مما لا شك فيه ان جميع المؤسسات بمختلف أنواعها على المستوى الحكومي أو الأهلي او القطاع الخاص تحتاج إلى ادارة للمحتوى المعلوماتي المتاح لديها، ومع وجود طرق وأساليب لحفظ ذلك المحتوى سواء كانت عبارة عن وثائق أوأفلام أوصور أوخرائط أو سجلات او ملفات أو أوراق وموجودة بشكل تقليدي أو او حتى بشكل الكتروني دون اجراء عمليات التنظيم والحفظ والاسترجاع، فلابد على تلك المؤسسات أن تمتلك نظم لإدارة هذا المحتوى فيما يسمى بنظم إدارة الوثائق أو السجلات أو الأرشفة الالكترونية أو التوثيق وما إلى ذلك من مسميات متعددة تستخدم تبادليا بين بعضها البعض.

1. ‫االلكرتونية‬ ‫واالرشفة‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬
Electronic Records Management & Archiving
‫إعذاد‬
‫د‬.‫عجُذ‬ ‫عصبو‬
esobaid@gmail.com
‫نىفجز‬2015

2. ‫هقدهة‬:
‫انمطبع‬ ٔ‫ا‬ ٙ‫األْه‬ ٔ‫أ‬ ٙ‫انسكٕي‬ ٖٕ‫انًسز‬ ٗ‫ػه‬ ‫إَٔاػٓب‬ ‫ثًخزهف‬ ‫انًؤسسبد‬ ‫خًٛغ‬ ٌ‫ا‬ ّٛ‫ف‬ ‫شك‬ ‫ال‬ ‫يًب‬
‫سٕاء‬ ٖٕ‫انًسز‬ ‫رنك‬ ‫نسفظ‬ ‫ٔأسبنٛت‬ ‫طشق‬ ‫ٔخٕد‬ ‫ٔيغ‬ ،‫نذٚٓب‬ ‫انًزبذ‬ ٙ‫انًؼهٕيبر‬ ٖٕ‫نهًسز‬ ‫اداسح‬ ٗ‫إن‬ ‫رسزبج‬ ‫انخبص‬
ٔ‫ا‬ ٔ‫أ‬ ٘‫رمهٛذ‬ ‫ثشكم‬ ‫ٔيٕخٕدح‬ ‫أٔساق‬ ٔ‫أ‬ ‫يهفبد‬ ٔ‫ا‬ ‫سدالد‬ ٔ‫أ‬ ‫أٔخشائط‬ ‫أٔصٕس‬ ‫أٔأفالو‬ ‫ٔثبئك‬ ٍ‫ػ‬ ‫ػجبسح‬ ‫كبَذ‬
‫َظى‬ ‫رًزهك‬ ٌ‫أ‬ ‫انًؤسسبد‬ ‫رهك‬ ٗ‫ػه‬ ‫فالثذ‬ ،‫ٔاالسزشخبع‬ ‫ٔانسفظ‬ ‫انزُظٛى‬ ‫ػًهٛبد‬ ‫اخشاء‬ ٌٔ‫د‬ َٙٔ‫انكزش‬ ‫ثشكم‬ ٗ‫زز‬
‫رنك‬ ٗ‫إن‬ ‫ٔيب‬ ‫انزٕثٛك‬ ٔ‫أ‬ ‫االنكزشَٔٛخ‬ ‫األسشفخ‬ ٔ‫أ‬ ‫انسدالد‬ ٔ‫أ‬ ‫انٕثبئك‬ ‫إداسح‬ ‫ثُظى‬ ًٗ‫ٚس‬ ‫فًٛب‬ ٖٕ‫انًسز‬ ‫ْزا‬ ‫إلداسح‬
‫انجؼض‬ ‫ثؼضٓب‬ ٍٛ‫ث‬ ‫رجبدنٛب‬ ‫رسزخذو‬ ‫يزؼذدح‬ ‫يسًٛبد‬ ٍ‫ي‬.
