Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS.Nguyến Hà Hữu
L-u ThÞ chung
Líp C§QTVP3 – K3
1
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..............................................................................................................................5
CHƯƠNG 1 ..................................................................................................................................6
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ .......................................6
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. ..............................................................6
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư................................................................6
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. .............................................................6
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư. .....................................................................6
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.................................................................6
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.......................................................................7
1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư. .....................................................7
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư ..............................................8
1.5.1. Quản lý văn bản đi. ...............................................................................8
1.5.2. Quản lý văn bản đến............................................................................10
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. ....................................10
1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. .....................................................10
1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật..........................................................11
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. ....................................................11
1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu......................................................................11
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................12
1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ.................................................................................13
1.5.5.1. Khái niệm .....................................................................................13
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ. ....................................................................14
1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ. .....................................................14
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ...........................................................................15
1.6. Công tác lưu trữ. ......................................................................................16

¬
SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 2
1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa ..............................................................................16
1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ. .............................................................17
1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ..............................................................18
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. ..................................................18
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.................................................................18
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. ......................................................21
1.6.4.3. Khái niệm......................................................................................21
1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. ...........................................21
1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu. .................................................22
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ........................................................................22
1.6.5.1. khái niệm. .....................................................................................22
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu. ............................................................23
1.6.6.Thống kê lưu trữ. .................................................................................24
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệulưu trữ. ................................................24
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ. .........................................24
1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê. ................................................25
1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................................................25
1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa ..............................................................................25
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu. .................................................................25
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ . ....................................................................25
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệulưu trữ. ...................................25
1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ. .................................................26
1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. ......................................26
CHƯƠNG 2 ................................................................................................................................28
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND -
UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.....................................................................................28
2. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức.....................................................................28

¬
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức.....................28
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức.......................................29
2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức. ...30
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện
Mỹ Đức. ......................................................................................................33
2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện
Mỹ Đức. .........................................................................................................36
2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ...................36
2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ....................................36
2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ. ............................37
2.3.2. Công tác Văn Thư ...............................................................................38
2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...............................................39
2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi. .............................................42
2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi........................................42
2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến. ............................................49
2.3.4.3. Công tác tổ chức quản lý văn bản mật. ............................................53
2.3.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu................................................54
2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ. ......................................................54
2.3.5. Công tác lưu trữ. .................................................................................55
2.3.5.1. Quản lý công tác lưu trữ.................................................................55
2.3.5.2. Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. ....................57
2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................57
2.3.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ. ........................................58
2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huỵên Mỹ
Đức. ...............................................................................................................58
2.4.1. Công tác văn thư. ................................................................................58
2.4.2 Công tác lưu trữ...................................................................................61
CHƯƠNG 3.................................................................................................63

¬
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI. ...............63
3.1.Một số nhận xét và đánh giávề công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Đức.
......................................................................................................................63
3.1.1.Về cơ cấu tổ chức. ................................................................................63
3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ.........................................................................63
3.1.3. Về bố trí văn phòng. ............................................................................63
3.1.4. Về tổ chức cán bộ: ...............................................................................64
3.1.5. Về công tác hậu cần. ............................................................................64
3.1.6. Về công tác thông tin. ..........................................................................64
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức......................................................................................65
3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ
yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. ...........................................................65
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên. .......66
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn
thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức............................................69
3.2.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ......................71
3.2.4.1. Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản. ..72
3.2.4.2. Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức................................................................................73
3.2.4.3. Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích
đống. ........................................................................................................75
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND
huyện. .........................................................................................................76
3.2.6. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ............78
KẾT LUẬN.................................................................................................................................79
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79

¬
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởi
vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
một nội dung trong văn phòng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác,
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị.
Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh
tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thư
không những phải có chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn phải có tinh thần trách
nhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự
phát triển của công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa còn giữ gìn
được tài liệu có giá trị cho quốc gia.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng
công nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên
những kiến thức cơ bản, đến khi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi về
chuyên môn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng. Vì thế, cuối mỗi khoá
học nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực
tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào
thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng
và đủ tự tin khi ra trường làm việc thực tế tại các cơ quan.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng HĐND
và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp
đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình thực tập giúp em hoàn thành tốt bài khoá luận
này.

¬
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà
nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội
dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi
cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu
sau:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật.

¬
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
- Đảm bảo độ chính xác cao.
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý
+ Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác
+ Số liệu phải đầy đủ rõ ràng.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy
định.
+ Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành.
+ Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong
các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được
thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước.
- Mức độ mật:
+ Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung
có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà
nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật.
1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư.
* Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản.
- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản.
- Đánh máy, in sao văn bản.
- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.

¬
- Quản lý và giải quyết văn bản.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
* Nhiệm vụ của công tác văn thư.
- Nhận và bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký.
- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản.
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức
năng.
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu.
- Gửi văn bản đi.
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan.
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư
1.5.1. Quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn
bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Trình tự các bước giải quyết văn bản đi.
- Soạn thảo văn bản.
Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở
các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo cần
phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước
quy định.

