Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Phòng Hành Chánh – Đại Học Y Dược Tp.Hcm.

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BÁO CÁO THỰC TẬP
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG
HÀNH CHÁNH – ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
CHUYÊN NGÀNH : Y – DƯỢC
TPHCM - 2023

MỤC LỤC
A/ TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM ..................................................1
1. Sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.......................1
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơ quan ................................................1
1.2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................2
B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG HÀNH CHÁNH - .............2
1. Tổ chức - cán bộ văn thư của cơ quan.....................................................................2
2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành. Chất
lượng và tác dụng của những văn bản đó. ...................................................................3
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư ........................................4
C/ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
PHÒNG HÀNH CHÁNH – ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM.........................................10
1. Nhận xét chung về công tác văn thư tại phòng hành chính Đại học Y Dược
TP.HCM.....................................................................................................................10
1.1. Ưu điểm...........................................................................................................10
1.2. Hạn chế............................................................................................................11
2. Kiến nghị hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Đại học Y Dược......................11
2.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản.............................................................11
2.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính......................................12
KẾT LUẬN ...................................................................................................................13
PHỤ LỤC

1
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG HÀNH CHÁNH CỦA
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
A/ TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
1. Sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơ quan
Ngày 27 tháng 10 năm 1976, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 426/TTg
về một số vấn đề cấp bách trong mạng lưới các trường đại học ở miền Nam, tổ chức lại
các trường thuộc Viện Đại học Sài Gòn, tất cả gom lại còn 8 trường, trong đó có
trường Đại Học Y Dược TP.HCM được sáp nhập bởi Y khoa, Nha khoa và Dược khoa
Đại học đường Sài Gòn). Từ quyết định này trường Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
chính thức được thành lập và trở thành tên gọi thân quen trong suốt nhiều năm vừa
qua. Từ 3 trường riêng biệt nay với quyết định sáp nhập lại, mỗi trường trở thành một
khoa.
- Đến năm 1990 lãnh đạo nhà trường đã bàn bạc và thống nhất với Bộ Y tế về việc
xây dựng Viện đại học sức khỏe. Từ đó, ngoài 3 khoa gồm; Y, Dược, Răng hàm mặt,
nhà trường đã xây dựng thêm 4 khoa mới và một bệnh viện đại học như sau:
+ Năm 1994: xây dựng khoa Khoa Học Cơ Bản, trên cơ sở sáp nhập và tổ chức lại
các bộ môn Toán, Lí, Hóa, Sinh học, Triết học Mác-Lênin, Ngoại ngữ, thể dục thể
thao, Quân sự.
+ Năm 1998: xây dựng khoa Y học cổ truyền, trên cơ sở sáp nhập bộ môn Đông y
và trường Trung học Tuệ Tĩnh 2.
+ Năm 1998: xây dựng khoa Điều dưỡng-Kỹ thuật y học trên cơ sở sáp nhập
trường Trung học Kỹ thuật Y tế TW3.
+ Năm 1999: xây dựng khoa Y tế công cộng trên cơ sở sáp nhập bộ môn Y tế công
cộng và khoa Tổ chức – Quản lý y tế của Viện vệ sinh Y tế công cộng.
+ Năm 2000: Bệnh viện Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ
sở phát triển phòng khám đa khoa của trường
- Ngày 18/6/2003, Bộ Y tế ra Quyết định số 2223/QĐ-BYT đổi tên Trường Đại
Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh thành Đại Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh trực thuộc
Bộ Y tế với chức năng, nhiệm vụ không thay đổi.
- Trường thành lập 01 Bệnh viện gồm 4 cơ sở với đầy đủ phòng khám chuyên
khoa, một trung tâm Khoa học Công Nghệ Dược, 6 đơn vị thuộc Trung tâm Y tế

2
chuyên sâu TP. Hồ Chí Minh, là những nơi áp dụng kỹ thuật cao trong điều trị và
nghiên cứu y học.
- Trường có 4 ký túc xá sinh viên-học sinh với 1.500 chỗ; Ngô Gia Tự; Nguyễn
Thái Học; Nguyễn Chí Thanh; Hoàng Văn Thụ.
1.2. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1: tổ chức của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
B/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG HÀNH CHÁNH -
1. Tổ chức - cán bộ văn thư của cơ quan
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Dựa theo Nghị định 09/2010/NĐ-

3
CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác Văn thư. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của đã
quy định, văn phòng cơ quan (hoặc phòng hành chính ở những nơi không có văn
phòng) là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này.
- Tại Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh, Tổ Văn thư trực thuộc biên chế phòng
Hành chánh Tổng hợp, nhân viên Văn thư – Lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng, Phó trưởng phòng.
- Văn phòng có 2 nhân viên Văn thư – Lưu trữ chuyên trách có trình độ trung
học và đại học chuyên ngành. Ngoài ra tại các phòng ban và các khoa còn có bộ phận
Văn thư riêng chịu trách nhiệm quản lý văn bản tại đơn vị mình và soạn thảo một số
văn bản cho Thủ trưởng.
2. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư đã được ban hành. Chất
lượng và tác dụng của những văn bản đó.
- Xuất phát từ nhiệm vụ cụ thể, Tổ Văn thư – Lưu trữ Đại học Y Dược TP. Hồ
Chí Minh đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao do áp dụng đúng những quy định của
Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ:
+ Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về
công tác văn thư.
+ Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác Văn thư.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việc
quản lý và sử dụng con dấu.
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đã ban hành văn bản số 250/QĐ-ĐHYD
ngày 04 tháng 5 năm 2009 của Hiệu trưởng quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản, thẩm quyền trình ký ban hành văn bản, văn bằng, chứng chỉ, quản lý và sử
dụng con dấu.

