Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Similar to OPTIMASI PROSES
Similar to OPTIMASI PROSES (20)
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
OPTIMASI PROSES
- 1. 1 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya makalah ini. Dalam penyusunan makalah ini tentu banyak pihak yang memberikan sumbangsi berupa dukungan moral ataupun materil, untuk itu dengan penuh kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada: 1. Ibu Rismayani, S.Kom., MT, selaku dosen mata kuliah Informasi dan Proses Bisnis kami, yang banyak memberikan materi pendukung, masukan, dan bimbingan kepada penulis 2. Sahabat-sahabat kami yang memberi kami dukungan dan semangat selama mengerjakan makalah ini .
- 2. 2 3. Orang tua kami yang telah memberikan restu dan doa serta dukungan moril maupun materil. Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, Untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi makalah agar menjadi lebih baik lagi. Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, Kami yakin masih banyak kekurangan dalam makalah ini, Oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang sifatbnya membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Makassar, 02 Juni 2017 Penulis
- 3. 3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR……………………….1 DAFTAR ISI…………………………………3 BAB I Dokumentasi Proses…………………4 BAB II Identifikasi Proses Bisnis…………..30 BAB III Relationship Mapping……………..39 BAB IV Flowchart…………………………..56 BAB V Penutup………………………………73 DAFTAR PUSTAKA………………………...78
- 4. 4 BAB I DOKUMENTASI PROSES Agar dapat melakukan peningkatan perlu diketahui kondisi saat ini lebih dulu. Dokumentasi proses adalah aktifitas yang dilakukan untuk mengetahui kondisi saat ini. Ini merupakan langkah pertama usaha peningkatan. Hal penting yang harus diingat adalah tujuan dari dokumentasi proses adalah mendokumentasi proses yang dilakukan saat ini (as is) bukan bagaimana seharusnya proses tersebut dilakukan (to be). Dalam dokumentasi proses ada kegiatan mengidentifikasi proses bisnis. Terdapat dua cara untuk melakukan ini:
- 5. 5 Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan. Usaha ini didasarkan pada pedoman sertifikasi ISO-9000. Memetakan elemen-elemen berikut secara terurut: 1. Strategi organisasi - dibuat oleh stakeholder 2. Stakeholder - orang, organisasi, atau institusi yang dipengaruhi oleh atau memiliki kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya 3. Ekspetasi - harapan dari stakeholder terhadap produk atau jasa yang dihasilkan organisasi 4. Proses bisnis - proses bisnis yang membuat, mendukung, dan
- 6. 6 memungkinkan produk atau jasa tersebut diproduksi Model deming memiliki 4 tahapan : PLAN, DO, CHECK dan ACT PDCA adalah singkatan dari PLAN, DO, CHECK dan ACT yaitu siklus peningkatan proses (Process Improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya. Konsep siklus PDCA (Plan, Do, Check dan Act) ini pertama kali diperkenalkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming.
- 7. 7 1. P (Plan = Rencanakan) Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem. Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan
- 8. 8 yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi. Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan. Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah. 1. D (Do = Kerjakan) Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda
- 9. 9 pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak.. Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba). Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan. 2. C (Check = Evaluasi) Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan. Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya.
- 10. 10 Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi. Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan- kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas. Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan. 3. A (Act = Menindaklanjuti) Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau
- 11. 11 belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya. Dokumentasi ada 2 : a. Dokumentasi proses. Dokumen-dokumen ini merekam proses pengembangan dan maintenance. Rencana-rencana, jadwal-jadwal, dokumen kualitas proses, standar organisasi dan standar proses merupakan dokumentasi proses. Dokumentasi proses dibuat agar pengembangan suatu sistem/software dapat dimanajemen dengan baik. Ada beberapa kategori dokumentasi proses : 1. Perencanaan, perkiraan dan penjadwalan. Merupakan dokumen yang dibuat oleh manajer yang digunakan untuk
- 12. 12 memprediksi dan mengontrol proses software. 2. Laporan/Reports . Merupakan dokumen yang mencatat bagaimana sumber dayasumber daya digunakan selama proses pengembangan. 3. Standar. Dokumen-dokumen ini menentukan bagaimana seharusnya suatu proses diimplementasikan. Ada berbagai macam standar mulai dalam lingkup organisasi, nasional bahkan internasional. 4. Lembar kerja/working paper. Sering kali merupakan dokumen komunikasi teknis utama dalam suatu proyek. Mereka merekam ide-ide dan pikiran-pikiran para engineer yang bekerja dalam proyek, yang merupakan dokumentasi produk versi sementara yang menjelaskan strategi
