Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường Đại Học Công Nghệ TP. HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
CÔNG TY TNHH DV TỔ CHỨC SỰ KIỆN BẢO PHÚC THỊNH
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
Giảng Viên Hướng Dẫn: ThS. Võ Thị Như Thảo
Sinh Viên Thực Hiện: Huỳnh Chí Thân
MSSV: 1711142713 LỚP: 17DQTA6

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Trường Đại Học Công Nghệ TP. HCM
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI
NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
Giảng Viên Hướng Dẫn: ThS. Võ Thị Như Thảo
Sinh Viên Thực Hiện: Huỳnh Chí Thân
MSSV: 1711142713 LỚP: 17DQTA6
TP.Hồ Chí Minh, 2021

LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên, tôi xin chân thành gửi đến khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại
học Công Nghệ TPHCM đã tạo cơ hội cho sinh viên có cơ hội thực tập nhằm nâng cao
năng lực thực tiễn và cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Đặc biệt là ThS. Võ Thị Như
Thảo, giáo viên trực tiếp hướng dẫn cho tôi từ lúc hình thành ý tưởng, cho đến khi tôi xây
dựng và hoàn thành xong bài báo cáo.
Ngoài ra, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý Công Ty TNHH DV Tổ Chức
Sự Kiện Bảo Phúc Thịnh đã tạo điều kiện cho tôi. Cảm ơn các anh, chị trong các phòng
ban đã luôn tận tình hướng dẫn hỗ trợ và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi được học hỏi
những kĩ năng cần thiết của một Event Executive trong suốt quá trình thực tập tại Quý
Công ty.
Với kinh nghiệm và khả năng còn hạn chế nên bài báo cáo của tôi sẽ còn rất nhiều thiếu
sót. Tôi rất mong nhận được sự hướng dẫn, đóng góp của quý thầy cô Khoa Quản Trị
Kinh Doanh để giúp bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn cũng như tiếp thu được nhiều kiến
thức, kinh nghiệm nhằm cải thiện cũng như hỗ trợ cho công việc thức tiễn sau này.
Một lần nữa, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các thầy, cô Khoa Quản trị kinh doanh
trường Đại học Công Nghệ TPHCM và các anh,chị trong công ty Bảo Phúc Thịnh đã
luôn hỗ trợ hết mình và tạo cơ hội cho tôi trong suốt quá trình thực tập.
TP.HCM, Ngày tháng năm 2021
Sinh viên thực hiện
Huỳnh Chí Thân

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
........
NHẬN XÉT GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên : Huỳnh Chí Thân
MSSV : 1711142713
Khóa : 2017-2021
Lớp : 17DQTA6
Tên đề tài : Phân tích quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH DV tổ chức
sự kiện Bảo Phúc Thịnh
1. Thời gian thực tập
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
2. Bộ phận thực tập
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
3. Nhận xét chung
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Giảng viên hướng dẫn

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
........
NHẬN XÉT THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên: Huỳnh Chí Thân
MSSV : 1711142713
Khóa : 2017-2021
Lớp : 17DQTA6
Tên đề tài : Phân tích quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH DV tổ chức
sự kiện Bảo Phúc Thịnh
1. Thời gian thực tập
15/11/2021 – 09/01/2022
2. Bộ phận thực tập
Phòng Account Event
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
................................................................................................................................
................................................................................................................................
4. Kết quả thực tập theo đề tài
................................................................................................................................
5. Nhận xét chung
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................

Đơn vị thực tập

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DV TỒ CHỨC SỰ KIỆN BẢO
PHÚC THỊNH..........................................................................................................2
1.1 Tóm lược quá trình hình thành và phát triển..............................................2
1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động ..............................................................4
1.3 Cơ cấu tổ chức và quản lý .........................................................................5
1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây nhất 2018 -
2020.......................................................................................................................6
TÓM TẮT CHƯƠNG 1 ...........................................................................................9
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY
TNHH DV TỒ CHỨC SỰ KIỆN BẢO PHÚC THỊNH..........................................10
2.1 Phân tích thực trạng về quy trình tổ chức sự kiện của công ty tnhh dv tổ chức sự
kiện Bảo Phúc Thịnh ...............................................................................................10
2.1.1 Tìm kiếm khách hàng .........................................................................10
2.1.2 Nhận thông tin từ khách hàng (Briefing) ............................................11
2.1.3 Hình thành Concept và Theme ...........................................................12
2.1.4 Viết kế hoạch (Planning Proposal).....................................................13
2.1.5 Thuyết trình kế hoạch/chỉnh sửa (Proposal Presentation)..................14
2.1.6 Tổ chức triển khai (Execution)..........................................................14
2.1.7 Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evolution and report) .......................15
2.2 Nhận xét về quy trình tổ chức sự kiện tại công ty tnhh dv tổ chức sự kiện Bảo
Phúc Thịnh ..............................................................................................................16
2.2.1 Ưu điểm..............................................................................................16
2.2.2 Nhược điểm ........................................................................................17
Tóm tắt chương 2......................................................................................................18
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ NHẦM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DV TỒ CHỨC SỰ KIỆN BẢO PHÚC THỊNH
..................................................................................................................................19
3.1 Kiến nghị 1: Kết hợp nhiều mục tiêu trong sự kiện………………………19