‫ثأًْٛخ‬ ٙ‫انٕػ‬ ‫ٔٚؼزجش‬‫ارخبر‬ ٗ‫ػه‬ ‫ثبنًؤسسبد‬ ‫انؼهٛب‬ ‫اإلداساد‬ ‫كجٛش‬ ‫ثشكم‬ ‫ٚسبػذ‬ ‫ٔاسزخذايٓب‬ ‫انُظى‬ ‫رهك‬
‫اداسح‬ ٔ‫ا‬ ‫يُظًخ‬ ٘‫أ‬ ِ‫ردب‬ ‫انًُبسجخ‬ ‫انمشاساد‬‫اإلداساد‬ ‫ٔكبفخ‬ ‫ٔانٓٛئبد‬ ‫كبنٕصاساد‬ ‫انسكٕيٛخ‬ ‫انًصبنر‬ ٍ‫ي‬ ٘‫ثأ‬
‫انزبثؼخ‬‫ا‬ ٖٕ‫يسز‬ ٗ‫ػه‬‫نذٔنخ‬‫ثبإلضبفخإنٖئيكبَٛخ‬ ،‫انشخٕع‬ٍ‫ي‬ ‫ٔانًسزُذاد‬ ‫انٕثبئك‬ ‫رهك‬ ٗ‫إن‬‫ٜخش‬ ٍٛ‫ز‬‫ٚسبػذ‬
‫األػًبل‬ ‫ٔرطٕٚش‬ ‫األداء‬ ٍٛ‫رسس‬ ٙ‫ف‬ ‫يصذالٛخ‬ ٗ‫ٔٚؼط‬ ، ‫خٛذح‬ ‫ثصٕسح‬ ‫ٔانسبثمخ‬ ‫اَٜٛخ‬ ‫انًؼبيالد‬ ‫رزجغ‬ ٗ‫ػه‬ ‫اإلداسح‬
‫اإلداسٚخ‬.
‫ٔإداساد‬ ‫يشاكض‬ ‫رؼزجش‬ ‫ُْب‬ ٍ‫ٔي‬‫األسشٛف‬‫ة‬ ‫ٔانسدالد‬ ‫انٕثبئك‬ ‫ثسفظ‬ ‫انخبصخ‬‫نهذٔل‬ ‫انُسجخ‬‫ثًثبثخ‬
‫انخبسخٛخ‬ ‫انزاكشح‬ٗ‫ػه‬ ً‫ب‬‫ٔزفبظ‬ ‫انزبسٚخ‬ ‫يش‬ ٗ‫ػه‬ ‫نٓب‬‫انًهكٛخ‬ ‫ٔاثجبد‬ ‫انسمٕق‬ٙٓ‫ف‬ ‫نهًؤسسبد‬ ‫انشٙءثبنُسجخ‬ ‫،َٔفس‬
ٗ‫ػه‬ ‫ٔانزؼشف‬ ‫انمبديخ‬ ‫نألخٛبل‬ ‫ٔانؼهًٛخ‬ ‫انزبسٚخٛخ‬ ‫لًٛزٓب‬ ‫يغ‬ ‫ثٓب‬ ‫انًؼهٕيبد‬ ‫زفظ‬ ‫َزٛدخ‬ ‫انفمشٚهٓب‬ ‫انؼًٕد‬ ‫ثًثبثخ‬
‫انؼصٕس‬ ‫يش‬ ٗ‫ػه‬ ‫انًزجؼخ‬ ‫االداسٚخ‬ ‫ٔاألسبنٛت‬ ‫انسبثمخ‬ ‫ٔانمشاساد‬ ‫االداسٚخ‬ ‫انُظى‬ ‫كبفخ‬.
