Nhận viết luận văn đại học, thạc sĩ trọn gói, chất lượng, LH ZALO=>0909232620 Tham khảo dịch vụ, bảng giá tại: https://vietbaitotnghiep.com/dich-vu-viet-thue-luan-van Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Hiệu quả hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN NGỌC TUẤN
HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC
LUẬN VĂN THẠC SĨ
HÀ NỘI- NĂM 2016

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN NGỌC TUẤN
HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC
LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành:
Mã số: 60 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LẠI ĐỨC VƢỢNG
HÀ NỘI - NĂM 2016

3. i
LỜI CẢM ĐOAN
Tôi cam đoan công trình nghiên cứu khoa học với đề tài: “Hiệu quả
hoạt động của văn phòng Hôi đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố
Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc” là công trình nghiên cứu độc lập của bản thân tôi.
Các số liệu, trích dẫn trong Luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đảm bảo độ tin
cậy, chính xác và trung thực.
Tôi cũng xin cam đoan, mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã
được cảm ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ nguồn gốc.
Vĩnh Phúc, ngày tháng năm 2016
Tác giả luận văn
Nguyễn Ngọc Tuấn

4. ii
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ và hỗ
trợ nhiệt tình từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cho phép tôi được bày tỏ lòng
biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và đơn vị đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi
trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, Ban quản lý và đào tạo, Khoa
sau Đại học, Học viện Hành chính Quốc Gia đã quan tâm và tạo mọi điều
kiện giúp đỡ tôi trong thời gian học tập và nghiên cứu tại học viện; đặc biệt
cảm ơn Tiến sĩ Lại Đức Vượng là người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ dẫn tận
tình cho tôi trong suốt quá trình thực hiện Luận văn.
Nhân dịp này cho tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể đội ngũ cán bộ, công
chức, các phòng ban, cơ quan chuyên môn trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên,
tỉnh Vĩnh Phúc đã đã nhiệt tình cộng tác, cung cấp những tư liệu thực tế và
thông tin cần thiết để tôi hoàn thanh Luận văn này.
Tuy nhiên có nhiều cố gắng, nhưng trong bài Luận văn nghiên cứu tôi
không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Tôi kính mong quý thầy cô, các
chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp, gia đình và bạn
bè tiếp tục giúp đỡ đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn.
Tác giả luận văn
Nguyễn Ngọc Tuấn

5. iii
MỤC LỤC
LỜI CẢM ĐOAN..................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................... ii
MỤC LỤC...............................................................................................................iii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT................................... vi
DANH MỤC CÁC BẢNG...................................................................................vii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ............................................................................viii
MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 8
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP
HUYỆN................................................................................................................... 15
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng............................................................. 15
1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện..15
1.1.2. Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ...................19
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................23
1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ........... 27
1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan..................27
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung.................29
1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản..............................................33
1.2.4. Lưu trữ...............................................................................................36
1.2.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại ................................................41
1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan .................................42
1.2.7.Tổ chức hội họp .................................................................................43
1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng,
ban chuyên môn thuộc UBND huyện ................................................................ 44
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND
cấp huyện................................................................................................................ 47
1.4.1. Môi trường bên trong........................................................................47
1.4.2. Môi trường bên ngoài........................................................................50
1.5. Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện ...................................... 51
1.5.1. Khái niệm quản trị văn phòng...........................................................51

6. iv
1.5.2. Chức năng quản trị văn phòng ..........................................................52
1.5.3. Nội dung quản trị văn phòng: ...........................................................52
1.6. Khái niệm hiệu quả hoạt động và những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt
động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện............................................ 53
1.6.1. Khái niệm hiệu quả .................................................................................... 53
1.6.2. Những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND –
UBND cấp huyện................................................................................................... 53
Tiểu kết chƣơng 1.................................................................................................. 55
Chƣơng 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG
NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH
VĨNH PHÚC.......................................................................................................... 56
2.1. Giới thiệu khái quát về UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.. 56
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên..............................57
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ........................................................................58
2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh
Yên, tỉnh Vĩnh Phúc ............................................................................................. 60
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên....60
2.2.2. Vị trí, chức năng và nhiệm vụ và vai trò vủa văn phòng HĐND -
UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc .............................................61
2.2.3. Nhân sự .............................................................................................64
2.2.4. Điều kiện làm việc tại văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh
Yên ..............................................................................................................68
2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố
Vĩnh Yên................................................................................................................. 71
2.4. Mâu thuẫn trong hoạt động của văn phòng HĐND - UBND thành phố
Vĩnh Yên................................................................................................................. 89
2.5. Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố
Vĩnh Yên................................................................................................................. 91
2.5.1. Những kết quả đạt được....................................................................91
2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân ...................................................................93
Tiểu kết chƣơng 2.................................................................................................. 95

7. v
Chƣơng 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ
HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN .......................................................... 96
3.1. Định hƣớng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố
Vĩnh Yên................................................................................................................. 96
3.1.1. Định hướng phát triển chung ............................................................96
3.1.2. Định hướng và quan điểm về hiện đại hóa nền hành chính..............98
3.1.3. Định hướng trong quy chế làm việc trong chính quyền điện tử .100
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên ................................................. 101
3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng..............................102
3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự..........................................103
3.2.3. Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng .................104
3.2.4.. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.......................105
3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành
phố Vĩnh Yên ............................................................................................108
Tiểu kết chƣơng 3................................................................................................ 112
KẾT LUẬN.......................................................................................................... 113
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................. 114

8. vi
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Tên đầy đủ
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
CBCCVC Cán bộ công chức, viên chức
UBND Ủy ban nhân dân
HĐND Hội đồng nhân dân

9. vii
DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2. 1. Số văn thư được tiếp nhận giai đoạn 2013 - 2015.........................78
Bảng 2. 2. Số lượng văn bản đi của Văn phòng HĐND – UBND thành phố
Vĩnh Yên giai đoạn 2013 – 2015 ....................................................................80

10. viii
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 2. 1. Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến ..................................74
Hình 2. 2. Mẫu dấu đến...................................................................................75
Hình 2. 3. Mẫu nội dung số công văn đến ......................................................76
Hình 2. 4. Mẫu chuyển giao văn bản đến........................................................77
Hình 2. 5.Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến .......................................77
Hình 2. 6. Quy trình quản lý văn bản đi..........................................................78
Hình 2. 7. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ............................................................79
Hình 2. 8.. Quy trình tổ chức hội họp .............................................................85

11. 8
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, một đòi hỏi tất yếu đối
với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu
thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó.
Hiện đại hóa nền hành chính được xác định là một trong những nội dung
trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính Việt Nam. Quan điểm, mục tiêu
và nhiệm vụ của cải cách hành hcisnh ở nước ta đã được đề cập trong các văn
kiện Hội nghị Trung ương 8 khóa VII, Hội nghị Trung ương 3 và 7 khóa VIII,
trong các Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VII, IX, và X. Hội nghị
Trung ương 8 khóa VII xác định: cải cách nền hành chính là nhiệm vụ trọng
tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước để đề ra mục tiêu: xây dựng
một nền hành hcisnh trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và
từng bước hiện đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của Nhà
nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời
sống nhân dân, xây dựng nếp sống và làm việc theo pháp luật trong xã hội.
Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Vĩnh Phúc đang đẩy
mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển
kinh tế - xã hội. Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân
(UBND) tỉnh Vĩnh Phúc đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính,
quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành
chính các cấp, từng bước thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy mục tiêu
phục vụ nhân dân làm trọng tâm.
Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ và vai trò vô cùng quan trọng
trong công việc quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc dưới sự chỉ đạo của
các cán bộ đứng đầu HĐND, UBND. Có thể nói Văn phòng HĐND và