3.2 Kiến nghị 2: Tận dụng lao động thời vụ - cộng tác viên , thực tập viên….19
3.1 3.3 Kiến nghị 3: Linh hoạt và nhạy bén của account executive trong quá trình
tìm supplier…………………………………………………………………20
KẾT LUẬN ..............................................................................................................21
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................22

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 1.1: Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2018 - 2020.......................................7
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1.1 Logo Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh …………………..3
Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Bảo Phúc Thịnh ..........................................5
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc
Thịnh................................................................................................................................10

LỜI MỞ ĐẦU
1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Với sự phát triển mạnh mẽ của Khoa học và Công nghệ hiện nay đã mở ra cho các cá
nhân và doanh nghiệp những cơ hội mới. Chính vì vậy, các doanh nghiệp muốn khẳng
định vị trí của mình trên thị trường thông qua việc quảng bá thương hiệu và đánh bóng
tên tuổi của mình như truyền thông quảng cáo, PR – Public Relations hay các hình thức
phổ biến khác. Tổ chức sự kiện cũng dần trở thành một công cụ quan trọng và được sử
dụng rộng rãi hiện nay.
Thế mạnh của tổ chức sự kiện là mang các sản phẩm/dịch vụ của công ty sẽ được quảng
bá rộng rãi, đồng thời nâng tầm vị thế của thương hiệu trên thương trường ngày càng
vững mạnh. Còn rất nhiều lợi ích khác mà tổ chức sự kiện đem lại như tạo ra nguồn thu,
tạo cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp,… Những lợi ích kể trên đã góp phần khẳng
định rằng tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp tại
Việt Nam hiện nay.
Thông qua sự kiện, các doanh nghiệp có thể tạo sự chú ý hay gia tăng sự chú ý, tin tưởng
của doanh nghiệp mình với khách hàng, thuyết phục khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử
dụng các sản phẩm/dịch vụ của mình. Vì vậy, họ sẽ nhờ các Event Agency giúp mình
quản lí lĩnh vực này nhằm hỗ trợ Event diễn ra chuyên nghiệp hơn.
Nhận thức rõ được tầm quan trọng cảu quy trình tổ chức sự kiện và sau một thời gian
thực tập và học hỏi tại Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh nên tôi quyết
định chọn đề tài “Phân tích về quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH DV tổ
chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh”
2 Bài báo cáo thực tập của tôi bao gồm ba chương chính:
 Chương I: Giới thiệu về Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh
 Chương II: Thực trạng về quy trình tổ chức sự kiện của Công ty TNHH DV tổ
chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh
 Chương III: Kiến nghị nhầm nâng cao hiệu quả về quy trình tổ chức sự kiện tại
Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh

1
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA
2.1 Phân tích thực trạng về quy trình tổ chức sự kiện của công ty tnhh dv tổ
chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh
Để có thể vận hành công ty một cách tốt nhất giữa các phòng ban thì lãnh đạo
công ty đã đưa ra những quy trình sau giúp :
● Nhân viên nắm rõ các quy trình
● Hỗ trợ giúp đỡ nhau để hoàn thành công việc tốt nhất
Bảng 2.1 Quy trình tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH DV tổ chức sự kiện Bảo Phúc
Thịnh (Nguồn : Phòng kinh doanh)
2.1.1 Tìm kiếm khách hàng
Đối với mỗi lĩnh vực ,mỗi ngành nghề thì việc tìm kiếm được khách hàng là điều vô cùng
quan trọng . Không riêng gì các ngành khác thì ngành tổ chức sự kiện cũng vậy để có thể
tìm kiếm được khách hàng tiềm năng thì nhân viên công ty Bảo Phúc Thịnh phải tiếp cận
và chinh phục khách hàng dựa vào kinh nghiệm , năng lực , mối quan hệ và giá cả. Sau
đây là các cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng của công ty Bảo Phúc Thịnh
Cách 1: Tận dụng các mối quan hệ cá nhân
Nhận thông tin
từ khách hàng
(Briefing)
Hình thành
Concept và
Theme
Viết kế hoạch
(Planning
Proposal)
Thuyết trình kế
hoạch/chỉnh sửa
(Proposal
Presentation)
Tổ chức triển
khai
(Execution)
Đánh giá, tổng
kết và báo cáo
(Evolution and
report)
Tìm kiếm
khách hàng

