Dokumen tersebut memberikan ringkasan mengenai pelaksanaan program pembimbingan (pementoran) dalam perkhidmatan awam di Malaysia. Ia menjelaskan konsep dan tujuan pementoran serta proses pelaksanaannya termasuk perancangan, pemilihan mentor dan menti, tanggungjawab mereka, dan cara berhubung dalam program tersebut.
3. Definisi
Pementoran merupakan satu pendekatan
untuk memberi bimbingan, sokongan
dan bantuan secara profesional oleh
mentor (pegawai yang terlatih,
berkemahiran dan beretika) bagi
pembangunan diri menti (pegawai yang
memerlukan bimbingan). Pendekatan ini
melibatkan perhubungan, pemindahan
kemahiran personal dan profesional
seorang pegawai dalam jangka masa
yang ditetapkan
4. Tujuan Pementoran Dalam
Perkhidmatan Awam
Membimbing pegawai dalam peningkatan
prestasi kerjaya dan psikososial
Meningkatkan kemahiran dalam aspek
profesional, budaya, personel dan sosial
Membina keperibadian tinggi di kalangan
warga organisasi
Membudayakan kerja kelas pertama dan
berprestasi tinggi dalam organisasi
Menerapkan amalan pembelajaran
berterusan
Meningkatkan imej dan reputasi pegawai dan
organisasi
5. Fokus Pementoran
Dalam Perkhidmatan Awam
4 Dimensi
Organisasi
KOMPETENSI
PROFESIONAL
Pengetahuan
Kemahiran
Teknik-teknik
Kepakaran
KOMPETENSI
BUDAYA
Amalan
Nilai
Norma
Budaya
Peribadi
KOMPETENSI
PERSONEL
Sikap
Motivasi
Disiplin
Keyakinan
KOMPETENSI
SOSIAL
Perhubungan
Ketua
Rakan sekerja
Pelanggan
6. Skop Pementoran dalam
perkhidmatan Awam
Kompetensi
Personel
Kemahiran Kerja
Kompetensi
Profesional
Memindahkan Pengetahuan
dan Pengalaman (Tacit )
-Kesepakaran /
Kepimpinan
-Penyesuaian Diri
Kompetensi
Budaya
Kompetensi
Sosial
7. Membangunkan Potensi
Seseorang/Kumpulan
Mendidik Menti Memahami
Tanggungjawab
Membiasakan Diri Dengan
Sesuatu Kemahiran
Kongsi Pengalaman
Mengambil Berat Kehendak
Dan Kehidupan Peribadi
Proses Pemindahan Pengetahuan Kemahiran
Dan Kebolehan
Pembangunan Insan
PEMENTORAN
DALAM
ORGANISASI
PROGRAM
LATIHAN &
PENDIDIKAN
Sistem Pementoran
Organisasi
8. Proses Pemindahan Pengetahuan
Kemahiran dan Tingkah Laku
Amalan Pementoran
Formal
Amalan Pementoran
Informal
Objektif Organisasi
Strategi Pementoran
Dalam Organisasi
Strategi Pembangunan Modal
Insan Organisasi
Pelan Sistem Pementoran
Dalam Organisasi
Amalan Komunikasi Antara
Mentor Dan Menti
9. Konsep Pementoran
Berfokus kepada pembangunan dan
peningkatan kompetensi kerja dan
peribadi pegawai yang bersifat jangka
panjang.
Program coaching berfokus kepada
peningkatan kemahiran dan kompetensi
kerja yang bersifat jangka pendek.
Program kaunseling berfokus kepada
pembangunan dan peningkatan potensi
diri pegawai untuk memangkin
perubahan tingkah laku positif.
10. Konsep Pementoran
perhubungan bermakna yang dibina
antara mentor dan menti di mana
mentor dapat berkongsi ilmu dan
pengalaman
12. Perbezaan Konsep antara
Pementoran, Coaching dan
Kaunseling
Pementoran Coaching Kaunseling
Bersifat jangka
panjang yang
memfokuskan kepada
keselurahan kerjaya
dan kehidupan
seseorang pegawai.
Pementoran juga
memberi impak besar
kepada mentor dan
menti dari aspek nilai
dan kesan imej dan
identiti kepada
organisasi.
Bersifat jangka pendek
dan menumpukan
kepada kompentensi
yang diperlukan oleh
organisasi.