¬
- Thông qua văn bản.
Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy
trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có
thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách
khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện
mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định
trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản.
- Tổ chức văn bản đi.
Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức
văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau.
- Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm:
+ kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn
bản đi.
+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ
quan gửi đến cơ quan khác
+ Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến
hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc
chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu
chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu
điện )
- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu:
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít
nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan
soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn
bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết. Việc sắp xếp
văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại.

¬
1.5.2. Quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc nhận văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư
để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật.
- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành
chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết.
* Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau:
- Nhận hồ sơ và phân loại văn bản.
- Bóc bì văn bản.
- Đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi
chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị,
thông báo, công văn giấy tờ công tác……
Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng
từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký,
nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.

¬
1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật.
Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước
việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 27 tháng 12 năm 2000.
- Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh Nhà nước.
Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là:
Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc không có quốc huy)
Dấu văn phòng
Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như:
dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong
cơ quan.
Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị Định 58/2001/NĐ-
CP của chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con
dấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ,
Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu.
* Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau.
- Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉ
đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người

¬
khác làm thay.
- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên của phụ lục.
- Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ.
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn
phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư
giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cần
thực hiện các quy định sau:
+ Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
+ Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác.
+ Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu.
+ Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản
lý dấu theo quy định.
+ Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức.
+ Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người
có thẩm quyền.
+ Không được đóng dấu khống chỉ.

¬
+ Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định.
+ Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay
đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ.
+ Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu, dấu không bị bẩn
+Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản
trong hòm, tủ được khoá cẩn thận.
1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ.
1.5.5.1. Khái niệm
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể
loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ
trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. Các
loại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản:
Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về
việc giải quyết một vấn đề, một công việc.
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác
nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày.
Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơ
quan.
Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần.
Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn
bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra,
nghiên cứu sự việc đó
Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn.
* Tác dụng của công tác lập hồ sơ.

¬
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn
vị.
- Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu.
- Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống,
tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu.
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản
lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc
có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau.
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc
của cơ quan tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc
- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể
thức.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng.
- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ.
- Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan
phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế
độ nhất đinh. Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ

¬
sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ.
Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức.
Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước:
Xác định loại danh mục hồ sơ.
Xây dựng đề cương phân loại.
Dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Quy định ký hiệu hồ sơ.
Người lập hồ sơ.
Thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Mở hồ sơ
Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần
lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
+ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay
đơn vị bảo quản.
+ Viết hồ sơ.
+ Ghi mục lục văn bản.
+ Viết chứng từ kết thúc.
+ Viết bìa hồ sơ.
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý
của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết công
việc đều phải nộp. Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên
quan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan.
Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những

¬
hồ sơ cần nộp để không bỏ sót những hồ sơ có giá trị.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài
liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại để
nghiên cứu.
1.6. Công tác lưu trữ.
1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả
văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều
phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ý
nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá…được đưa vào trong các kho lưu trữ để
sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người.
Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,
chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình phát
triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ
rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế phát
triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học.
Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ
lịch sử. Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng

¬
trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã
hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển
khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu
trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội…
ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các
công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực
tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia.
Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội.
Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămg
thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai.
1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử
dụng tài liệu lưu trữ đó là: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung
vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào
thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. Do đó công tác nghiên cứu
khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác
lưu trữ.

¬
- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự
chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ.
- Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những
nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ.
- Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có
giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân
loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu..đều phải được tiến hành theo
những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể.
- Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội
của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài
liệu.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu
trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp
ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và
an toàn.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâu
phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị,bổ
sung, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi.
Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau.

¬
* Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia.
Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xã
hội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm ra đời, nơi bảo
quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ
chức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước.
Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước.
+ Tính lịch sử.
+ Ý nghĩa của tài liệu.
+ Theo lãnh thổ hành chính.
+ Theo ngành hoạt động.
+ Kỹ thuật và phương pháp tài liệu.
* Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ.
Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là: quá trình nghiên cứu để phân chia tài
liệu theo các phông lưu trữ.
Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩa
rất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia nói
chung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng. Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh ra tài liệu,
tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu.
Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm:
+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đãđược lựa
chọn và đưa vào kho lưu trữ.
+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành
trong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng
họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được

¬
lựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học…
+ Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị,
khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá
nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định.
* Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ.
- Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất
nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan gồm các bước sau.
+ Bước 1: Chọn phương án phân loại.
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật
tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như;
Phương án cơ cấu-tổ chức
Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức
Phương án ngành hoạt động-thời gian
Phương án thời gian-ngành hoạt động
Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông.
+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại.
Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Trong
quá trình phân loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào còn phụ thuộc vào
nội dung và khối lượng tài liệu của phông. Có thể không nhất thiết phải dựa vào
một đặc trưng giống nhau.
+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm

¬
tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ
trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian.
- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân
Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các
nhóm. Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng
khác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu…
- Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ
Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó là
căn cứ để hệ thống hoá tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sung, thu thập những
tài liệu có liên quan để hoàn chỉnh.
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
1.6.4.3. Khái niệm.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho
từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để
đưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩa
trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá
trị, giảm bớt được chi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.
* Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc chính trị: Là những tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt
động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định. Trong
quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại ra và hủy bỏ, mỗi giai
cấp đều xuất phát từ quyền lợi của chính mình mà định ra giá trị tài liệu.

