Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات

20,009 views

Published on

الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات

  1. 1. ‫وادارة‬ ‫والفهرسة‬ ‫األرشفة‬ ‫وحماية‬ ‫وامن‬ ‫المكاتب‬ ‫المعلومات‬ ‫العالم‬ ‫غفار‬ 1
  2. 2. ‫الدورة‬ ‫مواضيع‬ ‫االلكترونية‬ ‫لالرشفة‬ ‫االستراتجية‬ ‫االهداف‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬. ‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬. ‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬. ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬. ‫اليومية‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬. ‫الفهرسة‬ ‫مفهوم‬ ‫االلكترونية‬ ‫الفهرسة‬ ‫المعلومات‬ ‫وحماية‬ ‫امن‬ ‫االلكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫وثق‬ ‫برنامج‬ ‫السحابية‬ ‫الحوسبة‬ 2
  3. 3. ‫المقدمة‬ ‫علي‬ ‫تحتوي‬ ‫وما‬ ‫المؤسسات‬ ‫حجم‬ ‫في‬ ‫المستمر‬ ‫التزايد‬ ‫مع‬‫ــ‬‫ا‬ ‫شتى‬ ‫في‬ ‫كثيرة‬ ‫ووثائق‬ ‫مستندات‬ ‫من‬ ‫ه‬،‫لمجاالت‬ ‫م‬ ‫ا‬ ً‫كثير‬ ‫يوفر‬ ‫مما‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫بياناتها‬ ‫تنظيم‬ ‫في‬ ‫المؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبة‬‫ــ‬‫ويضم‬ ‫والجهد‬ ‫الوقت‬ ‫ن‬‫الحفاظ‬ ‫لها‬ ‫ن‬ ‫عل‬‫ــــــ‬‫القي‬ ‫يتولى‬ ‫متكامل‬ ‫نظام‬ ‫لوجود‬ ‫الحاجة‬ ‫ظهرت‬ ،‫البيانات‬ ‫هذه‬ ‫ى‬‫ــ‬‫بال‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫بجميع‬ ‫ام‬‫م‬ ‫تعامل‬‫ـ‬‫ع‬ ‫واالسترجاع‬ ‫والبحث‬ ‫واألرشفة‬ ‫الفهرسة‬ ‫مثل‬ ،‫ا‬ً‫ي‬‫آل‬ ‫البيانات‬. ‫ا‬‫الرشيف‬:‫هو‬ ‫االرشيف‬‫عنها‬ ‫التستغنى‬ ‫التى‬ ‫وذاكرتها‬ ‫االمه‬ ‫تراث‬‫ومخ‬ ‫الماضى‬ ‫تجارب‬ ‫حصيلة‬ ‫وهو‬ ‫؛‬‫زون‬ ‫للمستقبل‬ ‫خبره‬.‫االرشي‬ ‫الهمية‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫تنبهت‬ ‫وقد‬‫ـــــ‬‫يستحق‬ ‫الذى‬ ‫االهتمام‬ ‫فاولته‬ ‫ف‬‫فى‬ ‫وخاصة‬ ‫ه‬ ‫االرشي‬ ‫حفظ‬ ‫واساليب‬ ‫نظريات‬ ‫فتطورت‬ ‫؛‬ ‫المتقدمة‬ ‫الدول‬‫ـــ‬‫ب‬ ‫مرت‬ ‫التى‬ ‫العمليه‬ ‫التجربة‬ ‫نتيجة‬ ‫ف‬‫العقود‬ ‫عبر‬ ‫ها‬ ‫الماضيه‬. ‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬:‫الوثائق‬ ‫او‬ ‫المستندات‬ ‫او‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫بانة‬ ‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬ ‫يعرف‬‫المحفوظة‬ ‫واسترج‬ ‫وحفظها‬ ‫الملفات‬ ‫تنظيم‬ ‫ويتم‬ ، ‫الحاجه‬ ‫عند‬ ‫اليها‬ ‫الرجـــوع‬ ‫لغرض‬ ‫معيتة‬ ‫تصنيف‬ ‫بطريقة‬‫يدويا‬ ‫اعها‬“. ‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬:‫األرشف‬ ‫كذلك‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬‫ــــــ‬،‫اآللية‬ ‫ة‬‫تقــوم‬ ‫التي‬‫الملف‬ ‫تخزين‬ ‫أساس‬ ‫على‬‫ـــــــــــ‬‫ات‬ ‫كوح‬ ‫وحفظها‬ ‫الحديثة‬ ‫والتقنيات‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والمستندات‬‫ـــــــــــ‬‫ومترابطة‬ ‫متكاملة‬ ‫دة‬‫وبأسلوب‬ ‫إسترجاعه‬ ‫وطريقة‬ ‫ومحتوياته‬ ‫المستند‬ ‫أهمية‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬.‫الملف‬ ‫حفظ‬ ‫إلى‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫وتهدف‬‫ـــــــــ‬‫ات‬ ‫ومرنة‬ ‫سهلة‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫واسترجاعها‬ ‫وتخزينها‬. . 3
  4. 4. ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫اإلستراتيجية‬ ‫األهداف‬ •‫أوراق‬ ‫بال‬ ‫إدارة‬. •‫والمتعاملين‬ ‫الدائرة‬ ‫بين‬ ‫الكترونيا‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬. •‫الورقية‬ ‫الملفات‬ ‫لتخزين‬ ‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬ ‫المساحات‬ ‫توفير‬. •‫نتيج‬ ‫تلف‬ ‫ألي‬ ‫األصول‬ ‫تعرض‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫توفير‬‫ـــــ‬‫ألي‬ ‫ة‬ ‫ل‬ ‫التلف‬ ‫أو‬ ، ‫مستندات‬ ‫ضياع‬ ، ‫السرقة‬ ، ‫الحرائق‬ ‫مثل‬ ‫بشرية‬ ‫أو‬ ‫طبيعية‬ ‫عوامل‬‫جوية‬ ‫عوامل‬ ‫غيرها‬ ‫أو‬. •‫إم‬ ‫مع‬ ،‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫طرق‬ ‫بإستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫إسترجاع‬ ‫سهولة‬‫كانية‬ ‫بحث‬ ‫صيغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫وضع‬.‫له‬ ‫والمرسل‬ ‫الراسلة‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫التاريخ‬ ‫تحديد‬ ‫مثال‬‫ـــ‬‫ــ‬‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫محتوى‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫إمكانية‬. •‫المؤسسة‬ ‫وخارج‬ ‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬. •‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫بواسطة‬ ‫لالطالع‬ ‫الوثائق‬ ‫إتاحة‬. •‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫اإلطالع‬ ‫صالحيات‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬. •‫ضرورية‬ ‫الغير‬ ‫و‬ ‫المتكررة‬ ‫الوثائق‬ ‫إزالة‬. 4
  5. 5. •‫في‬ ‫الملفات‬ ‫تكون‬ ‫بحيث‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الملفات‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫المتقدمة‬ ‫لتقنية‬‫األرشفة‬ ‫نظام‬ ‫فرعية‬ ‫ومجلدات‬ ‫رئيسية‬ ‫مجلدات‬ ‫في‬ ‫ومخزنة‬ ‫منظمة‬ ‫اإللكترونية‬. •‫ب‬‫ك‬ ‫على‬ ‫المعنية‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫بالتنسيق‬ ‫وذلك‬ ‫مركزي‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫كل‬ ‫قاء‬‫إنشاء‬ ‫يفية‬ ‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫أو‬ ‫الشجرة‬:‫باالعت‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫إنشاء‬‫على‬ ‫ماد‬ ‫الفرعية‬ ‫واإلدارات‬ ‫اإلدارات‬. •‫الملفات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫المستهلك‬ ‫الوقت‬ ‫تقليل‬. •‫للتخزين‬ ‫أقل‬ ‫مساحات‬ ‫توفير‬. •‫التعديل‬ ‫بعد‬ ‫أصولها‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫مع‬ ‫للملفات‬ ‫وحماية‬ ‫سرية‬ ‫تأمين‬. •‫مثال‬ ‫عالية‬ ‫كفاءة‬ ‫وذات‬ ‫متميزة‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫استخدام‬:MS SQL‫أو‬ORACLE. •‫ضوئي‬ ‫الممسوحة‬ ‫للصور‬ ‫مثال‬ ‫ممكن‬ ‫حجم‬ ‫بأقل‬ ‫الضوئية‬ ‫للصور‬ ‫صيغة‬ ‫استخدام‬‫باألبيض‬ ‫ا‬ ‫واستخدام‬ ‫واألسود‬JPEG‫الملونة‬ ‫للصور‬. ‫اإللك‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬‫ترونية‬ 5
  6. 6. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬ •‫حج‬ ‫كان‬ ‫مهما‬ ‫الوقت‬ ‫توفير‬ ‫مع‬ ‫األرشيف‬ ‫مستخدمي‬ ‫بين‬ ‫المعلومات‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬‫مها‬. •‫بسالس‬ ‫العمل‬ ‫مراحل‬ ‫عبر‬ ‫الوثائق‬ ‫تنتقل‬ ‫بحيث‬ ‫النظام‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫انسيابية‬‫ة‬. •‫الضوئية‬ ‫والماسحات‬ ‫الصور‬ ‫معالجات‬ ‫مثل‬ ‫مختلفة‬ ‫تقنيات‬ ‫مع‬ ‫االندماج‬ ‫سهولة‬. •‫المصر‬ ‫الشخص‬ ‫إال‬ ‫عليها‬ ‫يطلع‬ ‫ال‬ ‫بحيث‬ ‫للبيانات‬ ‫التامة‬ ‫السرية‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬‫بذلك‬ ‫له‬ ‫ح‬. •‫االرشيف‬ ‫في‬ ‫يحدث‬ ‫ما‬ ‫كثيرا‬ ‫وهذا‬ ‫والتلف‬ ‫الضياع‬ ‫من‬ ‫والوثائق‬ ‫الملفات‬ ‫حماية‬‫القليدي‬ •‫أ‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المؤسسة‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫أسلوب‬ ‫تالءم‬ ‫بطريقة‬ ‫الوثائق‬ ‫تصنيف‬‫معدة‬ ‫نماط‬ ‫لذلك‬. •‫المنظمة‬ ‫غير‬ ‫أو‬ ‫المنظمة‬ ‫سواء‬ ،‫البيانات‬ ‫أنواع‬ ‫كافة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬. •‫وب‬ ‫المطلوبة‬ ‫البيانات‬ ‫على‬ ‫للعثور‬ ‫المختلفة‬ ‫البحث‬ ‫أساليب‬ ‫استخدام‬ ‫إمكانية‬‫وقت‬ ‫أسرع‬ ‫ممكن‬. •‫ب‬ ‫الوثائق‬ ‫لتداول‬ ‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الفاكس‬ ‫مثل‬ ‫متقدمة‬ ‫تقنيات‬ ‫استخدام‬‫المستخدمين‬ ‫ين‬ 6
  7. 7. ‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ •‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬. •‫الشبكات‬ ‫تقنية‬ ‫دعم‬. •‫االستخدام‬ ‫سهل‬. •‫لكثير‬ ‫يحتاج‬ ‫ال‬.‫التدريب‬ ‫من‬ •‫العربي‬ ‫اللغة‬ ‫دعم‬. •‫للنظام‬ ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫الدخول‬ ‫دعم‬-‫متزامن‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫المتعدد‬ ‫الدخول‬. •‫البيانات‬ ‫تصدير‬. •‫ال‬‫الوثائق‬ ‫حماية‬ ‫على‬ ‫قدرة‬. •‫ال‬‫التقارير‬ ‫تقديم‬ ‫على‬ ‫قدرة‬. •‫الحقول‬ ‫بجميع‬ ‫البحث‬ ‫يدعم‬ ‫قوي‬ ‫بحث‬ ‫محرك‬ ‫يتضمن‬. •‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫دعم‬. •‫الملفات‬ ‫أنواع‬ ‫جميع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬. •‫الواردة‬ ‫الفاكسات‬ ‫حفظ‬ ‫يدعم‬. •‫والتحديث‬ ‫التطوير‬ ‫سهل‬. •‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫برامج‬ ‫يدعم‬. •‫التالفة‬ ‫البيانات‬ ‫استرجاع‬ ‫دعم‬. •‫الضوئي‬ ‫المسح‬ ‫يدعم‬. •‫المتنوعة‬ ‫الملفات‬ ‫امتداد‬ ‫يدعم‬. 7
  8. 8. 8 ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬ ‫اإلنشاء‬ ‫اإلجراءات‬ ‫الفنية‬ ‫الحفظ‬ ‫التزويد‬ ‫المعلومات‬ ‫وتدفق‬ ‫اإلتاحة‬ (‫االسترجاع‬) ‫التخزين‬
  9. 9. ‫بعض‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫العربية‬ ‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ 9
  10. 10. •‫وأرشف‬ ‫وحفظها‬ ‫الوثائق‬ ‫إلدارة‬ ‫كامل‬ ‫نظام‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يعتبر‬‫تها‬. •‫والمتوسطة‬ ‫الصغيرة‬ ‫للمنظمات‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫صمم‬. •‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫واجهة‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يستخدم‬ •‫للمس‬ ‫قراءتها‬ ‫يسهل‬ ‫بحيث‬ ‫شجرة‬ ‫شكل‬ ‫في‬ ‫المعلومات‬ ‫يظهر‬‫تخدم‬ •‫لتدري‬ ‫المستخدم‬ ‫ويحتاج‬ ‫التكلفة‬ ‫قليل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتبر‬‫بسيط‬ ‫ب‬ ‫النظام‬ ‫إلستخدام‬. •‫سهولة‬ ‫بكل‬ ‫البرنامج‬ ‫وتنصيب‬ ‫تحميل‬ ‫المستخدم‬ ‫يستطيع‬‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫إدارته‬. •‫اإلنجلي‬ ‫باللغتين‬ ‫المستندات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬‫والعربية‬ ‫زية‬ 10 ‫نظام‬
