2. TUJUAN PEMBEKALAN
IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN
•Membekali peserta untuk dapat melakukan
konsolidasi persiapan melaksanakan proyek
perubahan (start up proyek).
•Membekali peserta dengan beberapa tips apa
saja yang perlu diperhatikan dalam
pelaksanaan proyek perubahan.
•Membekali peserta dengan saran tentang
muatan isi laporan pelaksanaan proyek
perubahan.
3. APA DASAR PELAKSANAAN
PROYEK PERUBAHAN?
•Dokumen RANCANGAN Proyek Perubahan Hasil seminar
I yang telah diperbaiki sesuai masukan saran yang
diberikan pada saat seminar.
•Dukungan mentor dan stakeholder yang perlu terus
diusahakan.
•Konsolidasi dan Kesiapan Tim Efektif untuk mulai
bekerja.
•Ketersediaan dan kesiapan sumberdaya yang diperlukan.
•Kemampuan kepemimpinan manajerial proses
perubahan yang dimiliki sang pemimpin.
4. APA ITU
START-UP PROYEK
Definisi: Suatu event khusus yang
dilaksanakan sebagai tanda dimulainya
pelaksanaan proyek.
Tujuan : Untuk mendeklarasikan kepada
para pihak terkait terutama tim efektif
untuk mulai start bekerja termasuk
memastikan ketersediaan sumber daya
yang akan digunakan untuk
menjalankan proyek perubahan.
5. APA YANG DIHASILKAN PADA
ACARA START-UP PROYEK
•RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN YANG TELAH DIPERBAIKI
DAN MERUPAKAN DOKUMEN KERJA YANG DISEPAKATI BERSAMA
SEBAGAI DASAR TIM EFEKTIF BEKERJA.
6. KEMAMPUAN KEPEMIMPINAN MANAGERIAL
APA YANG DIMAKSUD KEMAMPUAN
KEPEMIMPINAN MANAJERIAL DALAM
PROSES PERUBAHAN BAGI SEORANG
PEMIMPIN ?........
Catatan: Kemampuan manajerial
sebagai unsur utama penilaian
peserta pada pelaksanaan
Laboratorium Kepemimpinan.
7. KEMAMPUAN KEPEMIMPINAN MANAJERIAL
Kemampuan mempengaruhi orang untuk
mencari dukungan (Teknik mempengaruhi
dikuasai).
Kemampuan membentuk Timwork yang efektif.
Kemampuan mendayagunakan sumberdaya
secara efektif dan efisien.
Kemampuan menciptakan sistem pengendalian
yang efektif.
Kemampuan menciptakan suasana organisasi
yang kondusif selama proses BERJALANNYA
suatu perubahan.
8. BAGAIMANA MELAKSANAKAN
KONSOLIDASI TIM EFEKTIF?
Konsolidasi Tim efektif merupakan pengerahan dan
pendaya gunaan seluruh kekuatan sumberdaya Tim
Efektif.
Pengerahan Kekuatan Sumber daya didasarkan pada
ketersediaan dan kesiapan guna melaksanakan seluruh
kegiatan proyek perubahan beserta seluruh beban
kerjanya.
APA SYARAT UNTUK DAPAT MENGERAHKAN
DAN MENDAYA GUNAKAN TIMWORKS?
(komitmen)
9. BAGAIMANA MELAKSANAKAN
KONSOLIDASI TIM EFEKTIF (LANJUTAN)
•PENGATURAN Sumberdaya Tim Berdasarkan
mekanisme kerja Tim yang telah disepakati .
(Bagaimana cara menyepakatinya?)
•AKUNTABILITAS PENDAYAGUNAAN Sumberdaya Tim
mengikuti pembagian kerja dan aturan yang berlaku.
•Pemimpin dan anggota Tim efektif diambil dari
stakeholder yang berkaitan langsung dengan PP.
10. SYARAT KERJA SAMA
TIMWORK YANG EFEKTIF
Sama –sama mempunyai hak:
Bagaimana anggota Timwork berkata tidak kepada
pemimpin ? Dan bagaimana sebaliknya?
Bagaimana suara anggota tim bisa didengar pada
dialog yang konstruktif.
Bagaimana hak prerogative pemimpin digunakan ?
Apabila terjadi kegagalan atas hasil
kesepakatan,bagaimana menyelesaikannya.