¬
- Nguyên tắc lịch sử: các tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với các thời kỳ lịch sử.
Giá trị của mỗi loại tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với điều kiện lịch sử từng thời kỳ.
Chính vì vậy mà khi xem xét ý nghĩa của các tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch
sử, thời điểm hình thành, chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động
của bộ máy Nhà nước nói riêng và xã hội nói chung.
- Nguyên tắc tổng hợp: Tài liệu lưu trữ phản ánh xã hội về nhiều khía cạnh
của xã hội, lên nó có tác dụng trong các mặt của đời sống xã hội. Vì vậy khi xác
định giá trị của tài liệu lưu trữ phải có quan điểm tổng hợp và toàn diện.
Khi xác định giá trị bất cứ một phông, hồ sơ cần dựa vào cả hình thức và nội
dung, đặc điểm ngôn ngữ…giá trị của tài liệu cần dựa vào nhu cầu cần thiết của tất
cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục và các lĩnh vực khác của đời
sống xã hội.
1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu dựa vào các tiêu chuẩn sau.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành.
- Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phông trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ.
1.6.5.1. khái niệm.
Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địa

¬
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu.
Đối với phông lưu trữ quốc gia, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng,
phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau.
- Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là: Tài liệu do các cơ quan thuộc nhà nước
phong kiến và thực dân tạo lên trong quá trình hoạt động của thời kỳ trước cách
mạng tháng 8 năm 1945, và các tài liệu khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản
và một số cơ quan khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài.
Đối với phông lưu trữ cơ quan nguồn bổ xung tài liệu chủ yếu cần thường
xuyên được bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành,
đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước.
Để tổ chức tốt công tác bổ xung tài liệu cần chư ý tới các điểm :
Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
các kế hoạch đó.
Trong quá trình thực hiện bổ xung tài liệu các tài liệu nhập vào kho lưu trữ
phải kèm theo mục lục thống kê, dựa trên cơ sở đó thì cán bộ nghiệp vụ tiến hành
kiểm tra số lượng tài liệu có trên thực tế.
Thường xuyên tuyên truyền, vận động công tác này đến cán bộ công chức
của cơ quan giao nộp những tài liệu có giá trị theo đúng quy định của rnhà nước.

¬
1.6.6.Thống kê lưu trữ.
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn
nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan đơn vị.
- Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xây
dựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thống
nhất được thể hiện trên hai mặt:
Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng
lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống
nhất của cục lưu trữ Nhà nước.
Cục lưu trữ Nhà nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ chức cơ
quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau nên có một số bộ phận
tài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số đơn vị nghiên cứu, bảo tàng, thư
viện…Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản của
Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc
làm cơ sở pháp lý có hiệu quả công tác lưu trữ.
* Trong qúa trình thống kê tài liệu lưu trữ cần phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài
liệu đó.
- Đảm bảo thống kê toàn diện, kịp thời,chính xác và triệt để.

¬
- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ
quốc gia.
1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê.
Nội dung công tác thống kê bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và
thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước.
1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ
của công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chức
khoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả nhất.
* Ý nghĩa
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ
công tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, toàn diện
tài liệu ở các phông, các kho lưu trữ.
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ .
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ

¬
* Ý nghĩa:
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với việc xây
dựng đất nước. Bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Đây
cũng là một công việc khó khăn đặc biệt trong việc điều kiện lịch sử địa lý khí hậu
của nước ta.
1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật.công tác này được quy định
cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên
như: Nhiệt độ, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của con
người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt, côn
trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần
trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở
nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm
việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy, chữa cháy cho kho lưu trữ.
1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã
hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên
truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của
công dân.
- Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu
quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:
+ Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của
Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất

¬
nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu
tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọn
phản động và đế quốc tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ
chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết
các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà
nước ta đề ra trong từng giai đoạn.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Thông báo tài liệu lưu trữ: việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vị
được thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả.
+ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ như: xây dựng và tổ chức tốt hệ thống
các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công
cụ tra tìm tài liệu...
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ như: triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đời
sống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn...
+ Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình hay công bố tài liệu lưu