  11. 11. SAVE Library System from News Bank www.newsbank.com ‫في‬ ‫أو‬ ‫نصية‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫المختلفة‬ ‫المستندات‬ ‫أرشفة‬ ‫على‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يقوم‬‫شكل‬ ‫صور‬. ‫المستخدمين‬ ‫لجميع‬ ‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫بواجهة‬ ‫النظام‬ ‫يتمتع‬. ‫الرسومات‬ ،‫الصور‬ ،‫الصحف‬ ،‫المستندات‬ ‫ألرشفة‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫بإستخدام‬ ‫يمكن‬...‫الخ‬ ‫إل‬ ‫تصل‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫المختلفة‬ ‫الحقول‬ ‫بإستخدام‬ ‫المعلومات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬‫ى‬250 ‫المختلفة‬ ‫الوظائف‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫حقل‬(And, Or, Not….etc) ‫م‬ ‫فترة‬ ‫خالل‬ ‫أو‬ ‫مختلفة‬ ‫تواريخ‬ ‫أو‬ ‫معين‬ ‫تاريخ‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬‫مثل‬ ‫عين‬ ‫السابق‬ ‫األسبوع‬. ‫واحد‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬. ‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬. 11
  12. 12. ‫برنامج‬DocuWare ‫االلكترونيه‬ ‫االرشفة‬ ‫حول‬ ‫معلومات‬DocuWare ‫عام‬ ‫االلمانيه‬ ‫الشركة‬ ‫تأسست‬1988‫مجال‬ ‫في‬ ‫رائده‬ ‫وهي‬ ‫االلكترونية‬ ‫الحلول‬.‫قائ‬ ‫تتصدر‬ ‫الشركة‬ ‫اصبحت‬ ‫واليوم‬‫مة‬ ‫االرشفة‬ ‫نظام‬ ‫لتطبيقها‬ ‫بالبرمجيات‬ ‫المتخصصة‬ ‫شركات‬ ‫من‬ ‫اكثر‬ ‫في‬ ‫االلكترونية‬5,500‫الف‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫منشأة‬ ‫مستوى‬ ‫على‬ ‫مستخدم‬50‫بلدأ‬. ‫الكت‬ ‫الوثائق‬ ‫وأرشفة‬ ‫حفظ‬ ‫في‬ ‫الحلول‬ ‫احد‬ ‫المنتج‬ ‫يعتبر‬‫رونيا‬ ، ‫زمان‬ ‫و‬ ‫وقت‬ ‫اي‬ ‫في‬ ‫اليها‬ ‫والرجوع‬‫وأيضا‬‫مع‬ ‫متوافق‬ ‫النظام‬ ‫المستعمله‬ ‫التشغيل‬ ‫انظمة‬ ‫جميع‬. ‫العربية‬ ‫نتويز‬ ‫شركة‬ ‫تقوم‬Netways‫البرنامج‬ ‫تعريب‬ ‫بعملية‬ ‫الخليج‬ ‫دول‬ ‫في‬ ‫فروع‬ ‫عدة‬ ‫ولها‬ ‫بيروت‬ ‫في‬ ‫ومقرها‬ 12
  13. 13. ‫اإلنترنت‬ ‫على‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫مواقع‬ ‫بعض‬ http://www.osl.state.or.us/edocs/oregonarchive.html http://www.merkur.com/solutions/e-docarchiving.asp http://www.historyfactory.com/content/archival/archival.html http://www.zylab.com/Downloads/whitepapers/copiers.shtml http://www.iit-scada.com/Products.html http://www.octacom.ca/?src=overture http://www.edox.ws/about-us.asp http://www.developer.ibm.com/solutions/isv/igssg.nsf/FastSolutions/8625 6B7C0019CE5B86256C2B005EAD39 http://www.aljal.com/aljal_archive.htm http://www.sakhr.com/sakhr_a/Products/NasherNet.htm?Index=2&Main= Products&Sub=NasherNet http://www.alnawafith.com/arabic02.htm http://www.academyjo.com/archives.htm 13
  14. 14. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ 14
  15. 15. 15 ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬ ‫اسالت‬‫ر‬‫م‬ ‫ورقية‬ ‫وثائق‬ ‫فاكسات‬ ‫فواتري‬ ‫مالية‬ ‫خرائط‬ ‫صور‬ ‫مناذج‬
  16. 16. 16 ‫الضوئي‬ ‫المسح‬ ‫وثيقة‬
  17. 17. ‫لكتروني‬ ‫لتنفيذ‬ ‫المرحلة‬‫التخطيطية‬‫وتشمل‬: .1‫مرحلة‬‫المسح‬‫والدراسة‬. .2‫مرحلة‬‫التحليل‬. .3‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬. .4‫ا‬‫ختيار‬‫البرمجيات‬‫واألجهزة‬‫المالئمة‬. ‫المراحل‬‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ 17
  18. 18. 1.‫والدراسة‬ ‫المسح‬ ‫مرحلة‬ -‫حصر‬‫األرشيف‬‫الورقي‬. -‫تحديد‬‫نوعيات‬‫وأعداد‬‫الوثائق‬‫داخل‬‫الدائرة‬. -‫تحديد‬‫أشكال‬‫و‬‫أحجام‬‫الملفات‬(‫كال‬،‫سير‬‫بوكس‬‫فايل‬)‫و‬‫الوثائق‬((A4،A3 -‫تحديد‬‫األلوان‬‫الموجودة‬‫داخل‬‫الوثائق‬(‫ابيض‬‫واسود‬/‫ألوان‬‫أخرى‬). 2.‫مرحلة‬‫التحليل‬ -‫تحديد‬‫األولويات‬‫في‬‫تحويلها‬‫الى‬‫أرشيف‬‫الكترونية‬. -‫إعداد‬‫قوائم‬‫تتضمن‬‫البيانات‬‫األساسية‬‫للملفات‬‫وأماكن‬‫تواجدها‬‫ودرجة‬‫النشاط‬. 3.‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬ ‫بناء‬‫و‬‫ا‬‫عتماد‬‫خطط‬‫الحفظ‬‫واإلتالف‬‫وتشمل‬‫الحفظ‬‫الورقي‬‫الدائم‬‫والتصوير‬‫الضوئي‬. ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬ 18
  19. 19. 19 ‫واإلتالف‬ ‫الحفظ‬ ‫خطط‬ ‫جدول‬ ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬
  20. 20. 4.‫مرحلة‬‫ا‬‫واألجهزة‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬ -‫اآللي‬ ‫التجهيز‬. -‫ا‬‫الالزمة‬ ‫البيانات‬ ‫وقواعد‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬. -‫المناسبة‬ ‫الحقول‬ ‫وضع‬. -‫ا‬‫البحث‬ ‫أدوات‬ ‫ختيار‬. -‫المطلوبة‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬. ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬ 20
  21. 21. ‫الكتروني‬ ‫أرشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫أرشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬ ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬‫وتشمل‬: 1.‫مرحلة‬‫تحضير‬‫الوثائق‬‫والملفات‬. 2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬. 3.‫مرحلة‬‫مراقبة‬‫وتدقيق‬‫الجودة‬. 4.‫مرحلة‬‫الفهرسة‬. 5.‫مرحلة‬‫إعادة‬‫الملفات‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 21
  22. 22. ‫التنفيذيــــة‬ ‫المراحل‬ ‫أو‬ ‫الخطوات‬ 1.‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫تحضير‬ ‫مرحلة‬: -‫ا‬‫أرشفتها‬ ‫يتم‬ ‫لن‬ ‫والتي‬ ‫المكررة‬ ‫األوراق‬ ‫ستبعاد‬. -‫تصويره‬ ‫نستطيع‬ ‫حتى‬ ‫يدويا‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫تصوير‬‫ضوئيا‬ ‫ا‬. -‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الموجودة‬ ‫الدبابيس‬ ‫إزالة‬. -‫ألوان‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الحجم‬ ‫حسب‬ ‫مجموعات‬ ‫الى‬ ‫األوراق‬ ‫فصل‬ ‫الخ‬ ، ‫الوجهين‬ ‫على‬ ‫بيانات‬ ‫تحوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ -‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫مميزة‬ ‫عالمات‬ ‫وضع‬‫كان‬ ‫كما‬ ‫تجميعها‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬‫قبل‬ ‫ت‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 22
  23. 23. ‫ـة‬2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬ ‫تتم‬‫عملية‬‫التصوير‬‫الضوئي‬‫للوثائق‬‫التي‬‫تم‬‫تحضيرها‬‫س‬‫ابقا‬‫بواسطة‬ ‫أجهزة‬‫المسح‬‫الضوئي‬‫المناسبة‬‫لحجم‬‫الوثيقة‬‫و‬،‫وضوحها‬‫وعمل‬‫ية‬ ‫التصوير‬‫الضوئي‬‫هي‬‫الخطوة‬‫األولى‬‫لتحويل‬‫الملفات‬‫الورقية‬‫إلى‬ ‫ملفات‬‫إلكترونية‬‫يتم‬‫تخزينها‬‫علي‬‫أجهزة‬‫الحاسب‬‫اآللي‬. ‫كما‬‫البد‬‫من‬‫التركيز‬‫على‬‫األجهزة‬‫المطلوبة‬،‫للتخزين‬‫نوع‬‫الملف‬ ‫اإللكتروني‬، ‫ا‬‫ستخدام‬‫خاصية‬‫ضغط‬‫الملفات‬،‫صالحيات‬‫اإلطالع‬‫والتغيير‬،‫ا‬‫لخ‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 23
  24. 24. 3.‫الجودة‬ ‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬ ‫مرحلة‬ ‫حيث‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫مع‬ ‫بالتوازي‬ ‫تتم‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫يقوم‬ ‫تكون‬ ‫آخر‬ ‫موظف‬ ‫أي‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫الملفات‬ ‫يصور‬ ‫الذي‬ ‫الموظف‬ ‫بالتدقيق‬ ‫الجودة‬ ‫مراقبة‬ ‫مهمته‬‫و‬ ‫ضوئيا‬ ‫المصورة‬ ‫الملفات‬ ‫علي‬ ‫أي‬ ‫ضياع‬ ‫عدم‬ ‫و‬ ‫جودتها‬ ‫و‬ ‫وضوحها‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫باألصل‬ ‫مقارنتها‬ ‫الوثيقة‬ ‫تحتويها‬ ‫قد‬ ‫معلومة‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 24
  25. 25. 4.‫الفهرســة‬ ‫مرحلة‬ ‫األورا‬ ‫و‬ ‫بالملفات‬ ‫المتعلقة‬ ‫الفهارس‬ ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫ق‬ ‫يتم‬ ‫التي‬‫اس‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫أتوماتيكيا‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫و‬ ،‫تصويرها‬‫تخدام‬ BarCodes‫علي‬ ‫تتعرف‬ ‫التي‬ ‫البرمجيات‬ ‫بعض‬ ‫بواسطة‬Bar Codes‫الملفات‬ ‫بربط‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬ ‫من‬ ‫و‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫أثناء‬‫مع‬ ‫مباشرة‬ ‫المستخدمة‬ ‫البيانات‬ ‫بقاعدة‬ ‫إدخالها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫البيانات‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 25
  26. 26. 5.‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫مرحلة‬ ‫ي‬ ‫حيث‬ ‫األصلية‬ ‫حالتها‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫يتم‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫في‬‫تم‬ ‫تدبيس‬ ‫إعادة‬ ‫و‬ ‫سابقا‬ ‫كانت‬ ‫كما‬ ‫الملف‬ ‫داخل‬ ‫األوراق‬ ‫ترتيب‬ ‫فكها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 26
  27. 27. ‫ع‬ ‫وذلك‬ ‫بالدائرة‬ ‫المستخدمة‬ ‫األوراق‬ ‫حجم‬ ‫من‬ ‫تقلل‬ ‫مشاريع‬ ‫بعمل‬ ‫القيام‬ ‫يجب‬‫بر‬ ‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الداخلية‬ ‫الشبكة‬ ‫تفعيل‬.‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعلى‬: -‫الكترونيا‬ ‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫المراسالت‬ ‫لتبادل‬ ‫آليات‬ ‫وضع‬ ‫يجب‬. -‫الكترونيا‬ ‫التشريعات‬ ‫توزيع‬ ‫يجب‬. -‫ا‬‫واال‬ ‫المقاولين‬ ‫من‬ ‫النهائية‬ ‫المخططات‬ ‫ستالم‬‫ستشاريين‬‫الكترون‬‫يا‬. ‫في‬ ‫تصب‬ ‫سوف‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬ ‫وكمية‬ ‫حجم‬ ‫بتقليل‬ ‫تقوم‬ ‫سوف‬ ‫المشاريع‬ ‫هذه‬‫النهاية‬ ‫الدائرة‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬. ‫اليومي‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬‫ة‬ 27
  28. 28. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬Dewey Decimal Classification 1 2 3 ‫الكونجرس‬ ‫مكتبة‬ ‫تصنيف‬Congress Classification ‫العالمي‬ ‫العشري‬ ‫التصنيف‬Universal Decimal Classification ‫التصنيف‬ ‫أنظمة‬ ‫أحد‬ ‫على‬ ‫مصادرها‬ ‫تصنيف‬ ‫في‬ ‫المكتبات‬ ‫تعتمد‬ ‫المعروفة‬,‫أشهرها‬ ‫ومن‬: ‫أنظمة‬‫التصنيف‬
  29. 29. ‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫أهداف‬ -‫ضمان‬‫إلى‬ ‫إرجاعها‬ ‫ثم‬ ‫مواقعها‬ ‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫السرعة‬‫أماكن‬،‫ها‬ -‫تيسير‬‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫حفظ‬،‫حمايتها‬ -‫وضع‬‫ا‬ ‫و‬ ‫نشأتها‬ ‫ظروف‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫الطبيعي‬ ‫إطارها‬ ‫في‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫ستعمالها‬، -‫االستدالل‬‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫و‬ ‫األعمال‬ ‫تطور‬ ‫على‬،‫اإلدارية‬ -‫ضمان‬‫بتو‬ ‫ذلك‬ ‫و‬ ‫األعوان‬ ‫بحركية‬ ‫التأثر‬ ‫دون‬ ‫اإلداري‬ ‫العمل‬ ‫استمرارية‬‫حيد‬ ‫الفردي‬ ‫االجتهاد‬ ‫نبذ‬ ‫و‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬،‫المشخص‬ -‫ترتيب‬‫أن‬ ‫التي‬ ‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫من‬ ‫انطالقا‬ ‫وموحد‬ ‫محدد‬ ‫نظام‬ ‫وفق‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫في‬ ‫شأت‬ ‫للتحوي‬ ‫القابل‬ ‫الهيكلي‬ ‫التنظيم‬ ‫عكس‬ ‫على‬ ‫تتغير‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫و‬ ‫إطارها‬‫ر‬.
