الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات

9,252 views

Published on

الأرشفة والفهرسة وادارة المكاتب وامن وحماية المعلومات

  1. 1. ‫وادارة‬ ‫والفهرسة‬ ‫األرشفة‬ ‫وحماية‬ ‫وامن‬ ‫المكاتب‬ ‫المعلومات‬ ‫العالم‬ ‫غفار‬ 1
  2. 2. ‫الدورة‬ ‫مواضيع‬ ‫االلكترونية‬ ‫لالرشفة‬ ‫االستراتجية‬ ‫االهداف‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬. ‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬. ‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬. ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬. ‫اليومية‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬. ‫الفهرسة‬ ‫مفهوم‬ ‫االلكترونية‬ ‫الفهرسة‬ ‫المعلومات‬ ‫وحماية‬ ‫امن‬ ‫االلكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫وثق‬ ‫برنامج‬ ‫السحابية‬ ‫الحوسبة‬ 2
  3. 3. ‫المقدمة‬ ‫علي‬ ‫تحتوي‬ ‫وما‬ ‫المؤسسات‬ ‫حجم‬ ‫في‬ ‫المستمر‬ ‫التزايد‬ ‫مع‬‫ــ‬‫ا‬ ‫شتى‬ ‫في‬ ‫كثيرة‬ ‫ووثائق‬ ‫مستندات‬ ‫من‬ ‫ه‬،‫لمجاالت‬ ‫م‬ ‫ا‬ ً‫كثير‬ ‫يوفر‬ ‫مما‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫بياناتها‬ ‫تنظيم‬ ‫في‬ ‫المؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبة‬‫ــ‬‫ويضم‬ ‫والجهد‬ ‫الوقت‬ ‫ن‬‫الحفاظ‬ ‫لها‬ ‫ن‬ ‫عل‬‫ــــــ‬‫القي‬ ‫يتولى‬ ‫متكامل‬ ‫نظام‬ ‫لوجود‬ ‫الحاجة‬ ‫ظهرت‬ ،‫البيانات‬ ‫هذه‬ ‫ى‬‫ــ‬‫بال‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫بجميع‬ ‫ام‬‫م‬ ‫تعامل‬‫ـ‬‫ع‬ ‫واالسترجاع‬ ‫والبحث‬ ‫واألرشفة‬ ‫الفهرسة‬ ‫مثل‬ ،‫ا‬ً‫ي‬‫آل‬ ‫البيانات‬. ‫ا‬‫الرشيف‬:‫هو‬ ‫االرشيف‬‫عنها‬ ‫التستغنى‬ ‫التى‬ ‫وذاكرتها‬ ‫االمه‬ ‫تراث‬‫ومخ‬ ‫الماضى‬ ‫تجارب‬ ‫حصيلة‬ ‫وهو‬ ‫؛‬‫زون‬ ‫للمستقبل‬ ‫خبره‬.‫االرشي‬ ‫الهمية‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫تنبهت‬ ‫وقد‬‫ـــــ‬‫يستحق‬ ‫الذى‬ ‫االهتمام‬ ‫فاولته‬ ‫ف‬‫فى‬ ‫وخاصة‬ ‫ه‬ ‫االرشي‬ ‫حفظ‬ ‫واساليب‬ ‫نظريات‬ ‫فتطورت‬ ‫؛‬ ‫المتقدمة‬ ‫الدول‬‫ـــ‬‫ب‬ ‫مرت‬ ‫التى‬ ‫العمليه‬ ‫التجربة‬ ‫نتيجة‬ ‫ف‬‫العقود‬ ‫عبر‬ ‫ها‬ ‫الماضيه‬. ‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬:‫الوثائق‬ ‫او‬ ‫المستندات‬ ‫او‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫بانة‬ ‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬ ‫يعرف‬‫المحفوظة‬ ‫واسترج‬ ‫وحفظها‬ ‫الملفات‬ ‫تنظيم‬ ‫ويتم‬ ، ‫الحاجه‬ ‫عند‬ ‫اليها‬ ‫الرجـــوع‬ ‫لغرض‬ ‫معيتة‬ ‫تصنيف‬ ‫بطريقة‬‫يدويا‬ ‫اعها‬“. ‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬:‫األرشف‬ ‫كذلك‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬‫ــــــ‬،‫اآللية‬ ‫ة‬‫تقــوم‬ ‫التي‬‫الملف‬ ‫تخزين‬ ‫أساس‬ ‫على‬‫ـــــــــــ‬‫ات‬ ‫كوح‬ ‫وحفظها‬ ‫الحديثة‬ ‫والتقنيات‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والمستندات‬‫ـــــــــــ‬‫ومترابطة‬ ‫متكاملة‬ ‫دة‬‫وبأسلوب‬ ‫إسترجاعه‬ ‫وطريقة‬ ‫ومحتوياته‬ ‫المستند‬ ‫أهمية‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬.‫الملف‬ ‫حفظ‬ ‫إلى‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫وتهدف‬‫ـــــــــ‬‫ات‬ ‫ومرنة‬ ‫سهلة‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫واسترجاعها‬ ‫وتخزينها‬. . 3
  4. 4. ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫اإلستراتيجية‬ ‫األهداف‬ •‫أوراق‬ ‫بال‬ ‫إدارة‬. •‫والمتعاملين‬ ‫الدائرة‬ ‫بين‬ ‫الكترونيا‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬. •‫الورقية‬ ‫الملفات‬ ‫لتخزين‬ ‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬ ‫المساحات‬ ‫توفير‬. •‫نتيج‬ ‫تلف‬ ‫ألي‬ ‫األصول‬ ‫تعرض‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫توفير‬‫ـــــ‬‫ألي‬ ‫ة‬ ‫ل‬ ‫التلف‬ ‫أو‬ ، ‫مستندات‬ ‫ضياع‬ ، ‫السرقة‬ ، ‫الحرائق‬ ‫مثل‬ ‫بشرية‬ ‫أو‬ ‫طبيعية‬ ‫عوامل‬‫جوية‬ ‫عوامل‬ ‫غيرها‬ ‫أو‬. •‫إم‬ ‫مع‬ ،‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫طرق‬ ‫بإستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫إسترجاع‬ ‫سهولة‬‫كانية‬ ‫بحث‬ ‫صيغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫وضع‬.‫له‬ ‫والمرسل‬ ‫الراسلة‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫التاريخ‬ ‫تحديد‬ ‫مثال‬‫ـــ‬‫ــ‬‫ا‬ ‫الوثائق‬ ‫محتوى‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫إمكانية‬. •‫المؤسسة‬ ‫وخارج‬ ‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬. •‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫بواسطة‬ ‫لالطالع‬ ‫الوثائق‬ ‫إتاحة‬. •‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫اإلطالع‬ ‫صالحيات‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬. •‫ضرورية‬ ‫الغير‬ ‫و‬ ‫المتكررة‬ ‫الوثائق‬ ‫إزالة‬. 4
  5. 5. •‫في‬ ‫الملفات‬ ‫تكون‬ ‫بحيث‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الملفات‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫المتقدمة‬ ‫لتقنية‬‫األرشفة‬ ‫نظام‬ ‫فرعية‬ ‫ومجلدات‬ ‫رئيسية‬ ‫مجلدات‬ ‫في‬ ‫ومخزنة‬ ‫منظمة‬ ‫اإللكترونية‬. •‫ب‬‫ك‬ ‫على‬ ‫المعنية‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫بالتنسيق‬ ‫وذلك‬ ‫مركزي‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫كل‬ ‫قاء‬‫إنشاء‬ ‫يفية‬ ‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫أو‬ ‫الشجرة‬:‫باالعت‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫إنشاء‬‫على‬ ‫ماد‬ ‫الفرعية‬ ‫واإلدارات‬ ‫اإلدارات‬. •‫الملفات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫المستهلك‬ ‫الوقت‬ ‫تقليل‬. •‫للتخزين‬ ‫أقل‬ ‫مساحات‬ ‫توفير‬. •‫التعديل‬ ‫بعد‬ ‫أصولها‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫مع‬ ‫للملفات‬ ‫وحماية‬ ‫سرية‬ ‫تأمين‬. •‫مثال‬ ‫عالية‬ ‫كفاءة‬ ‫وذات‬ ‫متميزة‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫استخدام‬:MS SQL‫أو‬ORACLE. •‫ضوئي‬ ‫الممسوحة‬ ‫للصور‬ ‫مثال‬ ‫ممكن‬ ‫حجم‬ ‫بأقل‬ ‫الضوئية‬ ‫للصور‬ ‫صيغة‬ ‫استخدام‬‫باألبيض‬ ‫ا‬ ‫واستخدام‬ ‫واألسود‬JPEG‫الملونة‬ ‫للصور‬. ‫اإللك‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬‫ترونية‬ 5
  6. 6. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬ •‫حج‬ ‫كان‬ ‫مهما‬ ‫الوقت‬ ‫توفير‬ ‫مع‬ ‫األرشيف‬ ‫مستخدمي‬ ‫بين‬ ‫المعلومات‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬‫مها‬. •‫بسالس‬ ‫العمل‬ ‫مراحل‬ ‫عبر‬ ‫الوثائق‬ ‫تنتقل‬ ‫بحيث‬ ‫النظام‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫انسيابية‬‫ة‬. •‫الضوئية‬ ‫والماسحات‬ ‫الصور‬ ‫معالجات‬ ‫مثل‬ ‫مختلفة‬ ‫تقنيات‬ ‫مع‬ ‫االندماج‬ ‫سهولة‬. •‫المصر‬ ‫الشخص‬ ‫إال‬ ‫عليها‬ ‫يطلع‬ ‫ال‬ ‫بحيث‬ ‫للبيانات‬ ‫التامة‬ ‫السرية‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬‫بذلك‬ ‫له‬ ‫ح‬. •‫االرشيف‬ ‫في‬ ‫يحدث‬ ‫ما‬ ‫كثيرا‬ ‫وهذا‬ ‫والتلف‬ ‫الضياع‬ ‫من‬ ‫والوثائق‬ ‫الملفات‬ ‫حماية‬‫القليدي‬ •‫أ‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المؤسسة‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫أسلوب‬ ‫تالءم‬ ‫بطريقة‬ ‫الوثائق‬ ‫تصنيف‬‫معدة‬ ‫نماط‬ ‫لذلك‬. •‫المنظمة‬ ‫غير‬ ‫أو‬ ‫المنظمة‬ ‫سواء‬ ،‫البيانات‬ ‫أنواع‬ ‫كافة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬. •‫وب‬ ‫المطلوبة‬ ‫البيانات‬ ‫على‬ ‫للعثور‬ ‫المختلفة‬ ‫البحث‬ ‫أساليب‬ ‫استخدام‬ ‫إمكانية‬‫وقت‬ ‫أسرع‬ ‫ممكن‬. •‫ب‬ ‫الوثائق‬ ‫لتداول‬ ‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الفاكس‬ ‫مثل‬ ‫متقدمة‬ ‫تقنيات‬ ‫استخدام‬‫المستخدمين‬ ‫ين‬ 6
  7. 7. ‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ •‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬. •‫الشبكات‬ ‫تقنية‬ ‫دعم‬. •‫االستخدام‬ ‫سهل‬. •‫لكثير‬ ‫يحتاج‬ ‫ال‬.‫التدريب‬ ‫من‬ •‫العربي‬ ‫اللغة‬ ‫دعم‬. •‫للنظام‬ ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫الدخول‬ ‫دعم‬-‫متزامن‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫المتعدد‬ ‫الدخول‬. •‫البيانات‬ ‫تصدير‬. •‫ال‬‫الوثائق‬ ‫حماية‬ ‫على‬ ‫قدرة‬. •‫ال‬‫التقارير‬ ‫تقديم‬ ‫على‬ ‫قدرة‬. •‫الحقول‬ ‫بجميع‬ ‫البحث‬ ‫يدعم‬ ‫قوي‬ ‫بحث‬ ‫محرك‬ ‫يتضمن‬. •‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫دعم‬. •‫الملفات‬ ‫أنواع‬ ‫جميع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬. •‫الواردة‬ ‫الفاكسات‬ ‫حفظ‬ ‫يدعم‬. •‫والتحديث‬ ‫التطوير‬ ‫سهل‬. •‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫برامج‬ ‫يدعم‬. •‫التالفة‬ ‫البيانات‬ ‫استرجاع‬ ‫دعم‬. •‫الضوئي‬ ‫المسح‬ ‫يدعم‬. •‫المتنوعة‬ ‫الملفات‬ ‫امتداد‬ ‫يدعم‬. 7
  8. 8. 8 ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬ ‫اإلنشاء‬ ‫اإلجراءات‬ ‫الفنية‬ ‫الحفظ‬ ‫التزويد‬ ‫المعلومات‬ ‫وتدفق‬ ‫اإلتاحة‬ (‫االسترجاع‬) ‫التخزين‬
  9. 9. ‫بعض‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫العربية‬ ‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ 9
  10. 10. •‫وأرشف‬ ‫وحفظها‬ ‫الوثائق‬ ‫إلدارة‬ ‫كامل‬ ‫نظام‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يعتبر‬‫تها‬. •‫والمتوسطة‬ ‫الصغيرة‬ ‫للمنظمات‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫صمم‬. •‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫واجهة‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يستخدم‬ •‫للمس‬ ‫قراءتها‬ ‫يسهل‬ ‫بحيث‬ ‫شجرة‬ ‫شكل‬ ‫في‬ ‫المعلومات‬ ‫يظهر‬‫تخدم‬ •‫لتدري‬ ‫المستخدم‬ ‫ويحتاج‬ ‫التكلفة‬ ‫قليل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتبر‬‫بسيط‬ ‫ب‬ ‫النظام‬ ‫إلستخدام‬. •‫سهولة‬ ‫بكل‬ ‫البرنامج‬ ‫وتنصيب‬ ‫تحميل‬ ‫المستخدم‬ ‫يستطيع‬‫ثم‬ ‫ومن‬ ‫إدارته‬. •‫اإلنجلي‬ ‫باللغتين‬ ‫المستندات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬‫والعربية‬ ‫زية‬ 10 ‫نظام‬
  11. 11. SAVE Library System from News Bank www.newsbank.com ‫في‬ ‫أو‬ ‫نصية‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫المختلفة‬ ‫المستندات‬ ‫أرشفة‬ ‫على‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يقوم‬‫شكل‬ ‫صور‬. ‫المستخدمين‬ ‫لجميع‬ ‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫بواجهة‬ ‫النظام‬ ‫يتمتع‬. ‫الرسومات‬ ،‫الصور‬ ،‫الصحف‬ ،‫المستندات‬ ‫ألرشفة‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫بإستخدام‬ ‫يمكن‬...‫الخ‬ ‫إل‬ ‫تصل‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫المختلفة‬ ‫الحقول‬ ‫بإستخدام‬ ‫المعلومات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬‫ى‬250 ‫المختلفة‬ ‫الوظائف‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫حقل‬(And, Or, Not….etc) ‫م‬ ‫فترة‬ ‫خالل‬ ‫أو‬ ‫مختلفة‬ ‫تواريخ‬ ‫أو‬ ‫معين‬ ‫تاريخ‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬‫مثل‬ ‫عين‬ ‫السابق‬ ‫األسبوع‬. ‫واحد‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬. ‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬. 11