Bersifat penyelesaian
terhadap masalah
yang telah berlaku dan
menumpukan kepada
perubahan
tingkahlaku.
13. PEMENTORAN
TRADISIONAL VS
KOTEMPORARITradisional Kontemporari
Mentor mengambil anak didik Menti perlukan mentor
Mentor dipilih kalangan senior Mentor dipilih berdasarkan kepada
kebolehan dan kompetensi
Pementoran diperlukan untuk
penjawat awam baru
Pementoran diperlukan untuk semua
pegawai dan peringkat perjawatan
Mempunyai seorang mentor Mempunyai mentor dalam pelbagai
aspek atau bidang kehidupan atau
kerjaya
Pementoran proses semuka
perseorangan
Pelbagai cara bersemuka atau
kumpulan atau maya
Mentor memberikan nasihat Menggunakan teknik membuat
keputusan dan penyelesaian masalah
Mentor menyediakan plan dan
memberitahu apa yang perlu
dibuat
Mentor bekerjasama dengan menti
membentuk plan
14. Pelaksanaan
Pengurus sumber manusia adalah
bertanggungjawab melaksanakan
program pementoran di jabatan
masing-masing dengan mengambil
tindakan seperti berikut :
◦ Perancangan
◦ Pelaksanaan
◦ Penilaian
15. Perancangan
Menentukan skop pementoran yang
akan dilaksanakan
Mengenal pasti dan memilih mentor
yang mempunyai kualiti berasaskan
kriteria-kriteria seperti berikut :
◦ Berkhidmat melebihi 3 tahun dalam
organisasi.
◦ Menunjukkan prestasi kerja yang
cemerlang.
◦ Bersih daripada pertuduhan/tindakan
tatatertib.
◦ Mempunyai kualiti keperibadian yang baik
16. Perancangan
Mengenal pasti dan memilih menti
yang bersesuaian dengan skop
pementoran berasaskan kriteria-
kriteria seperti berikut:
◦ Pegawai lantikan baru / pegawai yang
baru dinaikkan pangkat.
◦ Tidak dikategorikan dalam pegawai
bermasalah.
◦ Mempunyai potensi dan kualiti menti yang
baik.
17. Perancangan
Melaksanakan pemadanan mentor dan
menti berasaskan kriteria-kriteria seperti
berikut:
◦ Memastikan nisbah pemadanan mentor
menti bersesuaian dengan matlamat
pementoran.
◦ Nisbah ideal adalah 1 mentor : 1 – 3 menti
◦ Pemadanan antara Pegawai Penilai Pertama
(PPP) sebagai mentor dengan Pegawai Yang
Dinilai (PYD) sebagai menti adalah tidak
digalakkan.
◦ jurang gred jawatan antara mentor dan menti
18. Perancangan
Sambungan kriteria mentor-menti :
◦ Memastikan lokasi penempatan kerja
antara mentor dan menti berdekatan.
◦ Pemadanan mentor dan menti adalah
daripada skim yang sama
21. KRITERIA PEMILIHAN
MENTI
Ciri
Ciri
Menti
Pegawai Baru
Pegawai Naik
Pangkat
Pegawai Baru
Bertukar
Unit/Jabatan
/Kementerian
Mempunyai
Kemahiran/
Kompetensi
yang Terhad
Tentang
Sesuatu Bidang
Perancangan
Kerjaya yang
tidak Jelas
Sedia
Berkongsi
Pengalaman
22. Carta Alir Pelaksanaan
Pementoran
Menerima dari
Program Penilaian
Pekerja
Proses pemadanan
Mentor-Menti
Orientasi Menti
Perancangan
Pembangunan
Mentor-Menti
Penilaian dan
Pencapaian Oleh
Mentor
Rujukan (Jika
Perlu)
Pengesahan
Pencapaian/
Penilaian
Akhir
Laporan kepada
Urus setia PPK
23. TANGGUNGJAWAB MENTOR
Mewujudkan jangkaan realistik dalam
perhubungan, pencapaian dan komitmen diri
menti, nilai dalam pementoran.
Memberi komitmen terhadap ruang dan masa
untuk melaksanakan proses pementoran,
memberi dorongan emosi dan komunikasi secara
kerap kepada menti.