12. 9
UBND hoạt động giống như một cấp trung gian giữa các phòng ban chuyên
môn, thường trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, phường. Chính vì lẽ đó,
công việc cấp thiết trước mắt đối với khối văn phòng là phải nâng cao hiệu
quả hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích
hợp.
Trong thời gian qua, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành
phố Vĩnh Yên đã hoạt động có hiệu quả, văn phòng làm khá tốt các công tác
chức năng nhiệm vụ được giao. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại, hạn chế
như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo,
bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ, hoạt động phục vụ nhân dân chưa
được coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn nhiều bất cập; hiệu quả thực hiện
các công việc chuyên môn, nghiệp vụ còn chưa cao, …đã làm ảnh hưởng
không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành
phố Vĩnh Yên. Trước những tình hình thực tế đang diễn ra, bên cạnh đó nhận
thấy chưa có đề tài nghiên cứu về hoạt động của Văn phòng HĐND, YBND
thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố
Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung và hiệu quả hoạt động Văn
phòng HĐND và UBND các cấp nói riêng đã có nhiều nhà khoa học, nhà
hoạch định chính sách quan tâm nghiên cứu và đã có nhiều sách, giáo trình, đề
tài khoa học và rất nhiều bài báo, bài tạp chí viết, nghiên cứu trên nhiều góc độ
khác nhau. Có thể kế ra một số công trình nghiên cứu cụ thể sau:
- Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà
nước”. Nxb thống kê, Hà Nội.

13. 10
- Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb
thống kê, Hà Nội.
- Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành chính văn phòng”,
NXb thống kê, Hà Nội.
- Học viện hành chính Quốc gia ( 2006 ). “ Điều hành công sở hành
chính Nhà nước”, Nxb Khoa học và kỹ thuật Hà Nội.
- Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu
quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng
Việt Nam”, Nxb Lao động.
- Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động của các
công sở”, Nxb lao động.
- Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công
sở” , Nxb chính trị Quốc gia.
Các công trình nêu trên đã cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản nhất
về văn phòng và quản trị văn phòng một cách khoa học có hệ thống. Có cách
nhìn khái quát, tổng thể, giúp luận giải những vấn đề xung quanh quá trình
hoạt động của các văn phòng hành chính nói chung.
Bên cạnh các sách chuyên khảo, giáo trình, còn nhiều đề tài luận văn thạc
sĩ hành chính công nghiên cứu về hoạt động văn phòng , cụ thể một số luận
văn sau:
-Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng
UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý
hành chính công Học viện hành chính Hà Nội.
- Cấn Bảo Ngọc ( 2008 ) “ Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng HĐND – UBND quận Hồng Bàng”, Luận văn thạc sĩ
quản lý hành chính công, Học viện hành chính Hà Nội.

14. 11
- Tăng Thị Bích Ngọc (2014) “ Hiệu quả hoạt động của văn phòng
HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành
chính công, Học viện hành chính Quốc gia.
Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lượng hoạt
động của Văn phòng HĐND – UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động của văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng;
Hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND quận Ba Đình, Hà Nội,
tuy nhiên công trình này chỉ mới đi vào mô tả hoạt động của Văn phòng
HĐND – UBND quận chứ chưa đề cập tới hiệu quả hoạt động. Trong đó các
công trình nghiên cứu nêu trên chưa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả
hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh
Phúc. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của văn phòng
HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong bối cảnh hiện nay
là hết sức cần thiết.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực tiễn về hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên, tỉnh
Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá những kết quả đã đạt được, những hoạt động còn
hạn chế để tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh
Vĩnh Phúc trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu nêu trên. Luận văn thực hiện một số
nhiệm vụ cụ thể sau:
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý
luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung.

15. 12
+ Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của
thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đánh giá tình hình thực tế, những kết
quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của
Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn.
+ Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND
– UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh
Yên tỉnh Vĩnh Phúc.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Luận văn nghiên cứu các hoạt động của Văn phòng
HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc và phân tích tình hình
hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong thực tiễn để đánh
giá kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân
và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND –
UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới.
- Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND –
UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc.
- Phạm vi thời gian: Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND –
UBND thành phố trong giai đoạn 2012 – 2015 và đề xuất nâng cao hiệu quả
hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh
Phúc trong giai đoạn 2016 – 2020.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin về nhận thức khoa học.
Phương pháp này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và

16. 13
thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn
diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như kết quả mà đề tài đưa ra.
5.2. Phương pháp nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng
một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:
- Phương pháp nghiên cứu khoa học: Dựa trên những công trình nghiên
cứu khoa học, những đề tài nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng UBND –
HĐND cấp huyện để có những nhận định chung, nắm vững được quy trình
hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Từ những dữ liệu thu được từ thực
tiễn của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc,
trong quá trình nghiên cứu lí luận khoa học, tiến hành tổng hợp, đối chiếu,
phân tích các thông tin để đưa ra được những nhận định, quy luật thông tin có
được; hiểu được ý nghĩa của các con số, dữ liệu sẽ rút ra được những bài học
kinh nghiệm và phương hướng phát triển tốt hơn cho đơn vị trong tương lai.
- Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu: Thu thập, tìm kiếm những dữ
liệu hiện có trên sách, báo, website, đề tài nghiên cứu chung, số liệu thực tiễn
thu thập được tại địa phương là cơ sở để phân tích, minh chứng cho những lý
luận.
- Phương pháp thống kê, mô tả: Là làm rõ từng vấn đề được lựa chọn
bằng cách thống kê, liệt kê và mô tả các khía cạnh, những vấn đề phát sinh.
- Phương pháp đối chiếu so sánh: Để xem xét hiệu quả hoạt động của
văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được đánh giá như thế nào
so với các nơi, hoặc nhận định kết quả hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND thành phố qua các năm để đưa ra những phương hướng và giải pháp
trong giai đoạn tiếp theo cho phù hợp.

17. 14
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý nắm rõ các vấn đề về văn
phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND một cách hệ thống và
khoa học nhất.
- Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng
HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp
ứng được đòi hỏi của thực tế;
- Luận văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo
cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, các cơ quan tổ chức
khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng cấp huyện nói
chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng có thể
giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù
hợp với thực tiễn hơn.
7. Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được chia
thành 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của văn phòng hội
đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện;
Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy
ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên;
Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên.