‫َٔظى‬ ‫ثشيدٛبد‬ ‫خالل‬ ٍ‫ي‬ ًٙ‫ػه‬ ‫ثأسهٕة‬ ًٙ‫انشل‬ ٖٕ‫انًسز‬ ‫إداسح‬ ‫يبْٛخ‬ ٗ‫ػه‬ ‫انزؼشف‬ ٙ‫ف‬ ‫انذٔسح‬ ٗ‫رسؼ‬ ٙ‫ٔثبنزبن‬
‫ٔرٕصٛف‬ ‫انفٓشسخ‬ ‫َظى‬ ‫ثبسزخذاو‬ ‫انٕثبئك‬ ‫نزهك‬ ‫ٔاالسزشخبع‬ ‫انسفظ‬ ‫آنٛخ‬ ٗ‫ػه‬ ‫انزؼشف‬ ‫يغ‬ ‫االنكزشَٔٛخ‬ ‫األسشفخ‬
‫انجٛبَبد‬.
‫الربناهج‬ ‫أهداف‬:
1.ٍٛ‫انًشبسك‬ ‫إكسبة‬‫ٔاألسشفخ‬ ‫انٕثبئك‬ ‫ثئداسح‬ ‫ٔػاللزٓب‬ ‫ثبإلداسحاالنكزشَٔٛخ‬ ‫انؼاللخ‬ ‫راد‬ ‫انًفبْٛى‬.
2.ٗ‫ػه‬ ‫انزؼشف‬‫انًٕاصف‬‫ٔانًؼبٚٛش‬ ‫اد‬‫انذٔنٛخ‬‫ثُظى‬ ‫انؼاللخ‬ ‫راد‬‫انًهفبد‬ ٔ ‫انٕثبئك‬ ‫زفظ‬‫ٔانًسزُذاد‬.
3.‫انًؼهٕيبد‬ ‫رمُٛبد‬ ‫ظم‬ ٙ‫ف‬ ‫انٕثبئك‬ ‫ٔاداسح‬ ‫االسشفخ‬ ‫يدبل‬ ٙ‫ف‬ ‫انسذٚثخ‬ ‫االردبْبد‬ ‫يؼشفخ‬.
4.‫انسفظ‬ ‫َظى‬ ‫يٓبساد‬ ٗ‫ػه‬ ‫انزؼشف‬ٔ ‫انسدالد‬ ‫إداسح‬ ‫ثشايح‬ ٙ‫ف‬ ‫ٔاالسزشخبع‬‫اإلنٛكزشَٔٛخ‬ ‫األسشفخ‬.
5.‫انٕثبئك‬ ‫ٔاسزشخبع‬ ‫نسفظ‬ ‫انالصيخ‬ ‫ٔانًٓبساد‬ ‫ٔانفٓشسخ‬ ‫انزٕثٛك‬ ‫يدبل‬ ٙ‫ف‬ ٍٛ‫انًشبسك‬ ‫يٓبساد‬ ‫رًُٛخ‬
ً‫ب‬َٛٔ‫انكزش‬ ‫ٔانًسزُذاد‬
6.َٙٔ‫االنكزش‬ ‫األسشٛف‬ ‫ٔزًـبٚخ‬ ٍٛ‫رأي‬ ‫ػًهٛبد‬ ٙ‫ف‬ ‫انًزجؼخ‬ ‫ثبألسبنٛت‬ ٍٛ‫انًزذسث‬ ‫رضٔٚذ‬.
‫الربناهج‬ ‫هن‬ ‫املستفيدين‬:
‫ا‬ٍٛٚ‫إلداس‬‫ٔانخبصخ‬ ‫انسكٕيٛخ‬ ‫انًؤسسبد‬ ‫داخم‬ ‫انشلًٛخ‬ ‫انًششٔػبد‬ ‫ٔيذساء‬.
‫يدبل‬ ٙ‫ف‬ ٍٛ‫انؼبيه‬ٔ ‫انًؼهٕيبد‬ ‫يشاكض‬‫األسش‬‫ٔانًؼهٕيبد‬ ‫انزٕثٛك‬ ‫ٔيشاكض‬ ‫االنكزشَٔٛخ‬ ‫ٚفبد‬.