- 13. 13 pengimplementasian dan penentuan masalah yang telah diidentifikasi. Seringkali dokumen ini mencatat alasan- alasan pemilihan suatu keputusan dalam desain. 5. Memo dan surat/pesan elektronik. Dokumen yang merekam rincian komunikasi seharihari antara manajer dan development engineer. b.Dokumentasi produk. Dokumentasi ini menggambarkan produk yang sedang dikembangkan. Dokumentasi sistem menjelaskan produk dari sudut pandang teknis dalam mengembangkan dan memelihara sistem. Dokumentasi user menyediakan penjelasan produk yang berorientasi pada user. Dokumentasi produk
- 14. 14 digunakan setelah sistem atau software selesai atau operasional tetapi juga dapat berguna bagi manajemen proses pengembangan sistem, dalam kasus perbaikan atau revisi suatu sistem/software. Dokumentasi produk melingkupi user documentation yang memberitahu pengguna bagaimana cara mengoperasikan produk software, dansystem documentation yang utamanya diperuntukkan bagi teknisi maintenance. Model Pendokumentasian merupakan cara menggunakan dokumentasi dalam penerapan proses asuhan. Ada beberapa model pendokumentasian yaitu model pendokumentasian secara POR (Problem Oriented Record), SOR (Source Oriented Record), CBE (Charting By Exception) 1. POR (PROBLEM ORIENTED RECORD)
- 15. 15 Suatu model pendokumentasian sistem pelayanan kesehatan yang berorientasi pada masalah klien, dapat menggunakan multi disiplin dengan mengaplikasikan pendekatan pemecahan masalah, mengarahkan ide-ide dan pikiran anggota tim. Pendekatan ini pertama kali dikenalkan oleh dr. Lawrence Weed dari Amerika Serikat. Dalam format aslinya pendekatan berorientasi masalah ini dibuat untuk memudahkan pendokumentasian dengan catatan perkembangan yang terintegrasi, dengan sistem ini semua petugas kesehatan mencatat observasinya dari suatu daftar masalah. Keuntungan dan Kerugian dalam Penggunaan POR a. Keuntungan 1. Pencatatan sistem ini berfokus atau lebih menekankan pada masalah klien
- 16. 16 dan proses penyelesaian masalah dari pada tugas dokumentasi. 2. Pencatatan tentang kontinuitas atau kesinambungan dari asuhan kebidanan. 3. Evaluasi masalah dan pemecahan masalah didokumentasikan dengan jelas, susunan data mencerminkan masalah khusus. Data disusun berdasarkan masalah yang spesifik. Keduanya ini memperlihatkan penggunaan logika untuk pengkajian dan proses yang digunakan dalam pengobatan pasien. 4. Daftar masalah, setiap judul dan nomor merupakan “checklist“ untuk diagnosa kebidanan dan untuk masalah klien. Daftar masalah tersebut membantu mengingatkan bidan untuk masalah-
- 17. 17 masalah yang meminta perhatian khusus . 5. Daftar masalah bertindak sebagai daftar isi dan mempermudah pencarian data dalam proses asuhan. 6. Masalah yang membutuhkan intervensi (yang teridentifikasi dalam data dasar) dibicarakan dalam rencana asuhan. b. Kerugian 1. Penekanan pada hanya berdasarkan masalah, penyakit, ketidakmampuan dan ketidakstabilan dapat mengakibatkan pada pendekatan pengobatan dan tindakan yang negatif. 2. Sistem ini sulit digunakan apabila daftar tidak dimulai atau tidak secara terus menerus diperbaharui dan
- 18. 18 konsensus mengenai masalah belum disetujui, atau tidak ada batas waktu untuk evaluasi dan strategi untuk follow up belum disepakati atau terpelihara. 3. Kemungkinan adanya kesulitan jika daftar masalah dilakukan tindakan atau timbulnya masalah yang baru. 4. Dapat menimbulkan kebingungan jika setiap hal harus masuk dalam daftar masalah. 5. SOAPIER dapat menimbulkan pengulangan yang tidak perlu, jika sering adanya target evaluasi dan tujuan perkembangan klien sangat lambat.
- 19. 19 6. Perawatan yang rutin mungkin diabaikan dalam pencatatan jika flowsheet untuk pencatatan tidak tersedia. 7. P (dalam SOAP) mungkin terjadi duplikasi dengan rencana tindakan. 8. Tidak ada kepastian mengenai perubahan pencatatan distatus pasien, kejadian yang tidak diharapkan misalnya pasien jatuh, ketidakpuasan mungkin tidak lengkap pencatatannya. Dalam praktek catatan serupa mungkin tidak tertulis, bila tidak hubungannya dengan catatan sebelumnya. 9. Kadang-kadang membingungkan kapan pencatatan dan tanggung jawab untuk follow up.
- 20. 20 2. SOR (SOURCE ORIENTED RECORD) Suatu model pendokumentasian sistem pelayanan kesehatan yang berorientasi pada sumber informasi. Model ini menempatkan catatan atas dasar disiplin orang atau sumber yang mengelola pencatatan. Dokumentasi dibuat dengan cara setiap anggota tim kesehatan membuat catatan sendiri dari hasil observasi. Kemudian, semua hasil dokumentasi dikumpulkan jadi satu. Sehingga masing-masing anggota tim kesehatan melaksanakan kegiatan sendiri tanpa tergantung anggota timkesehatan yang lain. Misalnya, kumpulan dokumentasi yang bersumber dari dokter, bidan, perawat, fisioterapi, ahli gizi, dan lain-lain. Dokter menggunakan lembar untuk mencatat instruksi, lembaran riwayat penyakit dan perkembangan penyakit. Bidanmenggunakan catatan kebidanan, begitu pula disiplin lain mempunyai catatan masing-masing.