18. 15
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN
CẤP HUYỆN
1.1. Những vấn đề chung về văn phòng
1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
* Văn phòng:
Trong tình hình hoạt động hiện nay, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn
phòng. Tùy theo từng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động đặc trưng của văn
phòng, tùy theo từng thời kỳ hình thành và phát triển mà văn phòng có nhiều
cách hiểu và nhiều tên gọi khác nhau.
Văn phòng có thể hiểu một cách đơn giản theo như quan sát của mỗi
người trong đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng là trụ sở làm
việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của các cơ quan, đơn vị do văn
phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể, gắn liền với tên của cơ quan, đơn
vị đó. Tại văn phòng, các công việc hàng ngày, hành chính của các cơ quan,
đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc các công việc phục vụ,
hậu cần, bảo vệ…được thực hiện.
Hay xét theo một khía cạnh chức năng khác, văn phòng được hiểu như
một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị , là cánh tay
đắc lực phụ vụ điều hành của lãnh đạo.
Danh từ “văn phòng” thường được dùng để gọi các tổ chức độc lập của
pháp luật như: Văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng kiến trúc

19. 16
sư… trong một khung cảnh khác nữa, văn phòng là một phòng làm việc cụ
thể của các lãnh đạo như: văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ…
Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhưng có thể hiểu
theo một nghĩa chung nhất đó là: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng
hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo các
điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
* Hiệu quả hoạt động của văn phòng là một phạm trù phản ánh trình độ
sử dụng các nguồn lực của văn phòng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ
và mục tiêu đề ra. Với những nhiệm vụ và mục tiêu trong các hoạt động mà
văn phòng đảm nhiệm, mức độ hoàn thành công việc, số lượng và chất lượng
công việc thực hiện được trong mức đánh giá chung sẽ phản ảnh hiệu quả
hoạt động của văn phòng trong một thời gian nhất định, một nhiệm vụ nhất
định.
* Hiệu quả của hoạt động hành chính là kết quả quản lý đạt được của bộ
máy hành chính trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong
mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội. Hiệu quả của nền hành
chính được thế hiện trên các phương diện:
- Đạt mục tiêu quản lý hành chính tối đa với mức độ chi phí các nguồn
lực nhất định.
- Đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu.
- Đạt mục tiêu không chỉ tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà còn
trong quan hệ với hiệu quả xã hội.
* Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện

20. 17
Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND
về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo,
điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt
động của Hội đồng nhân dân, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương;
đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND.
Đối với các huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống, Văn phòng
Hội đồng nhân dân và UBND tham mưu, giúp UBND thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc;
Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố.
Về tổ chức và biên chế của văn phòng HĐND và UBND huyện như sau:
Thứ nhất, văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và
các Phó Chánh Văn phòng. Trong đó:
- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường tực HĐND, UBND,
Chủ tịch HĐND, chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về công tác được
giao.
- Phó Chánh văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một
số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật
về nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó
Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động
Văn phòng HĐND và UBND huyện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn
phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được ủy quyền.

21. 18
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thường, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo uqy định của
pháp luật và quy định phân cấp về quản lý cán bộ của UBND tỉnh.
Thứ hai, biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện do Chủ tịch
UBND huyện quyết định trong tổng biên chế được giao.
Về tổ chức thực hiện của văn phòng HĐND và UBND huyện
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện phân công công chức đảm
bảo chức danh, tiêu chuẩn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác để
hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Trong quá trình thực hiện, nếu
có các vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung thì phản ánh về UBND
huyện (qua phòng Nội vụ) để được hướng dẫn, điều chỉnh, bổ sung.
* Vai trò của văn phòng trong quy chế làm việc của UBND và HĐND
cấp huyện:
Vai trò của văn phòng HĐND và UBND huyện được thể hiện qua việc
thực hiện đầy đủ các chắc năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trước hết, hoạt động
của văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của hai cơ
quan HĐND và UBND huyện, là trung tâm thực hiện các công việc có liên
quan trực tiếp đến hoạt động của HĐND và UBND. Nếu văn phòng không
làm việc thì cả hệ thống đó sẽ bị ảnh hưởng và ngưng hoạt động. Văn phòng
làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận có liên quan, một số phòng ban,
cơ quan trong huyện, là nơi chuyển giao các công việc giữa cá nhân và lãnh
đạo.
Văn phòng được ví là cửa ngõ của UBND và HĐND cấp huyện bởi vì
đối với mỗi tổ chức này, luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các
văn bản hệ thống đi đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví

22. 19
là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND và HĐND. Mọi vấn
đề hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,
mua sắn các thiết bị…
Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo,
UBND và HĐND cấp huyện, văn phòng cung cấp những luận cứ khoa học
cho việc ban hành quyết định quản lý đảm bảo cho hoạt động thống nhất, liên
tục và kịp thời của UBND và HĐND theo đúng chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn được giao. Bên cạnh đó văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là
nơi tiếp nhận các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại…
1.1.2. Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện nhiều công việc khác nhau
cho một tổ chức, đơn vị với các việc quản lý thông tin, phân công công việc,
lên kế hoạch…. Chung lại, chức năng của văn phòng được chia thành 2 nhóm
chức năng cơ bản đó là:
- Tham mưu tổng hợp
- Chức năng hậu cần
Thứ nhất, chức năng tham mƣu, tổng hợp
Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu của Văn phòng là "tham mưu tổng hợp
cho UBND về hoạt động của UBND. Thực chất đây là yêu cầu khác nhau về
chất trong nhận biết và thực hiện nhiệm vụ. Khái niệm "tham mưu" của Văn
phòng tuy được nhắc tới với ba yêu cầu hoàn toàn khác nhau là: tham mưu
tổng hợp; tham mưu, giúp và tham mưu cho. Việc đó đã khẳng định vị trí, đòi
hỏi trách nhiệm, chất lượng công việc của văn phòng phải phấn đấu cao hơn
với chức năng cụ thể ở một số phương diện như sau:

23. 20
Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng
hợp cho UBND về hoạt động của UBND". Tham mưu tổng hợp có nghĩa là
tham mưu ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp hàm chứa chất
liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp
chứ không phải tổng hợp riêng rẽ. Tham mưu tổng hợp không phải chỉ ở một
lĩnh vực hạn chế nào đó mà phải về hoạt động (một khái niệm rộng trong
quản lý nhà nước) ở một cấp chính quyền bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã
hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường... có
nghĩa là tất cả những hoạt động của đời sống xã hội diễn ra hàng ngày, hàng
giờ ở địa phương như thế nào thì hoạt động của UBND phải thực hiện trách
nhiệm và thẩm quyền quản lý đến đó. Muốn làm nhiệm vụ tham mưu tổng
hợp, văn phòng tất nhiên không làm thay nhiệm vụ của các cơ quan chuyên
môn khác nhưng đòi hỏi phải có một trình độ năng lực tổng hợp thực sự về
quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú xã
hội và sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy chế làm việc, các
chương trình công tác, phân rõ thẩm quyền.
Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc". Đây
là nhiệm vụ mới có nghĩa là nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt của vấn
đề dân tộc trong tình hình hiện. Tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc
đối, vấn đề này được nhận thức và tổ chức thực hiện hoàn toàn phụ thuộc vào
đặc điểm tình hình của từng địa phương và năng lực thực tế của mỗi văn
phòng.
Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành" là
nhiệm vụ được xem như công việc hết sức quan trọng của văn phòng vì năng
lực quản lý nhà nước suy cho đến cùng là năng lực chỉ đạo, điều hành công
việc của Chủ tịch UBND, để Chủ tịch hoàn thành nhiệm vụ, Văn phòng có
trách nhiệm tham mưu "trúng việc và đúng người" vì Chủ tịch UBND là