Có thế nói đây là cách dường như đều áp dụng trong mọi lĩnh vực để có thể tìm kiếm
khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất . Đơn giãn và dễ thực
hiện có thể
10
tận dụng mối quan hệ bạn bè gia đình , người thân của bạn bè của họ. Hoặc là giới thiệu
đến những người có thể biết ai đó có nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn .
Cách 2 : Thông qua mạng xã hội ( Facebook, Zalo,…..)
Với thời điểm công nghệ hiện nay thì việc truyền thông quảng bá dường như đều thông
qua các trang mạng xã hội. Tiêu biểu là các trang Facebook , Zalo,……Với lượng người
dùng rất nhiều thì ta có thể đăng vào các trang nhóm , hội , để có thể lan truyền thông tin
và hình ảnh công ty bằng việc đăng bài giới thiệu và chia sẻ những thông tin liên quan
đến lĩnh vực của mình để thu hút khách hàng . Đặc biệt có thể chạy quảng cáo trên các
trang mạng xã hội .
Cách 3: Nghiên cứu và học hỏi đối thủ
Trong bất kì lĩnh vực nào thì để thành công thì mình phải biết được đối thủ cạnh tranh
mình gồm những ai và họ có những điểm mạnh yếu gì để từ đó ta có thể rút ra được bài
học cho chính mình để cải thiện nâng cao giá trĩ công ty mình để có thể thu hút được
khách hàng . Cần tiếp thu và chọn lọc những phương pháp tránh bị rập khuôn không mới
mẽ dẫn đến không thể thu hút được khách hàng
Nhin chung để có thể tìm kiếm được khách hàng tìm năng thì mỗi cá nhân trong công ty
đều phải tạo cảm giác thân thiện ấn tượng cho khách hàng khi gặp mặt , luôn nhiệt tình
hỗ trợ khách hàng và đặc biệt là phải trung thực để tạo lòng tin tưởng sự uy tín của công
ty.
Nhận xét: Qua đó ta có thể thấy được có rất nhiều cách để tiếp cận khách hàng nhưng để
thành công thì họ cần phải có bí quyết để thuyết phục khách hàng như là quan tâm khách
hàng xem họ cần gì và muốn gì để đáp ứng nhu cầu của khách , tạo cảm giác thân thiện ,
tạo sự ấn tượng đến khách hàng , hỗ trợ cung cấp thêm thông tin để cho khách hàng nắm
rõ và đặc biệt là tạo sự uy tín tin tưởng với khách hàng .

2.1.2 Nhận thông tin từ khách hàng (Briefing)
Ở bước này, các nhân viên phòng Bán hàng (Sales) của Bảo Phúc Thịnh sau khi tìm kiếm
được khách hàng mục tiêu sẽ tiến hành trao đổi với khách hàng để hiểu rõ nhu cầu, mong
muốn của họ về sự kiện sắp được tổ chức bằng phương pháp nghiên cứu 5W-1H. Các
thông tin cần thu thập cần có:
11
 Loại hình của sự kiện
 Mục đích của sự kiện
 Tính chất của sự kiện
 Thông điệp sự kiện truyền tải
 Số lượng người tham dự sự kiện
● Ngân sách dự kiến
 Các yêu cầu của sự kiện
Thời gian tối đa để thực hiện bước nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện là 24 giờ kể từ
khi nhận được liên hệ của khách hàng. Kết quả của bước nghiên cứu này là một bản tóm
tắt đầy đủ các thông tin cơ bản cũng như yêu cầu của khách hàng (được gọi là bản Brief).
Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) này Bảo Phúc Thịnh Event
Agency sẽ có được những thông tin cơ bản: mục đích, thời gian, lí do tổ chức sự kiện, số
lượng các khách mời, và các yêu cầu đặc biệt với Event. Từ đó sẽ xem xét, xác định các
hướng đi cho công việc trong sự kiện của mình.
Nhận xét : Bước tiếp nhận thông tin khách hàng cũng khá quan trọng vì ta có thể nắm
được thông tin khách hàng cũng như các nhu cầu của khách để mình có thể phục vụ đáp
ứng lại nhu cầu của họ. Biết được quy mô của sự kiện như thế nào thì mình có thể dễ
dàng tư vấn cho khách phù hợp hơn.
2.1.3 Hình thành Concept và Theme
Sau khi nhận Brief từ khách hàng, Bảo Phúc Thịnh Event Agency bắt đầu hình thành và
đưa ra các ý tưởng cho concept của mình, chủ đề (Theme) trong sự kiện bao gồm những
yếu tố nào,…nhằm đáp ứng đúng các tiêu chí mà khách hàng mong muốn. Concept là ý
tưởng chủ đạo đi xuyên suốt chương trình , còn Theme là diện mạo của tổ chức sự kiện
bao hàm tất cả những gì liên quan đến phần nhìn như cách trang trí, set up, màu sắc, bố