- 21. 21 Keuntungan dan Kerugian Penggunaan SOR a. Keuntungan : 1. Menyajikan data yang secara berurutan dan mudah diidentifikasi 2. Memudahkan perawat untuk cesara bebas bagaimana informasi akan dicatat. 3. Format Dapat menyederhanakan proses pencatatan masalah, kejadian, perubahan intervensi dan respon klien atau hasil. b.Kerugian : 1. Potensial terjadinya pengumpulan data yang terfragmentasi, karena tidak berdasarkan urutan waktu.
- 22. 22 2. Kadang-kadang mengalami kesulitan untuk mencari data sebelumhya, tanpa harus mengulang pada awal. 3. Superficial pencatatan tanpa data yang jelas. Memerlukan pengkajian data dari beberapa sumber untuk menentukan masalah dan tindakan kepada klien. 4. Memerlukan pengkajian data dari beberapa sumber untuk menentukan masalah dan tindakan kepada klien. 5. Waktu pemberian asuhan memerlukan waktu yang banyak. 6. Data yang berurutan mungkin menyulitkan dalam interpretasi/analisa. 7. Perlkembangan klien sulit di monitor. 3. CBE (CHARTING BY EXCEPTION )
- 23. 23 Charting by exception adalah sistem dokumentasi yang hanya mencatat secara naratif dari hasil atau penemuan yang menyimpang dari keadaan normal atau standar. Keuntungan dan Kerugian metode pendokumentasian CBE (CHARTING BY EXCEPTION ) a. Keuntungan : 1. Tersusunnya standar minimal untuk pengkajian dan intervensi. 2. Data yang tidak normal nampak jelas. 3. Data yang tidak normal secara mudah ditandai dan dipahami. 4. Data normal atau respon yang diharapkan tidak mengganggu informasi lain.
- 24. 24 5. Menghemat waktu karena catatan rutin dan observasi tidak perlu dituliskan. 6. Pencatatan dan duplikasi dapat dikurangi. 7. Data klien dapat dicatat pada format klien secepatnya. 8. Informasi terbaru dapat diletakkan pada tempat tidur klien. 9. Jumlah halaman lebih sedikit digunakan dalam dokumentasi. 10. Rencana tindakan keperawatan disimpan sebagai catatan yang permanen. b. Kerugian : 1. Pencatatan secara narasi sangat singkat. Sangat tergantung pada checklist.
- 25. 25 2. Kemungkinan ada pencatatan yang masih kosong atau tidak ada. 3. Pencatatan rutin sering diabaikan. 4. Adanya pencatatan kejadian yang tidak semuanya didokumentasikan. 5. Tidak mengakomodasikan pencatatan disiplin ilmu lain. 6. Dokumentasi proses keperawatan tidak selalu berhubungan dengan adanya suatu kejadian. Kapan dokumentasi proses dilakukan : Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada dua saat yang berbeda: 1. Satu per satu terkait dengan proyek yang melibatkan proses tertentu
- 26. 26 2. Keseluruhan di awal “Improvement journey” yang bersifat umum Dokumentasi Proses Menunggu Proyek Peningkatan a. Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut. b.Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai: c. Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan setiap langkah d.Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap proses yang berdampingan e. Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses tersebut
- 27. 27 f. Pendekatan ini sesuai untuk: Perusahaan yang kekurangan sumber daya Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat Identifikasi proses bisnis : 1. Membuat daftar seluruh proses bisnis yang ada di perusahaan berdasarkan sertifikasi ISO-9000 2. Memetakan urutan elemen berikut : Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk ole Stakeholder Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentu terhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memilikiEkspektasi terhadap
- 28. 28 produk/servis yang diberikan organisasi melalui Proses bisnis yang membuat, mendukung dan memungkinkan produksi produk/servis ini Identifikasi Kebutuhan Untuk Proses Bisnis 1. Wawancara peserta proses kunci bisnis Tanyakan apakah yang mereka lakukan, dan mengapa mereka melakukannya.Pastikan informasi dan input lain apakah yang dibutuhkan untuk melakukan setiap pekerjaan. Identifikasi sumber dari tiap output. Identifikasi output pada tiap pekerjaan, siapakah penerimanya dan mengapa mereka membutuhkan apa yang mereka terima. 2. Mengadakan sesi wawancara kelompok dan brainstorming
- 29. 29 Gunakan sesi kelompok untuk mengesahkan dan menyaring infirmasi yang telah Anda terima setelah Anda mengumpulkan informasi awal tentang proses melalui wawancara one-on-one. Ini adalah cara yang baik untuk menghilangkan miskonsepsi dari tiap individual didalam proses. 3. Ringkaskan infromasi yang telah Anda terima dan distribusikan informasi tersebut pada peserta proses bisnis.Ringkasan tersebut seharusnya termasuk kedalam partisipan yang telah Anda wawancaran dan yang tidak Anda wawancarai. Mintalah feedback.