24. 21
người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND theo quy định tại Điều 126
và Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003
và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
UBND quyết định.
Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương".
Ngoài ra, văn phòng UBND – HĐND huyện còn "cung cấp thông tin phục
vụ quản lý và hoạt động của HĐND...; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của HĐND". Bởi HĐND không thực hiện chức năng điều hành
quản lý nhà nước mà là cơ quan quyền lực của nhân dân ở địa phương, thể
hiện ý trí của nhân dân qua những nghị quyết, quyết định và thực hiện chức
năng giám sát theo Luật định chứ không làm thay công việc của UBND.
Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND và UBND”. Trong tiến trình cải cách hành chính hiện nay không
thể mua sắm tài sản công bằng tình cảm, duy ý chí mà đòi hỏi phải trên cơ sở
khoa học để vừa thực hành tiết kiệm lại bảo đảm nguyên tắc tài chính đồng
thời bắt kịp với các thiết bị văn phòng mới trong thời đại kỹ thuật số, đáp ứng
yêu cầu hiện đại văn minh công sở theo quy định của nhà nước trong công
cuộc hội nhập quốc tế là nhiệm vụ không đơn giản, làm không đúng thì thiệt
hại cho công việc và tài sản không phải là ít, văn phòng nhất thiết phải xem
nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho một cấp chính quyền ở địa
phương là cực kỳ quan trọng.
Do vậy, đây là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, được quy định
ngay từ đầu khi mới thành lập hay đi vào hoạt động của văn phòng. Mỗi văn
phòng được thành lập, các hoạt động của nó vô cùng cần thiết cho công tác
quản lý, điều hành của lãnh đạo.

25. 22
Tóm lại, công tác tham mưu của văn phòng chỉ rõ những hoạt động tham
vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía
cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản
lý. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng
không thể chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của bản thân mà cần phải xem xét đến
những yếu tố khách quan khác, các ý kiến tham mưu của các cấp phó, của
nhân viên, trợ giúp. Khi đó, các thông tin, ý kiến được đưa ra cần thu thập,
phân tích và tổng hợp lại làm cơ sở, căn cứ sử dụng và tham khảo cho các nhà
quản trị, các nhà lãnh đạo. Cần có một bộ phận chuyên phụ trách, phân loại và
sắp xếp dữ liệu, thông tin một cách có khoa học và bài bản khi đó bộ phận
văn phòng sẽ đảm nhiệm công việc quan trọng này và cần hoàn thành tốt
nhiệm vụ và chức năng của mình. Các thông tin và hiệu quả trong công việc
đó là vô cùng cần thiết bởi hiệu quả mà nó mang lại. Mặt khác, kết quả tham
vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, các thông
tin trên nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhiều đối tượng khác nhau mà văn phòng
thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có tổng hợp và tổng hợp lại để làm cơ
sở tham mưu để cùng trợ giúp chung cho một đối tượng cụ thể ở đây đó là:
thủ trưởng hay nhà quản lý, giúp cho họ lựa chọn quyết định của mình một
cách tối ưu nhất, tốt nhất phục vụ cho mọi mục tiêu hoạt động của đơn vị.
Thứ hai, chức năng hậu cần
Tại bất cứ văn phòng nào, cho dù từ các cấp trung ương, cấp tỉnh, cấp
huyện hay các đơn vị, doanh nghiệp không thuộc khối cơ quan như
nước…đều không thể thiếu các điều kiện vật chất cơ bản như: nhà cửa, các
thiết bị, phương tiện kĩ thuật, các công cụ… Do đó, các công cụ được cấp trên
giao cho văn phòng để sử dụng cho hoạt động thưởng ngày hay quản lý giúp
thì đều cần phải được bảo quản, quản lý, phân phối và có sự điều chỉnh bổ
sung kịp thời khi thiếu sót để cung cấp cho nhu cầu, hoạt động của cơ quan,

26. 23
đơn vị. Công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng UBND –
HĐNH với mục tiêu thực hiện đảm bảo đầy đủ nhưng đi đôi với tiết kiệm và
sử dụng có hiệu quả nhất.
Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng cơ sở vật chất, chuẩn bị
các chương trình, hoạt động phục vụ chung trong văn phòng đều được cấp
trên có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng trong
việc thực hiện các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính hay số lượng
cũng như chất lượng gắn liền với các hoạt động nhiệm vụ.
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân
- Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra
các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được
phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng
chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp
luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo
quy định của pháp luật.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,
các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch UBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp
xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trác.h

27. 24
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND xã, thị trấn trước khi trình UBND và Chủ
tịch UBND huyện xem xét, quyết định.
- Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối
hợp công tác với Huyện uỷ, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện,
và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa
phương.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND dân
xã, thị trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin
học hoá hành chính nhà nước của UBND huyện.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện.
- Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước theo
quy định của pháp luật.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện.

28. 25
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND,
Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND
huyện.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức của cơ quan.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp
luật và phân cấp quản lý của UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND huyện giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ban của HĐND và đại biểu Hội đồng nhân dân huyện, Văn
phòng HĐND và UBND huyện có các nhiệm vụ sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ban của HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế
hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công
việc chung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của
Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND,
Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy kỳ họp Hội đồng nhân dân;
giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại
biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong
hoạt động đối ngoại.

29. 26
- Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc
cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp
của Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND.
- Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;
phục vụ Ban của HĐND thẩm tra đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp
Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết HĐND; giúp Thường trực Hội
đồng nhân dân hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và
đại biểu HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức
và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giám sát.
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo
của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị
của công dân.
- Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và
gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết.
- Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án
Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực
HĐND thành phố.
- Phục vụ Thường trực HĐND trong công tác bầu cử đại biểu Quốc hội
và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; phê chuẩn kết quả bầu Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND xã, thị trấn.

30. 27
- Phục vụ Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong công tác giao ban,
trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động cho đại biểu HĐND các
cấp.
- Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực HĐND, Ban của HĐND giữ
mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và huyện, Thường trực Huyện
ủy, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa án nhân dân, Viện kiểm
sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địa phương.
- Phục vụ Thường trực HĐND lập dự toán kinh phí hoạt động hàng năm,
tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND.
- Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành
chính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND, Tổ đại biểu HĐND và đại biểu HĐND; phục vụ Thường trực
HĐND thực hiện chế độ, chính sách đối với đại biểu HĐND.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
Trong hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, có rất nhiều
công việc với nội dung công việc cụ thể, mang tính chất vô cùng quan trọng
thuộc nhiều mảng khác nhau. Dù ở khía cạnh nào đi nữa, hoạt động của văn
phòng HĐND – UBND cấp huyện đều cần phải thực hiện một cách nghiêm
túc, khách quan và đầy đủ nội dung các công việc
1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan
Lập kế hoạch, xây dựng chương trình là quá trình xây dựng các mục tiêu
và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu
đã đề ra. Bởi lẽ, các kế hoạch, chương trình vụ thể gắn liền với việc lựa chọn
và cách thức tiến hành trong tương lai cơ quan.

