Siklus pengeluaran meliputi pembelian barang dan jasa, penerimaan barang, dan pembayaran kepada pemasok. Dokumen kunci dalam siklus ini meliputi permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Kontrol internal penting meliputi otorisasi transaksi, pemisahan tugas, supervisi, catatan akuntansi, kontrol akses, dan verifikasi independen.

1. Siklus Pengeluaran, Pembelian dan Pembayaran Kas, Sistem informasi siklus
Pengeluaran
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuah Oleh :
Delvia Vamela
55518110028
MAGISTER AKUNTANSI
PROGRAM PASCASARJANA (S2)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2018

2. SIKLUS PENGELUARAN: PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam
siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk
berfungsi.Keputusan-keputusan penting:
1. Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung
2. Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik
3. Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan
4. Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga
yang optimal
5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi maupun keakuratan fungsi
logistik inbound
6. Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok
7. Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas
SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN
Kegiatan logika yang membentuk sistem pemrosesan pembelian dijelaskan dalam
langkah-langkah berikut:
1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisi kem-bali stok
persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan. Tingkat persediaan menurun
melalui penjualan langsung ke pelanggan (kegiatan siklus pendapatan) atau melalui transfer ke
proses manufaktur (kegiatan siklus konversi). Informasi kebutuhan persediaan dikirimkan ke
pemrosesan pembeli-an dan utang dagang (UD).
2. Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan
pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke pemasok maupun ke tempat pemrosesan
UD.
3. Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok.
Barang yang diterima diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko
atau gudang.

3. 4. Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan
persediaan.
5. Proses UD menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi ini dengan informasi lainnya
yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu
tertentu di masa yang akan datang, ber-gantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya.
6. Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total dalam
kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total dalam persediaan). Informasi ini
direkonsiliasikan untuk keakuratannya dan diposkan ke akun kontrol utang dagang dan
persediaan.
Tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran:
1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis
[EOQ]):
• Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan
jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. Metode-metode
pengendalian persediaan alternatif :
a. MRP (material requirement planning)
Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.
b. JIT (just in time)
Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan
maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT):
a. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
b. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara
nyata meniadakan persediaan barang jadi.
2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
a. Memutuskan apakah menerima pengiriman
b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

4. Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam
siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk
tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang
yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang
yang diterima.
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)
Menyetujui Faktur Pemasok:
a. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
b. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang
dipesan dan benar-benar diterima.
Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
a. Sistem tanpa voucher
b. Sistem Voucher
Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:
a. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau
melalui Internet
b. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt
Settlement (ERS).
Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui:
a. Kasir menyetujui faktur
b. Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.
c. Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan
memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.
KONTROL SIKLUS PENGELUARAN
Bagian ini menjelaskan kontrol internal primer dalam siklus pengeluaran sesuai dengan prosedur
kontrol yang ditetapkan dalam SAS 78.
Otorisasi Transaksi
Subsistem Pembelian.
Departemen kontrol persediaan memonitor tingkat persediaan secara kontinu. Ketika tingkat
persediaan jatuh ke titik pemesanan kembali, kontrol persediaan secara resmi mengotorisasi
pengisian kembali persediaan dengan suatu permintaan pembelian.

5. Subsistem Pengeluaran Kas.
Departemen utang dagang mengotorisasi pengeluaran kas melalui voucher pengeluaran kas.
Untuk menyediakan kontrol yang efektif terhadap arus kas dari perusahaan, petugas administrasi
pengeluaran kas tidak boleh menulis cek tanpa otorisasi eksplisit. Jurnal pengeluaran kas
(register cek) berisi nomor voucher yang mengotorisasi setiap cek karenanya menyediakan jejak
audit untuk verifikasi otentiksitas setiap cek. yang ditulis.
Pemisahan Tugas
Pemisahan Kontrol Persediaan dari Gudang.
Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utama adalah persediaan. Kontrol persediaan menjaga
catalan rinci setiap aktiva, sementara gudang diawasi. Pada titik tertentu setiap waktu, seorang
auditor hams mampu merekonsiliasi catalan persediaan dengan persediaan fisik.
Pemisahan Buku Besar Umum dan Utang Dagang dari Pengeluaran Kas.
Aktiva yangrentan terhadap kondisi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas.
Catalan yang mengontrol aktiva ini adalah buku besar pembantu utang dagang dan akun kas
dalam buku besar umum. Individu dengan tanggung jawab kombinasi untuk menulis cek,
memposkan ke akun kas, dan memelihara akun utang dagang dapat melakukan fraud terhadap
pemsahaan.
Supervisi
Area yang paling menguntungkan dari supervisi dalam siklus pengeluaran adalah departemen
penerimaan. Aktiva-aktiva dengan kuantitas besar mengalir melalui area ini menuju gudang.
Supervisi yang ketat karenanya mengurangi kesempatan dua jenis eksposur: (1) gagal memeriksa
aktiva dengan benar dan (2) pencurian aktiva.
Inspeksi Aktiva.
Ketika barang diterima dari pemasok, petugas penerimaan harus menginspeksi item-item
tersebut untuk kuantitas dan kondisinya (kerusakan, kecurian, dan lain sebagainya).
Pencurian Aktiva.
Departemen penerimaan kadang-kadang ramai dan berantakan selama periode sibuk. Dalam
lingkungan ini, persediaan yang masuk rentan terhadap pencurian sampai mereka semua
disimpan amah dalam gudang. Prosedur inspeksi yang tidak benar disertai dengan supervisi yang

