2. Apa itu PortfolioApa itu Portfolio
ManagementManagement
Manajemen portofolio adalah manajemen terpusat
dari satu atau lebih portofolio proyek. Termasuk
mengidentifikasi, memprioritaskan, memberi otorisasi,
mengarahkan dan mengendalikan proyek, program
dan pekerjaan lain untuk mencapai tujuan strategis
yang spesifik.
4. Keutungan Portfolio ManagementKeutungan Portfolio Management
• Lebih banyak Program dan Proyek yang tepat
sedang diambil
• Penghapusan Proyek yang berlebihan dan
menduplikasi
• Implementasi Program dan Proyek yang lebih
efektif
• Pemanfaatan sumber daya yang lebih efektif
• Realisasi manfaat yang lebih besar
• Peningkatan transparansi, akuntabilitas dan
tata kelola organisasi
• Peningkatan keterlibatan dan komunikasi
antara manajemen senior
5. Apa yang COBIT 5 katakan tentang portofolio,Apa yang COBIT 5 katakan tentang portofolio,
program & projectprogram & project
Akuntabilitas:
• Governance: Dewan
Manajemen: Manajemen Bisnis & TI
7. Macam – macam Model PortfolioMacam – macam Model Portfolio
ManagementManagement
• Kedua siklus harus terus diputar karena perencanaan dan
pengiriman merupakan kegiatan konstan di PfM.
• Kedua Siklus berisi totalitas semua Praktik PfM.
• Semua Praktik PfM terus digunakan (walaupun pada waktu yang
berbeda mereka dapat menarik lebih banyak penekanan).
• Siklus hanya dapat diputar dengan sukses saat energi kolektif orang-
orang di dalam organisasi diarahkan dan dikelola secara efektif.
• Energi Organisasi mewakili usaha kolektif, motivasi, kerja tim,
manajemen dan kepemimpinan yang penting agar putaran PfM
berputar berputar.
• Kecepatan rotasi Siklus akan bervariasi untuk setiap organisasi.
Beberapa organisasi bekerja di pasar yang sangat volatile dan
energi akan mentransfer antara dua siklus secara teratur, yang akan
menyebabkan perubahan kecepatan rotasi. Namun, untuk
organisasi yang beroperasi di lingkungan yang kurang stabil (dan
dengan Siklus Perencanaan Strategis yang lebih lama), perpindahan
energi antara dua siklus kurang dan oleh karena itu kecepatan rotasi
tidak berubah sama sekali.
8. Bagaimana Manajemen Portofolio terhubungBagaimana Manajemen Portofolio terhubung
dengan Strategi dan Bisnis seperti Biasadengan Strategi dan Bisnis seperti Biasa
Prasyarat untuk manajemen portofolio yang efektif adalah adanya Strategi
Organisasi yang berisi Tujuan Strategis yang telah ditetapkan dengan baik dan
disepakati dengan target dan tindakan terkait.
9. Portfolio Management CyclePortfolio Management Cycle
Catatan: Penting dan penting untuk memiliki keterampilan dan pengalaman yang
diperlukan bagi orang yang memimpin Manajemen Portofolio.
10. Portfolio Definition Cycle : PfMPortfolio Definition Cycle : PfM
PracticesPractices
Practice 1: Understand
• Tujuan: Untuk menciptakan Sasaran Strategis, Dewan
Manajemen perlu memahami informasi yang berkaitan
dengan Perubahan yang ada dalam organisasi.
• Apa yang Terlibat: Selama proses Perencanaan Strategis,
Kantor Portofolio akan bekerja sama dengan Tim Strategi
Practice 2: Categorise
• Tujuan: Kategorisasi membantu mengorganisir Perubahan ke
dalam kelompok kebutuhan organisasi serupa berdasarkan
pada Tujuan Strategis (atau pengelompokan lainnya sesuai
kebutuhan).
• Apa yang Terlibat: Organisasi akan mengkategorikan
Perubahan dengan cara yang berbeda. Beberapa mungkin
didasarkan pada penyelarasan Tujuan Strategis langsung -
yaitu kategori adalah tema yang sama dengan tujuan - dan
beberapa mungkin didasarkan pada jenis teknologi - yaitu
layanan web, pemulihan bencana dan jaringan.
Contd.