4
- Trong cơ quan quản lý văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc,
nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Do đó hiệu quả và chất lượng công tác
của cơ quan nói chung và của từng viên chức nói riêng có mối quan hệ chặt chẽ với
công tác văn thư. Các khâu của công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu suất công tác của cơ quan.
- Ngoài ra làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống quan liêu, giấy
tờ. Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Với phương châm nắm bắt và xử lý
thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời, đạt hiệu quả cao kết hợp với việc kiểm
tra, đôn đốc giải quyết tốt công việc liên quan đến công tác văn thư cũng như các hồ sơ
tài liệu của trường, đã từng bước đổi mới phong cách làm việc đối với cán bộ nhân
viên văn thư nói riêng và toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng nói chung.
- Ngoài việc đăng ký thông tin văn bản đi, văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản,
nhân viên văn thư còn cập nhật vào máy vi tính để giúp việc tra tìm tài liệu được
nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Mặc khác, Trưởng phòng Hành chính – Tổng
hợp trực tiếp và thường xuyên theo dõi công tác văn thư, kiểm tra, giám sát, nhắc nhở
nhân viên văn thư thực hiện tốt công tác văn thư của mình.
3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư
a). Soạn thảo, ban hành văn bản
* Bước chuẩn bị: Để soạn thảo một văn bản phải tùy theo loại văn bản và nội
dung cần soạn thảo mà chuẩn bị cho phù hợp. Quá trình chuẩn bị bao gồm các công
việc như xác định sơ bộ vấn đề, xác định tên loại văn bản, thu thập những thông tin có
liên quan, hình thành đề cương…
Ví dụ: Phòng Tổ chức cán bộ của trường cần soạn thảo một Quyết định kỷ luật
viên chức thì các bước chẩn bị; Biểu mẫu, biên bản cuộc họp, bản tường trình, bản
kiểm điểm …
* Quá trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được căn cứ vào tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Qua quá trình thực hiện các thao
tác nghiệp vụ tại nơi thực tập, cho thấy còn nhiều thiếu sót trong khâu xử lý thông tin.
Quy trình soạn thảo không đúng với quy định của Nhà nước, trong thực tế không có
khâu viết bản thảo mà văn thư tự soạn dựa theo lời gợi ý của thủ trưởng và trình ký.

5
* Duyệt bản thảo, đánh máy, trình ký và nhân bản: Sau khi soạn thảo xong,
cán bộ soạn thảo văn bản trình thủ trưởng xem xét, sửa chữa về nội dung và hình thức.
Bản thảo sau khi được duyệt (có ký tắt) trở thành bản gốc chuyển cho nhân viên văn
thư đánh máy.
- Văn bản sau khi đánh máy được trình ký chính thức. Tất cả các văn bản trước
khi trình ký đều phải có chữ ký tắt của bộ phận liên có quan, sau đó người có thẩm
quyền mới ký chính thức để bảo đảm văn bản ban hành có chất lượng, ít sai sót, nhầm
lẫn …
- Bộ phận văn thư đóng dấu, cho số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và chuyển
đến những nơi có liên quan thực hiện theo tinh thần của văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Tất cả các văn bản của nhà trường ban hành
đều đúng thẩm quyền theo qui định cuả Nhà nước, thể hiện rõ tính pháp lý và hiệu lực
thi hành.
b). Quản lý văn bản đi
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: Nếu có sai sót phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác) đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức (do bộ phận văn
thư thống nhất quản lý). Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản của cơ
quan ban hành trong một năm để lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
cho phù hợp.
* Nhân bản: Đúng số lượng và thời gian quy định.
* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): Nhân viên văn thư
tự tay đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu phải trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, con dấu phải trùm lên một phần các tờ giấy.
Đóng dấu độ khẩn mật: Đóng dấu mức độ mật (tuyệt mật, tốt mật, mật), dấu thu
hồi đối với văn bản có nội dung bí mật của Nhà
nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thử và
chuyển phát đi trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn

6
bản chỉ mức độ khẩn đều được đăng ký, trình đúng quy trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được, tất cả các văn bản chuyển đi đều có ký nhận vào sổ để theo dõi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Hình 1: Mẫu số đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi trên máy tính: Cập nhật văn bản vào cơ sở dữ liệu theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp phần mềm đó.
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bao bì thích hợp cho văn bản, trình bày bì
và viết bì thư, cho văn bản vào bì thư và dán lại, đóng dấu chỉ ký hiện mức độ quan
trọng của văn bản.
- Chuyển phát văn bản: Chuyển giao trực tiếp đến các đơn vị, cá nhân có liên
quan.Chuyển giao văn bản qua đường bưu điện, bằng máy fax, qua mạng …
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản, văn bản có dấu hiệu thu hồi phải thu hồi đúng thời hạn.
- Văn bản bị trả lại phải chuyển giao đến đơn vị hoặc cá nhân phát hành ra văn
bản. Văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho người được giao trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi:
- Mỗi văn bản phát hành lưu lại hai (02) văn bản: một bản lưu tại văn thư; một
bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc người soạn thảo. Bản lưu tại văn thư
phải là bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và có đóng dấu của trường. Trường hợp
văn bản sau này còn để nhân bản khi cần thiết thì có thể lưu chưa đóng dấu.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự của sổ đăng ký. Sau khi
kết thúc năm, nhân viên văn thư sắp xếp các văn bản đi của năm đó theo tên loại văn
bản, theo thời gian sau đó lưu trữ tại văn phòng.
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2017
Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/06/2017
Từ số 01 đến số 450
Quyển số 01

7
- Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời văn bản lưu theo quy định của pháp luật và
cơ quan, tổ chức. Văn bản lưu có đóng dấu mức độ mật phải thực hiện bảo vệ bí mật
theo đúng quy định của pháp luật.
* Nhận xét:
- Tất cả các văn bản do Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh phát hành đều theo
trình tự quản lý văn bản đi ở Mục 2 quản lý văn bản đi của Nghị định 110/2004/NĐ-
CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sổ đăng ký văn bản đi đúng
theo quy định của nhà nước.
- Quản lý văn bản đi đúng cách sẽ giảm bớt được sự sai sót về thể thức, hình thức
trình bày văn bản. Tránh được sự tùy tiện của việc giải quyết công việc, có được một
quy trình đăng ký và quản lý đúng mức.
c). Quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, bóc bì và đóng dấu công văn đến:
- Tiếp nhận và phân loại: Tất cả các công văn, thư từ do nhân viên Bưu điện hoặc
các cơ quan, tổ chức chuyển đến đều tập trung tại phận văn thư trường tiếp nhận. Khi
nhận văn bản nhân viên văn thư xem nhanh qua nơi nhận, nội dung và kiểm tra phong
bì còn nguyên vẹn, nếu có hiện tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa công
văn. Sau khi nhận đủ số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì nhân viên văn
thư tiến hành phân loại công văn thành 2 loại là công văn đăng ký vào sổ và công văn
không đăng ký vào sổ.
- Đăng ký văn bản: là tất cả những văn bản gửi cho trường, gửi cho Hiệu trưởng
hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong trường. Thư riêng, báo, tạp chí … không
phải đăng ký vào sổ mà chuyển thẳng cho cá nhân, đơn vị đó.
- Đăng ký bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu đã quy định và phân
chia cho thích hợp theo tình hình công văn của đơn vị, tổ chức đó.
Ví dụ: Dưới 2000 bản/1 năm, lập ít nhất 2 sổ (văn bản đến và văn bản mật).
Từ 2000 – 5000 bản/1 năm, lập sổ theo sự phân cấp.
Mẫu số đăng ký văn bản đến
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2017
Từ ngày 01/01/2017 đến ngày 31/06/2017
Quyển số 01

8
- Đăng ký văn bản trên máy tính: Sử dụng chương trình quản lý văn bản, hoặc tự
lập sổ trên máy tính theo cách tốt nhất của nhân viên văn thư.
- Bóc bì văn bản: Các loại công văn gửi đến nếu phải bóc bì thì công văn khẩn
bóc trước, sau đó đến công văn thường, công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên
Hiệu trưởng giải quyết, công văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể hoặc đích danh
người nhận thì không được bóc bì.
- Đóng dấu công văn đến: Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu “công văn
đến” tại văn thư, ghi rõ số và ngày đến, đối với fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu,
văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu.
* Trình và chuyển giao văn bản đến:
- Trình văn bản: Sau khi đăng ký, văn bản phải được trình cho người đứng đầu cơ
quan kịp thời xử lý, người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung công văn để chỉ đạo
giải quyết. Sau khi có sự chỉ đạo của cấp trên, văn bản được chuyển giao cho bộ phận
văn thư đăng ký và vào sổ đăng ký văn bản.
- Chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng, chặt chẽ …Lập
sổ chuyển giao văn bản đến để tiện việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giải quyết văn bản đến.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Giải quyết văn bản đến: Kịp thời, đúng thời hạn của pháp luật quy định hoặc
theo quy định của cơ quan, tổ chức. Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết phải đính kèm
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đế xuất của đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Người được giao nhiệm vụ phải
có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, các nhân có liên quan giải quyết văn bản
theo đúng thời hạn quy định. Văn bản có dấu tài liệu thu hồi, bộ phận văn thư có trách
nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại theo đúng thời hạn.
* Nhận xét:
Tất cả các văn bản đến đều được bộ phận văn thư của trường quản lý theo trình
tự quản lý văn bản đến ở Mục 1 quản lý văn bản đến của Nghị định 110/2004/NĐ-CP,
ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Sổ đăng ký văn bản đến đúng theo mẫu quy định của nhà nước sẽ góp phần bảo vệ văn
bản được tốt hơn, việc phát hành văn bản đúng lúc, kịp thời. Đăng ký, quản lý văn bản

