Sistem e-office dirancang untuk meningkatkan efisiensi kegiatan surat menyurat secara elektronik di Direktorat Kepelabuhanan. Sistem ini menggunakan beberapa aplikasi open source dan menggunakan model pengembangan iterative waterfall. Sistem memiliki modul-modul seperti buat surat, konsep, inbox, terkirim, disposisi, dan tindak lanjut. Sistem dapat meningkatkan efisiensi dan mempermudah pencarian surat.

1. Perancangan Sistem E-office di Kepelabuhanan
Mahasiswi :
Siti Rahmah - Fakultas Ekonomi Bisnis, Akuntansi
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

2. ABSTRAK
Sistem Informasi Management adalah sistem yang mengolah serta mengorganisasikan
data dan informasi yang berguna untuk mendukung pelaksanaan tugas dalam suatu
organisasi. Itu berarti sistem informasi Management sangatlah penting dan berpengaruh
pada jalannya suatu organisasi baik itu diperusahaan maupun pemerintahan. Apalagi
berdasarkan pengalaman yang saya alami , pada umumnya pekerjaan utama di instansi
pemerintahan tidak lain ialah surat menyurat .yang mana pada kegiatan surat menyurat
tersebut saya rasa kurang efisien jika hanya dilakukan secara manual dan yang saya alami
surat masuk maupun keluar di pemerintahan bukanlah satuan tetapi bisa dalam puluhan
perharinya pada setiap sub bagian terkecil .
Karena hal tersebut , Pastinya ada suatu sistem yang memang dirancang khusus untuk
kegiatan surat menyurat tersebut sehingga dapat mengakomodasi kebutuhan pegawai
dalam kegiatan operasional surat-menyurat dengan lebih cepat, hemat, dan mudah .
Berkaitan dengan hal itu ,Sama hal nya dengan artikel sebelumnya , pada artikel ini saya
bermaksud untuk memperkenalkan kepada kalian tentang perancangan sistem informasi
yang ada di Direktorat Kepelabuhanan. Selain itu pada artikel ini juga disajikan rancangan
sistem e-office dengan menggunakan model iterative waterfall yang merupakan
pengembangan dari Model traditional waterfall. Artikel ini juga membahas spesifikasi
teknis yang diperlukan dalam pengembangan sistem. .
Kata kunci : Rancangan, Sistem, e-office, pemerintahan

3. 1. Pendahuluan
Direktorat Kepelabuhanan ialah salah satu Direktorat yang berada di bawah
Kementerian Perhubungan RI , Direktorat Jenderal Perhubungan Laut . Dalam
Kegiatan Pemerintahan , Surat menyurat sebagian masih didistribusikan secara
manual dan sistem penelusuran surat pun masih demikian . Keseluruhan
Direktorat maupun Dirjen di Lingkungan Kementerian Perhubungan sudah
terhubung dalam sebuah jaringan , sehingga semua computer sudah saling
terhubung . Infrastruktur tersebut dapat dimanfaatkan untuk membuat sebuah
sistem perkantoran secara elektronis (Electronic Office atau disingkat e-office)
yang akan membantu kegiatan operasional surat menyurat di lingkungan
Kementerian Perhubunga RI .
Sistem e-office adalah suatu sistem administrasi secara maya yang meusatkan
komponen-komponen sebuah organisasi dimana data , Informasi, dan Komunikasi
dibuat melalui media telekomunikasi . Istilah lain untuk e-office adalah office
automation yang mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang
berkaitan dengan komunikasi informasi dari dan keorang lain , baik di dalam
maupun ke luar organisasi . E-office juga diterjemahkan dengan istilah sistem
otomatisasi perkantoran , yaitu sistem yang digunakan untuk pengelolaan
dokumen secara elektronik yang mampu menangani semua permasalahan surat
masuk dan keluar , baik yang bersifat eksternal maupun internal disebuah
organisasi secara umum .

4. Sistem e-office termasuk dalam dimensi e-government yang terdaftar dalam
e-government readiness Assessment Framework dengan istilah IT-Backoffice
for e-government , Seperti yang terlihat pada gambar 1 .
Gambar 1. Dimensi e-government menurut ITU (International Telecommunication Union)

