi, dokumentasi dan presentasi.
Feasibility analysis : analisa kelayakan
teknis, operasional, ekonomis, jadwal dan
resiko.
Process and project management :
aktivitas merencanakan, mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan; membuat
laporan dokumentasi dan standar mutu.

54. Membuat Arahan
Manajemen Proses merupakan aktivitas manajemen
yang mencakup dokumentasi, mengelola, mengatur,
mengawasi dan memperbaiki metodologi pengembangan
sistem. Manajemen proses memperhatikan dengan tahap,
aktivitas, dokumen dan standar mutu yang diterapkan secara
konsisten.
Manajemen Proyek merupakan proses penentuan
lingkup, perencanaan, alokasi sumber daya,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian proyek
pengembangan sistem yang memenuhi tiga aspek, yaitu
biaya, waktu dan kualitas.

56. Cross life-cycle activity
Fact-finding
 Fact-finding – proses formal menggunakan riset, wawancara, rapat,
kuesioner, sampling, dan teknik lain untuk mengumpulkan informasi
tentang permasalahan, kebutuhan dan preferensi.
Documentation and presentation
 Documentation – aktivitas merekam fakta dan spesifikasi sistem saat
ini dan mendatang.
 Presentation – aktivitas mengkomunikasikan temuan, rekomendasi
dan dokumentasi untuk diulas user dan manajemen.
 Repository –database dan/atau file di mana system developers
menyimpan semua dokumentasi, knowledge, dan lainnya buat sistem
informasi.
Feasibility analysis
Process and project management

57. Manajemen Proyek Pengembangan
Scoping – menentukan lingkup batasan proyek
Planning – mengidentifikasikan tugas-tugas yang diperlukan
untuk menyelesaikan proyek
Estimating – mengestimasikan durasi tugas dan sumber
daya yang diperlukan
Scheduling – mengembangkan rencana dan jadwal
penyelesaian proyek
Organizing – memastikan anggota tim memahami peranan
dan tanggung jawab mereka
Directing – mengarahkan dan mengkoordinasikan proyek
Controlling – Mengawasi dan mengendalikan progres
Closing – menilai kesuksesan dan kegagalan

58. Manajemen Proyek Pengembangan

59. 1. Penentuan Lingkup (SCOPING)
Pembentukan tim proyek
Deklarasi naratif pekerjaan melalui kerangka
acuan proyek (statement of work, scope
statement, project definition, project
overview, or document of understanding)

60. Tim Proyek
Project Manager.
System Analyst.
System Designer.
Database Administrator.
Interface Design Expert.
Applications Programmer.
Network Administrator.
System Integrator.
Etc.

61. Kompetensi Tim Proyek
Business awareness
Business partner orientation
Commitment to quality
Initiative
Information gathering
Analytical thinking
Conceptual thinking
Interpersonal awareness
Organizational awareness
Anticipation of impact
Resourceful use of
influence
Motivating others
Communication skills
Developing others
Monitoring and controlling
Self-confidence
Stress management
Concern for credibility
Flexibility

62. Kerangka
Acuan
Proyek

63. Kerangka Acuan Proyek
Usulan Sistem Informasi
Latar belakang
Masalah (as is), Peluang (should be), Tujuan (to be) dan
Arahan
Sejarah yang mendasari proyek
Tujuan (goal) dan sasaran (objectives)
Deskripsi produk
Lingkup Batasan
Stakeholder
Data dan Informasi
Proses bisnis
Lokasi geografis

64. As-Is, Should-Be, To-Be, Could-Be Model
AS-IS
MODEL
Current
System
SHOULD-BE
MODEL
Ideal
System
TO-BE
MODEL
Future
System
COULD-BE
MODEL
Alternative
System

65. Kerangka Acuan Proyek
Pendekatan Proyek
Route
Deliverables
Pendekatan Manajemen
Pertimbangan pembentukan tim
Manajemen dan pengalaman
Kebutuhan pelatihan
Jadwal rapat pertemuan
Metode dan frekuensi pelaporan
Manajemen Konflik
Manajemen Lingkup Bahasan