- 30. 30 BAB II IDENTIFIKASI PROSES BISNIS Ketika menggambar proses model untuk satu proses dan dianalisis satu proses, ini memberikan pemahaman awal untuk karakteristik proses. Namun, hal ini menyederhanakan realitas yang harus dihadapi. Faktanya adalah bahwa sebagian besar perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan proses. Karena proyek proses engineering jelas dapat menjadi sangat kompleks, maka perlu untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Diperlukan sebuah pedoman tentang bagaimana melakukan prioritas terhadap proses yang akan dianalisa. Jadi, bagaimana seharusnya proyek proses engineering harus dimulai? Untuk membantu memahami ‘proses identifikasi’, sejumlah pertanyaan dan skenario akan
- 31. 31 mengikuti dan membimbing langkah demi langkah sepanjang siklus hidup proses bisnis. Pertanyaan Pikirkan tentang perusahaan Anda saat ini, atau perusahaan yang Anda ketahui. Proses apa yang akan menjadi titik awal yang baik untuk sebuah proyek proses engineering? Kriteria apa yang akan Anda terapkan? Jawaban Tiga kriteria menentukan proses dengan prioritas tertinggi. Tujuan atau objective dari sebagian besar perusahaan adalah untuk memaksimalkan keuntungan, yaitu, membandingkan antara pendapatan dan biaya. Berdasar pada pedoman ini, maka proses yang terpenting adalah proses yang memberikan kontribusi yang signifikan terhadap pendapatan
- 32. 32 perusahaan. Manajer pemasaran akan menggambarkan mereka sebagai ‘cash cows’. Selain itu, proses yang dianggap penting adalah proses yang memiliki ciri sebagai proses yang ‘cost intesive’. Meskipun tidak selalu mudah untuk mengukur hasil moneter dari sebuah proses, biasanya kita dapat mengidentifikasi value-/cost-driving proses berdasarkan pada pengetahuan tentang fokus dan prioritas dari perusahaan. Asumsinya adalah bahwa setiap keberhasilan dari sebuah proses engineering akan memberikan peningkatan pendapatan dan / atau mengurangi biaya dari proses tersebut. Selain dilihat dari hasil moneter murni, tingkat keterlibatan pelanggan (degree of customer involvement) dalam sebuah proses dapat menjadi kriteria dan seleksi penting. Semakin
- 33. 33 banyak interface dengan pelanggan, maka proses tersebut dapat dibilang sebagai proses yang penting. Namun, $ -values atau orientasi pelanggan adalah bukan satu-satunya kriteria yang dianggap terpenting. Sebuah proyek proses engineering memiliki tujuan untuk menganalisis dan mengatur kembali proses. Sebuah proses mungkin dianggap sebagai proses ‘cash cows’, tetapi pada saat yang sama proses tersebut adalah proses yang sangat terorganisasi dengan baik. Maka, tidak ada alasan untuk menyelidiki atau melakukan analisis lebih lanjut, jika proses sudah efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan kriteria lebih lanjut untuk menangkap kebutuhan untuk dari reorganisasi. Dengan kata lain, proses
- 34. 34 cenderung menjadi calon proses yang dipilih dalam sebuah proyek proses engineering jika saat ini proses tersebut memiliki kelemahan dan kita berpandapangan bahwa kinerjanya dapat ditingkatkan. Sekali lagi, ini tidak memerlukan analisis mendalam. Manajer biasanya dapat menilai langsung proses dengan masalah terbesar. Analisis ini dapat didasarkan pada waktu pemrosesan, jumlah aplikasi IT yang terlibat, peningkatan jumlah keluhan pelanggan atau karyawan yang tidak puas. Kedua kriteria dapat diringkas dalam matriks yang menunjukkan fokus yang diperlukan.
- 35. 35 Setelah mencoba untuk mengukur pendapatan dan biaya yang berkaitan dengan suatu proses dan memperkirakan kebutuhan untuk reorganisasi, mungkin masih ada lebih dari satu proses yang tersisa yang harus diseleksi. Kriteria seleksi akhir adalah kemungkinan reorganisasi atau re-engineering yang sukses dari sebuah proses. Sebuah proses mungkin memiliki kelemahan, bukan karena tidak ada yang pernah mencoba untuk melihat dan memperbaikinya, tetapi karena terlalu sulit untuk mendapatkan solusi improvement yang tepat untuk proses tersebut. Jika proyek proses engineering dimulai dengan proses penting tetapi menantang, akan dihadapkan dengan resiko yang sangat besar. Jika proyek ini tidak berhasil, para anggota tim proyek dan organisasi akan kehilangan kepercayaan
- 36. 36 diri dalam proses engineering. Singkatnya, pada awal proyek, harus dipilih proses yang tepat dan dengan rasio keberhasilan yang tinggi bila dilakukan re-engineering. Pemilihan proses penting juga dapat didasarkan pada daftar yang komprehensif dari semua proses yang ada, dan termasuk skor atau urutan mengenai kontribusi proses tersebut dalam menentukan keuntungan perusahaan, kinerja saat ini dan kemungkinan proyek desain ulang yang sukses. Sebuah pembobotan dapat diberikan kepada masing- masing dari tiga kriteria dengan nilai keseluruhan peringkat dalam rangka untuk mengidentifikasi proses yang paling penting. Pendekatan ini dikenal sebagai ‘Scoring
- 37. 37 Model’ tetapi sering dianggap terlalu rumit untuk tujuan proses engineering. Pendekatan yang lebih efektif lainnya adalah dengan melakukan diskusi dengan manajer yang memiliki pengalaman komprehensif dan memilih proses yang paling relevan secara kolaboratif. Pilihan ini juga harus mencakup faktor-faktor seperti sikap terhadap perubahan yang akan dihadapi oleh anggota dari organisasi/perusahaan tersebut, atau adanya proyek-proyek lain yang dapat mempengaruhi proses tersebut. Ini jelas bukan masalah kecil. Fakta bahwa line manajer enggan untuk berinovasi adalah salah satu faktor yang paling penting yang mempengaruhi keberhasilan proyek proses engineering.