5. 2. Metode
Penelitian ini menggunakan model iterative waterfall . Model iterative waterfall
dikembangkan dari model waterfall yang merupakan model pengembangan
software yang sudah digunakan secara luas dan dalam waktu yang cukup lama .
Salah satu keunggulan model waterfall adalah sifatnya yang sederhana . Model
waterfall disebut juga dengan traditional waterfall , classic lifecycle , atau linear
sequential . Model Waterfall menyediakan Framework dalam mengembangkan
Software yang dibagi dalam beberapa tahapan. Tahapan waterfall tersebut
adalah Feasibility study , requirements analysis and specification , design , coding
and unit testing, integration and syatem testing , dan maintenance.
Model Waterfall mempunyai tahapan serial dimana setiap tahapan harus
diterangkan dengan jlas dan menghasilkan produk yang dapat diverifikasi karena
merupakan landasan untuk melangkah ke tahapan berikutnya . Implementasi
model waterfall sulit diikuti karena mewajibkan setiap tahapan selesai terlebih
dahulu dan tidak diperkenankan untuk kembali ke tahapan sebelumnya . Model
Iterative waterfall merupakan pengembangan dari model waterfall , dimana
setelah selesai satu tahapan dan berlanjut ke tahapan berikutnya , pengembang
software dimungkinkan untuk kembali ke tahapan sebelumnya untuk
memperbaiki kekurangan yang ditemukan . Model Iterative waterfall juga disebut
dengan waterfall with feedback . Hal ini membuat pengembang software dapat
memperbaiki setiap kelemahan atau kesalahan yang ditemukan tanpa harus
mengulang dari awal . Tahapan ini dapat di ulang hingga software tersebut
memenuhi kebutuhan pengguna seperti terlihat pada gambar 2 .

6. Pengembangan lain dari model waterfall adalah incremental waterfall dan iterative
lifecycles , dimana seluruh tahapan dikerjakan terlebih dahulu dan akan diulang kembali
dari awal hingga memenuhi kebutuhan pengguna dimana seluruh tahapan dikerjakan
terlebih dahulu dan akan diulang kembali dari awal hingga memenuhi kebutuhan pengguna
.
Model iterative waterfall digunakan dalam perancangan sistem e-office karena cakupan
kebutuhan telah diketahui dari awal dan acuan format surat yang telah di atur dalam
peraturan Kementerian Perhububungan sehingga tidak berubah setiap saat .

7. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1. Rancangan Perangkat Lunak
Sistem E-office dirancang menggunakan gabungan beberapa aplkasi berbasis
open source yang terdiri dari :
 Server Web menggunakan Apache yang dapat diunduh di
http://httpd.apache.org
 Server database menggunakan MySQL yang dapat diunduh di
https://www.mysql.com
 Bahasa pemrograman menggunakan PHP yang dapat diunduh di alamat
http://www.php.net
 Framework pemograman menggunakan Laravel yang dapat diunduh
dialamat http://laravel.com
 Framework tampilan menggunakan Bootstrap yang dapat diunduh dialamat
http://getbootstrap.com
 Framework Javascript menggunakan jQuery yang dapat diunduh dialamat
https://jquery.com

8. 3.2. Rancangan Tingkatan Pengguna
Pengguna dalam sistem e-office dibagi dalam tingkatan pengguna sebagai
berikut :
1. Administrator adalah pengguna yang bertanggung jawab pada
operasional sistem e-office , termasuk mengelola master data dan setting
sistem
2. TU (Tata Usaha) adalah pengguna yang mengelola surat di dalam suatu
instansi
3. Kepala adalah pengguna yang dapat melakukan disposisi kepada staf
dibawahnya dan memberikan tindak lanjut kepada pimpinan di atasnya .
4. Staf adalah pengguna yang hanya dapat memberikan tindak lanjut
kepada pimpinan di atasnya .

9. 3.3. Rancangan Modul
Modul yang terdapat di dalam sistem e-office adalah :
1. Modul Buat surat adalah modul yang digunakan untuk membuat konsep
surat
2. Modul Konsep adalah modul yang digunakan untuk menyetujui atau menolak
konsep surat yang telah dibuat melalui modul buat surat
3. Modul Inbox adalah modul yang digunakan untuk melihat daftar surat yang
diterima
4. Modul Terkirim adalah modul yang digunakan untuk melihat daftar surat
yang dikirim
5. Modul Disposisi adalah modul yang digunakan untuk mengirim disposisi dari
pimpinan ke staf
6. Modul Tindak Lanjut adalah modul digunakan untuk mengirim laporan tindak
lanjut yang dibuat oleh staf untuk pimpinan
7. Modul Penelusuran adalah modul yang digunakan untuk menampilkan
informasi penelusuran surat sehingga pengirim dapat mencari surat yang
telah diterima atau dikirim, serta mengetahui status surat yang dikirimkan
(Sudah atau belum dibaca oleh penerima surat )