  12. 12. ‫برنامج‬DocuWare ‫االلكترونيه‬ ‫االرشفة‬ ‫حول‬ ‫معلومات‬DocuWare ‫عام‬ ‫االلمانيه‬ ‫الشركة‬ ‫تأسست‬1988‫مجال‬ ‫في‬ ‫رائده‬ ‫وهي‬ ‫االلكترونية‬ ‫الحلول‬.‫قائ‬ ‫تتصدر‬ ‫الشركة‬ ‫اصبحت‬ ‫واليوم‬‫مة‬ ‫االرشفة‬ ‫نظام‬ ‫لتطبيقها‬ ‫بالبرمجيات‬ ‫المتخصصة‬ ‫شركات‬ ‫من‬ ‫اكثر‬ ‫في‬ ‫االلكترونية‬5,500‫الف‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫منشأة‬ ‫مستوى‬ ‫على‬ ‫مستخدم‬50‫بلدأ‬. ‫الكت‬ ‫الوثائق‬ ‫وأرشفة‬ ‫حفظ‬ ‫في‬ ‫الحلول‬ ‫احد‬ ‫المنتج‬ ‫يعتبر‬‫رونيا‬ ، ‫زمان‬ ‫و‬ ‫وقت‬ ‫اي‬ ‫في‬ ‫اليها‬ ‫والرجوع‬‫وأيضا‬‫مع‬ ‫متوافق‬ ‫النظام‬ ‫المستعمله‬ ‫التشغيل‬ ‫انظمة‬ ‫جميع‬. ‫العربية‬ ‫نتويز‬ ‫شركة‬ ‫تقوم‬Netways‫البرنامج‬ ‫تعريب‬ ‫بعملية‬ ‫الخليج‬ ‫دول‬ ‫في‬ ‫فروع‬ ‫عدة‬ ‫ولها‬ ‫بيروت‬ ‫في‬ ‫ومقرها‬ 12
  13. 13. ‫اإلنترنت‬ ‫على‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫مواقع‬ ‫بعض‬ http://www.osl.state.or.us/edocs/oregonarchive.html http://www.merkur.com/solutions/e-docarchiving.asp http://www.historyfactory.com/content/archival/archival.html http://www.zylab.com/Downloads/whitepapers/copiers.shtml http://www.iit-scada.com/Products.html http://www.octacom.ca/?src=overture http://www.edox.ws/about-us.asp http://www.developer.ibm.com/solutions/isv/igssg.nsf/FastSolutions/8625 6B7C0019CE5B86256C2B005EAD39 http://www.aljal.com/aljal_archive.htm http://www.sakhr.com/sakhr_a/Products/NasherNet.htm?Index=2&Main= Products&Sub=NasherNet http://www.alnawafith.com/arabic02.htm http://www.academyjo.com/archives.htm 13
  14. 14. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ 14
  15. 15. 15 ‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬ ‫اسالت‬‫ر‬‫م‬ ‫ورقية‬ ‫وثائق‬ ‫فاكسات‬ ‫فواتري‬ ‫مالية‬ ‫خرائط‬ ‫صور‬ ‫مناذج‬
  16. 16. 16 ‫الضوئي‬ ‫المسح‬ ‫وثيقة‬
  17. 17. ‫لكتروني‬ ‫لتنفيذ‬ ‫المرحلة‬‫التخطيطية‬‫وتشمل‬: .1‫مرحلة‬‫المسح‬‫والدراسة‬. .2‫مرحلة‬‫التحليل‬. .3‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬. .4‫ا‬‫ختيار‬‫البرمجيات‬‫واألجهزة‬‫المالئمة‬. ‫المراحل‬‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ 17
  18. 18. 1.‫والدراسة‬ ‫المسح‬ ‫مرحلة‬ -‫حصر‬‫األرشيف‬‫الورقي‬. -‫تحديد‬‫نوعيات‬‫وأعداد‬‫الوثائق‬‫داخل‬‫الدائرة‬. -‫تحديد‬‫أشكال‬‫و‬‫أحجام‬‫الملفات‬(‫كال‬،‫سير‬‫بوكس‬‫فايل‬)‫و‬‫الوثائق‬((A4،A3 -‫تحديد‬‫األلوان‬‫الموجودة‬‫داخل‬‫الوثائق‬(‫ابيض‬‫واسود‬/‫ألوان‬‫أخرى‬). 2.‫مرحلة‬‫التحليل‬ -‫تحديد‬‫األولويات‬‫في‬‫تحويلها‬‫الى‬‫أرشيف‬‫الكترونية‬. -‫إعداد‬‫قوائم‬‫تتضمن‬‫البيانات‬‫األساسية‬‫للملفات‬‫وأماكن‬‫تواجدها‬‫ودرجة‬‫النشاط‬. 3.‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬ ‫بناء‬‫و‬‫ا‬‫عتماد‬‫خطط‬‫الحفظ‬‫واإلتالف‬‫وتشمل‬‫الحفظ‬‫الورقي‬‫الدائم‬‫والتصوير‬‫الضوئي‬. ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬ 18
  19. 19. 19 ‫واإلتالف‬ ‫الحفظ‬ ‫خطط‬ ‫جدول‬ ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬
  20. 20. 4.‫مرحلة‬‫ا‬‫واألجهزة‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬ -‫اآللي‬ ‫التجهيز‬. -‫ا‬‫الالزمة‬ ‫البيانات‬ ‫وقواعد‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬. -‫المناسبة‬ ‫الحقول‬ ‫وضع‬. -‫ا‬‫البحث‬ ‫أدوات‬ ‫ختيار‬. -‫المطلوبة‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬. ‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬ 20
  21. 21. ‫الكتروني‬ ‫أرشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫أرشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬ ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬‫وتشمل‬: 1.‫مرحلة‬‫تحضير‬‫الوثائق‬‫والملفات‬. 2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬. 3.‫مرحلة‬‫مراقبة‬‫وتدقيق‬‫الجودة‬. 4.‫مرحلة‬‫الفهرسة‬. 5.‫مرحلة‬‫إعادة‬‫الملفات‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 21
  22. 22. ‫التنفيذيــــة‬ ‫المراحل‬ ‫أو‬ ‫الخطوات‬ 1.‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫تحضير‬ ‫مرحلة‬: -‫ا‬‫أرشفتها‬ ‫يتم‬ ‫لن‬ ‫والتي‬ ‫المكررة‬ ‫األوراق‬ ‫ستبعاد‬. -‫تصويره‬ ‫نستطيع‬ ‫حتى‬ ‫يدويا‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫تصوير‬‫ضوئيا‬ ‫ا‬. -‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الموجودة‬ ‫الدبابيس‬ ‫إزالة‬. -‫ألوان‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الحجم‬ ‫حسب‬ ‫مجموعات‬ ‫الى‬ ‫األوراق‬ ‫فصل‬ ‫الخ‬ ، ‫الوجهين‬ ‫على‬ ‫بيانات‬ ‫تحوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ -‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫مميزة‬ ‫عالمات‬ ‫وضع‬‫كان‬ ‫كما‬ ‫تجميعها‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬‫قبل‬ ‫ت‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 22
  23. 23. ‫ـة‬2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬ ‫تتم‬‫عملية‬‫التصوير‬‫الضوئي‬‫للوثائق‬‫التي‬‫تم‬‫تحضيرها‬‫س‬‫ابقا‬‫بواسطة‬ ‫أجهزة‬‫المسح‬‫الضوئي‬‫المناسبة‬‫لحجم‬‫الوثيقة‬‫و‬،‫وضوحها‬‫وعمل‬‫ية‬ ‫التصوير‬‫الضوئي‬‫هي‬‫الخطوة‬‫األولى‬‫لتحويل‬‫الملفات‬‫الورقية‬‫إلى‬ ‫ملفات‬‫إلكترونية‬‫يتم‬‫تخزينها‬‫علي‬‫أجهزة‬‫الحاسب‬‫اآللي‬. ‫كما‬‫البد‬‫من‬‫التركيز‬‫على‬‫األجهزة‬‫المطلوبة‬،‫للتخزين‬‫نوع‬‫الملف‬ ‫اإللكتروني‬، ‫ا‬‫ستخدام‬‫خاصية‬‫ضغط‬‫الملفات‬،‫صالحيات‬‫اإلطالع‬‫والتغيير‬،‫ا‬‫لخ‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 23
  24. 24. 3.‫الجودة‬ ‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬ ‫مرحلة‬ ‫حيث‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫مع‬ ‫بالتوازي‬ ‫تتم‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫يقوم‬ ‫تكون‬ ‫آخر‬ ‫موظف‬ ‫أي‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫الملفات‬ ‫يصور‬ ‫الذي‬ ‫الموظف‬ ‫بالتدقيق‬ ‫الجودة‬ ‫مراقبة‬ ‫مهمته‬‫و‬ ‫ضوئيا‬ ‫المصورة‬ ‫الملفات‬ ‫علي‬ ‫أي‬ ‫ضياع‬ ‫عدم‬ ‫و‬ ‫جودتها‬ ‫و‬ ‫وضوحها‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫باألصل‬ ‫مقارنتها‬ ‫الوثيقة‬ ‫تحتويها‬ ‫قد‬ ‫معلومة‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 24
  25. 25. 4.‫الفهرســة‬ ‫مرحلة‬ ‫األورا‬ ‫و‬ ‫بالملفات‬ ‫المتعلقة‬ ‫الفهارس‬ ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫ق‬ ‫يتم‬ ‫التي‬‫اس‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫أتوماتيكيا‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫و‬ ،‫تصويرها‬‫تخدام‬ BarCodes‫علي‬ ‫تتعرف‬ ‫التي‬ ‫البرمجيات‬ ‫بعض‬ ‫بواسطة‬Bar Codes‫الملفات‬ ‫بربط‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬ ‫من‬ ‫و‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫أثناء‬‫مع‬ ‫مباشرة‬ ‫المستخدمة‬ ‫البيانات‬ ‫بقاعدة‬ ‫إدخالها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫البيانات‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 25
  26. 26. 5.‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫مرحلة‬ ‫ي‬ ‫حيث‬ ‫األصلية‬ ‫حالتها‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫يتم‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫في‬‫تم‬ ‫تدبيس‬ ‫إعادة‬ ‫و‬ ‫سابقا‬ ‫كانت‬ ‫كما‬ ‫الملف‬ ‫داخل‬ ‫األوراق‬ ‫ترتيب‬ ‫فكها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬. ‫المرحلة‬‫التنفيذية‬ 26
  27. 27. ‫ع‬ ‫وذلك‬ ‫بالدائرة‬ ‫المستخدمة‬ ‫األوراق‬ ‫حجم‬ ‫من‬ ‫تقلل‬ ‫مشاريع‬ ‫بعمل‬ ‫القيام‬ ‫يجب‬‫بر‬ ‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الداخلية‬ ‫الشبكة‬ ‫تفعيل‬.‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعلى‬: -‫الكترونيا‬ ‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫المراسالت‬ ‫لتبادل‬ ‫آليات‬ ‫وضع‬ ‫يجب‬. -‫الكترونيا‬ ‫التشريعات‬ ‫توزيع‬ ‫يجب‬. -‫ا‬‫واال‬ ‫المقاولين‬ ‫من‬ ‫النهائية‬ ‫المخططات‬ ‫ستالم‬‫ستشاريين‬‫الكترون‬‫يا‬. ‫في‬ ‫تصب‬ ‫سوف‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬ ‫وكمية‬ ‫حجم‬ ‫بتقليل‬ ‫تقوم‬ ‫سوف‬ ‫المشاريع‬ ‫هذه‬‫النهاية‬ ‫الدائرة‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬. ‫اليومي‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬‫ة‬ 27
  28. 28. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬Dewey Decimal Classification 1 2 3 ‫الكونجرس‬ ‫مكتبة‬ ‫تصنيف‬Congress Classification ‫العالمي‬ ‫العشري‬ ‫التصنيف‬Universal Decimal Classification ‫التصنيف‬ ‫أنظمة‬ ‫أحد‬ ‫على‬ ‫مصادرها‬ ‫تصنيف‬ ‫في‬ ‫المكتبات‬ ‫تعتمد‬ ‫المعروفة‬,‫أشهرها‬ ‫ومن‬: ‫أنظمة‬‫التصنيف‬
  29. 29. ‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫أهداف‬ -‫ضمان‬‫إلى‬ ‫إرجاعها‬ ‫ثم‬ ‫مواقعها‬ ‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫السرعة‬‫أماكن‬،‫ها‬ -‫تيسير‬‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫حفظ‬،‫حمايتها‬ -‫وضع‬‫ا‬ ‫و‬ ‫نشأتها‬ ‫ظروف‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫الطبيعي‬ ‫إطارها‬ ‫في‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫ستعمالها‬، -‫االستدالل‬‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫و‬ ‫األعمال‬ ‫تطور‬ ‫على‬،‫اإلدارية‬ -‫ضمان‬‫بتو‬ ‫ذلك‬ ‫و‬ ‫األعوان‬ ‫بحركية‬ ‫التأثر‬ ‫دون‬ ‫اإلداري‬ ‫العمل‬ ‫استمرارية‬‫حيد‬ ‫الفردي‬ ‫االجتهاد‬ ‫نبذ‬ ‫و‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬،‫المشخص‬ -‫ترتيب‬‫أن‬ ‫التي‬ ‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫من‬ ‫انطالقا‬ ‫وموحد‬ ‫محدد‬ ‫نظام‬ ‫وفق‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫في‬ ‫شأت‬ ‫للتحوي‬ ‫القابل‬ ‫الهيكلي‬ ‫التنظيم‬ ‫عكس‬ ‫على‬ ‫تتغير‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫و‬ ‫إطارها‬‫ر‬.