9
có sự thống nhất, không nhầm lẫn khi đánh số và việc cập nhật, tra tìm văn bản nhanh
chóng, chính xác, công tác lưu trữ văn bản sẽ dễ dàng và tốt hơn.
d). Quản lý và sử dụng con dấu:
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đang sử dụng 02 loại con dấu, đó là:
- Dấu tròn: 02 con dấu (một dấu nổi và dấu mực đỏ)
- Dấu vuông: 07 con dấu bao gồm: dấu của các khoa. Ngoài ra còn có các loại
dấu như; dấu tên, dấu chỉ mức độ khẩn, mật …
* Cách quản lý và sử dụng con dấu:
- Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý, bảo
quản con dấu của Trường. Con dấu (dấu tròn) được lưu giữ và bảo quản tại Trường và
giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp do yêu cầu giải quyết
công việc ngoài Trường thì phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng. Nhân viên văn thư
quản lý con dấu như sau:
+ Dấu của trường do nhân viên văn thư quản lý và sử dụng theo đúng qui định
của Nhà nước và được bảo quản cẩn mật.
+ Dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của các cấp có
thẩm quyền.
+ Dấu do tự tay nhân viên văn thư đóng vào các văn bản giấy tờ của cơ quan.
+ Không đóng dấu khống chỉ và mang dấu theo người.
+ Dấu được đóng lên chữ ký và dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Khi có phục lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức của hoặc tên
phục lục.
+ Đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo qui
định của Bộ trưởng và Hiệu trưởng trường.
- Đối với các con dấu vuông: Đây là các con dấu mang tính chất nội bộ nên được
lưu giữ tại các cơ sở và các bộ phận nhằm phục vụ cho công tác hành chính hàng ngày.
đ). Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ:
- Việc tập hợp sắp xếp văn bản thành hồ sơ là một công việc tất yếu trong mỗi
cơ quan. Lập hồ sơ hiện hành tại Trường tương đối tốt giúp cho việc nâng cao năng
suất, chất lượng công tác của cán bộ, viên chức trong cơ quan. Trong quá trình giải
quyết và sau khi đã giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo

10
từng vấn đề, sự việc, phản ánh đúng chức năng của cơ quan, của từng đơn vị, giúp cho
việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
- Hàng năm Ban Giám Hiệu vẫn thường xuyên chỉ đạo cho các đơn vị lập danh
mục hồ sơ của đơn vị mình. Vì chỉ có lập danh mục hồ sơ mới trả lời được câu hỏi mỗi
năm đơn vị mình phải lập bao nhiêu hồ sơ? cụ thể là những hồ sơ nào? ai lập? Hồ sơ
nào cần nộp vào lưu trữ cơ quan?
* Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
là một trong các trường lớn trong cả nước. Vì vậy có nhiều loại tài liệu khác nhau liên
quan đến lĩnh vực đào tạo nhân lực y tế thì việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được thực hiện nghiêm túc. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các Khoa, Phòng vào Lưu
trữ trường là một chế độ bắt buộc.
Nhìn chung các tài liệu đã được lập thành hồ sơ nên việc giao nộp tài liệu vào
lưu trữ trường đã tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này.
e). Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:
Văn phòng hiện nay chưa sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp hệ thống kết
nối thông tin giữa các phòng ban và các khoa. Việc ứng dụng tin học trong công tác
văn thư tại trường chủ yếu là nhập tài liệu lưu giữ tại từng phòng ban, khoa. Tuy nhiên
Trường sẽ cố gắng để sớm đưa phần mềm này vào sử sụng để đảm bảo thông tin thông
suốt trong nội bộ, giúp cho việc chống quan liêu giấy tờ, chống lãnh phí và giảm bớt
chi phí cho Trường.
1.2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư
Văn phòng trường được trang bị tương đối hiện đại, tất cả các phòng làm việc
được trang bị bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trong phòng làm việc được trang bị một máy
điện thoại riêng và 2 máy điện nội bộ để tiện liên hệ công tác trong cơ quan và bên
ngoài. Mỗi nhân viên văn phòng đều có máy tính, máy in riêng được kết nối với mạng
nội bộ và kết nối mạng internet. Mỗi văn phòng còn được trang bị máy photocopy hiện
đại, riêng Văn phòng được ưu tiên trang bị thêm máy hút bụi, máy Fax, máy in màu,
máy scan …
C/ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI
PHÒNG HÀNH CHÁNH – ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
1. Nhận xét chung về công tác văn thư tại phòng hành chính Đại học Y Dược
TP.HCM
1.1. Ưu điểm