6. tidak memadai dapat menciptakan situasi kondusif bagi pencurian persediaan yang sedang
diangkut.
Catatan (Record) Akuntansi
Tujuan kontrol dari catatan akuntansi adalah memelihara jejak audit yang memadai untuk
menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumbernya ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran
mempengaruhi catatan akuntansi berikut ini: buku besar pembantu utang dagang, register
voucher, register cek, dan buku besar umum. Perhatian auditor dalam siklus pengeluaran adalah
bahwa kewajiban kurang dinyatakan (understated) secara material pada laporan keuangan karena
transaksi-transaksi yang tidak dicatat.
Kontrol Akses
Akses Langsung.
Dalam siklus pengeluaran, suatu perusahaan harus mengontrol akses ke aktiva fisik seperti kas
dan persediaan. Perhatian kontrol ini pada dasarnya sama dengan siklus pendapatan. Kontrol
akses langsung meliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke areaarea yang berisi persediaan dan
kas.
Akses Tidak Langsung.
Suatu perusahaan harus membatasi akses ke dokumen-dokumen yang mengontrol aktiva
fisiknya. Misalnya, seorang individu dengan akses ke permintaan pembelian, pesanan pembelian,
dan laporan penerimaan, memiliki bahan-bahan untuk melakukan fraud transaksi pembelian. ```
Verifikasi Independen
Verifikasi Independen oleh Utang Dagang.
Departemen utang dagang berperan renting dalam verifikasi pekerjaan yang dilakukan.oleh
pihak lain dalam sistem ini. Salinan-salinan dokumen sumber kunci mengalir ke departemen ini
untuk diperiksa dan dibandingkan. Dalam hal ini meliputi:
1. Permintaan pembelian, yang menunjukkan bahwa perusahaan memerlukan persediaan dan
bahwa transaksi tersebut diotorisasi.

7. 2. Pesanan pembelian, yang menunjukkan bahwa agen pembelian hanya memerlukan
persediaan dari pemasok yang sah. Dokumen ini harus direkonsiliasikan dengan permintaan
pembelian.
3. Laporan penerimaan, yang merupakan bukti penerimaan fisik barang, kondisi mereka dan
jumlah yang diterima. Rekonsiliasi dokumen ini dengan dua doku-men sebelumnya menandakan
bahwa organisasi memiliki kewajiban yang sah.
4. Faktur pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang diperlukan untuk mencatat
kewajiban tersebut sebagai utang dagang. Petugas utang dagang memverifikasi bahwa harga
dalam faktur itu masuk akal dibandingkan dengan harga yang diharapkan dari pesanan
pembelian.
Verifikasi Independen oleh Departemen Buku Besar Umum.
Departemen buku besar umum menyediakan verifikasi independen lainnya dalam sistem
tersebut. Departemen ini menerima voucher jurnal dari kontrol persediaan, utang dagang, dan
pengeluaran kas. Dari angka-angka rangkuman ini, petugas administrasi buku besar umum
memverifikasi bahwa total kewajiban dicatat sarna dengan total persediaan yang diterima dan
bahwa total pengurangan utang dagang sama dengan total pengeluaran kas.
Implementasi Siklus Pembelian
Secara umum, prosedur yang dijelaskan di bawah dapat diterapkan pada perusahaan manufaktur
dan retail. Perbedaan besarnya terletak pada cara transaksi diotorisasi. Perusahaan-perusahaan
manufaktur membeli bahan baku untuk di-produksi. Keputusan pembeliannya diotorisasi oleh
fungsi perencanaan dan kontrol produksi. Perusahaan perdagangan membeli barang jadi untuk
dijual kembali.
Kontrol Persediaan
Perusahaan menghabiskan persediaannya dengan mentransfer bahan baku ke proses produksi
(siklus konversi) dan dengan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus pendapatan). Satu salinan
dari permintaan pembelian dikirimkan ke departemen pembelian, dan satu salinan diberikan ke
bagian utang dagang, di mana petugas administrasi UD menyimpannya dalam file penundaan
utang dagang. Petugas administrasi kontrol persediaan menyimpan salinan yang terakhir ke
dalam file permintaan pembelian terbuka.
Gambar permintaan pembelian