  30. 30. ‫وتتلخص‬‫الفائدة‬‫التطبيقية‬‫للتصنيف‬‫في‬‫مجال‬‫المحفوظات‬‫في‬‫أنه‬‫يس‬‫تخدم‬‫كوسيلة‬ ‫لتسهيل‬‫البحث‬‫في‬‫المجموعات‬‫الكبيرة‬‫من‬‫الملفات‬.‫فإذا‬‫كان‬‫لدينا‬ً‫ال‬‫مث‬‫م‬‫جموعة‬‫من‬ ‫الملفات‬‫عدده‬(200)،‫ملف‬‫فإننا‬‫عند‬‫البحث‬‫عن‬‫أي‬‫ملف‬‫من‬‫بينها‬‫نضطر‬‫إلى‬ ‫مراجعة‬‫هذه‬‫الملفات‬‫جميعها‬‫للوصول‬‫إلى‬‫الملف‬‫المطلوب‬.‫أما‬‫إذا‬‫صنفنا‬‫هذه‬ ‫المجموعة‬‫إلى‬‫عشر‬‫مجموعات‬‫صغيرة‬‫بحيث‬‫يكون‬‫لكل‬‫مجموعة‬‫موضوع‬‫معين‬ ‫فإننا‬‫بمجرد‬‫تحديد‬‫المجموعة‬‫التي‬‫يدخل‬‫ضمنها‬‫موضوع‬‫الملف‬‫المطلوب‬‫فإن‬‫البحث‬ ‫عن‬‫الملف‬‫سيكون‬‫في‬‫مجموعة‬‫واحدة‬‫ال‬‫يزيد‬‫عدد‬‫ملفاتها‬‫عن‬(20)‫ملف‬ً‫ال‬‫مث‬ً‫ال‬‫بد‬ ‫من‬‫البحث‬‫عنه‬‫في‬200‫ملف‬‫غير‬‫مصنفة‬.‫واستخدام‬‫التصنيف‬‫على‬‫هذا‬‫النحو‬‫ي‬‫وفر‬ ‫الكثير‬‫من‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫ويساعد‬‫في‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫بطريقة‬‫تسهل‬‫است‬‫خدامها‬‫وتحدد‬ ‫مكان‬‫كل‬‫منها‬. ‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫الذي‬ ‫العمل‬ ‫لنوع‬ ً‫ا‬‫تبع‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫وتتنوع‬‫الشركة‬ ‫أو‬ ‫الخاصة‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫التفصيل‬ ‫من‬ ‫بنوع‬ ‫الطرق‬ ‫لهذه‬ ‫وسنتعرض‬:
  31. 31. ‫أ‬)‫طريق‬‫الموضوعية‬ ‫التصنيف‬: ‫يعتبر‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫هو‬‫الطريقة‬‫األساسية‬‫ألية‬‫عملية‬‫تصن‬‫يف‬‫حيث‬‫أنه‬ ‫يرتب‬‫الموضوعات‬‫على‬‫أساس‬‫عالقات‬‫منطقية‬‫بينها‬‫بحيث‬‫يمكن‬‫تحديد‬‫مكان‬‫كل‬ ‫موضوع‬‫داخل‬‫التصنيف‬‫والوصل‬‫إليه‬‫بسهولة‬. ‫ويمكن‬‫مالحظة‬‫ذلك‬‫من‬‫خالل‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫التالية‬‫لموضوعات‬‫شئون‬ ‫الموظفين‬‫سواء‬‫في‬‫المؤسسات‬‫الحكومية‬‫أو‬‫الشركات‬‫الخاصة‬‫والمتعلقة‬ ‫بالتعيينات‬،‫اإلجازات‬،‫الترفيعات‬،‫اإلنتدابات‬‫واإلعارات‬،‫تأمينات‬‫ا‬‫لموظفين‬. ‫يتضح‬‫أنها‬‫مجمعة‬‫على‬‫أساس‬‫التجانس‬‫الموضوعي‬‫فيما‬‫بينها‬،‫كما‬‫أنها‬‫مرتبة‬ ً‫ا‬‫ترتيب‬ً‫ا‬‫منطقي‬،‫إذ‬‫أن‬‫عملية‬‫شؤون‬‫الموظفين‬‫تبتدئ‬‫عادة‬‫باإلعداد‬‫ل‬‫تعيين‬ ‫الموظفين‬‫ثم‬‫بالمحافظة‬‫على‬‫كافة‬‫شئونهم‬‫األخرى‬‫بعد‬‫تثبيتهم‬.
  32. 32. ‫مثال‬ ‫ابواب‬ ‫انتاج‬ ‫بشرية‬ ‫موارد‬ ‫تمويل‬ ‫تسويق‬ ‫قانونية‬ ‫شؤون‬ ‫فصول‬ ‫تعيينات‬ ‫اجازات‬ ‫ترقيات‬ ‫تقاعد‬ ‫موضوعات‬ ‫عادية‬ ‫اجازات‬(‫سنوية‬) ‫مرضية‬ ‫اجازات‬ ‫دراسية‬ ‫اجازات‬ ‫امومة‬ ‫اجازات‬
  33. 33. ‫ب‬)‫طريقة‬‫الجغرافي‬ ‫التصنيف‬: ‫م‬ ‫المراسالت‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫الجغرافي‬ ‫الموقع‬ ‫يعتبر‬‫ع‬ ‫وا‬ ‫واألقاليم‬ ‫األماكن‬ ‫أسماء‬ ‫أساس‬ ‫على‬ ‫وتجميعها‬ ‫تصنيفها‬ ‫يتم‬ ‫والعمالء‬ ‫المواطنين‬‫لمواقع‬ ‫الجغرافية‬. ‫ذلك‬ ‫ومثال‬: ‫األدنى‬ ‫الشرق‬ ‫إقليم‬ ‫و‬ ‫األوسط‬ ‫الشرق‬ ‫كإقليم‬ ‫الجغرافية‬ ‫األقاليم‬ ‫واألحيا‬ ‫المدن‬ ‫وأسماء‬ ‫األقضية‬ ‫و‬ ‫األولوية‬ ‫و‬ ‫المحافظات‬ ‫إلى‬ ‫وتفريعاتها‬ ‫الدول‬ ‫أسماء‬‫ء‬ ‫فيها‬ ‫والشوارع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫فتوضع‬ ، ‫الشركة‬ ‫أو‬ ‫المؤسسة‬ ‫ملفات‬ ‫تقسم‬ ‫األساس‬ ‫هذا‬ ‫على‬ ‫و‬‫لعمالء‬ ‫واح‬ ‫مجموعة‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫إقليم‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫دولة‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫مدينة‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫حي‬ ‫في‬ ‫يقطنون‬ ‫الذين‬‫دة‬ . ‫مجمو‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬ ‫عالمي‬ ‫نطاق‬ ‫على‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫فيمكن‬‫بحسب‬ ‫عات‬ ‫أ‬ ‫كلها‬ ‫الدولة‬ ‫في‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫ويمكن‬ ، ‫معها‬ ‫تتعامل‬ ‫التي‬ ‫األقطار‬‫معظمها‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫وتجمع‬ ‫المراكز‬ ‫أو‬ ‫المحافظات‬ ‫بعدد‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬‫لذين‬ ‫أو‬ ‫التوزيع‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫وكذلك‬ ، ‫واحد‬ ‫قسم‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫محافظة‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬ ‫المدينة‬ ‫هذه‬ ‫أحياء‬ ‫بحسب‬ ‫التقسيم‬ ‫يمكن‬ ‫كبيرة‬ ‫مدينة‬ ‫في‬ ‫التعامل‬. ‫ت‬ ‫ثم‬ ، ‫الدولة‬ ‫أو‬ ‫المدينة‬ ‫أو‬ ‫الحي‬ ‫اسم‬ ‫عليها‬ ‫يكتب‬ ‫قسم‬ ‫لكل‬ ‫إرشاد‬ ‫بطاقة‬ ‫وتخصص‬‫خلفها‬ ‫جمع‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬
  34. 34. ‫ج‬)‫التصنيف‬‫التاريخي‬ ‫أو‬ ‫الزمني‬: ‫ترتب‬‫المحفوظات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫بحسب‬‫تاريخ‬‫كل‬‫منها‬،‫وذلك‬‫ألن‬‫التاري‬‫خ‬‫هو‬‫أهم‬ ،‫بياناتها‬‫كأن‬‫تكون‬‫األوراق‬‫أثرية‬‫فتحفظ‬‫بترتيب‬‫العهود‬‫التي‬‫نشأت‬‫ف‬‫يها‬،‫أو‬‫تكون‬ ‫مستندات‬‫مالية‬،‫أو‬‫كمبياالت‬‫تقدم‬‫للدفع‬‫في‬‫مواعيد‬‫معينة‬،‫فترتب‬‫حسب‬‫هذه‬ ‫المواعيد‬.‫وهذا‬‫ما‬‫يطلق‬‫عليه‬‫اسم‬(‫التذكير‬Dairying)‫ويعني‬‫ذلك‬‫أن‬‫بعض‬ ‫المراسالت‬‫يقتضي‬‫ظهورها‬‫بتاريخ‬‫مستقبلي‬‫الحق‬‫أما‬‫للمتابعة‬‫أو‬‫لإلجراء‬‫وفي‬‫هذه‬ ‫الحالة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫وضع‬‫مالحظة‬‫بذلك‬‫إما‬‫على‬‫مفكرة‬‫المكتب‬‫أو‬‫في‬‫ملف‬‫يعد‬ ً‫ا‬‫خصيص‬‫لهذه‬‫الغاية‬ ‫وتستعمل‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫المكتبات‬‫لترتيب‬‫الصحف‬‫والمجالت‬،‫وفي‬‫الب‬‫نوك‬‫لترتيب‬ ‫وحفظ‬‫أوراق‬‫القبض‬،‫حيث‬‫يخصص‬‫في‬‫خزائن‬‫الحفظ‬‫درج‬‫لكل‬‫شهر‬‫من‬‫شهو‬‫ر‬ ‫السنة‬‫فيوضع‬‫في‬‫كل‬‫درج‬‫ملفات‬‫بعدد‬‫أيام‬‫الشهر‬،‫ليكون‬‫لكل‬‫يوم‬‫منه‬‫ملف‬‫توضع‬ ‫فيه‬‫أوراق‬‫القبض‬‫حسب‬‫مواعيد‬‫استحقاقها‬.‫وفي‬‫القوانين‬‫و‬‫المنظمة‬‫والقرار‬‫ات‬‫و‬‫في‬ ‫الرسائل‬‫الصادرة‬‫التي‬‫تجمع‬ً‫ا‬‫تاريخي‬‫ليسهل‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫أية‬‫نسخة‬‫منها‬‫ع‬‫ند‬‫الطلب‬ ‫وفي‬‫أوراق‬‫الميزانية‬‫التي‬‫يفضل‬‫الكثيرون‬‫تجميعها‬‫سنة‬‫بسنة‬‫لتكون‬‫م‬ً‫ا‬‫رجع‬ً‫ا‬‫سريع‬ ‫إلدارات‬‫المؤسسات‬‫والشركات‬
  35. 35. ‫د‬)‫التصنيف‬‫األسماء‬ ‫حسب‬: ‫إن‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫أو‬‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمني‬‫ال‬‫يصلح‬ً‫ا‬‫دائم‬‫لكل‬‫األوراق‬ ،‫وأقرب‬‫مثال‬‫على‬‫ذلك‬‫ملفات‬‫الموظفين‬‫في‬‫أقسام‬‫وإدارات‬‫شئون‬‫الموظ‬‫فين‬ ‫بالمؤسسات‬‫والشركات‬،‫أو‬‫ملفات‬‫العمالء‬‫أو‬‫ملفات‬‫طلبة‬‫جامعة‬‫أو‬‫مدرس‬‫ة‬، ‫أو‬‫ملفات‬‫مرضى‬‫بمستشفى‬‫أو‬‫أي‬‫ملفات‬‫يكون‬‫طبيعة‬‫ترتيبها‬‫وتن‬‫ظيمها‬‫حسب‬ ‫االسم‬ ‫وبهذه‬‫الطريقة‬‫تصنف‬‫المراسالت‬‫على‬‫أساس‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫أو‬‫العمالء‬‫أو‬ ‫الطالب‬‫أو‬‫المرضى‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫موضوع‬‫المراسلة‬‫أو‬‫الموقع‬ ‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمن‬‫الذي‬‫وردت‬‫فيه‬.‫فملف‬‫الموظف‬ً‫ال‬‫مث‬‫يتجمع‬‫فيه‬‫أ‬‫وراق‬ ‫كثيرة‬‫تتعلق‬‫بموضوعات‬‫مختلفة‬.‫فقد‬‫يكون‬‫موضوع‬‫إحدى‬‫األوراق‬‫ص‬‫رف‬ ‫مرتب‬،‫وموضوع‬‫آخر‬‫عالج‬‫وموضوع‬‫ثالث‬‫زيادة‬‫سنوية‬‫أو‬‫ترقية‬‫وهكذا‬. ‫وعلى‬‫الرغم‬‫من‬‫اختالف‬‫هذه‬‫المواضيع‬‫عن‬‫بعضها‬‫إال‬‫أنه‬‫نتيجة‬‫الحتياج‬‫ات‬ ‫العمل‬‫التي‬‫تتطلب‬‫تجميع‬‫أوراق‬‫كل‬‫موظف‬‫مع‬‫بعضها‬‫البعض‬‫في‬‫مك‬‫ان‬‫واحد‬ ‫فإنه‬‫يتم‬‫اتباع‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫الطرق‬‫األخرى‬.