  30. 30. ‫وتتلخص‬‫الفائدة‬‫التطبيقية‬‫للتصنيف‬‫في‬‫مجال‬‫المحفوظات‬‫في‬‫أنه‬‫يس‬‫تخدم‬‫كوسيلة‬ ‫لتسهيل‬‫البحث‬‫في‬‫المجموعات‬‫الكبيرة‬‫من‬‫الملفات‬.‫فإذا‬‫كان‬‫لدينا‬ً‫ال‬‫مث‬‫م‬‫جموعة‬‫من‬ ‫الملفات‬‫عدده‬(200)،‫ملف‬‫فإننا‬‫عند‬‫البحث‬‫عن‬‫أي‬‫ملف‬‫من‬‫بينها‬‫نضطر‬‫إلى‬ ‫مراجعة‬‫هذه‬‫الملفات‬‫جميعها‬‫للوصول‬‫إلى‬‫الملف‬‫المطلوب‬.‫أما‬‫إذا‬‫صنفنا‬‫هذه‬ ‫المجموعة‬‫إلى‬‫عشر‬‫مجموعات‬‫صغيرة‬‫بحيث‬‫يكون‬‫لكل‬‫مجموعة‬‫موضوع‬‫معين‬ ‫فإننا‬‫بمجرد‬‫تحديد‬‫المجموعة‬‫التي‬‫يدخل‬‫ضمنها‬‫موضوع‬‫الملف‬‫المطلوب‬‫فإن‬‫البحث‬ ‫عن‬‫الملف‬‫سيكون‬‫في‬‫مجموعة‬‫واحدة‬‫ال‬‫يزيد‬‫عدد‬‫ملفاتها‬‫عن‬(20)‫ملف‬ً‫ال‬‫مث‬ً‫ال‬‫بد‬ ‫من‬‫البحث‬‫عنه‬‫في‬200‫ملف‬‫غير‬‫مصنفة‬.‫واستخدام‬‫التصنيف‬‫على‬‫هذا‬‫النحو‬‫ي‬‫وفر‬ ‫الكثير‬‫من‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫ويساعد‬‫في‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫بطريقة‬‫تسهل‬‫است‬‫خدامها‬‫وتحدد‬ ‫مكان‬‫كل‬‫منها‬. ‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫الذي‬ ‫العمل‬ ‫لنوع‬ ً‫ا‬‫تبع‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫وتتنوع‬‫الشركة‬ ‫أو‬ ‫الخاصة‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫التفصيل‬ ‫من‬ ‫بنوع‬ ‫الطرق‬ ‫لهذه‬ ‫وسنتعرض‬:
  31. 31. ‫أ‬)‫طريق‬‫الموضوعية‬ ‫التصنيف‬: ‫يعتبر‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫هو‬‫الطريقة‬‫األساسية‬‫ألية‬‫عملية‬‫تصن‬‫يف‬‫حيث‬‫أنه‬ ‫يرتب‬‫الموضوعات‬‫على‬‫أساس‬‫عالقات‬‫منطقية‬‫بينها‬‫بحيث‬‫يمكن‬‫تحديد‬‫مكان‬‫كل‬ ‫موضوع‬‫داخل‬‫التصنيف‬‫والوصل‬‫إليه‬‫بسهولة‬. ‫ويمكن‬‫مالحظة‬‫ذلك‬‫من‬‫خالل‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫التالية‬‫لموضوعات‬‫شئون‬ ‫الموظفين‬‫سواء‬‫في‬‫المؤسسات‬‫الحكومية‬‫أو‬‫الشركات‬‫الخاصة‬‫والمتعلقة‬ ‫بالتعيينات‬،‫اإلجازات‬،‫الترفيعات‬،‫اإلنتدابات‬‫واإلعارات‬،‫تأمينات‬‫ا‬‫لموظفين‬. ‫يتضح‬‫أنها‬‫مجمعة‬‫على‬‫أساس‬‫التجانس‬‫الموضوعي‬‫فيما‬‫بينها‬،‫كما‬‫أنها‬‫مرتبة‬ ً‫ا‬‫ترتيب‬ً‫ا‬‫منطقي‬،‫إذ‬‫أن‬‫عملية‬‫شؤون‬‫الموظفين‬‫تبتدئ‬‫عادة‬‫باإلعداد‬‫ل‬‫تعيين‬ ‫الموظفين‬‫ثم‬‫بالمحافظة‬‫على‬‫كافة‬‫شئونهم‬‫األخرى‬‫بعد‬‫تثبيتهم‬.
  32. 32. ‫مثال‬ ‫ابواب‬ ‫انتاج‬ ‫بشرية‬ ‫موارد‬ ‫تمويل‬ ‫تسويق‬ ‫قانونية‬ ‫شؤون‬ ‫فصول‬ ‫تعيينات‬ ‫اجازات‬ ‫ترقيات‬ ‫تقاعد‬ ‫موضوعات‬ ‫عادية‬ ‫اجازات‬(‫سنوية‬) ‫مرضية‬ ‫اجازات‬ ‫دراسية‬ ‫اجازات‬ ‫امومة‬ ‫اجازات‬
  33. 33. ‫ب‬)‫طريقة‬‫الجغرافي‬ ‫التصنيف‬: ‫م‬ ‫المراسالت‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫الجغرافي‬ ‫الموقع‬ ‫يعتبر‬‫ع‬ ‫وا‬ ‫واألقاليم‬ ‫األماكن‬ ‫أسماء‬ ‫أساس‬ ‫على‬ ‫وتجميعها‬ ‫تصنيفها‬ ‫يتم‬ ‫والعمالء‬ ‫المواطنين‬‫لمواقع‬ ‫الجغرافية‬. ‫ذلك‬ ‫ومثال‬: ‫األدنى‬ ‫الشرق‬ ‫إقليم‬ ‫و‬ ‫األوسط‬ ‫الشرق‬ ‫كإقليم‬ ‫الجغرافية‬ ‫األقاليم‬ ‫واألحيا‬ ‫المدن‬ ‫وأسماء‬ ‫األقضية‬ ‫و‬ ‫األولوية‬ ‫و‬ ‫المحافظات‬ ‫إلى‬ ‫وتفريعاتها‬ ‫الدول‬ ‫أسماء‬‫ء‬ ‫فيها‬ ‫والشوارع‬ ‫ا‬ ‫أو‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫فتوضع‬ ، ‫الشركة‬ ‫أو‬ ‫المؤسسة‬ ‫ملفات‬ ‫تقسم‬ ‫األساس‬ ‫هذا‬ ‫على‬ ‫و‬‫لعمالء‬ ‫واح‬ ‫مجموعة‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫إقليم‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫دولة‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫مدينة‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫حي‬ ‫في‬ ‫يقطنون‬ ‫الذين‬‫دة‬ . ‫مجمو‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬ ‫عالمي‬ ‫نطاق‬ ‫على‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫فيمكن‬‫بحسب‬ ‫عات‬ ‫أ‬ ‫كلها‬ ‫الدولة‬ ‫في‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫ويمكن‬ ، ‫معها‬ ‫تتعامل‬ ‫التي‬ ‫األقطار‬‫معظمها‬ ‫و‬ ‫ا‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫وتجمع‬ ‫المراكز‬ ‫أو‬ ‫المحافظات‬ ‫بعدد‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬‫لذين‬ ‫أو‬ ‫التوزيع‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫وكذلك‬ ، ‫واحد‬ ‫قسم‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫محافظة‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬ ‫المدينة‬ ‫هذه‬ ‫أحياء‬ ‫بحسب‬ ‫التقسيم‬ ‫يمكن‬ ‫كبيرة‬ ‫مدينة‬ ‫في‬ ‫التعامل‬. ‫ت‬ ‫ثم‬ ، ‫الدولة‬ ‫أو‬ ‫المدينة‬ ‫أو‬ ‫الحي‬ ‫اسم‬ ‫عليها‬ ‫يكتب‬ ‫قسم‬ ‫لكل‬ ‫إرشاد‬ ‫بطاقة‬ ‫وتخصص‬‫خلفها‬ ‫جمع‬ ‫القسم‬ ‫هذا‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬
  34. 34. ‫ج‬)‫التصنيف‬‫التاريخي‬ ‫أو‬ ‫الزمني‬: ‫ترتب‬‫المحفوظات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫بحسب‬‫تاريخ‬‫كل‬‫منها‬،‫وذلك‬‫ألن‬‫التاري‬‫خ‬‫هو‬‫أهم‬ ،‫بياناتها‬‫كأن‬‫تكون‬‫األوراق‬‫أثرية‬‫فتحفظ‬‫بترتيب‬‫العهود‬‫التي‬‫نشأت‬‫ف‬‫يها‬،‫أو‬‫تكون‬ ‫مستندات‬‫مالية‬،‫أو‬‫كمبياالت‬‫تقدم‬‫للدفع‬‫في‬‫مواعيد‬‫معينة‬،‫فترتب‬‫حسب‬‫هذه‬ ‫المواعيد‬.‫وهذا‬‫ما‬‫يطلق‬‫عليه‬‫اسم‬(‫التذكير‬Dairying)‫ويعني‬‫ذلك‬‫أن‬‫بعض‬ ‫المراسالت‬‫يقتضي‬‫ظهورها‬‫بتاريخ‬‫مستقبلي‬‫الحق‬‫أما‬‫للمتابعة‬‫أو‬‫لإلجراء‬‫وفي‬‫هذه‬ ‫الحالة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫وضع‬‫مالحظة‬‫بذلك‬‫إما‬‫على‬‫مفكرة‬‫المكتب‬‫أو‬‫في‬‫ملف‬‫يعد‬ ً‫ا‬‫خصيص‬‫لهذه‬‫الغاية‬ ‫وتستعمل‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫المكتبات‬‫لترتيب‬‫الصحف‬‫والمجالت‬،‫وفي‬‫الب‬‫نوك‬‫لترتيب‬ ‫وحفظ‬‫أوراق‬‫القبض‬،‫حيث‬‫يخصص‬‫في‬‫خزائن‬‫الحفظ‬‫درج‬‫لكل‬‫شهر‬‫من‬‫شهو‬‫ر‬ ‫السنة‬‫فيوضع‬‫في‬‫كل‬‫درج‬‫ملفات‬‫بعدد‬‫أيام‬‫الشهر‬،‫ليكون‬‫لكل‬‫يوم‬‫منه‬‫ملف‬‫توضع‬ ‫فيه‬‫أوراق‬‫القبض‬‫حسب‬‫مواعيد‬‫استحقاقها‬.‫وفي‬‫القوانين‬‫و‬‫المنظمة‬‫والقرار‬‫ات‬‫و‬‫في‬ ‫الرسائل‬‫الصادرة‬‫التي‬‫تجمع‬ً‫ا‬‫تاريخي‬‫ليسهل‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫أية‬‫نسخة‬‫منها‬‫ع‬‫ند‬‫الطلب‬ ‫وفي‬‫أوراق‬‫الميزانية‬‫التي‬‫يفضل‬‫الكثيرون‬‫تجميعها‬‫سنة‬‫بسنة‬‫لتكون‬‫م‬ً‫ا‬‫رجع‬ً‫ا‬‫سريع‬ ‫إلدارات‬‫المؤسسات‬‫والشركات‬
  35. 35. ‫د‬)‫التصنيف‬‫األسماء‬ ‫حسب‬: ‫إن‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫أو‬‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمني‬‫ال‬‫يصلح‬ً‫ا‬‫دائم‬‫لكل‬‫األوراق‬ ،‫وأقرب‬‫مثال‬‫على‬‫ذلك‬‫ملفات‬‫الموظفين‬‫في‬‫أقسام‬‫وإدارات‬‫شئون‬‫الموظ‬‫فين‬ ‫بالمؤسسات‬‫والشركات‬،‫أو‬‫ملفات‬‫العمالء‬‫أو‬‫ملفات‬‫طلبة‬‫جامعة‬‫أو‬‫مدرس‬‫ة‬، ‫أو‬‫ملفات‬‫مرضى‬‫بمستشفى‬‫أو‬‫أي‬‫ملفات‬‫يكون‬‫طبيعة‬‫ترتيبها‬‫وتن‬‫ظيمها‬‫حسب‬ ‫االسم‬ ‫وبهذه‬‫الطريقة‬‫تصنف‬‫المراسالت‬‫على‬‫أساس‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫أو‬‫العمالء‬‫أو‬ ‫الطالب‬‫أو‬‫المرضى‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫موضوع‬‫المراسلة‬‫أو‬‫الموقع‬ ‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمن‬‫الذي‬‫وردت‬‫فيه‬.‫فملف‬‫الموظف‬ً‫ال‬‫مث‬‫يتجمع‬‫فيه‬‫أ‬‫وراق‬ ‫كثيرة‬‫تتعلق‬‫بموضوعات‬‫مختلفة‬.‫فقد‬‫يكون‬‫موضوع‬‫إحدى‬‫األوراق‬‫ص‬‫رف‬ ‫مرتب‬،‫وموضوع‬‫آخر‬‫عالج‬‫وموضوع‬‫ثالث‬‫زيادة‬‫سنوية‬‫أو‬‫ترقية‬‫وهكذا‬. ‫وعلى‬‫الرغم‬‫من‬‫اختالف‬‫هذه‬‫المواضيع‬‫عن‬‫بعضها‬‫إال‬‫أنه‬‫نتيجة‬‫الحتياج‬‫ات‬ ‫العمل‬‫التي‬‫تتطلب‬‫تجميع‬‫أوراق‬‫كل‬‫موظف‬‫مع‬‫بعضها‬‫البعض‬‫في‬‫مك‬‫ان‬‫واحد‬ ‫فإنه‬‫يتم‬‫اتباع‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫الطرق‬‫األخرى‬.