¬
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND - UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.
2. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức.
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức.
Mỹ Đức là một huyện thuộc thành phố Hà Nội, có nhiều truyền thống đấu
tranh cách mạng và có nền kinh tế đã và đang trên đà phát triển. Trung tâm huyện
cách Thị xã Hà Đông 37 km về phía Tây Nam. Toàn huyện có 22 xã và thị trấn.
Diện tích đất tự nhiên là 23.004 ha, dân số 182.223 người. Trong đó, phần lớn là
dân tộc Kinh, một số ít là đồng bào Mường.
Huyện Mỹ Đức có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế như vị trí địa lý của
huyện rất thuận lợi. Phía Đông tiếp giáp với huyện Ứng Hoà, có dòng sông Đáy
chảy qua; phía Tây Nam là những ngọn núi trong đó có nhiều hang động, thung,
quèn của dãy Hoàng Sơn; phía Nam giáp huyện Kim Bảng- tỉnh Hà Nam và phía
Bắc giáp huyện Kim Bôi- tỉnh Hoà Bình.
Mỹ Đức là một huyện có truyền thống cách mạng kiên cường, có nền kinh tế
nông nghiệp lâu đời đã và đang được ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật làm
cho nó ngày càng phát triển, với nhiều ngành nghề truyền thống như: Trồng dâu,
nuôi tằm, hàng thủ công mỹ nghệ… có nhiều danh lam thắng cảnh nổi tiếng như:
Lễ hội Chùa Hương, Khu du lịch hồ Quan Sơn…
Với các yếu tố trên, làm cho Mỹ Đức có nền kinh tế khá phát triển và mang
nhiều nét đẹp về truyền thống cũng như du lịch.
Trong năm 2008 huyện Mỹ Đức đã đạt được những kết quả kinh tế cao như:
Tổng giá trị sản xuất đạt 1.327,7 tỷ đồng, đạt 103% kế hoạch, tăng 15,3% so với
năm 2007;tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 10%.Bình quân đạt 6,6 triệu

¬
đồng/người/năm( xem báo cáo số 61/BC-UBND ở phụ lục ).
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức.
. UBND huyện Mỹ Đức nhiệm kỳ 2005-2009 gồm 9 người, trong đó có: 01 chủ
tịch UBND, 03 phó chủ tịch UBND và 05 Uỷ viên. Phân công trách nhiệm cụ thể
như sau.
01 Chủ tịch UBND huyện: chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của UBND
huyện theo luật tổ chức HĐND và UBND(1994). Ngoài ra Chủ tịch UBND còn
trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực cụ thể như: công tác xây dựng cơ bản và phụ
trách công tác thi đua khen thưởng.
01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế (gồm các quy hoạch,
kế hoạch, đất đai, tài chính)
01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hoá –Du lịch.
01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách khối nông nghiệp.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác an ninh, chính trị, trật tự an toàn
xã hội và công tác pháp chế.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác quân sự địa phương.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác tổ chức lao động và thương
binh xã hội.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác Văn phòng HĐDN – UBND
huyện.
01 Uỷ viên phụ trách công tác tài nguyên môi trường.
Ngoài nhiệm vụ chính theo sự phân công, do tính chất, yêu cầu công việc và
sự chỉ đạo điều hành của UBND, UBND huyện phân công công tác cho các đồng
chí thành viên UBND tham gia vào một số Ban chỉ đạo của huyện như: Phó chủ
tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế làm trưởng ban chỉ đạo cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, đồng chí Phó chủ tịch phụ trách công tác Văn hoá-xã hội
làm trưởng Ban xoá đói giảm nghèo, Ban an toàn giao thông, Ban xây dựng làng

¬
văn hóa, Ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm ……
UBND huyện Mỹ Đức chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND
huyện Mỹ Đức và trước UBND thành phố Hà Nội. Mỗi thành viên UBND chịu
trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động UBND trước HĐND.
UBND huyện Mỹ Đức có 9 người: trong đó có: Chủ tịch phụ trách chung,
hai phó Chủ tịch và các Ủy viên khác. Bộ máy giúp việc cho UBND huyện gồm có
Văn phòng UBND, các Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
+ UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch và Ủy
viên. Chủ tịch là đại biểu HĐND, các thành viên khác của UBND không nhất thiết
phải là thành viên HĐND.
+ Cơ quan giúp việc cho UBND huyện Mỹ Đức gồm có 12 phòng ban
chuyên môn như sau:( xem phụ lục 2)
1. Văn phòng UBND huyện.
2. Phòng Tài chính Kế hoạch
3. Phòng tư pháp
4. Phòng Thanh tra
5. Phòng Y tế.
6. Phòng văn hoá- thông tin.
7. Phòng tài nguyên –môi trường.
8. Phòng giáo dục – Đào tạo.
9. Phòng Nội vụ.
10. Phòng lao động thương binh và xã hội
11. Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn.
12.Phòng công thương.
2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ
Đức.