  36. 36. ‫هـ‬)‫الطريقة‬‫الهجائية‬: ‫ال‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫في‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫تستعمل‬ ‫ما‬ ً‫ا‬‫وغالب‬‫مؤسسات‬ ‫هنالك‬ ‫ليس‬ ‫أنه‬ ‫يتضح‬ ‫حيث‬ ‫الحجم‬ ‫صغيرة‬ ‫الشركات‬ ‫أو‬‫ثمة‬ ‫اللجوء‬ ‫فيتم‬ ، ‫األخرى‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫اتباع‬ ‫إلى‬ ‫حاجة‬‫إلى‬ ‫اآلتية‬ ‫الطرق‬ ‫بإحدى‬ ‫للموضوعات‬ ‫الهجائي‬ ‫التصنيف‬:
  37. 37. ‫األبجدية‬ ‫الطريقة‬: ‫وذلك‬‫بإنشاء‬‫قائمة‬‫بالموضوعات‬‫وإنشاء‬‫ملف‬‫لكل‬‫موضوع‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لالحتياجات‬‫وت‬‫رتب‬ ‫الملفات‬‫في‬‫أدراج‬ً‫ا‬‫أبجدي‬.‫ويالحظ‬‫أن‬‫الملفات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫ال‬‫تأخذ‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫و‬‫إنما‬ ‫يكون‬‫تحديد‬‫مكان‬‫الملف‬‫عن‬‫طريق‬‫الترتيب‬‫األبجدي‬‫للموضوعات‬‫وعلى‬‫سبيل‬‫ا‬‫لمثال‬ ‫الطريقة‬‫التالية‬: ‫آبار‬‫البترول‬-‫تكرير‬‫البترول‬ ‫اإلدارة‬-‫الصناعة‬ ‫البترول‬-‫اللجان‬ ‫التجارة‬-‫المبيعات‬ ‫التدريب‬-‫المشتريات‬ ‫الترقيات‬-‫المعاشات‬ ‫التعيينات‬-‫الموظفين‬ ‫ويالحظ‬‫أن‬(‫ال‬)‫التعريف‬‫لم‬‫تؤخذ‬‫في‬‫االعتبار‬‫في‬‫الترتيب‬‫المشار‬‫إليه‬.‫ويحت‬‫اج‬‫تطبيق‬ ‫هذه‬‫الطريقة‬‫إلى‬‫الحيطة‬‫التامة‬‫خالل‬‫عملية‬‫تصنيف‬‫األوراق‬‫حيث‬‫أن‬‫بعض‬ ‫الموضوعات‬‫قد‬‫تظهر‬‫مكررة‬‫مما‬‫يثير‬‫بعض‬‫األلتباس‬.‫وهذا‬‫التكرار‬‫ناتج‬‫عن‬‫وجو‬‫د‬ ‫ملف‬‫للموضوع‬‫بشكل‬‫عام‬‫وملفات‬‫فرعية‬‫لنفس‬‫الموضوع‬‫مثل‬‫ملف‬‫موضوع‬‫البت‬‫رول‬ ‫والملفات‬‫الفرعية‬‫لموضوع‬‫البترول‬‫مثل‬‫آبار‬‫البترول‬‫وتكرير‬‫البترول‬.
  38. 38. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫والترتيب‬ ‫الترقيم‬ ‫طرق‬: ‫بعد‬‫اعتماد‬‫إحدى‬‫طرق‬‫التصنيف‬‫سابقة‬‫الذكر‬‫والتي‬‫ت‬‫ناسب‬ ‫عمل‬‫الشركة‬‫أو‬‫المؤسسة‬‫موضوع‬‫البحث‬‫يتم‬‫اإلتفاق‬‫ع‬‫لى‬ ‫إحدى‬‫طرق‬‫الترقيم‬‫التي‬‫سنتناولها‬‫بالشرح‬‫بنوع‬‫من‬‫التفصيل‬ ‫على‬‫النحو‬‫التالي‬:
  39. 39. ‫أ‬)‫الترتيب‬‫الهجائي‬: ‫ويقصد‬‫بترتيب‬‫الملفات‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫أن‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫ـ‬‫سواء‬‫كانوا‬‫موظف‬‫ين‬‫أو‬ ‫عمالء‬‫ـ‬‫الذين‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫أ‬)‫تسبق‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذين‬‫تبدأ‬ ‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫ب‬)‫كما‬‫تسبق‬‫األخيرة‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذي‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬ ‫بحرف‬(‫ج‬)‫وهكذا‬. ‫ولسهولة‬‫معرفة‬‫مكان‬‫الملفات‬‫واستخراجها‬‫عند‬‫الحاجة‬‫إليها‬‫وتوضع‬‫بطاقا‬‫ت‬ ‫إرشاد‬(Guide Cards)‫لكل‬‫حرف‬‫من‬‫الحروف‬‫األبجدية‬،‫ثم‬‫تجمع‬‫خلفها‬ ‫كل‬‫الملفات‬‫التي‬‫تحمل‬‫أسماء‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬،‫ثم‬‫توضع‬‫بطاقات‬‫أخرى‬‫ت‬‫حمل‬ ‫الحرف‬‫الذي‬‫يليه‬‫وتجمع‬‫خلفها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫أسماء‬‫أصحابها‬‫بهذا‬‫ال‬‫حرف‬ ‫وهكذا‬،‫ولذلك‬‫يكون‬‫هناك‬‫بطاقات‬‫إرشاد‬‫بعدد‬‫الحروف‬‫األبجدية‬‫تجمع‬‫خلف‬‫ك‬‫ل‬ ‫منها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫سرعة‬‫استخراج‬‫الملف‬،‫ف‬‫إذا‬ ‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫ملف‬‫يحمل‬ً‫ا‬‫أسم‬‫يبدأ‬‫بالحرف‬(‫ح‬)‫فإن‬‫الشخص‬‫المكلف‬ ‫باستخراج‬‫هذا‬‫الملف‬‫يبحث‬‫عنه‬‫خلف‬‫البطاقة‬‫التي‬‫تحمل‬‫هذا‬‫الحرف‬ً‫ال‬‫بد‬‫من‬ ‫البحث‬‫في‬‫الملفات‬‫كلها‬ ‫وهناك‬‫قواعد‬‫محددة‬‫وثابتة‬‫تستخدم‬‫لهذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬:
  40. 40. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(1: ) ‫يتكون‬‫اسم‬‫كل‬‫شخص‬‫من‬‫عدة‬‫أقسام‬‫يمكن‬‫أن‬‫نطلق‬‫عليها‬‫اسم‬ ‫وحدات‬،‫وفي‬‫التصنيف‬‫يكون‬‫القسم‬‫األخير‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الو‬‫حدة‬ ‫األولى‬‫والقسم‬‫األول‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الوحدة‬‫الثانية‬،‫أما‬‫الوحدة‬‫الث‬‫الثة‬ ‫فهو‬‫االسم‬‫أو‬‫األسماء‬‫التي‬‫تقع‬‫في‬‫الوسط‬،‫فالقاعدة‬‫رقم‬(1)‫إذن‬ ‫هي‬‫إعادة‬‫ترتيب‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫بهذا‬‫المعنى‬‫وعلى‬‫هذا‬‫النحو‬، ‫ويبين‬‫الجدول‬‫التالي‬‫بوضوح‬‫كيف‬‫أن‬‫اسمين‬‫من‬‫األسماء‬‫ال‬‫عادية‬ ً‫ا‬‫جد‬‫يمكن‬‫تصنيفها‬‫على‬‫أساس‬‫هذه‬‫القاعدة‬: ‫فهرسته‬ ‫المراد‬ ‫االسم‬ ‫السليم‬ ‫الترتيب‬ ‫األولى‬ ‫الوحدة‬‫الثانية‬ ‫الوحدة‬‫الثالثة‬ ‫الوحدة‬ ‫قاضي‬ ‫محمود‬ ‫محمد‬‫قاضي‬‫محمد‬‫محمود‬ ‫طوالبه‬ ‫محمد‬ ‫سعيد‬‫طوالبة‬‫سعيد‬‫محمد‬
  41. 41. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(2: ) ‫تتعلق‬‫القاعدة‬‫الثانية‬‫بترتيب‬‫كل‬‫األسماء‬‫ترتيب‬ً‫ا‬ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫آخذة‬‫بعين‬‫االعتبار‬‫الترتيب‬‫الصحيح‬‫ألحرف‬‫األسم‬‫اء‬، ‫بمعنى‬‫أنه‬‫إذا‬‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫من‬‫األسماء‬‫متشاب‬‫هة‬ ‫فإنه‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫األسماء‬‫حسب‬‫الوحدات‬‫الثانية‬،‫أم‬‫ا‬‫إذا‬ ‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫و‬‫الثانية‬‫من‬‫األسماء‬‫متشابهة‬‫ف‬‫إن‬ ‫ترتيب‬‫األسماء‬‫يتم‬‫حسب‬‫أحرف‬‫الوحدات‬‫الثالثة‬‫وعل‬‫ى‬ ‫سبيل‬‫المثال‬‫فإن‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫طوالبة‬‫يجب‬‫أن‬‫ي‬‫رتب‬ ‫في‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫قبل‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫قاضي‬.
  42. 42. ‫ب‬)‫الترقيم‬‫الهجائي‬: ‫و‬ ‫الثمانية‬ ‫العربية‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫استخدام‬ ‫الهجائي‬ ‫بالترقيم‬ ‫المقصود‬ ‫و‬‫العشرين‬ ‫المعنية‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫مواضيع‬ ‫على‬ ‫للداللة‬ ‫كرموز‬.‫ك‬ ‫فإذا‬‫انت‬ ‫األبواب‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫إلى‬ ‫أعمالها‬ ‫تقسم‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫لدى‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫بالحر‬ ‫الترقيم‬ ‫فإن‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫والفصول‬ ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫واألبواب‬ ‫الرئيسية‬‫وف‬ ‫التالي‬ ‫التركيبي‬ ‫الشكل‬ ‫يتخذ‬ ‫الهجائية‬: ‫اإلدارية‬ ‫الشئون‬ ‫المالية‬ ‫الشئون‬ ‫االقتصادية‬ ‫الشئون‬ ‫الهندسية‬ ‫الشئون‬ ‫شئون‬‫التأمين‬
  43. 43. ‫تابع‬‫الترقيم‬‫الهجائي‬: ‫ثم‬‫يتكون‬ ‫التي‬ ‫الفصول‬ ‫إلى‬ ‫بتقسيمه‬ ‫ونقوم‬ ‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬ ‫وهو‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫نأخذ‬‫منها‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫يكون‬ ‫وبحيث‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ َ‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫مستخدمين‬‫المستخدم‬ ‫حر‬ ‫إليه‬ ً‫ا‬‫مضاف‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫أعطي‬ ‫الذي‬ ‫الهجائي‬ ‫الحرف‬ ‫نفس‬ ‫هو‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ً‫ا‬‫ف‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫آخر‬ ً‫ا‬‫هجائي‬: ‫أ‬)‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬: ‫الموظفين‬ ‫شؤون‬ ‫العامة‬ ‫العالقات‬ ‫الديوان‬ ‫اللوازم‬ ‫الخدمات‬ ‫ترقيم‬ ‫ونواصل‬ ‫المؤسسة‬ ‫نشاطات‬ ‫بحسب‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫ويقسم‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫نأخذ‬ ‫ثم‬ ‫الذ‬ ‫الفصل‬ ‫على‬ ‫الدالين‬ ‫الحرفين‬ ‫مستخدمين‬ ً‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫بالحروف‬ ‫الموضوعات‬‫تندرج‬ ‫ي‬ ‫من‬ ‫موضوع‬ ‫كل‬ ‫رقم‬ ‫يتكون‬ ‫بحيث‬ ‫جديد‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫إضافة‬ ‫مع‬ ‫الموضوعات‬ ‫هذه‬ ‫تحته‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫حروف‬ ‫ثالثة‬: ‫أ‬)‫الموظفين‬ ‫شئون‬ ‫الموظفين‬ ‫لجان‬ ‫اإلجازات‬ ‫التدريب‬ ‫التعيينات‬ ‫االستخدام‬ ‫طلبات‬ ‫والتعليمات‬ ‫األنظمة‬‫التأمين‬ ‫الصحي‬ 43
  44. 44. ‫ج‬)‫الترقيم‬‫المسلسل‬ ‫العددي‬: ‫وتعني‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫إعطاء‬‫المواد‬‫سواء‬‫كانت‬‫ملفات‬‫أو‬‫غيرها‬‫من‬‫المواد‬ ‫كاألشرطة‬‫المسجلة‬‫أو‬‫األفالم‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫متسلسلة‬.‫وترتب‬‫هذه‬‫الملفات‬‫أو‬‫ال‬‫مواد‬ ‫وفق‬‫هذه‬‫األرقام‬.‫وإذا‬‫أريد‬‫إضافة‬‫ملف‬‫جديد‬‫أو‬‫مادة‬‫جديدة‬‫فإنه‬‫يعطي‬‫الرق‬‫م‬ ‫الذي‬‫يلي‬‫آخر‬‫رقم‬‫موجود‬ً‫ال‬‫فع‬‫ويترتب‬‫الملف‬‫الجديد‬‫أو‬‫المادة‬‫الجديدة‬‫ب‬‫عد‬‫آخر‬ ‫ملف‬‫أو‬‫مادة‬‫موجودة‬ً‫ال‬‫فع‬. ً‫ا‬‫ونظر‬‫ألن‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫أو‬‫المواد‬‫بهذه‬‫الطريقة‬‫حسب‬‫أرقامها‬‫يعني‬‫أنه‬‫ا‬‫غير‬ ‫مرتبة‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫وحتى‬‫ال‬‫يضطر‬‫الباحث‬‫إلى‬‫استعراض‬‫جميع‬‫قائمة‬‫الملف‬‫ات‬‫أو‬ ‫المواد‬‫للعثور‬‫على‬‫الملف‬‫أو‬‫المادة‬‫المطلوبة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫االستعانة‬‫بفهرس‬ ‫هجائي‬‫ليسهل‬‫عملية‬‫البحث‬.‫ويتكون‬‫هذا‬‫الفهرس‬‫من‬‫رؤوس‬‫موضوعات‬ ‫المواد‬‫أو‬‫أسماء‬‫أصحاب‬‫الملفات‬‫يسجل‬‫كل‬‫منها‬‫على‬‫إحدى‬‫البطاقات‬‫وترتب‬ ‫البطاقات‬ً‫ا‬‫هجائي‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لذلك‬.‫ويوضع‬‫على‬‫كل‬‫بطاقة‬‫رقم‬‫الملف‬‫وغالب‬ً‫ا‬‫ما‬‫تحتوي‬ ‫هذه‬‫البطاقات‬‫على‬‫معلومات‬‫أخرى‬‫لالستفادة‬‫منها‬.‫فإذا‬‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الم‬‫لف‬ ‫الخاص‬‫بأحد‬‫األشخاص‬‫أو‬‫إحدى‬‫المواد‬،‫فإنه‬‫يجب‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الفهرس‬ ‫األبجدي‬‫لمعرفة‬‫رقم‬‫الملف‬‫ثم‬‫استخراج‬‫الملف‬‫الذي‬‫يحمل‬‫هذا‬‫الرقم‬،‫وقد‬ ‫يكون‬‫الفهرس‬‫بأشكال‬‫أخرى‬‫سيتم‬‫شرحها‬‫عند‬‫التعرض‬‫لموضع‬‫الفهرسة‬.
  45. 45. ‫د‬)‫الترقيم‬‫المركب‬ ‫المسلسل‬ ‫العددي‬: ‫تر‬ ‫دون‬ ‫الموضوعية‬ ‫بالطريقة‬ ‫المصنفة‬ ‫الموضوعات‬ ‫بقاء‬ ‫إن‬‫تيب‬ ‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫الملفات‬ ‫موظف‬ ‫على‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫يجعل‬ ‫معين‬ ‫المتوخاة‬ ‫بالسرعة‬.‫ف‬ ‫الهجائية‬ ‫للطريقة‬ ‫باإلضافة‬ ‫فإنه‬ ‫ولذا‬‫الترتيب‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫الترقيم‬ ‫طريقة‬ ‫إلى‬ ‫اللجوء‬ ‫الكثيرون‬ ‫يفضل‬ ‫الترقيم‬ ‫أو‬‫لعددي‬ ‫ل‬ ‫وأبوابها‬ ‫وفصولها‬ ‫الموضوعات‬ ‫لتعريف‬ ‫المركب‬ ‫المسلسل‬‫تسهيل‬ ‫المطلوبة‬ ‫بالسرعة‬ ‫واستعادتها‬ ‫إليها‬ ‫الرجوع‬. ‫أرق‬ ‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬ ‫بإعطاء‬ ‫الطريقة‬ ‫بهذه‬ ‫الترقيم‬ ‫ويتم‬‫مسلسلة‬ ً‫ا‬‫ام‬ ‫أر‬ ‫عنها‬ ‫ويتفرع‬ ‫للفصول‬ ‫أخرى‬ ‫مسلسلة‬ ‫أرقام‬ ‫عنها‬ ‫يتفرع‬‫ثالثة‬ ً‫ا‬‫قام‬ ‫التالي‬ ‫النموذج‬ ‫في‬ ‫نبنيه‬ ‫نحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫للموضوعات‬:
  46. 46. -‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬: ‫والتنظيم‬ ‫اإلدارة‬ ‫المالية‬ ‫الشئون‬ ‫الشئون‬‫اإلقتصادية‬ ‫الهندسية‬ ‫الشئون‬ ‫المشروعات‬ ‫الخ‬.. ‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫الثاني‬ ‫الباب‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫باب‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬: ‫المالية‬ ‫الشئون‬: ‫الميزانية‬ ‫اإليرادات‬ ‫المصروفات‬ ‫المشتريات‬ ‫المخازن‬ ‫الخ‬..
  47. 47. ً‫ال‬‫مثا‬ ‫لنعرض‬ ‫والخامس‬ ‫الرابع‬ ‫الفصلين‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬‫لتثبيت‬ ‫األرقام‬: 4)‫المشتريات‬5)‫المخازن‬ ‫عام‬1)‫عام‬ ‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬2)‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬ ‫مناقصات‬3)‫المستودعات‬ ‫جرد‬ ‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫شراء‬4)‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫صرف‬ ‫أثاث‬ ‫شراء‬5)‫أثاث‬ ‫صرف‬ 47
  48. 48. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬ ‫المكت‬ ‫في‬ ً‫ا‬‫استخدام‬ ‫وأكثرها‬ ‫التصنيفات‬ ‫أشهر‬ ‫من‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬‫بات‬ ‫ليطبق‬ ‫األنظمة‬ ‫من‬ ‫غيره‬ ‫دون‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫اختير‬ ‫وقد‬–‫التعديل‬ ‫بعد‬– ‫أهمها‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫لمزاياه‬ ‫واإلسالمية‬ ‫العربية‬ ‫المكتبات‬ ‫معظم‬ ‫في‬: 1-‫البشرية‬ ‫للمعرفة‬ ‫شامل‬ ‫أنه‬. 2-‫للتوسع‬ ‫وقابل‬ ‫مرن‬ ‫أنه‬. 3-‫عالمي‬ ‫كرمز‬ ‫الرقم‬ ‫يستعمل‬. 4-‫واالستعمال‬ ‫الفهم‬ ‫سهل‬. 5-‫للموضوعات‬ ً‫ا‬‫كشاف‬ ‫يستخدم‬.
  49. 49. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬ ‫طريقة‬ ‫رئيسية‬ ‫أصول‬ ‫عشرة‬ ‫إلى‬ ‫البشرية‬ ‫المعرفة‬ ‫قسم‬,‫هي‬: 000–099‫العامة‬ ‫المعارف‬ 100–199‫النفس‬ ‫وعلم‬ ‫الفلسفة‬ 200–299‫الديانات‬ 300–399‫االجتماعية‬ ‫العلوم‬ 400–499‫اللغات‬ 500–599‫البحتة‬ ‫العلوم‬ 600–699‫التطبيقية‬ ‫العلوم‬ 700–799‫الفنون‬ 800–899‫اآلداب‬ 900-999‫والتراجم‬ ‫والجغرافيا‬ ‫التاريخ‬
  50. 50. ‫مفهوم‬‫الفهرسة‬ ‫هي‬‫المادي‬ ‫الوصف‬ ‫عملية‬‫والموضوعي‬‫المعلومات‬ ‫لمصادر‬,‫بها‬ ‫تقوم‬‫المكت‬‫بات‬ ‫بحيث‬‫مصدر‬ ‫على‬ ‫التعرف‬ ‫تتيح‬‫المعلومات‬‫بسهولة‬,‫واض‬ ‫صورة‬ ‫وتكوين‬‫عنة‬ ‫حة‬ ‫قبل‬‫االطالع‬‫علية‬. 50
  51. 51. ‫الفهرسة‬ ‫أهمية‬ ‫أن‬‫االستغناء‬ ‫يمكنه‬ ‫ال‬ ‫معلومات‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫مكتبة‬ ‫أي‬ ‫يلي‬ ‫ما‬ ‫أهمها‬ ‫ألسباب‬ ‫الفهرسة‬ ‫عن‬: 1-‫الماليين‬ ‫يضم‬ ‫بعضها‬ ‫أصبح‬ ‫حتى‬ ‫المكتبات‬ ‫مجموعات‬ ‫كثرة‬‫من‬‫مصادر‬ ‫المعلومات‬. 2-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫تتناول‬ ‫التي‬ ‫الموضوعات‬ ‫كثرة‬. 3-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫في‬ ‫وجهده‬ ‫الباحث‬ ‫وقت‬ ‫توفير‬. 51