10. 3.4. Rancangan Alur Informasi Sistem
Rancangan alur informasi dalam sistem e-office adalah sebagai berikut:
1. Surat Masuk
Alur Informasi saat menerima surat yang masuk dapat dilihat pada gambar 3 .
Alur informasi ketika ada surat yang masuk
adalah sebagai berikut :
a. Jika surat belum melalui e-office,
maka surat harus dimasukkan ke
dalam sistem dengan melakukan scan
surat terlebih dahulu untuk
dilampirkan ke dalam sistem e-office .
b. Jika surat sudah melalui e-office, maka
terdapat notifikasi surat masuk di
modul inbox yang menunjukan jumlah
surat masuk yang belum dibaca
c. Petugas Tata Usaha mengolah surat
masuk untuk diteruskan kepada
penerima yang berhak
d. Surat masuk yang telah diterima,
dapat sidisposisikan kepada staf yang
terkait

11. 2. Surat Keluar
Alur Informasi saat mengirim surat dapat dilihat gambar 4
Alur Informasi ketika akan mengirim
surat adalah sebagai berikut:
a. Jika surat belum dibuat melalui e-
office, maka surat harus
dimasukkan ke dalam sistem
dengan melakukan scan surat
terlebih dahulu untuk dilampirkan
ke dalam sistem e-office
b. Surat dibuat dalam bentuk draft
(konsep) dan harus disetujui oleh
atasan secara berjenjang . surat
dan data pendukung tersebut
dikirimkan melalui sistem e-office
c. Surat yang telah disetujui dapat
dikirim oleh Tata Usaha
d. Surat diterima untuk dikelola lebih
lanjut oleh instansi penerima

12. 3. Disposisi
Alur Informasi disposisi dari pimpinan kepada staf dapat dilihat pada gambar 5
Gambar 5. Alur Informasi disposisi dari pimpinan kepada
staf
Alur Informasi ketika pimpinan
mengirimkan disposisi kepada staf
terkait adalah sebagai berikut :
a. Atasan dapat memberikan
disposisi dengan memilih staf
yang akan diberikan disposisi
b. Disposisi akan diterima oleh staf
yang bersangkutan. Status
disposisi yang belum atau telah
dibuka akan ditampilkan di
sistem
c. Staf dapat mengirimkan tindak
lanjut atau laporan terkait surat
dan disposisi yang diberikan .

13. 4. Tindak Lanjut
Alur informasi tindak lanjut dari staf kepada pimpinan dapat dilihat pada gambar 6
Alur informasi ketika staf mengirimkan
tindak lanjut kepada pimpinan adalah
sebagai berikut:
a. Staf yang diberikan disposisi dapat
memberikan komentar atau
laporan tindak lanjut dan dapat
menyertakan lampiran file jika
diperlukan
b. Laporan akan diterima oleh atasan
yang memberikan disposisi
c. Atasan dapat mengirimkan
komentar mengenai laporan
tindak lanjut staf tersebut

14. 3.5. Rancangan Tampilan Sistem
Tampilan sistem e-office mempunyai beberapa rancangan yang dapat dilihat
pada gambar 7 sampai gambar 12
1. Tampilan modul buat surat

15. 2. Tampilan Modul Konsep
3. Tampilan Modul Inbox

16. 4. Tampilan Modul Terkirim

17. 5. Tampilan Modul Disposisi dan Tindak Lanjut

18. 6. Tampilan Modul Penelusuran

19. 3.6. Kelebihan dan Kelemahan Sistem e-office :
Sama denga Sistem Informasi lainnya , e-office juga pasti memiliki Kelebihan dan kelemahan
dalam pengimplemntasiannya .
Kelebihan Sistem e-office :
 Dapat diakses melalui Komputer , handphone, iPad , dan Gadget lainnya denga koneksi
Internet
Dengan dapat diakses nya Sistem ini diberbagai gadget, jadi tidak ada lagi alasan untuk
mengatakan ‘’Ribet’’ atau sejenisnya . Seperti yang kita tau saat ini , handphone , iPad , dan
sejenisnya sangatlah mustahil jika para manusia tersebut tidak menyentuh nya dalam sehari .
 Penyampaian Disposisi menjadi lebih cepat sehingga mempercepat penangan masalah .
Hal ini sangat jelas terjadi , tanpa adanya hard copy ataupun surat asli , si pejabat akan menerima
dispo surat tersebut via email dari Direktur sehingga si pejabat tersebut dapat langsung
memproses surat tersebut atau meneruskannya lagi kepada sibawahan via email juga .
 Proses pencarian surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih cepat dan dapat dicetak
pada saat di butuhkan Proses pencarian surat (Searching) dilakukan lebih mudah , lebih
cepat dan dapat dicetak pada saat di butuhkan
Bayangkan jika dalam sehari terdapat puluhan surat per setiap sub bagian terkecil , jika dalam
satu direktorat tersebut terdapat 5 bagian sub terkecil sudah berapa banyak surat per harinya ?
Ratusan bukan?belum lagi jika dikali seminggu , sebulan? Tidak jarang ada surat yang terselip
ataupun hilang jejak . nah untuk itu dengan ada nya sistem ini , surat yang ingin kita cari dapat
langsung kita lacak asalkan kita ingat kata kunci, perihal, maupun nomor surat tersebut . dan bisa
langsung kita cetak/print .