- 38. 38 Setelah tahap pertama selesai dilakukan yaitu pemilihan proses yang akan masuk dalam proyek proses engineering, menjadi sangat penting untuk mengkomunikasikan gagasan orientasi proses pada perusahaan. Semua anggota proyek harus memahami keuntungan dari orientasi proses, dan juga menyadari kendala yang mungkin akan dihadapi. Setelah organisasi/perusahaan sudah ‘process aware’, proyek proses engineering dapat dimulai dengan penjelasan tentang proses-proses yang dipilih. Contoh kasus: Identifikasi permasalahan dalam proses penggajian di STT Telematika dilakukan dengan metode analisa akar masalah dan digambarkan dengan diagram sebab akibat/fishbone.
- 39. 39 BAB III RELATIONSHIP MAPPING Pemetaan proses adalah visualisasi dari rangkaian seluruh aktivitas dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mengurangi produk defect, mereduksi biaya, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan
- 40. 40 nilai tambah, meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran performansi. Proses secara sederhana dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas yang merubah input menjadi output yang bernilai tambah. Sebagai contoh sebuah meja adalah ouput yang bernilai tambah karena dapat dia pakai untuk berbagai kepentingan mulai dari meletakkan barang, menulis, untuk rapat, dll. Meja sebagai output yang bernilai tambah dihasilkan melalui suatu proses pembuatan meja, yang dimulai dari pohon sebagai input bahan baku, ditebang, dibelah menjadi papan, diukur sesuai dengan design, dipotong sesuai ukuran, dihaluskan, diberiwarna, dan dirangkai sehingga menjadi satu meja yang utuh. Serangkaian kegiatan yang dilakukan tersebut disebut dengan proses.
- 41. 41 Dalam organisasi satu rangkaian input-process- output yang satu bersambung kepada rangkaian input-process-output yang lainnya sehingga membentuk bisnis proses. Gambar berikut menunjukkan interaksi antar proses yang terjadi dalam satu organisasi; Gambar Interaksi Proses yang Membentuk Proses Bisnis Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan hierarki proses, yang akan menjelaskan mengenai proses dan komponen-
- 42. 42 komponen yang membangunnya (David Hoyle, 1998) Gambar Hierarki Proses Keterangan: Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah keluaran dari supplier, memberi nilai tambah, dan menjadikannya keluaran bagi customer.
- 43. 43 Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process. Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major process terlalu kompleks. Task merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Task adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan. Aktivitas merupakan bagian terkecil dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu task. Dalam pemetaan proses dapat kita mulai dengan menggambarkan seluruh aktifitas yang terjadi dalam suatu organisasi menjadi kelompok besar aktivitas yang kita sebut sebagai peta proses bisnis. Dari peta proses bisnis ini kemudian dapat
- 44. 44 didetailkan menjadi sub peta proses bisnis dan kemudian menjadi SOP dan intruksi kerja seperti yang dijelaskan dalam gambar berikut ini Gambar Sistematika Peta ProsesBisnis Perlu diingat dokumen SOP adalah dokumen yang mengatur tata cara bagaimana suatu proses diselesaikan dengan tuntas dalam memberikan nilai tambah terhadap outputnya. Maka suatu dokumen SOP berisikan norma dan kriteria yang menjelaskan bagaimana, siapa, dan hasil apa yang diwujudkan dalam rangkaian aktifitas tersebut yang melibatkan lintas fungsi dalam organisasi. Oleh karena itu
- 45. 45 sebelum menuliskan SOP, ada baiknya kita menggambarkan peta lintas fungsi (cross functional map). Cross functional map merupakan peta yang menggambarkan hubungan antar fungsi dengan urutan aktivitas dalam menyelesaikan proses tertentu. Untuk dapat memastikan siapa saja pelaku yang terlibat dalam satu kelompok proses perlu diidentifikasikan lebih dahulu dalam peta hubungan (relationship map). RelationshipMap merupakan peta yang menggambarkan hubungan masukan-keluaran (supplier - customer) antar bagian di dalam sebuah organisasi, baik itu antar fungsi, departemen, atau divisi. Informasi yang didapat dari Relationship Map antara lain:
- 46. 46 Apa yang dihasilkan oleh organisasi terkait (produk dan service). Bagaimana alur pekerjaan yang melewati batasan fungsional (pekerjaan lintas fungsi) Hubungan supplier-customer baik internal maupun eksternal yang digunakan untuk menyediakan atau menerima produk dan layanan. Secara utuh, peta proses yang lengkap dapat dijelaskan seperti gambar dibawah ini;
- 47. 47 Gambar Peta Proses yang Lengkap Keterangan: Business Process Map - Sub Business Process Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan proses. Relationship Map merupakan hubungan keterkaitan antara proses dengan pelaku.