8. No. 89631
Hampshire Supply Co.
Permintaan Pembelian
Pemasok yang diusulkan Jones and Harper Co.
1620 North Main St
Bethlehem PA 18017
Disiapkan
Tanggal
8/15/01
DibutuhkanTanggal
9/1/01
No.
Item
KuantitasKeterangan
Harga
Unit
Jumlah
Harga
86329200 Engine Block Core Plug $1,10 $220
Disiapkan
Oleh RBJ
Disetujui
Oleh THJ
Total
Jumlah
$220,00
Akun
Pemasok 4001
Departemen Pembelian
Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, mensortir mereka menurut
pemasoknya Gika acta), dan menyiapkan pesanan pembelian (PP) majemuk untuk setiap
pemasok. Satu salinan PP dikirim ke kontrol persediaan, di mana petugas administrasinya
menyimpannya dalam file permintaan pembelian terbuka (oper purchase requsition). Satu
salinan PP dikirim ke bagian UD (Utang Dagang) untuk disimpan dalam file penundaan UD (AP
pending file). Satu salinan lagi (blind copy) dikirim ke departemen penerimaan, di mana ia
disimpan sampai persediaannya datang. Dua salinan PP diantar ke pemasok. Petugas
administrasi pembelian menyimpan salinan terakhir bersama dengan permintaan pembelian
dalam file pesanan pembelian terbuka.

9. Penerimaan
Kebanyakan perusahaan menghadapi jeda waktu (kadang-kadang signifik-an) antara waktu
menempatkan pesanan dan menerima persediaan. Selama waktu tersebut, salinan PP ditempatkan
di file sementara dalam berbagai depar-temen. Perhatikan bahwa tidak ada peristiwa ekonomi
yang muncul. Fada titik ini, per-usahaan tidak menerima persediaan dan tidak memunculkan
kewajiban keuangan. Oleh karena itu, tidak ada basis untuk membuat jurnal formal ke dalam
catatan (record) akuntansi. Namun demikian, perusahaan kadang kadang membuat jurnal memo
untuk penundaan penerimaan dan kewajiban persediaan.
Penerimaan Persediaan.
Peristiwa berikutnya dalam siklus pengeluaran adalah penerirnaan persediaan. Barimg-barang
yang diterima dari pemasok di-rekonsiliasi dengan blind copyclari PP. Blind copy terse but, tidak
berisi harga atau kuilntitas informasi tentang produk yang diterima. Tujuan dari blind copy
adalah mendesak petugas penerimaan untuk menghitung dan memeriksa persediaan untuk
menyelesaikan laporan penerimaan.
Persiapan Laporan Penerimaan.
Dalam menyelesaikan perhitungan dan inspeksi fisik, petugas administrasi penerimaan
menyiapkan laporan penerimaan majemuk yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan.
Gambar 5-6 berisi suatu contoh laporan penerimaan. Satu salinan laporan penerimaan menyertai
persediaan fisik ke ruang penyimpanan bahan baku mentah atau gudang barang jadi untuk
disimpan. Salinan lainnya dikirim ke departemem pembelian, di mana petugas administrasi
pembelian merekonsiliasinya dengan file PP terbuka. Jika pengirimannya bellar, petugas tersebut
menutup file PP terbuka dan file permintaan pembelian, PP, dan laporan penerimaan di file
pesanan pembelian tertutup (closed purchase order file). Salinan ketiga dari laporan penerimaan
dikirim ke kontrol persediaan.
Departemen Utang Dagang
Setelah mencatat kewajiban, petugas administrasi utang dagang men-transfer semua dokumen
sumber (permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke file
utang dagang terbuka. Biasanya, file ini diorganisasi menurut tanggal jatuh tempo pembayaran
untuk memastikan bahwa utang dibayar pada tanggal terakhir yang mungkin tanpa melewatkan
tanggal jatuh tempo dan diskon yang ditawarkan. Akhirnya, petugas administrasi utang dagang
merangkum-kan jurnal-jurnal dalam jurnal pembelian untuk periode tersebut (atau batch) dan
menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar umum

10. Sistem Utang Voucher
Banyak perusahaan menggunakan sistem utang voucher sebagai alternatif dari prosedur utang
dagang yang dijelaskan di atas. Di bawah sistem ini, departemen utang dagang menggunakan
voucher pengeluaran kas dan meng-adakan suatu register voucher. Ketika petugas administrasi
UD merekonsiliasi dokumen-dokumen sumber, sebelumnya ia menyiapkan voucher pengeluaran
kas.
Implementasi SIklus Pengeluaran
1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan
mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek
tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa kewajibannya dibayar, dan akun
utang dagangnya diperbarui untuk memindahkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan
rangkuman informasi ke buku besar. Informasi ini direkonsiliasi dan diposkan ke akun kontrol
kas dan utang dagang.

11. Daftar Pustaka
Kamil, Islamiah, 2014. " Modul Sistem Informasi Akuntansi." Mercu Buana. Jakarta
James A. Hall, 2001.Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Nugroho Widjajanto, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga
http://reni_dk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/43538/BAB+VIII.pdf. Jam 10.35
Ali, Hapzi. 2018. . Siklus pengeluaran, pembelian dan Sistem Informasi Pengeluaran Kas. Sistem
Informasi dan Pengendalian Internal.