11
- Tất cả các văn bản đi, đến của trường đều được tập trung vào bộ phận văn thư.
Đội ngũ cán bộ văn thư có chuyên môn cao, nên việc soạn thảo, ban hành, quản lý và
giải quyết văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của Nhà nước.
- Các loại văn bản đi, đến đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản và được
lưu giữ trên máy vi tính giúp cho công tác phục vụ được nhanh chóng, kịp thời.
- Việc quản lý con dấu rất chặc chẽ và sử dụng đúng mục đích, không có tình
trạng đóng dấu chỉ khống.
- Ngoài ra, được sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo công tác văn thư được trang
bị đầy đủ các loại trang thiết bị phụ vụ tốt cho công tác văn thư. Nhìn chung công tác
văn thư đã thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ, tiếp nhận và chuyển giao công văn kịp
thời và không bị thất lạc.
1.2. Hạn chế
- Với khối lượng lớn công việc nên đôi khi việc giải quyết còn chậm trễ.
- Khối lượng tài liệu chỉ được lưu giữ tại kho của văn phòng, trường không có
kho lưu trữ cơ quan.
- Thể thức văn bản và vị trí trình bày các thành phần chưa thật chuẩn với quy
định của Nhà nước(canh lề, cở chữ, cách trình bày,…không đúng với Tiêu chuẩn).
Còn một số văn bản thiếu phần trích yếu nội dung hoặc nơi nhận.
2. Kiến nghị hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Đại học Y Dược
2.1. Bồi dưỡng kĩ năng soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc mà nhân viên văn thư trữ phải
đảm nhiệm. Khác với các doanh nghiệp khác nhân viên văn thư sẽ soạn thảo tất cả các
văn bản của trường. Ở phòng hành chánh của đại học Y Dược TP.HCM thì văn bản
thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó tự soạn thảo, nhân viên văn thư chỉ soạn thảo văn
bản cho phòng Hành chính. Tuy không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn
bản mà nhân viên văn thư phải soạn thảo đều là những văn bản quan trọng để gửi cho
các cơ quan quản lí Nhà nước, đòi hỏi kĩ thuật cao, nhân viên văn thư phải chú ý đến
thể thức của văn bản, lời lẽ trong văn bản phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng,
chính xác, mang tính thuyết phục cao sao cho tạo được những thiện cảm đầu tiên đối
với cá nhân, cơ quan nhận văn bản. Tuyệt đối không được để ra sai sót sẽ làm ảnh
hưởng đến lợi ích của công ty nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Chính vì

12
vậy để các văn bản soạn thảo có chất lượng thì khi tiến hành soạn thảo văn bản nhân
viên văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+ Đúng thể thức do Nhà nước quy định, bố cục chặt chẽ hài hoà, đầy đủ các yếu
tố cần thiết.
+ Ngôn ngữ sử dụng trong văn bản phải là ngôn ngữ chuẩn tiếng Việt, sử dụng
đúng từ ngữ, ngữ pháp, cấu trúc câu, không được sử dụng từ ngữ địa phương.
+ Nhân viên soạn thảo văn bản phải nắm bắt được những thông tin mới nhất,
những chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.
+ Phải tạo ra một văn bản khoa học, chính xác, đầy đủ về nội dung, đẹp về hình
thức và phải đảm bảo về mặt thời gian của văn bản.
Để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhân viên văn thư phải có kĩ năng
soạn thảo văn bản thật cơ bản. Vì vậy để đảm bảo được những yêu cầu trên thì nhân
viên văn thư của công ty phải:
+ Tự mình học tập, tìm hiểu, nghiên cứu trong các tài liệu, sách…
+ Nhân viên văn thư có thể vừa đi làm vừa đi học các lớp tin học buổi tối để
nâng cao khả năng sử dụng máy vi tính và nâng cao kĩ năng soạn thảo văn bản.
2.2.Nâng cao khả năng khai thác và sử dụng máy vi tính
Hiện nay cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đặt ra khẩu hiệu phải ứng
dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lí và sản xuất. Và thực tế thì các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đã trang bị cho các phòng ban, đơn vị những bộ máy vi
tính rất hiện đại. Nhưng việc sử dụng chúng như thế nào thì lại là một vấn đề khác. Tại
phòng hành chánh của đại học Y Dược TP.HCM cũng vậy phòng nào cũng được trang
bị tối thiểu là một bộ máy vi tính, do tính chất công việc nên phòng kế toán được trang
bị 6 máy cho 6 nhân viên và cũng chỉ duy nhất tại phòng kế toán là các máy vi tính
được khai thác sử dụng có hiệu quả cho công việc nhất. Còn hầu hết các phòng ban
còn lại rất ít sử dụng đến máy vi tính. Qua thời gian thực tập tại phòng hành chánh của
đại học Y Dược TP.HCM của công ty, em nhận thấy việc khai thác các tính năng và sử
dụng máy vi tính của nhân viên văn thư vẫn còn rất nhiều vấn đề bất cập. Nhân viên
văn thư chỉ sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, còn việc quản lí văn bản đến,
văn bản đi, quản lí văn bản vẫn còn làm rất thủ công. Ngoài ra khi được trang bị bộ
máy vi tính hiện đại, nhân viên chỉ được hướng dẫn sử dụng một vài thao tác đơn giản
mang tính chất phục vụ cho công việc chuyên môn của mình chứ chưa được học cách
bảo quản, lau chùi, xử lí các sự cố đơn giản trong quá trình sử dụng.