11. SYARAT KERJA SAMA
TIMWORK YANG EFEKTIF
Adanya kesepakatan dan komitmen
bersama ttg tujuan:
Apa maksud kerjasama ini ?
Mengapa kerjasama diperlukan ?
Siapa yang akan memimpin
kerjasama ?
Bagaimana menyelesaikannya ?
12. SYARAT KERJA SAMA
TIMWORK YANG EFEKTIF
Akuntabilitas Bersama:
Semua akuntabel terhadap outcome.
DISEPAKATI Bersama Bagaimana
bentuk Akuntabilitas ?
•Kejujuran dan Intergritas.
Apa wujud dalam sikap perilaku dan
mekanismenya ?
Kebijakan dan Tatalaksana yang
bagaimana yang perlu dijalankan ?
13. AKUNTABILITAS
Setiap anggota Tim mempunyai
akuntabilitas terhadap hasil artinya:
Setiap anggota Tim mengerti
mengapa kita melakukannya.
Setiap anggota Tim mengerti apa
yang kita Lakukan.
Akuntabilitas setiap anggota Tim
sesuai kewenangan masing-masing
yang telah disetujui bersama.
14. BAGAIMANA MENYUSUN ANTISIPASI
POTENSI KENDALA
•Berdasarkan rencana pentahapan
(milestone) dijabarkan kedalam
kegiatan-kegiatan utama.
•Indikasikan kendala yang mungkin ada
pada pelaksanaan kegiatan-kegiatan
utama.
•Yang dimaksud kendala disini adalah
sesuatu yang dapat menghambat proses
pelaksanaan proyek perubahan
15. KENDALA & STRATEGI
PENYELESAIAN
Identifikasi kendala utama:
Petakan kendala- kendala utama pada
kegiatan mana dan siapa yang berwenang
menanganinya.
Perhitungkan dampak kendala dari segi
urgensi dan keseriusan penanganan.
Klasifikasikan kendala dari segi tingkat
kesulitan penanganan, kebutuhan waktu
penanganan serta biaya yang diperlukan.
16. KENDALA DAN STRATEGI
PENYELESAIAN
Strategi Penyelesaian
Konsolidasi Tim work (stakeholder terkait)
Identifikasi kapasitas anggota Tim work
dalam usaha mengatasi kendala.
Sepakati target waktu dan mekanisme
penyelesaian kendala.
Focus penanganan pada kendala utama yang
paling urgen dan berdampak langsung pada
pencapaian tujuan
Apabila diperlukan dilakukan penundaan
pada kegiatan pendukung.
17. IMPLEMENTASI PROYEK
PERUBAHAN
(BREAKTHROUGH II)
•Tujuan: Menerapkan dan menguji
kapasitas kepemimpinan manajerial
peserta dalam mengeksekusi proyek
perubahan dengan memakai dokumen
rancangan proyek perubahan sebagai
acuan.
• Laboratorium Kepemimpinan
(Breakthrough II) dilaksanakan dalam
waktu 60 Hari (sesuai agenda
pembelajaran).
18. SIAPA YANG TERLIBAT ?
•Peserta bersama semua pihak
yang tertulis dalam Struktur
organisasi pelaksanaan proyek
perubahan .
•Mentor / atasan langsung
•Coach
19. APA YANG PERLU DIPERHATIKAN
?
•Fokus pada area perubahan yang telah
disepakati
•Pentahapan kegiatan yang telah
direncanakan (independen vs pre-
requisite)
•Out put dan Outcome yang telah
dirumuskan
•Sinergi Stakeholders & komunikasi dan
bagaimana tim bekerja.
•Ketersediaan dan Pengaturan Sumberdaya
20. PERAN & TUGAS MENTOR
SELAMA MASA BREAKTHROUGH II
•Sebagai pembimbing dan pengawas
peserta dalam pelaksanaan proyek
perubahan;
•Memberikan dukungan kepada peserta
dalam mendayagunakan seluruh potensi
sumberdaya yang diperlukan dalam
melakukan implementasi proyek
perubahan;
•Memberikan bimbingan kepada peserta
dalam mengatasi kendala yang muncul
selama proses implementasi berlangsung;
•berperan sebagai inspirator bagi
21. TUGAS PESERTA
SELAMA BREAKTHROUGH II
•Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan
yang telah dirancang dalam dokumen
pelaksanaan proyek perubahan dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang
dimiliki;
•Mengambil inisiatif dalam dialog dengan
mentor dan coach.