11. Portfolio Definition Cycle: PfMPortfolio Definition Cycle: PfM
PracticesPractices
Practice 3: Prioritise
• Tujuan: Memprioritaskan peringkat Perubahan dalam Portofolio berdasarkan
satu atau beberapa tindakan yang disepakati. Sangat penting bahwa
langkah-langkah strategis disesuaikan dengan organisasi Anda, beberapa di
antaranya dapat mencakup penyelarasan strategis, risiko reputasi, dan
kontribusi terhadap Blueprint Organisasi, kompleksitas, keuntungan bisnis,
daya tarik, tingkat keuntungan, biaya dan tingkat pengembalian investasi.
• Apa yang Terlibat: Dalam lingkungan PfM yang matang, memprioritaskan
proses matematika dan matematika yang sangat kompleks. Beberapa
organisasi menggunakan perangkat lunak untuk memungkinkan proses
prioritas yang kuat dan berulang, dan beberapa diantaranya
memprioritaskan Tujuan Strategis sebelum memprioritaskan Perubahan dalam
Portofolio.
Practice 4: Balance
• Tujuan: Menyeimbangkan Portofolio berarti menyulap semua elemen
Portofolio untuk menemukan campuran Perubahan yang ideal.
• Apa yang Terlibat: Meskipun beberapa bentuk penyeimbangan terjadi di
seluruh Siklus Definisi Portofolio, hanya saat pengumpulan Perubahan yang
diusulkan dikategorikan, diprioritaskan dan dilihat bersama misalnya Matriks
gelembung, dengan informasi organisasi utama lainnya yang tersedia dari
berbagai tim dalam organisasi.
Contd.
12. Portfolio Definition Cycle: PfMPortfolio Definition Cycle: PfM
PracticesPractices
Practice 5: Plan
• Tujuan: Praktik Perencanaan berfokus pada pengumpulan informasi dari
Portofolio Definisi Siklus (bersama dengan informasi perencanaan lainnya jika
diperlukan) dan menciptakan Strategi Pengiriman Portofolio.
• Apa yang Terlibat: Penciptaan Strategi Pengiriman Portofolio adalah proses
yang kompleks. Ini benar-benar individual untuk organisasi Anda dan sangat
menantang. Ini pasti akan berbeda dalam format dan nama. Bergantung
pada organisasi Anda, bisa berupa dokumen tunggal, presentasi atau
kumpulan dokumen baru dan yang sudah ada. Beberapa organisasi mungkin
menyebutnya Rencana Pengiriman Strategis, Rencana Portofolio atau
Strategi Perubahan.
Practice 6: Dependency Management
• Tujuan: Bagian penting dari setiap rencana pada setiap tingkat Perubahan
Bisnis - baik itu Proyek, Program atau Portofolio - adalah ketergantungan.
Dalam sebuah proyek sederhana, ini relatif mudah, namun dalam lingkungan
Program dan Portofolio yang kompleks, sangat menantang untuk
mengidentifikasi, melacak dan mengelola ketergantungan secara efektif.
• Apa yang Terlibat: P3O sangat penting untuk keberhasilan ini karena, sebagai
bagian dari proses perencanaan, dependensi harus diidentifikasi dalam
setiap Proyek, Program dan Rencana Bisnis. Ini juga merupakan tanggung
jawab P3O untuk bekerja sama dengan Manajer Program dan Proyek untuk
memastikan bahwa informasi ketergantungan dirangkum secara akurat di
tingkat Portofolio di dalam Panel Kontrol Manajemen.
Contd.
13. Portfolio Definition Cycle: PfMPortfolio Definition Cycle: PfM
PracticesPractices
Practice 7:
• Tujuan: Faktor penting yang harus dipertimbangkan
selama Siklus Definisi PfM (dan juga sebagai bagian
dari Manajemen Sumber Daya selama Siklus
Pengiriman PfM) adalah kemampuan organisasi
untuk menyampaikan komitmennya melalui basis
sumber daya yang sesuai.
• Apa yang Terlibat: Pertanyaan kunci yang harus
diajukan adalah sebagai berikut:
o Apakah kita memiliki orang yang tepat dengan
kemampuan dan kemampuan untuk menyampaikan
Portofolio? dan
o Apakah orang-orang itu tersedia pada waktu yang tepat
untuk memenuhi komitmen Portofolio?
