More Related Content
Similar to نظم ادارة المستندات و ميكنة دورات العمل المستندية
Similar to نظم ادارة المستندات و ميكنة دورات العمل المستندية (20)
نظم ادارة المستندات و ميكنة دورات العمل المستندية
- 2. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 2
ELO DMS Solutions
The Standard for Document Management
اﻟﻣﺳﺗﻧدات ةادار ﻧظﺎم
اﻟﻧظﺎم ﻋن ﻋﺎﻣﺔ ةﻓﻛر
اﻟوﺛﺎﺋق ﻣﺧﺗﻠف ﺗﻳبروﺗ ﻓﻬرﺳﺔ ﻧﺎﻣﺞراﻟﺑ ﻳﺗﻳﺢ)، ﺑﻳﻊ أذون ، اءرﺷ أذون ، ﻋﻘودرﻣﻠﻔﺎت ،ﺻور ،رﺳوﻣﺎت ،اﺗﻳروﻓ ،ﺳﺎﺋﻝ
،اﻟﻛﺗروﻧﻰ ﻳدرﺑ ،اﻟﻛﺗروﻧﻳﺔ(...اﺣدةو ﺗطﺑﻳق اﺟﻬﺔو ﺧﻼﻝ ﻣن اﺳﺗرﺟﺎﻋﻬﺎ ﻳﺳﻬﻝ ﺣﺗﻰ ًﺎﻳزﻣرﻛ ﻳﻧﻬﺎزوﺗﺧ.
ﻣﺛﻝ ﺋﻳﺳﻰراﻟ ﻧﺎﻣﺞرﻟﻠﺑ اﻟوظﺎﺋف ﻣن اﻟﻌدﻳد ﺗﺿﻳف اﻟﺗﻰو اﻻﺿﺎﻓﻳﺔ اﻟﺗطﺑﻳﻘﺎت ﻣن ﻋدد ﻋﻠﻰ ﻳﺣﺗوى:اﻟوﺛﺎﺋق ﻣﻊ اﻟﺗﻌﺎﻣﻝ
ﺑطﻪر ،ﻧتراﻻﻧﺗ ﺧﻼﻝ ﻣناﻟﻌﻣﻝ ﺗدﻓق اﻧظﻣﺔ ، اﻻﺗوﻣﺎﺗﻳﻛﻳﺔ اﻟﻔﻬرﺳﺔ ،ىاﺧر اﻣﺞرﺑ ﻣﻊ)Workflow(
ﻌﺗﺑرُﻳﻧظﺎمةرإدااﻟوﺛﺎﺋقELO DMS Solutionsﻣنأﺣدثاﻣﺞراﻟﺑاﻟﻣﺳﺗﺧدﻣﺔﻓﻲةرإدااﻟوﺛﺎﺋقاﻟﻣدﻣﺟﺔو ،ﻟﻬذا
ﻧﺎﻣﺞراﻟﺑةراﻟﻘدﻋﻠﻰﻣﻌﺎﻟﺟﺔأيعﻧوﻣناﻟوﺛﺎﺋقًﺎﺗﻠﻘﺎﺋﻳﺑﻐضاﻟﻧظرﻋن،ﻫﺎﻣﺻدرﺑﺎﺳﺗﺧداماءاترإﺟﺗﺣﻛمداﺧﻠﻳﺔﺗﺳﺎﻋدكﻋﻠﻰ
اﻹﻳﻔﺎءﺑﻣﺗطﻠﺑﺎتاﺟﻌﺔراﻟﻣاﻓقواﻟﺗو.ﺣﻳثﻳﻌﻣﻝELO DMS Solutionsﻋﻠﻰادراﺳﺗﻳوﺗﺻﻧﻳفﻳﻧﺷﺄ ﺣﻳث اﻟوﺛﺎﺋق ﻳنزﺗﺧ و
اﻟﻣﺧﺗﻠﻔﺔ اﻟﻧظﺎم ﺑوظﺎﺋف ﻟﻠﻘﻳﺎم ﻟﻬﺎ ﻣﺧﺗﻠﻔﺔ.