•Melaporkan progress implementasi proyek
perubahan kepada coach minimal satu
minggu sekali (setiap hari Kamis);
•Mengacu rumusan milestones dalam
rancangan proyek sebagai dasar pencapaian
sasaran perubahan;
22. TUGAS PESERTA
•Menggerakkan seluruh elemen
stakeholders terkait (internal &
eksternal);
•Mengembangkan instrumen monitoring
dan melakukan perekaman terhadap
setiap progress yang dihasilkan;
•Menyusun laporan proyek perubahan ke
dalam sebuah deskripsi utuh mulai dari
proses penyusunan rancangan proyek
sampai dengan hasil/capaian dari
implementasi proyek perubahan
23. TUGAS COACH
SELAMA BREAKTHROUGH II
Melakukan monitoring secara regular terhadap
kegiatan peserta selama tahap Laboratorum
Kepemimpinan melalui media teknologi informasi
(IT);
Memberikan feedback terhadap laporan progress
implementasi proyek perubahan yang disampaikan
peserta bimbingan minimal seminggu sekali (setiap
hari jum’at);
Memberikan bantuan bila peserta mengalami
permasalahan selama tahapan Laboratorium
24. TUGAS COACH
•Melakukan komunikasi dengan
mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Laboratorium
Kepemimpinan;
•Mengembangkan instrumen
monitoring dan perekaman
terhadap progress yang dilaporkan
oleh peserta bimbingan.
•Menginformasikan progress yang
25. MUATAN DAN ISI LAPORAN AKHIR PROYEK
PERUBAHAN
1. Latar belakang
• Deskripsi kondisi Umum (burning
platform- PC)
• Rasional pemilihan/penetapan area
perubahan (dukungan fakta & data)
• Keterkaitan area perubahan dengan isu
strategi kebijakan organisasi
2. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan
3. Ruang Lingkup proyek perubahan
4. Out put dan Outcome proyek perubahan
5. Organisasi Tata laksana.
26. LAPORAN AKHIR PROYEK PERUBAHAN
6. Deskripsi Hasil Pelaksanaan Proyek
perubahan:
• Persandingan antara Rancangan dengan
Hasil Pelaksanaan setiap tahapan kegiatan
• Catatan Hasil Pelaksanaan Tim work dalam
mengatasi kendala.
• Laporan akuntabilitas penggunaan sumber
daya (optional)
• Laporan monitoring pelaksanaan proyek
perubahan sebagai unsur pengendalian.
27. LAPORAN AKHIR PROYEK PERUBAHAN
7. Penutup : Kesimpulan & Rekomendasi
8. Lampiran-lampiran pendukung
• Dokumen sebagai produk setiap tahapan proyek perubahan.
• Foto kegiatan, notulen rapat, SK dll
28. STATUS & POSISI PEMBELAJARAN PROYEK
PERUBAHAN INSTANSIONAL
PROYEK PROPOSAL
CONFIRM.
INDIKASI
STAKEHOLDER UTAMA.
•TAHAP
TAKING
OWNERSHIP
INOVASI
BENCHMARKING.
MEMBANGUN TIM
MERANCANG PROYEK PERUBAHAN
SEMINAR
•PEMBELAJARAN
DIKELAS.(SEKARA
NG)
TAHAP LABORATORIUM
KEPEMIMPINAN: FINAL
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
(hasil seminar).TIMWORK BEKERJA.
31. MANAJEMEN PELAKSANAAN
IDENTIFIKASI KEGIATAN SIAPA MENGERJAKAN
APA
Daftar seluruh tahapan kegiatan .
Klasifikasikan seluruh kegiatan :utama vs pendukung ;
berkaitan vs independence ; kegiatan yang saling
ketergantungan (berurutan).
Identifikasikan kewenangan masing masing
stakeholder termasuk para anggota timwork.
Tetapkan dengan keputusan bersama siapa
mengerjakan apa sesuai kewenangan masing- masing.
32. MANAJEMEN PELAKSANAAN
(LANJUTAN)
JANGKA WAKTU SETIAP KEGIATAN
Identifikasi urut urutan kegiatan pada setiap
tahapan.
Identifikasi waktu paling awal setiap kegiatan mulai
dilaksanakan beserta target berapa lama
diselesaikan.