¬
* Phòng nội vụ:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân
công của UBND huyện, và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.
Trình UBND huyện, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cụ
thể của các cơ quan chuyên môn của huyện, theo quy định của UBND thành phố.
Giúp UBND huyện, quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền lượng theo phân
cấp của UBND thành phố và quy định của pháp luật, công tác xây dựng và củng cố
chính quyền cơ sở.
* Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội:
Trình UBND huyện, ban hành văn bản hướng dẫn, các chương trình công tác
về việc thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà nước về lao động,
thương binh và xã hội trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật về lao động, việc
làm, an toàn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xã hội, thương binh, liệt sĩ và người có
công với cách mạng, bảo trợ xã hội, xoá đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn xã
hội của huyện...
* Phòng tài chính – Kế hoạch:
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp
UBND huyện, quản lý Nhà nước Về tài chính, ngân sách.
Trình UBND huyện, ban hành các văn bản triển khai thực hiện chính sách,
chế độ và pháp luật về lĩnh vực tài chính, ngân sách, giá cả trên địa bàn huyện.
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND cấp xã xây dựng
dự toán ngân sách hàng năm;xây dựng dự toán ngân sách cấp huyện, theo chỉ đạo
của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tài chính, trình UBND huyện, để UBND
huyện, trình HĐND cùng cấp quyết định, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh.
Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý tài chính ngân sách
Nhà nước thuộc huyện.

¬
Thẩm tra các dự án đầu tư do huyện, quản lý: thẩm định và chịu trách nhiệm
quyết toán thu, chi ngân sách cấp xã: lập quyết toán thu, chi ngân sách của huyện:
tổng hợp, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách trên địa bàn huyện, và quyết toán
thu, chi ngân sách huyện, trình UBND huyện, xem xét gửi Sở Tài chính; báo cáo
bổ sung quyết toán ngân sách gửi Sở Tài chính sau khi được HĐND huyện phê
chuẩn.
* Phòng giáo dục:
UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung
học cơ sở, phổ thông thuộc phạm vi của huyện.
* Phòng văn hoá - Thông tin:
UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao,
phát thanh, truyền hình.
Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình, giải pháp phát triền
và quản lý công tác văn hoá, thông tin, thể thao, phát thanh, truyền hình và tổ chức
thực hiện khi được UBND huyện phê duyệt.
* Phòng tài nguyên và môi trường:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, môi trường.
* Phòng tư pháp:
Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, quản lý Nhà nước về công tác
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ
biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý,
hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác.

¬
* Phòng nông nghiệp và PTNT:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về nông, lâm, thuỷ sản, định canh, định
cư, kinh tế mới, khoa học và công nghệ, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương
mại, du lịch.
* Thanh tra huyện.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có trách nhiệm giúp UBND
huyện, quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thành
tra hành chớnh trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện.
*Phòng công thương:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng vật
liệu xây dựng, nhà ở, công sở, giao thông, bưu chính, viễn thông và công nghệ
thông tin.
* Phòng y tế
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về y tế, chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND
huyện Mỹ Đức.
a. Chức năng, nhiệm vụ:
Tại Điều 1 Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mỹ Đức. Văn
phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và
UBND. Có chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, phối hợp phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo của HĐND và điều hành của UBND đối với các cơ quan, phòng, ban,
UBND các xã, thị trấn trong huyện.
b. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức:
Tổ chức và xử lý thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính

¬
xác tình hình các mặt về chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối nội, đối
ngoại, dân trí..., phục vụ cho công tác điều hành của UBND huyện, Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện.
Xây dựng các chương trình làm việc ( bao gồm chương trình làm việc của
Văn phòng Uỷ ban huyện và giúp Thường trực HĐND hàng tháng, quý năm ) và
UBND huyện triển khai việc thực hiện chương trình đó. Giúp UBND huyện tổ chức các
kỳ họp của UBND, các phiên họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện nắm danh
sách thành phần dự họp, ghi biên bản, dự thảo các văn bản các kỳ họp ( nếu có ).
Phối hợp với các cơ quan liên quan, giúp Thường trực HĐND soạn thảo các
văn bản chuẩn bị các kỳ họp, các cuộc giám sát, tiếp xúc cử tri và các hoạt động
khác của HĐND.
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện
những quy định của Nhà nước về chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến và nội dung
trong quá trình soạn thảo các văn bản.
Tổ chức kiểm tra các Quyết định của cơ quan, phòng ban, các xã, thịtrấn, phát
hiện và đềnghị HĐNDvà UBND huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợp
với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Phối hợp với các cơ quan giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức
tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền.
Quản lý biên chế công chức, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND
huyện theo quy định của Nhà nước. Quản lý tài sản, kinh phí của Văn phòng, kinh
phí của HĐND.
Theo dõi công tác tôn giáo, phối hợp với các cơ quan, phòng ban giúp UBND
huyện trong công tác Thi đua- Khen thưởng của huyện.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND huyện.
c. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng( xem phụ lục 2)

