Dokumen tersebut membahas tentang implementasi Sistem Informasi Manajemen Arsip Kepelabuhanan (SIMAK) pada salah satu kementerian di Jakarta. SIMAK memudahkan pengelolaan surat masuk dan keluar secara digital. Dokumen ini juga menjelaskan kelebihan, kelemahan, dan rekomendasi perbaikan untuk SIMAK di masa depan seperti ketersediaan akses offline.

1. Implementasi Sistem Informasi
(Kelebihan , Kelemahan , dan Rekomendasi Perbaikan
Mahasiswi:
Siti Rahmah – Fakultas Ekonomi Bisnis , Akuntansi
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

2. ABSTRAK
Sistem Informasi Management adalah sistem yang mengolah serta mengorganisasikan data dan
informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu organisasi. Itu berarti
sistem informasi Management sangatlah penting dan berpengaruh pada jalannya suatu organisasi
baik itu diperusahaan maupun pemerintahan. Apalagi berdasarkan pengalaman yang saya alami ,
pada umumnya pekerjaan utama di instansi pemerintahan tidak lain ialah surat menyurat .yang
mana pada kegiatan surat menyurat tersebut saya rasa kurang efisien jika hanya dilakukan secara
manual dan yang saya alami surat masuk maupun keluar di pemerintahan bukanlah satuan tetapi
bisa dalam puluhan perharinya pada setiap sub bagian terkecil .Pastinya ada suatu sistem yang
memang dirancang khusus untuk kegiatan surat menyurat tersebut . Berkaitan dengan hal itu ,
pada artikel ini saya bermaksud untuk memperkenalkan kepada kalian tentang jenis sistem
informasi Management yang di implementasikan pada salah satu pemerintah di Jakarta .
Sebetulnya ada beberap Sistem Informasi Management yang baru-baru ini diterapkan di lingkungan
pemerintahan , seperti : SIMPONI (Sistem Informasi PNBP Online) , SIMAK ( Sistem Informasi
Management Arsip Kepelabuhanan) , dan SiHarka (Sistem Informasi Pelaporan Harta Kekayaan) .
Tetapi pada artikel ini saya hanya menjelaskan mengenai SIMAK , karena kebetulan saya sendiri
yang menjadi admin/ User dari Sistem Informasi tersebut .

4. SIMAK ialah salah satu Sistem Informasi yang diterapkan di Direktorat
Kepelabuhanan/Kementerian Perhubungan yang berada dibawah
aplikasi E-office yang merupakan istilah yang diciptakan untuk
menutupi meningkatnya penggunaan komputer berbasis teknologi
informasi untuk pekerjaan kantor. Seiring perkembangan zaman serta
dengan kebijakan penerapan reformasi birokrasi di Indonesia yang
mewajibkan setiap proses bisnis/kegiatan kantor pemerintahan daerah
harus berjalan dengan efisien dan efektif yang menyebabkan terjadinya
transformasi proses bisnis dari sistem konvensional atau manual ke
sistem otomatisasi.
Dengan di kembangkan nya SIMAK diDirektorat Kepelabuhanan ini ,
proses dokumentasi dari tiap surat yang keluar dapat dengan mudah
di dokumentasi serta ditelusuri. Selain itu manfaat yang didapat dari
pengembangan SIMAK ini ialah memudahkan pengelolaan tugas dari
setiap surat yang masuk .

6. LEMBAR DISPOSISI :

7. Prosedur SIMAK:
1. Masukan alamat website pada kolom pencarian
202.61.105.187/simak_2017/admin/login

8. 2. Masukan username dan password yang sudah ditentukan untuk
masing masing sub bagian .

9. 3. Kemudian klik Arsip Subdit Surat Masuk

10. 4. Masukan Kode sesuai yang ada pada lembar disposisi

11. 5. Selanjutnya akan muncul pada layar admin seperti gambar dibawah
ini , lalu klik Disp Dir .

12. 6. Selanjutnya akan muncul pada layar admin seperti gambar dibawah
ini , lalu klik Disps sbd .

13. 8. Pada gambar dibawah ini tertulis bahwa data tidak tersedia , itu
berarti data memang belum terinput . saya lah yang akan
menginputnya . Klik tambah data

14. 9. Maka akan muncul seperti gambar dibawah ini (Tinggal
menginput sesuai disposisi)  simpan

15. 10. Ulangi langkah ke 7, namun klik Disp seksi . Lalu input sesuai
Disposisi  simpan . Data yang telah terinput tadi akan masuk
sebagai email ke masing masing staf . jadi meskipun staf belum
terima surat secara hard copy namun si staf sudah megetahui jika
surat tersebut akan diproses olehnya .

16. Kelebihan Sistem Informasi Managemen Arsip Kepelabuhanan
(SIMAK) :
 Dapat diakses melalui Komputer , handphone, iPad , dan Gadget
lainnya denga koneksi Internet
 Penyampaian Disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat
penangan masalah
 Proses pencarian surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih
cepat dan dapat dicetak pada saat di butuhkan Proses pencarian
surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat dan dapat
dicetak pada saat di butuhkan
 Menghemat Anggaran Belanja
 Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui
E-mail .
 Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada dikantor , tetap dapat
memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun
laporannya via internet

17. Kelemahan Sistem Informasi Managemen Arsip Kepelabuhanan
(SIMAK) :
 Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
 Dalam keadaan tertentu (Jaringan sibuk) proses mengakses
menjadi lamban
 Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus
 Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet ) sangat
tinggi

18. Rekomendasi perbaikan sistem yang akan datang:
 Pada Sistem ini , ia akan bisa login jika si admnin utama sudah
membuka website tersebut. Jadi jika siAdmin utama belum
mebukannya , kita sebagai admin sub bagian tetap tidak akan bisa
masuk meskipun sudah ada user dan password .
 Pelaksanaan E-office di Pemerintahan masih belum maksimal ,
dimana pada pelaksanaanya masih menggunakan cara manuall .
Sebaiknya pelaksanaan monitoring dan pelatihan terus diterapkan
agar tidak lagi menggunakan kertas
 Diharapkan kedepannya ada jangka waktu atau mungkin diterbitkan
SK mengenai lamanya masa penyimpanan Data pada sistem .
 Diharapkan untuk kedepannya aplikasi ini bisa berjalan dengan
offline , tidah hanya pada saat online saja .

19. • Daftar Pustaka :
• .
http://rizkyisninda.blog.binusian.org/51/
https://blog.gamatechno.com/sistem-
persuratan-elektronik/