  52. 52. ‫الفهرسة‬‫بطاقة‬ ‫الطلب‬ ‫رقم‬‫المؤلف‬ ‫اسم‬ ‫الشيخ‬ ‫آل‬,‫الوهاب‬ ‫عبد‬ ‫بن‬ ‫محمد‬ ‫بن‬ ‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫التوحيد‬ ‫كتاب‬ ‫شرح‬ ‫المجيد‬ ‫فتح‬/‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الشيخ‬ ‫آل‬0‫الرياض‬:‫واإلفتاء‬ ‫العلمية‬ ‫للبحوث‬ ‫العامة‬ ‫الرئاسة‬ ‫واإلرشاد‬ ‫والدعوة‬,1413‫هـ‬ ‫العنوان‬‫الناشر‬ ‫اسم‬ ‫النشر‬ ‫مكان‬ ‫النشر‬ ‫تاريخ‬ 214‫ـــــــــــــــــ‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫ش‬ 448‫؛‬ ‫ص‬24x20‫سم‬. ‫الصفحات‬ ‫عدد‬ ‫الحجم‬ 1-‫التوحيد‬‫الموضوع‬ 52
  53. 53. ‫الفهرس‬‫تعريف‬: ‫قائمة‬ ‫هو‬ ‫بمحتويات‬‫المكتبة‬ ‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫نظــــام‬ ‫وفق‬ ‫مــرتبة‬‫معيــــن‬ ‫لت‬‫يسير‬‫المصـــــــادر‬ ‫تلك‬ ‫الى‬ ‫الوصول‬. 53
  54. 54. ‫س‬‫ر‬‫الفها‬ ‫أشكال‬‫أهم‬ ‫الفهرس‬‫البطاقي‬Card Catalog ‫الورقية‬ ‫البطاقات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫هو‬‫المقواة‬‫خشبية‬ ‫ادراج‬ ‫داخل‬ ‫هجائيا‬ ‫مرتبة‬ ‫او‬‫معدنية‬،‫وتحمل‬‫مصادر‬ ‫ألحد‬ ‫موضوعية‬ ‫و‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫بطاقة‬ ‫كل‬ ‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬. ‫الفهرس‬‫اإللكتروني‬Electronic Catalog ‫المعلوم‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ ‫وموضوعية‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫فيه‬ ‫خزنت‬ ‫الي‬ ‫حاسب‬ ‫هو‬‫ات‬ ‫الموجودة‬‫في‬‫ويمكن‬ ‫المكتبة‬‫مداخل‬ ‫عدة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫تلك‬ ‫استرجاع‬‫م‬‫ثل‬ ‫المؤلف‬،‫والعنوان‬‫والموضوع‬ ،،‫والكلمات‬‫المفتاحية‬. 54
  55. 55. ‫وااللكتروني‬‫البطاقي‬‫الفهرس‬ ‫بين‬ ‫نة‬‫ر‬‫مقا‬ ‫نة‬‫ر‬‫املقا‬ ‫عناصر‬ ‫التشغيل‬ ‫البيانات‬ ‫الى‬ ‫ل‬‫الوصو‬‫سرعة‬ ‫االستخدام‬ ‫سهولة‬ ‫االعطال‬ ‫البحث‬‫ات‬‫ر‬‫خيا‬ ‫التكلفة‬ ‫بعد‬ ‫عن‬‫االستخدام‬ ‫متنوعة‬ ‫قوائم‬ ‫طباعة‬ ‫االستخدام‬ ‫وقت‬ ‫البطاقي‬‫الفهرس‬ ‫ال‬‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫بطي‬ ‫سهل‬ ‫يتعطل‬ ‫ال‬ ‫محدودة‬ ‫قليلة‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫املكتبة‬ ‫بدوام‬ ‫محدود‬ ‫االلكتروني‬‫الفهرس‬ ‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫سريع‬ ‫أسهل‬ ‫صيانة‬ ‫الى‬ ‫ويحتاج‬ ‫يتعطل‬ ‫متعددة‬ ‫االجهزة‬ ‫حيث‬ ‫من‬‫مرتفعة‬ ‫مكان‬ ‫أي‬ ‫من‬‫ممكن‬ ‫ممكن‬ ‫محدود‬‫غير‬ 55
  56. 56. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬ ‫العنوان‬ ‫فهرس‬ ‫المؤلف‬ ‫فهرس‬ ‫المؤلف‬ ‫باسم‬ ‫مدخل‬‫بالعنوان‬ ‫مدخل‬‫بالموضوع‬ ‫مدخل‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫المقدسة‬ ‫األماكن‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الفهارس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫مداخل‬ 56
  57. 57. ‫المؤلفين‬ ‫فهرس‬Author Catalog ‫حكمهم‬ ‫في‬ ‫ومن‬ ‫المؤلفين‬ ‫بأسماء‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬ ‫مثل‬ ‫المترجمين‬. ‫المحررين‬. ‫االعتباريين‬ ‫المؤلفين‬ ‫أسماء‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫ايض‬ ‫ويحتوي‬ ‫مثل‬ ‫والمنظمات‬ ‫الهيئات‬. ‫واإلدارات‬ ‫والوزارات‬ ‫والدول‬. ‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫المكتبة‬ ‫مقتنيات‬ ‫مجموعة‬ ‫لمعرفة‬ ‫يستخدم‬. 57
  58. 58. ‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title Catalog ‫المصادر‬ ‫بعناوين‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬, ‫ويستخدم‬‫عن‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫إلى‬ ‫للوصول‬ ‫البحث‬ ‫طريق‬‫بعنوان‬‫كونه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫المصدر‬ ‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬. 58
  59. 59. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog ‫مصادر‬ ‫بموضوعات‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬ ‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬.‫ويستخدم‬ ‫إلى‬ ‫للوصول‬‫مصدر‬‫المعلومات‬‫البحث‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫المصدر‬ ‫بموضوع‬‫باعتباره‬‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬. 59
  60. 60. ‫الفهارس‬ ‫جميع‬ ‫أن‬: •‫المؤلف‬ ‫فهرس‬Author Catalog •‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title •‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog ‫التالية‬ ‫التساؤالت‬ ‫على‬ ‫باإلجابة‬ ‫تفيدنا‬: •‫؟‬ ‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫ماذا‬ •‫؟‬ ‫معين‬ ‫بعنوان‬ ‫مصدر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬ •‫؟‬ ‫معين‬ ‫موضوع‬ ‫في‬ ‫معلومات‬ ‫مصادر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬ 60 ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog
  61. 61. ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫وف‬ ‫للبطاقات‬ ‫الهجائي‬ ‫الترتيب‬ ‫على‬ ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫يعتمد‬‫المداخل‬ ‫ألحد‬ ً‫ا‬‫ق‬ ‫الثالثة‬: ‫المؤلف‬‫العنوان‬‫الموضوع‬ ‫الم‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫بطاقة‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬ ‫حتى‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫المستخدم‬ ‫يبحث‬ ‫حيث‬‫طلوب‬, ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫وجودة‬ ‫ومكان‬ ‫المصدر‬ ‫عن‬ ‫كاملة‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫والتي‬. 61
  62. 62. ‫الترتيب‬ ‫قبل‬ ‫األسماء‬ ‫الصالح‬ ‫محمد‬ ‫الدكتور‬ ‫الحسن‬ ‫أبو‬ ‫ياسر‬ ‫إبراهيم‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الفاتح‬ ‫الترتيب‬ ‫بعد‬ ‫األسماء‬ ‫إبراهيم‬ ‫الحسن‬ ‫أبو‬ ‫الصالح‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الفاتح‬ ‫محمد‬ ‫الدكتور‬ ‫ياسر‬ ‫الفهرس‬ ‫طريقة‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ً‫ا‬‫ترتيب‬ ‫التالية‬ ‫األسماء‬ ‫ترتيب‬ ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫على‬‫تطبيقات‬ 62
  63. 63. ‫اإللكتروني‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ 63
  64. 64. ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المكان‬‫الذي‬‫يعمل‬‫به‬‫القائمون‬‫باألعمال‬‫المكتبية‬‫والمشرف‬‫ون‬‫على‬ ‫أعمالهم‬. ‫أما‬‫تصميم‬‫المكتب‬:‫فهو‬‫رسم‬‫خارطة‬‫أو‬‫وضع‬‫خطة‬‫تبين‬‫مواقع‬‫الوحدات‬‫اإلداري‬‫ة‬ ‫وترتيبها‬،‫وتحديد‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫واألثاث‬‫واآلالت‬‫المكتبية‬‫داخل‬‫اإلدارة‬‫و‬‫ترتيبها‬، ‫مع‬‫مراعاة‬‫تهيئة‬‫الظروف‬‫المناسبة‬‫لمحيط‬‫العمل‬. ‫وسيتم‬‫في‬‫هذا‬‫الفصل‬‫استعراض‬‫ما‬‫يلي‬: 1)‫تصميم‬‫مبنى‬‫المكتب‬. 2)‫المبادئ‬‫العامة‬‫لتصميم‬‫المكاتب‬. 3)‫أنواع‬‫المكاتب‬. 4)‫ترتيب‬‫األثاث‬. ‫المكتب‬ ‫تصميم‬ 64
  65. 65. ً‫ال‬‫أو‬:‫المكتب‬ ‫مبنى‬ ‫تصميم‬ 1)‫مالءمة‬‫المساحة‬:‫حسب‬‫نشاط‬‫المنظمة‬،‫والتوسعات‬‫المستقبلية‬‫أو‬‫التعدي‬‫الت‬‫التي‬ ‫يمكن‬‫إجراؤها‬. 2)‫تسهيالت‬‫المبنى‬. 3)‫تناسب‬‫المبنى‬‫مع‬‫ظروف‬‫العمل‬:‫ومن‬‫العوامل‬‫التي‬‫تراعى‬‫فيه‬: ‫أ‬)‫المستفيدون‬‫من‬‫المنظمة‬.‫ب‬)‫طرق‬‫المواصالت‬.‫ج‬)‫المركز‬‫التجاري‬. 4)‫تكاليف‬‫المبنى‬:‫وتختلف‬‫من‬‫مدينة‬‫ألخرى‬،‫ومن‬‫حي‬‫آلخر‬. 5)‫اإلضاءة‬‫الطبيعية‬‫والتهوية‬. 6)‫صفات‬‫المبنى‬:‫من‬‫ناحية‬‫المظهر‬‫العام‬‫وحجمه‬‫وارتفاع‬‫الغرف‬. 7)‫االعتبار‬‫األدبي‬:‫حيث‬‫يجب‬‫أن‬‫يعكس‬‫المبنى‬‫صورة‬‫جيدة‬‫لدى‬‫جمهور‬ ‫المراجعين‬،‫ويعطي‬‫سمعة‬‫طيبة‬‫وشهرة‬‫بين‬‫المباني‬‫األخرى‬. 65
  66. 66. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المكتب‬ ‫لتصميم‬ ‫العامة‬ ‫المبادئ‬ 1)‫تسلسل‬‫األعمال‬‫في‬‫اتجاه‬‫واحد‬:‫ومن‬‫فوائده‬: ‫أ‬)‫تقليل‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫المبذولين‬‫في‬‫إنجاز‬‫األعمال‬‫وحفظها‬‫بالشكل‬‫المط‬‫لوب‬. ‫ب‬)‫تسهيل‬‫عملية‬‫االتصال‬‫بين‬‫الوحدات‬‫اإلدارية‬‫والموظفين‬‫والعاملين‬. ‫ج‬)‫تقليل‬‫عدد‬‫المراسلين‬. 2)‫مرونة‬‫التصميم‬‫وسهولة‬‫تعديله‬. 3)‫تهيئة‬‫محيط‬‫العمل‬‫المالئم‬. 4)‫االستغالل‬‫الكامل‬‫للمساحة‬‫المكتبية‬. 5)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫والرقابة‬‫على‬‫الموظفين‬. 6)‫توفير‬‫مكاتب‬‫خاصة‬‫للمحافظة‬‫على‬‫سرية‬‫األعمال‬. 7)‫تقليل‬‫ابتعاد‬‫الموظفين‬‫عن‬‫مكاتبهم‬. 8)‫مناسبة‬‫المظهر‬‫العام‬. 66