66. Kerangka Acuan Proyek
Kendala
Estimasi anggaran biaya
Waktu mulai dan batas waktu penyelesaian
Dokumentasi data, informasi dan proses bisnis
Koordinasi antar bagian organisasi
Teknologi yang telah dan akan digunakan
Estimasi Ballpark
Jadwal
Anggaran

67. Kerangka Acuan Proyek
Kondisi Pencapaian
Kriteria sukses
Asumsi
Resiko
Lampiran

68. 2. Identifikasi Tugas-tugas (PLANNING)
Work breakdown structure (WBS) – alat
bantu grafis untuk menggambarkan
dekomposisi hirarki proyek dalam fase-fase,
aktivitas, dan tugas

69. 3. Estimasi Durasi Tugas-tugas (ESTIMATING)
Estimasi waktu minimum (optimistic duration, OD).
Estimasi waktu maximum (pessimistic duration, PD)
Estimasi waktu harapan (expected duration, ED).
Menghitung rata-rata berbobot untuk mengestimasi
durasi tugas (duration, D) dengan:
D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD)
6

70. 4. Menjadwalkan Proyek (SCHEDULING)
Menjadwalkan maju (forward) atau mundur
(reverse)
Menentukan hubungan antar tugas
Finish-to-start (FS)— finish satu tugas dilanjutkan start
tugas lain.
Start-to-start (SS)— start satu tugas disertai start tugas
lain.
Finish-to-finish (FF)— dua tugas harus finish pada saat
yang sama.
Start-to-finish (SF)— start satu tugas menunjukkan finish
tugas lain.

71. Alat Penjadwalan
Network Planning – Model jaringan kerja
grafis yang mengilustrasikan interdependensi
antar tugas-tugas.
 Activity On Node
 Activity On Arrow
Gantt chart – Model peta batang horisontal
yang mengilustrasikan panjang durasi tiap
tugas dan hubungan antar tugas.

72. 5. Alokasi dan Penugasan (ORGANIZING)
Mengestimasi kebutuhan sumber daya
Pihak-pihak yang berkepentingan.
Layanan, misalnya ulasan kualitas.
Fasilitas dan peralatan.
Material.
Modal anggaran.
Penyesuaian jumlah sumber daya (resource
leveling)
task delaying vs task splitting
Critical path vs slack time

73. 6. Mengarahkan Tim
(DIRECTING)

74. 7. Mengendalikan (CONTROLLING)
Pelaporan progres atau kemajuan
Manajemen perubahan
Manajemen ekspektasi
Penyesuaian jadwal

75. Laporan Kemajuan
Sampul
Nama Proyek
Nama Pimpinan Proyek
Nomer dan Tanggal Penerbitan Laporan
Kemajuan Proses
Analisis Jadwal
Analisis Anggaran
Analisis Lingkup
Analisis Proses
Gantt chart

76. Laporan Kemajuan
Analisis Aktivitas
Tugas yang terselesaikan
Tugas yang sedang dikerjakan
Tugas yang akan dikerjakan
Masalah dan Kendala Lalu
Identifikasi masalah dan kendala
Tindakan perbaikan
 Telah dilakukan
 Rekomendasi, penanggung jawab, deadline

77. Laporan Kemajuan
Masalah dan Kendala Baru
Antisipasi masalah
Paradigma baru
Tindakan perbaikan
 Rekomendasi, penanggung jawab, deadline
Lampiran
System blueprints
Interface design
Program listing

78. Laporan Kemajuan

79. 8. Menilai Hasil Proyek (CLOSING)
Did the final product meet or exceed user
expectations? Why or why not?
Did the project come in on schedule? Why or why
not?
Did the project come in under budget? Why or why
not?

80. ANY QUESTION ?