ﺗﺿﻣنوظﺎﺋفةرإدااﻟﺳﺟﻼتاﻹﺿﺎﻓﻳﺔأنﺟﻣﻳﻊﻋﻣﻠﻳﺎتاﻟوﺻوﻝﻗدﺗمﺗﺄﻣﻳﻧﻬﺎاﻟﺗﺣﻛموﺑﻬﺎوﺗﺳﺟﻳﻠﻬﺎ.وﺑﺎﻻﺳﺗﻔﺎدةﻣن
ﻓﻌﺎﻟﻳﺔوظﺎﺋفﺳﻳراﻟﻌﻣﻝةردإاووﻳب ﻣﺣﺗوىووظﺎﺋفاﻟدﻣﺞ،اﻟﻌﺎﻟﻣﻳﺔﻳﻘدمELO DMS Solutionsوظﻳﻔﺔﻓﻌﺎﻟﺔةرﻹدا
ﻳﻊراﻟﻣﺷﺎ ﻣﺣﺗوىﻳﺔراﻟﺗﺟﺎECM،وذﻟكﻟﺗﻣﻛﻳنﻋﻣﻠﻳﺔاﻟﺗوﺳﻊﻓﻲاﻟﻣؤﺳﺳﺔ.
ELO DMS Solutionsﻳوﻓراﺣﺔراﻟاﻷﻣﺎنوﺳﻳﻧﺑﻬر ﺣﻳثﺣﺗﻰأﻛﺛراﻟﻣﺳﺗﺧدﻣﻳنﺎًﺗطﻠﺑﻟﻳسﻓﻘطﻣناﻳﺎزاﻟﻣ
،اﻟﺷﺎﻣﻠﺔوﻟﻛنﻣنﺳﻬوﻟﺔاﻟﺗﻌﺎﻣﻝﻣﻌﻪوﺑﺳﺎطﺔﺗﻪرإدا–ﻫذاﺑﺎﻹﺿﺎﻓﺔإﻟﻰإﻣﻛﺎﻧﻳﺔاﻟدﻣﺞاﻟﻌﺎﻟﻳﺔﻣﻌدﻻت أﻋﻠﻰو،اﻷﻣﺎنﺣﻳثﻳﺟﻌﻝ
ﻛﻝﻫذاﻣنELO DMS Solutionsﻣﻧﺗﺞﻗﺎدرﻋﻠﻰاﻟﺗطورﻟﻺﻳﻔﺎءﻓﻲ ﺑﺎﺣﺗﻳﺎﺟﺎﺗكاﻟﻣﺳﺗﻘﺑﻝ.
ﻣﺛﻝ ﻣﺧﺗﻠﻔﺔ ﻣﺳﺗوﻳﺎت ﻋﻠﻰ ﻟﻠوﺛﺎﺋق ﺑﺎﻟﻧﺳﺑﺔ ﻳﺔراﻟﺳ درﺟﺔ ﻛذﻟك و ﻟﻠﻣﺳﺗﺧدﻣﻳن اﻟﻣﺧﺗﻠﻔﺔ اﻟﺻﻼﺣﻳﺎت ﻳﺣدد ﻧظﺎم وﺟود:
-اﻟﺳﻣﺎح ﻋدم أو ﻣﺣدد ﻣﺳﺗﻧد ﺑﺎﺳﺗطﻼع اﻟﺳﻣﺎح)ﻣﺳﺗﻧد ﻣن ءﺟز أو ﻣﺳﺗﻧد.(
-اﻟﺳﻣﺎح ﻋدم أو ﻋﻳﺔﻓر أو ﺋﻳﺳﻳﺔر ﻣﻠﻔﺎت ﻛﺎﺑﻳﻧﺔ ﻣﻊ ﺑﺎﻟﺗﻌﺎﻣﻝ اﻟﺳﻣﺎح.