31. 28
Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải
pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức, cơ
quan hay cá nhân đó.
Kế hoạch cũng là việc lựa chọn phương pháp tiếp cận hợp lý các mục
tiêu định trước. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động
mà một cơ quan hay đơn vị nào đó thực hiện, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân
theo. Kế hoạch có nghĩa là xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào
khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện
tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai.
Đối với quá trình hoạt động của một cơ quan, mỗi cơ quan khác nhau sẽ
có nhiều kế hoạch khác nhau do các bộ phận, phòng ban xây dựng đề xuất
thực hiện nhằm thực hiện mục tiêu chung của văn phòng, thực hiện nhiệm vụ
được giao và hơn hết là thực hiện theo định hướng phát triển chung của toàn
hệ thống, toàn ngành. Với vai trò và chức năng quan trọng của mình, văn
phòng sẽ tổng hợp tất cả các ý kiến tham mưu, đề ra thành kế hoạch tổng thể
hco cơ quan mình. Tiếp đó đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo
đúng chương trình, kế hoạch đã quyết định đưa ra thực hiện.
Ví dụ: Trong kế hoạch phát triển sản xuất nông nghiệp tại một địa
phương, sau các cuộc họp phòng ban, sau khi công khai lấy ý kiến của các cá
nhân, tập thể liên quan, văn phòng tiến hành tổng hợp ý kiến, xin ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cấp trên để thực hiện lập kế hoạch cụ thể trong việc triển
khai phát triển sản xuất nông nghiệp trên địa bàn. Ngoài ra còn có một số kế
hoạch khác như: kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch đào tạo…

32. 29
Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các
bộ phận, phòng ban của cơ quan sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng
bộ, phối hợp thực hiện công việc.
Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho chính văn phòng và cho lãnh
đạo cơ quan trực thuộc triển khai kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch là vô cùng
cần thiết và quan trọng vì tránh được việc chồng chéo, trùng lặp các công việc
hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc. Sau cùng, văn
phòng cần phải thưởng xuyên tổng kết các công việc đã làm, đã thực hiện
được, những kế hoạch còn tồn đọng và lý do liên quan để có kế hoạch thực
hiện bổ sung kịp thời.
1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung
Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán
đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý,
thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Bên cạnh các
nhà quản lý có vô vàn dữ liệu, thông tin, nhưng chỉ khi nào họ cần đến cho
những mục đích ban hành quyết định quản lý họ mới gọi đó là thông tin. Như
vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp
nhằm giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi
trường cụ thể.
Trong công tác quản lý hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện
để ra các quyết định, xác định phương hướng, chỉ đạo sát thực với thực tế,
nâng cao hiệu quả hoạt động. Có nhiều loại thông tin và cũng có nhiều cách
phân loại thông tin khác nhau như:
- Theo kênh tiếp nhận: thông tin dựa theo mối quan hệ giữa người gửi,
người nhận như thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp

33. 30
hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến…hay dựa vào phương tiện gửi - nhận
thì có thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ…
- Còn theo tính chất và đặc điểm sử dụng thông tin có thông tin phải biết,
thông tin cần biết; thông tin nên biết…
- Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động, phân loại dựa trên các lĩnh vực
ngành nghề khác nhau như: nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, giáo dục,
y tế, …
Thực tế có nhiều loại thông tin như vậy nhưng đối với mỗi cơ quan,
thông tin cần phải có những yêu cầu cơ bản , cụ thể, bởi những thông tin là
nguồn, là căn cứ để lãnh đạo sẽ đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
Các nhà lãnh đạo cần phải có bộ phậ hỗ trợ trong việc thu thập và xử lý tất cả
các thông tin, và theo quy định thì văn phòng HĐND – UBND cấp huyện sẽ
là nơi thu thập, xử lý và sử dụng các thông tin chung trợ giúp cho các lãnh
đạo cấp huyện. Hay nói cách khác, văn phòng là trung gian tiếp nhận hay gửi
các thông tin đã được chọn lọc kỹ càng sau khi thu thập và xử lý cho các bộ
phận khác. Cụ thể:
- Trong việc thu thập thông tin đặc biệt là thông tin của văn phòng
HĐND – UBND huyện phục vụ cho hoạt động hành chính cần quan tâm tới
những yêu cầu :
+ Hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý. Muốn thu
thập và cung cấp thông tin hiệu quả, công chức, viên chức trước hết cần xác
định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin. Sau đó xác định
nhu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin.
+ Xác định đối tượng cần cung cấp thông tin có thể là: bản thân các cán
bộ, công chức; lãnh đạo trong cơ quan; các bộ phận quản lý khác trong cơ
quan; các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng.

34. 31
+ Nhu cầu thông tin của các đối tượng có thể khác nhau.
+ Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý
+ Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập những thông tin
cần thiết. Để có thể thu thập thông tin tốt, công chức, viên chức cần nắm vững
các phương pháp để tìm tòi, phát hiện thông tin và thu thập thông tin như: đọc
và ghi chép thông tin; phương pháp sao chụp tài liệu; phương pháp nghe báo
cáo; tra cứu qua mạng..
+ Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát;
phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp
thực nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình;
phương pháp thẩm tra, đối chiếu...
+ Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp
lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật
+ Các cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, thu thập thông tin cần
nắm chính xác nguồn gốc của tin bởi thông tin bao giờ cũng phát sinh từ một
nguồn gốc cụ thể và không phải thông tin của bất kỳ nguồn tin nào cũng đều
có giá trị. Có thể có rất nhiều các nguồn gốc của thông tin như: nguồn sơ cấp
và nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn
cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn
tin không chính thức; nguồn tin qua các phương tiện thông tin đại chúng
(nguồn tin công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế và
qua trao đổi trực tiếp...
- Trong việc xử lý thông tin, còn được hiểu là việc tác động vào thông tin
đang được quản lý, bao gồm: loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo
những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có
giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính.Thông tin tự

35. 32
nó không có giá trị, giá trị của nó là do việc sử dụng nó như thế nào. Vì vậy,
trong quản lý hành chính cần có quy trình và những phương pháp hiệu quả
trong xử lý thông tin như: tập hợp và phân loại thông tin; tóm tắt thông tin;
tổng hợp thông tin; phân tích thông tin; xác định độ tin cậy của thông tin; lựa
chọn thông tin.
Quy trình xử lý thông tin tin là trình tự các bước, biện pháp tác động vào
thông tin nhằm rút ra những thông tin mới, có giá trị phục vụ hoạt động quản
lý. Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp
cơ bản sau:
+Tiếp nhận thông tin
+Tóm lược thông tin
+ Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin thu thập từ các nguồn tin
khác nhau.
+ Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết
Công tác thông tin của văn phòng luôn cần được cập nhật, tổng hợp
được mọi tình hình hoạt động diễn ra hàng ngày, hàng tuần trên các lĩnh vực
của cơ quan mình, các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, ngành
nghề…để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo cấp trên để lãnh đạo kịp thời lên kế
hoạch giải quyết, quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tiến hành tổng hợp, báo cáo định kỳ lên cơ
quan cấp trên hoặc công khai theo quy định.
Bên cạnh đó, khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác,
được xử lý khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cũng sẽ giúp cho các lãnh
đạo cơ quan, giải quyết tốt các công việc hàng ngày, điều hòa phối hợp với

