1. 2 – 3 Juni 2012 Pelatihan Manajemen
Value Chain
Sebuah RS baru saja membelanjakan beberapa puluh miliar
Materi Pelatihan anggarannya untuk memberi peralatan medis. Ketika berbagai
peralatan itu datang, tidak satu pun yang kemudian digunakan
Value Chain melainkan hanya ditumpuk di gudang. Setelah ditelusuri, ternyata
sebagian peralatan memiliki spesifikasi yang tidak sesuai, sebagian
Komunikasi lagi terlalu canggih dan tenaga medis belum/tidak direncanakan untuk
dilatih menggunakannya, dan sebagian lainnya memang tidak
Rolle Game: dibutuhkan oleh para klinisi. Disisi lain, RS juga setiap tahun
Manajemen Konflik mengadakan baju pasien, padahal persediaan dari tahun-tahun
sebelumnya masih cukup banyak. Sebaliknya, Komite Keperawatan
Perencanaan membutuhkan ATK secara rutin untuk proses audit dan evaluasi mutu
Tahunan asuhan keperawatan. ATK ini tidak disediakan oleh RS, sehingga para
kepala ruang harus urunan tiap bulan agar pemantauan mutu tetap
Teamwork Game: bisa berjalan. Setelah ditelusuri lebih lanjut, ternyata perencanaan
Membangun pengadaan peralatan dan bahan habis pakai yang dibuat oleh RS
Jembatan dan sama sekali tidak melibatkan para klinisi.
Bagaimana
Memasarkannya
2. Identifikasi
Aktivitas Utama
dan Aktivitas
Pendukung
Manajer RS tersebut lupa bahwa aktivitas berbagai aktivitas ini para manajer diberi
utama sebuah RS ada pada kegiatan keterampilan komunikasi, termasuk
pelayanan. Fungsi manajemen adalah menggunakannya untuk menyelesaikan
mendukung dan memfasilitasi kegiatan- konflik.
kegiatan para klinisi. Sebagai pendukung,
manajer harus selalu berkomunikasi dengan Dengan pemahaman terhadap aktivitas
para pelaku aktivitas utama, agar dapat utama dan pendukung, dilengkapi dengan
memenuhi kebutuhan pelayanan, yang pada kemampuan komunikasi yang baik,
akhirnya akan menghasilkan nilai tambah diharapkan para manajer dapat menyusun
bagi pasien. perencanaan tahunan yang lebih sesuai
dengan kebutuhan pelayanan dan mampu
Tujuan Pelatihan menggunakan pendekatan yang tepat. Pada
saat implementasi, mereka semua harus
Pelatihan ini bertujuan untuk mengingatkan mampu bekerja sebagai tim yang solid,
kembali para manajer RS mengenai mana menggunakan sumber daya yang terbatas
yang menjadi aktivitas utama di unit kerjanya dan memiliki target waktu untuk
masing-masing dan mana yang menjadi menghasilkan output yang telah
aktivitas pendukung dalam rangka direncanakan. Peserta pelatihan diberi
menghasilkan pelayanan yang memberi nilai proyek untuk diselesaikan oleh tim.
tambah bagi pengguna. Setelah memahami
3. Pelaksanaan Pelatihan
Pelatihan ini diikuti oleh sebagian pejabat struktural RSUD Ende
ditambah dengan para kepala ruang perawatan. Pada sesi awal
diberikan materi mengenai value chain dan bagaimana menggunakan
alat ini untuk membuat RS lebih fokus pada aktivitas utamanya.
Selanjutnya, para peserta diminta untuk mengidentifikasi value chain
di unit kerja masing-masing dan menempelkannya pada bidang yang
telah disediakan. Beberapa peserta diminta untuk mempresentasikan
VC-nya dan kemudian didiskusikan bersama.
Pada sesi ini didapati bahwa ada peserta pelatihan yang selama ini
bekerja tanpa memikirkan apa sebenarnya tujuan dari pekerjaannya.
Karena tidak memahami tujuan, akhirnya pekerjaan dilakukan tidak
Tahapan Komunikasi: berdasarkan prinsip efektivitas, melainkan hanya „mengikuti arus“,
tergantung pada perintah atasan, „cari selamat“ dan sebagainya.
Pengiriman pesan
Paling tidak, kini para peserta pelatihan telah menadari bahwa
Menerima Pesan Aktivitas utama dilakukan untuk memberikan nilai pada pengguna
produk/jasa yang dihasilkan oleh unit kerja, dimana produk atau jasa
Memahami Pesan ini akan memberikan nilai tambah jika ditunjang oleh aktivitas
pendukung yang dikelola dengan baik. Para peserta bahkan kini lebih
aware terhadap siapa pengguna mereka dan apa yang diharapkan
Setuju/tidak setuju dari mereka. Lebih tinggi dari itu, bahwa seluruh unit kerja bekerja
dengan pernyataan sebagai tim RS.
pada pesan tersebut
Agar bisa bekerjasama dengan baik, salah satu keterampilan yang
harus dikuasai adalah keterampilan komunikas. Dalam prakteknya,
kemampuan ini dapat digunakan untuk menyelesaikan konflik yang
terjadi. Manajer dapat berperan sebagai mediator bagi para anggota
timnya yang terlibat konflik. Pada sesi ini peserta diberi kasus dan
memperagakan cara menyelesaikan konflik tersebut.
4. Salah satu tugas manajer adalah menyusun perencanaan setiap Hasil identifikasi
tahun untuk unit kerjanya masing-masing. Dasar untuk keywords untuk kerja
menxusun perencanaan ini yang sering kali kurang dipahami, tim:
sehingga rencana dibuat hanya dengan menaikkan angka-angka
tahun sebelumnya beberapa persen. Kedepannya para manajer Kepemimpinan
RS dituntut untuk lebih kritis dalam mengamati perubahan Komunikasi
lingkungan dan kemudian menerjemahkannya ke dalam
Pembagian tugas yang
perencanaan tahunan.
jelas
Hampir seluruh aktivitas yang dilakukan oleh manajer Mendengarkan
memerlukan kerja tim yang baik. Oleh karena itu, sesi pelatihan Fokus pada Aktivitas
ini ditutup dengan sebuah permainan yang menuntut Utama
kepemimpinan dalam tim untuk menjamin kekompakan, Manajemen Waktu
pembagian peran/tanggung jawab, manajemen sumber daya
Kreativitas & Inovasi
(termasuk waktu) dan sebagainya. Permainan ini memasukkan
unsur kompetisi agar bisa menilai tim mana yang lebih efektif. Pemimpin Informal
Controller
External networking