-ﺻور ﺑطﺑﺎﻋﺔ اﻟﺳﻣﺎحاﻟﺳﻣﺎح ﻋدم أو اﻟﻣﺳﺗﻧدات.
-اﻷﻋﻣﺎﻝ ﻻﻧﺟﺎز اﻟﻼزم اﻟزﻣﻧﻰ اﻻطﺎر و اﻟدور ﺗﺣدد و اﻟﻣﺳﺗﻧدﻳﺔ اتراﻟدو ﻣن ﻣﻌﻳن ﻋدد ﻣﻊ ﺑﺎﻟﺗﻌﺎﻣﻝ اﻟﺳﻣﺎح.
-ﺟدﻳدة ﻣﺳﺗﻧدﻳﺔ ةردو ﺑﺎﻧﺷﺎء اﻟﺳﻣﺎح.
-اﻟﻔﻧﻳﺔ اﻟﻧﺎﺣﻳﺔ ﻣن اﻟﻧظﺎم ةرﺑﺎدا اﻟﺧﺎﺻﺔ اﻟﺳﻣﺎﺣﻳﺎت اﻟﻰ ﺑﺎﻻﺿﺎﻓﺔ.
- 3. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 3
اﻟﻌﻣﻝ اتردو ﻣﻳﻛﻧﺔ ﻧظﺎم
Workflow
-ةراﻻدا ﻣﺳﺎﻋدة اﻟﻰ ﺑﺎﻻﺿﺎﻓﺔ اﻟﻳوﻣﻳﺔ أﻋﻣﺎﻟﻬم ﻛﺎﻓﺔ ﺗﻧﻔﻳذ ﻓﻰ ﻟﻠﻌﺎﻣﻠﻳن اﻟوﻗت ﺗوﻓﻳر و اﻻداء ﺗﺣﺳﻳن اﻟﻰ ﻫﻧﺎ ﻧﻬدف
آﺧر ﻣﻛﺎن أى ﻣن أو اﻟﺷرﻛﺔ ﻣﻘر ﻣن اءاوﺳ اﻟﻼزﻣﺔ اتراراﻟﻘ اﺗﺧﺎذ و ﻟﻸﻋﻣﺎﻝ ﻳﻊراﻟﺳ و اﻟدﻗﻳﻘﺔ اﻟﻣﺗﺎﺑﻊ ﻋﻠﻰ اﻟﻌﻠﻳﺎ
اﻻﻧﺗ ﺷﺑﻛﺔ اﻟﻰ اﻟدﺧوﻝ ﺧﻼﻟﻪ ﻣن ﻳﻣﻛنﻧتر.
-ﻣﻣﺎ ﺧطوة ﻟﻛﻝ اﻻﺣﺗﻳﺎطﻳﺔ اءاتراﻻﺟ و اﻟﻣﺳﺗﻧدﻳﺔ اتراﻟدو اتوﺧط ﻣن ﺧطوة ﻟﻛﻝ زﻣﻧﻰ اطﺎر ﺗﺣدﻳد ﻳﻣﻛن أﻳﺿﺎ
؟ اﻟﻣﺳﺗﻔﻳدﻳن و ﻟﻠﻌﺎﻣﻠﻳن اﻟﺧدﻣﺔ اداء ﻓﻰ ﺗﺣﺳﻳن و اﻟﻌﻣﻝ ﻓﻰ دﻗﺔ و اﻻداء ﻓﻰ ﻋﺔﺳر ﻳﻌﻧﻰ
ىاﻷﺧر اﻻﻧظﻣﺔ ﻣﻊ اﻟﺗﻛﺎﻣﻝ
-اﻟ و اﻟﻌﻼﻗﻳﺔ اﻟﺑﻳﺎﻧﺎت اﻋدوﻗ ﻧظﺎم ﻣﻊ اﻟرﺑطاﻟﻣﺎﻟﻳﺔ ﻧظمERPﻣﺛﻝSAP , MS AX
oﻟﻣﺳﺗﺧدم ﻳﺳﻣﺢ ﺣﻳث اﻻﺗﺟﺎﻫﻳن ﻓﻰ ﺑطراﻟ ﻳﺗمERPاﻣﻛﺎﻧﻳﺎت ﻣن ﺑﺎﻻﺳﺗﻔﺎدةELOﻟﻣﺳﺗﺧدم ﻳﺳﻣﺢ ﻛﻣﺎ
ELOﻋﻠﻰ اﻟﺔواﻟﻣﺗد اﻟﺑﻳﺎﻧﺎت ﻣﻊ ﺑﺎﻟﺗﻛﺎﻣﻝERP.