ٌٕ‫انؼبيه‬‫انسدالد‬ ‫ٔاداسح‬ ‫االنكزشَٔٛخ‬ ‫األسشفخ‬ ‫نجشايح‬ ‫ٔانًزبثؼخ‬ ‫ٔانشلبثخ‬ ‫اإلششاف‬ ٗ‫ػه‬ ًٌٕ‫انمبئ‬.
‫ثبنًؤسسبد‬ ٍٛ‫انؼبيه‬‫نسفظ‬ ‫انطشق‬ ‫ازذس‬ ٗ‫ػه‬ ‫انزؼشف‬ ٙ‫ف‬ ٍٛ‫انشاغج‬‫ال‬‫يسزُذاد‬‫انٕسلٛخ‬ ‫ٔانًهفبد‬
َٗٔ‫انكزش‬ ‫ثشكم‬ ‫ٔرسٕٚهٓب‬.
ًٙ‫انشل‬ ٖٕ‫انًسز‬ ‫ٔاداسح‬ ‫انًؼشفخ‬ ‫اداسح‬ ‫رمُٛبد‬ ‫يدبل‬ ٙ‫ف‬ ‫انؼبيهخ‬ ‫ثبنًؤسسبد‬ ‫انًذساء‬ ‫كبفخ‬.
‫ٔانطجٛخ‬ ‫انصسٛخ‬ ‫ثبنًؤسسبد‬ ‫انطجٛخ‬ ‫انسدالد‬ ‫اداسح‬ ٙ‫ف‬ ٍٛ‫انؼبيه‬.

3. ‫للربناهج‬ ‫العلوي‬ ‫احملتىي‬(Agenda)
‫األول‬ ‫اليىم‬
‫االلكرتونية‬ ‫باألرشفة‬ ‫وعالقتها‬ ‫االلكرتونية‬ ‫اإلدارة‬
‫االنكتزونُخ‬ ‫ثبألرشفخ‬ ‫وعاللتهب‬ ‫االنكتزونُخ‬ ‫اإلدارح‬ ‫يبهُخ‬.
‫اإلنكتزونُخ‬ ‫نإلدارح‬ ‫انالسيخ‬ ‫اإلنكتزونُخ‬ ‫األنظًخ‬.
‫وتىجهبتهب‬ ‫وعنبصزهب‬ ‫اإلنكتزونُخ‬ ‫اإلدارح‬ ‫وتىجهبد‬ ‫وعنبصز‬ ‫خصبئص‬.
‫واالرشفخ‬ ‫االرشُف‬ ‫يبهُخ‬.
‫األهذاف‬‫االستزاتُجُخ‬‫انًنظًخ‬ ‫داخم‬ ‫اإلنكتزونُخ‬ ‫نألرشفخ‬
‫االنكتزونُخ‬ ‫األرشفخ‬ ‫أهًُخ‬.
‫انجىهزَخ‬ ‫االختالفبد‬‫واالنكتزونُخ‬ ‫انىرلُخ‬ ‫األرشفخ‬ ‫ثُن‬.
‫و‬ ‫انتحذَبد‬‫انًش‬ٌ‫ا‬‫ا‬ٍ‫ف‬‫االنكتزونُخ‬ ‫األرشفخ‬.
‫ال‬‫يتطهجبد‬‫نظى‬ ٍ‫ف‬ ‫انحذَثخ‬‫االنكتزونُخ‬ ‫األرشفخ‬.
‫اليىم‬‫الثاني‬
‫واألرشفة‬ ‫والسجالت‬ ‫الىثائق‬ ‫إدارة‬ ‫ونظن‬ ‫لربجميات‬ ‫الدولية‬ ‫واملعايري‬ ‫املىاصفات‬
‫االنكتزونُخ‬ ‫االرشفخ‬ ٍ‫ف‬ ‫واالستزجبع‬ ‫انحفظ‬ ‫نظى‬ ٍ‫ف‬ ‫انذونُخ‬ ‫وانًعبَُز‬ ‫انًىاصفبد‬.