cục… trong sự kiện. Bước hình thành nên concept là rất quan trọng trong các bước quy
trình tổ chức sự kiện định hướng cho việc triển khai sự kiện. Từ đó ta có thể thấy được
tầm quan trọng của việc hình thành nên concept vì một concept tốt và phù hợp thì sẽ làm
cho sự kiện trở nên hoành tráng và lộng lẫy .
Ví dụ như Event ra mắt sản phẩm mới của Vivo Smartphone với Concept là “Raise up”,
thì Theme buộc phải thể hiện các ý tưởng của mình thể hiện ước muốn “ Mạnh mẽ trỗi
dậy
12
Vivo” qua các hình ảnh đầy màu sắc, thiết kế mới mẻ trên các poster, backdrop, sân
khấu,…
Nhận xét: Hình thành concept và theme dường như là cột sống trong quy trình tổ chức
sự kiện. Để có một sự kiện hoành tráng lộng lẫy thì phải có concept tốt phù hợp và theme
cũng vậy . Qua đó ta có thể thấy được tầm quan trọng rất lớn ở bước này . Để có được
concept tốt hoàn chỉnh thì nhân viên cần phải thật sáng tạo , kỹ năng cũng như kinh
nghiệm thì mới có thể hoàn thành concept tốt nhất .
2.1.4 Viết kế hoạch (Planning Proposal)
Sau khi đã có bản Brief và hình thành Concept-Theme. Nhân viên phòng Account tiến
hành lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện với lịch trình (timeline) rõ ràng, chi tiết để
đảm bảo mọi việc diễn ra đúng tiến độ.
Đầu tiên, các nhân viên phòng Account tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù
hợp với quy mô, tính chất sự kiện. Các đối tác cung cấp địa điểm quen thuộc của Bảo
Phúc Thịnh là White Palace Phạm Văn Đồng, Gem Center, Riverside Palace,… Đây là
những trung tâm hội nghị đa dạng về quy mô, không gian đẹp, đáp ứng được số lượng
khách từ
dưới 100 khách đến trên 1000 khách ở mỗi hội trường.
Sau khi lựa chọn được địa điểm phù hợp, các nhân viên phòng Account sẽ tiến hành xây
dựng ý tưởng chương trình bằng sự sáng tạo của mình, truyền tải thông điệp rõ ràng
nhưng vẫn đảm bảo chi phí trong mức ngân sách cho phép. Các nhân viên phòng Thiết kế
có nhiệm vụ hình ảnh hoá ý tưởng trên giấy nhưng có khả năng hiện thực hoá hình ảnh
đó với đầy đủ phương án thi công.