¬
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban Nhân dân huyện gồm: Chánh Văn
phòng, phó Văn phòng và các bộ phận chuyên môn: Hành chính quản trị văn thư.
Văn phòngHĐNDvà UBND huyện làm việc theo chếđộ thủ trưởng, Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm chung, các Phó Văn phòng giúp việc.
- Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện là người điều hành mọi hoạt động
Văn phòng, chịu trách nhiệm trước UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn
phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND.
- Phó Chánh Văn phòng
Giúp Chánh Văn phòng, trực tiếp theo dõi tổng hợp các ngành: Công nghiệp,
xây dựng, giao thông, công tác Thi đua- Khen thưởng, tôn giáo, công tác Hành
chính - Quản trị. Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, theo dõi đôn đốc công tác quản lý tài sản nội vụ cơ
quan, thực hiện chức trách nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn phòng
đi vắng hoặc được uỷ quyền.
d. Các bộ phận chuyên môn:
- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
chính xác các văn bản, giấy tờ theo đúng sự điều hành của Chánh Văn phòng. Gửi
công văn, điện tín đến bưu điện kịp thời, có ký nhận về việc chuyển giao văn bản,
bảo quản tài liệu, con dấu theo đúng chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bí mật Nhà
nước. Làm tốt công tác Lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước.
- Nhân viên đánh máy: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu đủ số lượng, không
sai sót, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật, thời gian.
- Bộ phận kế toán: Thực hiện chế độ thanh quyết toán kịp thời, chính xác theo
quy định Luật Ngân sách. Cập nhật và báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quan với
lãnh đạo Văn phòng để báo cáo Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện. Giúp lãnh

¬
đạo Văn phòng trong việc lập dự trù kinh phí thu - chi của cơ quan, thực hiện chế
độ báo cáo, quyết toán tài chính theo định kỳ. Theo dõi ngày công lao động của cán
bộ, công nhân viên trong cơ quan và đề xuất với lãnh đạo để quản lý tốt tài chính,
tài sản cơ quan phục vụ có hiệu quả.
- Bộ phận thủ quỹ: Thực hiện việc xuất, nhập quỹ, cấp lương và chế độ khác
theo quy định của Nhà nước kịp thời, chính xác báo cáo tình hình quản lý, sử dụng
tài chính với thủ trưởng cơ quan. Nếu để thất thoát phải bồi thường theo đúng quy
định của Nhà nước.
- Bộ phận tài vụ: Theo dõi, quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá, tài sản kho tàng
của cơ quan. Quản lý hệ thống máy móc, điện, nước, xăng dầu ô tô.
- Bộ phận bảo vệ cơ quan: Thường xuyên có mặt tại nơi làm việc để bảo vệ cơ
quan. Hướng dẫn khách, cán bộ cơ quan để xe đúng nơi quy định, hướng dẫn khách
đến làm việc nhanh chóng, thuận tiện và đúng địa chỉ.
- Bộ phận lái xe: Có nhiệm vụ lái xe phục vụcác đồng chí lãnh đạo đi công tác
theo sựđiều khiển củaChánh Văn phòng. Bảo quản,giữgìn, sửdụngxeô tô theo đúng
quy trình, quy phạm để đảm bảo an toàn về người và phương tiện.
- Bộ phận nhà ăn: Nấu ăn cho cán bộ, viên chức cơ quan và khách đảm bảo
đủ tiêu chuẩn, kịp thời gian. Luôn cải thiện bữa ăn, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ. Có
trách nhiệm triển khai phục vụ tốt sinh hoạt, tiếp khách hội nghị theo đúng yêu cầu
của cơ quan.
2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức.
2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ.
2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ.
*Công tác văn thư –lưu trữ đặt dưới sự chỉ đạo của cấp nào.
Công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức được đặt dưới sự lãnh
đạo của Chánh văn phòng tất cả các văn bản sau khi được soạn thảo theo quy định

¬
của Nhà nước.
Hoàn chỉnh các văn bản của HĐND, UBND huyện, thẩm định văn bản do
Văn phòng tổng hợp và các cơ quan chủ đề án xây dựng trước khi ban hành. Theo
dõi và đôn đốc thực hiện các văn bản đó và các văn bản của cấp trên gửi về. Chánh
Văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp
vụ công tác Văn thư của cơ quan mình. Chỉ đạo công tác văn thư ở các đơn vị cấp
dưới. Đồng thời, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thường xuyên theo dõi,
kiểm tra hoạt động của bộ phận văn thư.
* Tình hình tổ chức.
Công tác Văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức tổ chức theo hình thức tập
trung thống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung vào một
nơi do Văn phòng thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ
Đức, em thấy công tác Văn thư của UBND huyện là tương đối khoa học và hợp lý,
đáp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phòng HĐND và UBND huyện
hoật động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ quần
chúng nhân dân, vì dân, giải quyết các yêu cầu của dân,đảo bảo cơ sở pháp lý theo
quy định của Nhà nước.
2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ.
Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Đức bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ trung
học chuyên nghiệp, được học các lớp bồi dưỡng cán bộ Văn thư của Tỉnh, có 20
năm liên tục công tác tại Văn phòng. Có thể nói, cán bộ Văn thư vừa có chuyên
môn nghiệp vụ công tác Văn thư, vừa có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu rõ
vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn qua
các lớp tập huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn, có tác
phong làm việc khoa học. Do đó, công tác Văn thư của UBND đã đạt được hiệu