36. 33
các cơ quan liên quan để giải quyết kịp thời có hiệu quả các công việc thuộc
nhiệm vụ và chức năng của cơ quan mình.
1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản
Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ (hay một loại kí hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành
trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của
đời sống xã hội và quản lý nhhà nước mà văn bản có những nội dung và hình
thức thể hiện khác nhau.
Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi
chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt
động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, và thẩm quyền luật định. Nói cách
khác, Văn bản hành chính là phương tiện quan trọng để đảm bảo thông tin
cho quản lý và nó phản ánh kết quả hoạt động của quản lý, đồng thời nó
truyền đạt ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước cho cấp dưới. Văn bản
hành chính là thông tin giao dịch chính thức giữa các cơ quan, tổ chức với
nhau hoặc giữa Nhà nước với tổ chức và công dân.
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và
cơ quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hành chính.
Trong đó, văn bản quy phạm pháp luật theo quy định vủa luật ban hành
văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII banh
ành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn
bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự nhất
định, trong đó có quy tắc xử sự chung, được Nhà nước đảm bảo thực hiện
nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa”.
Văn bản hành chính bao gồm:

37. 34
Thứ nhất, các văn bản có tính pháp quy như: nghị quyết, quyết định, quy
định, quy chế, thể lệ.
Thứ hai, các văn bản hành chính thông thường. Là những văn bản mang
tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật
hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch,
trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan. Văn bản không có tên loại như :
công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc
nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…)
Hay các văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ
trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…
Thứ ba, các loại giấy tờ hành chính
Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị
nhất định. Ví dụ: giấy đề nghị vay vốn kiêm khế ước nhận nợ, Giấy gia hạn
nợ, Giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền…
Xét về chức năng của các loại văn bản hành chính có thể chia thành hai
nhóm:
- Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật
do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều
hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các
đối tượng nhất định.
- Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi
phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cũng được quy định rõ ràng trong
thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005
của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật

38. 35
trình bày văn bản và Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm
2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trong đó nguyên tắc soạn thảo văn bản quy định:
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: VBQPPL được ban hành
phải có nội dung phù hợp với Hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hơp và lhoong trái với quy
định của cơ quan Nhà nước cấp trên. Các văn bản QPPL trái với Hiến pháp,
trái với các văn bản Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên phải
được CQNN có thẩm quyền bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: văn bản phải đảm bảo
đúng thể thức theo Nhà nước quy định. Nếu văn bản không đúng thể thức thì
văn bản sẽ không có giá trị pháp lý. Cũng phải đặc biệt lưu ý đến thể thức
trình bày của từng loại văn bản vì mỗi loại văn bản sẽ có hình thức mẫu quy
định khác nhau.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. Đối với văn
bản QPPL, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà
nước đã được phân định rõ ràng nhằm tránh việc chống chéo hay bỏ sót lĩnh
vực cần quản lý và chức năng của từng cơ quan. Đối với văn bản hành chính
thông thường, các cơ quan đều có thể ban hành để phục vụ cho công việc
quản lý, điều hành giao dịch… Cần lưu ý, một cơ quan không thể soạn thảo
và ban hành một văn bản vượt quá thẩm quyền hoặc không đúng chức năng
của cơ quan đã được pháp luật quy định.
- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi, nếu là văn bản pháp luật phải phù
hợp với nội dung và vấn đề mà văn bản đó điều chỉnh. Một văn bản chỉ đề
cập đến những vấn đề có liên quan với nhau, còn những vấn đề khác phải
được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.

39. 36
- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ: đây
;à phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước.
Khi soạn thảo văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo các yêu cầu của
phong cách này mới tạo ra các văn bản hành chính hoàn chỉnh.
Do đó, các loại văn bản do cơ quan ban hành để quản lý, điều hành công
việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan được gửi đến các đối
tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
- Đối với văn bản đi: phải được đăng ký số quản lý văn bản đi ở văn thư.
- Tất cả văn bản đi phải được điều tra về nội dung và thể thức trước khi
gửi đi.
Thực tế, văn bản là phương tiện ghi thông tin, chuyển thông tin hữu hiệu
và chính xác nhất. Thông tin trong văn bản được ghi lại rõ ràng, theo đúng
yêu cầu của đối tác và nguyện vọng của bên đưa tin về nhiều lĩnh vực như:
kinh tế, văn hóa, xã hội, pháp luật. Tuy đã có văn bản quy định rõ ràng cụ thể
trong việc thực hiện soạn thảo và ban hành văn bản nhưng việc soạn thảo,
ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản vẫn còn gặp nhiều sai sót. Khi đó, văn
phòng, nơi ban hành, soạn thảo các văn bản là bộ phận chịu trách nhiệm
chính trong việc xử lý những sai sót này. Trong công việc trợ giúp lãnh đạo
về công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản: soạn thảo văn bản và ban
hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu
về nội dung, thể thức văn bản. Do đó, văn phòng phải nắm vững thông tin
đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin một cách có bài bản, có cơ sở.
1.2.4. Lưu trữ
Việc tổ chức lữu trữ thông tin, văn bản là biện pháp thực hiện nhằm hỗ
trợ công tác quản lý của các nhà quản lý và nhân viên thực hiện công tác
hành chính, văn phòng. Công việc này có bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh

40. 37
giá, sắp xếp thông tin một các hcos hệ thống theo những phương pháp khoa
học nhằm bảo quản an toàn và phục vụ việc kiểm tra, điều tra khi cần, hoặc
công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thông tin có hiệu quả phục vụ
nhu cầu khác nhau của văn phòng.
Các thông tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: bản chính, bản gốc của những tài
liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong
các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Tài liệu, thông tin lưu trữ là bản
chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình,
băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp
không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục
vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được
tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động
được các nhà nước quan tâm.
Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:
- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về
lưu trữ;
- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;

41. 38
- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an
toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của nghiệp vụ lưu trữ đặt ra, nội
dung cụ thể của nghiệp vụ lưu trữ như sau:
Thứ nhất, tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ
quan
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, trong
mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo
cơ quan trong việc:
- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ.
- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan.
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu
lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những
đóng góp của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin quá khứ, một trong
những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công
tác lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng. Nếu
trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ độc lập với công

42. 39
tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ phận làm công tác lưu trữ
và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan cần có nghiệp vụ chuyên
môn nhất định về công tác lưu trữ. Ở văn phòng HĐND – UBND cấp huyện,
bộ phận lưu trữ hay cán bộ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn
phòng cơ quan.
Tuy nhiên công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ làm tốt và
ngược lại. Vì vậy trong người ta thường bố trí cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm
nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư - lưu trữ kiêm nhiệm không thể đầu tư
nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
Tổ chức bộ phận chuyên trách công tác lưu trữ và biên chế cán bộ làm
công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà nước được thực hiện theo hướng dẫn
của các văn bản pháp luật.
Thứ hai, ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn
bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ thực hiện tốt hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong
phạm vi toàn quốc gia. Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam thông qua ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. Tiếp theo
là các nghị định: nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng
4 năm 2004 về công tác văn thư và nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

43. 40
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ mới được ban
hành.
Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và các Nghị định trên
Nhà nước, cụ thể là Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã biên
soạn và ban hành các Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị định. Những văn bản đó
góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan,
tổ chức từ trung ương tới địa phương.
Thứ ba, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là việc thực
hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu
- Phân loại tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu
- Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ
- Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
- Tổ chức bảo quản tài liệu
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác
lưu trữ.