Toàn bộ quá trình này diễn ra từ 3 đến 7 ngày tuỳ theo quy mô, tính chất sự kiện. Kết
thúc bước lập kế hoạch, phòng Account hoàn thành bản kế hoạch thực hiện chương trình,
cân đối chi phí thực hiện chương trình đã được cấp trên duyệt sơ bộ.
Ở bước này, ngoài việc đưa ra một Proposal, phía Bảo Phúc Thịnh Event Agency sẽ đính
kèm các mẫu thiết kế như Backdrop, phối cảnh sân khấu, bandroll sự kiện, vé mời,…theo
những concept và theme đã được lên ý tưởng trước đó. Bảo Phúc Thịnh mong muốn thu
hút và nhận được sự chú ý và quan tâm của khách hàng ngay từ lúc đầu bằng sự uy tín,
chuyên nghiệp của mình. Ngoài ra, còn phải lập bảng báo giá gửi đến các khách hàng của
mình.
Nhận xét: Sau khi hoàn thành concept và theme thì tới bước viết kế hoạch để biết được
13
những việc cần làm và chuẩn bị cho sự kiện diễn ra. Đưa ra các ý tưởng bằng sự sáng tạo
để làm bật lên sư kiện cho khách hàng . Bước này dường như là mọi sự chuẩn bị để đưa
vào thực hiện dự án sự kiện sắp diễn ra .
2.1.5 Thuyết trình kế hoạch/chỉnh sửa (Proposal Presentation)
Sau khi đã có bản kế hoạch, cũng như các mẫu thiết kế cho sự kiện. Nhân viên Sales phụ
trách gặp khách hàng để trình bày bản kế hoạch thực hiện chương trình. Khách hàng sẽ
hình dung rõ ràng hơn được ý tưởng chương trình, tiến trình thực hiện, mức độ khả thi
thông qua việc thuyết trình và nhân viên Sales sẽ “show” các hình ảnh demo mà nhân
viên phỏng Design đã thiết kế trước đó. Sau đó, nhân viên Sales ghi nhận lại thông tin
phản hồi, đánh giá và những đề xuất chỉnh sửa theo ý muốn của khách hàng.
Thông qua các phản hồi, đánh giá, nhân viên phòng Account tiến hành chỉnh sửa nội
dung, hình ảnh thiết kế phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Kết thúc bước này, Event
Agency phải có một kế hoạch chương trình sự kiện chỉn chu, hoàn hảo nhằm đáp ứng tốt
nhất yêu cầu của khách hàng, truyền tải rõ ràng và cụ thể thông điệp của sự kiện.
Nhận xét : Sau khi viết kế hoạch thì để được chấp thuận thì phải trình bày thuyết trình
thuyết phục khách hàng . Nhân viên Sales sẽ trình bày rõ hơn cho khách hiểu về bản kế
hoạch. Đây dường như là mấu chốt thành công hay thất bại của quy trình tổ chức sự kiện
2.1.6 Tổ chức triển khai (Execution)

Quá trình chuẩn bị để triển khai tổ chức sự kiện cần ít nhất là 2 tuần. Công tác chuẩn bị
bao gồm việc viết kịch bản chương trình; phân công công việc cho mỗi phòng ban, việc
phân công phải cụ thể rõ ràng như vậy nhằm mục đích làm tăng ý thức trách nhiệm, tinh
thần tự giác của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, mọi công việc được phân công đều ảnh hưởng
đến nhau và các tổ chức viên đều hoạt động cùng với nhau, không có sự tách biệt riêng
rẽ, đòi hỏi sự đoàn kết trong quá trình làm việc nhóm.
Nhân viên Bảo Phúc Thịnh tiến hành lần lượt các bước liên hệ nhà cung cấp, ký hợp
đồng cho thuê dịch vụ; in ấn, gửi thư mời khách tham dự; truyền thông sự kiện.
Nhân viên phòng Thi công có nhiệm vụ sản xuất, thi công, dàn dựng các hạng mục đã
được đề xuất trước đó như backdrop, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, led, theo như các
hạng mục mà khách hàng yêu cầu,... Phải luôn đảm bảo rằng mọi thứ phải đầy đủ và an
toàn tuyệt
14
đối.
Trước khi sự kiện bắt đầu từ 12 – 24 giờ, Bảo Phúc Thịnh tổ chức tổng duyệt chương
trình (Rehearsal). Đây là khoảng thời gian để điều chỉnh những thay đổi phát sinh ngoài
dự kiến. Mọi hạng mục cần chuẩn bị kĩ lưỡng, đảm bảo 3 yếu tố “Đúng, Đủ và An toàn”
trước và trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Cuối cùng là tiến hành tổ chức sự kiện.
Trong sự kiện, công việc giám sát là việc quan trọng hàng đầu. Các tổ chức viên của Bảo
Phúc Thịnh phối hợp chặt chẽ và tương tác với nhau ở các bộ phận âm thanh, ánh sáng,
led và hai cánh sân khấu thông qua bộ đàm giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ, tạo thành công
cho sự kiện, truyền tải thông điệp đến khách hàng, người tham dự sự kiện một cách trọn
vẹn nhất.
Nhận xét: Bước tổ chức triển khai là bước dường như mọi phòng ban trong công ty phải
đoàn kết làm việc để hướng tới mục đích chung là triển khai được một sự kiện thành
công và chuyên nghiệp nhất . Cho thấy được tinh thần doàn kết và đầy nổ lực của nhân
viên Bảo Phúc Thịnh .
2.1.7 Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evolution and Report)

