Dokumen tersebut merupakan rancangan sistem informasi e-office di Direktorat Kepelabuhanan. Sistem ini dirancang menggunakan model iterative waterfall dan terdiri dari modul-modul seperti buat surat, inbox, disposisi, dan penelusuran. Sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan surat menyurat secara elektronik.

1. 1 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
Perancangan Sistem E-office di Kepelabuhanan
Mahasiswi :
Siti Rahmah - Fakultas Ekonomi Bisnis, Akuntansi
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

2. 2 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
ABSTRAK
Sistem Informasi Management adalah sistem yang mengolah serta
mengorganisasikan data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan
tugas dalam suatu organisasi. Itu berarti sistem informasi Management sangatlah
penting dan berpengaruh pada jalannya suatu organisasi baik itu diperusahaan
maupun pemerintahan. Apalagi berdasarkan pengalaman yang saya alami , pada
umumnya pekerjaan utama di instansi pemerintahan tidak lain ialah surat menyurat
.yang mana pada kegiatan surat menyurat tersebut saya rasa kurang efisien jika
hanya dilakukan secara manual dan yang saya alami surat masuk maupun keluar di
pemerintahan bukanlah satuan tetapi bisa dalam puluhan perharinya pada setiap sub
bagian terkecil .
Karena hal tersebut , Pastinya ada suatu sistem yang memang dirancang khusus
untuk kegiatan surat menyurat tersebut sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan
pegawai dalam kegiatan operasional surat-menyurat dengan lebih cepat, hemat, dan
mudah . Berkaitan dengan hal itu ,Sama hal nya dengan artikel sebelumnya , pada
artikel ini saya bermaksud untuk memperkenalkan kepada kalian tentang
perancangan sistem informasi yang ada di Direktorat Kepelabuhanan. Selain itu
pada artikel ini juga disajikan rancangan sistem e-office dengan menggunakan model
iterative waterfall yang merupakan pengembangan dari Model traditional waterfall.
Artikel ini juga membahas spesifikasi teknis yang diperlukan dalam pengembangan
sistem. .
Kata kunci : Rancangan, Sistem, e-office, pemerintahan

3. 3 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
1. Pendahuluan
Direktorat Kepelabuhanan ialah salah satu Direktorat yang berada di bawah
Kementerian Perhubungan RI , Direktorat Jenderal Perhubungan Laut . Dalam
Kegiatan Pemerintahan , Surat menyurat sebagian masih didistribusikan
secara manual dan sistem penelusuran surat pun masih demikian .
Keseluruhan Direktorat maupun Dirjen di Lingkungan Kementerian
Perhubungan sudah terhubung dalam sebuah jaringan , sehingga semua
computer sudah saling terhubung . Infrastruktur tersebut dapat dimanfaatkan
untuk membuat sebuah sistem perkantoran secara elektronis (Electronic
Office atau disingkat e-office) yang akan membantu kegiatan operasional
surat menyurat di lingkungan Kementerian Perhubunga RI .
Sistem e-office adalah suatu sistem administrasi secara maya yang
meusatkan komponen-komponen sebuah organisasi dimana data , Informasi,
dan Komunikasi dibuat melalui media telekomunikasi . Istilah lain untuk e-
office adalah office automation yang mencakup semua sistem elektronik
formal dan informal yang berkaitan dengan komunikasi informasi dari dan
keorang lain , baik di dalam maupun ke luar organisasi . E-office juga
diterjemahkan dengan istilah sistem otomatisasi perkantoran , yaitu sistem
yang digunakan untuk pengelolaan dokumen secara elektronik yang mampu
menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar , baik yang bersifat
eksternal maupun internal disebuah organisasi secara umum .
Sistem e-office termasuk dalam dimensi e-government yang terdaftar dalam e-
government readiness Assessment Framework dengan istilah IT-Backoffice
for e-government , Seperti yang terlihat pada gambar 1 .