14. Portfolio Delivery Cycle: PfMPortfolio Delivery Cycle: PfM
PracticesPractices
Practice 1: Management Control
• Tujuan: Siklus Hidup Perubahan Bisnis standar ada, memastikan bahwa proses
pengambilan keputusan yang efektif diterapkan di semua tingkat dalam
Portofolio dan terus memberi nilai tambah karena Portofolio memberikan
Perubahan.
• Apa yang Terlibat: Siklus Hidup Perubahan Bisnis digunakan untuk
mengendalikan penyampaian semua Perubahan dalam organisasi. Ini berisi
definisi semua proses yang perlu diikuti untuk memastikan keputusan dibuat
pada waktu yang tepat. Ini termasuk gerbang go / no-go, titik penilaian
independen, tinjauan tingkat Portofolio, 9 pemeriksaan kesehatan dan tanda
tangan resmi.
Practice 2: Benefits Management
• Tujuan: Mengidentifikasi dan mengelola manfaat yang direalisasikan dengan
jelas dari Perubahan, memastikan bahwa mereka berkontribusi terhadap
kinerja dan Sasaran Strategis sebagaimana didefinisikan dalam Kasus Bisnis.
• Apa yang Terlibat: Manfaat Strategi manajemen telah disepakati dan secara
jelas mendefinisikan bagaimana manfaat tersebut akan berkontribusi
terhadap realisasi Tujuan Strategis dan bagaimana pengelolaannya. Agar
sukses, bekerja sama dengan pemangku kepentingan utama - terutama
kinerja, Perencanaan Strategis dan perwakilan dari bisnis - sangat penting,
karena ini akan memastikan bahwa manfaat disesuaikan dengan kinerja11
dan terkait dengan Sasaran Strategis dan Sasaran PSA jika diperlukan.
Contd.
15. Portfolio Delivery Cycle: PfMPortfolio Delivery Cycle: PfM
PracticesPractices
Practice 3: Financial Management
• Tujuan: Untuk memastikan bahwa proses dan keputusan PfM disesuaikan dengan
Siklus Perencanaan Keuangan dan pertimbangan keuangan merupakan elemen
kunci dalam semua keputusan mengenai permulaan dan kelangsungan hidup
setiap Perubahan.
• Apa yang Terlibat: Pada masa awal pelaksanaan PfM, salah satu elemen
utamanya adalah memahami hubungan antara proses, tata kelola, dan
pengambilan keputusan yang ada sekarang. Struktur tata kelola utama yang
niscaya sudah ada adalah Dewan yang membuat keputusan mengenai investasi
keuangan baik dalam Bisnis sebagaimana Biasa dan / atau Perubahan Individu..
Practice 4: Risk Management
• Tujuan: Pengelolaan portofolio risiko Portofolio yang efektif sangat penting bagi
keberhasilan Penyampaian Perubahan dan pada akhirnya mencapai Tujuan
Strategis. Manajemen Risiko pada tingkat Portofolio menerapkan standar yang
digunakan oleh semua Perubahan dan yang sesuai dengan Kebijakan
Manajemen Risiko Perusahaan. Resiko di seluruh Portofolio terus ditinjau dan proses
eskalasi yang efektif memastikan bahwa risiko yang relevan dilaporkan kepada
Manajemen Senior.
• Apa yang Terlibat: Strategi Manajemen Risiko telah disepakati pada tingkat
Portofolio dan secara jelas menentukan jumlah risiko yang akan diterima di
Portofolio, bagaimana proses Manajemen Risiko akan bekerja dalam Portofolio
dan bagaimana kaitannya dengan Manajemen Risiko Organisasi
Contd.
16. Portfolio Delivery Cycle: PfMPortfolio Delivery Cycle: PfM
PracticesPractices
PfM Practice 5: Stakeholder Engagement
• Tujuan: Penyediaan pendekatan terpusat dan
terkoordinasi terhadap Keterlibatan dan Komunikasi
Pemangku Kepentingan memastikan bahwa
kebutuhan pelanggan organisasi (pemangku
kepentingan internal dan eksternal) diidentifikasi
dan dikelola dengan Tepat.
• Apa yang terlibat: Pendekatan terpusat dan
konsisten terhadap Keterlibatan dan Komunikasi
Pemangku Kepentingan ada di semua tingkat
dalam Portofolio. Tim Komunikasi Korporasi bekerja
sama dengan Kantor Portofolio selama
pembentukan Rencana Keterlibatan dan
Komunikasi Pemangku Kepentingan.