Kết thúc sự kiện, phòng Kế toán có nhiệm vụ quyết toán chi phí cho tất cả các bên liên
quan bao gồm các hạng mục chi phí phát sinh tăng hoặc chi phí phát sinh giảm, thanh
toán cho nhân sự tiền thù lao tham gia sự kiện.
Về đánh giá, đa phần các chương trình đều đạt mức tốt, nhưng đôi khi vẫn còn những
phát sinh nhỏ trong quá trình chạy chương trình cần được ghi nhận và đề xuất khắc phục
để hoàn thiện hơn ở những sự kiện sau.
Việc chăm sóc khách hàng sau chương trình chỉ dừng lại ở việc cảm ơn sau khi kết thúc
chương trình ngay tại địa điểm tổ chức sự kiện hoặc liêc lạc sau qua gọi điện trực tiếp
hay thông qua các mạng xã hội như Facebook, Zalo. Công ty cần có giải pháp để thu thập
ý kiến đóng góp của khách hàng về sự kiện để công tác tổ chức sự kiện của công ty được
chuyên nghiệp hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.
Bên cạnh đó, báo cáo cho các bộ phận có liên quan tổng thể quá trình thực hiện sự kiện
tổng kết kết quả sự kiện và đo lường hiệu quả: tiến trình diễn ra sự kiện, số lượng khách
mời tham dự, số lượng đơn hàng thành công (nếu có),…hay những sự cố phát sinh. Sau
đó rút kinh nghiệm, đề xuất giải pháp để khắc phục cho những sự kiện sau.
15
2.2 Nhận xét về quy trình tổ chức sự kiện tại công ty tnhh dv tổ chức sự kiện Bảo
Phúc Thịnh
2.2.1 Ưu điểm
 Ưu điểm 1: Quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp
Thay vì sử dụng các kênh quảng cáo truyền thống, sự kiện được xem là cơ hội để doanh
nghiệp quảng bá thương hiệu vô cùng hiệu quả. Đặc biệt, một sự kiện thú vị và gây ấn
tượng còn là cách để khách hàng ghi nhớ logo hay thương hiệu doanh nghiệp lâu dài hơn.
Để quảng bá thương hiệu thì tổ chức sự kiện là phương án tốt nhất cho doanh nghiệp . Tổ
chức sự kiện là một hoạt động marketing hiệu quả hiện nay bởi tính hiệu quả cao trong
việc quảng bá thương hiệu và sản phẩm của một doanh nghiệp. Một sự kiện quảng bá
thương hiệu sẽ giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn với khách hàng, thể hiện mức độ uy tín và
chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
 Ưu điểm 2: Tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng

Không thể bỏ qua chính là tiếp cận khách hàng tiềm năng. Đây là một hoạt động giúp
doanh nghiệp thu hút khách hàng tiềm năng và mang sản phẩm đến gần người tiêu dùng
hơn. Không chỉ vậy, một sự kiện chuyên nghiệp còn tạo cơ hội thu hút đầu tư cho doanh
nghiệp.
 Ưu điểm 3: Tạo cơ hội phát triển mới
Có thể nói, tổ chức sự kiện cũng là cơ hội để doanh nghiệp tiếp thu những ý kiến đóng
góp hữu ích từ khách hàng. Đồng thời, đây cũng là dịp để thể hiện sự sáng tạo của các
thành viên trong công ty. Và hơn thế nữa, những điều này sẽ tạo cơ hội để doanh nghiệp
điều chỉnh hướng đi trên thị trường và phát triển lên tầm cao mới.
2.2.2 Nhược điểm
 Nhược điểm 1: Chi phí tổ chức cao
Để có thể tổ chức một buổi sự kiện thì khách hàng phải chi trả một khoản chi phí rất lớn
như là chi phí cho địa điểm , trang thiết bị , marketing và một số chi phí phát sinh khác (
phục vụ đồ ăn và thức uống , chi phí cho các tiết mục giải trí ,…..) . Qua đó để có thể tổ
16
chức một sự chi tổ chức càng hoành tráng lộng lẫy thì chí phí sẽ rất cao .
 Nhược điểm 2: Nguồn nhân lực đông đảo
Để có thể tổ chức một buổi sự kiện thì cần trải qua nhiều giai đoạn khác nhau như là cần
nhân viên thuê địa điểm, lên kế hoạch , công tác triển khai gồm có bộ phận kỹ thuật, bộ
phận lễ tân (check in- check out), bộ phận giám sát, bộ phận phục vụ, bộ phận an ninh và
một số bộ phận khác. Số lượng nhân sự tùy vào quy mô của sự kiện và tính chất của
chương trình.
 Nhược điểm 3 : Khó khan tìm nhà supplier (nhà cung cấp ) uy tín
Những chương trình có quy mô lớn có những hạn mục mà công ty không thể nào theo dõi
tất cả nên phãi thông qua một nhà supplier khác để họ cung cấp những thứ mình còn
thiếu . Dẫn đến sẽ khó quản lý hết tất cả mọi thứ một cách hoàn chỉnh nhất . Nếu gặp nhà
supplier không uy tín thì sẽ dẫn đến sự kiện diễn ra không được hoàn hảo