4. 4 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
Gambar 1. Dimensi e-government menurut ITU (International Telecommunication Union)
2. Metode
Penelitian ini menggunakan model iterative waterfall . Model iterative waterfall
dikembangkan dari model waterfall yang merupakan model pengembangan
software yang sudah digunakan secara luas dan dalam waktu yang cukup
lama . Salah satu keunggulan model waterfall adalah sifatnya yang sederhana
. Model waterfall disebut juga dengan traditional waterfall , classic lifecycle ,
atau linear sequential . Model Waterfall menyediakan Framework dalam
mengembangkan Software yang dibagi dalam beberapa tahapan. Tahapan
waterfall tersebut adalah Feasibility study , requirements analysis and
specification , design , coding and unit testing, integration and syatem testing ,
dan maintenance.
Model Waterfall mempunyai tahapan serial dimana setiap tahapan harus
diterangkan dengan jlas dan menghasilkan produk yang dapat diverifikasi
karena merupakan landasan untuk melangkah ke tahapan berikutnya .
Implementasi model waterfall sulit diikuti karena mewajibkan setiap tahapan
selesai terlebih dahulu dan tidak diperkenankan untuk kembali ke tahapan
sebelumnya . Model Iterative waterfall merupakan pengembangan dari model
waterfall , dimana setelah selesai satu tahapan dan berlanjut ke tahapan
berikutnya , pengembang software dimungkinkan untuk kembali ke tahapan
sebelumnya untuk memperbaiki kekurangan yang ditemukan . Model Iterative
waterfall juga disebut dengan waterfall with feedback . Hal ini membuat
pengembang software dapat memperbaiki setiap kelemahan atau kesalahan
yang ditemukan tanpa harus mengulang dari awal . Tahapan ini dapat di ulang
hingga software tersebut memenuhi kebutuhan pengguna seperti terlihat
pada gambar 2 .

5. 5 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
Pengembangan lain dari model waterfall adalah incremental waterfall dan
iterative lifecycles , dimana seluruh tahapan dikerjakan terlebih dahulu dan
akan diulang kembali dari awal hingga memenuhi kebutuhan pengguna
dimana seluruh tahapan dikerjakan terlebih dahulu dan akan diulang kembali
dari awal hingga memenuhi kebutuhan pengguna .
Model iterative waterfall digunakan dalam perancangan sistem e-office
karena cakupan kebutuhan telah diketahui dari awal dan acuan format surat
yang telah di atur dalam peraturan Kementerian Perhububungan sehingga
tidak berubah setiap saat .
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Rancangan Perangkat Lunak
Sistem E-office dirancang menggunakan gabungan beberapa aplkasi berbasis open
source yang terdiri dari :
 Server Web menggunakan Apache yang dapat diunduh di
http://httpd.apache.org
 Server database menggunakan MySQL yang dapat diunduh di
https://www.mysql.com
 Bahasa pemrograman menggunakan PHP yang dapat diunduh di alamat
http://www.php.net
 Framework pemograman menggunakan Laravel yang dapat diunduh dialamat
http://laravel.com
 Framework tampilan menggunakan Bootstrap yang dapat diunduh dialamat
http://getbootstrap.com
 Framework Javascript menggunakan jQuery yang dapat diunduh dialamat
https://jquery.com
3.2. Rancangan Tingkatan Pengguna
Pengguna dalam sistem e-office dibagi dalam tingkatan pengguna sebagai
berikut :
1. Administrator adalah pengguna yang bertanggung jawab pada operasional
sistem e-office , termasuk mengelola master data dan setting sistem
2. TU (Tata Usaha) adalah pengguna yang mengelola surat di dalam suatu
instansi
3. Kepala adalah pengguna yang dapat melakukan disposisi kepada staf
dibawahnya dan memberikan tindak lanjut kepada pimpinan di atasnya .
4. Staf adalah pengguna yang hanya dapat memberikan tindak lanjut kepada
pimpinan di atasnya .

6. 6 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
3.3. Rancangan Modul
Modul yang terdapat di dalam sistem e-office adalah :
1. Modul Buat surat adalah modul yang digunakan untuk membuat konsep surat
2. Modul Konsep adalah modul yang digunakan untuk menyetujui atau menolak
konsep surat yang telah dibuat melalui modul buat surat
3. Modul Inbox adalah modul yang digunakan untuk melihat daftar surat yang
diterima
4. Modul Terkirim adalah modul yang digunakan untuk melihat daftar surat yang
dikirim
5. Modul Disposisi adalah modul yang digunakan untuk mengirim disposisi dari
pimpinan ke staf
6. Modul Tindak Lanjut adalah modul digunakan untuk mengirim laporan tindak
lanjut yang dibuat oleh staf untuk pimpinan
7. Modul Penelusuran adalah modul yang digunakan untuk menampilkan
informasi penelusuran surat sehingga pengirim dapat mencari surat yang
telah diterima atau dikirim, serta mengetahui status surat yang dikirimkan
(Sudah atau belum dibaca oleh penerima surat )
3.4. Rancangan Alur Informasi Sistem
Rancangan alur informasi dalam sistem e-office adalah sebagai berikut:
1. Surat Masuk
Alur Informasi saat menerima surat yang masuk dapat dilihat pada gambar 3 .