13
Từ những vấn đề trên, việc đào tạo và bồi dưỡng, nâng cao trình độ, hiểu biết
về máy vi tính cho nhân viên văn thư là vấn đề rất bức thiết cần phải thực hiện ngay.
Để làm được điều này thì trước hết bản thân nhân viên văn thư phải tự nỗ lực
học tập và tìm hiểu những kiến thức về tin học thông qua các trung tâm tin học. Phải
tự nghiên cứu cách bảo quản máy thông qua các loại sách, tạp chí công nghệ thông tin
để hạn chế trường hợp do sự hỏng hóc nhẹ của máy mà ảnh hưởng đến công việc.
Công ty cũng nên tạo điều kiện về thời gian, khuyến khích động viên tinh thần
và ủng hộ về mặt vật chất để nhân viên văn thư yên tâm bồi dưỡng, nâng cao trình độ
kích thích được sự say mê và hăng hái làm việc không chỉ của nhân viên văn thư mà
còn của cả các cán bộ nhân viên khác trong công ty .
KẾT LUẬN
Công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ những năm trở lại đây đã
trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Bởi nếu thực hiện tốt công tác tổ
chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà
cả về lâu dài. Vì công tác văn thư – lưu trữ thực chất là công tác xây dựng và quản lí
những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lí mà không có văn bản nào thay
thế được.
Công tác tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ của công ty trong thời
gian vừa qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động phòng hành chánh
của đại học Y Dược TP.HCM cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của
toàn trường. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều điểm bất cập. Trường đang
nỗ lực khắc phục những mặt tồn tại này để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của
công tác văn thư – lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển đi lên của đất nước ta.

PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018
Số: /QĐ-ĐHYD
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng
HIỆU TRƯỞNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 1863/QĐ-BYT ngày 27/5/2009 của Bộ Y tế về việc ban hành Quy
chế Tổ chức và hoạt động của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 về
việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ
sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định 39/2012/NĐ-CP ngày 27/4/2012
của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 42/2010/NĐ-Cp của
Chính phủ;
Theo đề nghị của Ông Trưởng Phòng Tổ chức – Cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời về công tác Thi đua,
Khen thưởng của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Các quy định trước
đây trái với Quy định của Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các ông, bà trưởng phòng chức năng, khoa trưởng các khoa, giám đốc bệnh
viện, trưởng các đơn vị trực thuộc và cán bộ viên chức có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG
- Như điều 3; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.

Nguyễn Hoàng Bắc
PHỤ LỤC 2
TP. HỒ CHÍ MINH
Số: /TCCB-ĐHYD
V/v hướng dẫn xét các danh hiệu
thi đua cho cá nhân, tập thể.
Kính gửi:
- Ban Chủ nhiệm các phòng, các khoa;
- Trưởng đơn vị trực thuộc.
Để đánh giá những đóng góp của cán bộ viên chức kịp thời động viên khen thưởng và
phát huy truyền thống cho năm tới; Ban Giám hiệu đề nghị Ban Chủ nhiệm các phòng, các
khoa và Trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo xét các danh hiệu thi đua cho tập thể và cá nhân
như sau:
1. Viết báo cáo
- Cá nhân viết bản tự nhận xét, đánh giá, phân loại của cán bộ hàng năm.
- Cá nhân viết bản thành tích khen thưởng ( nếu có).
- Đơn vị viết báo cáo tổng hợp.
2. Tiến hành bình xét thi đua
- Họp bình xét khen thưởng thành tích cuối năm với các hình thức khen thưởng và lập
hồ sơ theo Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng.
- Từ danh hiệu chiến sĩ thi đua cấp cơ sở và tập thể lao động xuất sắc trở lên phải viết
báo cáo thành tích.
- Năm học 2013 – 2014 là năm đầu tiên thực hiện Quy chế về Công tác Thi đua, Khen
thưởng nên có thể bình xét các danh hiệu thi đua cá nhân và tập thể chưa đăng ký thi đua.
- Quy chế thạm thời về Công tác Thi đua, Khen thưởng Bản tự nhận xét đánh giá phân
loại của cán bộ và các mẫu danh sách, bản khai thành tíhc đề nghị khen thưởng được đăng tải
trên mạng nội bộ của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh. Đề nghị các đơn vị lấy thông tin trên
theo địa chỉ: www.yds.edu.vn.
Sau khi hoàn thành, các đơn vị gửi hồ sơ về phòng Tổ chức Cán bộ từ ngày 15/8/2014
để tổng hợp và trình Hội đồng Thi đua Khen thưởng xét và báo cáo Bộ Y tế công nhận, chuẩn
y Quyết định khen thưởng.
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG

- Như trên; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.
Nguyễn Hoàng Bắc
PHỤ LỤC 3
TP. HỒ CHÍ MINH
Số: /TB-ĐHYD
THÔNG BÁO
Về việc bầu cử đại biểu Quốc hội khoá VIII
và bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân khoá VIII;
đạiđại biểu Hội đồng Nhân dân xã - thị trần nhiệm kỳ 2011 – 2016.
Để chuẩn bị cho công tác bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp diễn ra thành
công tốt đẹp, theo yêu cầu của UBND Phường 11 – Quận 5, Phòng Hành chính Tổng hợp
thông báo các Khoa triển khai đến HSSV có nguyện vọng bầu cử tại điểm bầu cử Phường 11
– Quận 5 cần thực hiện các yêu cầu sau:
Lãnh đạo các Khoa chịu trách nhiệm lập danh sách HSSV của Khoa có nguyện vọng
đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Phường 11 – Quận 5.( theo mẫu đính kèm )
Danh sách HSSV tham gia bầu cử xin gửi về Phòng Hành chính Tổng hợp trước ngày
18/3/2011, để tổng hợp báo cáo Hội đồng bầu cử Phường 11 – Quận 5.
Lưu ý:
Những HSSV đã đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Ký Túc Xá Ngô Gia Tự thì không
đăng ký trong danh sách này.
Nhà trường khuyến khích HSSV nên bầu cử tại nơi mình đã đăng ký tạm trú, tạm vắng.
Xin trân trọng cảm ơn.
Nơi nhận: TL.HIỆU TRƯỞNG
- Khoa Y, Khoa RHM; PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
- Lưu: VT.
.
Nguyễn Phúc Hậu

PHỤ LỤC 4
TP. HỒ CHÍ MINH
BIÊN BẢN
Vê việc cho mượn văn bản phục vụ công tác
xác minh văn bằng, chứng chỉ
Hôm nay, ngày 26 tháng 7 năm 2017, Phòng Hành chính Tổng hợp – Đại
học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh giao bản chính văn bản của Trường Đại học Y
Dược Tp. HCM cho ông: Vũ Thành Doanh – Trung úy – SQNV – Công An
Đồng Nai để phục vụ công tác điều tra, xác minh văn bằng, chứng chỉ, bao gồm
các văn bản sau: Công văn số: 240/YD - LLTV
Đại diện Công an Đồng Nai sẽ trao trả lại các văn bản trên cho Đại học Y
Dược Tp. HCM sau khi hoàn thành công tác điều tra, xác minh văn bằng chứng chỉ.
BÊN GIAO BÊN NHẬN
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
Nguyễn Phúc Hậu Vũ Thành Doanh

PHỤ LỤC 5
TP. HỒ CHÍ MINH
TỜ TRÌNH
Về việc sửa chữa, mua sắm trang thiết bị
Kính gửi: Ban Giám Hiệu Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.
Đội bảo vệ Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh nhiều năm qua đã có đóng góp
tích cực trong công tác bảo vệ - đảm bảo an ninh trật tự của trường.Tuy nhiên hiện
nay, cơ sở vật chất bao gồm: phòng làm việc của anh em bảo vệ sau thời gian dài sử
dụng đã xuống cấp, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo vệ nhiều năm liền chưa
được sửa chữa, duy tu.
Nhằm đảm bảo tốt cho việc triển khai các nhiệm vụ của nhà trường trong công
tác bảo vệ trong thời gian tới, đội bảo vệ kính trình Ban Giám Hiệu xem xét, chấp
thuận cho sửa chữa, mua sắm thêm các thiết bị sau:
1. Sửa chữa
- Nhà bảo vệ
- Phòng vệ sinh
- Hồ nước
2. Mua mới
- 01 tủ gỗ đựng trang thiết bị
- 04 ghế ngồi
Đội bảo vệ kính mong được sự quan tâm, chấp thuận của Ban Giám Hiệu.
Trân trọng cảm ơn.
DUYỆT
BAN GIÁM HIỆU ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI BẢO VỆ

PHỤ LỤC 6
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
NĂM: 2018
Từ ngày 01/01/2018 đến ngày 30/06/2018
Từ số 001 đến số
Quyển số: 01