  36. 36. ‫هـ‬)‫الطريقة‬‫الهجائية‬: ‫ال‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫في‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫تستعمل‬ ‫ما‬ ً‫ا‬‫وغالب‬‫مؤسسات‬ ‫هنالك‬ ‫ليس‬ ‫أنه‬ ‫يتضح‬ ‫حيث‬ ‫الحجم‬ ‫صغيرة‬ ‫الشركات‬ ‫أو‬‫ثمة‬ ‫اللجوء‬ ‫فيتم‬ ، ‫األخرى‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫اتباع‬ ‫إلى‬ ‫حاجة‬‫إلى‬ ‫اآلتية‬ ‫الطرق‬ ‫بإحدى‬ ‫للموضوعات‬ ‫الهجائي‬ ‫التصنيف‬:
  37. 37. ‫األبجدية‬ ‫الطريقة‬: ‫وذلك‬‫بإنشاء‬‫قائمة‬‫بالموضوعات‬‫وإنشاء‬‫ملف‬‫لكل‬‫موضوع‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لالحتياجات‬‫وت‬‫رتب‬ ‫الملفات‬‫في‬‫أدراج‬ً‫ا‬‫أبجدي‬.‫ويالحظ‬‫أن‬‫الملفات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫ال‬‫تأخذ‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫و‬‫إنما‬ ‫يكون‬‫تحديد‬‫مكان‬‫الملف‬‫عن‬‫طريق‬‫الترتيب‬‫األبجدي‬‫للموضوعات‬‫وعلى‬‫سبيل‬‫ا‬‫لمثال‬ ‫الطريقة‬‫التالية‬: ‫آبار‬‫البترول‬-‫تكرير‬‫البترول‬ ‫اإلدارة‬-‫الصناعة‬ ‫البترول‬-‫اللجان‬ ‫التجارة‬-‫المبيعات‬ ‫التدريب‬-‫المشتريات‬ ‫الترقيات‬-‫المعاشات‬ ‫التعيينات‬-‫الموظفين‬ ‫ويالحظ‬‫أن‬(‫ال‬)‫التعريف‬‫لم‬‫تؤخذ‬‫في‬‫االعتبار‬‫في‬‫الترتيب‬‫المشار‬‫إليه‬.‫ويحت‬‫اج‬‫تطبيق‬ ‫هذه‬‫الطريقة‬‫إلى‬‫الحيطة‬‫التامة‬‫خالل‬‫عملية‬‫تصنيف‬‫األوراق‬‫حيث‬‫أن‬‫بعض‬ ‫الموضوعات‬‫قد‬‫تظهر‬‫مكررة‬‫مما‬‫يثير‬‫بعض‬‫األلتباس‬.‫وهذا‬‫التكرار‬‫ناتج‬‫عن‬‫وجو‬‫د‬ ‫ملف‬‫للموضوع‬‫بشكل‬‫عام‬‫وملفات‬‫فرعية‬‫لنفس‬‫الموضوع‬‫مثل‬‫ملف‬‫موضوع‬‫البت‬‫رول‬ ‫والملفات‬‫الفرعية‬‫لموضوع‬‫البترول‬‫مثل‬‫آبار‬‫البترول‬‫وتكرير‬‫البترول‬.
  38. 38. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫والترتيب‬ ‫الترقيم‬ ‫طرق‬: ‫بعد‬‫اعتماد‬‫إحدى‬‫طرق‬‫التصنيف‬‫سابقة‬‫الذكر‬‫والتي‬‫ت‬‫ناسب‬ ‫عمل‬‫الشركة‬‫أو‬‫المؤسسة‬‫موضوع‬‫البحث‬‫يتم‬‫اإلتفاق‬‫ع‬‫لى‬ ‫إحدى‬‫طرق‬‫الترقيم‬‫التي‬‫سنتناولها‬‫بالشرح‬‫بنوع‬‫من‬‫التفصيل‬ ‫على‬‫النحو‬‫التالي‬:
  39. 39. ‫أ‬)‫الترتيب‬‫الهجائي‬: ‫ويقصد‬‫بترتيب‬‫الملفات‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫أن‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫ـ‬‫سواء‬‫كانوا‬‫موظف‬‫ين‬‫أو‬ ‫عمالء‬‫ـ‬‫الذين‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫أ‬)‫تسبق‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذين‬‫تبدأ‬ ‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫ب‬)‫كما‬‫تسبق‬‫األخيرة‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذي‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬ ‫بحرف‬(‫ج‬)‫وهكذا‬. ‫ولسهولة‬‫معرفة‬‫مكان‬‫الملفات‬‫واستخراجها‬‫عند‬‫الحاجة‬‫إليها‬‫وتوضع‬‫بطاقا‬‫ت‬ ‫إرشاد‬(Guide Cards)‫لكل‬‫حرف‬‫من‬‫الحروف‬‫األبجدية‬،‫ثم‬‫تجمع‬‫خلفها‬ ‫كل‬‫الملفات‬‫التي‬‫تحمل‬‫أسماء‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬،‫ثم‬‫توضع‬‫بطاقات‬‫أخرى‬‫ت‬‫حمل‬ ‫الحرف‬‫الذي‬‫يليه‬‫وتجمع‬‫خلفها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫أسماء‬‫أصحابها‬‫بهذا‬‫ال‬‫حرف‬ ‫وهكذا‬،‫ولذلك‬‫يكون‬‫هناك‬‫بطاقات‬‫إرشاد‬‫بعدد‬‫الحروف‬‫األبجدية‬‫تجمع‬‫خلف‬‫ك‬‫ل‬ ‫منها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫سرعة‬‫استخراج‬‫الملف‬،‫ف‬‫إذا‬ ‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫ملف‬‫يحمل‬ً‫ا‬‫أسم‬‫يبدأ‬‫بالحرف‬(‫ح‬)‫فإن‬‫الشخص‬‫المكلف‬ ‫باستخراج‬‫هذا‬‫الملف‬‫يبحث‬‫عنه‬‫خلف‬‫البطاقة‬‫التي‬‫تحمل‬‫هذا‬‫الحرف‬ً‫ال‬‫بد‬‫من‬ ‫البحث‬‫في‬‫الملفات‬‫كلها‬ ‫وهناك‬‫قواعد‬‫محددة‬‫وثابتة‬‫تستخدم‬‫لهذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬:
  40. 40. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(1: ) ‫يتكون‬‫اسم‬‫كل‬‫شخص‬‫من‬‫عدة‬‫أقسام‬‫يمكن‬‫أن‬‫نطلق‬‫عليها‬‫اسم‬ ‫وحدات‬،‫وفي‬‫التصنيف‬‫يكون‬‫القسم‬‫األخير‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الو‬‫حدة‬ ‫األولى‬‫والقسم‬‫األول‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الوحدة‬‫الثانية‬،‫أما‬‫الوحدة‬‫الث‬‫الثة‬ ‫فهو‬‫االسم‬‫أو‬‫األسماء‬‫التي‬‫تقع‬‫في‬‫الوسط‬،‫فالقاعدة‬‫رقم‬(1)‫إذن‬ ‫هي‬‫إعادة‬‫ترتيب‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫بهذا‬‫المعنى‬‫وعلى‬‫هذا‬‫النحو‬، ‫ويبين‬‫الجدول‬‫التالي‬‫بوضوح‬‫كيف‬‫أن‬‫اسمين‬‫من‬‫األسماء‬‫ال‬‫عادية‬ ً‫ا‬‫جد‬‫يمكن‬‫تصنيفها‬‫على‬‫أساس‬‫هذه‬‫القاعدة‬: ‫فهرسته‬ ‫المراد‬ ‫االسم‬ ‫السليم‬ ‫الترتيب‬ ‫األولى‬ ‫الوحدة‬‫الثانية‬ ‫الوحدة‬‫الثالثة‬ ‫الوحدة‬ ‫قاضي‬ ‫محمود‬ ‫محمد‬‫قاضي‬‫محمد‬‫محمود‬ ‫طوالبه‬ ‫محمد‬ ‫سعيد‬‫طوالبة‬‫سعيد‬‫محمد‬
  41. 41. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(2: ) ‫تتعلق‬‫القاعدة‬‫الثانية‬‫بترتيب‬‫كل‬‫األسماء‬‫ترتيب‬ً‫ا‬ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫آخذة‬‫بعين‬‫االعتبار‬‫الترتيب‬‫الصحيح‬‫ألحرف‬‫األسم‬‫اء‬، ‫بمعنى‬‫أنه‬‫إذا‬‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫من‬‫األسماء‬‫متشاب‬‫هة‬ ‫فإنه‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫األسماء‬‫حسب‬‫الوحدات‬‫الثانية‬،‫أم‬‫ا‬‫إذا‬ ‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫و‬‫الثانية‬‫من‬‫األسماء‬‫متشابهة‬‫ف‬‫إن‬ ‫ترتيب‬‫األسماء‬‫يتم‬‫حسب‬‫أحرف‬‫الوحدات‬‫الثالثة‬‫وعل‬‫ى‬ ‫سبيل‬‫المثال‬‫فإن‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫طوالبة‬‫يجب‬‫أن‬‫ي‬‫رتب‬ ‫في‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫قبل‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫قاضي‬.
  42. 42. ‫ب‬)‫الترقيم‬‫الهجائي‬: ‫و‬ ‫الثمانية‬ ‫العربية‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫استخدام‬ ‫الهجائي‬ ‫بالترقيم‬ ‫المقصود‬ ‫و‬‫العشرين‬ ‫المعنية‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫مواضيع‬ ‫على‬ ‫للداللة‬ ‫كرموز‬.‫ك‬ ‫فإذا‬‫انت‬ ‫األبواب‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫إلى‬ ‫أعمالها‬ ‫تقسم‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫لدى‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬ ‫بالحر‬ ‫الترقيم‬ ‫فإن‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫والفصول‬ ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫واألبواب‬ ‫الرئيسية‬‫وف‬ ‫التالي‬ ‫التركيبي‬ ‫الشكل‬ ‫يتخذ‬ ‫الهجائية‬: ‫اإلدارية‬ ‫الشئون‬ ‫المالية‬ ‫الشئون‬ ‫االقتصادية‬ ‫الشئون‬ ‫الهندسية‬ ‫الشئون‬ ‫شئون‬‫التأمين‬
  43. 43. ‫تابع‬‫الترقيم‬‫الهجائي‬: ‫ثم‬‫يتكون‬ ‫التي‬ ‫الفصول‬ ‫إلى‬ ‫بتقسيمه‬ ‫ونقوم‬ ‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬ ‫وهو‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫نأخذ‬‫منها‬ ‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫يكون‬ ‫وبحيث‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ َ‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫مستخدمين‬‫المستخدم‬ ‫حر‬ ‫إليه‬ ً‫ا‬‫مضاف‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫أعطي‬ ‫الذي‬ ‫الهجائي‬ ‫الحرف‬ ‫نفس‬ ‫هو‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ً‫ا‬‫ف‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫آخر‬ ً‫ا‬‫هجائي‬: ‫أ‬)‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬: ‫الموظفين‬ ‫شؤون‬ ‫العامة‬ ‫العالقات‬ ‫الديوان‬ ‫اللوازم‬ ‫الخدمات‬ ‫ترقيم‬ ‫ونواصل‬ ‫المؤسسة‬ ‫نشاطات‬ ‫بحسب‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫ويقسم‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫نأخذ‬ ‫ثم‬ ‫الذ‬ ‫الفصل‬ ‫على‬ ‫الدالين‬ ‫الحرفين‬ ‫مستخدمين‬ ً‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫بالحروف‬ ‫الموضوعات‬‫تندرج‬ ‫ي‬ ‫من‬ ‫موضوع‬ ‫كل‬ ‫رقم‬ ‫يتكون‬ ‫بحيث‬ ‫جديد‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫إضافة‬ ‫مع‬ ‫الموضوعات‬ ‫هذه‬ ‫تحته‬ ‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫حروف‬ ‫ثالثة‬: ‫أ‬)‫الموظفين‬ ‫شئون‬ ‫الموظفين‬ ‫لجان‬ ‫اإلجازات‬ ‫التدريب‬ ‫التعيينات‬ ‫االستخدام‬ ‫طلبات‬ ‫والتعليمات‬ ‫األنظمة‬‫التأمين‬ ‫الصحي‬ 43
  44. 44. ‫ج‬)‫الترقيم‬‫المسلسل‬ ‫العددي‬: ‫وتعني‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫إعطاء‬‫المواد‬‫سواء‬‫كانت‬‫ملفات‬‫أو‬‫غيرها‬‫من‬‫المواد‬ ‫كاألشرطة‬‫المسجلة‬‫أو‬‫األفالم‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫متسلسلة‬.‫وترتب‬‫هذه‬‫الملفات‬‫أو‬‫ال‬‫مواد‬ ‫وفق‬‫هذه‬‫األرقام‬.‫وإذا‬‫أريد‬‫إضافة‬‫ملف‬‫جديد‬‫أو‬‫مادة‬‫جديدة‬‫فإنه‬‫يعطي‬‫الرق‬‫م‬ ‫الذي‬‫يلي‬‫آخر‬‫رقم‬‫موجود‬ً‫ال‬‫فع‬‫ويترتب‬‫الملف‬‫الجديد‬‫أو‬‫المادة‬‫الجديدة‬‫ب‬‫عد‬‫آخر‬ ‫ملف‬‫أو‬‫مادة‬‫موجودة‬ً‫ال‬‫فع‬. ً‫ا‬‫ونظر‬‫ألن‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫أو‬‫المواد‬‫بهذه‬‫الطريقة‬‫حسب‬‫أرقامها‬‫يعني‬‫أنه‬‫ا‬‫غير‬ ‫مرتبة‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫وحتى‬‫ال‬‫يضطر‬‫الباحث‬‫إلى‬‫استعراض‬‫جميع‬‫قائمة‬‫الملف‬‫ات‬‫أو‬ ‫المواد‬‫للعثور‬‫على‬‫الملف‬‫أو‬‫المادة‬‫المطلوبة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫االستعانة‬‫بفهرس‬ ‫هجائي‬‫ليسهل‬‫عملية‬‫البحث‬.‫ويتكون‬‫هذا‬‫الفهرس‬‫من‬‫رؤوس‬‫موضوعات‬ ‫المواد‬‫أو‬‫أسماء‬‫أصحاب‬‫الملفات‬‫يسجل‬‫كل‬‫منها‬‫على‬‫إحدى‬‫البطاقات‬‫وترتب‬ ‫البطاقات‬ً‫ا‬‫هجائي‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لذلك‬.‫ويوضع‬‫على‬‫كل‬‫بطاقة‬‫رقم‬‫الملف‬‫وغالب‬ً‫ا‬‫ما‬‫تحتوي‬ ‫هذه‬‫البطاقات‬‫على‬‫معلومات‬‫أخرى‬‫لالستفادة‬‫منها‬.‫فإذا‬‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الم‬‫لف‬ ‫الخاص‬‫بأحد‬‫األشخاص‬‫أو‬‫إحدى‬‫المواد‬،‫فإنه‬‫يجب‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الفهرس‬ ‫األبجدي‬‫لمعرفة‬‫رقم‬‫الملف‬‫ثم‬‫استخراج‬‫الملف‬‫الذي‬‫يحمل‬‫هذا‬‫الرقم‬،‫وقد‬ ‫يكون‬‫الفهرس‬‫بأشكال‬‫أخرى‬‫سيتم‬‫شرحها‬‫عند‬‫التعرض‬‫لموضع‬‫الفهرسة‬.
  45. 45. ‫د‬)‫الترقيم‬‫المركب‬ ‫المسلسل‬ ‫العددي‬: ‫تر‬ ‫دون‬ ‫الموضوعية‬ ‫بالطريقة‬ ‫المصنفة‬ ‫الموضوعات‬ ‫بقاء‬ ‫إن‬‫تيب‬ ‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫الملفات‬ ‫موظف‬ ‫على‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫يجعل‬ ‫معين‬ ‫المتوخاة‬ ‫بالسرعة‬.‫ف‬ ‫الهجائية‬ ‫للطريقة‬ ‫باإلضافة‬ ‫فإنه‬ ‫ولذا‬‫الترتيب‬ ‫ي‬ ‫ا‬ ‫الترقيم‬ ‫طريقة‬ ‫إلى‬ ‫اللجوء‬ ‫الكثيرون‬ ‫يفضل‬ ‫الترقيم‬ ‫أو‬‫لعددي‬ ‫ل‬ ‫وأبوابها‬ ‫وفصولها‬ ‫الموضوعات‬ ‫لتعريف‬ ‫المركب‬ ‫المسلسل‬‫تسهيل‬ ‫المطلوبة‬ ‫بالسرعة‬ ‫واستعادتها‬ ‫إليها‬ ‫الرجوع‬. ‫أرق‬ ‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬ ‫بإعطاء‬ ‫الطريقة‬ ‫بهذه‬ ‫الترقيم‬ ‫ويتم‬‫مسلسلة‬ ً‫ا‬‫ام‬ ‫أر‬ ‫عنها‬ ‫ويتفرع‬ ‫للفصول‬ ‫أخرى‬ ‫مسلسلة‬ ‫أرقام‬ ‫عنها‬ ‫يتفرع‬‫ثالثة‬ ً‫ا‬‫قام‬ ‫التالي‬ ‫النموذج‬ ‫في‬ ‫نبنيه‬ ‫نحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫للموضوعات‬:
  46. 46. -‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬: ‫والتنظيم‬ ‫اإلدارة‬ ‫المالية‬ ‫الشئون‬ ‫الشئون‬‫اإلقتصادية‬ ‫الهندسية‬ ‫الشئون‬ ‫المشروعات‬ ‫الخ‬.. ‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫الثاني‬ ‫الباب‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫باب‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬: ‫المالية‬ ‫الشئون‬: ‫الميزانية‬ ‫اإليرادات‬ ‫المصروفات‬ ‫المشتريات‬ ‫المخازن‬ ‫الخ‬..
  47. 47. ً‫ال‬‫مثا‬ ‫لنعرض‬ ‫والخامس‬ ‫الرابع‬ ‫الفصلين‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬‫لتثبيت‬ ‫األرقام‬: 4)‫المشتريات‬5)‫المخازن‬ ‫عام‬1)‫عام‬ ‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬2)‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬ ‫مناقصات‬3)‫المستودعات‬ ‫جرد‬ ‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫شراء‬4)‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫صرف‬ ‫أثاث‬ ‫شراء‬5)‫أثاث‬ ‫صرف‬ 47
  48. 48. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬ ‫المكت‬ ‫في‬ ً‫ا‬‫استخدام‬ ‫وأكثرها‬ ‫التصنيفات‬ ‫أشهر‬ ‫من‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬‫بات‬ ‫ليطبق‬ ‫األنظمة‬ ‫من‬ ‫غيره‬ ‫دون‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫اختير‬ ‫وقد‬–‫التعديل‬ ‫بعد‬– ‫أهمها‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫لمزاياه‬ ‫واإلسالمية‬ ‫العربية‬ ‫المكتبات‬ ‫معظم‬ ‫في‬: 1-‫البشرية‬ ‫للمعرفة‬ ‫شامل‬ ‫أنه‬. 2-‫للتوسع‬ ‫وقابل‬ ‫مرن‬ ‫أنه‬. 3-‫عالمي‬ ‫كرمز‬ ‫الرقم‬ ‫يستعمل‬. 4-‫واالستعمال‬ ‫الفهم‬ ‫سهل‬. 5-‫للموضوعات‬ ً‫ا‬‫كشاف‬ ‫يستخدم‬.
  49. 49. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬ ‫طريقة‬ ‫رئيسية‬ ‫أصول‬ ‫عشرة‬ ‫إلى‬ ‫البشرية‬ ‫المعرفة‬ ‫قسم‬,‫هي‬: 000–099‫العامة‬ ‫المعارف‬ 100–199‫النفس‬ ‫وعلم‬ ‫الفلسفة‬ 200–299‫الديانات‬ 300–399‫االجتماعية‬ ‫العلوم‬ 400–499‫اللغات‬ 500–599‫البحتة‬ ‫العلوم‬ 600–699‫التطبيقية‬ ‫العلوم‬ 700–799‫الفنون‬ 800–899‫اآلداب‬ 900-999‫والتراجم‬ ‫والجغرافيا‬ ‫التاريخ‬
  50. 50. ‫مفهوم‬‫الفهرسة‬ ‫هي‬‫المادي‬ ‫الوصف‬ ‫عملية‬‫والموضوعي‬‫المعلومات‬ ‫لمصادر‬,‫بها‬ ‫تقوم‬‫المكت‬‫بات‬ ‫بحيث‬‫مصدر‬ ‫على‬ ‫التعرف‬ ‫تتيح‬‫المعلومات‬‫بسهولة‬,‫واض‬ ‫صورة‬ ‫وتكوين‬‫عنة‬ ‫حة‬ ‫قبل‬‫االطالع‬‫علية‬. 50
  51. 51. ‫الفهرسة‬ ‫أهمية‬ ‫أن‬‫االستغناء‬ ‫يمكنه‬ ‫ال‬ ‫معلومات‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫مكتبة‬ ‫أي‬ ‫يلي‬ ‫ما‬ ‫أهمها‬ ‫ألسباب‬ ‫الفهرسة‬ ‫عن‬: 1-‫الماليين‬ ‫يضم‬ ‫بعضها‬ ‫أصبح‬ ‫حتى‬ ‫المكتبات‬ ‫مجموعات‬ ‫كثرة‬‫من‬‫مصادر‬ ‫المعلومات‬. 2-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫تتناول‬ ‫التي‬ ‫الموضوعات‬ ‫كثرة‬. 3-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫في‬ ‫وجهده‬ ‫الباحث‬ ‫وقت‬ ‫توفير‬. 51