7. 7 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
Alur informasi ketika ada surat yang masuk adalah sebagai berikut .
a. Jika surat belum melalui e-office, maka surat harus dimasukkan ke dalam
sistem dengan melakukan scan surat terlebih dahulu untuk dilampirkan ke
dalam sistem e-office .
b. Jika surat sudah melalui e-office, maka terdapat notifikasi surat masuk di
modul inbox yang menunjukan jumlah surat masuk yang belum dibaca
c. Petugas Tata Usaha mengolah surat masuk untuk diteruskan kepada
penerima yang berhak
d. Surat masuk yang telah diterima, dapat sidisposisikan kepada staf yang
terkait
2. Surat Keluar
Alur Informasi saat mengirim surat dapat dilihat gambar 4
Alur Informasi ketika akan mengirim surat adalah sebagai berikut:
a. Jika surat belum dibuat melalui e-office, maka surat harus dimasukkan ke
dalam sistem dengan melakukan scan surat terlebih dahulu untuk
dilampirkan ke dalam sistem e-office

8. 8 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
b. Surat dibuat dalam bentuk draft (konsep) dan harus disetujui oleh atasan
secara berjenjang . surat dan data pendukung tersebut dikirimkan melalui
sistem e-office
c. Surat yang telah disetujui dapat dikirim oleh Tata Usaha
d. Surat diterima untuk dikelola lebih lanjut oleh instansi penerima
3. Disposisi
Alur Informasi disposisi dari pimpinan kepada staf dapat dilihat pada gambar 5
Gambar 5. Alur Informasi disposisi dari pimpinan kepada staf
Alur Informasi ketika pimpinan mengirimkan disposisi kepada staf terkait
adalah sebagai berikut :
a. Atasan dapat memberikan disposisi dengan memilih staf yang akan
diberikan disposisi
b. Disposisi akan diterima oleh staf yang bersangkutan. Status disposisi yang
belum atau telah dibuka akan ditampilkan di sistem
c. Staf dapat mengirimkan tindak lanjut atau laporan terkait surat dan
disposisi yang diberikan .

9. 9 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
4. Tindak Lanjut
Alur informasi tindak lanjut dari staf kepada pimpinan dapat dilihat pada
gambar 6
Alur informasi ketika staf mengirimkan tindak lanjut kepada pimpinan adalah
sebagai berikut:
a. Staf yang diberikan disposisi dapat memberikan komentar atau laporan
tindak lanjut dan dapat menyertakan lampiran file jika diperlukan
b. Laporan akan diterima oleh atasan yang memberikan disposisi
c. Atasan dapat mengirimkan komentar mengenai laporan tindak lanjut staf
tersebut

10. 10 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
3.5. Rancangan Tampilan Sistem
Tampilan sistem e-office mempunyai beberapa rancangan yang dapat dilihat
pada gambar 7 sampai gambar 12
1. Tampilan modul buat surat

11. 11 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
2. Tampilan Modul Konsep
3. Tampilan Modul Inbox
4. Tampilan Modul Terkirim

12. 12 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
5. Tampilan Modul Disposisi dan Tindak Lanjut
6. Tampilan Modul Penelusuran

13. 13 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
3.6. Kelebihan dan Kelemahan Sistem e-office :
Sama denga Sistem Informasi lainnya , e-office juga pasti memiliki Kelebihan dan
kelemahan dalam pengimplemntasiannya .
Kelebihan Sistem e-office :
 Dapat diakses melalui Komputer , handphone, iPad , dan Gadget lainnya
denga koneksi Internet .
Dengan dapat diakses nya Sistem ini diberbagai gadget, jadi tidak ada lagi
alasan untuk mengatakan ‘’Ribet’’ atau sejenisnya . Seperti yang kita tau saat
ini , handphone , iPad , dan sejenisnya sangatlah mustahil jika para manusia
tersebut tidak menyentuh nya dalam sehari .
 Penyampaian Disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat
penangan masalah .
Hal ini sangat jelas terjadi , tanpa adanya hard copy ataupun surat asli , si
pejabat akan menerima dispo surat tersebut via email dari Direktur sehingga
si pejabat tersebut dapat langsung memproses surat tersebut atau
meneruskannya lagi kepada sibawahan via email juga .
 Proses pencarian surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat
dan dapat dicetak pada saat di butuhkan Proses pencarian surat
(Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat dan dapat dicetak pada
saat di butuhkan
Bayangkan jika dalam sehari terdapat puluhan surat per setiap sub bagian
terkecil , jika dalam satu direktorat tersebut terdapat 5 bagian sub terkecil
sudah berapa banyak surat per harinya ? Ratusan bukan?belum lagi jika dikali
seminggu , sebulan? Tidak jarang ada surat yang terselip ataupun hilang jejak
. nah untuk itu dengan ada nya sistem ini , surat yang ingin kita cari dapat
langsung kita lacak asalkan kita ingat kata kunci, perihal, maupun nomor surat
tersebut . dan bisa langsung kita cetak/print .
 Menghemat Anggaran Belanja
Menerapkan Sistem Elektronik pada persuratan dapat menghemat kertas
untuk meng-Copy disposisi dan mencetak surat . Apabila semua instansi telah
menerapkan sistem elektronik dalam persuratan , maka ongkos kirim surat
pun akan semakin berkurang . Alhasil, anggaran belanja untuk membeli kertas
dan mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik .
 Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui E-
mail .
Berkaitan dengan poin ke-2 Sistem ini akan memberitahukan kita via email ,
apabila ada surat masuk yang diDispo kepada kita .