oﻋﻠﻰ ﺑﺎﻟﻔﻌﻝ اﻟﻣوﺟودة اﻟﻌﻣﻝ اتردو ﻣﻳﻛﻧﺔ ﻳﺳﺗﻛﻣﻝERPﻋﻠﻰ اﻟﻣﺗﺎﺣﺔ اﻟﻌﻣﻝ ﺗدﻓق ﺑﻧظمELO.
oﻣرﻓقاﻟﺗﻛﺎﻣﻝ ﺗﻧﻔﻳذ ﻛﻳﻔﻳﺔ حﻟﺷر ﻳﺔزاﻻﻧﺟﻠﻳ ﺑﺎﻟﻠﻐﺔ ﻓﻧﻰ ﻣﻠف.
-اﻟرﺋﻳﺳﻰ اﻟﻔﺎﻛس ﺧﺎدم ﻣﻊ اﻟرﺑط:
oﻣﻊ ﺑطرﺑﺎﻟ ذﻟك و ﻣﻛﺎن أى ﻣن ﻋﻠﻳﻬﺎ ﻟﻼطﻼع اﻟﻛﺗروﻧﻳﺎ أرﺷﻔﺗﻬﺎ و اردةواﻟ اﻟﻔﺎﻛﺳﺎت اﺳﺗﻘﺑﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن
ﺑ اﻟﻣوﺟود ﻟﻠﻔﺎﻛس ﺋﻳﺳﻰراﻟ اﻟﺧﺎدم ﻧظﺎمﺎﻟﺷرﻛﺔ.
oاﻟﻔ ارﺳﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن أﻳﺿﺎﻣن ﺎﻛﺳﺎتاﻟﺷرﻛﺔاﻟﻰىاﻷﺧر اﻟﺟﻬﺎتﻳررﺗﻘ ﻳررﺗﺣ و آﻟﻳﺎ ﻋددﻫﺎ ﻛﺎن أﻳﺎ
اﻻرﺳﺎﻝ ﺑﻌﻣﻠﻳﺔ)ارﺳﺎﻟﻪ ﻓﻰ ﻓﺷﻝ ﻣﺎ و ارﺳﺎﻟﻪ ﺗم ﻣﺎ(ﻟﻠﻔﺎﻛس ﺋﻳﺳﻰراﻟ اﻟﺧﺎدم ﻧظﺎم ﻣﻊ ﺑطرﺑﺎﻟ ذﻟك و
ﺑ اﻟﻣوﺟودﺎﻟﺷرﻛﺔ.
-اﻷﻟﻛﺗروﻧﻰ اﻟﺑرد ﻣﻊ اﻟرﺑط:
oﻣﻛﺎن أى ﻣن ﻋﻠﻳﻬﺎ ﻟﻼطﻼع اﻟﻛﺗروﻧﻳﺎ أرﺷﻔﺗﻬﺎ و اردةواﻟ اﻟرﺳﺎﺋﻝ اﺳﺗﻘﺑﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن.