Mengekalkan hubungan secara konsisten
dengan menti untuk membina hubungan secara
konsisten dengan menti untuk membina
hubungan, mendengar dengan empati, terbuka
kepada pendapat menti dan mengekalkan
dorongan dan motivasi.
Memberi dan menerima maklumbalas
konstruktif, berkongsi maklumat tentang
kejayaan dan kegagalan kepada menti
24. TANGGUNGJAWAB MENTI
Menghargai bantuan mentor tanpa ada unsur prejudis
Menerima secara terbuka maklumbalas mentor
Belajar dan mengamalkan ‘set empowering behavior’
Kerjasama dengan mentor untuk wujud matlamat yang
realistik
Berkomunikasi dengan mentor berkenaan dengan
permasalahan secara terus
Menyumbang idea untuk menyelesaikan masalah
Mahu/rela membincang kegagalan dan kejayaan yang
dialami.
Melakukan sebarang tindakan yang sesuai untuk
membina perhubungan antara mentor mentee dalam
proses pementoran
Memperakui elemen hormat,mempercayai dan
keterbukaan mengenai teras untuk mencapai matlamat
25. KEJAYAAN PEMENTORAN
DALAM ORGANISASI
Kesediaan memperuntukan masa dan
tenaga
Kesediaan melaksanakan kerja secara
sukarela
Tahu apa yang boleh disumbangkan
Pengetahuan pementoran
Komitmen pengurusan dan pelbagai
peringkat
Komitmen menti
Persekitaran pembelajaran yang
26. Fasa Ja
n
Feb Mac Apr Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov
Fasa I
Perancangan Dan
Persediaan
Fasa II
Persediaan
Kementerian /Jabatan
Fasa III
Pemilihan/Penyertaan
Mentor
Fasa iV – Implementasi
Program Pementoran
Penilaian 6 bulan
X
Penilaian Keseluruhan
Program / Persediaan
Program Seterusnya
Jadual Perbatuan Pengurusan
Program Pementoran
28. Bersemuka
Perhubungan pementoran antara
mentor dan menti berlaku secara
formal atau informal.
Mentor sewajarnya memastikan
perhubungan mentor dan menti dalam
keadaan yang bermakna dan
berkesan.
Sentiasa mematuhi waktu pertemuan
yang dirancangkan.
29. Maya (Siber)
Pendekatan pementoran secara virtual pada
masa akan datang merupakan satu
keperluan. Penggunaan e-mel, telefon dan
faks akan membantu memudahkan proses
perhubungan dalam pementoran dan tidak
hanya bergantung semata-mata kepada
perjumpaan secara bersemuka.
Kepentingan perhubungan pementoran
secara maya:
◦ Menjimatkan masa dalam penyampaian
maklumat antara mentor dan menti
◦ Mengurangkan rasa malu di kalangan menti
seterusnya menggalak dan meningkatkan
perhubungan.
30. Telefon
Aturkan jadual panggilan seperti biasa yang
diperlukan oleh menti. Mungkin sekali
seminggu atau sebulan sekali
Mempunyai agenda yang ingin dibincangkan
bersama menti.
Walaupun anda tidak berada di hadapan
menti, bayangkan seolah-olah anda berada
di sana.
Gunakan pembesar suara telefon jika
diperlukan dan bersedia untuk mendengar
dan terlibat dalam perbualan itu.
Jika terdapat persetujuan atau komitmen
semasa sesi itu, catatkan dan minta menti
menghantar kesimpulannya.
31. E-Mel
Ada peraturan untuk perkara-perkara sulit. Menti tidak
boleh hantar atau berkongsi e-melnya dengan sesiapa
pun.
Jika terdapat maklumat yang penting termasuklah jika
terdapat tarikh tertentu pada e-mel itu seperti “tolong
balas dalam masa 24 jam” atau “tolong balas dalam
masa seminggu.” Jika mentor tidak dapat menjawab
dalam masa yang diberikan hendaklah membalas
seperti “sudah dapat e-mel anda, saya akan cuba
dapatkan kamu pada (tarikh)”.
Mengikut kebiasaan, menggunakan e-mel adalah lebih
baik dengan mesej yang ringkas daripada seperti di
dalam program yang biasa.
Selalu memastikan menti dapat membuka dokumen
yang anda kepilkan kepadanya
32. E-Mel (samb…)
Jika sesuatu perkara itu sukar dan lebih baik
dilakukan dengan cara lain, aturkan inisiatif lain
untuk bersemuka dengannya atau melalui sesi
telefon.
