Sebuah pekerjaan besar dimulai dari program yang terencana dengan baik

1. MENYUSUN PROGRAM KERJA YANG EFEKTIF
MENUJU MANAJEMEN BERBASIS MADRASAH DAN TRANSFORMASI DIGITAL
WINDHA TUNGGARA
WAKIL KEPALA MADRASAH BIDANG HUBUNGAN MASYARAKAT

2. APA ITU PROGRAM KERJA?
• Program kerja atau disebut juga agenda kegiatan adalah sebuah rencana kegiatan
organisasi yang disusun untuk jangka waktu tertentu dan telah disepakati oleh seluruh
pengurus organisasi.
• Program kerja juga tersusun sedemikian rupa agar menguntungkan untuk organisasi:
1. Menentukan sebuah tim kerja dan menentukan bidang-bidang yang Anda butuhkan,
2. Menentukan garis-garis besar dan tata cara pelaksanaan program kerja dari tiap-tiap
bidang,
3. Mengalokasikan sumber daya, dan
4. Mengontrol jalannya pelaksanaan.

3. BAGAIMANA MENYUSUN PROGRAM KERJA EFEKTIF?
#1 Tentukan Tujuan dengan Jelas
#2 Tuliskan dan Ukur Tujuan
#3 Tentukan Tenggat Waktu
#4 Buat Daftar Seluruh Tindakan yang Bisa Anda
Lakukan untuk Mencapai Tujuan
#5 Kombinasikan 4 Langkah tadi dalam Sebuah Program
Kerja (Buat dalam bentuk matrik)

4. MENGANTISIPASI KEGAGALAN DALAM PENYUSUNAN
PROGRAM KERJA
1. Research and Listening (Penelitian dan
Mendengarkan)
2. Planning and Decision Making (Perencanaan
dan Pengambilan Keputusan)
3. Communication and Action (Komunikasi dan
Tindakan)
4. Evaluation (Evaluasi)

5. HAL-HAL PENTING DALAM MENYUSUN
PROGRAM KERJA
#1 Planning
1. Buatlah analisis SWOT untuk mengetahui kondisi
organisasi dengan jelas.
2. Tentukan waktu, yaitu kapan kegiatan sebaiknya
terlaksana, dan
3. Siapa yang akan bertanggung jawab untuk
melaksanakan setiap tugas. Dengan kata lain, Anda
lakukan pembagian tugas dan jabarkan job
description masing-masing.
4. Buatlah program kerja yang merupakan hasil evaluasi
dan modifikasi dari program kerja sebelumnya agar
hasilnya juga lebih baik.

6. #2 Organizing and Staffing
• Sesuai dengan fungsi manajemen, langkah
selanjutnya adalah mengorganisasikan dan
pembagian kerja.
• Hal ini bisa dilakukan dengan musyawarah kerja
atau rapat kerja, di mana Anda bahas seluruh
pembagian tugas serta target kerja yang ingin
dicapai.
• Jangan lupa untuk selalu membuat prioritas kerja,
sehingga tujuan yang lebih penting dapat Anda
kerjakan lebih dahulu.

7. #3 Evaluate
• Setelah merealisasikan tujuan, kini saatnya menilai apakah
program kerja yang direncanakan telah sesuai dengan apa
yang dilaksanakan.
• Langkah ini disebut juga evaluasi.
• Secara umum, evaluasi dilakukan melalui 3 tahapan
berikut:
1. Evaluasi pada tahap perencanaan
2. Evaluasi pada tahap pelaksanaan
3. Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan

8. PENGUKURAN HASIL KERJA
• #1 Kesesuaian Dengan Perencanaan
• #2 Partisipasi dari Sasaran Kegiatan
• #3 Efektivitas Pelaksana Kegiatan
• #4 Hasil atau Manfaat dari Kegiatan

9. 80/20 RULE DAN 20/80 RULE
• 80/20 Rule
20% aktivitas Anda menghasilkan 80% hasil.
• 20/80 Rule
Menghabiskan 20% dari waktu pertama untuk membuat rencana dan menyusunnya dengan
terarah akan setara dengan 80% waktu Anda dalam bertindak demi mencapai tujuan tersebut.
Priority dan Sequence
Priority atau prioritas adalah membedakan
mana yang penting dan tidak terlalu penting,
sedangkan sequence adalah urutan bagaimana
Anda bertindak.

10. ANALISIS SWOT
Strengths/Kekuatan
1. Apa keunggulan kompetitif kita?
2. Sumber daya apa yang kita miliki?
3. Produk apa yang berkinerja baik?
Weaknesses/Kelemahan
1. Di mana kita bisa meningkatkan?
2. Produk apa yang berkinerja buruk?
3. Di mana kita kekurangan sumber daya?
Opportunities/Peluang
1. Teknologi baru apa yang bisa kita gunakan?
2. Bisakah kami memperluas operasi kami?
3. Segmen baru apa yang bisa kita uji?
Threats/Ancaman
1. Peraturan apa yang berubah?
2. Apa yang dilakukan pesaing?
3. Bagaimana tren konsumen berubah?

11. ANALISIS SWOT
BIDANG 1/2/3/4/5/6/7/8
No S W O T
1
2
3
4
5

12. CONTOH PROGRAM KERJA
NO NAMA PROKER DESKRIPSI TUJUAN
WAKTU DAN
TEMPAT
SASARAN BIAYA KET.
1. Absen Membuat daftar nama
untuk kehadiran
pengurus OSIS MAN 4
Sukabumi di setiap
event, rapat maupun
kegiatan lainnya yang
dijalankan selama 1
tahun masa bakti
Menjadi arsip dan
sebagai acuan untuk
nilai rapor bagian
ekstrakurikuler
pengurus OSIS MAN 4
Sukabumi
Menyesuaikan
menggunakan
platform yang
mendukung
Pengurus OSIS MAN 4
Sukabumi
Kas OSIS
MAN 4
Sukabumi
3. Ekspedisi Surat Pendataan pengantar
surat, baik surat masuk
maupun surat keluar
Mendata surat masuk
dan/atau keluar
kepada pihak
organisasi sebagai
bahan laporan bahwa
surat telah dikirm
Menyesuaikan
menggunakan
platform yang
mendukung
Sekretaris OSIS MAN 4
Sukabumi dan pihak
yang bersangkutan
Kas OSIS
MAN 4
3. dst …. …. ….
Bidang 1 OSIS MAN 4
Sukabumi
…. ….

13. SUKSES DENGAN PROGRAM KERJA YANG EFEKTIF
DAN BERDAMPAK
• Jangan pernah berpikir bahwa sukses itu mustahil. Kegagalan hanya
sebagian kecil dari kesuksesan. Jika Anda gagal, review dan evaluasi
program kerja Anda, lalu buatlah program kerja baru yang lebih baik.
• Hanya dengan membuat program kerja, Anda sudah selangkah lebih
maju daripada orang lain, dan sudah selangkah lebih dekat dengan
KESUKSESAN.

14. TERIMA KASIH
SALAM SUKSES
WASSALAMUALAIKUM….