14. 14 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
 Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada dikantor , tetap dapat
memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun
laporannya via internet
Pada kenyataanya, tidaklah jarang jika pejabat selalu stay dikantor , dalam
seminggu pasti selalu ada acara entah itu diluar kota maupun hanya eksternal
dekat saja. Dengan adanya sistem ini , maka si pejabat bisa mendisposisi
dimana saja . meskipun pada kenyataanya jika pejabat dinas , sebetulnya ada
pelaksanan harian yang menggantikannya .
Kelemahan Sistem e-office :
 Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
Pada poin ini , menurut saya mustahil apabila instansi pemerintah apalagi
pemerintahan pusat tidak memiliki Fasilitas internet . Jadi saya rasa jarang jika
hal ini terjadi di era seperti ini .
 Dalam keadaan tertentu (Jaringan sibuk) proses mengakses menjadi
lamban
Pada kenyataanya , hal inilah yang sebetulnya menjadi kelemahan utama dari
sistem SIMAK , jaringan yang sibuk dan bahkan tidak terkoneksi
menyebabkan pengaksesan menjadi lambat, sehingga kitapun harus
menunggu jaringan tersebut stabil . dan lagi lagi pekerjaan kita menjadi
lamban .
 Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus
Hal ini memang rawan terjadi , tetapi sebetulnya dokumen hilang bukan saja
disebabkan oleh virus , melainkan memang sengaja di hapus oleh admin
utama . karena setiap data yang diinput ke dalam sistem memiliki jangka
waktu jatuh tempo .
 Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet ) sangat tinggi
Tingginya ketergantungan pada jaringan internet , apabila sewaktu waktu
jaringan buruk maka secara total penginputan akan berhenti .
3.7. Rekomendasi perbaikan sistem yang akan datang
Berdasarkan yang saya alami pada kejadian yang sebenarnya , masih banya hal
yang harus diperbaiki pada sistem Informasi ini seperti :
1. Pada Sistem ini , ia akan bisa login jika si admnin utama sudah membuka
website tersebut. Jadi jika siAdmin utama belum mebukannya , kita sebagai
admin sub bagian tetap tidak akan bisa masuk meskipun sudah ada user dan
password . Oleh sebab itu diharapkan kedepannya sistem ini dapat terbuka
meskipun si Admin utama belum membukanya .

15. 15 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
2. Pelaksanaan E-office di Pemerintahan masih belum maksimal , dimana pada
pelaksanaanya masih menggunakan cara manual . Sebaiknya pelaksanaan
monitoring dan pelatihan terus diterapkan agar tidak lagi menggunakan kertas
3. Diharapkan kedepannya ada jangka waktu atau mungkin diterbitkan SK
mengenai lamanya masa penyimpanan Data pada sistem .
4. Diharapkan untuk kedepannya aplikasi ini bisa berjalan dengan offline , tidah
hanya pada saat online saja .
4. Simpulan
Sistem e-office dapat memberikan beberapa keuntungan yaitu paperless
(mengurangi penggunaan kertas), Fast delivery (efesien dalam distribusi surat dari
segi waktu , tenaga , dan biaya ), easy tracking (mempermudah penelusuran surat )
dan web based (berbasis web sehingga dapat membuat disposisi dan laporan tindak
lanjut menggunakan berbagai perangkat yang terhubung internet )
Sistem e-office saat ini masih dalam proses perancangan , sehingga membutuhkan
tahapan implementasi dan evaluasi guna meningkatkan pemanfaatan TIK di
Lingkungan Kementerian Perhubungan

16. 16 | S i s t e m I n f o r m a s i M a n a g e m e n t
DAFTAR PUSTAKA :
http://ilkom.unnes.ac.id/snik/prosiding/2015/17.%20
Budi%20Haryanto.pdf
https://blog.gamatechno.com/sistem-persuratan-
elektronik/