44. 41
Thứ tư, kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo một thời gian
thực hiện nhất định. Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan thường
áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm
tra đột xuất, kiểm tra qua các báo cáo bằng văn bản.
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm tra, đánh giá về công
tác lưu trữ thường là bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
quy định.
1.2.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
Đối với bất kỳ văn phòng nào, nhiệm vụ quan trọng là tổ chức các phòng
làm việc, tiếp khách và sắp xếp nhân lực phù hợp với từng loại công việc của
cơ quan. Mức độ giao tiếp của nhân viên trong văn phòng rộng hay hẹp, nhiều
hay ít còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có mức độ hoạt động quản lý
của mỗi cơ quan, nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ
chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, khi giao tiếp, hợp tác kinh
doanh, đối nội, đối ngoại vì vậy việc tổ chức tốt các hoạt động này thi cơ quan
sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với đối tác.
Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động này, mỗi cơ quan luôn chú ý và
quan tâm để tạo được ấn tượng đối với các đối tác. Yêu cầu chung đặt ra
trong giao tiếp, đối nội, đối ngoại là: công việc lễ tân, tiếp khách phải đảm
bảo tính trang trọng, văn minh, lịch sự nhưng phải đảm bảo sự tiết kiệm, thực
thi đúng quy định, chế độ, quy chế của cơ quan.

45. 42
1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan
Trong văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, mọi đồ dùng, thiết bị, các
tài liệu được văn phòng nắm giữ cũng như kinh phí hoạt động được Nhà nước
giao cho hàng năm cần phải được bảo quản, sử dụng đúng mục đích, có hiệu
quả. Nhiệm vụ này là một nhiệm vụ đặc thù của công tác văn phòng. Thực
hiện tốt các nhiệm vụ đối với các đối tượng nêu trên, văn phòng sẽ góp phần
quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả của cơ quan tổ chức. Việc lập kế hoạch
về nhu cầu kinh phí, nhiệm vụ chi của văn phòng sẽ được thể hiện rõ trong
dự toán ngân sách được cấp. Việc triển khai mua sắm mới các trang thiết bị
cần được đề xuất ý kiến, sau khi có ý kiến của cơ quan cấp trên đồng ý, cấp
kinh phí bổ sung hoặc chi từ ngân sách chung mới được thực hiện mua sắm.
Bên cạnh đó, các thiết bị tại văn phòng có được cũng một phần do cấp phát,
nhận từ cơ quan cấp trên, được ghi nhận và bảo quan theo đúng quy định, sử
dụng sao cho có hiệu quả nhất. Việc thực hiện các hoạt động trên theo đúng
quy trình, theo đúng quy định hiện hành, chi tiêu chặt chẽ có cơ sở trước tiên
văn phòng sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, thực hiện quyền hạn trong
khả năng cho phép và sau đó là cơ sở để kịp thời điều chỉnh, lập kế hoạch tài
chính kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo và nhu cầu của văn phòng.
Việc đảm bảo về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các
hoạt động trong cơ quan. Sử dụng một cách có hiệu quả và tiết kiệm có ảnh
hưởng rất lớn đến hoạt động của cơ quan trực thuộc và vì mục tiêu chung của
các cấp ngân sách. Do vậy, mọi hoạt động diễn ra cần thực hiện quản lý chặt
chẽ, có khoa học, tạo điều kiện cho văn phòng hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
của mình.

46. 43
1.2.7.Tổ chức hội họp
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải
quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực
tiếp thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành hoạt động mọi công việc giải
quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy
định của pháp luật.
Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong
hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong
đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý.
Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số
đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ, truyền đạt thông
tin hoặc cùng bàn bạc, đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó.
Mục tiêu của hội họp là để:
- Tạo cơ hội cho các thành viên tham gia được thảo luận, tranh luân,
tranh đấu về những những vấn đề/chủ đề thiết yếu được nêu ra trong chủ
đề của cuộc hợp.
- Nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, lấy ý kiến của một nhóm sau khi
đã bàn bạc.
- Tại các cuộc họp, các thành viên tham gia được chia sẻ kiến thức,
kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống giao lưu
- Được thông báo, mô tả về các công việc tập thể và sự đóng góp cá
nhân trong từng thời kỳ nhằm khuyến khích, động viên tinh thần của các
đối tượng có liên quan.
- Là nơi đưa ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể

47. 44
- Để phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế
dân chủ.
1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện
Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được quy định rõ theo
Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy
định tổ chức, các cp quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện là cơ quan tham mưu,
giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương
và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND cấp
huyện theo quy định của pháp luật, góp phần bảo đảm sự thống nhất quản lý
của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp tỉnh.
Các cơ quan chuyên môn được tổ chức tống nhất ở các quận, huyện, thị
xã, thành phố thuộc tình bao gồm:
- Phòng nội vụ
- Phòng tư pháp
- Phòng Tài chính – kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và môi trường
- Phòng Lao động - Thương binh và xã hội

48. 45
- Phòng Văn hóa và thông tin
- Phòng giáo dục và đào tạo
- Phòng y tế
- Thanh tra huyện
- Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện
Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp việc cho UBND huyện quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định
pháp luật. Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan nhà
nước thẩm quyền riêng hoạt động theo chế độ thủ trường. Văn phòng HĐND
– UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện đều là cơ
quan tham mưu của UBND huyện. Chánh văn phòng HĐND – UBND huyện
tương đương với một Trưởng phòng của các phòng ban chuyên môn thuộc
UBND huyện. Để làm tốt công tác tham mưu giữa Văn phòng HĐND –
UBND huyện và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện có mối quan
hệ chặt chẽ với nhau.
Trong hệ thống hành chính nhà nước, các cơ quan có mối quan hệ mật
thiết với nhau, đặc trưng của mối quan hệ này đó là:
- Mang tính quyền lực đặc biệt là tình hình tổ chức cao và tính mệnh
lệnh đơn phương.
- Mang tính hệ thống thức bậc chặt chẽ, bảo đảm cho hệ thống thoogn
suốt từ trên xuống dưới, cấp dưới phải chịu sự kiểm tra thường xuyên của cấp
trên.
- Bảo đảm tính liên lạc, ổn định và khoa học trong tổ chức và hoạt động
quản lý nhà nước.

