Communicatie is transparanter dan ooit. Twitter, LinkedIn, Facebook, ook uw medewerkers maken steeds meer gebruik van deze social media. Werk en privé lopen daarbij steeds vaker door elkaar heen
Met enige regelmaat krijgen wij dan ook verzoeken van bedrijven die zich afvragen hoe ze om moeten gaan met meer of minder enthousiaste collega’s actief op het web. Verbieden lijkt geen optie meer. U kunt medewerkers wel uitleggen welke effecten het heeft op de organisatie. Het is belangrijk medewerkers bewust te maken wat de impact is van het delen van kennis en ervaringen via social media op de organisatie, en dan vooral de reputatieschade die het voor de organisatie, maar ook voor henzelf kan veroorzaken.
Richtlijnen die medewerkers ondersteunen in het adequaat inzetten van social media en de interactie via online netwerken in goede banen leiden zijn steeds vaker gewenst. Deze richtlijnen worden netiquette genoemd, een samentrekking van de woorden netwerk en etiquette en verschillen in het algemeen niet zo heel veel van de gedragsregels voor interactie in het dagelijks leven. Vaak komt het neer op gezond verstand. Er zijn echter wel een aantal zaken waarop specifiek gelet moet worden bij online interactie.
2. 2
Aangenaam kennismaken
Waarom willen wij zo graag interacteren?
Is social media beleid nodig?
Hoe doen anderen het?
Helpful tips
Minibreak
“Getting your company ready”
Maaltijd
Intervisie
2
17. Mo#even
voor
gebruik
van
Social
Media
• Nieuwe
mensen
ontmoeten • Plezier
maken
/
vermaakt
worden
• In
contact
blijven
met
rela:es
• Meningen
vragen
en
beïnvloeden
• Ervaringen
delen • Nieuws/
Kennis/
inspira:evergaring
• Jezelf
promoten
/
uiten • Nieuwsgierigheid
• Delen
van
een
hobby
of
interesse
• Uit
verveling
wat
rondkijken
17
31. Waarom social media richtlijnen?
Voor
• Voorkomen van juridische
problemen
• Beschermen van
medewerkers
• Voorkomen van
productiviteitsverlies
Tegen
• Social media staat voor
een open dialoog,
verbinden. Daar horen
geen regels bij
• Regels beperken gebruik
en het benutten van
kansen
• Past bij nieuwe manier van
werken
31
34. CNV:“bruikbare regels”
• Aandachtspunten en handige regels voor het gebruik
van social media
– Basis is eigen verantwoordelijkheid, Bij twijfel: raapleeg
leidinggevenden en bestuurders
– Wanneer spreek je namens het CNV en wanneer als
privépersoon. Inclusief voorbeeld disclaimer blog
– Het behandelt auteursrecht
• CNV biedt aan dat de richtlijnen door andere
organisaties mogen worden gebruikt/overgenomen
34
35. Coca Cola:“have fun be smart”
• Uitgangspunt: verken de social media en kijk
hoe het in jouw voordeel kan werken
• De kernwaarden van de Coca Cola company
vormen de basis!
• “have fun, be smart”
35
36. De
rijksoverheid:
“basic”
• 4
stelregels
met
prak:sche
:ps
en
toelich:ng
– Ambtenaar
is
ambassadeur
– De
bestaande
regels
gelden
ook
online
– Onderscheid
tussen
privépersoon
en
ambtenaar
in
func:e
– Zorgvuldig
meedoen,
gericht
en
gedoseerd
par:ciperen
• 7
reden
om
mee
te
doen:
social
media
gebruiken
om
rela:es
te
bouwen,
nieuwe
inzichten
te
verkrijgen
36
37. TNT:
“do’s
and
dont’s”
• Enthousiasmeert,
gericht
op
de
mogelijkheden
• 5
basisprincipes
en
een
helder
overzicht
van
Do’s
en
Don’ts
met
aTrac:eve
icoontjes
– Maak
duidelijk
dat
het
om
je
eigen
mening
en
opvaUngen
gaat.
Schrijf
in
de
ik-‐vorm
– Spreek
niet
namens
TNT
(als
je
een
eigen
blog/kanaal
hebt,
gebruik
dan
een
disclaimer)
• Handig
stroomschema
voor
reageren
op
posts
37
47. Wat wil je met social
media bereiken?
Community Co-‐crea#e
Conversa#e
……
47
48. Organisatie van social media
Bron:
Forrester
Centrale
communica:e
afdeling
Cross
func:oneel
team
Medewerkers
Markt
Medewerkers
Markt
Medewerkers
Markt
Centrale
communica:e
afdeling
48
51. Social media raakt de
organisatie op alle onderdelen
Organisa#estrategie
Marke#ng
&
Sales
R&D Klantenservice
HR IT
Cultuur
Finance
/
Legal
51
52. Motieven voor
social media beleid
Reac#ef
Nadruk
op
risico
15%
Neutraal
48%
Proac#ef
Nadruk
op
kansen
37%
Bron:
analyse
van
46
SMP
www.socialmediagovernance.com
52
53. Protocol checklist
Verantwoordelijkheden Houding / Gedrag Content
Eigenaarschap
beleidsdocument
Gewenst Resultaat Privacy
Wie vertegenwoordigt de
organisatie in social media
Omschrijving gewenst
gedrag
Gebruik van Trademarks,
copyrights etc.
Social Media accounts Toon van de berichtgeving Gebruik van vertrouwelijke
informatie
Ondersteunende processen Prive gebruik Openbare of afgeschermde
presentatie van content
Kansen versus Risico’s Melden van verkeerd gebruik Openbaarmaking van
persoonlijke informatie
Perscontact Training Berichtgeving over de eigen
organisatie
… … …
53
55. Competenties
community team
Durf te delen binnen en
buiten de organisatie
Ga contacten aan
en onderhoudt de
relaties
Zoek de
dialoog online
Inspireer binnen de
organisatie
Werk spontaan samen
Maak van losse ideeën
verzameld op het web
een praktisch concept
Denk na over wat je
wilt communiceren met
je netwerkpartners, en
evalueer de uitkomst
Neem initiatief, ga het
gesprek aan
Wees geduldig
Redactionele
vaardigheden
55
57. Om social media met succes in te zetten, moeten
bedrijven eerst zorgdragen voor interne
afstemming van rollen, processen, beleid met
stakeholders en hun strategische
doelstellingen. Social media binnen bedrijven is
een verandering met impact op alle afdelingen
binnen de organisatie.”
“
57