oﻣن اﻟرﺳﺎﺋﻝ ارﺳﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن أﻳﺿﺎاﻟﺷرﻛﺔاﻟﻰىاﻷﺧر اﻟﺟﻬﺎتﻳررﺗﻘ ﻳررﺗﺣ و آﻟﻳﺎ ﻋددﻫﺎ ﻛﺎن أﻳﺎ
اﻻرﺳﺎﻝ ﺑﻌﻣﻠﻳﺔ)ارﺳﺎﻟﻪ ﻓﻰ ﻓﺷﻝ ﻣﺎ و ارﺳﺎﻟﻪ ﺗم ﻣﺎ. (
- 4. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 4
-ىاﻷﺧر اﻟﺑرﻣﺟﻳﺎت ﻣﻊ اﻟرﺑط:
oاﻟﻛﺗروﻧﻳﺎ أرﺷﻔﺗﻬﺎ و اﻟﻣﺎﻟﻰ اﻟﻧظﺎم ﻣﺛﻝ ىاﻷﺧر اﻷﻧظﻣﺔ ﻣن اردةواﻟ اﻟﻣﺧرﺟﺎت اﺳﺗﻘﺑﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن
ىاﻷﺧر اﻷﻧظﻣﺔ و اﻟﻣﺎﻟﻰ اﻟﻧظﺎم ﻣﻊ ﺑطرﺑﺎﻟ ذﻟك و ﻣﻛﺎن أى ﻣن ﻋﻠﻳﻬﺎ ﻟﻼطﻼع.
oاﺣﺗﻳﺎﺟﺎﺗﻬﺎ ﺣﺳب ىاﻷﺧر ﻟﻸﻧظﻣﺔ اﻟﻣطﻠوﺑﺔ اﻟﻣﺳﺗﻧدات ﺻور ارﺳﺎﻝ ﻟﻠﻧظﺎم ﻳﻣﻛن أﻳﺿﺎ.
وظﺎﺋف أﻫمﻧظﺎمELO EDMS Solutions
١.اﻟﺿﻳﺎعو اﻟﺗﻠف ﻣن اﻷﺻﻠﻳﺔ اﻟﻣﺳﺗﻧدات ﻋﻠﻰ اﻟﺣﻔﺎظ.
٢.اﻟﻣﺳﺗﻧدات ﺑﻳﺎﻧﺎت إدﺧﺎﻝ ﻣﻊ اﻟﻛﺗروﻧﻳﺔ ةﺻور اﻟﻰ اقراﻷو ﻣن اﻛمراﻟﻣﺗ اﻟﻛم ﺗﺣوﻳﻝ.
٣.اﻻﻟﻛﺗروﻧ اﻟﺗوﻗﻳﻊ و اﻟﺧﺗم اﻣﻛﺎﻧﻳﺔ ﻣﻊ اﻟﻣﺧﺗﻠﻔﺔ عاﻟﻔرو و اتراﻻدا ﺑﻳن اﻟﻛﺗروﻧﻳﺎ اﻟﻣﺳﺗﻧدات ﺗداوﻝاﻟـﺗﺄﺷﻳر و ﻰ
اﻟﻳدوى اﻟﺷﻛﻝ ﻓﻰ اﻻن ﻳﺗم ﻛﻣﺎ اﻻﻟﻛﺗروﻧﻳﺔ ةاﻟﺻور ﻋﻠﻰ اﻟﻣﻼﺣظﺎت ﺗدوﻳن و.
٤.ﻣن اﻟﻳوﻣﻰ اﻟﻌﻣﻝ اداء ﺗﺣﺳﻳناﻟﻌﻣﻝ اتردو ﻣﻳﻛﻧﺔ ﺧﻼﻝ.
٥.اتراراﻟﻘ ﻣﺗﺧذي ﻟدﻋم اﻻﻟﻛﺗروﻧﻳﻪ ﻟﻠﻣﻌﻠوﻣﺎت ﻣﺗﻛﺎﻣﻠﺔ ﺑﻳﺎﻧﺎت ﻗﺎﻋدة إﻧﺷﺎء.