49. 46
- Mang tính chất chuyên môn hóa về nghề nghiệp cao đó là nghiệp vụ
của một nhà nước và một nền hành chính khoa học, văn minh, hiện đại.
- Các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện được thành lập để
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực cụ thể. Trong cơ
cấu tổ chức của các phòng ban chuyên môn có bộ phận đảm nhiệm chức năng
của văn phòng, thực hiện công tác văn phòng, giấy tờ trong nội bộ cơ quan và
là cầu nối giữa các cơ quan với nhau.
Để đảm bảo sự thống nhất chung theo quy định của nhà nước, đảm bảo
sự chỉ đạo tập trung thống nhất của Thủ tướng chính phủ trong hệ thống các
cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở, các văn phòng của cơ
quan nhà nước cấp trên có nhiệm vụ hỗ trợ, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp
vụ công tác văn phòng (văn thư, lưu trữ, thông tin báo cáo, ứng dụng công
nghệ tin học vào quản lý nhà nước và các nghiệp vụ hành chính khác). Nghị
định của chính phủ số 156/HĐBT ngày 17/12/1981 quy định: Văn phòng
chính phủ hàng năm tổ chức cuộc hợp với văn phòng UBND cấp tỉnh để kiểm
điểm công tác và rút kinh nghiệm về công tác văn phòng, công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ. Văn phòng UBND cấp tỉnh hướng dẫn, giúp đỡ
văn phòng các Sở, UBND các huyện về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo
và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén và thông suốt.
Như vậy, mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và
bộ phận văn thư của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối
quan hệ hướng dẫn giúp đỡ lẫn nhau, còn mối quan hệ giữa Văn phòng
HĐND và UBND huyện với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND
huyện là mối quan hệ giữa các cơ quan tham mưu, giúp việc của UBND
huyện.

50. 47
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND
cấp huyện
1.4.1. Môi trường bên trong
Thứ nhất, tổ chức văn phòng
Mọi hoạt động của văn phòng đều xuất phát và xoay quanh các chức
năng, quyền hạn và nhiệm vụ của UBND và HĐND huyện, phạm vi ảnh
hưởng, đối tượng điều chỉnh và các mối quan hệ, nghĩa vụ và quyền lợi mà cơ
quan cấp trên tham gia. Do đó, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng được
quy định bởi cơ quan cấp trên có thẩm quyền trực tiếp quy định. Các điều
kiện trên quy định quy mô và tính chất hoạt động của văn phòng. Các quy
định cùng các chế độ, chính sách của nhà nước tạo ra một khung pháp lý cần
thiết cho hoạt động của văn phòng. Cùng trong yếu tố tổ chức này, hoạt động
văn phòng chịu ảnh hưởng trong mối quan hệ tương tác với các phòng, ban,
bộ phận khác trong cơ quan.
Thứ hai, nguồn nhân lực
Trong bất kỳ tổ chức nào, nguồn nhân lực giữ vai trò vô cùng quan trọng
đối với mọi hoạt động diễn ra tại tổ chức, đơn vị đó và văn phòng HĐND –
UBND huyện cũng không ngoại lệ. Để văn phòng đi vào hoạt động, mặc dù
được chuẩn bị đầy đủ các phương tiện hiện đại, tiện ích, đáp ứng các yêu cầu
đòi hỏi của công việc tuy nhiên không có sự tham gia của người lao động thì
các hoạt động khó có thể đi vào ổn định và phát huy hết vai trò quan trọng của
nó. Bên cạnh đó, nguồn nhân lực chất lượng cao sẽ có tác động vô cùng tích
cực đến các hoạt động của văn phòng. Với nguồn nhân lực chất lượng cao,
các hoạt động của văn phòng được xử lý một cách bài bản, của cơ sở, các
nghiệp vụ phát sinh đột xuất được xử lý một cách khéo léo có căn cứ nhất,
tránh tối đa những sự sai sót trong hoạt động của văn phòng và ngược lại. Chỉ

51. 48
xét riêng về trình độ chuyên môn của nguồn nhân lực làm việc tại văn phòng.
Nếu chưa nắm vững nghiệp vụ chuyên môn, khả năng xử lý công việc còn
chậm sẽ làm gián đoạn, chậm tiến độ công việc. Bên cạnh đó, xét về đạo đức
làm việc, tâm lực của nguồn nhân lực cũng là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp
đến mọi hoạt động của văn phòng, nhất là đối với một cơ quan công như văn
phòng HĐND – UBND huyện. Đạo đức nghề nghiệp chưa tốt, chưa tâm huyết
với nghề, đặc biệt là thói tham nhũng, tham ô tại sẽ khó phòng chánh nếu bản
thân người lao động không có ý thức tự giác làm việc, do đó sẽ ảnh hưởng
đến chất lượng hoạt động, quy trình hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND huyện nhà.
Thứ ba, cơ chế làm việc
Cơ chế làm việc của văn phòng HĐND và UBND cấp huyện được hoạt
động theo quy định của văn phòng và cơ quan có thẩm quyền quản lý. Tuy
nhiên, tùy theo đặc điểm của hoạt động văn phòng tùy theo từng thời kỳ, cần
có những cơ chế quản lý và hoạt động sao có hiệu quả nhất. Tránh các hiện
tượng công viêc quá tải, các nhân viên luôn làm việc trong trạng thái ức chế,
quá tải sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc được giao. Bên cạnh đó,
cơ chế thương phạt, đánh giá cần phải được thực hiện thường xuyên và công
bằng sẽ là một đòn bẩy cho các hoạt động được diễn ra một cách nhanh chóng
và đạt đúng muc tiêu đề ra một cách tốt nhất. Mặc dù là văn phòng có sự kiểm
soát chặt chẽ, hoạt động theo các quy định hiện hành, tuy nhiên với những
trường hợp phát sinh hay những cơ chế không phù hợp cần phải mạnh dạn sửa
đổi để có được kết quả hoạt động tốt nhất.
Thứ tƣ, điều kiện làm việc
Trong quá trình làm việc, các yếu tố từ môi trường làm việc có ảnh
hưởng trực tiếp đến các nhân viên tham gia vào các hoạt động của văn phòng,

52. 49
từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động của văn phòng thực hiện. Ví dụ
như:
- Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng
cao hiệu năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối
đa ánh sáng thiên nhiên. Việc cung cấp đủ ảnh sáng cho văn phòng làm việc
giúp không gian làm việc được mở rộng, thoáng mát, tạo không khí và cảm
giác tươi mới cho căn phòng làm việc. Việc thực hiện các hoạt động được
diễn ra nhanh chóng và có nhiều niềm hứng khởi, nâng cao hiệu quả làm
việc của văn phòng nói chung.
- Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu
năng của văn phòng, cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị
để giảm tiếng ồn, tránh dùng nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo
đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện , thực hiện phòng cháy chữa cháy
theo đúng quy định.
- Cách bày trí phòng làm việc: phòng làm việc của các văn phòng hiện
nay có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các phòng ban được
ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong , các ô vuông cao khoảng
2m….Ưu điểm: tiết kiệm chi phí diện tích, dễ giám sát quản lý, thuận tiện
trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc, dễ tập trung các hoạt động
trong văn phòng, dễ thay đổi khi cần thiết… Còn hệ thống văn phòng đóng
được ngăn cách bởi các phòng riêng. Ưu điểm của nó là đảm bảo tính an
toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao.
Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong
việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ
luồng công việc. Ngoài ra, phòng làm việc được bày trí gọn gàng, ngăn lắp,
thoáng mát sạch sẽ cũng ảnh hưởng tích cự đến cac hoạt động của văn
phòng HĐND – UBND huyện.