¬
qủa cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Trong quá trình thực tập em thấy UBND huyện không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách. Mà công tác này do cán bộ văn thư kiêm nhiệm với đội ngũ cán bộ
như hiện nay thì không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đáp ứng
yêu cầu đổi mới. Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu giải quyết cho dân như:hồ sản xuất kinh
doanh, hộ khẩu,…như vậy không có cán bộ chuyên môn là điều rất kó khăn trong
công tác.
Để đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới, Văn phòng HĐND và
UBND huyện cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoá công tác Văn phòng
nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong công tác phục vụ lãnh đạo cơ
quan trong công cuộc cải cách hành chính.
những mặt đã đạt được để phát huy và nêu ra những nhược điểm cần khắc
phục, nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo.
Đồng thời, vào ngày 28/8 hàng năm, Văn phòng thường tổ chức kỷ niệm ngày
truyền thống, biểu dương thành tích đã đạt được và phắc phục những nhược điểm
còn tồn tại trong công tác Văn phòng.
2.3.2. Công tác Văn Thư
Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng nói chung và
bộ phận văn thư nói riêng, cho lên các cấp lãnh đạo đó không ngừng quan tâm tới
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt, phù hợp với cơ cấu của cơ quan
mình. Văn thư là một bộ phận của văn phòng cho lên công tác văn thư của cơ quan
được giao cho Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp
dưới cán bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trách nhiệm về công
tác này.
Công tác văn thư được xem như là một bộ phận không thể thiếu được trong
cơ quan. Xuất phát từ vai trò và yêu cầu cần phải có của phòng văn thư cũng như

¬
bộ phận văn thư nên HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã thành lập một phòng văn
thư riêng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phòng và cơ quan.
Từ khi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đến
nay, bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã không
ngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòi
hỏi công việc của các phòng ban trong cơ quan. Vừa đảm bảo được những bí mật
của cơ quan, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nhân
viên trong và ngoài cơ quan. Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự lỗ lực
của cán bộ văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưa
những kiến thức đã được đào tạo, ứng dụng thành tựu Công nghệ thông tin vào
trong công việc và để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề ra. Bên cạnh đó
cũng phải kể tới sự quan tâm rất kịp thời của lãnh đạo cơ quan. Đó là việc tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng
văn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như:máy vi tính,
máy photo, máy in…
Hàng năm Chánh văn phòng tiến hành kiểm tra dà sóat đối với công tác văn
thư. Việc kiểm tra đối với việc đăng ký công văn đi, đến xem số liệu đăng ký có sai
lệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng
ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không. việc kiểm tra giúp cơ
quan nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặc
gặp vướng mắc, khó khăn hay không. vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công tác
kiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cách
thống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất.
2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả
các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức kinh

¬
tế. Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động
quản lý.
Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và
Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng
và khả thi. Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quan
khác, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng công tác nàỳ, đồng thời cũng có sự
phân công rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện.
Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất
và đầy đủ gồm các bước:
+ Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo.
+ Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số,
ký hiệu văn bản…
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trình duyệt củng cố văn bản.
Việc tuân thủ các nguyên tắc đảm bảo văn bản ban hành ra đều đúng theo thể
thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản mà UBND huyện Mỹ Đức ban hành ra cũng tương đối
nhiều, bao gồm đầy đủ các loại văn bản cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công
việc của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản thì cán bộ chuyên môn các phòng soạn thảo ra
những văn bản thuộc lĩnh vực mà cơ quan, đơn vị quản lý khi trưởng phòng, ban
giao nhiệm vụ khi nhận được ý kiến chỉ đạo của cấp trên phụ trách lĩnh vực đó.
Trưởng phòng, ban đó sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung văn
bản và ký văn bản.
Việc nhân in văn bản chỉ khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm
quyền và do chính bộ phận phòng ban đó chịu trách nhiệm. Hiện nay phòng, ban

¬
nào cũng có máy vi tính vì thế nên người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý
kiến chỉ đạo của người duyệt trên máy vi tính. Và nhân bản với số lượng yêu cầu
giúp cho bộ phận đánh máy của văn phòng UBND huyện giảm được nhiều thời
gian.
*Về thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện được ban hành theo
đúng thẩm quyền quy định của nhà nước, các phòng ban chuyên môn thuộc huyện
không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản như chỉ thị, quyết định của huyện về
những chủ trương côngtác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự của các phòng
ban, cơ quan trực thuộc, các chỉ tiêu quan trọng về kế họach ngân sách, vốn đầu tư
xây dựng cơ bản, phê chuẩn biên bản bầu cử chủ tịch, phó chủ tịch UBND các xã,
thị trấn và các văn bản về quản lý đất đai.
Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ
nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ thể để ký
các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật làm căn
cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND huyện thông qua.
Chánh văn phòng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký các công văn thông
thường, giấy giới thiệu, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên, ý kiến chỉ đạo
của UBND để các ngành, các cấp thực hiện các báo cáo tuần.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Đây là hai yếu cơ bản để tạo ra một văn bản đúng quy định nhằm đảm bảo
cho văn bản ban hành đúng tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý thi hành
Các văn bản của UBND huyện ban hành là tương đối chính xác và đầy đủ
nội dung chỉ có một số văn bản là bị sai về : nơi nhận, một số văn bản còn bị sai về
thể thức sau mỗi căn cứ vẫn dùng dấu chấm( xem quyết định số 467/QĐ-UBND và
thông báo số 06/TB- HĐND ở phần phụ lục).