- 48. 48 Cross Functional Map merupakan hubungan keterkaitan antara pelaku dengan aktifitas. Dengan demikian, penyusunan SOP memerlukan pemetaan proses atau business process mapping dimana hal tersebut merupakan visualisasi dari suatu organisasi, yang mendemonstrasikan bagaimana pekerjaan di dalam organisasi tersebut dilakukan, sehingga menjadikan pekerjaan tergambar dengan jelas/eksplisit (Robert Damelio, 1996). Dengan pemetaan proses sebuah organisasi memiliki dokumentasi mengenai pekerjaan yang dilakukan, sehingga memungkinkan untuk menganalisa pekerjaan yang telah dilakukan bagi peningkatan kepuasan pelanggan melalui identifikasi terhadap pengurangan waktu proses, mereduksi tahapan proses yang tidak menghasilkan nilai tambah,
- 49. 49 meningkatkan produktivitas, dan memudahkan pengukuran kinerja. Penggunaan peta proses lainnya antara lain: Sebagai alat evaluasi atau alternatif untuk mengorganisasikan sumber daya manusia dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi. Untuk mengidentifikasikan peluang improvement. Untuk melakukan evaluasi dan memperketat pengukuran kinerja. Untuk dapat membangun pemetaan proses yang representatif, maka diperlukan metodologi yang sistematis dan terstruktur untuk mempermudah pemahaman dan pengembangan proses yang akan dipetakan. Berikut ini merupakan kerangka pengembangan proses, yang akan menjelaskan
- 50. 50 mengenai proses dan komponen-komponen yang membangunnya Gambar Kerangka Pengembangan Proses Keterangan: Proses merupakan rangkaian aktivitas logis yang saling berhubungan dan berkesinambungan dalam mengolah input, memberikan nilai tambah,dan menjadikannya output. Sub proses adalah bagian dari proses yang memiliki tujuan spesifik dalam mendukung major process.
- 51. 51 Sub proses merupakan bagian dari proses, bila major processterlalu kompleks. Tugas merupakan gabungan aktivitas yang ditujukan untuk tujuan minor dalam sebuah organisasi. Tugas adalah pekerjaan di dalam work process yang harus dilakukan. Aktivitas merupakan langkah-langkah detail dari pekerjaan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Simbol-simbol Relationship Mapping 1. Entity (rectangler) Entity adalah suatu objek yang dapat dibedakan atau dapat diidentifikasikan secara unik dengan objek lainnya,dimana semua informasi yang berkaitan dengannya dikumpulkan.Kumpulkan dari
- 52. 52 entity yang sejenis dinamakan Entity Set. Yang biasa dilambangkan dengan simbol: Gambar 1.1 Entity 2. Relationship (diamond) Relationship adalah hubungan yang terjadi antara satu entity dengan entity lainnya.Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik atau konseptual kecuali yang sejenis dinamakan dengan Relationship Diagram. Yang biasa dilambangkan dengan simbol:
- 53. 53 Gambar 1.2 Relatinship 3. Atribut (oval) Atribut adalah karakteristik dari entity atau relationship yang menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut. Yang biasa dilambangkan dengan simbol: Gambar 1.3 Atribut
- 54. 54 4. Garis (line) Digunakan untuk menghubungkan entity dengan relasi/hubungan, maupun entity dengan atribut.Yang biasa dilambangkan dengan simbol: Gambar 1.4 Garis
- 55. 55 Contoh kasus:
- 56. 56 BAB IV FLOWCHART Flowchart dikembangkan oleh Herman Goldstine dan John von Neumann di tahun 1940-an, sebagai representasi grafis dari keputusan dan hasil keputusan dipetakan dalam bentuk individu. Flowchart menggunakan simbol yang berbeda yang berisi informasi tentang langkah-langkah atau urutan kejadian. Masing-masing dari simbol-simbol ini terkait dengan panah untuk menggambarkan arah aliran proses. Bagan alur (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan hasil (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan
- 57. 57 alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pengertian flowchart dapat disimpulkan sebagai sebuah metodologi yang digunakan untuk menganalisis, meningkatkan, dokumen dan mengelola proses atau program.Flowchart merupakan cara penyajian dari suatu algoritma. Flowchart membantu untuk: 1. Untuk menerangkan logika suatu program 2. Pemahaman hubungan antara langkah- langkah proses yang berbeda 3. Mengumpulkan data tentang proses tertentu 4. Membantu dengan pengambilan keputusan 5. Mengukur kinerja proses 6. Menggambarkan struktur proses 7. Mempermudah dalam pelacakan kesalahan aliran proses
- 58. 58 8. Menyoroti langkah-langkah penting dan menghilangkan langkah-langkah yang tidak perlu Pedoman dalam menggambar suatu bagan alir, analis sistem atau pemrograman sebagai berikut; 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukan dengan jelas. 3. Harus ditunjukan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan,
- 59. 59 misalnya;“persiapkan” dokumen “hitung” gaji. 5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalm urutan yang semestinya. 6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ketempat lain harus ditunjukan dengan jelas menggunakan symbol penghubung. 7. Gunakanlah symbol-simbol bagan alir yang standar.