  67. 67. ‫واألقسا‬ ‫اإلدارات‬ ‫لمكاتب‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬‫م‬ ‫يقصد‬‫بالتصميم‬‫الداخلي‬‫للمكتب‬‫وضع‬‫خطة‬‫الت‬‫رتيب‬‫التي‬ ‫تبين‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫وأماكن‬‫قطع‬‫األثاث‬‫والمعدات‬ ‫المكتبية‬‫األخرى‬‫داخل‬‫كل‬‫إدارة‬‫وقسم‬. ‫والمبادئ‬‫العلمية‬‫للتصميم‬‫الداخلي‬‫تنقسم‬‫إلى‬‫أرب‬‫ع‬‫خطوات‬ ‫هي‬: 67
  68. 68. ‫لل‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬ ‫عند‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫الخطوات‬‫مكاتب‬ 1)‫الخطوة‬‫األولى‬:‫وجود‬‫نسخة‬‫من‬‫خارطة‬‫تصميم‬‫المبنى‬‫لدى‬‫الجهة‬‫التي‬‫تق‬‫وم‬ ‫بعملية‬‫تقسيم‬‫اإلدارات‬: ‫وتراعي‬‫هذه‬‫الجهة‬‫أماكن‬‫الشبابيك‬‫ومدى‬‫دوران‬‫األبواب‬‫وأماكن‬‫األعمدة‬‫وأماكن‬ ‫أزرار‬‫الكهرباء‬‫والهاتف‬‫والمداخل‬‫والمخارج‬. 2)‫الخطوة‬‫الثانية‬:‫االنتباه‬‫إلى‬‫األماكن‬‫التي‬‫تستخدم‬‫بكثرة‬‫مثل‬‫المص‬‫اعد‬‫والمداخل‬ ‫والمخارج‬‫والدرج‬،‫ويمكن‬‫على‬‫أساسها‬‫تحديد‬‫أماكن‬‫غرف‬‫التخزين‬‫وغرف‬ ‫االستقبال‬‫وغيرها‬.... 3)‫الخطوة‬‫الثالثة‬:‫تقسيم‬‫باقي‬‫الغرف‬‫بين‬‫غرف‬‫اجتماعات‬‫ومكاتب‬‫خاص‬‫ة‬. 4)‫الخطوة‬‫الرابعة‬:‫معرفة‬‫نشاطات‬‫كل‬‫قسم‬‫وما‬‫يستعمل‬‫من‬‫آالت‬‫وأجهزة‬ ‫وأدوات‬‫مستخدمة‬‫في‬‫المكتب‬‫واتصاالته‬‫بالجمهور‬،‫ويراعى‬‫توزيع‬‫المساحات‬ ‫المناسبة‬‫لكل‬‫مكتب‬‫وعدد‬‫الموظفين‬‫واألجهزة‬‫المستخدمة‬‫في‬‫كل‬‫قسم‬. 68
  69. 69. ً‫ا‬‫ثالث‬:‫المكاتب‬ ‫أنواع‬ ‫تختلف‬‫أنواع‬‫المكاتب‬‫على‬‫حسب‬‫طبيعة‬‫العمل‬‫المكتب‬‫ي‬، ‫فبعض‬‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫السرية‬،‫والبعض‬‫اآلخر‬‫من‬ ‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫االنفتاح‬‫ليسهل‬‫من‬‫خاللها‬‫نقل‬‫المعلوما‬‫ت‬ ‫واستقبال‬‫الجمهور‬. ‫ويمكن‬‫تقسيم‬‫المكاتب‬‫إلى‬‫نوعين‬‫هما‬: 1)‫المكتب‬‫المغلق‬. 2)‫المكتب‬‫المفتوح‬. 69
  70. 70. ً‫ال‬‫أو‬:‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المغلق‬‫ذلك‬‫المكان‬‫الذي‬‫يخصص‬‫لممارس‬‫ة‬ ‫األعمال‬‫المكتبية‬‫ضمن‬‫غرفة‬‫خاصة‬‫تحدها‬‫الجدران‬‫الثابتة‬، ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يلحق‬‫بهذا‬‫النوع‬‫من‬‫المكاتب‬‫مكتب‬‫آخر‬‫مجاور‬‫ل‬‫ه‬ ‫يخصص‬‫لسكرتيره‬‫الخاص‬،ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يكون‬‫للمديرين‬‫و‬‫كبار‬ ‫الموظفين‬. 70
  71. 71. ‫خاصة‬ ‫أو‬ ‫مغلقة‬ ‫مكاتب‬ ‫تستدعي‬ ‫التي‬ ‫االعتبارات‬ (‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬) 1)‫االحترام‬‫والوجاهة‬‫لبعض‬‫الوظائف‬‫أو‬‫الموظفين‬(‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫زيادة‬‫نفوذ‬‫هم‬ ‫واحترامهم‬‫في‬‫المنظمة‬) 2)‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫كبير‬:‫مثل‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يقومون‬‫ب‬‫إعداد‬‫تقارير‬ ‫هامة‬‫للمنظمة‬،‫أو‬‫الذين‬‫يقومون‬‫بأعمال‬‫التخطيط‬‫في‬‫المنظمة‬. 3)‫األعمال‬‫ذات‬‫الطابع‬‫السري‬:‫كاألبحاث‬‫التي‬‫تجريها‬‫المنظمة‬‫والمقابالت‬ ‫الشخصية‬. 71
  72. 72. (‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫عيوب‬) 1)‫اعسار‬‫المساحة‬:‫حيث‬‫يستهلك‬‫المكتب‬‫المغلق‬‫مساحة‬‫كبيرة‬‫من‬‫المساحة‬‫ا‬‫لمتاحة‬ ‫للمكتب‬،‫ومن‬‫الدراسات‬‫تبين‬‫أن‬30%‫من‬‫المساحة‬‫تهدر‬‫على‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬. 2)‫اعتبار‬‫الرقابة‬‫واإلشراف‬:‫حيث‬‫تصعب‬‫رقابة‬‫الموظفين‬‫وهم‬‫في‬‫مكاتب‬‫مغلقة‬ ‫مما‬‫يخلق‬‫جو‬‫مشحون‬‫باالنفعاالت‬‫واألحقاد‬‫ويعكر‬‫الجو‬‫بين‬‫اإلدارة‬‫والموظفين‬. 3)‫اعتبار‬‫التكلفة‬:ً‫ا‬‫نظر‬‫لما‬‫تحتاجه‬‫كلفة‬‫بناء‬‫للجدران‬‫والدهان‬‫وغيرها‬. 4)‫اعتبار‬‫االتصال‬:‫حيث‬‫تعيق‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫مما‬‫يؤخر‬ ‫نقل‬‫المعامالت‬‫بين‬‫الغرف‬،‫وفقد‬‫البعض‬‫منها‬،‫والحاجة‬‫للمراسلين‬. 72
  73. 73. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المفتوح‬‫تخصيص‬‫قاعة‬‫أو‬‫صالة‬‫واسعة‬‫ليتم‬‫توزيع‬‫الموظ‬‫فين‬‫فيها‬، ‫وقد‬‫يتم‬‫فصل‬‫كل‬‫إدارة‬‫من‬‫اإلدارات‬‫بفواصل‬‫متحركة‬‫غير‬‫ثابتة‬‫من‬‫الخشب‬‫أو‬ ‫األلمنيوم‬‫أو‬‫وضع‬‫خزائن‬‫ومعدات‬‫الحفظ‬. 73
  74. 74. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬) 1)‫االقتصاد‬‫في‬‫مساحة‬‫المكتب‬‫وبالتالي‬‫االقتصاد‬‫في‬‫النفقات‬. 2)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫على‬‫الموظفين‬،‫فيستطيع‬‫المشرف‬‫أو‬‫المدير‬‫أن‬‫يراقب‬ ‫مرؤوسيه‬‫وهو‬‫جالس‬‫على‬‫مكتبه‬‫دون‬‫الحاجه‬‫إلى‬‫مروره‬‫إلى‬‫أماكن‬‫متعددة‬. 3)‫تشجيع‬‫الموظفين‬‫على‬‫تنظيم‬‫أعمالهم‬‫وإنجازها‬‫في‬‫أسرع‬‫وقت‬‫أسوة‬‫بزمال‬‫ئهم‬‫في‬ ‫المكاتب‬‫المجاورة‬. 4)‫سهولة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫في‬‫نفس‬‫اإلدارة‬‫أو‬‫القسم‬،‫وبين‬‫اإلدارات‬‫األخرى‬ ‫واألقسام‬‫األخرى‬،‫حيث‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫المكاتب‬‫حسب‬‫سير‬‫العمل‬‫بحيث‬‫تسي‬‫ر‬‫المعامالت‬ ‫بشكل‬‫متسلسل‬،‫كذلك‬‫يسهل‬‫نقل‬‫األوراق‬‫دون‬‫تضييع‬‫للوقت‬‫ودون‬‫االستع‬‫انة‬‫بمراسلين‬ ‫لذلك‬. 74
  75. 75. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫ومشاكل‬ ‫عيوب‬) 1)‫انعدام‬‫الخصوصية‬‫والسرية‬:‫حيث‬‫يصعب‬‫مناقشة‬‫األمور‬‫السرية‬‫لعمل‬‫ق‬‫سم‬‫من‬ ‫األقسام‬‫بوجود‬‫عدد‬‫كبير‬‫من‬‫موظفي‬‫األقسام‬‫األخرى‬. 2)‫انتشار‬‫الضوضاء‬‫وعدم‬‫تركيز‬‫الموظفين‬‫في‬‫أعمالهم‬:‫حيث‬‫يكثر‬‫وجود‬ ‫مراجعين‬‫لعدد‬‫من‬‫األقسام‬‫المجاورة‬،‫وكذلك‬‫استخدام‬‫اآلالت‬‫المساعدة‬‫في‬‫المكات‬‫ب‬‫مما‬ ‫يقلل‬‫تركيز‬‫الموظف‬‫خاصة‬‫في‬‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫ودقة‬. 3)‫اختالف‬‫اآلراء‬‫بسبب‬‫العدد‬‫الكبير‬‫من‬‫الموظفين‬‫والعاملين‬‫بالمكتب‬‫ال‬‫واحد‬: ً‫ا‬‫فكثير‬‫ما‬‫يختلف‬‫الموظفون‬‫حول‬‫ترتيب‬‫المكتب‬‫واإلضاءة‬‫والتهوية‬‫وقد‬‫ي‬‫تطور‬‫األمر‬ ‫إلى‬‫نشوء‬‫نزاعات‬‫وضغائن‬. 75
  76. 76. (‫االجتماعات‬ ‫غرفة‬) ‫تخصص‬‫غالبية‬‫المنظمات‬‫العامة‬‫والخاصة‬ً‫ا‬‫غرف‬‫لالجتماعات‬‫واللقاءات‬‫الرس‬‫مية‬، ‫وتزود‬‫عادة‬‫غرفة‬‫االجتماعات‬‫باألثاث‬‫الالزم‬‫بالكراسي‬‫وبطاولة‬‫كبيرة‬‫حجمها‬‫ي‬‫تناسب‬ ً‫ا‬‫طردي‬‫مع‬‫عدد‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يجتمعون‬. ‫وتوفر‬‫هذه‬‫الغرفة‬‫جو‬‫مناسب‬‫للنقاش‬‫والبحث‬‫في‬‫أمور‬‫تتعلق‬‫بالمنظمة‬‫والع‬‫املين‬‫فيها‬، ‫ويفضل‬‫أن‬‫يكون‬‫مكانها‬ً‫ا‬‫بعيد‬‫عن‬‫أماكن‬‫دخول‬‫وخروج‬‫الموظفين‬‫وغيرهم‬‫كي‬‫ال‬ ‫يحدث‬‫ذلك‬ً‫ا‬‫ازعاج‬‫أثناء‬‫االجتماع‬،ً‫ا‬‫وكثير‬‫ما‬‫نجد‬‫غرف‬‫االجتماعات‬‫قريبة‬‫ج‬ً‫ا‬‫د‬‫من‬ ‫غرف‬‫مديري‬‫المنظمات‬. 76
  77. 77. ً‫ا‬‫رابع‬:‫األثاث‬ ‫ترتيب‬ ‫يستعمل‬‫أثاث‬‫المكتب‬‫عادة‬‫لمدة‬‫طويلة‬‫لذلك‬‫يجب‬‫االهتمام‬‫بانتقاء‬‫النوع‬‫الج‬‫يد‬‫وبتوفير‬ ‫عناصر‬‫محيط‬‫العمل‬‫المناسبة‬‫لتوفير‬‫ظروف‬‫العمل‬‫وبيئته‬‫التي‬‫تشجع‬‫الم‬‫وظفين‬‫على‬ ‫اإلقبال‬‫على‬‫العمل‬‫وتساعدهم‬‫على‬‫تنمية‬‫الكفاية‬‫اإلنتاجية‬‫في‬‫المكتب‬،‫وي‬‫عتبر‬‫توفير‬ ‫األثاث‬‫المناسب‬‫لطبيعة‬‫العمل‬ً‫ا‬‫مساعد‬‫على‬‫بقاء‬‫الموظف‬‫في‬‫عمله‬‫ويساعد‬‫ع‬‫لى‬‫رفع‬ ‫الروح‬‫المعنوية‬‫ويسهل‬‫العمل‬‫ويتحقق‬‫االقتصاد‬‫في‬‫وقت‬‫الموظف‬‫وجهوده‬. ‫ومن‬‫أهم‬‫األثاث‬‫المكتبي‬: 1)‫كرسي‬‫المكتب‬. 2)‫منضدة‬‫المكتب‬. 77
  78. 78. ‫المكتب‬ ‫كرسي‬ ‫يعتبر‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫من‬‫أهم‬‫العناصر‬‫في‬‫تجهيزات‬‫المكتب‬‫الستعمال‬‫المو‬‫ظف‬ ‫الشخصي‬‫وتؤثر‬‫في‬‫راحته‬ً‫ا‬‫خصوص‬‫وأن‬‫معظم‬‫األعمال‬‫المكتبية‬‫تتطلب‬‫جل‬ً‫ا‬‫وس‬‫لمدة‬ ‫طويلة‬. ‫واختيار‬‫نوع‬‫الكرسي‬‫والمادة‬‫المصنعة‬‫منه‬‫تعتمد‬‫على‬‫مكان‬‫االستخدام‬‫للكرس‬‫ي‬‫ففي‬ ‫األماكن‬‫المعرضة‬‫لألتربة‬‫واألوساخ‬‫فيفضل‬‫الكرسي‬‫الحديدي‬‫مثل‬‫مواقف‬‫الق‬‫طارات‬ ‫والحافالت‬‫ليسهل‬‫تنظيفه‬. ‫أما‬‫الكرسي‬‫المنجد‬‫فإنه‬‫يعطي‬ً‫ا‬‫مظهر‬ً‫ا‬‫جيد‬‫للمكتب‬‫وأكثر‬‫راحة‬. ‫ويمكن‬‫اختيار‬‫اللون‬‫المناسب‬‫حسب‬‫ما‬‫يتالءم‬‫مع‬‫ألوان‬‫الجدار‬‫واألثاث‬‫وكذلك‬‫و‬‫سائل‬ ‫الراحة‬‫المتوفرة‬‫بالكرسي‬‫مثل‬‫المخدات‬‫والفرشة‬،‫وكذلك‬‫بالنسبة‬‫لعجالت‬‫ا‬‫لكرسي‬‫البد‬ ‫وأن‬‫تكون‬‫من‬‫النوع‬‫الصلب‬‫والتي‬‫يسهل‬‫تغييرها‬‫بتكلفة‬‫بسيطة‬. 78