¬
2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi.
2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi.
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để gửi ra ngoài cơ
quan nhằm giải quyết các côngviệc cụ thể. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành
ra đều phải đưa đến bộ phận văn thư để vào sổ quản lý sau đó mới gửi đi. việc tổ
chức và giải quyết văn bản đi là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức và
quản lý văn bản. Bởi nếu có thực hiện được tốt khâu này thì mới đảm bảo quản lý
nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo được tính pháp lý và hiệu lực của văn bản. do đó
UBND huyện luôn chú trọng việc tổ chức và giải quyết văn bản đi nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động quản lý và điều hành của UBND huyện.
Việc chuyển giao văn bản đi của HĐND và UBND huyện Mỹ Đức thực hiện
một cách nhanh chóng, kịp thời và theo đúng quy định đó đề ra. Văn bản trước khi
chuyển đi được văn thư cho vào phong bì kín và gửi đi. Phong bì được khoa học, rõ
ràng.
UBND huyện Mỹ Đức tổ chức và giải quyết văn bản theo đúng như quy
trình của nhà nước quy định đảm bảo tính chính xác, kịp thời, và thực hiện theo các
bước sau:
+ Trình văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức văn bản
+ Đóng dấu văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
+ Chuyển giao văn bản đi
+ sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu
Qúa trình đăng ký văn bản được thực hiện một cách nghiêm ngặt và đúng
trật tự, chính xác theo đúng tiêu chuẩn đề trong mẫu sổ. Tất cả các văn bản trước
khi được gửi đi đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của cơ quan.
Các loại sổ đăng ký văn bản đi:
+ Sổ đăng ký quyết định đi

¬
+ Sổ đăng ký công văn đi( gồm các loại văn bản: công văn, hướng dẫn, thông
tư, kế hoạch)
+ Sổ đăng ký báo cáo, chỉ thị, thông báo, công điện đi.
UBND huyện là cơ quan được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật
nhưng số lượng văn bản này hàng năm ban hành ra là không nhiều nên tại bộ phận
văn thư không có sổ đăng ký riêng cho loại văn bản này. Như vậy là không đúng
với quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản khi ban hành vẫn bị sai về
thể thức đề ký.
Ví dụ: Quyết định số :467/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2009 của UBND
huyện Mỹ Đức trình bày:
Cơ quan ban hành:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC
Đề ký: CHỦ TỊCH
Lê Văn Sang
Cần trình bày lại là:
TM. UỶ BAN NHÂN HUYỆN
CHỦ TỊCH
Lê Văn Sang

¬
Cũng trong ví dụ này sau mỗi căn cứ thì dùng dấu chấm còn theo quy định
thì sau mỗi căn cứ phải dùng dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cùng mới dùng dấu
phẩy vì vậy mà đã sai về thể thức trình bày văn bản.
Các văn bản chuyển đi của UBND huyện khi đến phòng văn thư đóng dấu để
phát hành chỉ được đóng dấu uỷ ban khi có đầy đủ các thể thức văn bản và tên cơ
quan ban hành được trình bày là:
UỶ BAN NHÂN DÂNHUYỆN MỸĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Còn những văn bản được trình bày như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆNMỸ ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN DÂN TỘC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Với những văn bản như trên thì không được đóng dấu uỷ ban như vậy là sai
với quy định của nhà nước.
Khâu trình ký văn bản được thực hiện tương đối tốt vì nhờ có việc giao cho
từng cơ quan chuyên môn am hiểu từng lĩnh vực trình ký nên trước khi giao văn
bản đã được thủ trưởng hoặc được người được uỷ quyền kiểm tra về nội dung và
thể thức nên cũng tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Người trình ký
nhờ hiểu rõ chuyên môn của mình nên những văn bản có nội dung quan trọng khi
trình hký đã được kèm theo các văn bản liên quan, để thủ trưởng xem xét và giải
quyết:
Ví dụ: Khi trình ký quyết định về việc chi thăm và tặng quà nhân dịp kỷ
niệm ngày 27 tháng 7 năm 2008 của UBND huyện do phòng thương binh soạn thảo
có kèm theo 02 văn bản sau:
+ Công văn về việc dự trù kinh phí tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày thương

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Similar to Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ (20)

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (19)

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