  52. 52. ‫الفهرسة‬‫بطاقة‬ ‫الطلب‬ ‫رقم‬‫المؤلف‬ ‫اسم‬ ‫الشيخ‬ ‫آل‬,‫الوهاب‬ ‫عبد‬ ‫بن‬ ‫محمد‬ ‫بن‬ ‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫التوحيد‬ ‫كتاب‬ ‫شرح‬ ‫المجيد‬ ‫فتح‬/‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الشيخ‬ ‫آل‬0‫الرياض‬:‫واإلفتاء‬ ‫العلمية‬ ‫للبحوث‬ ‫العامة‬ ‫الرئاسة‬ ‫واإلرشاد‬ ‫والدعوة‬,1413‫هـ‬ ‫العنوان‬‫الناشر‬ ‫اسم‬ ‫النشر‬ ‫مكان‬ ‫النشر‬ ‫تاريخ‬ 214‫ـــــــــــــــــ‬ ‫ف‬ ‫ع‬ ‫ش‬ 448‫؛‬ ‫ص‬24x20‫سم‬. ‫الصفحات‬ ‫عدد‬ ‫الحجم‬ 1-‫التوحيد‬‫الموضوع‬ 52
  53. 53. ‫الفهرس‬‫تعريف‬: ‫قائمة‬ ‫هو‬ ‫بمحتويات‬‫المكتبة‬ ‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫نظــــام‬ ‫وفق‬ ‫مــرتبة‬‫معيــــن‬ ‫لت‬‫يسير‬‫المصـــــــادر‬ ‫تلك‬ ‫الى‬ ‫الوصول‬. 53
  54. 54. ‫س‬‫ر‬‫الفها‬ ‫أشكال‬‫أهم‬ ‫الفهرس‬‫البطاقي‬Card Catalog ‫الورقية‬ ‫البطاقات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫هو‬‫المقواة‬‫خشبية‬ ‫ادراج‬ ‫داخل‬ ‫هجائيا‬ ‫مرتبة‬ ‫او‬‫معدنية‬،‫وتحمل‬‫مصادر‬ ‫ألحد‬ ‫موضوعية‬ ‫و‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫بطاقة‬ ‫كل‬ ‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬. ‫الفهرس‬‫اإللكتروني‬Electronic Catalog ‫المعلوم‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ ‫وموضوعية‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫فيه‬ ‫خزنت‬ ‫الي‬ ‫حاسب‬ ‫هو‬‫ات‬ ‫الموجودة‬‫في‬‫ويمكن‬ ‫المكتبة‬‫مداخل‬ ‫عدة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫تلك‬ ‫استرجاع‬‫م‬‫ثل‬ ‫المؤلف‬،‫والعنوان‬‫والموضوع‬ ،،‫والكلمات‬‫المفتاحية‬. 54
  55. 55. ‫وااللكتروني‬‫البطاقي‬‫الفهرس‬ ‫بين‬ ‫نة‬‫ر‬‫مقا‬ ‫نة‬‫ر‬‫املقا‬ ‫عناصر‬ ‫التشغيل‬ ‫البيانات‬ ‫الى‬ ‫ل‬‫الوصو‬‫سرعة‬ ‫االستخدام‬ ‫سهولة‬ ‫االعطال‬ ‫البحث‬‫ات‬‫ر‬‫خيا‬ ‫التكلفة‬ ‫بعد‬ ‫عن‬‫االستخدام‬ ‫متنوعة‬ ‫قوائم‬ ‫طباعة‬ ‫االستخدام‬ ‫وقت‬ ‫البطاقي‬‫الفهرس‬ ‫ال‬‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫بطي‬ ‫سهل‬ ‫يتعطل‬ ‫ال‬ ‫محدودة‬ ‫قليلة‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫يمكن‬ ‫ال‬ ‫املكتبة‬ ‫بدوام‬ ‫محدود‬ ‫االلكتروني‬‫الفهرس‬ ‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬ ‫سريع‬ ‫أسهل‬ ‫صيانة‬ ‫الى‬ ‫ويحتاج‬ ‫يتعطل‬ ‫متعددة‬ ‫االجهزة‬ ‫حيث‬ ‫من‬‫مرتفعة‬ ‫مكان‬ ‫أي‬ ‫من‬‫ممكن‬ ‫ممكن‬ ‫محدود‬‫غير‬ 55
  56. 56. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬ ‫العنوان‬ ‫فهرس‬ ‫المؤلف‬ ‫فهرس‬ ‫المؤلف‬ ‫باسم‬ ‫مدخل‬‫بالعنوان‬ ‫مدخل‬‫بالموضوع‬ ‫مدخل‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫المقدسة‬ ‫األماكن‬ ‫الطنطاوي‬,‫علي‬ ‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬ ‫الفهارس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫مداخل‬ 56
  57. 57. ‫المؤلفين‬ ‫فهرس‬Author Catalog ‫حكمهم‬ ‫في‬ ‫ومن‬ ‫المؤلفين‬ ‫بأسماء‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬ ‫مثل‬ ‫المترجمين‬. ‫المحررين‬. ‫االعتباريين‬ ‫المؤلفين‬ ‫أسماء‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫ايض‬ ‫ويحتوي‬ ‫مثل‬ ‫والمنظمات‬ ‫الهيئات‬. ‫واإلدارات‬ ‫والوزارات‬ ‫والدول‬. ‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫المكتبة‬ ‫مقتنيات‬ ‫مجموعة‬ ‫لمعرفة‬ ‫يستخدم‬. 57
  58. 58. ‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title Catalog ‫المصادر‬ ‫بعناوين‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬, ‫ويستخدم‬‫عن‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫إلى‬ ‫للوصول‬ ‫البحث‬ ‫طريق‬‫بعنوان‬‫كونه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫المصدر‬ ‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬. 58
  59. 59. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog ‫مصادر‬ ‫بموضوعات‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬ ‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬.‫ويستخدم‬ ‫إلى‬ ‫للوصول‬‫مصدر‬‫المعلومات‬‫البحث‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫المصدر‬ ‫بموضوع‬‫باعتباره‬‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬. 59
  60. 60. ‫الفهارس‬ ‫جميع‬ ‫أن‬: •‫المؤلف‬ ‫فهرس‬Author Catalog •‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title •‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog ‫التالية‬ ‫التساؤالت‬ ‫على‬ ‫باإلجابة‬ ‫تفيدنا‬: •‫؟‬ ‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫ماذا‬ •‫؟‬ ‫معين‬ ‫بعنوان‬ ‫مصدر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬ •‫؟‬ ‫معين‬ ‫موضوع‬ ‫في‬ ‫معلومات‬ ‫مصادر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬ 60 ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog
  61. 61. ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫وف‬ ‫للبطاقات‬ ‫الهجائي‬ ‫الترتيب‬ ‫على‬ ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫يعتمد‬‫المداخل‬ ‫ألحد‬ ً‫ا‬‫ق‬ ‫الثالثة‬: ‫المؤلف‬‫العنوان‬‫الموضوع‬ ‫الم‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫بطاقة‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬ ‫حتى‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫المستخدم‬ ‫يبحث‬ ‫حيث‬‫طلوب‬, ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫وجودة‬ ‫ومكان‬ ‫المصدر‬ ‫عن‬ ‫كاملة‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫والتي‬. 61
  62. 62. ‫الترتيب‬ ‫قبل‬ ‫األسماء‬ ‫الصالح‬ ‫محمد‬ ‫الدكتور‬ ‫الحسن‬ ‫أبو‬ ‫ياسر‬ ‫إبراهيم‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الفاتح‬ ‫الترتيب‬ ‫بعد‬ ‫األسماء‬ ‫إبراهيم‬ ‫الحسن‬ ‫أبو‬ ‫الصالح‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬ ‫الفاتح‬ ‫محمد‬ ‫الدكتور‬ ‫ياسر‬ ‫الفهرس‬ ‫طريقة‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ً‫ا‬‫ترتيب‬ ‫التالية‬ ‫األسماء‬ ‫ترتيب‬ ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫على‬‫تطبيقات‬ 62
  63. 63. ‫اإللكتروني‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ 63
  64. 64. ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المكان‬‫الذي‬‫يعمل‬‫به‬‫القائمون‬‫باألعمال‬‫المكتبية‬‫والمشرف‬‫ون‬‫على‬ ‫أعمالهم‬. ‫أما‬‫تصميم‬‫المكتب‬:‫فهو‬‫رسم‬‫خارطة‬‫أو‬‫وضع‬‫خطة‬‫تبين‬‫مواقع‬‫الوحدات‬‫اإلداري‬‫ة‬ ‫وترتيبها‬،‫وتحديد‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫واألثاث‬‫واآلالت‬‫المكتبية‬‫داخل‬‫اإلدارة‬‫و‬‫ترتيبها‬، ‫مع‬‫مراعاة‬‫تهيئة‬‫الظروف‬‫المناسبة‬‫لمحيط‬‫العمل‬. ‫وسيتم‬‫في‬‫هذا‬‫الفصل‬‫استعراض‬‫ما‬‫يلي‬: 1)‫تصميم‬‫مبنى‬‫المكتب‬. 2)‫المبادئ‬‫العامة‬‫لتصميم‬‫المكاتب‬. 3)‫أنواع‬‫المكاتب‬. 4)‫ترتيب‬‫األثاث‬. ‫المكتب‬ ‫تصميم‬ 64
  65. 65. ً‫ال‬‫أو‬:‫المكتب‬ ‫مبنى‬ ‫تصميم‬ 1)‫مالءمة‬‫المساحة‬:‫حسب‬‫نشاط‬‫المنظمة‬،‫والتوسعات‬‫المستقبلية‬‫أو‬‫التعدي‬‫الت‬‫التي‬ ‫يمكن‬‫إجراؤها‬. 2)‫تسهيالت‬‫المبنى‬. 3)‫تناسب‬‫المبنى‬‫مع‬‫ظروف‬‫العمل‬:‫ومن‬‫العوامل‬‫التي‬‫تراعى‬‫فيه‬: ‫أ‬)‫المستفيدون‬‫من‬‫المنظمة‬.‫ب‬)‫طرق‬‫المواصالت‬.‫ج‬)‫المركز‬‫التجاري‬. 4)‫تكاليف‬‫المبنى‬:‫وتختلف‬‫من‬‫مدينة‬‫ألخرى‬،‫ومن‬‫حي‬‫آلخر‬. 5)‫اإلضاءة‬‫الطبيعية‬‫والتهوية‬. 6)‫صفات‬‫المبنى‬:‫من‬‫ناحية‬‫المظهر‬‫العام‬‫وحجمه‬‫وارتفاع‬‫الغرف‬. 7)‫االعتبار‬‫األدبي‬:‫حيث‬‫يجب‬‫أن‬‫يعكس‬‫المبنى‬‫صورة‬‫جيدة‬‫لدى‬‫جمهور‬ ‫المراجعين‬،‫ويعطي‬‫سمعة‬‫طيبة‬‫وشهرة‬‫بين‬‫المباني‬‫األخرى‬. 65
  66. 66. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المكتب‬ ‫لتصميم‬ ‫العامة‬ ‫المبادئ‬ 1)‫تسلسل‬‫األعمال‬‫في‬‫اتجاه‬‫واحد‬:‫ومن‬‫فوائده‬: ‫أ‬)‫تقليل‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫المبذولين‬‫في‬‫إنجاز‬‫األعمال‬‫وحفظها‬‫بالشكل‬‫المط‬‫لوب‬. ‫ب‬)‫تسهيل‬‫عملية‬‫االتصال‬‫بين‬‫الوحدات‬‫اإلدارية‬‫والموظفين‬‫والعاملين‬. ‫ج‬)‫تقليل‬‫عدد‬‫المراسلين‬. 2)‫مرونة‬‫التصميم‬‫وسهولة‬‫تعديله‬. 3)‫تهيئة‬‫محيط‬‫العمل‬‫المالئم‬. 4)‫االستغالل‬‫الكامل‬‫للمساحة‬‫المكتبية‬. 5)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫والرقابة‬‫على‬‫الموظفين‬. 6)‫توفير‬‫مكاتب‬‫خاصة‬‫للمحافظة‬‫على‬‫سرية‬‫األعمال‬. 7)‫تقليل‬‫ابتعاد‬‫الموظفين‬‫عن‬‫مكاتبهم‬. 8)‫مناسبة‬‫المظهر‬‫العام‬. 66