- 60. 60 Simbol-simbol Flowchart Pada pengertian flowchart di atas, flowchart terbentuk dari simbol-simbol yang mewakili setiap fungsinya untuk mempresentasikan sebuah alur. Simbol flowchart yang berbeda juga memiliki arti yang berbeda, namun beberapa simbol umum yang digunakan pada flowchart adalah sebagai berikut :
- 61. 61 1. Terminator (start terminator, end terminator) : Berbentuk oval sebagai diagram alur yang menunjukkan awal atau akhir proses. 2. Proses (process) : Berbentuk persegi panjang bentuk diagram alur, yang menunjukkan langkah alur proses yang berjalan 3. Keputusan (decision) : Berbentuk berlian, yang menunjukkan bentuk indikasi dari aliran proses yang bercabang 4. Konektor (A) : Bentuk lingkaran pada diagram alir yang digunakan untuk menunjukkan lonjakan aliran proses 5. Data : Sebuah jajaran genjang yang menunjukkan input data atau output (I / O) dalamproses.
- 62. 62 6. Dokumen (document) : Digunakan untuk menunjukkan dokumen atau laporan Simbol-Simbol Flowchart yang umum digunakan Simbol-simbol flowchart yang digunakan Gilbreth kurang dikenal secara umum. Ini mungkin karena meluasnya penggunaan Microsoft Office, yang mana Microsoft Office merujuk simbol-simbol dasar flowchart kepada simbol-simbol flowchart untuk pengolahan data (data processing). Sejauh yang saya tahu simbol- simbol ini sama persis dengan template yang digunakan IBM pada 1960-an untuk simbol flowchart pengolahan data. Berikut bentuk simbol-simbol tersebut:
- 63. 63 Simbol-simbol yang diperlihatkan di atas adalah sebagian standar simbol-simbol yang disepakati dan banyak digunakan dibeberapa belahan dunia, mungkin saja organisasi atau perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar simbol sendiri, hal yang terpenting kita harus menyepakati simbol yang digunakan agar tidak terjadi konflik saat dikomunikasikan. Kegunaan Flowchart Pada awalnya, flowchart digunakan oleh para insinyur industri sebagai sebuah struktur proses kerja, seperti manufaktur perakitan. Saat ini, flowchart telah digunakan untuk berbagai keperluan di bidang manufaktur, arsitektur, teknik, bisnis, teknologi, pendidikan, ilmu pengetahuan, kedokteran, pemerintahan, administrasi dan disiplin ilmu lainnya.
- 64. 64 1. Perencanaan Proyek Baru Salah satu penggunaan umum dari flowchart adalah untuk memetakan proyek baru, terutama yang bersifat teknis atau membutuhkan beberapa desain struktur lain. Insinyur dan desainer perangkat lunak sering menggunakan diagram alur untuk tujuan ini. Berpikir tentang bagaimana proses akan bekerja menggunakan flowchart dapat menghemat banyak waktu dalam desain. 2. Desain Sistem atau Program Menggunakan flowchart memungkinkan desainer untuk memikirkan banyak masalah yang kompleks di muka. Karena banyak sistem atau program memerlukan langkah-demi-langkah prosedur, sehingga menggunakan diagram alur adalah cara yang logis untuk memikirkan langkah- langkah tersebut. Jenis proses desain dapat jelas
- 65. 65 dipikirkan dan disampaikan kepada orang lain melalui penggunaan flowchart. 3. Dokumen Proses untuk Alasan Eksternal Bisnis sering memiliki persyaratan eksternal untuk dokumentasi proses dan flowchart dapat berguna untuk tujuan ini. Dari standar pelaporan untuk mematuhi peraturan pemerintah, menggunakan flowchart bisa jauh lebih efisien daripada menghasilkan narasi tertulis. Standar pelaporan untuk mematuhi peraturan kerja, dapat menggunakan flowchart yang bisa jauh lebih efisien daripada menghasilkan narasi tertulis. 4. Dokumen Proses untuk Alasan internal Penggunaan diagram alur, untuk lebih memahami bagaimana proses bisnis kerja menawarkan banyak keuntungan untuk organisasi:
- 66. 66 1. Fleksibilitas – karyawan baru ataupun yang sudah ada dapat segera mempelajari cara yang tepat untuk melakukan pekerjaan apa pun. 2. Kualitas – Jika semua orang di tim melakukan pekerjaan dengan cara yang sama setiap kali, hasilnya dapat diprediksi dan konsisten. 3. Visibilitas – Manajemen dapat melihat persis bagaimana setiap pekerjaan yang dimaksudkan untuk dilkerjakan 4. Perbaikan proses: Kita dapat memperbaiki cara organisasi, jika kita tahu bagaimana cara tersebut dilakukan sekarang. 5. Pemecahan Masalah Salah satu alasan, mengapa sering digunakan flowchart dalam pembuatan program atau desain jaringan komputer adalah bahwa flowchart dapat menawarkan sumber yang baik untuk pemecahan masalah. Hal ini juga sebagai cara yang bagus, jika
- 67. 67 digunakan untuk pelanggan, untuk menunjukkan cara pemecahan masalah yang bersifat umum. karena pendekatan visual akan leboh mudah diikuti, ketika disajikan dengan benar. Jenis-Jenis Flowchart Flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu : 1. Flowchart Sistem (System Flowchart) 2. Flowchart Paperwork / Flowchart Dokumen (Document Flowchart) 3. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart) 4. Flowchart Program (Program Flowchart) 5. Flowchart Proses (Process Flowchart) 1. FLOWCHART SISTEM Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan
- 68. 68 menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator). 2. FLOWCHART PAPERWORK / FLOWCHART DOKUMEN Flowchart Paperwork menelusuri alur dari
- 69. 69 data yang ditulis melalui sistem. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen. Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. 3. FLOWCHART SKEMATIK Flowchart Skematik mirip dengan Flowchart Sistem yang menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini bukan hanya menggunakan simbol-simbol flowchart standar, tetapi juga menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form- form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem.