  79. 79. ‫أما‬‫بالنسبة‬‫ألنواع‬‫الكراسي‬‫المستخدمة‬‫في‬‫المكاتب‬‫فهي‬‫متعددة‬‫مثل‬: ‫ذات‬‫الظهر‬‫المستقيم‬_‫والكرسي‬‫المتحرك‬‫الدائري‬_‫والكرسي‬‫المائل‬_‫والكر‬‫سي‬ ‫الثابت‬_‫والكرسي‬‫الخشبي‬_‫والكرسي‬‫المعدني‬_‫والكرسي‬‫الخالي‬‫من‬‫األي‬‫دي‬. ‫وهناك‬‫أمور‬‫يجب‬‫مراعاتها‬‫عند‬‫اختيار‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫نذكر‬‫منها‬: 1)‫ارتفاع‬‫الكرسي‬:‫يفضل‬‫النوع‬‫الذي‬‫يمكن‬‫تعديل‬‫ارتفاعه‬‫حسب‬‫الحاجة‬. 2)‫ارتفاع‬‫مسند‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫يكون‬ً‫ا‬‫مناسب‬‫لراحة‬‫الظهر‬‫واألكتاف‬. 3)‫الوضع‬‫األفقي‬‫لظهر‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫تكون‬‫عضالت‬‫الحوض‬‫الصقة‬‫بال‬‫طرف‬ ‫األسفل‬‫من‬‫الظهر‬‫وهكذا‬‫يكون‬‫ثقل‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫مرتكز‬‫على‬‫عضالت‬‫األرجل‬. 79
  80. 80. ‫الصحيحة‬ ‫الصحية‬ ‫للجلسة‬ ‫األطباء‬ ‫وصف‬ 1)‫أن‬‫يكون‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫منتصب‬‫وأن‬‫يركز‬‫الثقل‬‫على‬‫قاعدة‬‫الحوض‬. 2)‫أن‬‫تشكل‬‫األفخاذ‬‫زاوية‬‫قائمة‬‫مع‬‫بقية‬‫الجسم‬. 3)‫أن‬‫تركز‬‫القدمان‬‫بإحكام‬‫على‬‫أرض‬‫الغرفة‬‫وأن‬‫تشكل‬‫السيقان‬‫زاوية‬‫قائم‬‫ة‬ 4)‫أن‬‫تركز‬‫الذراعان‬‫على‬‫سطح‬‫المكتب‬‫بشكل‬‫يمكن‬‫اليدين‬‫من‬‫أن‬‫تصال‬‫إلى‬ ‫محتوياته‬‫بسهولة‬‫ويسر‬. 80
  81. 81. ‫المناسب‬ ‫غير‬ ‫الكرسي‬ ‫استعمال‬ ‫مضار‬ 1)‫الكرسي‬‫المنخفض‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫العمود‬‫الفقري‬‫ويضغط‬‫عليه‬. 2)‫الكرسي‬‫المرتفع‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫دوران‬‫الدم‬‫في‬‫األعصاب‬‫ويوقف‬‫ما‬‫فوق‬‫الركبة‬ . 3)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫المائل‬ً‫ا‬‫جد‬‫إلى‬‫الخلف‬‫يسبب‬‫عدم‬‫التوازن‬‫فينتج‬‫عنه‬‫ضغ‬‫ط‬‫كبير‬ ‫على‬‫الظهر‬. 4)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫العالي‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫عدم‬‫وجود‬‫مسند‬‫للعمود‬‫الفقري‬‫فيسب‬‫ب‬ً‫ال‬‫تره‬ ً‫ا‬‫وضغط‬‫على‬‫الظهر‬‫وعضالت‬‫الكتفين‬. 81
  82. 82. ‫المكتب‬ ‫مناضد‬ ‫تستعمل‬‫منضدة‬‫المكتب‬‫ألمور‬‫عدة‬‫أهمها‬: ‫إنجاز‬‫المعامالت‬‫الكتابية‬‫على‬‫سطحها‬،‫وحفظ‬‫المواد‬‫الضرورية‬‫لالستعما‬‫ل‬ ‫اليومي‬،ً‫ا‬‫وأحيان‬‫تستعمل‬‫لوضع‬‫اآلالت‬‫على‬‫سطحها‬‫مثل‬‫اآللة‬‫الكاتبة‬‫أ‬‫و‬‫الحاسب‬ ‫وتتأثر‬‫المنضدة‬‫بعاملين‬‫أساسيين‬‫هما‬: 1)‫تصميم‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫تصمم‬‫المنضدة‬‫من‬‫الداخل‬‫والخارج‬‫لتقدم‬‫أ‬‫كثر‬ ‫الخدمات‬‫لمستعمليها‬‫وحتى‬‫تتناسب‬‫مع‬‫جميع‬‫االحتياجات‬،‫فهناك‬‫المنض‬‫دة‬‫ذات‬ ‫الدرجين‬‫لتتالءم‬‫مع‬‫األعمال‬‫البسيطة‬،‫كما‬‫يمكن‬‫أن‬‫تقسم‬‫إلى‬‫سبعة‬‫عش‬‫ر‬ً‫ا‬‫درج‬. 2)‫الشخص‬‫الذي‬‫يستعمل‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫يراعي‬‫العمل‬‫على‬‫مكتب‬‫وا‬‫حد‬ ‫إلنجاز‬‫المعاملة‬‫الواحدة‬،‫واالحتفاظ‬‫بالمكتب‬ً‫ا‬‫نظيف‬‫من‬‫األوراق‬‫غير‬‫الض‬‫رورية‬، ‫واالحتفاظ‬‫باألشياء‬‫غير‬‫الضرورية‬‫في‬‫مكان‬‫قريب‬،‫ومحاولة‬‫إنجاز‬‫المع‬‫امالت‬ ‫دون‬‫تأخير‬‫حتى‬‫تتكدس‬‫المعامالت‬‫على‬‫المكتب‬،‫تصنيف‬‫المعامالت‬‫قب‬‫ل‬‫البدء‬ ‫بالعمل‬،‫إنهاء‬‫البريد‬‫اليومي‬‫قبل‬‫انتهاء‬‫الدوام‬‫الرسمي‬‫حتى‬‫ال‬‫يختلط‬‫م‬‫ع‬‫بريد‬ ‫اليوم‬‫التالي‬. 82
  83. 83. 83
  84. 84. 84
  85. 85. ‫الحاسوب؟‬ ‫شبكة‬ ‫بأمن‬ ‫نعني‬ ‫ماذا‬ ‫شبكة‬‫األمن‬‫هو‬‫عملية‬‫منع‬‫وكشف‬‫االستخدام‬‫غير‬‫المصرح‬‫به‬‫لجهاز‬ ‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. ‫تدابير‬‫الوقاية‬‫تساعدك‬‫على‬‫ا‬‫يقاف‬‫المستخدمين‬‫غير‬‫المخولين‬(‫المع‬‫روف‬‫أيضا‬ ‫باسم‬"‫المتسللين‬)"‫من‬‫الوصول‬‫إلى‬‫أي‬‫جزء‬‫من‬‫نظام‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. ‫هذا‬‫االمر‬‫يساعدك‬‫على‬‫تحديد‬‫ما‬‫إذا‬‫كان‬‫شخص‬‫ما‬‫حاول‬‫كسر‬‫او‬‫اختراق‬ ‫النظام‬‫الخاص‬‫بك‬. 85
  86. 86. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬ ‫األعمال‬ ‫من‬ ‫شيء‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫أجهزة‬ ‫نستخدم‬ ‫واالستثمار‬ ‫المصرفية‬‫وا‬‫اآلخر‬ ‫مع‬ ‫والتواصل‬ ‫لتسوق‬‫من‬ ‫ين‬ ‫المحادثة‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خالل‬.‫فأنت‬ ‫لذا‬‫ال‬ ‫تريد‬‫ي‬ ‫ان‬‫قراء‬‫احد‬‫بريد‬‫ك‬،‫اإللكتروني‬‫ا‬‫و‬‫ان‬‫ي‬‫ستخ‬‫جهاز‬ ‫دم‬ ،‫أخرى‬ ‫أنظمة‬ ‫لمهاجمة‬ ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬‫ا‬‫وإرسال‬ ‫من‬ ‫مزورة‬ ‫رسائل‬‫بريد‬‫ك‬‫اإللكتروني‬‫من‬ ‫او‬‫ال‬‫جهاز‬ ‫ع‬ ‫المخزنة‬ ‫الشخصية‬ ‫المعلومات‬ ‫فحص‬ ‫أو‬ ، ‫بك‬ ‫الخاص‬‫لى‬ ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫جهاز‬(‫المالية‬ ‫البيانات‬ ‫مثل‬). 86
  87. 87. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬ ‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬(‫كما‬‫يشار‬‫إل‬‫يهم‬‫ب‬‫قراصنة‬‫الكمبيو‬،‫تر‬ ‫أ‬،‫والمهاجمين‬‫أو‬‫المفرقعات‬)‫ال‬‫يهتمون‬‫ب‬‫هويتك‬.‫في‬‫كثير‬ ‫من‬‫األحيان‬‫بل‬‫يريدون‬‫السيطرة‬‫على‬‫جهاز‬‫الكمبيوت‬‫ر‬ ‫الخاص‬‫بك‬‫حتى‬‫يتمكنوا‬‫من‬‫استخدامه‬‫لشن‬‫هجمات‬‫عل‬‫ى‬ ‫أنظمة‬‫كمبيوتر‬‫أخرى‬. ‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬‫قادر‬‫ين‬‫على‬‫مشاهدة‬‫كل‬‫ما‬‫تبذلونه‬‫م‬‫ن‬ ‫اإلجراءات‬‫على‬،‫الكمبيوتر‬‫أو‬‫تسبب‬‫ضررا‬‫على‬‫جها‬‫ز‬ ‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫عن‬‫طريق‬‫إعادة‬‫تهيئة‬‫القرص‬ ‫الثابت‬‫أو‬‫تغيير‬‫البيانات‬‫الخاصة‬‫بك‬. 87
  88. 88. ‫بعض‬‫شيوعا‬ ‫األكثر‬ ‫األساليب‬‫للسيطرة‬‫الك‬ ‫أجهزة‬ ‫على‬‫مبيوتر‬ ‫المنزلية‬ .1‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬ .2‫بعد‬ ‫عن‬ ‫اإلدارة‬ ‫وبرامج‬ ‫الخلفي‬ ‫الباب‬ .3‫الخدمة‬ ‫من‬ ‫الحرمان‬. .4‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬ .5‫الدردشة‬ ‫برامج‬ .6‫استنشاق‬ ‫علبة‬ 88
  89. 89. 1.‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬ ‫برامج‬‫حصان‬‫طروادة‬‫هي‬‫وسيلة‬‫مشتركة‬‫للمتسللين‬ ‫لخداعك‬(‫يشار‬‫إليها‬‫أحيانا‬‫باسم‬"‫الهندسة‬‫االجتماعية‬)"‫عن‬ ‫طريق‬‫تثبيت‬‫برنامج‬"‫الباب‬‫الخلفي‬".‫يمكن‬‫بهذة‬‫ا‬‫لطريقة‬ ‫ان‬‫تسمح‬‫لل‬‫دخالء‬‫ب‬‫الوصول‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخ‬‫اص‬ ‫بك‬‫دون‬،‫علمك‬‫تغيير‬‫تكوينات‬‫النظام‬‫الخاص‬،‫بك‬‫أ‬‫و‬ ‫تصيب‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫بفيروس‬‫الكمب‬‫يوتر‬. 89
  90. 90. 2.‫الباب‬‫الخلفي‬‫وبرامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬‫بعد‬ ‫على‬‫أجهزة‬‫الكمبيوتر‬،‫ويندوز‬‫ثالث‬‫أدوات‬‫تستخدم‬‫ع‬‫ادة‬ ‫من‬‫قبل‬‫المتسللين‬‫للوصول‬‫عن‬‫بعد‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمب‬‫يوتر‬ ‫الخاص‬‫بك‬‫هي‬BackOrifice،Netbus، ‫و‬SubSeven.‫هذه‬‫الباب‬‫الخلفي‬‫أو‬‫برامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬ ،‫بعد‬‫تثبيت‬‫مرة‬،‫واحدة‬‫السماح‬‫ألشخاص‬‫آخرين‬‫للوص‬‫ول‬ ‫والسيطرة‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. 90
  91. 91. 3.‫الحرمان‬‫من‬‫الخدمة‬ ‫ويسمى‬‫شكل‬‫آخر‬‫من‬‫أشكال‬‫الهجوم‬‫على‬‫الحرمان‬‫من‬ ‫الخدمة‬(denial-of-service DoS).‫هذا‬‫النوع‬‫من‬ ‫الهجوم‬‫يت‬‫سبب‬‫في‬‫تعطل‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫ب‬،‫ك‬ ‫أوتصبح‬‫مشغول‬‫لمعالجة‬‫البيانات‬‫و‬‫غير‬‫قادر‬‫على‬ ‫استخدامها‬. 91
  92. 92. 4.‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬ ‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫هو‬‫رسالة‬‫إلكترونية‬‫من‬‫مصدر‬‫مع‬‫ين‬ ‫ولكنها‬‫تبدو‬‫انها‬‫من‬‫مصدر‬‫اخر‬.‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫غ‬‫البا‬ ‫ما‬‫يكون‬‫محاولة‬‫لخداع‬‫المستخدم‬‫في‬‫صنع‬‫بيان‬‫ات‬‫ضارة‬‫أو‬‫نشر‬ ‫معلومات‬‫حساسة‬(‫مثل‬‫كلمات‬‫السر‬). 92
  93. 93. 5.‫الدردشة‬ ‫برامج‬ ،‫الدردشة‬‫من‬‫اال‬‫مثل‬‫ة‬‫على‬‫تطبيقات‬‫التراسل‬‫الفوري‬ ‫وتوفير‬‫آلية‬‫للحصول‬‫على‬‫ال‬‫معلومات‬‫مع‬‫وسائل‬‫لت‬‫بادل‬ ،‫الحوار‬‫وعناوين‬‫المواقع‬‫على‬‫شبكة‬،‫اإلنترنت‬‫وفي‬‫كثير‬ ‫من‬،‫الحاالت‬‫الملفات‬‫من‬‫أي‬‫نوع‬. ‫ينبغي‬‫الحرص‬‫على‬‫الحد‬‫من‬‫قدرة‬‫عمالء‬‫دردشة‬‫على‬ ‫تنفيذ‬‫الملفات‬‫التي‬‫تم‬‫تحميلها‬.‫كما‬‫هو‬‫الحال‬‫دائم‬،‫ا‬‫يجب‬ ‫أن‬‫نكون‬‫حذرين‬‫من‬‫تبادل‬‫الملفات‬‫مع‬‫أطراف‬‫مجهولة‬. 93

×