  67. 67. ‫واألقسا‬ ‫اإلدارات‬ ‫لمكاتب‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬‫م‬ ‫يقصد‬‫بالتصميم‬‫الداخلي‬‫للمكتب‬‫وضع‬‫خطة‬‫الت‬‫رتيب‬‫التي‬ ‫تبين‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫وأماكن‬‫قطع‬‫األثاث‬‫والمعدات‬ ‫المكتبية‬‫األخرى‬‫داخل‬‫كل‬‫إدارة‬‫وقسم‬. ‫والمبادئ‬‫العلمية‬‫للتصميم‬‫الداخلي‬‫تنقسم‬‫إلى‬‫أرب‬‫ع‬‫خطوات‬ ‫هي‬: 67
  68. 68. ‫لل‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬ ‫عند‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫الخطوات‬‫مكاتب‬ 1)‫الخطوة‬‫األولى‬:‫وجود‬‫نسخة‬‫من‬‫خارطة‬‫تصميم‬‫المبنى‬‫لدى‬‫الجهة‬‫التي‬‫تق‬‫وم‬ ‫بعملية‬‫تقسيم‬‫اإلدارات‬: ‫وتراعي‬‫هذه‬‫الجهة‬‫أماكن‬‫الشبابيك‬‫ومدى‬‫دوران‬‫األبواب‬‫وأماكن‬‫األعمدة‬‫وأماكن‬ ‫أزرار‬‫الكهرباء‬‫والهاتف‬‫والمداخل‬‫والمخارج‬. 2)‫الخطوة‬‫الثانية‬:‫االنتباه‬‫إلى‬‫األماكن‬‫التي‬‫تستخدم‬‫بكثرة‬‫مثل‬‫المص‬‫اعد‬‫والمداخل‬ ‫والمخارج‬‫والدرج‬،‫ويمكن‬‫على‬‫أساسها‬‫تحديد‬‫أماكن‬‫غرف‬‫التخزين‬‫وغرف‬ ‫االستقبال‬‫وغيرها‬.... 3)‫الخطوة‬‫الثالثة‬:‫تقسيم‬‫باقي‬‫الغرف‬‫بين‬‫غرف‬‫اجتماعات‬‫ومكاتب‬‫خاص‬‫ة‬. 4)‫الخطوة‬‫الرابعة‬:‫معرفة‬‫نشاطات‬‫كل‬‫قسم‬‫وما‬‫يستعمل‬‫من‬‫آالت‬‫وأجهزة‬ ‫وأدوات‬‫مستخدمة‬‫في‬‫المكتب‬‫واتصاالته‬‫بالجمهور‬،‫ويراعى‬‫توزيع‬‫المساحات‬ ‫المناسبة‬‫لكل‬‫مكتب‬‫وعدد‬‫الموظفين‬‫واألجهزة‬‫المستخدمة‬‫في‬‫كل‬‫قسم‬. 68
  69. 69. ً‫ا‬‫ثالث‬:‫المكاتب‬ ‫أنواع‬ ‫تختلف‬‫أنواع‬‫المكاتب‬‫على‬‫حسب‬‫طبيعة‬‫العمل‬‫المكتب‬‫ي‬، ‫فبعض‬‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫السرية‬،‫والبعض‬‫اآلخر‬‫من‬ ‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫االنفتاح‬‫ليسهل‬‫من‬‫خاللها‬‫نقل‬‫المعلوما‬‫ت‬ ‫واستقبال‬‫الجمهور‬. ‫ويمكن‬‫تقسيم‬‫المكاتب‬‫إلى‬‫نوعين‬‫هما‬: 1)‫المكتب‬‫المغلق‬. 2)‫المكتب‬‫المفتوح‬. 69
  70. 70. ً‫ال‬‫أو‬:‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المغلق‬‫ذلك‬‫المكان‬‫الذي‬‫يخصص‬‫لممارس‬‫ة‬ ‫األعمال‬‫المكتبية‬‫ضمن‬‫غرفة‬‫خاصة‬‫تحدها‬‫الجدران‬‫الثابتة‬، ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يلحق‬‫بهذا‬‫النوع‬‫من‬‫المكاتب‬‫مكتب‬‫آخر‬‫مجاور‬‫ل‬‫ه‬ ‫يخصص‬‫لسكرتيره‬‫الخاص‬،ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يكون‬‫للمديرين‬‫و‬‫كبار‬ ‫الموظفين‬. 70
  71. 71. ‫خاصة‬ ‫أو‬ ‫مغلقة‬ ‫مكاتب‬ ‫تستدعي‬ ‫التي‬ ‫االعتبارات‬ (‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬) 1)‫االحترام‬‫والوجاهة‬‫لبعض‬‫الوظائف‬‫أو‬‫الموظفين‬(‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫زيادة‬‫نفوذ‬‫هم‬ ‫واحترامهم‬‫في‬‫المنظمة‬) 2)‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫كبير‬:‫مثل‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يقومون‬‫ب‬‫إعداد‬‫تقارير‬ ‫هامة‬‫للمنظمة‬،‫أو‬‫الذين‬‫يقومون‬‫بأعمال‬‫التخطيط‬‫في‬‫المنظمة‬. 3)‫األعمال‬‫ذات‬‫الطابع‬‫السري‬:‫كاألبحاث‬‫التي‬‫تجريها‬‫المنظمة‬‫والمقابالت‬ ‫الشخصية‬. 71
  72. 72. (‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫عيوب‬) 1)‫اعسار‬‫المساحة‬:‫حيث‬‫يستهلك‬‫المكتب‬‫المغلق‬‫مساحة‬‫كبيرة‬‫من‬‫المساحة‬‫ا‬‫لمتاحة‬ ‫للمكتب‬،‫ومن‬‫الدراسات‬‫تبين‬‫أن‬30%‫من‬‫المساحة‬‫تهدر‬‫على‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬. 2)‫اعتبار‬‫الرقابة‬‫واإلشراف‬:‫حيث‬‫تصعب‬‫رقابة‬‫الموظفين‬‫وهم‬‫في‬‫مكاتب‬‫مغلقة‬ ‫مما‬‫يخلق‬‫جو‬‫مشحون‬‫باالنفعاالت‬‫واألحقاد‬‫ويعكر‬‫الجو‬‫بين‬‫اإلدارة‬‫والموظفين‬. 3)‫اعتبار‬‫التكلفة‬:ً‫ا‬‫نظر‬‫لما‬‫تحتاجه‬‫كلفة‬‫بناء‬‫للجدران‬‫والدهان‬‫وغيرها‬. 4)‫اعتبار‬‫االتصال‬:‫حيث‬‫تعيق‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫مما‬‫يؤخر‬ ‫نقل‬‫المعامالت‬‫بين‬‫الغرف‬،‫وفقد‬‫البعض‬‫منها‬،‫والحاجة‬‫للمراسلين‬. 72
  73. 73. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المفتوح‬‫تخصيص‬‫قاعة‬‫أو‬‫صالة‬‫واسعة‬‫ليتم‬‫توزيع‬‫الموظ‬‫فين‬‫فيها‬، ‫وقد‬‫يتم‬‫فصل‬‫كل‬‫إدارة‬‫من‬‫اإلدارات‬‫بفواصل‬‫متحركة‬‫غير‬‫ثابتة‬‫من‬‫الخشب‬‫أو‬ ‫األلمنيوم‬‫أو‬‫وضع‬‫خزائن‬‫ومعدات‬‫الحفظ‬. 73
  74. 74. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬) 1)‫االقتصاد‬‫في‬‫مساحة‬‫المكتب‬‫وبالتالي‬‫االقتصاد‬‫في‬‫النفقات‬. 2)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫على‬‫الموظفين‬،‫فيستطيع‬‫المشرف‬‫أو‬‫المدير‬‫أن‬‫يراقب‬ ‫مرؤوسيه‬‫وهو‬‫جالس‬‫على‬‫مكتبه‬‫دون‬‫الحاجه‬‫إلى‬‫مروره‬‫إلى‬‫أماكن‬‫متعددة‬. 3)‫تشجيع‬‫الموظفين‬‫على‬‫تنظيم‬‫أعمالهم‬‫وإنجازها‬‫في‬‫أسرع‬‫وقت‬‫أسوة‬‫بزمال‬‫ئهم‬‫في‬ ‫المكاتب‬‫المجاورة‬. 4)‫سهولة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫في‬‫نفس‬‫اإلدارة‬‫أو‬‫القسم‬،‫وبين‬‫اإلدارات‬‫األخرى‬ ‫واألقسام‬‫األخرى‬،‫حيث‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫المكاتب‬‫حسب‬‫سير‬‫العمل‬‫بحيث‬‫تسي‬‫ر‬‫المعامالت‬ ‫بشكل‬‫متسلسل‬،‫كذلك‬‫يسهل‬‫نقل‬‫األوراق‬‫دون‬‫تضييع‬‫للوقت‬‫ودون‬‫االستع‬‫انة‬‫بمراسلين‬ ‫لذلك‬. 74
  75. 75. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫ومشاكل‬ ‫عيوب‬) 1)‫انعدام‬‫الخصوصية‬‫والسرية‬:‫حيث‬‫يصعب‬‫مناقشة‬‫األمور‬‫السرية‬‫لعمل‬‫ق‬‫سم‬‫من‬ ‫األقسام‬‫بوجود‬‫عدد‬‫كبير‬‫من‬‫موظفي‬‫األقسام‬‫األخرى‬. 2)‫انتشار‬‫الضوضاء‬‫وعدم‬‫تركيز‬‫الموظفين‬‫في‬‫أعمالهم‬:‫حيث‬‫يكثر‬‫وجود‬ ‫مراجعين‬‫لعدد‬‫من‬‫األقسام‬‫المجاورة‬،‫وكذلك‬‫استخدام‬‫اآلالت‬‫المساعدة‬‫في‬‫المكات‬‫ب‬‫مما‬ ‫يقلل‬‫تركيز‬‫الموظف‬‫خاصة‬‫في‬‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫ودقة‬. 3)‫اختالف‬‫اآلراء‬‫بسبب‬‫العدد‬‫الكبير‬‫من‬‫الموظفين‬‫والعاملين‬‫بالمكتب‬‫ال‬‫واحد‬: ً‫ا‬‫فكثير‬‫ما‬‫يختلف‬‫الموظفون‬‫حول‬‫ترتيب‬‫المكتب‬‫واإلضاءة‬‫والتهوية‬‫وقد‬‫ي‬‫تطور‬‫األمر‬ ‫إلى‬‫نشوء‬‫نزاعات‬‫وضغائن‬. 75
  76. 76. (‫االجتماعات‬ ‫غرفة‬) ‫تخصص‬‫غالبية‬‫المنظمات‬‫العامة‬‫والخاصة‬ً‫ا‬‫غرف‬‫لالجتماعات‬‫واللقاءات‬‫الرس‬‫مية‬، ‫وتزود‬‫عادة‬‫غرفة‬‫االجتماعات‬‫باألثاث‬‫الالزم‬‫بالكراسي‬‫وبطاولة‬‫كبيرة‬‫حجمها‬‫ي‬‫تناسب‬ ً‫ا‬‫طردي‬‫مع‬‫عدد‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يجتمعون‬. ‫وتوفر‬‫هذه‬‫الغرفة‬‫جو‬‫مناسب‬‫للنقاش‬‫والبحث‬‫في‬‫أمور‬‫تتعلق‬‫بالمنظمة‬‫والع‬‫املين‬‫فيها‬، ‫ويفضل‬‫أن‬‫يكون‬‫مكانها‬ً‫ا‬‫بعيد‬‫عن‬‫أماكن‬‫دخول‬‫وخروج‬‫الموظفين‬‫وغيرهم‬‫كي‬‫ال‬ ‫يحدث‬‫ذلك‬ً‫ا‬‫ازعاج‬‫أثناء‬‫االجتماع‬،ً‫ا‬‫وكثير‬‫ما‬‫نجد‬‫غرف‬‫االجتماعات‬‫قريبة‬‫ج‬ً‫ا‬‫د‬‫من‬ ‫غرف‬‫مديري‬‫المنظمات‬. 76
  77. 77. ً‫ا‬‫رابع‬:‫األثاث‬ ‫ترتيب‬ ‫يستعمل‬‫أثاث‬‫المكتب‬‫عادة‬‫لمدة‬‫طويلة‬‫لذلك‬‫يجب‬‫االهتمام‬‫بانتقاء‬‫النوع‬‫الج‬‫يد‬‫وبتوفير‬ ‫عناصر‬‫محيط‬‫العمل‬‫المناسبة‬‫لتوفير‬‫ظروف‬‫العمل‬‫وبيئته‬‫التي‬‫تشجع‬‫الم‬‫وظفين‬‫على‬ ‫اإلقبال‬‫على‬‫العمل‬‫وتساعدهم‬‫على‬‫تنمية‬‫الكفاية‬‫اإلنتاجية‬‫في‬‫المكتب‬،‫وي‬‫عتبر‬‫توفير‬ ‫األثاث‬‫المناسب‬‫لطبيعة‬‫العمل‬ً‫ا‬‫مساعد‬‫على‬‫بقاء‬‫الموظف‬‫في‬‫عمله‬‫ويساعد‬‫ع‬‫لى‬‫رفع‬ ‫الروح‬‫المعنوية‬‫ويسهل‬‫العمل‬‫ويتحقق‬‫االقتصاد‬‫في‬‫وقت‬‫الموظف‬‫وجهوده‬. ‫ومن‬‫أهم‬‫األثاث‬‫المكتبي‬: 1)‫كرسي‬‫المكتب‬. 2)‫منضدة‬‫المكتب‬. 77
  78. 78. ‫المكتب‬ ‫كرسي‬ ‫يعتبر‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫من‬‫أهم‬‫العناصر‬‫في‬‫تجهيزات‬‫المكتب‬‫الستعمال‬‫المو‬‫ظف‬ ‫الشخصي‬‫وتؤثر‬‫في‬‫راحته‬ً‫ا‬‫خصوص‬‫وأن‬‫معظم‬‫األعمال‬‫المكتبية‬‫تتطلب‬‫جل‬ً‫ا‬‫وس‬‫لمدة‬ ‫طويلة‬. ‫واختيار‬‫نوع‬‫الكرسي‬‫والمادة‬‫المصنعة‬‫منه‬‫تعتمد‬‫على‬‫مكان‬‫االستخدام‬‫للكرس‬‫ي‬‫ففي‬ ‫األماكن‬‫المعرضة‬‫لألتربة‬‫واألوساخ‬‫فيفضل‬‫الكرسي‬‫الحديدي‬‫مثل‬‫مواقف‬‫الق‬‫طارات‬ ‫والحافالت‬‫ليسهل‬‫تنظيفه‬. ‫أما‬‫الكرسي‬‫المنجد‬‫فإنه‬‫يعطي‬ً‫ا‬‫مظهر‬ً‫ا‬‫جيد‬‫للمكتب‬‫وأكثر‬‫راحة‬. ‫ويمكن‬‫اختيار‬‫اللون‬‫المناسب‬‫حسب‬‫ما‬‫يتالءم‬‫مع‬‫ألوان‬‫الجدار‬‫واألثاث‬‫وكذلك‬‫و‬‫سائل‬ ‫الراحة‬‫المتوفرة‬‫بالكرسي‬‫مثل‬‫المخدات‬‫والفرشة‬،‫وكذلك‬‫بالنسبة‬‫لعجالت‬‫ا‬‫لكرسي‬‫البد‬ ‫وأن‬‫تكون‬‫من‬‫النوع‬‫الصلب‬‫والتي‬‫يسهل‬‫تغييرها‬‫بتكلفة‬‫بسيطة‬. 78