20.  Menghemat Anggaran Belanja
Menerapkan Sistem Elektronik pada persuratan dapat menghemat kertas untuk
meng-Copy disposisi dan mencetak surat . Apabila semua instansi telah
menerapkan sistem elektronik dalam persuratan , maka ongkos kirim surat pun
akan semakin berkurang . Alhasil, anggaran belanja untuk membeli kertas dan
mengirim surat dapat diminimalisir dengan baik .
 Informasi adanya surat masuk dapat diketahui dengan cepat melalui E-mail .
Berkaitan dengan poin ke-2 Sistem ini akan memberitahukan kita via email ,
apabila ada surat masuk yang diDispo kepada kita .
 Pejabat pemberi disposisi tidak harus berada dikantor , tetap dapat
memberikan disposisi dan memantau perkembangan maupun laporannya via
internet
Pada kenyataanya, tidaklah jarang jika pejabat selalu stay dikantor , dalam
seminggu pasti selalu ada acara entah itu diluar kota maupun hanya eksternal
dekat saja. Dengan adanya sistem ini , maka si pejabat bisa mendisposisi dimana
saja . meskipun pada kenyataanya jika pejabat dinas , sebetulnya ada pelaksanan
harian yang menggantikannya .

21. Kelemahan Sistem e-office :
 Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet
Pada poin ini , menurut saya mustahil apabila instansi pemerintah apalagi pemerintahan pusat
tidak memiliki Fasilitas internet . Jadi saya rasa jarang jika hal ini terjadi di era seperti ini .
 Dalam keadaan tertentu (Jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lamban
Pada kenyataanya , hal inilah yang sebetulnya menjadi kelemahan utama dari sistem SIMAK ,
jaringan yang sibuk dan bahkan tidak terkoneksi menyebabkan pengaksesan menjadi lambat,
sehingga kitapun harus menunggu jaringan tersebut stabil . dan lagi lagi pekerjaan kita menjadi
lamban .
 Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus
Hal ini memang rawan terjadi , tetapi sebetulnya dokumen hilang bukan saja disebabkan oleh
virus , melainkan memang sengaja di hapus oleh admin utama . karena setiap data yang diinput
ke dalam sistem memiliki jangka waktu jatuh tempo .
 Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet ) sangat tinggi
Tingginya ketergantungan pada jaringan internet , apabila sewaktu waktu jaringan buruk maka
secara total penginputan akan berhenti .

22. 3.7. Rekomendasi perbaikan sistem yang akan datang
Berdasarkan yang saya alami pada kejadian yang sebenarnya , masih
banya hal yang harus diperbaiki pada sistem Informasi ini seperti :
1. Pada Sistem ini , ia akan bisa login jika si admnin utama sudah
membuka website tersebut. Jadi jika siAdmin utama belum
mebukannya , kita sebagai admin sub bagian tetap tidak akan bisa
masuk meskipun sudah ada user dan password . Oleh sebab itu
diharapkan kedepannya sistem ini dapat terbuka meskipun si
Admin utama belum membukanya .
2. Pelaksanaan E-office di Pemerintahan masih belum maksimal ,
dimana pada pelaksanaanya masih menggunakan cara manual .
Sebaiknya pelaksanaan monitoring dan pelatihan terus diterapkan
agar tidak lagi menggunakan kertas
3. Diharapkan kedepannya ada jangka waktu atau mungkin
diterbitkan SK mengenai lamanya masa penyimpanan Data pada
sistem .
4. Diharapkan untuk kedepannya aplikasi ini bisa berjalan dengan
offline , tidah hanya pada saat online saja .

23. 4. Simpulan
Sistem e-office dapat memberikan beberapa keuntungan yaitu paperless
(mengurangi penggunaan kertas), Fast delivery (efesien dalam distribusi surat
dari segi waktu , tenaga , dan biaya ), easy tracking (mempermudah
penelusuran surat ) dan web based (berbasis web sehingga dapat membuat
disposisi dan laporan tindak lanjut menggunakan berbagai perangkat yang
terhubung internet )
Sistem e-office saat ini masih dalam proses perancangan , sehingga
membutuhkan tahapan implementasi dan evaluasi guna meningkatkan
pemanfaatan TIK di Lingkungan Kementerian Perhubungan

24. DAFTAR PUSTAKA :
http://ilkom.unnes.ac.id/snik/prosiding/2015/1
7.%20Budi%20Haryanto.pdf
https://blog.gamatechno.com/sistem-
persuratan-elektronik/

25. SAY THANK YOU