Apabila memberi respons melalui e-mel, pastikan
sertakan sekali tentang perasaan anda. Ia akan
dapat memberi maklum balas dan membantu
anda memotivasikan menti.
Sebagai contoh, jika menti berjaya mencapai
matlamat mereka, “Saya sangat gembira awak
dapat menyelesaikan...” atau jika mereka jauh dari
jangkaan anda, kenyataan seperti “ Saya rasa lebih
elok jika kamu...” atau ” Apa yang kita boleh buat
untuk kembali kepada asal?”
34. Muhamad Shahrul
Akmal Bin Hassan
Ahmad Bin
Othman
Mentor & Menti
SITI HAJAR HUSSIN
3807 – Tarikh Lantikan 22.10.2017
JA29 Pen. Jurutera
BPPP
3806 – Tarikh Lantikan
22.10.2017
JA29 Pen. Jurutera
BPP & S
(BPPP)
35. Aizuddin Bin
Azizon
Mohd Hisham Bin
Yaacob
Muhammad Aiman Faiz Bin
Bukhori
Mentor & Menti
SHARIFAH NOR AIN BT SYED NOH
3820 – Tarikh Lantikan
22.10.2017
JA29 Pen. Jurutera
Lokaliti B-II
3849 – Tarikh Lantikan
01.02.2017
JA29 Pen. Jurutera
Wilayah I
3828 – Tarikh Lantikan
05.11.2017
JA29 Pen. Jurutera
Wilayah III
(Wilayah II)
36. Norazeana Binti Rosli
Norshatul Najwa Binti
Baharom
Muhammad Hanif Bin Ramli
Norfatin Nabilah Binti Md
Saad
Mentor & Menti
KU SAADIAH BT. KU SHAFIE
3819 – Tarikh Lantikan
22.10.2017
G29 Pen. Peg Pertanian
BIAT & BP
3812 – Tarikh Lantikan
22.10.2017
G29 Pen. Peg Pertanian
BPW
3813 – Tarikh Lantikan
22.10.2017
G29 Pen. Peg Pertanian
BIP
3829 – Tarikh Lantikan
05.11.2017
G29 Pen. Peg Pertanian
Wilayah II
(LOKALITI H-II)
40. Mohd Izhar Bin Zaruddin
Muhammad Jauhari Bin Abdul Wahab
Mohd Fakhrulrazi Bin Md Said
Mohd Nazar Bin Kashim
Mentor & Menti
AHMAD NADZRI BIN SAAD(WILAYAH III)
3838 – Tarikh Lantikan
15.01.2018
G29 Pen. Peg Pertanian
Wilayah I
3816 – Tarikh Lantikan
22.10.2018
G29 Pen. Peg Pertanian
Lokaliti A-I
3822 – Tarikh Lantikan
22.10.2018
G29 Pen. Peg Pertanian
Lokaliti F-II
3818 – Tarikh Lantikan
22.10.2018
G29 Pen. Peg Pertanian
42. r
Mohammad Azwanie Naim Bin Mohammad
Asri
Mohd Hazwan Bin Hashim
Mentor & Menti
ZULHELMI ALIF BIN ABDUN(CAW AKAUN)
3840 – Tarikh Lantikan
15.01.2018
W19 Penolong Akauntan
BPIP
3839 – Tarikh Lantikan
15.01.2018
W29 Penolong Akauntan
BKP
44. Mentor hendaklah melakukan penilaian pementoran ke atas
mentee dengan menggunakan borang yang telah
disediakan oleh Jawatankuasa Pementoran.
Penilaian perlu bedasarkan pertimbangan profesional dan
tidak terpengaruh kepada hubungan peribadi.
◦ Tiada hubungan penyeliaan antara mentor dan mentee;
◦ Sebolehnya dari jantina yang sama; dan
◦ Jurang Gred jawatan yang tidak terlalu jauh.
Mekanisma penilaian haruslah dilakukan untuk mengetahui
keberkesanan program pementoran kepada organisasi.
◦ Laporan mentee perlu direkod dalam borang yang
disediakan.
◦ Mentor perlu menghantar laporan kepada Jawatankuasa
Pementoran sebulan atau dua bulan sekali.