Identifikasi waktu paling akhir setiap kegiatan mulai
dilaksanakan beserta target berapa lama
diselesaikan.
KEGIATAN INDEPENDENCE
Tetapkan kegiatan independence yang dapat
dilaksanakan secara paralel.
Prioritaskan pelaksanaan kegiatan independence
yang masuk klasifikasi kegiatan utama.
33. MANAJEMEN PELAKSANAAN
KEGIATAN YANG SALING TERGANTUNG.
Identifikasi kegiatan yang saling tergantung
yang merupakan kegiatan utama dan
identifikasi siapa yang punya wewenang.
Identifikasi milestone yang menjadi critical
succes faktor.
Identifikasi kegiatan yang saling tergantung
yang bisa dipercepat pelaksanaannya.
Perhitungkan jangka waktu pelaksanaan
kegiatan yang saling tergantung sampai
tercapainya tujuan dan bandingkan dengan
benchmark waktu yang ada.
37. TIPS SIKAP PERILAKU PEMIMPIN
1. Perhatian pemimpin harus focus pada tujuan.
2. Pemimpin harus selalu melakukan sosialisasi dan
diskusi untuk menanamkan keyakinan kepada
seluruh stakeholder akan manfaat perubahan.
3. Pemimpin memberikan toleransi yang cukup atas
kesalahan yang dilakukan oleh anggota tim.
38. TIPS SIKAP PERILAKU
PEMIMPIN
( LANJUTAN)
1. Pemimpin memberi keteladanan dan
kosistensi tindakan dengan ucapannya.
2. Pemimpin membuat keputusan stratejik
untuk menunda kegiatan yang kurang
diperlukan dalam pelaksanaan tahapan
projek perubahan.
3. Pemimpin harus selalu memantau dan
menjaga soliditas tim-work sesuai sistem
pengendalian yang dianut.
4. Pemimpin selalu menjaga kinerja organisasi
selama pelaksanaan proses perubahan.
39. TIPS KINERJA TIMWORK
Kepentingan anggota timwork sangat dihormati sejauh
tidak menghambat pencapaian tujuan projek perubahan.
Nilai-nilai dan etika bekerja sama selalu dijunjung tinggi
oleh para anggota timwork.
Kesatuan gerak dan sikap perlu terus dijaga.
Konflik diantara para anggota timwork diselesaikan
secepatnya dan secara musyawarah.
40. TIPS KINERJA TIMWORK
( LANJUTAN )
Perbedaan pendapat digairahkan sebelum ada
keputusan, setelah ada keputusan dilaksanakan oleh
seluruh anggota timwork secara konsekwen.
Kebijakan satu pintu untuk hubungan keluar dari
Timwork.
Tolok ukur kinerja setiap anggota timwork terdefinisikan
dengan jelas.
41. TIPS STRATEGI
PELAKSANAAN
Kegiatan Timwork diprioritaskan pada kegiatan yang
menjadi pendukung utama pencapaian tujuan
perubahan.
Setiap kegiatan utama mempunyai tolok ukur
keberhasilan yang jelas.
Perhatian utama ditujukan pada milestone yang
mempengaruhi langsung pencapaian tujuan perubahan.
Tahapan pelaksanaan dapat dilakukan penundaan sambil
menunggu dukungan dari lingkungan strategis.
42. TIPS STRATEGI PELAKSANAAN
( LANJUTAN )
Manajemen waktu selalu menjadi
acuan utama dalam melaksanakan
monitoring.
Manfaatkan sebaik baiknya peluang
/ kesempatan atau momentum
yang ada untuk keberhasilan projek
perubahan.
Adanya kendala perlu diantisipasi
dengan baik untuk dicari cara
43. TIPS SISTIM
AKUNTABILITAS
Setiap aktifitas dan hasil perlu
didokumentasikan dan
diadministrasikan dengan baik untuk
pertanggung jawaban.
Agar pertanggung jawaban jelas,
pembagian tugas dan kewenangan
setiap anggota Timwork harus jelas
konektifitasnya terhadap tujuan proyek
perubahan.
44. TIPS SISTIM AKUNTABILITAS
( LANJUTAN )
Sistim pelaporan harus memakai sistim standar
pelaporan yang ada.
Diusahakan sistim pelaporan dilaksanakan
secara tepat waktu.