  79. 79. ‫أما‬‫بالنسبة‬‫ألنواع‬‫الكراسي‬‫المستخدمة‬‫في‬‫المكاتب‬‫فهي‬‫متعددة‬‫مثل‬: ‫ذات‬‫الظهر‬‫المستقيم‬_‫والكرسي‬‫المتحرك‬‫الدائري‬_‫والكرسي‬‫المائل‬_‫والكر‬‫سي‬ ‫الثابت‬_‫والكرسي‬‫الخشبي‬_‫والكرسي‬‫المعدني‬_‫والكرسي‬‫الخالي‬‫من‬‫األي‬‫دي‬. ‫وهناك‬‫أمور‬‫يجب‬‫مراعاتها‬‫عند‬‫اختيار‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫نذكر‬‫منها‬: 1)‫ارتفاع‬‫الكرسي‬:‫يفضل‬‫النوع‬‫الذي‬‫يمكن‬‫تعديل‬‫ارتفاعه‬‫حسب‬‫الحاجة‬. 2)‫ارتفاع‬‫مسند‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫يكون‬ً‫ا‬‫مناسب‬‫لراحة‬‫الظهر‬‫واألكتاف‬. 3)‫الوضع‬‫األفقي‬‫لظهر‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫تكون‬‫عضالت‬‫الحوض‬‫الصقة‬‫بال‬‫طرف‬ ‫األسفل‬‫من‬‫الظهر‬‫وهكذا‬‫يكون‬‫ثقل‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫مرتكز‬‫على‬‫عضالت‬‫األرجل‬. 79
  80. 80. ‫الصحيحة‬ ‫الصحية‬ ‫للجلسة‬ ‫األطباء‬ ‫وصف‬ 1)‫أن‬‫يكون‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫منتصب‬‫وأن‬‫يركز‬‫الثقل‬‫على‬‫قاعدة‬‫الحوض‬. 2)‫أن‬‫تشكل‬‫األفخاذ‬‫زاوية‬‫قائمة‬‫مع‬‫بقية‬‫الجسم‬. 3)‫أن‬‫تركز‬‫القدمان‬‫بإحكام‬‫على‬‫أرض‬‫الغرفة‬‫وأن‬‫تشكل‬‫السيقان‬‫زاوية‬‫قائم‬‫ة‬ 4)‫أن‬‫تركز‬‫الذراعان‬‫على‬‫سطح‬‫المكتب‬‫بشكل‬‫يمكن‬‫اليدين‬‫من‬‫أن‬‫تصال‬‫إلى‬ ‫محتوياته‬‫بسهولة‬‫ويسر‬. 80
  81. 81. ‫المناسب‬ ‫غير‬ ‫الكرسي‬ ‫استعمال‬ ‫مضار‬ 1)‫الكرسي‬‫المنخفض‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫العمود‬‫الفقري‬‫ويضغط‬‫عليه‬. 2)‫الكرسي‬‫المرتفع‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫دوران‬‫الدم‬‫في‬‫األعصاب‬‫ويوقف‬‫ما‬‫فوق‬‫الركبة‬ . 3)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫المائل‬ً‫ا‬‫جد‬‫إلى‬‫الخلف‬‫يسبب‬‫عدم‬‫التوازن‬‫فينتج‬‫عنه‬‫ضغ‬‫ط‬‫كبير‬ ‫على‬‫الظهر‬. 4)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫العالي‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫عدم‬‫وجود‬‫مسند‬‫للعمود‬‫الفقري‬‫فيسب‬‫ب‬ً‫ال‬‫تره‬ ً‫ا‬‫وضغط‬‫على‬‫الظهر‬‫وعضالت‬‫الكتفين‬. 81
  82. 82. ‫المكتب‬ ‫مناضد‬ ‫تستعمل‬‫منضدة‬‫المكتب‬‫ألمور‬‫عدة‬‫أهمها‬: ‫إنجاز‬‫المعامالت‬‫الكتابية‬‫على‬‫سطحها‬،‫وحفظ‬‫المواد‬‫الضرورية‬‫لالستعما‬‫ل‬ ‫اليومي‬،ً‫ا‬‫وأحيان‬‫تستعمل‬‫لوضع‬‫اآلالت‬‫على‬‫سطحها‬‫مثل‬‫اآللة‬‫الكاتبة‬‫أ‬‫و‬‫الحاسب‬ ‫وتتأثر‬‫المنضدة‬‫بعاملين‬‫أساسيين‬‫هما‬: 1)‫تصميم‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫تصمم‬‫المنضدة‬‫من‬‫الداخل‬‫والخارج‬‫لتقدم‬‫أ‬‫كثر‬ ‫الخدمات‬‫لمستعمليها‬‫وحتى‬‫تتناسب‬‫مع‬‫جميع‬‫االحتياجات‬،‫فهناك‬‫المنض‬‫دة‬‫ذات‬ ‫الدرجين‬‫لتتالءم‬‫مع‬‫األعمال‬‫البسيطة‬،‫كما‬‫يمكن‬‫أن‬‫تقسم‬‫إلى‬‫سبعة‬‫عش‬‫ر‬ً‫ا‬‫درج‬. 2)‫الشخص‬‫الذي‬‫يستعمل‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫يراعي‬‫العمل‬‫على‬‫مكتب‬‫وا‬‫حد‬ ‫إلنجاز‬‫المعاملة‬‫الواحدة‬،‫واالحتفاظ‬‫بالمكتب‬ً‫ا‬‫نظيف‬‫من‬‫األوراق‬‫غير‬‫الض‬‫رورية‬، ‫واالحتفاظ‬‫باألشياء‬‫غير‬‫الضرورية‬‫في‬‫مكان‬‫قريب‬،‫ومحاولة‬‫إنجاز‬‫المع‬‫امالت‬ ‫دون‬‫تأخير‬‫حتى‬‫تتكدس‬‫المعامالت‬‫على‬‫المكتب‬،‫تصنيف‬‫المعامالت‬‫قب‬‫ل‬‫البدء‬ ‫بالعمل‬،‫إنهاء‬‫البريد‬‫اليومي‬‫قبل‬‫انتهاء‬‫الدوام‬‫الرسمي‬‫حتى‬‫ال‬‫يختلط‬‫م‬‫ع‬‫بريد‬ ‫اليوم‬‫التالي‬. 82
  83. 83. 83
  84. 84. 84
  85. 85. ‫الحاسوب؟‬ ‫شبكة‬ ‫بأمن‬ ‫نعني‬ ‫ماذا‬ ‫شبكة‬‫األمن‬‫هو‬‫عملية‬‫منع‬‫وكشف‬‫االستخدام‬‫غير‬‫المصرح‬‫به‬‫لجهاز‬ ‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. ‫تدابير‬‫الوقاية‬‫تساعدك‬‫على‬‫ا‬‫يقاف‬‫المستخدمين‬‫غير‬‫المخولين‬(‫المع‬‫روف‬‫أيضا‬ ‫باسم‬"‫المتسللين‬)"‫من‬‫الوصول‬‫إلى‬‫أي‬‫جزء‬‫من‬‫نظام‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. ‫هذا‬‫االمر‬‫يساعدك‬‫على‬‫تحديد‬‫ما‬‫إذا‬‫كان‬‫شخص‬‫ما‬‫حاول‬‫كسر‬‫او‬‫اختراق‬ ‫النظام‬‫الخاص‬‫بك‬. 85
  86. 86. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬ ‫األعمال‬ ‫من‬ ‫شيء‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫أجهزة‬ ‫نستخدم‬ ‫واالستثمار‬ ‫المصرفية‬‫وا‬‫اآلخر‬ ‫مع‬ ‫والتواصل‬ ‫لتسوق‬‫من‬ ‫ين‬ ‫المحادثة‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خالل‬.‫فأنت‬ ‫لذا‬‫ال‬ ‫تريد‬‫ي‬ ‫ان‬‫قراء‬‫احد‬‫بريد‬‫ك‬،‫اإللكتروني‬‫ا‬‫و‬‫ان‬‫ي‬‫ستخ‬‫جهاز‬ ‫دم‬ ،‫أخرى‬ ‫أنظمة‬ ‫لمهاجمة‬ ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬‫ا‬‫وإرسال‬ ‫من‬ ‫مزورة‬ ‫رسائل‬‫بريد‬‫ك‬‫اإللكتروني‬‫من‬ ‫او‬‫ال‬‫جهاز‬ ‫ع‬ ‫المخزنة‬ ‫الشخصية‬ ‫المعلومات‬ ‫فحص‬ ‫أو‬ ، ‫بك‬ ‫الخاص‬‫لى‬ ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫جهاز‬(‫المالية‬ ‫البيانات‬ ‫مثل‬). 86
  87. 87. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬ ‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬(‫كما‬‫يشار‬‫إل‬‫يهم‬‫ب‬‫قراصنة‬‫الكمبيو‬،‫تر‬ ‫أ‬،‫والمهاجمين‬‫أو‬‫المفرقعات‬)‫ال‬‫يهتمون‬‫ب‬‫هويتك‬.‫في‬‫كثير‬ ‫من‬‫األحيان‬‫بل‬‫يريدون‬‫السيطرة‬‫على‬‫جهاز‬‫الكمبيوت‬‫ر‬ ‫الخاص‬‫بك‬‫حتى‬‫يتمكنوا‬‫من‬‫استخدامه‬‫لشن‬‫هجمات‬‫عل‬‫ى‬ ‫أنظمة‬‫كمبيوتر‬‫أخرى‬. ‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬‫قادر‬‫ين‬‫على‬‫مشاهدة‬‫كل‬‫ما‬‫تبذلونه‬‫م‬‫ن‬ ‫اإلجراءات‬‫على‬،‫الكمبيوتر‬‫أو‬‫تسبب‬‫ضررا‬‫على‬‫جها‬‫ز‬ ‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫عن‬‫طريق‬‫إعادة‬‫تهيئة‬‫القرص‬ ‫الثابت‬‫أو‬‫تغيير‬‫البيانات‬‫الخاصة‬‫بك‬. 87
  88. 88. ‫بعض‬‫شيوعا‬ ‫األكثر‬ ‫األساليب‬‫للسيطرة‬‫الك‬ ‫أجهزة‬ ‫على‬‫مبيوتر‬ ‫المنزلية‬ .1‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬ .2‫بعد‬ ‫عن‬ ‫اإلدارة‬ ‫وبرامج‬ ‫الخلفي‬ ‫الباب‬ .3‫الخدمة‬ ‫من‬ ‫الحرمان‬. .4‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬ .5‫الدردشة‬ ‫برامج‬ .6‫استنشاق‬ ‫علبة‬ 88
  89. 89. 1.‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬ ‫برامج‬‫حصان‬‫طروادة‬‫هي‬‫وسيلة‬‫مشتركة‬‫للمتسللين‬ ‫لخداعك‬(‫يشار‬‫إليها‬‫أحيانا‬‫باسم‬"‫الهندسة‬‫االجتماعية‬)"‫عن‬ ‫طريق‬‫تثبيت‬‫برنامج‬"‫الباب‬‫الخلفي‬".‫يمكن‬‫بهذة‬‫ا‬‫لطريقة‬ ‫ان‬‫تسمح‬‫لل‬‫دخالء‬‫ب‬‫الوصول‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخ‬‫اص‬ ‫بك‬‫دون‬،‫علمك‬‫تغيير‬‫تكوينات‬‫النظام‬‫الخاص‬،‫بك‬‫أ‬‫و‬ ‫تصيب‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫بفيروس‬‫الكمب‬‫يوتر‬. 89
  90. 90. 2.‫الباب‬‫الخلفي‬‫وبرامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬‫بعد‬ ‫على‬‫أجهزة‬‫الكمبيوتر‬،‫ويندوز‬‫ثالث‬‫أدوات‬‫تستخدم‬‫ع‬‫ادة‬ ‫من‬‫قبل‬‫المتسللين‬‫للوصول‬‫عن‬‫بعد‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمب‬‫يوتر‬ ‫الخاص‬‫بك‬‫هي‬BackOrifice،Netbus، ‫و‬SubSeven.‫هذه‬‫الباب‬‫الخلفي‬‫أو‬‫برامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬ ،‫بعد‬‫تثبيت‬‫مرة‬،‫واحدة‬‫السماح‬‫ألشخاص‬‫آخرين‬‫للوص‬‫ول‬ ‫والسيطرة‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬. 90
  91. 91. 3.‫الحرمان‬‫من‬‫الخدمة‬ ‫ويسمى‬‫شكل‬‫آخر‬‫من‬‫أشكال‬‫الهجوم‬‫على‬‫الحرمان‬‫من‬ ‫الخدمة‬(denial-of-service DoS).‫هذا‬‫النوع‬‫من‬ ‫الهجوم‬‫يت‬‫سبب‬‫في‬‫تعطل‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫ب‬،‫ك‬ ‫أوتصبح‬‫مشغول‬‫لمعالجة‬‫البيانات‬‫و‬‫غير‬‫قادر‬‫على‬ ‫استخدامها‬. 91
  92. 92. 4.‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬ ‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫هو‬‫رسالة‬‫إلكترونية‬‫من‬‫مصدر‬‫مع‬‫ين‬ ‫ولكنها‬‫تبدو‬‫انها‬‫من‬‫مصدر‬‫اخر‬.‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫غ‬‫البا‬ ‫ما‬‫يكون‬‫محاولة‬‫لخداع‬‫المستخدم‬‫في‬‫صنع‬‫بيان‬‫ات‬‫ضارة‬‫أو‬‫نشر‬ ‫معلومات‬‫حساسة‬(‫مثل‬‫كلمات‬‫السر‬). 92
  93. 93. 5.‫الدردشة‬ ‫برامج‬ ،‫الدردشة‬‫من‬‫اال‬‫مثل‬‫ة‬‫على‬‫تطبيقات‬‫التراسل‬‫الفوري‬ ‫وتوفير‬‫آلية‬‫للحصول‬‫على‬‫ال‬‫معلومات‬‫مع‬‫وسائل‬‫لت‬‫بادل‬ ،‫الحوار‬‫وعناوين‬‫المواقع‬‫على‬‫شبكة‬،‫اإلنترنت‬‫وفي‬‫كثير‬ ‫من‬،‫الحاالت‬‫الملفات‬‫من‬‫أي‬‫نوع‬. ‫ينبغي‬‫الحرص‬‫على‬‫الحد‬‫من‬‫قدرة‬‫عمالء‬‫دردشة‬‫على‬ ‫تنفيذ‬‫الملفات‬‫التي‬‫تم‬‫تحميلها‬.‫كما‬‫هو‬‫الحال‬‫دائم‬،‫ا‬‫يجب‬ ‫أن‬‫نكون‬‫حذرين‬‫من‬‫تبادل‬‫الملفات‬‫مع‬‫أطراف‬‫مجهولة‬. 93
  94. 94. Packet sniffing 6.‫علبة‬‫اال‬‫ستنشاق‬ ‫هو‬‫سففره‬ ‫أثناء‬ ‫المعلوما؀

×