◦ Setiap aktiviti perjumpaan Mentor dan Mentee perlu dicatat
di dalam Buku Log Pementoran.
49. Faedah Kepada Mentor
Dapat mempelajari dan memperkukuhkan
kemahiran interpersonal, pembangunan
kendiri dan kepimpinan.
Dapat meluaskan lagi jalinan hubungan
dalam konteks latihan dan pembelajaran
serta mengenal pasti mereka yang lebih
berpengalaman dalam organisasi berkenaan.
Menjadikan usaha menolong, membantu dan
pembelajaran yang berfokus kepada menti
sebagai sumbangan dan khidmat tambahan.
Memupuk satu amalan yang mengutamakan
kebajikan dan kepentingan yang lebih
kepada orang lain atau disebut juga sebagai
altruisme.
50. Faedah Kepada Mentor (samb…)
Mewujudkan satu jalinan hubungan
dengan pekerja baru dan lain-lain
pekerja di peringkat sokongan.
Mengenal pasti, memupuk dan
membangunkan kebolehan, bakat
tertentu dan nilai-nilai murni di kalangan
pekerja.
Menjadikan tugas seorang mentor lebih
pelbagai sifatnya dan dapat berkongsi
kejayaan dalam melahirkan pekerja yang
lebih cemerlang.
51. Faedah Kepada Menti
Memperoleh asas yang kukuh dalam memahami
tahap mutu kerja yang diperlukan sekarang dan
akan datang.
Memperoleh berbagai-bagai bentuk sumber
perkembangan ilmu dalam bentuk pengetahuan,
kemahiran, nilai dan lain-lain amalan murni di
tempat kerja.
Menjadi lebih proaktif dan sentiasa berusaha
untuk meningkatkan proses pembelajaran
berterusan untuk kebaikan diri sendiri.
Memperoleh kemahiran sebagai seorang menti
dalam proses mendapat dan menggunakan
pengetahuan dengan sebaik mungkin.
52. Faedah Kepada Menti (samb…)
Menerima pengetahuan dan maklumat
lain yang tidak bertulis (tacit knowledge)
tentang di sebalik falsafah, sejarah,
objektif, amalan dan budaya bagi
sesebuah organisasi.
Lebih selesa untuk berkongsi idea dan
pendapat kerana cukup arif dengan
sejarah dan falsafah organisasi yang
dianggotai.
Mendapati nilai sentuhan kemanusiaan
dan psikologi dalam pengurusan dapat
diamalkan melalui hubungan harmoni
sesama pekerja, prasangka baik, saling
bantu-membantu dan bekerja dalam satu
pasukan.
53. Impak Program Pementoran
ORGANISASI MENTOR MENTI
Meningkatkan keberkesanan
dalam mengendalikan latihan
personel
Memberi kepuasan kepada diri Meningkatkan keyakinan diri
Mengurangkan kos, masa dan
kapasiti kakitangan dalam
mengendalikan latihan personel
Kejelasan tentang visi dan
kerjaya yang dilaksanakan
Mendapat sokongan dan empati
Mengurangkan tekanan kepada
kumpulan pengurusan dan
penyelia
Memahami individu lain Menti melihat mentor sebagai
rakan dalam persekitaran yang
berbeza dari pekerjaan sebenar
Menggerakkan organisasi ke
arah pembelajaran sepanjang
hayat
Mempertingkatkan dan
memantapkan kemahiran analitis
Membantu dalam menghadapi
sesuatu isu
Membawa perspektif baru dalam
dunia kerjaya
Mewujudkan keselesaan
komunikasi dalam organisasi
Berkongsi pengalaman
Mengubah keperluan dalam
pembangunan profesional
Membentuk perancangan yang
lebih bermakna
Meningkatkan kefahaman
Meningkatkan produktiviti Memperbaiki kemahiran
komunikasi
Mendapat penghargaan dan
meningkatkan nilai positif diri
Meningkatkan persefahaman
dan komunikasi dalam
organisasi
Meningkatkan cara gaya
kepimpinan
54. Sekian Terima Kasih
Dengan pelaksanaan Program Pementoran
diharapkan
akan dapat membantu organisasi dan setiap
individu
pekerja melakukan perubahan yang positif ke
arah
kecemerlangan.
“Budi Bahasa, Budaya Kita”