17
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trong chương 2 chúng ta có thể biết được quy trình các bước tổ chức sự kiện của
công ty Bảo Phúc Thịnh. Để có thể tổ chức được một sự kiện thì cần trải qua rất
nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi giai đoạn đều có cái khó khăn riêng của nó . Bên
cạnh đó để có một ý tưởng concept và theme độc đáo thì cần phải có đội ngũ nhân
viên đầy sáng tạo và giàu kinh nghiệm luôn nghĩ ra những thứ mới mẽ bắt kịp xu
hướng hiện nay để có thể thu hút khách hàng đến với công ty tổ chức sự kiện Bảo
Phúc Thịnh. Công ty đã đạt được những thành công nhất định nhờ vào chiến lược
và định hướng phù hợp của các lãnh đạo và nổ lực đóng góp thầm lặng của đội
ngủ nhân viên Bảo Phúc Thịnh.
Mỗi lĩnh vực đều có ưu nhược điểm khác nhau thì lĩnh vực sự kiện nói chung và
công ty tổ chức sự kiện Bảo Phúc Thịnh nói riêng cũng không ngoại lệ. Tuy có
nhiều mặt còn hạn chế nhưng công ty sẽ nổ lực để khắc phục và trở nên hoàn hảo

hơn. Để có thể khắc phục được thì lãnh đạo cần có những chính sách cũng như
đường lối định hướng phù hợp để khắc phục những mặt còn hạn chế của công ty.
Sau đây là một số kiến nghị để khắc phục những hạn chế của công ty được thể hiện
ở chương 3.
18
CHƯƠNG 3 : KIẾN NGHỊ NHẦM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ QUY TRÌNH TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH DV TỒ CHỨC SỰ KIỆN BẢO PHÚC
THỊNH
3.2 Kiến nghị 1: Kết hợp nhiều mục tiêu trong sự kiện
Chúng ta có thể biết là để tổ chức một sự kiện được diễn ra thì chi phí bỏ ra rất lớn
nên để tiết kiệm chi phí thường sẽ áp dụng sự kiện kết hợp nhiều mục tiêu để giúp
khách hàng giảm chi phí . Nếu một agency đủ năng lực và sự thông minh để kết
hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc tai một event cho khách hàng . Chẳng hạn
như tổ chức event ngày hôi gia đình Honda 2011 – (BlueMAN thực hiện) ngân
sách dự toán là 1,2 tỷ đồng phục vụ cho mục đích riêng của Honda, nhưng với
hơn 20 nghìn người tham dự ngày hội là một cơ hội quảng cáo của một số sản
phẩm. Và Blue đã tư vấn cho Honda bán một số vị trí đặt logo trên một số ấn