٦.اﻟﺗﻔﻳ اﺣﻝرﻣ ﺧﻼﻝ اﻟﻳوﻣﻲ اﻟﻌﻣﻝ ﺗوﻗف ﻋدم ﻣن اﻟﺗﺄﻛدذ.
٧.اﻟﻌﻣﻠﻳﺔ ةاﻟﺧﺑرو اﻟﺗﻘﻧﻳﻪ ﺗوﻓﻳر طرﻳق ﻋن اﻟﻌﺎﻣﻠﻳن ﻛﻔﺎءﻩ وزﻳﺎدة ﺗطوﻳر.
- 5. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 5
الشركة تتقدمبشركة انتاج من األلكترونى األرشيف برامجELO Digital Officeاأللمانيةفى رائدة شركة ھى و ،
المستندات ادارة و األلكترونى باألرشيف الخاصة الخاصة الحلول و المعلومات نظم مجالالحلول ھذة بتطبيق قامت قد و عالميا
مثل العالمية الشركات من العديد فى:
١.األلمانية الجوية الخطوط
٢.للسيارات مرسيدس شركة
٣.للسيارت كرايسلر شركة
٤.Good Year
العالمية الھيئات و البنوك و الشركات من غيرھم و.
ا و الھيئات و البنوك بعض فى الحلول ھذة تطبيق تم مصر فى والحصر ال المثال سبيل على منھا نذكر ، لشركات:
١.العقارى األستثمار و للمقاوالت النيل وادى شركة)الوطنى الدفاع مجلس شركات احدى(
٢.الدولى األفريقى العربى البنك
٣.الطاقة و البترول لخدمات انكوم شركة)مجموعة شركات احدىIGIجروب شتا(
٤.الفندقية المنشآت غرفة
٥.حلوان شركةالمالية األوراق لتداول
- 6. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 6
اﻟﻣﺣﺗوى و اﻟﻣﺳﺗﻧدات ةادار
EDMS Solution
نود وأيضاالعميل يرغب الذى االصدار كان أيا المشروع ھذا فى الشركة بھا ستقوم التى للمھام العريضة الخطوط ھنا نوضح أن
احتياجاته يلبى الذى و اقتناءه فى:
التحليل:
oالشرك تقوماليومى العمل من حديثا المتولدة و المتراكم الكم فى بالفعل الموجودة للمستندات تحليل بعملية ة
المستندات طبيعة على للوقوف)جودة و عددا و حجما. (
oالتعديالت ببعض التوصية مع المتراكم الكم مسح و المشروع لتنفيذ عمل دورة الدراسة ھذة بعد الشركة تقترح
المستن الدورة فىاالمر لزم ان دية.
oالتكنولوجيا ببعض أو يدويا ادخالھا كيفية و المستندات عن البحث لعملية األساسية البيانات الشركة تقترح أيضا
مثل الحديثةOCR, Barcode, etc. ..برامج جميع فى تتوفر التى وELOالعرض ھذا فى المقدمة.
البرامج تثبيت:
oالب تثبيت بعملية الشركة تقوملديه البرامج توريد من يومين خالل العميل لدى اآللى الحاسب أجھزة على رامج
الالزمة األجھزة توفير و.
oيعدل أو العميل يقرھا الى و التحليل عملية عن نتجت التى البيانات حقول بناء فى العميل الشركة تساعد أيضا
لديه العمل متطلبات حسب فيھا.
- 7. المستندات ادارة نظم Sept. 2012 - Page 7
oالعا بعض تدريب الشركة تتولىالعملى التدريب من كنوع التثبيت عملية أثناء العميل لدى ملينOn-Job
Training.
oالمستخدم دليل كذلك و الالزمة الفنية المستندات كافة العميل الشركة تسلم.
التدريب:
oعدد بتدريب الشركة تقوممنعدد و ، البرامج على مستخدمينمنمديرىالفنيين من نظام)ادارة
اآل الحاسبلى. (