PHỤ LỤC 7
Ngày đến
Số VB
đến
Tác giả Số và ký hiệu
Ngày tháng
văn bản
Tên loại và trích yếu
nội dung
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký
nh
ận
06/01/2017 01
Nguyễn Tiến
Dũng
2028/CV-
ĐHTV
30-12/2011
V/v xác nhận điểm thi
tuyển sinh CĐ, ĐH
chính quy năm 2011.
Phòng Quản
lý Đào tạo.
10/01/2017 18
Đoàn Hữu
Đủ
8519/BYT-
TCCB
29/12/2011
V/v báo cáo danh sách
trợ cấp tết Nguyên đán
Nhâm Thìn.
Phòng Tổ
chức Cán bộ.
12/3/2017 123
Trần Thị
Oanh
1132/BYT-
K2ĐT
06/3/2017.
V/v thực hiện chế độ
báo cáo thống kê cơ sở
về KHCN.
Phòng
Nghiên cứu
Khoa học
& Công
nghệ.
09/4/2017 199
Nguyễn
Ngọc Tuấn
08/GM-BYT 03/4/2017
V/v hội nghị triển khai
văn bản QPPL và Tập
huấn quy trình YHCT.
Khoa Y học
Cổ truyền.
07/6/2017 350 Lê Tấn Dũng 66/SNV-ĐT 04/6/2017
V/v đề nghị hợp tác đào
tạo Sau Đại học.
PGS.TS.Châ
u Ngọc Hoa

PHỤ LỤC 8
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 2018
Từ ngày 01/01/2018 đến ngày 30/06/2018
Quyển số: 01

PHỤ LỤC 9
Ngày tháng
của văn
bản
Số và
ký hiệu VB
Tên loại và trích
yếu nội dung
Người
ký
Nơi nhận
Đơn vị
hoặc người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
03/01/2017 1193/ĐHYD-HC
Thông báo nghỉ tết
Nhâm Thìn 2017.
Nguyễn
Phúc
Hậu
Các phòng,
các khoa,
đơn vị trực
thuộc.
Văn thư. 20
13/3/2017
137/ĐHYD-
HTQT
V/v gửi sinh viên
nước ngoài đến
thực tập.
Nguyễn
Hoàng
Bắc
Bệnh viện
Chợ Rẫy, cá
nhân.
Văn thư,
phòng Hợp
tác Quốc tế
04
16/4/2017 239/QĐ-ĐHYD
Quyết định về việc
chọn chọn đơn vị
cung cấp hàng hoá:
hoá chất thực tập.
Nguyễn
Hoàng
Bắc
Phòng Quản
trị Giá tài &
XDCB, Cty
TNHH
Bách Khoa
Văn thư,
phòng
Phòng
Quản trị
Giá tài &
XDCB
04
18/4/2017
254/ĐHYD-
RHM
V/v điều chỉnh nội
dung và kế hoạch
mua sắm vật liệu
của đề tài
Đỗ Văn
Dũng
Bộ Khoa
học & Công
nghệ
Văn thư,
Khoa Răng
Hàm Mặt
02
324/5/2017
345/ĐHYD-HC
V/v phúc đáp công
văn của ĐH Quốc
tế Hồng Bàng
Lê Quan
Nghiệm
ĐH Quốc tế
Hồng Bàng
Văn thư. 01

PHỤ LỤC 10
TP. HỒ CHÍ MINH
DANH MỤC HỒ SƠ
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
NĂM 2018
Số và
ký
hiệu
hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ
Thời hạn
bảo quản
Người lập
hồ sơ
Năm
bảo
quản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5)
PHÒNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
01-NC
Kế hoạch báo cáo công tác
quý về khoa học công nghệ
năm 2017.
5 năm Hoàng Thị Phương 2018
02-NC
Hồ sơ trình đề tài nghiên
cứu khoa học cấp cơ sở năm
2017
20 năm Hoàng Thị Phương 2018
03-NC
Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ
thuật, quy trình công nghệ
cấp Nhà nước 2017.
Vĩnh viễn Nguyễn Bảo Châu 2018
04-NC
Hồ sơ các bài báo cáo khoa
học chuyên đề tại hội nghị
khoa học lần thứ 22 (năm
2017)
20 năm Nguyễn Bảo Châu 2018
PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
05-TC
Hồ sơ nâng lương của cán
bộ viên chức năm 2017
20 năm Lê Thị Hồng Phước 2018
06-TC Hồ sơ về việc Thi đua khen Vĩnh viễn Lê Thị Hồng Phước 2018

thưởng năm 2017
07-TC
Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu
tổ chức thi tuyển viên chức
năm 2017
5 năm Trần Thị Ngọc Hiền 2018
PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
08-HC
Hồ sơ hội nghị cán bộ viên
chức năm 2017
Vĩnh viễn Lý Hoàng dung 2018
09-HC
Hồ sơ báo cáo tổng kết năm
học, năm 2017
Vĩnh viễn Đoàn Chính Linh 2018
10-HC
Hồ sơ kế hoạch, báo cáo
công tác của các đơn vị trực
thuộc năm 2017
10 năm Đoàn Chính Linh 2018
Bản danh mục hồ sơ này gồm có 10 hồ sơ bao gồm:
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: 04
Hồ sơ bảo quản 20 năm: 03
DUYỆT
HIỆU TRƯỞNG

Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Phòng Hành Chánh – Đại Học Y Dược Tp.Hcm.

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Phòng Hành Chánh – Đại Học Y Dược Tp.Hcm.

Similar to Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Phòng Hành Chánh – Đại Học Y Dược Tp.Hcm. (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Hoạt Động Công Tác Văn Thư Tại Phòng Hành Chánh – Đại Học Y Dược Tp.Hcm.