- 70. 70 Flowchart Skematik digunakan sebagai alat komunikasi antara analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol-simbol flowchart yang konvensional. Pemakaian gambar sebagai ganti dari simbol-simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengerti flowchart. Gambar-gambar ini mengurangi kemungkinan salah pengertian tentang sistem, hal ini disebabkan oleh ketidak-mengertian tentang simbol- simbol yang digunakan. Gambar-gambar juga memudahkan pengamat untuk mengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh analis, sehingga hasilnya lebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian. 4. FLOWCHART PROGRAM Flowchart Program dihasilkan dari
- 71. 71 Flowchart Sistem. Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedursesungguhnya dilaksanakan. Flowchart ini menunjukkan setiap langkah program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi. Programmer menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan instruksi dari program komputer. Analis Sistem menggunakan flowchart program untuk menggambarkan urutan tugas-tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi. 5. FLOWCHART PROSES contoh kasus:
- 72. 72
- 73. 73 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Analisa atau analisis adalah kajian yang dilaksanakan terhadap sebuah bahasa guna meneliti struktur bahasa tersebut secara mendalam. Sedangkan pada kegiatan laboratorium, kata analisa atau analisis dapat juga berarti kegiatan yang dilakukan di laboratorium untuk memeriksa kandungan suatu zat dalam cuplikan.Menurut kamus besar bahasa bahasa indonesia analisa atau analisis adalah penyelidikan thd suatu peristiwa (karangan, perbuatan, dsb) untuk mengetahui keadaan yg sebenarnya (sebab-musabab, duduk perkaranya, dsb). Dari berbagai pengertian tersebut dapat kita beri kesimpulan bahwa analisa adalah suatu kegiatan mengkaji,meneliti, atau mengamati sesuatu yang
- 74. 74 bertujuan untuk memahami dan memperdalam sesuatu berdasarkan keadaan yang sebenarnya. Menurut kamus besar bahasa indonesia proses adalah runtunan perubahan (peristiwa) dalam perkembangan sesuatu.Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu,ruang keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Dari pengertian diatas dapat kita memberikan kesimpulan bahwa proses adalah suatu urutan kegiatan atau kejadian yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain yang terjadi dengan sendirinya atau direncanakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau permasalahan dan atau untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk
- 75. 75 mendapatkan laba. Secara etimologi, bisnis berarti keadaan dimana seseorang atau sekelompok orang sibuk melakukan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan. Namun tidak semua bisnis mengejar keuntungan seperti ini, misalnya bisnis koperatif yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan semua anggotanya atau institusi pemerintah yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan rakyat. Model bisnis seperti ini kontras dengan sistem sosialistik, dimana bisnis besar kebanyakan dimiliki oleh pemerintah, masyarakat umum, atau serikat pekerja. Dari berbagai definisi diatas kita dapat menyimpulkan bahwa bisnis adalah suatu kegiatan atau usaha yang dilakukan seseorang ataupun sekelompok orang yang bertujuan untuk mencari keuntungan ataupun untuk meningkatkan kesejahteraan semua anggotanya.
- 76. 76 Dari berbagai definisi-definisi tersebut diatas dapat kita menyimpulkan bahwa analisa proses bisnis adalah suatu kegiatan mengkaji, meneliti, atau mengamati suatu urutan dari kegiatan bisnis yang saling terkait satu sama lain dan telah direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yaitu memperoleh keuntungan atau kesejahteraan bagi anggotanya pada bisnis kooperatif ataupun kesejahteraan masyarakat luas pada bisnis sosialis.
- 77. 77 B. Saran Dari makalah yang telah disusun, maka dapat diberikan saran, antaralain : 1. Perlu penelitian lebih lanjut. 2. Perlu informasi tamabahan yang lebih mendetail tentang Informasi Dan Proses Bisnis. 3. Perlu bimbingan lebih agar penulis dapat membuat makalah yang sempurna