phẩm, một số công ty quà tặng tình nguyện tài trợ 50% sản phẩm chỉ để được
mang thiết bị và mặc áo đồng phục trong ngày hội đó. Kết quả, ngân sách thu lại
sau event Blue gửi lại cho Honda sau khi trừ chi phí điều hành và tư vấn là
300,000,000 đồng. Như vậy ngân sách mà Honda phải bỏ ra chỉ 900,000,000 đồng
mà hiệu quả vẫn hoàn hảo, thậm chí vượt mong đợi.
3.3 Kiến nghị 2: Tận dụng lao động thời vụ - cộng tác viên , thực tập viên
Tổ chức nhân sự là lĩnh vực cần rất nhiều nhân lực mỗi khi sự kiện được diễn ra . Việc
thiếu hụt nhân sự là một vấn đề rất nan giải . Trong bối cảnh đại dịch như hiện nay thì
càng khó khăn hơn . Việc tận dụng các cộng tác viên , thực tập viên là bài toán rất hợp lý
hiện nay vừa có thể tiết kiệm phần nào chi phí cũng như tạo ra môi trường thực tập lý
tưởng, liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng nguồn nhân lực được đào tạo bài
bản . Không những thế nếu các thực tập viên được đào tạo có tiềm năng , sáng tạo thì
công ty cũng có thể có thêm một nhân viên mới đầy triển vọng giúp công ty phát triển
hơn. Từ đó ta có thể thấy mỗi ngành mỗi lĩnh vực nói chung và ngành tổ chức sự kiện nói
riêng đều có cái khó khăn riêng đặc biệt là về vấn đề nhân sự. Nhưng đây chĩ là bài toán
giải quyết tạm thời về việc thiếu hút nhân sự vì thực sự nhân lực của ngành sự kiện cần
có rất nhiều kỹ năng khác nhau , phải đam mê , chịu khó đặc biệt là phải có sức khỏe cực
tốt mới theo đuổi lĩnh vực này được
19
3.4 Kiến nghị 3: Linh hoạt và nhạy bén của account executive trong quá trình
tìm supplier
Để có thể tìm một supplier uy tín thì nhân viên cần phải nhạy bén và linh hoạt . Vì
không đơn giãn là bên công ty và khách hàng mà còn bên thứ ba và thứ 4 nên việc
chọn không chỉ tìm một nguồn mà phải linh hoạt tìm kiếm nhiều nguồn khác nhau và
so sanh với nhau , đòi hỏi khả năng đàm phán linh hoạt. Phải xem giá và khảo sát kĩ
các hạng mục của supplier ( chất liệu, hình ảnh, video và đánh giá từ khách hàng
,……) Đàm phán giá cả và hợp tác lâu dài nếu chất lượng và giá cả ổn .

20
KẾT LUẬN
Tổ chức sự kiện là một công cụ giúp các doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt, mở rộng
mối quan hệ với khách hàng, đối tác; tìm kiếm được số lượng khách hàng tiềm năng;
củng cố, phát triển thương hiệu và khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường. Sự phát
triển không ngừng của thời đại công nghệ cùng với nhu cầu của khách hàng ngày càng
tăng cao kéo theo ngành tổ chức sự kiện cũng tăng trưởng mạnh mẽ, nhiều công ty tổ
chức sự kiện xuất hiện trên thị trường. Dưới áp lực cạnh tranh của các đối thủ cùng
ngành, đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn cố gắng không ngừng nếu muốn được chấp
nhận, tồn tại và phát triển.

Công ty Bảo Phúc Thịnh đã ngày một hoàn thiện dịch vụ cung cấp, từng bước phát triển,
khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện.
Trong quá trình thực tập, tôi đã tìm hiểu được quy trình tổ chức sự kiện của công ty Bảo
Phúc Thịnh, đưa ra những đánh giá, tìm ra được hạn chế còn tồn tại trong quá trình và
hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty chủ yếu đến từ nguồn nhân lực
còn hạn chế về mặt chuyên môn. Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp để khắc phục các
hạn chế đó.
Thời gian thực tập tại Bảo Phúc Thịnh tuy không dài nhưng đủ để tôi tiếp thu được
những bài học kinh nghiệm thực tiễn. Đây là khoảng thời gian rất bổ ích cho tôi khi được
bắt tay vào các công việc, trực tiếp tham gia chạy các chương trình, vận dụng những kiến
thức đã được dạy ở giảng đường đại học vào thực tế.
Với chuyên đề “PHÂN TÍCH QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY
TNHH DV TỔ CHỨC SỰ KIỆN BẢO PHÚC THỊNH”, với những đóng góp ý kiến
và các giải pháp đề xuất, tôi hi vọng sẽ giúp ích cho công tác tổ chức sự kiện của công ty.
21
TÀI LIỆU THAM KHẢO
 Tài liệu tiếng Việt
- Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, Nhà xuẩt bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội,
2007

- Nguyễn Vũ Hà, Bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009
- Tài liệu nội bộ Bảo Phúc Thịnh
- Báo cáo tài chính (2018,2019,2020)
 Tài liệu tham khảo từ hệ thống Internet
“Thực trạng ngành tổ chức sự kiện mùa dịch NCOV và giải pháp”,
http://phathoanggia.com.vn/thuc-trang-nganh-to-chuc-su-kien-mua-dich-ncov-va-giai-
phap-1-2-206478.html
22

Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty.docx

Similar to Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty.docx (17)

More from Zalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói

More from Zalo/Tele: 0973.287.149 Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Báo Cáo Thực Tập Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty.docx