‫انزلًُخ‬ ‫انجُئخ‬ ً‫إن‬ ‫انىرلُخ‬ ‫انجُئخ‬ ‫ين‬ ‫انتحىل‬ ‫يزاحم‬.
‫إدارح‬ ‫نظبو‬‫انىثبئك‬‫وا‬‫االنكتزونُخ‬ ‫واالرشفخ‬ ‫نسجالد‬.
ٍ‫انكتزون‬ ‫أرشُف‬ ً‫إن‬ ٍ‫ورل‬ ‫أرشُف‬ ‫تحىَم‬ ‫يشزوع‬ ‫نتنفُذ‬ ‫انعبيخ‬ ‫انًزاحم‬.
‫وتبرَخُخل‬ ‫عبيخ‬ ‫نظزح‬‫االنكتزونُخ‬ ‫األرشفخ‬ ‫ثزايج‬‫ثبنسىق‬ ‫انًتبحخ‬‫انعبنًُخ‬‫وانعزثُخ‬.
‫ا‬‫تىافزهب‬ ‫انىاجت‬ ‫نشزوط‬ٍ‫ف‬‫ثزايج‬‫األرشفخ‬‫االنكتزونُخ‬.
‫خ‬‫االنكتزونُخ‬ ‫األرشفخ‬ ‫ثزايج‬ ‫صبئص‬.
ٍ‫االحتُبط‬ ‫انحفظ‬ ‫أسبنُت‬Backup‫و‬‫انجُبنبد‬ ‫أين‬‫األرشفخ‬ ‫نجزايج‬.
‫اليىم‬‫الثالث‬
‫االلكرتونية‬ ‫واألرشفة‬ ‫والىثائق‬ ‫السجالت‬ ‫إدارة‬ ‫يف‬ ‫احلديثة‬ ‫االجتاهات‬
‫واالرشفخ‬ ‫وانسجالد‬ ‫انىثبئك‬ ‫إدارح‬ ٍ‫ف‬ ‫انعبنًُخ‬ ‫وانججهُىيتزَه‬ ‫اإلحصبئُخ‬ ‫انمُبسبد‬.
‫االجتًبعُخ‬ ‫انشجكبد‬Social Media‫واالرشفخ‬ ‫وانسجالد‬ ‫انىثبئك‬ ‫إدارح‬ ‫ثنظى‬ ‫وعاللبتهب‬.
‫انسحبثُخ‬ ‫انحىسجخ‬ ‫نظى‬Cloud Computing‫االنكتزونُخ‬ ‫ثبألرشفخ‬ ‫وعاللتهب‬.
‫واالرشفخ‬ ‫وانىثبئك‬ ‫انسجالد‬ ‫إدارح‬ ‫نظى‬ ٍ‫ف‬ ‫نهعبيهُن‬ ‫انحذَثخ‬ ‫انمُبسبد‬.
‫ثبنًؤسسبد‬ ًٍ‫انزل‬ ‫انًحتىي‬ ‫إدارح‬ ‫هُكم‬ ‫إلعبدح‬ ٍ‫انىظُف‬ ٍ‫انتمن‬ ‫انتىصُف‬.
‫االنكتزونُخ‬ ‫واألرشفخ‬ ‫وانىثبئك‬ ‫انسجالد‬ ‫ثزيجُبد‬ ٍ‫ف‬ ‫وانتطجُمبد‬ ‫انتجبرة‬ ‫ثعط‬ ‫عزض‬
‫انًفتىحخ‬ ‫انحىارَخ‬ ‫واألسئهخ‬ ‫اننمبش‬.
‫انجزنبيج‬ ‫وختبو‬ ‫تىصُبد‬.